Liikekirjeen kirjoittaminen: Parhaat käytännöt

"Hyvä herra/rouva..."  *Poista*

"Ketä se koskee..." *Poista*

Jos tuijotat tyhjää asiakirjaa juuri nyt ja yrität keksiä, miten aloittaa liikekirje - SEIS.

Koska et saa koskaan toista tilaisuutta tehdä ensivaikutelmaa, opastamme sinua siinä, miten kirjoitat liikekirjeen vaikuttavasti ja itsevarmasti.

Tämä kattava opas näyttää sinulle:

• Miten muotoilla liikekirje ammattimaisesti
• Vaiheittaiset ohjeet jokaiseen osaan
• Todellisia esimerkkejä onnistuneesta viestinnästä
• Ammattimaiset mallit
• Miten mukauttaa ne omiin tarpeisiisi

Kirjoitatpa sitten ensimmäistä kertaa liikekirjettä tai haluat päivittää taitojasi, tiedät tarkalleen, miten kirjoittaa liikekirje, joka herättää huomiota ja tuottaa tuloksia. 

Mennään!

Mikä on liikekirje?

Liikekirje on virallinen kirjallinen asiakirja jota käytetään ammatilliseen viestintään organisaatioiden välillä tai yrityksen ja sen asiakkaiden, työntekijöiden tai muiden sidosryhmien välillä. 

Se on ammattimainen kädenpuristus kirjallisessa muodossa. Liikekirjeen kirjoittamisen osaaminen on erittäin tärkeää, koska sillä on painoarvoa - sekä oikeudellisesti että ammatillisesti.

Milloin ja miksi sinun pitäisi kirjoittaa liikekirje

Jotkut liiketoimintahetket vaativat enemmän kuin nopean Slack-kanavan.

Ajattele sitä...

Ratkaisisitko merkittävän sopimusriidan tekstiviestillä? Tai tekisitkö miljoonan dollarin tarjouksen WhatsAppin kautta?

Ei koskaan, vai mitä?

Tästä syystä yritysten tärkeimmät asiakirjat tulevat asianmukaisesti muotoiltuina liikekirjeinä. 

Tarvitsemme virallisen liikekirjeen, kun:

# 1 - Teholiikkeiden tekeminen

• Unelmatyön hakeminen
• Rahoituksen hakeminen uraauurtavalle startup-yritykselle
• Ehdotukset merkittäviksi kumppanuuksiksi

# 2 - Ammatillisten suhteiden hallinta

• Suurten tilausten tekeminen toimittajille (kun asiakirjoja tarvitaan).
• Sopimusneuvottelut 
• Myyjäsuhteiden ylläpitäminen

# 3 - Herkkien tilanteiden käsittely

• Asiakasvalitusten käsittely 
• Sopimusriitojen ratkaiseminen 
• Virallisten valitusten tekeminen 

# 4 - Liikearvon rakentaminen

• Kiitollisuuden ilmaiseminen suurasiakkaille
• Liikekumppaneiden onnitteleminen saavutuksista
• Suosittelukirjeiden kirjoittaminen

Nämä ovat hetkiä, jotka vaativat enemmän kuin virallisen sähköpostin.

Liikekirjeen ja sähköpostin erot

Ajat, jolloin lähetimme liikekirjeitä postin kautta, muuttuvat nopeasti. 

Nykyään lähes kaikki on digitaalista (samoin kuin postitse lähetettävät liikekirjeet).

Australia Postin kirjeiden jakelu laski 12,9% vuonna 2023-24.

Vaikka sekä liikekirjeet että sähköpostit kulkevat Internetin kautta, ne eroavat silti toisistaan.

Miten muotoilla liikekirje

Jos et ole varma, miten aloittaa liikekirje tai miten päättää liikekirje, jotta se olisi mahdollisimman vaikuttava, oikean muodon valinta on avainasemassa. 

• Standardi liikekirjeen rakenne

Jokainen ammattilainen liikekirjeessä on kuusi keskeistä rakennuspalikkaa joita ehdottomasti tarvitset. 

1. Lähettäjän tiedot
2. Päivämäärä 
3. Vastaanottajan tiedot 
4. Tervehdys 
5. Keho 
6. Sulkeminen 

Haluatko tehdä kirjeestäsi entistäkin ammattimaisemman? Harkitse näitä 5 valinnaista elementtiä:

• Aihealue (loistava pikaohje)
• Vertailulinja (hyödyllinen keskustelujen tai asiakirjojen seurantaan)
• Kotelointimerkintä (kun liität mukaan muita asiakirjoja)
• CC-notaatio (jos kopioit muita)
• P.S. (tärkeää jälkipohdintaa varten - käytä sitä kuitenkin säästeliäästi liikekirjeissä).

Lähde = Templatelab.com

• Oikea liikekirjeen väli, marginaalit ja fontti

Mitä vastaanottaja näkee liikekirjeessä ennen kuin hän lukee yhdenkään sanan? 

Sotkuinen sotku vai siisti, ammattimainen asiakirja? Ensivaikutelma on viimeinen.

Tee ensivaikutelmastasi tärkeä muotoilemalla liikekirjeesi ammattimaisesti.

• Kohdistuminen: Koko kirjeen on oltava vasemmalle kallistettu. 

• Välykset: Kappaleiden on oltava yksirivisiä. Lisää rivinvaihto pääjaksojen (päivämäärä, osoite, tervehdys) väliin.

• Fontti:  Käytä klassisia, helppolukuisia fontteja, kuten Times New Roman, Arial, Courier tai Geneva, 10-12 pistettä. 

• Marginaalit: Käytä yhden tuuman marginaalia kaikilla sivuilla. 

• Virallinen vs. epävirallinen liikekirjeen muotoilu
  

Tarkoituksesta riippuen liikekirjeen muotoja on kahta eri tyyppiä. 

# 1 - Viralliset kirjeet: Käytä lohkomuotoa, jossa kaikki teksti on vasemmalle tasattu ilman kappaleiden sisennyksiä. Käytä sitä, kun:

• Työn hakeminen
• Kirjoittaminen valtion virkamiehille
• Valituksen tekeminen
• Ylimmän johdon tavoittaminen

# 2 - Epäviralliset kirjeet: Voidaan käyttää muokattuja lohko- tai puolilohkoformaatteja, joissa voi olla sisennettyjä kappaleita tai vaihtelevia tasauksia päivämäärän ja lopetuksen osalta. Käytä sitä: 

• Kirjoittaminen pitkäaikaisille asiakkaille
• Yrityksen muistiot
• Kokouksen seuranta
• Säännölliset liiketoimintapäivitykset

Lähde = Birdeye.com

Business Letter Mallit ja milloin käyttää niitä

Aivan kuten GPS:stä, malleista on paljon apua, mutta sinun on silti osattava ajaa. 

Muista olla lankeamatta "copy-paste and pray" approach. 

Malli voi olla lähtökohtasi, mutta et voi noudattaa sitä sokeasti. 

Se johtuu siitä, että sanomalla "Hyvä herra/rouva" vuonna 2025 on kuin "En vaivautunut etsimään nimeäsi.". Mallit toimivat parhaiten, kun:

• Ovatko he uusia liikekirjeen kirjoittamisessa
• Tarvitaan rakenne yhteisiä tilanteita varten (valitukset, tiedustelut, ehdotukset).
• kirjoittavat muulla kuin äidinkielellään
• ovat tekemisissä muodollisen tilanteen kanssa, jossa perinteisellä sanamuodolla on merkitystä.

Voit valita minkä tahansa seuraavista 60+ Liiketoimintakirjeen mallit mutta muistakaa, että heillä on:

1. Vanhentunut kieli ("Ketä se koskee" - ellet ole varma).
2. Yleiset lausekkeet, joita voidaan soveltaa mihin tahansa yritykseen.
3. Liian muodollinen sävy nykyaikaisille yrityksille tarkoitetuissa malleissa.
4. Aluekohtaiset termit, jotka eivät ehkä toimi maassasi.

Nyt kun ymmärrät, milloin ja miksi liikekirje kannattaa kirjoittaa, siirrytään varsinaiseen kirjoittamisprosessiin.

Miten aloittaa liikekirje

Ennen kuin istut alas ja kirjoitat, on ensin luotava perusasiat kuntoon. Ammattimainen liikekirje alkaa neljästä perusasioista:

# 1 - Paluuosoite

Osoitteen on oltava selkeä ja täydellinen.

• Käytä yrityksen kirjepaperia, jos sellainen on käytettävissä
• Formaatti: Katu, kaupunki, osavaltio, postinumero
• Lisää sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi helppoa yhteydenottoa varten

Vaikka käyttäisitkin yrityksen kirjelomake, lisää suorat yhteystietosi. Tee ihmisten on helppo tavoittaa SINUT, ei vain yritystäsi.

# 2 - Päivämäärä

Se on yksinkertaista, mutta ihmiset sotkevat sen silti. Noudata tätä ohjetta:

• Kirjoita se kokonaisuudessaan: "9. helmikuuta 2025"
• Älä lyhennä: "02/09/25" tai "9. helmikuuta 2025".

Eri maissa päivämäärät muotoillaan eri tavalla. Kirjoita kansainvälisissä liikekirjeissä "9. helmikuuta 2025" sekaannusten välttämiseksi.

# 3 - Sisäosoite

Tässä vaiheessa näytät, että olet tehnyt kotiläksysi. Lisää:

• Vastaanottajan täydellinen nimi ja tarkka titteli
• Yrityksen nimi ja täydellinen osoite
• Tarkista oikeinkirjoitus (erityisesti nimet) kahteen kertaan.

Jos olet epävarma, soita yritykseen ja tarkista vastaanottajan titteli ja suosikkinimi. Yksityiskohtien huomioiminen saa ammattimaisen liikekirjeen loistamaan.

# 4 - Tervehdys

Käytä vastaanottajan etunimeä näin,

• "Hyvä herra Johnson:" (huomaa kaksoispiste, ei pilkkua)
• "Hyvä tohtori Martinez:"
• "Hyvä neiti Thompson:"

Etkö löydä nimeä? Käytä "Arvoisa rekrytoiva johtaja:" tai "Arvoisa [osaston] johtaja:" - kaikkea muuta kuin "kenelle tahansa".

Esimerkkimuoto

John Smith Markkinointipäällikkö Tech Solutions Inc. 123 Business Lane New York, NY 10001  helmikuu 9, 2025

Miten kirjoittaa liikekirje 

Kun olemme keskustelleet perusasioista, siirrymme liikekirjeen kirjoittamisprosessiin.

Vaihe 1: Kirjoita selkeä ja ammattimainen otsikko

Otsikko on kirjeen kädenpuristus, joten tee siitä tiivis ja ammattimainen.

• Puhdas, vakio muotoilu
• Johdonmukaiset välit
• Ammattilainen fontti (Arial tai Times New Roman, 11-12pt)
• Kaikki aligned asianmukaisesti

Vaihe 2: Aloita vahvalla ja suoralla esittelyllä

Ensimmäinen kappaleesi on ratkaiseva. 

• Ilmoittakaa tarkoitus välittömästi
• Viittaus mihin tahansa edellinen yhteyshenkilö
• Pidä se alle 3 lausetta

Jos haluat osua suoraan maaliin, voit käyttää meidän AI Chat ja saat seuraavan kehotteen:

Kehotus oikeudellisia kirjeitä varten (johdanto):

"Esittele selkeä ja ammattimainen johdanto oikeudelliseen kirjeeseen, joka koskee [lyhyt kuvaus tilanteesta]."

Tekoäly säästää aikaa ja auttaa sinua ideoimaan kohtia. 

Vaihe 3: Kirjoita päärunko ja keskeiset yksityiskohdat.

Tässä vaiheessa toimitat tavaran. Tässä osiossa käytät:

• Yksi pääajatus per kohta
• Tukevat väitteet tietyin numeroin
• Lyhyet kappaleet (enintään 3-4 lausetta)
• Selkeitä esimerkkejä

Kun pääset kirjeen yksityiskohtiin, anna tekoäly-chatille seuraavat tiedot:

Kehotus oikeudellisia kirjeitä varten (pääkappale):

"Kirjoita oikeudellinen kirje, jossa käsitellään [asiaa]. Jaa se selkeisiin kappaleisiin ja anna tarvittaessa oikeudellisia viitteitä."

Korosta avaintietoja säästeliäästi, mutta älä liioittele.

Vaihe 4: Lisää ammattimainen loppulausunto

Jos olet epävarma siitä, miten muotoilla lopetus, anna meidän AI Chat seuraavat:

Kehotus oikeudellisia kirjeitä varten (loppulausunto):

"Auttakaa minua laatimaan ammattimainen loppulausuma oikeudelliseen kirjeeseen, jossa pyydetään [tiettyä toimenpidettä]. Sisällytä mukaan kehotus toimia ja yhteystiedot."

Sulkemisen pitäisi:

• Ilmoita selkeästi, mitä seuraavaksi tapahtuu
• Kiitä heitä heidän ajastaan
• Sisällytä toimintakutsu

Miten lopettaa liikekirje

Viimeisen kappaleen jälkeen jätä kaksi riviä tilaa ennen kohteliaisuuskappaleen lopetusta. 

Käytä vain ensimmäistä sanaa isolla alkukirjaimella ja lopeta sana pilkulla. 

Yleisiä sulkemisia ovat "Ystävällisin terveisin," "Terveisin," - tai "Kunnioittavasti."

Jätä käsin kirjoittamaasi allekirjoitukseen neljä riviä tilaa ja allekirjoita sinisellä tai mustalla musteella. 

Kirjoita allekirjoituksesi alle koko nimesi, tittelisi ja tarvittaessa yhteystietosi.

Lisää tarvittaessa lisämerkintöjä, kuten seuraavat tiedot "Encl:" koteloiden tai "cc:" kopioita varten ja aseta ne erillisille riveille kirjoitetun nimesi alle.

Business Letter Esimerkkejä

Purduen yliopiston verkkokirjoituslaboratorio (Purdue University's Online Writing Lab) tarjoaa esimerkin liikekirjeestä. Lisäksi siinä esitetään ammattimaisessa kirjeenvaihdossa suositellut marginaalit ja välit.

Haluatko nähdä lisää esimerkkejä liikekirjeistä juuri sinun tarpeisiisi?

• Työhakemuskirje →
• Valituksen ratkaisukirje →
• Sopimuksen irtisanomiskirje →

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää liikekirjeessä

Liikekirjeen kirjoittaminen voi tuntua tärkeältä tehtävältä - onhan se tilaisuutesi tehdä vahva vaikutelma. 

Mutta on olemassa muutamia yleisiä sudenkuoppia joita haluat ehdottomasti välttää. 

# 1 - Epäammattimainen muotoilu

Ensivaikutelmalla on väliä, ja siksi ulkonäkö voi tehdä tai rikkoa sopimuksen. 

Yleisiä liikekirjeen muotoiluvirheitä ovat:

• Epäjohdonmukainen riviväli kappaleiden välillä
• Väärin kohdistetut marginaalit ja teksti
• Useita kirjasintyylejä tai -kokoja samassa kirjaimessa
• Virheellinen liikekirjeen rakenne (puuttuu päivämäärä, vastaanottajan osoite tai allekirjoituslohko).

# 2 - Epävirallisen kielen käyttö

Liikekirjeet edellyttävät muodollisuutta, joka erottaa ne satunnaisesta viestinnästä. Vältä näitä yleisiä kielivirheitä:

• Liian monien idiomien tai fraasien käyttö: 

Kirjoittamisen sijaan: "Mennäänpä keskustelemaan laatikon ulkopuolisesta ajattelusta." 

Kirjoita: "Haluaisin keskustella innovatiivisista lähestymistavoista tähän projektiin."

• Passiivinen ääni: Käytä aktiivista äänenkäyttöä, jotta lausunnot olisivat suorempia ja vaikuttavampia.

• "I":n käyttäminen liikaa: "Minä" -ilmaisun toistaminen voi saada kirjeen vaikuttamaan itsekeskeiseltä. Sen sijaan, että kirjoittaisit: "Uskon, että voin auttaa sinua projektissasi, koska minulla on kokemusta". 

Kirjoita: "Tämä projekti vastaa hyvin tiimimme laajaa kokemusta"

# 3 - Monitulkintaisuus ja epämääräisyys

Yritysviestinnässä selkeys on ensiarvoisen tärkeää. Vältä:

• Epäselvät pyynnöt tai määräajat 

Esimerkki epämääräisestä kirjoituksesta: "Soita minulle pian takaisin" 

Parempi vaihtoehto: "Anna palautetta perjantaihin 16. helmikuuta mennessä."

• Epätarkka kieli 

Esimerkki epämääräisestä kirjoituksesta: "Tarvitsemme melko paljon resursseja" 

Parempi vaihtoehto: "Tämä hanke edellyttää kolmea lisähenkilöstön jäsentä ja $50 000 euron budjettia."

# 4 - Sisältöä ei inhimillistetä

Digitaaliset kirjeet ovat toki käteviä, ja tekoälykeskustelut voivat säästää aikaa.

Mutta jos et tee sisällöstäsi inhimillistä, se voi vaikuttaa robottimaiselta tai persoonattomalta. 

Käytä AI Humanizer varmistaaksesi, että sen on kirjoittanut oikea ihminen, ei kone. 

Kuinka tehdä kirjeestäsi vakuuttavampi

Vakuuttaminen ei ole nokkelaa sanaleikkiä tai manipulointia. 

Hyvin kirjoitettu vakuuttava kirje voi auttaa muuttamaan lämpimän liikesuhteen, muuntaa sitoutuneita kumppaneita ja luoda selkeitä, toteuttamiskelpoisia mahdollisuuksia.

Jos haluat tehdä sen tehokkaasti, käytä näitä kolmea suostuttelustrategiaa liikekirjeissäsi, jotta kirjeesi olisivat parempia kuin ilman niitä.

# 1 - Luo vakuuttava koukku

Avauskappaleen on annettava vastaanottajalle syy lukea lisää. Vahvoja koukkuja varten voit sisällyttää mitä tahansa näistä:

1. Viittaus yhteiseen haasteeseen
2. Esitä vaikuttava lausunto
3. Korosta välitön arvo

# 2 - Esitä vakuuttavaa näyttöä

Muunna väitteet argumenteiksi:

1. Tiedot ja tilastot

• Käytä tarkkoja numeroita: "Järjestelmämme vähensi virhemääriä 8,5%:stä 0,3%:iin."
• Sisällytä aikataulut: "6 kuukauden aikana asiakastyytyväisyys kasvoi 45%"
• Vertaile ennen/jälkeen-skenaarioita: "Tuotannon tehokkuus parani 1 000:sta 1 500 yksikköön päivässä"

2. Tapaustutkimukset

• Viitataan asiaankuuluviin menestystarinoihin: "ABC Corp:ssa toteutettu samanlainen käyttöönotto johti...".
• Sisällytä erityiset tulokset: "Heidän tiiminsä saavutti 98%-automaation 90 päivän kuluessa."
• Korosta vertailukelpoisia tilanteita: "Toinen valmistaja alueellanne koki...".

3. Asiantuntijan validointi

• Alan tunnustus: "Industry Weekly -lehti palkitsi 'innovatiivisimman ratkaisun'".
• Ammatilliset sertifikaatit: "ISO 9001 sertifioidut prosessit"
• Kumppanin vahvistukset: "Microsoft Gold Partner -status vuodesta 2020"

# 3 - Vastalauseiden ennakointi ja käsittely

Analysoi kaikki vastalauseet, joita vastaanottajallasi saattaa olla kirjeestäsi, ja puutu niihin heti tässä.

(Käytä tekoälychatia vastalauseiden analysointiin)

He saattavat olla huolissaan...

• Kustannusongelmat: "Vaikka alkuinvestointi on $X, ROI saadaan yleensä 6 kuukauden kuluessa..."
• Toteutusaika: "Asialle omistautunut tiimimme varmistaa minimaaliset häiriöt todistetun 3 viikon siirtymäsuunnitelmamme avulla"
• Koulutusvaatimukset: "Mukana oleva kattava koulutusohjelma vaatii vain 4 tuntia työntekijää kohden"

Päätelmä

Liikekirjeen kirjoittaminen on edelleen ajankohtaista vuonna 2025, mutta ei niin kuin isoisäsi tiesi sen. 

Vaikka suurin osa viestinnästä on siirtynyt digitaaliseen muotoon, et ehkä tarvitse sitä joka päivä, mutta kun tarvitset, se on korvaamatonta.

Hyvin laadittu liikekirje voi silti avata ovia, joita nopea sähköposti ei voi avata. 

Olitpa sitten saamassa unelmatyötä, varmistamassa miljoonan dollarin sopimusta tai hoitamassa asiakaskriisiä, oikein muotoiltu ja hyvin kirjoitettu liikekirje pelastaa sinut.

• Pidä se ammattimaisena, mutta älä kuulosta 1950-luvun robotilta.
• Käytä tekoälytyökaluja ideointiin, mutta lisää inhimillinen kosketus
• Muista: kirjeesi voi olla digitaalinen, mutta sen vaikutuksen pitäisi olla henkilökohtainen

Varmista, ettei kirjeesi pääty lukemattomien ehtojen kaltaiseksi - kukaan ei halua sellaista suhdetta!