Πώς να γράψετε ένα υπόμνημα: Δομή, Συμβουλές & Παραδείγματα

Κανείς δεν ξυπνάει ενθουσιασμένος για να γράψει ένα υπόμνημα.

Αλλά ας το παραδεχτούμε, μερικές φορές, πρέπει να μεταφέρετε σημαντικές πληροφορίες γρήγορα και με σαφήνεια.

Είτε ανακοινώνετε μια νέα πολιτική, είτε ενημερώνετε την ομάδα σας, είτε ενημερώνετε για μια επερχόμενη αλλαγή, ένα υπόμνημα κρατάει τα πράγματα απλά: δεν χρειάζεται να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ούτε περιττές συσκέψεις, μόνο άμεση επικοινωνία.

Τα καλά νέα; Η σύνταξη ενός υπομνήματος δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη.

Με τη σωστή δομή και μερικές έξυπνες διορθώσεις, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας διαβάζεται, γίνεται κατανοητό και λαμβάνεται υπόψη - χωρίς κανείς να χάσει το μυαλό του στα μισά της διαδρομής.

Ας το αναλύσουμε.

Τι είναι το υπόμνημα;

Το υπόμνημα (συντομογραφία του memorandum) είναι ένα σύντομο, δομημένο έγγραφο που χρησιμοποιείται για εσωτερική επικοινωνία σε μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό.

Σε αντίθεση με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα οποία μπορεί να είναι περιστασιακά ή συνομιλιακά, τα υπομνήματα πρέπει να είναι σαφή, άμεσα και περιεκτικά - ιδανικά για την ανταλλαγή σημαντικών ενημερώσεων, πολιτικών ή οδηγιών χωρίς περιττές φιοριτούρες.

Σκεφτείτε το ως την επαγγελματική εκδοχή του "Γεια σε όλους, ακούστε τι συμβαίνει".

Είτε πρόκειται για ένα σημείωμα από έναν διευθυντή προς μια ομάδα, είτε από το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού προς τους υπαλλήλους, είτε από την ηγεσία προς ολόκληρη την εταιρεία, τα υπομνήματα διασφαλίζουν ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα.

Πότε να χρησιμοποιήσετε ένα σημείωμα

Τα υπομνήματα λειτουργούν καλύτερα όταν πρέπει να κοινοποιήσετε σημαντικές πληροφορίες σε μια ομάδα ανθρώπων με δομημένο τρόπο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σημείωμα όταν:

• Ανακοίνωση αλλαγής πολιτικής της εταιρείας (όπως οι νέες κατευθυντήριες γραμμές για την εργασία από το σπίτι)
• Παροχή ενημερώσεων σχετικά με ένα έργο ή μια πρωτοβουλία
• Περιγράφοντας διαδικασίες ή οδηγίες
• Πραγματοποίηση εσωτερικής ανακοίνωσης της εταιρείας
• Αντιμετώπιση ενός προβλήματος που χρήζει άμεσης αντιμετώπισης

Εάν το μήνυμά σας είναι επίσημο, πρέπει να τεκμηριωθεί ή αφορά πολλούς παραλήπτες, το σημείωμα είναι ο σωστός τρόπος. Αν πρόκειται για μια γρήγορη, ανεπίσημη ενημέρωση, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συνομιλίας μπορεί να είναι αρκετό.

Τώρα που ξέρετε όταν να χρησιμοποιήσετε ένα υπόμνημα, ας μιλήσουμε για το πώς να το δομήσετε σωστά.

Βασικά στοιχεία ενός υπομνήματος

Ένα σπουδαίο υπόμνημα δεν έχει να κάνει μόνο με το τι λέτε, αλλά και με το πώς το δομείτε. 

Διατηρώντας το σαφές, οργανωμένο και εύκολο να το ξεφυλλίσετε, διασφαλίζετε ότι το μήνυμά σας θα διαβαστεί πραγματικά (και δεν θα αγνοηθεί σε ένα εισερχόμενο φάκελο γεμάτο με άλλα πράγματα). 

Ακολουθούν τα στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει κάθε σημείωμα:

1. Επικεφαλίδα (Προς, Από, Ημερομηνία, Θέμα)

Ξεκινήστε με τα βασικά. Κάθε σημείωμα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Προς: Για ποιον προορίζεται αυτό το υπόμνημα; (Μια ομάδα, ένα τμήμα ή ολόκληρη την εταιρεία)
  Από: Ποιος το στέλνει; (Το όνομά σας και ο τίτλος εργασίας σας)
  Ημερομηνία: Όταν γράφτηκε
  Θέμα: Ένας σύντομος, συγκεκριμένος τίτλος που λέει αμέσως στον αναγνώστη περί τίνος πρόκειται το σημείωμα.

Παράδειγμα:
Προς: Όλοι οι εργαζόμενοι
Από: Jane Doe, Διευθύντρια Ανθρώπινου Δυναμικού
Ημερομηνία: 1 Φεβρουαρίου 2025
Θέμα: Νέα πολιτική απομακρυσμένης εργασίας

2. Εναρκτήρια δήλωση (Σκοπός του υπομνήματος)

Μπείτε κατευθείαν στο θέμα. Στην πρώτη πρόταση, πείτε στους ανθρώπους γιατί το διαβάζουν αυτό. Αυτό δεν είναι το κατάλληλο μέρος για μακροσκελείς εισαγωγές - απλά μια ξεκάθαρη "Εδώ είναι το θέμα" δήλωση.

Παράδειγμα:
"Το παρόν σημείωμα περιγράφει την επικαιροποιημένη πολιτική της εταιρείας για την εργασία εξ αποστάσεως, με ισχύ από την 1η Μαρτίου 2025."

3. Σώμα (Λεπτομέρειες και υποστηρικτικές πληροφορίες)

Εδώ είναι που θα δώστε τις λεπτομέρειες. Ανάλογα με το θέμα, η ενότητα αυτή μπορεί να περιλαμβάνει:

• Το ποιος, τι, πότε, πού και γιατί της ανακοίνωσης
• Βασικές ημερομηνίες, προθεσμίες ή οδηγίες
• Οποιαδήποτε αναγκαία πληροφορίες ιστορικού ή συλλογισμός

Κρατήστε τις προτάσεις σύντομες, χρησιμοποιήστε bullet points αν χρειάζεται, και συμπεριλάβετε μόνο σχετικές λεπτομέρειες - κανείς δεν θέλει να ψάχνει σε παραγράφους κειμένου για να βρει το κύριο σημείο.

Παράδειγμα:
"Από την 1η Μαρτίου, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να εργάζονται στο γραφείο τουλάχιστον δύο ημέρες την εβδομάδα. Ο στόχος είναι να διατηρηθεί η ευελιξία και παράλληλα να προωθηθεί η συνεργασία. Οι ομάδες μπορούν να συντονίζουν τις ημέρες εργασίας τους στο γραφείο με βάση τις ανάγκες των τμημάτων".

4. Πρόσκληση για δράση (επόμενα βήματα ή συστάσεις)

Τι πρέπει να κάνουν οι άνθρωποι do αφού το διαβάσατε αυτό; Είτε πρόκειται να ακολουθήσετε μια νέα διαδικασία, είτε να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση, είτε να απευθυνθείτε για ερωτήσεις, διευκρινίστε το με σαφήνεια.

Παράδειγμα:
"Οι διευθυντές θα πρέπει να συντονιστούν με τις ομάδες τους για να οριστικοποιήσουν τα προγράμματα εντός του γραφείου έως τις 15 Φεβρουαρίου. Εάν έχετε ερωτήσεις, επικοινωνήστε με το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού".

5. Παρατηρήσεις κλεισίματος (προαιρετικά)

Δεν χρειάζεται κάθε σημείωμα κλείσιμο, αλλά αν θέλετε να να κλείσετε με θετικό πρόσημο, ένα απλό ευχαριστώ ή μια αναγνώριση μπορεί να βοηθήσει.

Παράδειγμα:
"Σας ευχαριστούμε για την ευελιξία σας καθώς συνεχίζουμε να βελτιώνουμε τις πολιτικές εργασίας μας. Εκτιμούμε τη δέσμευσή σας για συνεργασία και επιτυχία".

Οδηγός βήμα προς βήμα για τη συγγραφή ενός υπομνήματος

Δείτε πώς θα το κάνετε γρήγορα χωρίς να το πολυσκεφτείτε.

Βήμα 1: Καθορισμός του σκοπού

Αν δεν ξέρετε ακριβώς γιατί γράφετε αυτό το σημείωμα, ούτε ο αναγνώστης σας θα το καταλάβει. 

Κρατήστε το απλό - ποιο είναι το βασικό μήνυμα; Αν δεν μπορείτε να το συνοψίσετε σε μια πρόταση, επανεξετάστε την προσέγγισή σας.

Βήμα 2: Προσδιορισμός του κοινού

Ποιος το διαβάζει αυτό; Ο τρόπος με τον οποίο θα διατυπώσετε τα πράγματα θα αλλάξει ανάλογα με το αν απευθύνεστε στην ηγεσία, στην ομάδα σας ή σε ολόκληρη την εταιρεία. 

Προσαρμόστε το σημείωμά σας έτσι ώστε να απευθύνεται απευθείας στους ανθρώπους που πρέπει να ενεργήσουν βάσει αυτού.

Βήμα 3: Γράψτε το υπόμνημα 

Αντί να ξεκινήσετε από το μηδέν, αφήστε το Συνομιλία AI να κάνει τη βαριά δουλειά. Απλά πληκτρολογήστε μια απλή προτροπή όπως:

• "Γράψτε ένα επαγγελματικό υπόμνημα με το οποίο θα ανακοινώνετε μια νέα πολιτική απομακρυσμένης εργασίας."
• "Συντάξτε ένα υπόμνημα για την ενημέρωση μιας ομάδας σχετικά με μια επερχόμενη προθεσμία έργου."
• "Δημιουργήστε ένα υπόμνημα σχετικά με τις ενημερώσεις ασφαλείας του γραφείου για τους υπαλλήλους."

Το AI Chat θα δημιουργήσει ένα δομημένο, καλογραμμένο προσχέδιο σε δευτερόλεπτα, εξοικονομώντας σας χρόνο και προσπάθεια.

Ελέγξτε το:

Βήμα 4: Βελτίωση και εξατομίκευση

Το AI Chat σας δίνει ένα ισχυρό σημείο εκκίνησης, αλλά μην αντιγράφετε και μην επικολλάτε. 

Διαβάστε το υπόμνημα και κάντε προσαρμογές ώστε να ταιριάζει με τον τόνο σας, να προσθέσετε λεπτομέρειες που αφορούν την εταιρεία και να διασφαλίσετε ότι είναι αυθεντικό για την ομάδα σας.

Βήμα 5: Εξανθρωπισμός του τελικού σχεδίου

Ακόμη και με την τεχνητή νοημοσύνη, τα σημειώματα θα πρέπει να μοιάζουν ανθρώπινα και φυσικά.

 Αφήστε το τελικό σας προσχέδιο στο AI Humanizer για να εξομαλύνετε τυχόν ρομποτικές διατυπώσεις και να βεβαιωθείτε ότι διαβάζεται σαν κάτι που θα στέλνατε πραγματικά.

Εξερευνήστε τον AI Detector και τον Humanizer χρησιμοποιώντας το widget παρακάτω!

Παραδείγματα αποτελεσματικών υπομνημάτων

Χρειάζεστε ένα υπόμνημα αλλά δεν θέλετε να ξεκινήσετε από το μηδέν; 

Ακολουθούν τέσσερα έτοιμα προς χρήση παραδείγματα που μπορείτε να τροποποιήσετε και να στείλετε.

Παράδειγμα 1: Ενημέρωση εσωτερικής πολιτικής

Σενάριο: Η εταιρεία σας επικαιροποιεί την πολιτική απομακρυσμένης εργασίας και οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερωθούν.

Προς: Όλοι οι εργαζόμενοι
Από: [Όνομα], Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού
Ημερομηνία: [Σημερινή ημερομηνία]
Θέμα: Επικαιροποιημένη πολιτική απομακρυσμένης εργασίας - Ισχύει από [Ημερομηνία]

Από την [Ημερομηνία], επικαιροποιούμε την πολιτική μας για την εργασία εξ αποστάσεως, ώστε να επιτρέπουμε στους υπαλλήλους να εργάζονται από το σπίτι έως και τρεις ημέρες την εβδομάδα. 

Η αλλαγή αυτή βασίζεται στα σχόλια των εργαζομένων και στη δέσμευσή μας να διατηρήσουμε την ευελιξία, προωθώντας παράλληλα τη συνεργασία δια ζώσης.

Βασικές λεπτομέρειες:

• Οι εργαζόμενοι πρέπει να συντονίζουν τις απομακρυσμένες ημέρες τους με τους διευθυντές τους.
• Η παρουσία στο γραφείο είναι απαραίτητη για τις ομαδικές συναντήσεις και τις βασικές συνεδρίες συνεργασίας.
• Όλες οι ρυθμίσεις για την εργασία εξ αποστάσεως θα πρέπει να οριστικοποιηθούν με το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού έως [Προθεσμία].

Για τυχόν ερωτήσεις, επικοινωνήστε με το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού στο [Στοιχεία επικοινωνίας]. Σας ευχαριστούμε για την προσαρμοστικότητά σας καθώς συνεχίζουμε να βελτιώνουμε τις πολιτικές μας στον χώρο εργασίας.

Παράδειγμα 2: Υπόμνημα κατάστασης έργου

Σενάριο: Η ομάδα σας χρειάζεται μια γρήγορη ενημέρωση σχετικά με την πρόοδο ενός σημαντικού έργου.

Προς: Ομάδα έργου
Από: [Όνομα], Διευθυντής Έργου
Ημερομηνία: [Σημερινή ημερομηνία]
Θέμα: Ενημέρωση για την κατάσταση του έργου X - Ολοκλήρωση της φάσης 2

Είμαστε στην ευχάριστη θέση να μοιραστούμε ότι Η Φάση 2 του Έργου Χ έχει πλέον ολοκληρωθεί και είμαστε σε καλό δρόμο για να περάσουμε στη Φάση 3 μέχρι την [Ημερομηνία].

Πρόσφατη πρόοδος:

• Η ομάδα ανάπτυξης ολοκλήρωσε τα βασικά χαρακτηριστικά.
• Η ομάδα μάρκετινγκ ολοκλήρωσε το αρχικό σχέδιο της εκστρατείας.
• Οι δοκιμές QA βρίσκονται σε εξέλιξη και θα ολοκληρωθούν μέχρι την [Ημερομηνία].

Επόμενα βήματα:

• Οι τελικές δοκιμές και η επανεξέταση πρέπει να ολοκληρωθούν έως [Προθεσμία].
• Η εναρκτήρια συνάντηση για τη Φάση 3 έχει προγραμματιστεί για [Ημερομηνία/Ώρα συνάντησης].

Εάν έχετε οποιουσδήποτε φραγμούς ή χρειάζεστε πρόσθετη υποστήριξη, επικοινωνήστε μαζί μου ή με τον επικεφαλής της ομάδας σας.

Παράδειγμα 3: Υπόμνημα υπενθύμισης συνάντησης

Σενάριο: Πλησιάζει μια συνάντηση σε όλο το τμήμα και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλοι θα παρευρεθούν.

Προς: Ομάδα πωλήσεων
Από: [Όνομα], Διευθυντής Πωλήσεων
Ημερομηνία: [Σημερινή ημερομηνία]
Θέμα: Υπενθύμιση: [Ημερομηνία/Ώρα]

Αυτό είναι μια υπενθύμιση ότι η Τριμηνιαία συνάντηση πωλήσεων θα πραγματοποιηθεί στις [Ημερομηνία] στις [Ώρα] στην [Τοποθεσία] (ή μέσω Zoom).

Κύρια σημεία της ημερήσιας διάταξης:

• Ανασκόπηση των επιδόσεων πωλήσεων του 1ου τριμήνου
• Στρατηγικές εισαγωγής νέων πελατών
• Αναπροσαρμογές των στόχων πωλήσεων για το 2ο τρίμηνο

Παρακαλείστε να έρθετε προετοιμασμένοι με τυχόν ενημερώσεις ή ερωτήσεις. Εάν δεν μπορείτε να παρευρεθείτε, ενημερώστε με το συντομότερο δυνατό. Ανυπομονώ να τα πούμε όλοι μαζί!

Παράδειγμα 4: Υπόμνημα ανακοίνωσης

Σενάριο: Η εταιρεία σας καλωσορίζει ένα νέο μέλος της ομάδας σας και θέλετε να το παρουσιάσετε.

Προς: Όλο το προσωπικό
Από: [Όνομα], HR
Ημερομηνία: [Σημερινή ημερομηνία]
Θέμα: Καλώς ήρθατε [Όνομα νέου υπαλλήλου] στην ομάδα!

Είμαστε ενθουσιασμένοι που ανακοινώνουμε ότι [Όνομα νέου υπαλλήλου] εντάσσεται στο [Τμήμα/Ομάδα] ως ο νέος μας [Τίτλος Θέσης Εργασίας]! Η πρώτη τους μέρα θα είναι στις [Ημερομηνία έναρξης], και θα συνεργάζονται στενά με τον [επικεφαλής/διευθυντή ομάδας].

Λίγα λόγια για τον [Όνομα νέου υπαλλήλου]:

• Προέρχεται από [Προηγούμενη εταιρεία/εμπειρία].
• Παθιασμένος με [δεξιότητα/ενδιαφέρον του κλάδου].
• Αστείο γεγονός: [Something Light & Engaging].

Παρακαλούμε να υποδεχτείτε θερμά τον [Όνομα νέου υπαλλήλου] όταν τον δείτε!

Τελικές σκέψεις για τη συγγραφή ενός υπομνήματος

Ένα υπόμνημα έχει να κάνει με τη γρήγορη και σαφή μετάδοση σημαντικών πληροφοριών. 

Αν οι άνθρωποι πρέπει να το ξαναδιαβάσουν για να καταλάβουν το νόημα, δεν κάνει τη δουλειά του.

Κρατήστε το σύντομο, κάντε τα επόμενα βήματα προφανή και γράψτε σαν άνθρωπος, όχι σαν εταιρικό ρομπότ. 

Και αν θέλετε να εξοικονομήσετε χρόνο;

Το μας Συνομιλία AI μπορεί να συντάξει ένα δομημένο υπόμνημα σε δευτερόλεπτα, και το AI Humanizer εξασφαλίζει ότι ακούγεται σαν εσύ.

Δεν είναι καλύτερα όταν οι άνθρωποι διαβάζουν -και καταλαβαίνουν- αυτό που γράφετε;