Πώς να συστηθείτε σε ένα email (+Παραδείγματα)

Ο καλύτερος τρόπος για να σκεφτείτε το email αυτοπαρουσίασής σας είναι σαν μια ψηφιακή χειραψία. Θα πρέπει να είναι σύντομο, θα πρέπει να έχει αυτοπεποίθηση και, κυρίως, θα πρέπει να κάνει καλή πρώτη εντύπωση. 

Ωστόσο, γνωρίζοντας τι είναι ένα καλό εισαγωγικό email και στην πραγματικότητα το να μπορείς να γράψεις ένα είναι δύο εντελώς διαφορετικά πράγματα.

Γι' αυτό, σε αυτόν τον οδηγό, μοιραζόμαστε όλα όσα πρέπει να ξέρετε για το πώς να συστηθείτε σε ένα email... ώστε να λάβετε πραγματικά την απάντηση που ζητάτε.


Βασικά συμπεράσματα

  • Σκεφτείτε πριν γράψετε! Μπορείτε να γράψετε ένα καλύτερο email όταν έχετε σαφή αντίληψη για το τι γράφετε και σε ποιον γράφετε. 

  • Αντιμετωπίστε τη γραμμή θέματος σαν την κύρια επικεφαλίδα. Θα πρέπει να είναι σύντομη, σαφής και ενδιαφέρουσα. 

  • Μην μιλάτε πολύ για τον εαυτό σας. Τα καλύτερα εισαγωγικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γράφονται για να συνδεθείτε με τον παραλήπτη σας, όχι για να προωθήσετε τον εαυτό σας. 

  • Τα γενικά, copy/paste μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εύκολο να εντοπιστούν στη φύση, για να μην αναφέρουμε ότι αγνοούνται. Είναι καλό να χρησιμοποιείτε ένα πρότυπο, αλλά φροντίστε να εξατομικεύσετε το email σας στο κοινό σας.


Όταν χρειάζεστε ένα email αυτοπαρουσίασης

Υπάρχουν πολλές φορές στη ζωή σας που θα χρειαστεί να συστηθείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 

Όχι, το να γράφεις εισαγωγικά email δεν είναι διασκεδαστικό. Και όχι, μπορεί να μην λάβετε απάντηση.

Αλλά πρέπει να το κάνετε αν θέλετε να κάνετε επαφές και να ανοίξετε τον εαυτό σας σε νέες ευκαιρίες. 

Μην ανησυχείτε ποτέ ξανά για την τεχνητή νοημοσύνη που ανιχνεύει τα κείμενά σας. Undetectable AI Μπορεί να σας βοηθήσει:

  • Κάντε το γραπτό σας με υποστήριξη AI να εμφανιστεί ανθρωποειδής.
  • Παράκαμψη όλα τα κύρια εργαλεία ανίχνευσης AI με ένα μόνο κλικ.
  • Χρήση AI με ασφάλεια και με αυτοπεποίθηση στο σχολείο και στην εργασία.
Δοκιμάστε ΔΩΡΕΑΝ

Ακολουθούν μερικά σενάρια όπου ένα καλό email αυτοπαρουσίασης είναι χρήσιμο: 

  • Υποβολή αίτησης για εργασία
  • Ζητώντας κάτι 
  • Σύνδεση με δυνητικό πελάτη 
  • Συνέχεια μετά από μια εκδήλωση 
  • Παρουσίαση μιας ιδέας 

Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, το εισαγωγικό σας email είναι το σημείο εκκίνησης για μια ουσιαστική σύνδεση.

Επομένως, είναι σημαντικό να το πετύχετε!

Πριν γράψετε: Γνωρίστε το σκοπό και το κοινό σας

Αν αισθάνεστε λίγο φοβισμένοι και δεν ξέρετε πώς να συστηθείτε σε ένα email σε κάποιον που δεν έχετε γνωρίσει ποτέ, αυτό είναι το κατάλληλο μέρος για να ξεκινήσετε.  

Πρώτον, ξεκαθαρίστε: 

  1. Σε ποιον γράφετε
  2. Τι θέλετε να αποκομίσετε από τη σύνδεση

Αν δεν προσπαθήσετε συνειδητά να σκεφτείτε αυτά τα δύο σημεία, είναι πιο πιθανό να γράψετε ένα email που θα αγνοηθεί εντελώς. 

Ξεκινήστε ρωτώντας τον εαυτό σας: Τι προσπαθώ να πετύχω με αυτό το email;

Η απάντηση σε αυτή την ερώτηση θα καθοδηγήσει τον τόνο σας, το επίπεδο λεπτομέρειας στο email σας και τον τρόπο με τον οποίο θα τοποθετηθείτε. 

Στη συνέχεια, κάντε μια έρευνα σχετικά με το σε ποιον στέλνετε το email σας.

Η κατανόηση του ρόλου τους, του τρόπου επικοινωνίας τους, ακόμη και των σημερινών προτεραιοτήτων τους, μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα email που πραγματικά θα προσέξουν.

Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης προβληματισμού και έρευνας, αξίζει να χρησιμοποιήσετε ένα chatbot τεχνητής νοημοσύνης (όπως το δικό μας Συνομιλία AI) για καταιγισμό ιδεών.

Αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να σας δώσει επίσης κάποιες διαφορετικές οπτικές γωνίες που μπορεί να μην είχατε σκεφτεί. 

Για παράδειγμα, εδώ είναι μερικές ιδέες (και βέλτιστες πρακτικές) για να παρουσιάσετε μια ιδέα σε έναν δημοσιογράφο τεχνολογίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μια γρήγορη αναζήτηση όπως αυτή μπορεί να σας βοηθήσει να στείλετε ένα email που είναι πιο προσωπικό και σχετικό με τον παραλήπτη σας.

Συμβουλές γραμμής θέματος

Η γραμμή θέματος είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης σας. Και σε πολλές περιπτώσεις, καθορίζει το αν ένα email θα ανοίξει εξαρχής.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για το τι πρέπει να επιδιώκεται. 

Παραδείγματα γραμμής θέματος
Αντί για αυτό...Δοκιμάστε αυτό!
Αίτηση εργασίας[Το όνομά σας] / Αίτηση για [Θέση εργασίας]
Σχετικά με εμέναΈνα γρήγορο γεια από τον [Όνομα] στην [Εταιρεία]
ΠαρακολούθησηΣυνέχεια μετά από [όνομα εκδήλωσης] / [Όνομα]

Προσπαθήστε να σκέφτεστε τη γραμμή θέματος σαν να είναι ένας τίτλος για το email σας. Θα πρέπει να τραβήξει την προσοχή. Αλλά θα πρέπει επίσης να δίνει μια μικρή προεπισκόπηση του λόγου για τον οποίο επικοινωνείτε. 

Πώς να ξεκινήσετε το email

Αν δεν είστε σίγουροι πώς να συστηθείτε επίσημα σε ένα email, αυτή η ενότητα είναι για εσάς. 

Εμπειρογνώμονες στο Πράγματι προτείνουμε έναν εξατομικευμένο χαιρετισμό, φροντίζοντας να ταιριάζει με το επίπεδο επισημότητας που αρμόζει στον παραλήπτη σας. 

Οι συνήθεις χαιρετισμοί για επαγγελματικές ή άγνωστες επαφές περιλαμβάνουν:  

  • Αγαπητέ [Όνομα] [Επώνυμο]
  • Αξιότιμε κύριε/κυρία/κυρίες [Επώνυμο]
  • Γεια σας [Όνομα]
  • Χαιρετισμούς
  • Καλημέρα/απόγευμα

Για πιο περιστασιακές ή οικείες επαφές, αυτοί οι χαιρετισμοί λειτουργούν επίσης: 

  • Γεια σας [Όνομα]
  • Γεια σου [Όνομα]
  • Γεια σας [Όνομα], ελπίζω να έχετε μια υπέροχη εβδομάδα/σαββατοκύριακο!

Μετά τον χαιρετισμό σας, φροντίστε να πείτε το όνομά σας και αμέσως μετά να αναφέρετε τον λόγο για τον οποίο επικοινωνείτε.

Αυτό βοηθά τον αναγνώστη σας να κατανοήσει γρήγορα το πλαίσιο και κάνει το email σας να φαίνεται σκόπιμο. 

Συμβουλή επαγγελματία: Δεν αφορά μόνο εσάς. Φροντίστε να αναφέρεστε σε κάτι συγκεκριμένο για την εργασία ή το έργο του παραλήπτη σας. Αυτό τους δείχνει ότι έχετε διαβάσει τα μαθήματά σας. Και λίγη κολακεία (αρκεί να είναι γνήσια) δεν βλάπτει ποτέ. 

Η παράγραφος αυτο-εισαγωγής

Μετά τον χαιρετισμό σας, ήρθε η ώρα να συστηθείτε. 

Σε αυτό το τμήμα, είναι σημαντικό να είστε σαφείς και περιεκτικοί. Ναι, μπορείτε να πείτε λίγα πράγματα για τον εαυτό σας (είναι είναι μια εισαγωγή τελικά).

Αλλά κανείς δεν θέλει να διαβάσει ολόκληρη την ιστορία της ζωής σας. 

Ξεκινήστε με τα βασικά: τον τρέχοντα ρόλο σας (ή αυτό που σπουδάζετε), τι κάνετε και πώς αυτό συνδέεται άμεσα με τα ενδιαφέροντα του παραλήπτη σας. 

Η εστίαση πρέπει να μετατοπιστεί από το "να ποιος είμαι εγώ" στο "να γιατί αυτό έχει σημασία για εσάς". 

Προσπαθήστε να περιορίσετε αυτό το τμήμα σε τρεις έως τέσσερις προτάσεις το πολύ.

Θα πρέπει να δώσετε αρκετό περιεχόμενο ώστε ο παραλήπτης σας να καταλάβει ποιος είστε, αλλά οι πληροφορίες δεν θα πρέπει να είναι συντριπτικές. 

Αν έχετε τα βασικά στοιχεία για το τι θέλετε να πείτε, αλλά πρέπει να τα περιτύλιξετε σε 3-4 ωραίες προτάσεις, αξίζει να χρησιμοποιήσετε την ΤΝ.

Για παράδειγμα, το Συνομιλία AI εργαλείο μπορεί να δημιουργήσει μια εξατομικευμένη εισαγωγική παράγραφο με βάση την κατάσταση/το ρόλο σας, το τι θέλετε να επιτύχετε με το email σας και σε ποιον στέλνετε το email σας. 

Σώμα του email

Το σώμα του email σας είναι το σημείο όπου ξεπερνάτε τη βασική εισαγωγή και δίνετε κάποιο πλαίσιο. Είναι επίσης το σημείο όπου ζητάτε αυτό που θέλετε.

Είναι συνάντηση; Συνέντευξη; Συμβουλή; Ό,τι κι αν είναι, βεβαιωθείτε ότι βρίσκεται κάπου στο σώμα, κατά προτίμηση προς το τέλος. 

Οι ειδικοί σταδιοδρομίας του Χάρβαρντ συνιστούν επίσης αποφυγή υπερφόρτωσης αυτό το τμήμα με πάρα πολλές πληροφορίες. Αφήστε όλες τις λεπτομέρειες για μια συζήτηση που θα ακολουθήσει.

Ο στόχος εδώ είναι να προκαλέσετε το ενδιαφέρον του παραλήπτη σας αρκετά ώστε να σας απαντήσει. 

Ολοκλήρωση του email με επαγγελματικό τρόπο

Τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, θα πρέπει να κλείσετε το email με μια υπογραφή. Αυτό θα πρέπει να είναι σαφές και ευγενικό, ενώ παράλληλα θα πρέπει να καθοδηγεί τον παραλήπτη προς το επόμενο βήμα. 

Για παράδειγμα, αν ζητάτε μια συνάντηση, προτείνετε ένα χρονοδιάγραμμα. Αν ζητάτε πληροφορίες, ενημερώστε τους για τον καλύτερο τρόπο να μοιραστούν τις πληροφορίες αυτές μαζί σας (ή προσφέρετε μια ώρα για να μιλήσετε στο τηλέφωνο).

Είναι πολύ σημαντικό εδώ να αποφύγετε αόριστες καταλήξεις όπως "αφήστε με να ξέρω τι σκέφτεστε" ή "ανυπομονώ να σας ακούσω". 

Τέλος, συμπεριλάβετε πάντα τα στοιχεία επικοινωνίας σας και μια γνήσια έκφραση εκτίμησης για το χρόνο τους. Είναι επίσης καλή ιδέα να κλείσετε με μια φιλική νότα όπως "καλό απόγευμα", ακολουθούμενη από "με εκτίμηση, [Όνομα]. 

Θέλετε η υπογραφή σας να είναι επαγγελματική αλλά και προσωπική και φιλική, ώστε ο παραλήπτης σας να αισθάνεται θετικά για εσάς και να νιώθει αρκετά άνετα για να ανταποκριθεί. 

Αν νιώθετε ότι σκοντάφτετε στις λέξεις σας (συμβαίνει!), σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα AI Humanizer εργαλείο.

Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τον τόνο του email σας, ώστε να ακούγεστε φυσικά και με αυτοπεποίθηση χωρίς να είστε ρομποτικοί. 

Παραδείγματα παρουσιάσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν μαθαίνετε πώς να συστήνεστε σε ένα email, τα παραδείγματα βοηθούν. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για έμπνευση. 

Υποβολή αίτησης για εργασία

Θέμα: Αίτηση για [Τίτλος Θέσης] / [Όνομα]

Σώμα:

Γεια σας [Όνομα Διευθυντή Πρόσληψης],

Θέλω να σας ενημερώσω ότι έκανα αίτηση για την ανοιχτή θέση [Όνομα ρόλου] στην [Όνομα εταιρείας] μέσω [Πλατφόρμα υποβολής αιτήσεων]. Είμαι [τρέχων ρόλος ή τομέας σπουδών] και έχω [συγκεκριμένη δράση ή σχετική εμπειρία]. 

Είμαι πραγματικά ενθουσιασμένος με αυτή την ευκαιρία, καθώς πρόσφατα [αναφορά σε σχετικό έργο, σύνδεση ή νέα της εταιρείας] και νομίζω ότι θα ταίριαζα πολύ για [συγκεκριμένη ομάδα, έργο ή στόχοι της εταιρείας]. 

Έχω επισυνάψει το βιογραφικό μου σημείωμα σε αυτό το email. Ενημερώστε με αν έχετε ερωτήσεις ή χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες. Είμαι επίσης ευτυχής να κανονίσω μια κλήση. Η διαθεσιμότητά μου είναι [συγκεκριμένες ώρες διαθεσιμότητας]. 

Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο για να εξετάσετε την αίτησή μου και ελπίζω να μιλήσουμε σύντομα!

Με εκτίμηση,

[Το όνομά σας]

[Τα στοιχεία επικοινωνίας σας]

Συνέχεια μετά από μια εκδήλωση

Θέμα: Χάρηκα που συνδεθήκαμε στο [Όνομα της εκδήλωσης] / [Όνομα σας]

Σώμα: 

Γεια σας [Όνομα νέας σύνδεσης],

Ήταν πολύ ωραίο που ήρθαμε σε επαφή μαζί σας στο [Όνομα εκδήλωσης] στις [Ημερομηνία εκδήλωσης]. Πραγματικά απόλαυσα τη συζήτησή μας για [συγκεκριμένο θέμα που συζητήσατε]. 

Ξέρω ότι μιλήσαμε και για [άλλα θέματα], οπότε ήθελα να συνεχίσω τη συζήτηση και να σας στείλω τα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας μου:

  • [Όνομα] [Επώνυμο]
  • [Email]
  • [Αριθμός τηλεφώνου]
  • [Social Media Handles]
  • [Ιστοσελίδα]

Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας οποιαδήποτε στιγμή χρειαστείτε [απαριθμήστε το(τα) σχετικό(-ά) πράγμα(-τα) που κάνετε]. Είμαι πάντα ευτυχής να βοηθήσω! 

Καλό απόγευμα/βραδινό/σαββατοκύριακο και ελπίζω να μιλήσουμε ξανά σύντομα!

[Το όνομά σας]

Σύνδεση με νέο πελάτη

Θέμα: Ανυπομονώ να συνεργαστούμε / [Όνομα] στην [Εταιρεία]

Σώμα: 

Γεια σας [Όνομα νέου πελάτη],

Είμαι τόσο ενθουσιασμένη που θα επικοινωνήσω επίσημα μαζί σας μέσω email για να ξεκινήσουμε το έργο μας στο [Όνομα έργου]. 

Πριν αρχίσουμε να συνεργαζόμαστε, θα ήθελα να σας συστηθώ γρήγορα. 

Το όνομά μου είναι [Όνομα], και χειρίζομαι τα πάντα σχετικά με [απαριθμήστε συγκεκριμένα καθήκοντα και αρμοδιότητες]. Εάν χρειάζεστε βοήθεια με [απαριθμήστε κάποια προβλήματα], είμαι εδώ για να σας βοηθήσω!

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας οποιαδήποτε στιγμή μέσω τηλεφώνου στο [ο αριθμός τηλεφώνου σας] ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο [η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας]. 

Πραγματικά ανυπομονώ να συνεργαστούμε! 

Μιλήστε σύντομα,

[Το όνομά σας]

Παρουσίαση μιας ιδέας

Θέμα: Ιδέα συνεργασίας για [Όνομα της εταιρείας σας] και [Όνομα της εταιρείας του παραλήπτη]

Σώμα: 

Γεια σας [Όνομα πιθανού συνεργάτη], 

Το όνομά μου είναι [Όνομα] από την [Εταιρεία σας], και παρακολουθώ το έργο της [Όνομα της εταιρείας του αποδέκτη] σε [συγκεκριμένο έργο ή πρωτοβουλίες]. 

Θα ήθελα πολύ να διερευνήσω έναν τρόπο με τον οποίο θα μπορούσαμε να συνεργαστούμε για [συγκεκριμένος στόχος ή όφελος], καθώς έχουμε επίσης ασχοληθεί με [σχετικά και παρόμοια έργα] στην [Όνομα της εταιρείας σας] και πιστεύω ότι υπάρχει δυνατότητα συνεργασίας. 

Ακολουθεί η σύντομη εκδοχή αυτού που σκέφτομαι:

  • Στόχος: [Τι θα μπορούσε να επιτευχθεί]
  • Προσέγγιση: [Πώς θα λειτουργήσει η συνεργασία]

Φυσικά, είμαι ανοιχτός σε κάθε ιδέα που μπορεί να έχετε σχετικά με αυτό. Θα ήσασταν ανοιχτοί να πιούμε έναν καφέ ή να κανονίσουμε μια γρήγορη κλήση για να συζητήσουμε; 

Είμαι ελεύθερος [μοιραστείτε τη διαθεσιμότητά σας] και θα ήθελα πολύ να ακούσω τις σκέψεις σας! Μπορείτε να κλείσετε μια ώρα στο ημερολόγιό μου εδώ [κοινοποίηση ημερολογίου] ή να μου πείτε τι σας εξυπηρετεί καλύτερα. 

Ευχαριστώ, και ελπίζω να μιλήσουμε σύντομα!

Το καλύτερο,

[Το όνομά σας]

Διατηρήστε την αξιοπιστία και τη σαφήνεια - αξιοποιήστε τον ανιχνευτή AI Detector και τον Humanizer παρακάτω.

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτοπαρουσίασης

Πόσο μακρύ πρέπει να είναι ένα εισαγωγικό email;

Τα εισαγωγικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι σύντομα και περιεκτικά. Να στοχεύετε σε περίπου 200-300 λέξεις το πολύ.

Ο παραλήπτης σας θα πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει και να κατανοήσει το μήνυμά σας σε λιγότερο από λίγα λεπτά. 

Τι γίνεται αν δεν λάβω απάντηση;

Αν δεν λάβετε απάντηση μέσα σε μία ή δύο εβδομάδες, δεν πειράζει να στείλετε ένα ευγενικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κρατήστε το μήνυμα παρακολούθησης σύντομο, αναφερθείτε στο αρχικό σας μήνυμα και επαναλάβετε το κύριο αίτημά σας.

Μερικές φορές τα μηνύματα χάνονται στα γεμάτα εισερχόμενα, οπότε δεν πειράζει να στείλετε μια ευγενική υπενθύμιση.

Μπορώ να επαναχρησιμοποιήσω την ίδια εισαγωγή για άλλους;

Μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε την ίδια βασική δομή, αλλά είναι πάντα καλό να προσαρμόζετε το κύριο μήνυμά σας για κάθε παραλήπτη.

Τα γενικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εξαιρετικά εύκολο να εντοπιστούν (και ας είμαστε ειλικρινείς, λίγο τεμπέληδες). Έτσι, αν θέλετε να λάβετε απάντηση, φροντίστε να καταβάλλετε προσπάθεια. 

Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές για το πώς να συστηθείτε σε ένα email ως νέος υπάλληλος;

Αν είστε νέος υπάλληλος, κρατήστε το εισαγωγικό σας email ζεστό, σύντομο και επικεντρωμένο στην οικοδόμηση σχέσεων.

Φροντίστε να αναφέρετε με σαφήνεια το όνομά σας, τον ρόλο και το τμήμα σας και μοιραστείτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε η ομάδα σας να γνωρίζει πώς να επικοινωνήσει μαζί σας. 

Τελικές σκέψεις

Τα εισαγωγικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι τόσο δυσάρεστα όταν τα γράφετε.

Αλλά αν τους δώσετε το χρόνο και την προσοχή που χρειάζονται, τα καλά εισαγωγικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να ανοίξουν πολλές πόρτες.

Το μόνο που χρειάζεται είναι λίγη έρευνα, ένα σαφές μήνυμα σχετικά με το γιατί επικοινωνείτε και ένα φιλικό (αλλά επαγγελματικό) ύφος.

Βάλτε ένα σαφές επόμενο βήμα και δώστε στον παραλήπτη σας κάθε λόγο να σας απαντήσει -και με το Undetectable AI's Συνομιλία AI και AI Humanizer, μπορείτε να βελτιώσετε τον τόνο σας, να γυαλίσετε το μήνυμά σας και να κάνετε κάθε εισαγωγή να μετράει.

Ξεκινήστε να συντάσσετε εντυπωσιακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτοπεποίθηση χρησιμοποιώντας Μη ανιχνεύσιμο AI.

Undetectable AI (TM)