Πώς να ακυρώσετε μια συνέντευξη (με παραδείγματα & πρότυπα email)

Το κυνήγι εργασίας δεν είναι ποτέ εύκολο.

Συνοδεύεται από μια αυστηρή διαδικασία, η οποία περιλαμβάνει την ατελείωτη υποβολή αιτήσεων και τη συνεχή αναθεώρηση των συνοδευτικών επιστολών για τις ευκαιρίες απασχόλησης.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η ύπαρξη πολλαπλών προγραμματισμένων συνεντεύξεων σας δίνει μια αίσθηση ικανοποίησης. 

Ωστόσο, η ζωή παίρνει απροσδόκητες τροπές που διαφέρουν από τα αρχικά μας σχέδια.

Είναι αποδεκτό να ακυρώσετε μια συνέντευξη υπό την προϋπόθεση ότι τη διεξάγετε σωστά.

Η επαγγελματική ακύρωση μιας συνέντευξης εξοικονομεί χρόνο για όλους και διατηρεί σχέσεις εργασίας με σεβασμό για πιθανές μελλοντικές χρήσεις.

Αυτό το άρθρο καθοδηγεί τους κυνηγούς εργασίας μέσω των κατάλληλων μεθόδων ακύρωσης συνέντευξης, προσφέροντας πρακτικά παραδείγματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πότε πρέπει να ακυρώσετε μια συνέντευξη

Οι άνθρωποι πρέπει να σταθμίζουν όλους τους παράγοντες όταν αποφασίζουν αν θα αποσυρθούν από προγραμματισμένες συνεντεύξεις.

Η τήρηση των προγραμματισμένων δεσμεύσεων παραμένει η σύμβαση, αλλά έγκυρες περιστάσεις μπορεί να δικαιολογήσουν την ακύρωση των ραντεβού για τη μέγιστη επαγγελματική συμπεριφορά.

Η αξιολόγησή σας για τις προσωπικές καταστάσεις πρέπει να είναι ακριβής και πρέπει να αναλύσετε τις πιθανές επιπτώσεις στην επαγγελματική σας πορεία και στον οργανισμό που διεξάγει τη συνέντευξη. 

Αποδεκτοί λόγοι για την ακύρωση μιας συνέντευξης

Η ζωή συμβαίνει και οι εργοδότες κατανοούν ότι μερικές φορές οι ακυρώσεις είναι αναπόφευκτες.

Ακολουθούν νόμιμοι λόγοι για την ακύρωση μιας συνέντευξης:

• Αποδοχή άλλης προσφοράς εργασίας: Λάβατε και αποδεχθήκατε μια προσφορά από άλλη εταιρεία που ανταποκρίνεται καλύτερα στους επαγγελματικούς σας στόχους. Αυτό είναι απολύτως αποδεκτό, καθώς οι εργοδότες κατανοούν ότι πιθανότατα παίρνετε συνεντεύξεις από πολλούς οργανισμούς.

• Ιατρικά επείγοντα περιστατικά: Αιφνίδια ασθένεια ή οικογενειακά ιατρικά επείγοντα περιστατικά αποτελούν βάσιμους λόγους ακύρωσης. Κανένας εργοδότης δεν θέλει άρρωστος υποψήφιος να έρχεστε στο γραφείο ή να προσπαθείτε να αποδώσετε καλά κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης ενώ δεν είστε καλά.

• Προσωπικά επείγοντα περιστατικά: Η απώλεια ενός αγαπημένου προσώπου ή ένα επικίνδυνο περιστατικό στον οικογενειακό σας κύκλο μπορεί να θεωρηθεί νόμιμος λόγος για την αναβολή ή την κατάργηση της συνέντευξης.

• Αντιστοιχία ρόλων: Εάν, μετά από πρόσθετη έρευνα, η θέση εργασίας έχει συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που είναι αταίριαστο με τον επιθυμητό ρόλο σας όσον αφορά τα καθήκοντα, τα οικονομικά στοιχεία και την εργασιακή κουλτούρα, η σωστή ενέργεια είναι η ακύρωση, καθώς εξοικονομείται χρόνος για όλους τους εμπλεκόμενους.

Πότε η ακύρωση μιας συνέντευξης δεν είναι καλή ιδέα

Ενώ υπάρχουν πραγματικές αιτίες για την ακύρωση μιας συνέντευξης, οι παρακάτω καταστάσεις δεν αποτελούν λόγους ακύρωσης της συνέντευξής σας:

• Μικρές συγκρούσεις χρονοδιαγράμματος: Εάν προκύψει μια μικρή σύγκρουση με το πρόγραμμα, θα πρέπει να αλλάξετε τις άλλες υποχρεώσεις σας αντί να ακυρώσετε τη συνέντευξη.

• Άγχος συνέντευξης: Ένα μέτριο επίπεδο νευρικότητας που σχετίζεται με τη συνέντευξη δεν δικαιολογεί την ακύρωση, διότι είναι μια φυσιολογική αντίδραση. Το να ξεπεράσετε την ανησυχία σας συνήθως έχει ως αποτέλεσμα ουσιαστική ανάπτυξη.

• Καιρικές ανησυχίες: Οι καιρικές προειδοποιήσεις πρέπει να είναι κρίσιμες για να ακυρωθεί ένα ραντεβού για συνέντευξη, αλλά οι συνήθεις καιρικές διαταραχές δεν πρέπει να επιβάλλουν αναβολή. Αντιθέτως, προγραμματίστε και φύγετε νωρίς.

• Καλύτερη προσφορά της τελευταίας στιγμής: Εάν λάβετε μια άλλη πιο ελκυστική πρόταση συνέντευξης, είναι γενικά προτιμότερο να παρευρεθείτε και στις δύο, εκτός εάν έχετε ήδη αποδεχτεί μια άλλη θέση.

Πώς να ακυρώσετε μια συνέντευξη επαγγελματικά (Βήμα προς Βήμα)

Αλλαγές στις προγραμματισμένες δραστηριότητες ενδέχεται να σας αναγκάσουν να ακυρώσετε τις προγραμματισμένες συνεντεύξεις σας.

Ο ακόλουθος οδηγός παρέχει λεπτομερείς οδηγίες για διαδικασίες ακύρωσης που μπορούν να διαφυλάξουν τις επαγγελματικές σχέσεις:

Βήμα 1: Ακυρώστε το συντομότερο δυνατό

Το πρώτο βήμα περιλαμβάνει την ακύρωση το συντομότερο δυνατό.

Η χρονική στιγμή της απόφασης ακύρωσης της συνέντευξής σας αναδεικνύεται σε κρίσιμο παράγοντα μετά τη λήψη της απόφασης.

Η έγκαιρη ενημέρωση του διευθυντή προσλήψεων δημιουργεί επαγγελματική εντύπωση και ελαχιστοποιεί τη διακοπή των δραστηριοτήτων πρόσληψης.

Η κοινοποίηση της ακύρωσής σας στον εργοδότη αυθημερόν είναι μια καλύτερη εναλλακτική λύση σε σχέση με τις ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής και την ολική μη συμμετοχή.

Να θυμάστε ότι οι διευθυντές προσλήψεων και οι υπεύθυνοι προσλήψεων έχουν αφιερώσει σημαντικό χρόνο στις συνεντεύξεις, από την προετοιμασία έως την αξιολόγηση.

Βήμα 2: Επιλέξτε την καλύτερη μέθοδο ειδοποίησης του εργοδότη

Το επόμενο βήμα θα πρέπει να περιλαμβάνει την επιλογή της κατάλληλης μεθόδου για την ενημέρωση του εργοδότη σχετικά με την ακύρωση.

Πρέπει να επιλέξετε τη σωστή πλατφόρμα επικοινωνίας όταν κοινοποιείτε μια ακύρωση.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το προτιμώμενο μέσο επικοινωνίας επειδή το μήνυμα παραμένει διαφανές για μελλοντική αναφορά σε περίπτωση που ο υπεύθυνος προσλήψεων χρειαστεί να επιβεβαιώσει πότε μπορεί να παρευρεθεί. 

Θα πρέπει να κάνετε ένα τηλεφώνημα για επείγουσες ακυρώσεις, καθώς αυτή η προσέγγιση δείχνει μεγαλύτερο σεβασμό στο χρόνο του συνεντευκτή.

Χρήση τηλεφωνικής επικοινωνίας με παρακολούθηση μέσω email είναι ζωτικής σημασίας σε επείγουσες καταστάσεις για να εγγυηθείτε ότι το μήνυμά σας θα φτάσει στον παραλήπτη και θα δημιουργήσει μια επίσημη καταγραφή.

Βήμα 3: Κρατήστε το μήνυμά σας σύντομο, σαφές και ευγενικό

Κατά τη σύνταξη του μηνύματος ακύρωσής σας, επικεντρωθείτε στο να είστε περιεκτικοί, διατηρώντας παράλληλα τον επαγγελματισμό σας.

Το μήνυμά σας πρέπει να γνωστοποιεί ότι ακυρώνετε και ενδεχομένως να παρέχει πληροφορίες σχετικά με το πλαίσιο. Επιπλέον, δείξτε την εκτίμησή σας για την ευκαιρία που σας δόθηκε. 

Παρουσιάστε την εξήγησή σας απλά και χρησιμοποιήστε μόνο τα ουσιώδη γεγονότα σχετικά με την κατάστασή σας.

Βεβαιωθείτε ότι είναι ειλικρινείς και άμεσοι, διότι αυτή είναι η βέλτιστη μέθοδος επικοινωνίας σας.

Παραδεχτείτε την αναστάτωση που δημιουργεί η ακύρωσή σας στον παραλήπτη, ακολουθούμενη από μια επαγγελματική συγγνώμη.

Βήμα 4: Διορθώστε πριν στείλετε το email σας

Διαβάζετε το email σας πριν το στείλετε.

Ελέγξτε το μήνυμά σας για τη σωστή ορθογραφία των ονομάτων και των τίτλων και επαληθεύστε τον επαγγελματικό τόνο κατά τη διάρκεια αυτής της αναθεώρησης, ενώ βεβαιωθείτε ότι η γραμματική σας είναι σωστή.

Το μήνυμά σας θα πρέπει να περιέχει ένα σαφές θέμα και όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες.

Μια τελική αξιολόγηση βοηθά στη διατήρηση μιας επαγγελματικής εμφάνισης στην επικοινωνία σας, παρά τη μετάδοση ενδεχομένως απογοητευτικών πληροφοριών.

Καλύτερα πρότυπα email για την ακύρωση μιας συνέντευξης

Ακολουθούν μερικά από τα καλύτερα πρότυπα email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ακυρώσετε μια συνέντευξη:

Υπόδειγμα 1: Ακύρωση λόγω αποδοχής άλλης προσφοράς

Θέμα: Ακύρωση συνέντευξης - [Όνομα] - [Θέση]

Αγαπητέ [Όνομα συνεντευκτή],

Ελπίζω η αλληλογραφία αυτή να σας φτάσει με υγεία. Σας γράφω για να αποσύρω τη συνέντευξη της [Θέση] από την προγραμματισμένη συνάντησή μας στις [ημερομηνία και ώρα].

Αποδέχθηκα μια θέση σε άλλη εταιρεία, γεγονός που μου επέβαλε να βγάλω την αίτησή μου από τον οργανισμό σας. Είμαι ευγνώμων στην [Όνομα Εταιρείας] για την εξέταση της θέσης και ζητώ συγγνώμη για τυχόν διαταραχές της συνέντευξης που προκλήθηκαν από την απόφασή μου να ενταχθώ σε άλλη εταιρεία.

Εκτιμώ την αποδοχή αυτού του αιτήματος.

Με τους καλύτερους χαιρετισμούς,

[Το όνομά σας]

Υπόδειγμα 2: Ακύρωση λόγω έκτακτης ανάγκης

Θέμα: Θέμα: Επείγον: Ακύρωση συνέντευξης - [Όνομα]

Αγαπητέ [Όνομα συνεντευκτή],

Γράφω για την επικείμενη συνέντευξη που έχει προγραμματιστεί για [ημερομηνία και ώρα]. Μια απροσδόκητη έκτακτη ανάγκη με ανάγκασε να ακυρώσω την προγραμματισμένη συνάντησή μας, η οποία είχε αρχικά προγραμματιστεί για [ημερομηνία και ώρα]. 

Λόγω της σύντομης ειδοποίησης και των πιθανών επιπλοκών, σας ζητώ συγγνώμη. Θα εκτιμούσα ιδιαίτερα οποιαδήποτε ευκαιρία να επαναπρογραμματίσω αυτή τη συνάντηση συνέντευξης σε διαφορετική ώρα.

Με τους καλύτερους χαιρετισμούς,

[Το όνομά σας]

Υπόδειγμα 3: Ακύρωση για επαναπρογραμματισμό

Θέμα: Αίτηση για αναβολή της συνέντευξης- [Όνομα]

Γεια σας [Όνομα συνεντευκτή],

Θέλω να τροποποιήσω την επικείμενη συνέντευξη για [Ημερομηνία και ώρα].

Γράφω για να τροποποιήσω την επικείμενη συνέντευξη για [Ημερομηνία και ώρα]. Η πρόσφατη ασθένειά μου έχει γίνει τόσο σοβαρή που πρέπει να παραλείψω την προγραμματισμένη συνέντευξη για δουλειά. Ζητώ βαθύτατα συγγνώμη για τη δημιουργία μιας τέτοιας επιβάρυνσης. 

Στην [Εταιρεία], θέλω να ενταχθώ στην ομάδα ως [Θέση], παραμένοντας προσαρμόσιμος στις βάρδιες. Αυτή η επερχόμενη [Ημέρα] θα με βοηθήσει να προετοιμαστώ καλύτερα για τη συνέντευξη, οπότε σκοπεύω να επαναπρογραμματίσω το ραντεβού μου μετά από αυτή την εβδομάδα, αν η εταιρεία επιτρέπει ευελιξία στον προγραμματισμό. Η υποστήριξή σας έχει σημαντική αξία για μένα, γι' αυτό ανυπομονώ να λάβω νέα σας.

Το καλύτερο,

[Το όνομά σας]

Τι να κάνετε μετά την ακύρωση μιας συνέντευξης

Ακολουθούν συμβουλές για το τι πρέπει να κάνετε μετά την ακύρωση μιας συνέντευξης:

Αν θέλετε να εξακολουθήσετε να εργάζεστε στην εταιρεία στο μέλλον

Εάν το θέμα είναι οι χρονικοί περιορισμοί και η αναντιστοιχία ρόλων, ενημερώστε τον υπεύθυνο πρόσληψης, δείχνοντας παράλληλα συνεχές ενδιαφέρον για τις μελλοντικές θέσεις που είναι διαθέσιμες στον οργανισμό.

Ένα αίτημα σύνδεσης μέσω του LinkedIn σας επιτρέπει να επικοινωνήσετε με το προσωπικό προσλήψεων ή τους διευθυντές προσλήψεων για να δείξετε σοβαρό ενδιαφέρον για συνεχή επαγγελματική συνεργασία.

Το ακόλουθο αίτημα στο LinkedIn δείχνει έναν τρόπο διατύπωσης του μηνύματός σας:

Αγαπητή [Όνομα],

Πρόσφατα αναγκάστηκα να ακυρώσω τη συνέντευξή μας για τη [θέση] στην [εταιρεία], αλλά εξακολουθώ να ενδιαφέρομαι πολύ για μελλοντικές ευκαιρίες. Θα ήθελα να παραμείνω συνδεδεμένος και να παρακολουθώ την ανάπτυξη και τα επιτεύγματα της [Εταιρεία].

Με τους καλύτερους χαιρετισμούς,

[Το όνομά σας]

Παρακολουθήστε τις ενημερώσεις των αγγελιών για θέσεις εργασίας από την Εταιρεία και, στη συνέχεια, περιμένετε τουλάχιστον τρεις μήνες προτού συνεχίσετε την αίτησή σας, για να επιδείξετε σεβασμό στις διαδικασίες πρόσληψής τους.

Εάν δεν σας ενδιαφέρει πλέον ο ρόλος

Σχετικά με το πώς να ακυρώσετε μια συνέντευξη που δεν σας ενδιαφέρει πλέον, επικεντρωθείτε στη διατήρηση του επαγγελματισμού σας και να είστε ειλικρινείς σχετικά με την απόφασή σας.

Ευχαριστήστε τον εργοδότη για το χρόνο και την προσοχή του και, αν σας ζητηθεί, δώστε σύντομη, εποικοδομητική ανατροφοδότηση.

Παρόλο που μπορεί να μην ενδιαφέρεστε για τον συγκεκριμένο ρόλο, αποφύγετε να ρίξετε γέφυρες - ποτέ δεν ξέρετε πότε οι δρόμοι σας μπορεί να ξανασυναντηθούν. 

Σκεφτείτε να στείλετε ένα σύντομο ευχαριστήριο σημείωμα σε όποιον αφιέρωσε χρόνο μαζί σας κατά τη διάρκεια της διαδικασίας και βεβαιωθείτε ότι έχετε αφαιρέσει την εταιρεία από την ενεργή παρακολούθηση των αιτήσεων σας για να παραμείνετε οργανωμένοι.

Πώς να μείνετε οργανωμένοι & να αποφύγετε τις ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής

Με το Undetectable AI, μπορείτε να παρακολουθείτε τις αιτήσεις σας και να αποφεύγετε τις ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής.

Ακούστε πώς μπορείτε να το κάνετε:

Χρησιμοποιήστε το Auto Applier για να διαχειριστείτε τις εφαρμογές σας

Αυτόματη εφαρμογή μη ανιχνεύσιμης AI μπορεί να διαχειρίζεται και να παρακολουθεί τις αιτήσεις εργασίας σας, εξασφαλίζοντας ότι δεν θα υπάρχουν καθόλου ή ελάχιστες συγκρούσεις στον προγραμματισμό!

Το ισχυρό σύστημα διαχείρισης αιτήσεων που διαθέτουμε συμβάλλει στον εξορθολογισμό της διαδικασίας αναζήτησης εργασίας με διάφορους τρόπους: 

• Κεντρική παρακολούθηση αιτήσεων: Θα πρέπει να διατηρείτε μία κεντρική βάση δεδομένων για τις αιτήσεις εργασίας, τις πληροφορίες κατάστασης και τα αρχεία ημερομηνίας συνέντευξης. Διατηρήστε πλήρη επίγνωση όλων των αιτήσεων καθώς και των ημερομηνιών ραντεβού τους για συνέντευξη.

• Αυτοματοποιημένες ενημερώσεις κατάστασης: Το σύστημα παρέχει άμεσες ενημερώσεις σχετικά με τις πληροφορίες σχετικά με την προθεσμία και τις λεπτομέρειες προγραμματισμού των συνεντεύξεων με πρόσθετες οδηγίες παρακολούθησης. Η χρήση της λειτουργίας προγραμματισμού θα διευκολύνει τις ευθύνες σας για την αναζήτηση εργασίας εξαλείφοντας την ανάγκη για χειροκίνητες εργασίες παρακολούθησης.

• Διαχείριση εγγράφων: Το σύστημα επιτρέπει στους χρήστες να αποθηκεύουν και να οργανώνουν ολόκληρη την τεκμηρίωση της αναζήτησης εργασίας τους σε μία ασφαλή τοποθεσία, μαζί με πολλαπλές εκδόσεις βιογραφικών σημειωμάτων, συνοδευτικές επιστολές, και περιεχόμενο προετοιμασίας για συνέντευξη.

• Ανάλυση εφαρμογών: Η πλατφόρμα παρέχει ολοκληρωμένες πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα της αίτησής σας, στατιστικά στοιχεία για την επιτυχία της συνέντευξης και τη χρονική διάρκεια των απαντήσεων της εταιρείας.

• Ενσωμάτωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Η ενσωμάτωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιτρέπει στους χρήστες να συνδέουν τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους για αυτόματη καταγραφή εγγράφων και συστηματική οργάνωση της επικοινωνίας για την εργασία με μηνύματα δυνητικών εργοδοτών.

Βελτιστοποιήστε το βιογραφικό σας

Με την Δημιουργός βιογραφικού σημειώματος, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε το βιογραφικό σας σημείωμα για να αυξήσετε τις πιθανότητές σας να βρείτε τη σωστή θέση εργασίας νωρίτερα!

Η προηγμένη εφαρμογή Resume Builder προσφέρει ολοκληρωμένες δυνατότητες για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα επιτυχημένο βιογραφικό σημείωμα:

• Πρότυπα φιλικά προς το ATS: Επιλέξτε ανάμεσα σε δεκάδες επαγγελματικά σχεδιασμένα πρότυπα, βελτιστοποιημένα για συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων, διασφαλίζοντας ότι το βιογραφικό σας περνάει από αυτοματοποιημένους ελέγχους.

• Λέξεις-κλειδιά ειδικού κλάδου: Αποκτήστε πρόσβαση στη βάση δεδομένων μας με λέξεις-κλειδιά και φράσεις ειδικού κλάδου που αναζητούν οι υπεύθυνοι προσλήψεων. Προτείνουμε αυτόματα τους πιο σχετικούς όρους για τον τομέα σας.

• Προσαρμοσμένες επιλογές μορφοποίησης: Το εργαλείο επιτρέπει στους χρήστες να προσαρμόζουν πρότυπα παρουσίασης κειμένου που παραμένουν επαγγελματικά σε όλες τις συσκευές και πλατφόρμες.

• Έλεγχος εκδόσεων: Ο έλεγχος εκδόσεων εντός της πλατφόρμας επιτρέπει στους χρήστες να αναπτύσσουν και να διατηρούν διάφορες εκδόσεις βιογραφικών σημειωμάτων που καλύπτουν διαφορετικούς τύπους καριέρας και τομείς εργασίας, επιτρέποντάς τους να προσαρμόζουν εύκολα τις εφαρμογές τους με βάση συγκεκριμένες ευκαιρίες.

• Ενσωμάτωση της αναθεώρησης εμπειρογνωμόνων: Οι επαγγελματίες κριτές βιογραφικών σημειωμάτων που βοηθούν με ανατροφοδότηση από ειδικούς είναι προσβάσιμοι για την παροχή εξατομικευμένων συμβουλών σχετικά με τις βελτιώσεις βιογραφικών σημειωμάτων.

Ο συνδυασμός αυτών των ισχυρών εργαλείων επιτρέπει στους υποψηφίους να παρουσιάζονται ως κατάλληλοι υποψήφιοι και να χειρίζονται καλύτερα τις διαδικασίες αναζήτησης εργασίας, ελαχιστοποιώντας τα προβλήματα προγραμματισμού κατά τη διάρκεια των συνεντεύξεων.

ΣΥΧΝΈΣ ΕΡΩΤΉΣΕΙΣ

Συμπέρασμα

Οι υπεύθυνοι προσλήψεων θεωρούν τις ακυρώσεις συνεντεύξεων ως γεγονότα ρουτίνας που δεν τους ανησυχούν, παρόλο που είναι μεγάλη υπόθεση για πολλούς υποψηφίους.

Αποφύγετε την περαιτέρω ανάλυση της κατάστασης και εκφράστε απλώς την ειλικρίνειά σας όταν ακυρώνετε ένα ραντεβού για συνέντευξη.

Ωστόσο, αν δυσκολεύεστε να βρείτε τις σωστές λέξεις για το email ακύρωσης, εγγραφείτε στο Μη ανιχνεύσιμο AI για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο email που θα σας βοηθήσει να ακυρώσετε μια συνέντευξη με έναν υπεύθυνο προσλήψεων.