Následný e-mail po nedostatečné odpovědi: Tipy a 15 šablon

Doručená pošta vašeho příjemce se příliš neliší od té vaší nebo mé. Je zahlcena desítkami neotevřených, ignorovaných e-mailů a další jsou na cestě.

Proto může být odeslání následného e-mailu po nedostatečné odpovědi rutinní záležitostí.

Pokud jsou však následná oznámení vyžadována často a u většiny potenciálních zákazníků, může být problém ve vašich e-mailech - nikoli v potenciálních zákaznících.

Ať už je důvod jakýkoli, tento blog představuje 15 účinných šablon následných e-mailů, které můžete použít pro různé scénáře. 

V článku na vás čekají také užitečné tipy, triky a nástroje. Nejprve si však ujasněme, co je to následný e-mail.

Co je to následný e-mail?

Následný e-mail je zdvořilým pobídnutím k opětovnému navázání kontaktu s někým, koho jste již dříve oslovili. 

Je to způsob, jak se vrátit zpět a udržet příjemce v kontaktu z toho či onoho důvodu.

Řekněme, že ucházet se o vysněnou práci a trpělivě čekat, ale nic neslyšet. Tehdy pošlete kontrolní e-mail.

Odeslání následného e-mailu po nedostatečné odpovědi je však jen jedním z mnoha případů použití.

Má nespočet možných scénářů, včetně: 

• Kontrola po pohovoru s dotazem na stav.
• Připomenutí důležitého termínu
• Připomenutí opožděné platby
• Dotaz, zda je potřeba další pomoc

Všichni dobře známe následný e-mail, který dostaneme po nákupu na internetu (nebo v online výloze 😉).

Obvykle potvrzuje naši objednávku, poskytuje podrobnosti o dodání nebo navrhuje související produkty.

Dobrý kontrolní e-mail je profesionální a jde přímo k věci. Nebude se v něm chodit kolem horké kaše a zároveň bude znít zdvořile.

Jak ale poslat následný e-mail poté, co jste nedostali odpověď? To se dozvíte v následující části.

Čas je důležitým faktorem při zasílání následného e-mailu (e-mailů).

Nejvhodnější čas pro odeslání následného e-mailu je často závisí na příjemci.

Pokud víte, že si pravděpodobně ráno zkontrolují doručenou poštu, zaměřte se na tuto dobu.

Na druhou stranu, pokud jste poslali první e-mail odpoledne a nedostali jste na něj žádnou odpověď, zkuste na něj navázat večer.

Součástí strategie by mělo být i plánování počtu dní mezi po sobě jdoucími e-maily.

Ujistěte se, že mezera je dostatečně velká, aby se potenciální zákazník necítil být spamován, a dostatečně malá, aby na vás nezapomněl.

Bude to chtít trochu experimentování, než se trefíte do správné polohy.

15 šablon následných e-mailů pro případy bez odezvy

Pokud na váš e-mail nepřijde žádná odpověď, je běžné, že ztrácíte naději. 

Odesláním dalšího e-mailu po nedostatečné odpovědi se však často podaří konverzaci znovu navázat. 

Níže jsou uvedeny praktické šablony připravené k použití (s určitými úpravami), které jsou přizpůsobeny různým situacím.

Šablona 1: Úvodní kontrola po týdnu

Někdy se stává, že e-maily zapadnou v přeplněných schránkách, a jednoduchá následná kontrola může ty vaše opět vynést na povrch.

Zde je šablona, kterou je třeba zvážit, pokud už je to asi týden bez odpovědi:

Předmět	Jen se hlásím
Ahoj [jméno příjemce], Doufám, že vás tento e-mail zastihne v dobrém! Chtěl jsem navázat na svou předchozí zprávu z [datum] a zjistit, zda jste měl možnost si ji prohlédnout. Dejte mi prosím vědět, pokud ode mě budete potřebovat nějaké další informace. Těším se, že se ozvete! S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 2: Druhý kontrolní e-mail pro objasnění

Pokud mlčení pokračuje i po první kontrole, je možná načase zjistit, zda nedošlo k nejasnostem nebo zda není třeba něco vysvětlit.

Tady je způsob, jak k tomu přistupovat, aniž byste vypadali netrpělivě:

Předmět	Následné kroky
Ahoj [jméno příjemce], Obracím se na vás znovu, abych se ujistil, že se můj předchozí e-mail neztratil ve změti. Pokud máte nějaké dotazy nebo ode mě potřebujete další podrobnosti, rád vám pomohu. Dejte mi vědět, kdy se vám bude hodit odpovědět! S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 3: Sledování žádosti o zaměstnání

Uchazeči o zaměstnání mohou mít pocit, že posílají zprávy do prázdna, ale promyšlené následné kroky mohou ukázat vaše nadšení a profesionalitu.

Tento postup můžete použít po týdnu nebo dvou bez odezvy:

Předmět	Následné kroky k žádosti o zaměstnání
Vážený [jméno vedoucího náboru], Doufám, že se vám daří dobře. Píši vám, abych navázal na svou žádost o místo [název pracovní pozice], kterou jsem podal dne [datum]. O tuto příležitost mám i nadále velký zájem a rád bych se dozvěděl, zda jsou k dispozici nějaké aktuální informace týkající se přijímacího řízení. Děkuji vám za váš čas a těším se na vaši odpověď! S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 4: Druhá následná kontrola dotazu na zaměstnání

Pokud jste již jednou kontaktovali zájemce o práci, ale stále jste nedostali odpověď, tato šablona představuje správnou rovnováhu mezi zdvořilou vytrvalostí a profesionalitou:

Předmět	Kontrola aplikace [Název pracovní pozice]
Vážený [jméno vedoucího náboru], Doufám, že vás tento e-mail zastihne v dobrém! Chtěl jsem se znovu přihlásit ohledně mé žádosti o místo [Název pracovní pozice]. Rád se dozvím o dalších krocích a v případě potřeby rád poskytnu jakékoli další informace. Až budete mít chvilku, dejte mi prosím vědět, jestli jsou nějaké novinky. Děkujeme vám za váš čas a pozornost. S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablony pro prodej a oslovování

Znalost toho, jak napsat následný e-mail po nedostatečné odpovědi, může velmi pomoci profesionálním prodejcům, protože jejich práce zahrnuje časté zasílání takových e-mailů.

Ostatní šablony e-mailů se týkají prodeje a oslovování.

Šablona 5: Zdvořilý následný e-mail o prodeji

Navázání kontaktu s potenciálním zákazníkem často vyžaduje více než jeden pokus, zejména pokud se jedná o první kontakt.

Předmět	Rychlé sledování
Ahoj [jméno zájemce], Doufám, že vás tato zpráva zastihne v dobrém! Chtěl jsem navázat na svůj předchozí e-mail o [produkt/služba]. Věřím, že [konkrétní přínos] by mohl mít pro [jejich společnost nebo situaci] skutečný význam. Dejte mi vědět, pokud byste to chtěli prozkoumat dále nebo pokud je lepší čas se spojit. Těšíme se na vaše zprávy! S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 6: Následné kroky po obchodní schůzce

Máte za sebou produktivní schůzku s potenciálním zákazníkem, ale teď je ticho po pěšině.

Odeslání dalšího e-mailu může pomoci znovu rozproudit diskusi.

Předmět	Jste připraveni na další kroky?
Ahoj [jméno zájemce], Bylo skvělé s vámi mluvit o [téma]. Chtěl jsem si ověřit, jak byste chtěl pokračovat s [konkrétní návrh nebo plán].  Pokud máte čas, můžeme si na tento [den v týdnu] naplánovat rychlou schůzku a probrat další podrobnosti.  Zde si můžete vybrat čas, který vám vyhovuje: [odkaz na plánovač schůzek]. Těšíme se na vaši odpověď! S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 7: Následné kroky po události, na které došlo k navázání kontaktů

Měli jste na networkingové akci pozitivní kontakty, ale zapomněli jste na ně poté navázat?

Je to běžná věc. A opět je řešením následný e-mail. 

Předmět	Skvělé setkání na [název akce]
Ahoj [Prospect], Bylo mi potěšením se s vámi setkat na [událost/místo] dne [datum]. Velmi se mi líbila naše diskuse o [téma] a zaujaly mě vaše postřehy k [konkrétní bod]. Rád bych pokračoval v naší konverzaci a prozkoumal možnosti spolupráce. Pokud máte tento týden čas, dejte mi vědět, kdy se vám to hodí. Těšíme se, že zůstaneme v kontaktu! S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 8: Následné kroky k obnovení kontaktu

Přátelský kontrolní e-mail může také pomoci obnovit spojení se starým kontaktem po období, kdy s ním nekomunikujete.

Předmět	Už je to dlouho!
Ahoj [jméno kontaktu], Doufám, že se vám vše daří! Nedávno jsem si vzpomněl na náš poslední rozhovor o [téma] a chtěl jsem se podívat, jak to u vás vypadá. Pokud budete mít čas, bylo by skvělé si popovídat a zjistit, jestli by nebyla příležitost znovu spolupracovat. Dejte mi vědět, až budete mít čas! S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 9: Připomínací e-mail pro zpětnou vazbu k návrhu

Odesláním následného e-mailu po nedostatečné odpovědi, jak je uvedeno níže, můžete zajistit, že vaše nabídka zůstane v popředí zájmu, aniž byste byli dotěrní.

Předmět	Jemné připomenutí: Zpětná vazba na [název návrhu]
Ahoj [jméno příjemce], Doufám, že vás tato zpráva zastihne v dobrém. Chtěl jsem navázat na návrh, který jsem poslal [datum]. Rád bych slyšel vaše názory a jakoukoli zpětnou vazbu. Pokud máte jakékoli dotazy nebo potřebujete další vysvětlení, neváhejte se na mě obrátit - rád vám pomůžu. Těším se na vaši odpověď! S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 10: Následná kontrola pro potvrzení splnění úkolu

Pokud úkol nebo dodaný produkt vyžaduje potvrzení, následný e-mail zajistí, že vše probíhá podle plánu.

Často se stává, že druhá osoba očekává e-mail od vás, ale nechce vás oslovit přímo kvůli váhání.

Předmět	Potřebné potvrzení: Dokončení úkolu
Ahoj [jméno příjemce], Chtěl jsem si ověřit, zda byl [konkrétní úkol/dodávka] dokončen, jak bylo dohodnuto. Dejte mi vědět, pokud je něco nedořešeného nebo pokud potřebujete další pomoc z mé strany. Těšíme se na vaše aktualizace! S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 11: Přátelský e-mail s připomenutím platby

Blíží-li se termín platby, může vás k akci přimět i náhodná upomínka, aniž by to bylo trapné.

Předmět	Rychlé připomenutí: Brzy je třeba zaplatit
Ahoj [jméno], Doufám, že se vám daří dobře! Chtěl jsem vám připomenout, že platba za [faktura/služba] je splatná do [datum]. Dejte mi prosím vědět, pokud ode mě budete něco potřebovat k dokončení procesu. Těšíme se na vaše zprávy! S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 12: Následná kontrola opožděné platby

Když je platba po splatnosti, je důležité zůstat profesionální, ale pevný.

Takový následný e-mail může věci posunout dál a zároveň udržet dobré vztahy.

Předmět	Následné kroky: Zpožděná platba
Ahoj [jméno], Navazuji na platbu za [faktura/služba], která byla splatná [datum]. Pokud jste ji již zpracovali, děkuji! Pokud ne, dejte mi prosím vědět, zda mohu s nějakým problémem pomoci. Těšíme se na vaše aktualizace. S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 13: Následné potvrzení RSVP

Čekáte, až někdo potvrdí svou účast?

Zdvořile jim to připomeňte, aniž byste působili vlezle.

Předmět	Potvrzení Vaší RSVP na [název události]
Ahoj [jméno], Doufám, že vás tento e-mail zastihne v dobrém! Právě se hlásím, abych potvrdil vaši RSVP na [název akce], která se koná [datum]. Dejte mi prosím vědět, zda se k nám budete moci připojit - budeme rádi, když se zúčastníte! Těšíme se na vaši odpověď. S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 14: Připomínací e-mail pro účast na události

Když se blíží den konání akce, pošlete krátkou upomínku, aby pozvaní nezapomněli přijít.

Předmět	Připomínáme: [Název akce] je téměř tady!
Ahoj [jméno], Jen vám připomínáme, že [název akce] se koná [datum] v [čas]. Těšíme se, že se k nám připojíte na [místo/virtuální platforma]. Dejte mi vědět, pokud máte nějaké otázky nebo potřebujete další podrobnosti. Uvidíme se tam! S pozdravem, [Vaše jméno]

Šablona 15: Poslední pokus před ukončením komunikace

Poslední následný e-mail po nedostatečné odpovědi profesionálně uzavírá smyčku.

Předmět	Závěrečné sledování: Uzavření smyčky
Ahoj [jméno], Chtěl jsem poslat poslední doplňující zprávu týkající se [konkrétní téma]. Protože jsem nedostal odpověď, předpokládám, že to pro vás nyní není prioritou. Pokud se situace změní, klidně se ozvěte - stále vám rád pomůžu! Vše nejlepší, [Vaše jméno]

Jak odeslat následný e-mail v případě, že jste nedostali odpověď?

Příjemci e-mailů často neodpovídají, protože se necítí být nuceni reagovat. 

Než tedy stisknete tlačítko odeslat e-mail, ujistěte se, že je poutavý a přesvědčivý.

A to platí i pro následný e-mail, který vám přijde po nedostatečné odpovědi.

Zde je několik kroků, které je třeba dodržet:

Krok 1: Napište přesvědčivý předmět.

Předmět e-mailu je to první, co příjemce uvidí. Tento řádek bývá často problémem.

Pokud je příliš nevýrazný nebo vágní, může být zcela ignorován.

Zde se dozvíte, jak napsat skvělý předmět:

• Snažte se o 10 nebo méně slov.
• Použijte jejich jméno nebo odkaz na něco konkrétního.
• Zdůrazněte, co je pro ně výhodné.
• Vytvářejte naléhavost (ale pouze pokud je skutečná). Vyhněte se clickbaitu.
• Trocha vtipu nebo zvědavosti nikdy neuškodí.

Příklady:

• Rychlé pokračování [téma]
• Co si o tom myslíš, [jméno]?
• 10 rychlých tipů, jak [vyřešit problém].

Krok 2: Začněte přátelským úvodem.

Začněte e-mail pozitivně. 

Jednoduchý, přátelský úvodní text typu "Doufám, že se vám daří dobře" nebo "Jen jsem se chtěl ohlásit" navozuje vřelý tón a působí méně formálně.

Krok 3: Přejděte k podstatě věci s jasnou výzvou k akci.

Když posíláte následný e-mail poté, co jste neodpověděli, vynechejte zbytečné řeči a sdělte jim, o co přesně žádáte. 

Přímá a zdvořilá výzva k akci jim usnadní reakci.

Krok 4: Přidejte zdvořilý závěr.

Cítit se trochu frustrován tichem je přirozené. Udržujte však své následné zprávy bez něj. 

Vždy laskavě ukončete e-mail.

To ponechává otevřené dveře pro budoucí komunikaci, pokud ne pro tu současnou.

Osvědčené postupy pro následné e-maily

Následný e-mail po nedostatečné odpovědi musí být lepší než předchozí, protože problém může být v e-mailu.

Zde je popis toho, na co byste měli dbát:

• Většina lidí kontroluje e-maily na svých telefonech, proto se vyhněte dlouhým odstavcům.
• Na e-maily psané srozumitelnou angličtinou dostanete odpověď s větší pravděpodobností.
• Dejte si dostatečný časový odstup mezi dalšími kontrolami a vyhněte se zasílání více e-mailů od vašeho týmu najednou.
• Pomocí CRM nebo e-mailových nástrojů zjistěte, kdy je nejlepší posílat e-maily.
• Zajistěte, aby e-mail vypadal dobře na všech zařízeních.
• Otevřené otázky mohou podnítit odpovědi.

Potřebujete pomoc se zdokonalením obsahu e-mailu? Vyzkoušejte náš AI Essay Writer nástroj pro tvorbu profesionálních e-mailů, které vám ušetří čas.

Nástroje pro optimalizaci následných e-mailů

Psaní a odesílání následných e-mailů každému potenciálnímu zákazníkovi je časově náročné.

Ale nemusí, zejména díky následujícím chytrým nástrojům umělé inteligence:

• Human Typer: Ušetřete čas tím, že necháte tento nástroj automaticky psát obsah podobně jako člověk. To je užitečné, pokud je vaše práce sledována na dálku v reálném čase.

• Počítadlo slov: Udržujte svůj e-mail stručný a rychle zkontrolujte jeho délku. Krátké e-maily budou s větší pravděpodobností přečteny.

• AI Humanizer: Pomocí tohoto nástroje dosáhnete toho, že váš obsah bude znít přirozeně a projde detektory umělé inteligence. Personalizované a profesionální e-maily mají vyšší šanci na generování výsledků.

Podívejte se na možnosti našeho detektoru umělé inteligence a nástroje Humanizer v níže uvedeném widgetu!

Často kladené otázky

Psaní dokonalých následných e-mailů bez ztráty času

To, že na první e-mail nedostanete žádnou odpověď, je zcela běžná věc a nemělo by vás to přivádět k beznaději.

Spíše byste měli preventivně naplánovat následný e-mail poté, co nebude potvrzena žádná odpověď.

Poskytl jsem vám 15 snadno přizpůsobitelných a úderných e-mailových vzorů, které můžete použít jako následné kroky.

Pokud tyto šablony neodpovídají vašemu scénáři, můžete si vytvořit nové od začátku pomocí kroků a nástrojů Nezjistitelná umělá inteligence, které jsem představil.

Zaregistrujte se proto Nezjistitelná AI a začneme s dalším následným e-mailem.