Paras tapa ajatella esittelysähköpostia on kuin digitaalinen kädenpuristus. Sen pitäisi olla lyhyt, itsevarma ja ennen kaikkea sen pitäisi tehdä hyvä ensivaikutelma.
Kuitenkin tietäen, mikä on hyvä esittelysähköposti ja itse asiassa kirjoittaminen on kaksi täysin eri asiaa.
Siksi tässä oppaassa kerromme kaiken, mitä sinun on tiedettävä siitä, miten esittäydyt sähköpostiviestissä... jotta voit todella saada haluamasi vastauksen.
Keskeiset asiat
- Ajattele ennen kuin kirjoitat! Voit kirjoittaa paremman sähköpostiviestin, kun sinulla on selkeä käsitys siitä, mistä kirjoitat ja kenelle kirjoitat.
- Käsittele otsikkoriviäsi kuin pääotsikkoa. Sen pitäisi olla lyhyt, selkeä ja kiinnostava.
- Älä puhu itsestäsi liikaa. Parhaat esittelysähköpostiviestit on kirjoitettu luomaan yhteys vastaanottajaan, ei mainostamaan itseäsi.
- Geneeriset, kopioi/pastetavat sähköpostit on helppo havaita luonnossa, puhumattakaan siitä, että ne jätetään huomiotta. On hyvä käyttää mallia, mutta varmista, että sähköpostisi on yksilöllinen ja että se sopii kohderyhmällesi.
Kun tarvitset esittelysähköpostia itsellesi
Elämässä on paljon tilanteita, joissa sinun on esiteltävä itsesi sähköpostitse.
Ei, esittelysähköpostien kirjoittaminen ei ole hauskaa. Ja ei, et välttämättä saa vastausta.
Sinun on silti tehtävä se, jos haluat luoda yhteyksiä ja avata itsellesi uusia mahdollisuuksia.
Älä enää koskaan murehdi tekoälyn havaitsevan tekstejäsi. Undetectable AI Voi auttaa sinua:
- Tee tekoälyavusteinen kirjoittaminen näkyväksi ihmisen kaltainen.
- Bypass kaikki tärkeimmät tekoälyn tunnistustyökalut yhdellä napsautuksella.
- Käytä AI turvallisesti ja luottavaisesti koulussa ja työssä.
Seuraavassa on muutamia tilanteita, joissa hyvä esittelysähköposti on kätevä:
- Työn hakeminen
- Pyytää jotain
- Yhteydenpito mahdolliseen asiakkaaseen
- Seuranta tapahtuman jälkeen
- Idean esittäminen
Kaikissa näissä tilanteissa esittelysähköpostisi on lähtökohta merkitykselliselle yhteydelle.
On siis tärkeää, että se todella onnistuu!
Ennen kuin kirjoitat: Tarkoitus ja yleisö
Jos tunnet itsesi hieman pelokkaaksi etkä tiedä, miten esittäytyä sähköpostitse jollekin, jota et ole koskaan tavannut, tämä on oikea paikka aloittaa.
Selvitä ensin:
- Kenelle kirjoitat
- Mitä haluat saada irti yhteydestä
Jos et yritä tietoisesti miettiä näitä kahta kohtaa, kirjoitat todennäköisesti sähköpostin, joka jää täysin huomiotta.
Aloita kysymällä itseltäsi: Mitä yritän saavuttaa tällä sähköpostilla?
Vastaus tähän kysymykseen ohjaa sävyäsi, sähköpostisi yksityiskohtaisuutta ja sitä, miten asemoit itsesi.
Tee seuraavaksi tutkimusta siitä, kenelle lähetät sähköpostisi.
Kun ymmärrät heidän roolinsa, viestintätyylinsä ja jopa heidän nykyiset prioriteettinsa, voit luoda sähköpostin, johon he todella kiinnittävät huomiota.
Tämän pohdinta- ja tutkimusvaiheen aikana kannattaa käyttää tekoäly-chatbotia (kuten omaa AI Chat) ideoiden ideointia varten.
Tämä voi säästää aikaa ja antaa sinulle myös erilaisia näkökulmia, joita et ehkä ole ajatellut.
Tässä on esimerkiksi joitakin ideoita (ja parhaita käytäntöjä) idean esittämiseen teknologiatoimittajalle sähköpostitse.
Tällainen nopea haku voi auttaa sinua lähettämään sähköpostin, joka on vastaanottajalle henkilökohtaisempi ja merkityksellisempi.
Vinkkejä otsikkoriville
Aihealueesi on ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee. Usein se ratkaisee, avataanko sähköpostiviesti ylipäätään.
Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, mihin kannattaa pyrkiä.
| Esimerkkejä otsikkorivistä | |
| Tämän sijaan... | Kokeile tätä! |
| Työhakemus | [Nimesi] / Hakemus [Työtehtävä] |
| Tietoa minusta | Nopea tervehdys [Nimesi] [Yrityksesi]:ltä. |
| Seuranta | Seuranta [tapahtuman nimi] / [nimesi] jälkeen |
Yritä ajatella otsikkoa kuin sähköpostisi otsikkoa. Sen pitäisi herättää huomiota. Sen pitäisi kuitenkin myös antaa pieni esimakua siitä, miksi otat yhteyttä.
Sähköpostin aloittaminen
Jos et ole varma, miten esittäydyt virallisesti sähköpostissa, tämä osio on sinua varten.
Asiantuntijat Todellakin suosittele henkilökohtaista tervehdystä ja varmista, että se vastaa vastaanottajalle sopivaa muodollisuutta.
Yleisiä tervehdyksiä ammatillisille tai tuntemattomille kontakteille ovat:
- Hyvä [etunimi] [sukunimi]
- Hyvä herra / rouva / rouva [sukunimi]
- Hei [etunimi]
- Tervehdys
- Hyvää huomenta/iltapäivää
Nämä tervehdykset sopivat myös satunnaisempiin tai tutumpiin kontakteihin:
- Hei [etunimi]
- Hei [etunimi]
- Hei [etunimi], toivottavasti sinulla on ollut hyvä viikko/viikonloppu!
Sano tervehdyksen jälkeen nimesi ja kerro heti, miksi otat yhteyttä.
Tämä auttaa lukijaa ymmärtämään nopeasti asiayhteyden ja saa sähköpostisi tuntumaan tarkoitukselliselta.
Ammattilaisten vinkki: Kyse ei ole vain sinusta. Varmista, että viittaat johonkin vastaanottajan työhön tai projektiin liittyvään asiaan. Tämä osoittaa, että olet tehnyt kotiläksysi. Pieni imartelu (kunhan se on aitoa) ei koskaan tee pahaa.
Itsensä esittelevä kappale
Tervehdyksen jälkeen on aika esittäytyä.
Tässä osiossa on tärkeää olla selkeä ja ytimekäs. Kyllä, voit kertoa hieman itsestäsi (se on on esittelyn jälkeen).
Mutta kukaan ei myöskään halua lukea koko elämäntarinaasi.
Aloita perusasioista: nykyinen työtehtäväsi (tai mitä opiskelet), mitä teet ja miten se liittyy suoraan vastaanottajan kiinnostuksen kohteisiin.
Painopisteen pitäisi siirtyä "tässä olen minä" ja "tässä on syy, miksi tämä on sinulle tärkeää".
Yritä pitää tämä osio lyhennettynä enintään kolmeen tai neljään lauseeseen.
Sinun tulisi antaa tarpeeksi taustaa, jotta vastaanottaja ymmärtää, kuka olet, mutta tiedon ei tulisi olla ylivoimaista.
Jos sinulla on perusasiat siitä, mitä haluat sanoa, mutta sinun on paketoitava ne 3-4 lauseeseen, kannattaa käyttää tekoälyä.
Esimerkiksi meidän AI Chat työkalu voi luoda yksilöllisen johdantokappaleen tilanteesi/roolisi, sähköpostin tavoitetilan ja vastaanottajan perusteella.
Sähköpostin runko
Sähköpostin rungossa siirryt perusesittelyä pidemmälle ja annat kontekstia. Siinä myös pyydät, mitä haluat.
Onko se kokous? Haastattelu? Neuvonta? Olipa se mikä tahansa, varmista, että se on jossain kohtaa tekstiä, mieluiten loppupuolella.
Harvardin ura-asiantuntijat suosittelevat myös ylikuormituksen välttäminen tässä kohdassa liikaa tietoa. Säästä kaikki yksityiskohdat myöhempää keskustelua varten.
Tavoitteena on vain saada vastaanottaja kiinnostumaan tarpeeksi, jotta hän todella vastaa sinulle.
Sähköpostin päättäminen ammattimaisesti
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, sinun tulisi päättää sähköposti allekirjoitukseen. Sen tulisi olla selkeä ja kohtelias, mutta samalla se ohjaa vastaanottajaa seuraavaan vaiheeseen.
Jos esimerkiksi pyydät tapaamista, ehdota aikataulua. Jos pyydät tietoja, kerro, miten tiedot voidaan parhaiten jakaa kanssasi (tai tarjoa aikaa puhelimitse puhumiseen).
Tässä yhteydessä on todella tärkeää välttää epämääräisiä päätteitä, kuten "kerro mielipiteesi" tai "odotan innolla yhteydenottoasi".
Liitä mukaan aina yhteystietosi ja aitoa kiitollisuutta heidän aikaansa kohtaan. On myös hyvä idea lopettaa ystävällisesti, kuten "hyvää iltapäivää", jota seuraa "ystävällisin terveisin, [nimesi]".
Haluat, että allekirjoituksesi tuntuu ammattimaiselta mutta myös persoonalliselta ja ystävälliseltä, jotta vastaanottaja tuntee olonsa sinusta positiiviseksi ja tarpeeksi mukavaksi vastatakseen.
Jos sinusta tuntuu, että kompastut sanoihisi (hei, sitä sattuu!), harkitse käyttäväsi AI Humanizer työkalu.
Tämä voi auttaa sinua hiomaan sähköpostisi sävyä, jotta kuulostat luonnolliselta ja itsevarmalta olematta kuitenkaan robottimainen.
Esimerkkejä sähköpostiesittelyistä
Kun opettelet esittäytymään sähköpostissa, esimerkit auttavat. Tässä on muutamia esimerkkejä inspiraation lähteeksi.
Työn hakeminen
Aihe: Hakemus [tehtävänimike] / [nimesi]
Runko:
Hei [palkkaavan johtajan etunimi],
Ilmoitan, että olen hakenut [Tehtävän nimi] avoinna olevaan tehtävään [Yrityksen nimi] [Hakuympäristön] kautta. Olen [nykyinen tehtävä tai opiskeluala] ja minulla on [erityistoimi tai asiaankuuluva kokemus].
Olen todella innoissani tästä tilaisuudesta, sillä olen hiljattain [mainitse jokin asiaankuuluva projekti, yhteys tai yrityksen uutinen] ja uskon, että sopisin erinomaisesti [tiettyyn tiimiin, projektiin tai yrityksen tavoitteisiin].
Olen liittänyt ansioluetteloni tähän sähköpostiin. Ilmoita minulle, jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisätietoja. Olen myös iloinen voidessani sopia puhelun. Saatavuuteni on [tietyt saatavuusajat].
Kiitos, että otitte aikaa hakemukseni käsittelyyn, ja toivottavasti puhumme pian!
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
[yhteystietosi]
Seuranta tapahtuman jälkeen
Aihe: Hienoa olla yhteydessä [tapahtuman nimi] / [nimesi]
Runko:
Hei [Uuden yhteyden etunimi],
Oli hienoa olla yhteydessä sinuun [Tapahtuman nimi] [Tapahtumapäivä]. Nautin todella keskustelustamme [keskustelunaihe].
Tiedän, että puhuimme myös [muista aiheista], joten halusin jatkaa keskustelua ja lähettää täydelliset yhteystietoni:
- [Etunimi] [Sukunimi]
- [Sähköposti]
- [Puhelinnumero]
- [Sosiaalisen median kahvat]
- [Verkkosivusto]
Ota rohkeasti yhteyttä milloin tahansa, kun tarvitset [listaa asiaankuuluva(t) tekemäsi asia(t)]. Autan aina mielelläni!
Hyvää iltapäivää/iltaa/viikonloppua ja toivottavasti puhumme pian uudelleen!
[Nimesi]
Yhteydenotto uuteen asiakkaaseen
Aihe: Odotan innolla yhteistyötä / [Nimesi] [Yrityksesi] palveluksessa
Runko:
Hei [uuden asiakkaan nimi],
Olen niin innoissani voidessani olla virallisesti yhteydessä sinuun sähköpostitse ja käynnistää projektimme [projektin nimi].
Ennen kuin aloitamme työskentelyn yhdessä, haluan esitellä itseni nopeasti.
Nimeni on [Nimesi], ja hoidan kaikkea, mikä liittyy [luetellaan tarkat tehtävät ja vastuualueet]. Jos tarvitsette apua [luettele joitakin ongelmia], olen täällä auttamassa!
Jos sinulla on kysyttävää, voit ottaa yhteyttä milloin tahansa puhelimitse [puhelinnumerosi] tai sähköpostitse [sähköpostiosoitteesi].
Odotan innolla yhteistyötä!
Puhu pian,
[Nimesi]
Idean esittäminen
Aihe: Yhteistyöidea [yrityksesi nimi] ja [vastaanottajan yrityksen nimi] välillä
Runko:
Hei [mahdollisen yhteistyökumppanin etunimi],
Nimeni on [nimesi] [yrityksesi] palveluksessa, ja olen seurannut [vastaanottajan yrityksen nimi] työtä [tietyn hankkeen tai aloitteiden] parissa.
Haluaisin tutkia, miten voisimme työskennellä yhdessä [tietty tavoite tai hyöty], koska olemme myös olleet kiireisiä [asiaankuuluvien ja samankaltaisten hankkeiden] parissa [yrityksesi nimi], ja uskon, että meillä on potentiaalia yhteistyöhön.
Tässä on lyhyt versio siitä, mitä ajattelen:
- Maali: [Mitä voitaisiin saavuttaa]
- Lähestymistapa: [Miten yhteistyö toimisi]
Olen tietysti avoin kaikille ideoille, joita teillä on tästä asiasta. Olisitko valmis käymään kahvilla tai sopimaan pikaisen puhelun keskustellaksemme?
Olen vapaa [jaa saatavuus] ja kuulisin mielelläni ajatuksiasi! Voit varata ajan kalenteristani täältä [jaa kalenteri] tai kerro minulle, mikä sopii parhaiten.
Kiitos, ja toivottavasti puhumme pian!
Paras,
[Nimesi]
Säilytä uskottavuus ja selkeys - hyödynnä alla olevia AI Detector- ja Humanizer-toimintojamme.
Usein kysytyt kysymykset esittelysähköposteista
Kuinka pitkä esittelysähköpostin pitäisi olla?
Esittelysähköpostien tulisi olla lyhyitä ja ytimekkäitä. Tavoitteena on enintään noin 200-300 sanaa.
Vastaanottajan pitäisi pystyä lukemaan ja ymmärtämään viestisi alle muutamassa minuutissa.
Entä jos en saa vastausta?
Jos et saa vastausta viikon tai kahden kuluessa, voit lähettää kohteliaan seurantasähköpostin. Pidä se lyhyesti, viittaa alkuperäiseen viestiin ja toista pääpyyntösi.
Joskus viestit hukkuvat täpötäyteen postilaatikkoon, joten on hyvä lähettää lempeä muistutus.
Voinko käyttää samaa esittelyä uudelleen muille?
Voit käyttää samaa perusrakennetta uudelleen, mutta pääviestiä on aina hyvä muokata kullekin vastaanottajalle sopivaksi.
Yleiset sähköpostit on helppo havaita (ja rehellisesti sanottuna hieman laiska). Jos siis haluat saada vastauksen, näytä vaivaa.
Mitkä ovat parhaat käytännöt, miten esittäytyä sähköpostissa uutena työntekijänä?
Jos olet uusi työntekijä, pidä esittelysähköpostisi lämpimänä ja tiiviinä ja keskity yhteyden luomiseen.
Ilmoita selkeästi nimesi, tehtäväsi ja osastosi sekä yhteystietosi, jotta tiimisi tietää, miten sinuun voi ottaa yhteyttä.
Lopulliset ajatukset
Esittelysähköpostit voivat tuntua niin ällöttäviltä niitä kirjoittaessa.
Mutta jos annat niille riittävästi aikaa ja huomiota, hyvät esittelysähköpostiviestit voivat avata paljon ovia.
Tarvitaan vain hieman tutkimusta, selkeä viesti siitä, miksi otat yhteyttä, ja ystävällinen (mutta ammattimainen) sävy.
Lisää selkeä seuraava askel, ja olet antanut vastaanottajallesi hyvän syyn vastata sinulle - ja Undetectable AI:n avulla AI Chat ja AI Humanizervoit tarkentaa sävyäsi, hioa viestiäsi ja tehdä jokaisesta esittelystä tärkeän.
Aloita vaikuttavien sähköpostiviestien laatiminen itsevarmasti käyttämällä seuraavia välineitä Havaitsematon tekoäly.