Už se vám někdy stalo, že jste potřebovali odeslat důležitý e-mail, ale zírali jste na prázdnou obrazovku snad celé století?

Všichni jsme to zažili.

"Firemní mluva" není pro každého přirozená a je snadné přemýšlet nad každým slovem i v těch nejjednodušších profesních e-mailech.

Abychom vám pomohli, přinášíme vám jediný recept, který kdy budete potřebovat pro psaní profesionálních e-mailů.

Přečtěte si praktické tipy pro psaní e-mailů, pravidla profesionální e-mailové etikety, která musíte znát, a více než 20 šablon, které můžete začít ihned používat.

TL: DR - Profesionální e-maily se vyznačují jasností, strukturou a respektem. Pokud si tyto základy osvojíte, vždy uděláte dobrý dojem.

---

Klíčové poznatky

• Profesionální e-maily se spoléhají na jasnost, strukturu a uctivý tón, aby působily silným dojmem.

• Pro dosažení nejlepších výsledků používejte správné předměty, pozdravy, stručné texty a profesionální podpisy.

• Nástroje umělé inteligence, jako je generátor e-mailů Undetectable AI, pomáhají rychle vytvářet šablony a snižují stres z prázdných stránek.

• Projeďte své návrhy přes nástroj Humanizer od společnosti Undetectable AI a zajistěte, aby e-maily zněly přirozeně a personalizovaně.

---

Co je to profesionální e-mail?

Profesionální e-mail je specifický typ e-mailu psaný v profesionálním kontextu, například v práci nebo ve škole. 

Na rozdíl od běžných zpráv, které posíláte svým přátelům nebo rodině, se profesionální e-maily obvykle posílají z profesionální e-mailové adresy (např, [email protected] je příkladem profesionální e-mailové adresy, zatímco něco jako partyanimal1995 není).

Profesionální e-maily také obvykle dodržují základní e-mailovou etiketu, která zahrnuje:

• Včetně profesionální předmět a správný pozdrav (například "Vážení" nebo "Komukoli, koho se to týká").
• Udržování uctivý tón vyhýbat se slangu a příliš neformálnímu jazyku.
• Udržování poselství stručný a snadná čitelnost s krátkými odstavci a jednoduchým formátováním
• Používání stránek správný pravopis, gramatikaa interpunkce

Účelem profesionálního e-mailu je v konečném důsledku komunikovat. přesně co chcete říci, jasně a sebejistě, ale také tónem, který respektuje příjemce.

Kdy použít profesionální e-mail a kdy běžný e-mail

Je tu však jistá nuance... protože ne každý profesionální e-mail musí být... ultra profesionální.

Klíčem k úspěchu je vědět, kdy je třeba zachovat profesionální přístup a kdy se můžete chovat trochu neformálněji.

Profesionální komunikace

Obecně platí pravidlo, používat profesionální formát e-mailu kdykoli jste v profesionálním prostředí a používáte svou "oficiální" e-mailovou adresu.

Zde je několik scénářů, které téměř vždy vyžadují profesionální tón:

• Podání žádosti o zaměstnání
• Následné kroky po pohovoru nebo schůzce
• Komunikace s klienty, partnery nebo vedoucími kolegy
• zasílání e-mailů s připomenutím termínů, schůzek nebo aktualizací projektu.
• Žádost o zpětnou vazbu, technickou podporu nebo další informace.

Pokud nemusíte psát tyto typy profesionálních e-mailů pravidelně nebo pokud si nejste zcela jisti, jak e-mail strukturovat, mohou být generátory e-mailů s umělou inteligencí darem z nebes.

Například s Nezjistitelné AI Generátor e-mailů s umělou inteligencí, můžete si vytvořit vlastní šablonu e-mailu podle tónu a účelu zprávy.

Funguje to takto:

• V levém poli generátoru stručně popište účel svého e-mailu jednou větou.
• Zvolte si preferovaný tón, styl psaní, typ e-mailu a jeho délku.
• Klikněte na tlačítko "vygenerovat e-mail" a v rámečku na pravé straně se zobrazí šablona.

Jakmile budete mít šablonu, můžete ji upravit přesně podle své situace.

Váš výsledek pravděpodobně nebude připraven k okamžitému kopírování/vkládání, ale budete mít solidní výchozí bod (což znamená, že nebudete muset ztrácet hodiny zíráním na prázdnou stránku).

Příležitostná komunikace

Nyní přicházejí na řadu nuance.

Proč? Protože ani vy nechcete být kolegou, který je příliš formální, protože můžete působit strnule, odtažitě nebo dokonce nepřístupně.

Místo toho je naprosto v pořádku používat uvolněnější styl e-mailu při komunikaci s:

• Spoluhráči, které dobře znáte
• Kolegové o interních aktualizacích
• vrstevníci, u kterých již vztah umožňuje přátelský, konverzační tón.

I v tomto případě platí, že ležérnost (zejména na pracovišti) neznamená nedbalost.

Přesto byste se měli snažit o krátké odstavce, správnou gramatiku a jasnou strukturu, která je snadno pochopitelná.

Typy profesionálních e-mailů

Ne všechny profesionální e-maily mají stejný účel. Vědět, který typ je třeba napsat před začnete psát, může psaní e-mailu značně usnadnit (a ušetřit spoustu času).

Zde je stručný přehled osmi běžných typů profesních e-mailů.

8 běžných typů profesionálních e-mailů
	Kdy použít
Představení	Když navazujete kontakt s někým novým, například s novým kolegou, klientem, náborářem nebo kontaktem v síti.
Následná opatření	Po schůzkách, rozhovorech nebo nezodpovězených e-mailech, abyste mohli pokračovat v konverzaci.
Připomínky	Jemně někoho upozornit na termín, úkol nebo nadcházející událost.
Žádosti	Když potřebujete informace, schválení nebo pomoc od kolegy nebo klienta.
Aktualizace	sdílení pokroku, změn v projektu nebo oznámení.
Stížnosti	Při řešení problémů, například problému s produktem/službou nebo problému v práci.
Prodej/osvětlování	Profesionální, ale zároveň přesvědčivý způsob prezentace produktů, služeb nebo spolupráce.
Děkujeme	Vyjádření vděčnosti po rozhovoru, projektu nebo události.

Anatomie profesionálního e-mailu

Nyní, když jsme probrali účel profesionálních e-mailů a když byste je měli používat, podívejme se na to, co vlastně dělá e-mail profesionálním.

Řádek předmětu: Jasný a konkrétní

Předmět profesionálního e-mailu by měl příjemci okamžitě sdělit, proč mu píšete.

Jinými slovy, nenechávejte příjemce v nejistotě neurčitými slovy nebo frázemi typu "Dobrý den" nebo "Rychlá otázka".

• Špatný příklad: Potřebuji pomoc...
• Dobrý příklad: Žádost o technickou podporu - problém s přihlášením na web

S jasným předmětem máte větší šance že váš e-mail bude otevřen a bude na něj odpovězeno.

Pozdrav: Výběr správného pozdravu

Váš pozdrav udává tón e-mailu. Chcete-li projevit úctu, vždy použijte správný pozdrav, který odpovídá vašemu vztahu k příjemci.

• Špatný příklad: Co se děje, vedoucí náboru?
• Dobrý příklad: Vážený [titul příjemce] [jméno příjemce]

Pokud si nejste jisti titulem nebo jménem osoby, můžete použít "Komukoli, koho se to týká" nebo jen "Dobrý den".

Tělo: struktura, tón a délka

Tělo e-mailu by mělo být stručné (nikdo nechce číst stěnu textu), mělo by používat vhodný jazyk a tón a obsahovat jasný závěr s dalšími kroky.

Příklady těla e-mailu
Špatný příklad	Dobrý příklad
Ahoj, zajímalo by mě, jestli jsi dostal mou poslední zprávu? Opravdu tu věc brzy potřebuji.  Dejte mi vědět. [Vaše jméno]	Ahoj [jméno příjemce], Chtěl jsem navázat na projektové soubory, které jsem poslal minulý týden. Mohl byste mi prosím potvrdit, zda jste je obdržel? Budu vděčný za jakoukoli zpětnou vazbu do pátku, abychom mohli dodržet termín. Moc děkujeme za váš čas a podporu, [Vaše jméno]

Uzavírání: Odborné podpisy

Závěr e-mailu by měl vyjadřovat respekt a profesionalitu.

Zejména při zasílání formálnějších e-mailů a představování je důležité držet se základů, jako jsou:

• S pozdravem,
• S pozdravem,
• Děkujeme,
• Vše nejlepší,

Ano, tyto odborné podpisy jsou trochu nudné. Ale splňují svůj účel a nedávají prostor pro chybnou interpretaci.

Podpis: Co je třeba uvést

Profesionální podpis e-mailu je blok informací pod vaším podpisem, který příjemci usnadňuje kontakt s vámi.

Měla by obsahovat alespoň:

• Jméno a příjmení
• Název práce
• Název společnosti (nebo název školy, pokud jste student)
• Profesionální e-mailová adresa (např, [email protected])
• Kontaktní údaje (telefon, webová stránka nebo obchodní adresa)

Cílem je, aby váš podpis byl profesionální a nepřeplněný, proto se snažte o dva až čtyři řádky čistého textu s jemným formátováním.

20+ Příklady profesionálních e-mailů

Jste připraveni napsat několik e-mailů? Zde je 20+ profesionálních vzorových e-mailů, které můžete zkopírovat, upravit a vytvořit si vlastní.

20+ příkladů profesionálního e-mailu
Žádost o zaměstnání e-mailem	Řádek předmětu: Žádost o [pracovní pozice] - [vaše celé jméno] Vážený náborový manažer, Chtěl bych vám oznámit, že jsem se nedávno ucházel o pozici [název pracovní pozice] v [název společnosti]. Tato pozice mě nadchla a ráda bych měla možnost zúčastnit se pohovoru.  Pokud budete potřebovat další informace z mé strany, dejte mi prosím vědět.  S pozdravem, [Vaše celé jméno]
Následný e-mail (po rozhovoru)	Řádek předmětu: Děkuji - [Název práce] Rozhovor Vážený [jméno vedoucího náboru], Ještě jednou děkujeme za možnost zúčastnit se pohovoru na pozici [název pracovní pozice]. Velmi si cením možnosti dozvědět se více o [název společnosti].  Dejte mi prosím vědět, pokud vám mohu poskytnout další informace. S pozdravem, [Vaše celé jméno]
Žádost o schůzku e-mailem	Řádek předmětu: Žádost o naplánování schůzky - [název projektu] Dobrý den [jméno příjemce], Rád bych si s vámi domluvil schůzku, na které bychom probrali [průběh projektu/klíčové body]. Byl byste k dispozici v [navrhovaný čas]?  Pokud ne, navrhněte, prosím, termín v nejbližší možné době. Děkujeme, [Vaše celé jméno]
Připomínací e-mail	Řádek předmětu: Připomínáme: [Projekt/úkol] Termín - [Datum] Ahoj [jméno příjemce], Toto je přátelská připomínka, že [projekt/úkol] je třeba splnit do [datum]. Pokud budete potřebovat další informace nebo podporu, dejte mi prosím vědět. S pozdravem, [Vaše celé jméno]
Žádost o informace E-mail	Řádek předmětu: Žádost o informace o [téma] Vážený [jméno příjemce], Mohli byste prosím poskytnout [klíčové informace] týkající se [projekt/téma]? Pomůže mi to pokročit s [konkrétní úkol]. Velmi bych ocenil vaše názory! Těšíme se na vaše odpovědi, [Vaše celé jméno]
Následný e-mail o navázání spolupráce	Řádek předmětu: Skvělé setkání na [název akce] Dobrý den [jméno příjemce], Bylo mi potěšením se s vámi setkat na [události]. Líbila se mi naše diskuse o [téma].  Dejte mi vědět, až budete mít čas na virtuální kávu nebo setkání, rádi bychom zůstali ve spojení! S pozdravem, [Vaše celé jméno]
Žádost o podporu e-mailem	Řádek předmětu: Žádost o technickou podporu - [problém] Vážený [tým podpory], Mám problém s [produkt/služba]. Problém nastává, když [stručně popište].  Mohli byste mi prosím co nejdříve pomoci? Děkujeme, [Vaše celé jméno]
Studený e-mail (prodej)	Řádek předmětu: Pomoc [název společnosti] zlepšit [konkrétní oblast] Vážený [jméno příjemce], Jmenuji se [Vaše jméno] a působím ve společnosti [Vaše společnost] a pomáháme firmám, jako je ta vaše, [dosáhnout konkrétních výsledků].  Byl byste ochoten si s námi zavolat a probrat to s námi? Těšíme se na vaše názory. Doufám, že si brzy promluvíme, [Vaše celé jméno]
Studený e-mail (spolupráce)	Řádek předmětu: Potenciální možnost spolupráce - [Vaše společnost/projekt] Ahoj [jméno příjemce], Narazil jsem na vaši práci na [platforma/projekt] a byl jsem opravdu ohromen. Myslím, že je tu pro nás velká příležitost spolupracovat na [konkrétní iniciativa].  Byli byste ochotni rychle zavolat a probrat své nápady? Vše nejlepší, [Vaše celé jméno]
Stížnost E-mail	Řádek předmětu: Potřebujeme pomoc - [Číslo problému #] Vážený [jméno příjemce], Píši vám, abych vyjádřil obavu ohledně [problém].  Navzdory předchozím pokusům o řešení problém přetrvává. Mohli byste prosím tuto záležitost eskalovat a poradit další kroky? S pozdravem, [Vaše celé jméno]
Žádost o zpětnou vazbu e-mailem	Řádek předmětu: Žádost o zpětnou vazbu - [projekt/úkol] Dobrý den [jméno příjemce], Pracuji na [projektu/úkolu] a velmi bych ocenil vaši zpětnou vazbu.  Rád si s vámi domluvím schůzku, pokud to bude nejjednodušší, dejte mi vědět, až budete mít volnou chvilku. Mnohokrát děkujeme, [Vaše celé jméno]
Úvodní e-mail (Nástup do nového zaměstnání)	Řádek předmětu: Těšíme se, až se připojíme k týmu - [Vaše jméno] Dobrý den, týme, Jsem nadšená, že mohu nastoupit do [název společnosti] na pozici [pracovní pozice].  Těším se na spolupráci s vámi všemi a na to, že budu moci přispět k [konkrétní cíl/projekt].  Kdykoli se na mě můžete obrátit, ráda se s vámi spojím u kávy. S pozdravem, [Vaše celé jméno]
Děkovný e-mail	Řádek předmětu: Děkujeme za vaši podporu Vážený [jméno příjemce], Chtěl jsem vám jen poděkovat za [konkrétní důvody, například za schůzku, poradenství, nabídku pomoci].  Opravdu si vážím vašeho času a podpory a těším se, že zůstaneme v kontaktu. Srdečné pozdravy, [Vaše celé jméno]
E-mail o přijetí nabídky	Řádek předmětu: Přijetí nabídky práce - [Vaše celé jméno] Vážený [jméno vedoucího náboru], S potěšením oficiálně přijímám nabídku na pozici [název pracovní pozice] v [název společnosti].  Těším se, že budu moci přispět k týmu a nastoupit [datum nástupu]. Ještě jednou děkuji za tuto příležitost, moc se na ni těším! S pozdravem, [Vaše celé jméno]
E-mail s odmítnutím nabídky	Řádek předmětu: Poděkování za nabídku práce - [Vaše celé jméno] Vážený [jméno vedoucího náboru], Děkuji za nabídku na pozici [název pracovní pozice] v [název společnosti].  Po pečlivém zvážení jsem se rozhodl nabídku odmítnout.  Opravdu si vážím této příležitosti, ale momentálně to pro mě není to pravé.  Přeji vám a vašemu týmu další úspěchy a doufám, že zůstaneme v kontaktu. S pozdravem, [Vaše celé jméno]
Aktualizace projektu e-mailem	Řádek předmětu: Aktualizace projektu - [název projektu] Dobrý den [jméno příjemce], Chtěl bych se s vámi podělit o aktuální informace o [název projektu].  Zatím jsme dokončili [milník 1] a jsme na cestě k [milník 2].  Dejte mi prosím vědět, pokud byste chtěli další podrobnosti nebo úpravy. Nejlepší, [Vaše celé jméno]
E-mailová pozvánka	Řádek předmětu: Jste zváni - [název akce/schůzky] Vážený [jméno příjemce], Jste zváni na [událost/setkání] dne [datum] v [čas].  Program jednání se bude týkat [klíčová témata v odrážkách].  Přihlaste se prosím do [termín]. Doufám, že se tam uvidíme! S pozdravem, [Vaše celé jméno]
Omluvný e-mail	Řádek předmětu: Omluva za [problém] Vážený [jméno příjemce], Chtěl bych se za [problém] upřímně omluvit. Přijímám plnou odpovědnost a podnikám kroky k tomu, aby se to již neopakovalo.  Děkujeme vám za pochopení a trpělivost. S pozdravem, [Vaše celé jméno]
Uvítací e-mail pro nové klienty	Řádek předmětu: Vítejte v [Vaše společnost] Dobrý den [jméno klienta], Vítejte na palubě! Jsme rádi, že s vámi můžeme začít spolupracovat na [projekt/služba].  Zde je několik užitečných zdrojů, které vám pomohou začít: [odkazy v odrážkách].  Neváhejte se na nás obrátit s jakýmikoliv dotazy. Vše nejlepší a brzy se ozvěte, [Vaše celé jméno]
Aktualizace interního týmu e-mailem	Řádek předmětu: Aktualizace týmu - [projekt/úkol] Dobrý den, týme, Přinášíme vám rychlou aktualizaci [projekt/úkol]: [Dokončený milník][Nadcházející úkol][Případné blokátory] Děkujeme za vaši tvrdou práci a pokračujme dál. Nejlepší, [Vaše celé jméno]
Žádost o referenci e-mailem	Řádek předmětu: Žádost o referenci - [Vaše jméno] Vážený [jméno příjemce], Doufám, že se vám daří dobře.  Ucházím se o [pracovní místo/program] a zajímalo by mě, zda byste mi mohl/a posloužit jako reference.  Opravdu si vážím vašeho pohledu na mé [dovednosti/zkušenosti].  Dejte mi prosím vědět, jestli jste tomu otevřeni. Předem vám děkuji a doufám, že si brzy promluvíme. S pozdravem, [Vaše celé jméno]

Profesionální tip: Po úpravě šablony ji spusťte pomocí nástroje Undetectable AI. AI Humanizer abyste se ujistili, že výsledný e-mail působí přirozeně a osobně.

Příklady profesních podpisů

Nyní, když je váš e-mail upraven a připraven k odeslání, je vhodné překontrolovat, zda podpis odpovídá tónu vašeho e-mailu.

Zde je několik příkladů formálních, neutrálních a přátelských (ale profesionálních) podpisů, ze kterých si můžete vybrat.

Profesionální e-mailové podpisy
Tón	Kdy použít	Příklady
Formální	Pro žádosti o zaměstnání, motivační dopisy, personalisty a vedoucí pracovníky.	S úctou, s respektem, s pozdravem, s uznáním,
Neutrální	Pro kolegy, klienty a většinu profesních situací	S pozdravem,S pozdravem,Děkuji,S díky,
Přátelské a neformální	Pro kolegy v týmu, probíhající projekty a interní aktualizace	Best,Warm regards,Many thanks,Talk soon,

Neváhejte a podívejte se na náš detektor umělé inteligence a humanizér ve widgetu níže!

Závěrečný podpis

V profesionálních e-mailech jde nakonec především o spojení.

A v mnoha případech může schopnost poslat profesionální e-mail rozhodnout o tom, zda se zúčastníte pohovoru, uzavřete obchod nebo vás prostě budou v práci brát vážně.

Až budete příště potřebovat poslat profesionální e-mail, snažte se nad tím příliš nepřemýšlet.

Vezměte si šablonu (nebo si vytvořte vlastní pomocí generátoru e-mailů Undetectable AI), vylepšete ji pomocí nástroje AI Humanizer, aby zněla přirozeně a autenticky, a s důvěrou stiskněte tlačítko odeslat.

Začněte používat Nezjistitelná AI dnes psát e-maily, které navazují kontakt a konvertují.