Jak napsat poznámku: Jak na strukturu, tipy a příklady

Nikdo se neprobudí nadšený, že může napsat poznámku.

Ale přiznejme si, že někdy prostě potřebujete rychle a jasně sdělit důležité informace.

Ať už oznamujete nové zásady, aktualizujete svůj tým nebo upozorňujete na chystanou změnu, memo je jednoduché: žádné e-maily, žádné zbytečné schůzky, jen komunikace přímo k věci.

Dobrá zpráva? Psaní poznámek nemusí být složité.

Díky správné struktuře a několika chytrým úpravám můžete zajistit, že vaše sdělení bude přečteno, pochopeno a bude na něj reagováno - aniž by se někdo v polovině odmlčel.

Rozebereme si to.

Co je to poznámka?

Memo (zkratka pro memorandum) je krátký strukturovaný dokument, který se používá pro interní komunikace v podniku nebo organizaci.

Na rozdíl od e-mailů, které mohou být neformální nebo konverzační, mají být poznámky jasné, přímé a výstižné - ideální pro sdílení důležitých novinek, zásad nebo pokynů bez zbytečných keců.

Berte to jako profesionální verzi "Hej, všichni, tady je to, co se děje".

Ať už jde o sdělení vedoucího týmu, personálního oddělení zaměstnancům nebo vedení celé společnosti, díky memorandům jsou všichni na stejné vlně.

Kdy použít poznámku

Memoranda se nejlépe hodí, když potřebujete strukturovaným způsobem sdělit důležité informace skupině lidí. Memo můžete použít, když:

• Oznámení o změně zásad společnosti (například nové pokyny pro práci z domova)
• Poskytování aktuálních informací o projektu nebo iniciativě
• Vymezení postupů nebo pokynů
• Interní oznámení společnosti
• Řešení problému, který vyžaduje okamžitou pozornost

Pokud je vaše zpráva formální, je třeba ji zdokumentovat nebo se týká více příjemců, je vhodné použít memorandum. Pokud se jedná o rychlou, neformální kontrolu, může stačit e-mail nebo zpráva na chatu.

Teď, když víte. když používat memo, pojďme si říct, jak správně strukturovat memo.

Klíčové prvky memoranda

Skvělá zpráva není jen o tom, co řeknete, ale také o tom, jak ji strukturujete. 

Přehlednost, uspořádanost a snadné přečtení zajistí, že vaše zpráva bude skutečně přečtena (a nebude ignorována ve schránce plné jiných věcí). 

Tady je, co by měla obsahovat každá zpráva:

1. Záhlaví (Komu, Od, Datum, Předmět)

Začněte od základů. Každá zpráva by měla obsahovat:

• Pro: Pro koho je tato zpráva určena? (Tým, oddělení nebo celá společnost)
  Od: Kdo ji posílá? (Vaše jméno a pracovní pozice)
  Datum: Když bylo napsáno
  Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Krátký a konkrétní název, který čtenáři okamžitě napoví, o čem poznámka je.

Příklad:
Pro: Všichni zaměstnanci
Od: Jane Doe, manažerka lidských zdrojů
Datum: 1. února 2025
Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Nové zásady práce na dálku

2. Úvodní prohlášení (účel memoranda)

Přejděte rovnou k věci. V první větě, říct lidem, proč to čtou. Toto není místo pro dlouhé úvody - stačí, když bude jasné. "Tady je, o čem to je" prohlášení.

Příklad:
"Tato zpráva popisuje aktualizované zásady společnosti týkající se práce na dálku, které vstoupí v platnost 1. března 2025."

3. Tělo (podrobnosti a podpůrné informace)

Zde je místo, kde můžete uveďte podrobnosti. V závislosti na tématu může tato část obsahovat:

• Na stránkách kdo, co, kdy, kde a proč oznámení
• Klíčová data, termíny nebo pokyny
• Veškeré potřebné základní informace nebo zdůvodnění

Krátké věty, v případě potřeby používejte odrážky a uvádějte pouze důležité podrobnosti - nikdo se nechce prokousávat odstavci textu, aby našel hlavní myšlenku.

Příklad:
"Od 1. března budou zaměstnanci povinni pracovat v kanceláři alespoň dva dny v týdnu. Cílem je zachovat flexibilitu a zároveň podpořit spolupráci. Týmy si mohou dny v kanceláři koordinovat podle potřeb oddělení."

4. Výzva k akci (další kroky nebo doporučení)

Co by měli lidé do po přečtení tohoto článku? Ať už se jedná o sledování nového procesu, účast na schůzce nebo dotazy, jasně to vyslovit.

Příklad:
"Manažeři by měli se svými týmy do 15. února dokončit rozvrhy v kancelářích. V případě dotazů se obraťte na personální oddělení."

5. Závěrečné poznámky (nepovinné)

Ne každá poznámka potřebuje uzávěrku, ale pokud chcete. ukončit pozitivně, může pomoci i prosté poděkování nebo poděkování.

Příklad:
"Děkujeme vám za vaši flexibilitu při dalším zlepšování našich pracovních zásad. Oceňujeme vaše odhodlání spolupracovat a být úspěšní."

Průvodce krok za krokem pro psaní memoranda

Zde je návod, jak to udělat rychle a bez přemýšlení.

Krok 1: Definujte účel

Pokud nevíte. přesně proč píšete tuto zprávu, nebude to vědět ani váš čtenář. 

Jaké je hlavní sdělení? Pokud ji nedokážete shrnout do jedné věty, přehodnoťte svůj přístup.

Krok 2: Identifikace publika

Kdo to čte? Způsob formulace se mění podle toho, zda se obracíte na vedení, tým nebo celou společnost. 

Přizpůsobte svou zprávu tak, aby byla určena přímo lidem, kteří se jí musí řídit.

Krok 3: Napište memorandum 

Místo toho, abyste začínali od nuly, nechte naše AI Chat dělat těžkou práci. Stačí zadat jednoduchou výzvu, například:

• "Napište profesionální memorandum, ve kterém oznámíte nové zásady práce na dálku."
• "Vypracujte memorandum pro týmovou aktualizaci nadcházejícího termínu projektu."
• "Vytvořte poznámku o aktualizacích zabezpečení kanceláře pro zaměstnance."

AI Chat vám během několika sekund vytvoří strukturovaný a dobře napsaný návrh, který vám ušetří čas a námahu.

Podívejte se na to:

Krok 4: Zpřesnění a přizpůsobení

AI Chat vám poskytuje silný výchozí bod, ale nekopírujte a nevkládejte. 

Přečtěte si poznámku a upravte ji tak, aby odpovídala vašemu tónu, přidejte detaily specifické pro vaši společnost a zajistěte, aby působila autenticky pro váš tým.

Krok 5: Zlidštění konečné verze

I s umělou inteligencí by měly poznámky působit lidsky a přirozeně.

 Vložte konečný návrh do AI Humanizer abyste odstranili případné robotické fráze a ujistili se, že je to něco, co byste skutečně poslali.

Prozkoumejte náš detektor umělé inteligence a nástroj Humanizer pomocí widgetu níže!

Příklady účinných memorand

Potřebujete poznámku, ale nechcete začínat od nuly? 

Zde jsou čtyři připravené příklady, které můžete upravit a odeslat.

Příklad 1: Aktualizace interních zásad

Scénář: Vaše společnost aktualizuje zásady práce na dálku a zaměstnanci o tom musí být informováni.

Pro: Všichni zaměstnanci
Od: [Vaše jméno], personální manažer
Datum: [Dnešní datum]
Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Aktualizované zásady práce na dálku - účinnost [datum]

Od [datum] aktualizujeme naše zásady práce na dálku, abychom zaměstnancům umožnili pracovat z domova až tři dny v týdnu. 

Tato změna vychází ze zpětné vazby od zaměstnanců a našeho závazku zachovat flexibilitu a zároveň podporovat osobní spolupráci.

Klíčové údaje:

• Zaměstnanci musí koordinovat své vzdálené dny se svými vedoucími.
• Přítomnost v kanceláři je nutná pro týmové schůzky a klíčová jednání o spolupráci.
• Všechny dohody o práci na dálku by měly být dokončeny s personálním oddělením do [termín].

V případě jakýchkoli dotazů se obraťte na personální oddělení na adrese [Kontaktní údaje]. Děkujeme vám za vaši přizpůsobivost při dalším zlepšování našich zásad na pracovišti.

Příklad 2: Memo o stavu projektu

Scénář: Váš tým potřebuje rychlou informaci o průběhu velkého projektu.

Pro: Projektový tým
Od: [Vaše jméno], projektový manažer
Datum: [Dnešní datum]
Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Aktualizace stavu projektu X - dokončení 2. fáze

Rádi se s vámi podělíme o to, že Druhá fáze projektu X je nyní dokončena a jsme na dobré cestě přejít do třetí fáze do [datum].

Nedávný pokrok:

• Vývojový tým dokončil základní funkce.
• Marketingový tým dokončil úvodní návrh kampaně.
• Testování QA probíhá a bude dokončeno do [datum].

Další kroky:

• Závěrečné testování a kontrola budou dokončeny do [termín].
• Zahajovací schůzka pro fázi 3 je naplánována na [datum/čas schůzky].

Pokud máte nějaké překážky nebo potřebujete další podporu, obraťte se na mě nebo na vedoucího svého týmu.

Příklad 3: Připomínka schůzky

Scénář: Blíží se schůzka celého oddělení a vy chcete zajistit, aby se jí všichni zúčastnili.

Pro: Prodejní tým
Od: [Vaše jméno], obchodní ředitel
Datum: [Dnešní datum]
Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Připomínáme: Čtvrtletní obchodní schůzka - [datum/čas]

To je připomínka, že naše Čtvrtletní obchodní schůzka se bude konat dne [Datum] v [Čas] v [Místo] (nebo prostřednictvím služby Zoom).

Hlavní body programu:

• Přehled prodejních výsledků za 1. čtvrtletí
• Strategie přijímání nových klientů
• Úpravy prodejních cílů pro 2. čtvrtletí

Přijďte prosím připraveni s aktuálními informacemi nebo dotazy. Pokud se nemůžete zúčastnit, dejte mi co nejdříve vědět. Těším se na setkání se všemi!

Příklad 4: Oznámení Memo

Scénář: Vaše společnost přijímá nového člena týmu a vy ho chcete představit.

Pro: Všichni zaměstnanci
Od: [Vaše jméno], personální oddělení
Datum: [Dnešní datum]
Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Vítejte v týmu [jméno nového zaměstnance]!

S potěšením oznamujeme, že [Jméno nového zaměstnance] nastupuje do [oddělení/týmu] jako náš nový [pracovní pozice]! Jejich první den bude ve dnech [Datum zahájení]a budou úzce spolupracovat s [vedoucím týmu/manažerem].

Něco málo o [jméno nového zaměstnance]:

• Pochází z [předchozí společnosti/zkušenosti].
• Vášnivý zájem o [dovednost/zájem v oboru].
• Zábavný fakt: [Něco lehkého a poutavého].

Až uvidíte [jméno nového zaměstnance], srdečně ho přivítejte!

Závěrečné myšlenky k psaní memoranda

Cílem memo je rychle a jasně sdělit důležité informace. 

Pokud si ji lidé musí přečíst znovu, aby pochopili její smysl, neplní svůj účel.

Buďte struční, zřejmé jsou další kroky a pište jako člověk, ne jako firemní robot. 

A pokud chcete ušetřit čas?

Naše AI Chat dokáže během několika vteřin připravit strukturovanou poznámku a AI Humanizer zajišťuje, že to zní jako vy.

Není lepší, když lidé skutečně čtou - a rozumí tomu, co jste napsali?