Шахрайство з рахунками-фактурами коштує бізнесу 3 мільярди доларів США щорічноі це було лише у 2024 році. І стає все гірше. Фальшиві рахунки зараз всюди.
Це одна з найпоширеніших скарг в останні роки.
Це не тому, що ми старіємо, і нас легше обдурити. Просто шахраї стають все більш і більш переконливими, ніж будь-коли.
Щодня з'являються нові інструменти штучного інтелекту, і злочинці не відстають від них.
За допомогою технологій ці шахраї використовують такі технології, як ChatGPT, так само, як ми використовуємо їх для створення персонального плану тренувань у спортзалі.
Ваша фінансова команда може затверджувати шахрайські платежі, навіть не підозрюючи про це.
Що найгірше? Більшість компаній не усвідомлюють, що їх ошукали, доки гроші не зникнуть. До того часу повернути ці кошти майже неможливо.
Вам доведеться мати справу з правоохоронними органами, страховими відшкодуваннями та цілою купою паперової тяганини, якої можна було б уникнути.
Але є хороша новина: виявити фальшиві рахунки-фактури - не така вже й складна задача.
Потрібно лише знати, на що звернути увагу.
Цей посібник ознайомить вас із надійними методами виявлення фальшивих рахунків-фактур, починаючи з базових ручних перевірок і закінчуючи використанням передові інструменти штучного інтелекту які вловлюють те, що не помічає людське око.
Основні висновки
- Ручна перевірка виявляє близько 60% очевидних шахрайських інвойсів завдяки базовим перевіркам, таким як перевірка контактів та невідповідність формату.
- Аналіз метаданих виявляє приховані маркери маніпуляцій, які шахраї часто забувають видаляти, зокрема дати створення та відбитки пальців програмного забезпечення для редагування.
- Інструменти виявлення ШІ можуть виявляти складні підробки та інвойси, згенеровані штучним інтелектом, з точністю 95%+ за лічені секунди.
- Протоколи негайного реагування мінімізують фінансові збитки при виявленні фальшивих рахунків, включаючи заморожування платежів і перевірку постачальників.
- Автоматизовані системи перевірки знижують витрати на обробку рахунків-фактур на 70%, одночасно виявляючи шахрайство, яке пропускають ручні перевірки.
Надійні методи виявлення фальшивих рахунків-фактур
Боротьба з шахрайством з рахунками-фактурами вимагає багаторівневий підхід. Жоден метод не охоплює все.
Шахраї стають розумнішими, тому ваш захист повинен бути сильнішим.
Розглянемо найефективніші методи виявлення, починаючи з найпростіших і переходячи до більш просунутих.
Більше ніколи не турбуйтеся про те, що ШІ виявить ваші тексти. Undetectable AI Може допомогти тобі:
- Зробіть так, щоб ваше письмо з допомогою штучного інтелекту з'являлося на екрані схожий на людину.
- Обхід всі основні інструменти виявлення ШІ лише одним кліком.
- Використання ШІ безпечно і впевнено у школі та на роботі.
Ручна перевірка очевидних помилок
- Почніть з основ: Ручна перевірка все ще виявляє багато фальшивих рахунків-фактур, і ваша команда з кредиторської заборгованості повинна знати, на що звертати увагу.
- Почніть з номера інвойсу: Чи слідує вона звичайній послідовності постачальника? Більшість компаній використовують передбачувані системи нумерації. Випадковий стрибок або повторення номера є негайною ознакою тривоги, тому перевірте його за допомогою перехресних посилань на попередні рахунки-фактури.
- Уважно перевіряйте контактну інформацію: Справжні компанії не змінюють раптово свої банківські рахунки чи електронні адреси без попередження. Якщо платіжні реквізити відрізняються, зупиніться і перевірте їх безпосередньо у продавця, використовуючи контактну інформацію, яку ви вже маєте у своєму файлі. Ніколи не покладайтеся на номер або електронну пошту, вказані в підозрілому інвойсі.
- Послідовність формату має значення: Легальні постачальники щоразу використовують один і той самий шаблон. Зміни в логотипі, шрифті чи макеті - це тривожний сигнал. Роздрукуйте кілька останніх рахунків-фактур і порівняйте їх поруч. Відмінності швидко стануть помітними.
- Друкарські помилки, граматичні помилки або незграбні фрази: Професійні інвойси вичитуються. Помилки свідчать про те, що хтось створив документ нашвидкуруч або не володіє мовою вашої компанії.
- Завжди перевіряйте математику: Проміжні підсумки, податки та загальна сума повинні ідеально збігатися. Шахраї часто не помічають дрібних помилок у розрахунках. Крім того, порівняйте ціни з попередніми рахунками; завищені витрати на одиницю продукції або несподівані збори заслуговують на увагу.
Метадані та перевірка файлів
Кожен цифровий інвойс містить приховані дані, які показують, як і коли його було створено. Шахраї рідко видаляють ці дані метаданіі часто викриває фейки.
Клацніть правою кнопкою миші на файлі та перевірте його властивості, дату створення, дату зміни, автора та використане програмне забезпечення.
Якщо інвойс, датований 15 березня, насправді був створений 3 квітня, це підозріло.
Рядок програмного забезпечення у властивостях файлу також є показовим. Якщо ваш постачальник зазвичай використовує QuickBooks, але інвойс прийшов з Adobe Photoshop, негайно зупиніться.
Кілька дат внесення змін або відсутні імена авторів є іншими попереджувальними ознаками.
На підробку також можуть вказувати такі назви файлів, як "final_version3.pdf" або "edited_invoice.pdf". Невідповідність колірних режимів, наприклад, змішування RGB і CMYK, також означає, що хтось скопіював елементи з різних джерел.
Використання інструментів виявлення ШІ
Ручна перевірка дозволяє виявити очевидне шахрайство, але для більш складних афер потрібні розумніші інструменти. Виявлення рахунків-фактур за допомогою штучного інтелекту перевіряє деталі на рівні пікселів, вирівнювання шрифтів і артефакти стиснення.
Ці системи навчаються на мільйонах справжніх рахунків-фактур і можуть виявляти тонкі невідповідності, які люди не помічають. Вони аналізують інвойси за лічені секунди, позначають підозрілі файли і дозволяють вашій команді зосередитися на перевірці.
ШІ навіть виявляє згенеровані штучним інтелектом рахунки-фактури, які ідеально імітують реальні. Інтегровані інструменти підключаються до вашого бухгалтерського програмного забезпечення, щоб автоматизувати перевірку та знизити ризики, роблячи запобігання шахрайству швидким, точним і масштабованим.
TruthScan допомагає фінансовим відділам, бухгалтерським фірмам і відділам закупівель автоматизувати перевірку рахунків-фактур і запобігати шахрайству.
Їх платформа на основі штучного інтелекту аналізує документи в режимі реального часу, виявляючи складні підробки та згенеровані штучним інтелектом рахунки-фактури до того, як вони призведуть до шахрайських платежів.
Припиніть вручну перевіряти кожен інвойс і дозвольте їхнім технологіям миттєво позначати підозрілі інвойси.
Дізнайтеся більше за посиланням TruthScan.
Що робити, якщо ви отримали фальшивий інвойс
Виявити фальшивий інвойс у вашій системі - це стрес, тому важливо мати набір "наступних кроків".
Вам потрібен чіткий план, щоб локалізувати проблему, обмежити втрати та запобігти її повторенню.
Негайні дії
Негайно зупиніть всі платежі. Якщо ви помітили фальшивий інвойс до відправлення грошей, негайно затримайте їх.
Зверніться до свого банку, якщо обробка вже розпочалася, оскільки переказ все ще може бути зупинений, особливо для ACH-платежів, які проходять через день або два.
Документуйте все. Збережіть оригінал файлу, зробіть скріншоти і запишіть, коли він надійшов і хто його переслав.
Цей ланцюжок доказів буде життєво важливим для поліцейських звітів або страхових виплат.
Зв'яжіться з фактичним постачальником, використовуючи перевірені контактні дані з ваших власних записів, а не з інвойсу. Переконайтеся, що вони його виставили і чи правильні платіжні реквізити.
Багато продавців не усвідомлюють, що їхнє ім'я використовують не за призначенням, доки хтось не попередить їх про це.
Повідомте про інцидент свою команду ІТ-безпеки. Можливо, фальшивий інвойс надійшов через скомпрометований акаунт, тому ІТ-спеціалісти повинні перевірити його на наявність порушень, шкідливого програмного забезпечення або спроб фішингу.
Незалежно від суми, подайте заяву в поліцію та негайно повідомте страхову компанію. Покриття кібер-відповідальності або шахрайства часто вимагає швидкого повідомлення.
Нарешті, поінформуйте інших постачальників. Попросіть їх підтвердити, що їхні контактні та платіжні дані у вашій системі є точними, щоб запобігти подальшому поширенню шахрайства.
Довгострокова профілактика
Налаштуйте процес перевірки постачальників що відповідає вашому бізнесу.
Великим компаніям може знадобитися багаторівневе затвердження нових постачальників, тоді як менші компанії можуть перевіряти зміни по телефону.
Регулярно тренуйте свою команду AP та діліться реальними прикладами фальшивих рахунків-фактур. Запровадьте подвійну авторизацію для великих платежів, ведіть закритий список постачальників і вимагайте позамережеве підтвердження для банківських оновлень.
Щоквартально переглядайте дані про платежі, щоб виявити незвичні шаблони, і розгляньте можливість кіберстрахування для додаткового захисту.
Вона часто доступна за ціною і може врятувати вас від тисяч втрат, пов'язаних із шахрайством.
Чому компаніям варто використовувати AI-розпізнавання рахунків-фактур
Ручна перевірка рахунків забирає час і ресурси, які ваш бізнес не може собі дозволити. Відділи кредиторської заборгованості витрачають години на перевірку документів, які штучний інтелект може проаналізувати за лічені секунди.
Тим часом витончені шахрайські схеми продовжують прослизати крізь людський контроль.
Людське око має межі. Воно втомлюється, не помічає деталей і довіряє звичним макетам. А ШІ - ні.
Він перевіряє кожен інвойс з однаковою точністю, виявляючи невідповідності, які люди не помічають, особливо в періоди великих навантажень.
За межами запобігання шахрайству, ШІ скорочує час і витрати на обробку даних. Ваша команда AP зосереджується на винятках замість рутинних перевірок, підвищуючи ефективність і точність.
Зі збільшенням обсягу рахунків ШІ легко масштабується без залучення додаткових працівників, що ідеально підходить для швидкозростаючого або сезонного бізнесу.
TruthScan спеціалізується на Перевірка рахунків за допомогою ШІ. Він інтегрується з існуючими системами, автоматично аналізуючи рахунки-фактури по прибуттю.
Кожен файл проходить перевірку метаданих, візуальну перевірку узгодженості та порівняння з історичними даними постачальника, що дозволяє отримати оцінку ризику менш ніж за 10 секунд.
Інвойси з низьким ризиком проходять у звичайному режимі. Інвойси з середнім ризиком позначаються для перевірки людиною, тоді як інвойси з високим ризиком викликають негайні сповіщення та призупинення платежів.
З часом TruthScan вивчає шаблони ваших постачальників, виявляючи ледь помітні аномалії та генеруючи щомісячні звіти про шахрайство для аудиту та страхової документації.
Він швидкий, масштабований, і доведено, що він економить час, гроші та душевний спокій.
Крім того, ви можете використовувати AI Checker щоб перевірити, чи був вміст інвойсу написаний або змінений штучним інтелектом. Завантажте або вставте текст, і система миттєво проаналізує мовні шаблони та фрази, щоб виявити ШІ-генерацію.
Це швидке сканування допомагає підтвердити автентичність перед обробкою, додаючи ще один рівень захисту від підробки документів штучним інтелектом.
Відкрийте для себе наш ШІ-детектор і гуманізатор у віджеті нижче!
Поширені запитання про виявлення фальшивих рахунків-фактур
У чому різниця між підробленими та згенерованими штучним інтелектом інвойсами?
Підроблені рахунки-фактури редагуються вручну за допомогою таких інструментів, як Photoshop або Word, залишаючи артефакти, такі як непослідовні шрифти або неправильно вирівняні елементи.
Інвойси, згенеровані штучним інтелектом, створюються повністю штучним інтелектом, навченим на реальних документах, що робить їх майже бездоганними і ускладнює їх виявлення.
Різниця полягає у творенні, а не в намірі. І те, і інше є шахрайством. Традиційні методи часто пропускають підробки, зроблені ШІ, саме тому інструменти виявлення ШІ є дуже важливими.
Як TruthScan виявляє маніпуляції з документами?
TruthScan поєднує в собі кілька моделей штучного інтелекту для аналізу візуальних елементів, метаданих і шаблонів документів.
Він дізнається, як виглядають справжні рахунки-фактури постачальників, відмічає незначні відхилення та виділяє підозрілі ділянки для перевірки.
Чи може TruthScan інтегруватися з ERP або бухгалтерським програмним забезпеченням?
Так, TruthScan безпосередньо інтегрується з такими системами, як SAP, Oracle, QuickBooks і Xero.
Він витягує інвойси для аналізу, відсилає результати перевірки назад і навіть автоматично сканує електронні інвойси до того, як вони потраплять до вашої команди AP.
Розумний спосіб збалансувати бухгалтерський облік
Шахрайство з фальшивими рахунками нікуди не дінеться. Воно еволюціонує, стає більш витонченим і націлене на компанії будь-якого розміру.
Покладатися на ваші ручні огляди, щоб охопити все, більше не є життєздатною стратегією. Фінансові та репутаційні ризики занадто високі.
Хороша новина полягає в тому, що технології виявлення також еволюціонували. Інструменти на основі штучного інтелекту, такі як TruthScan, дають компаніям можливість ефективно протистояти атакам.
Поєднання традиційних методів верифікації з сучасним штучним інтелектом створює захист, здатний протистояти як простим аферам, так і складним шахрайським схемам.
Почніть з основ. Навчіть свою команду, впровадьте протоколи верифікації та встановіть чіткі процедури реагування на шахрайство.
Потім додайте технологію, яка масштабує ваші можливості виявлення, не збільшуючи ваших витрат. Інвестиції в автоматизовану перевірку швидко окупаються завдяки запобіганню втрат і підвищенню ефективності.
Ваш бізнес заслуговує на захист, який працює так само наполегливо, як і ви. Не чекайте, поки шахрайство завдасть удару, щоб почати будувати захист.
Найкращий час для впровадження суворої перевірки рахунків-фактур був вчора. Наступний найкращий час - сьогодні.
Посильте свої зусилля із запобігання шахрайству за допомогою ШІ, який неможливо виявити для надійної, інтелектуальної підтримки виявлення.