Muistion kirjoittaminen: Rakenne, vinkkejä ja esimerkkejä

Kukaan ei herää innostuneena kirjoittamaan muistiota.

Joskus on kuitenkin niin, että tärkeät tiedot on saatava nopeasti ja selkeästi perille.

Olipa kyse sitten uuden toimintatavan ilmoittamisesta, tiimisi päivittämisestä tai tulevasta muutoksesta tiedottamisesta, muistio pitää asiat yksinkertaisina: ei edestakaisia sähköpostiviestejä, ei tarpeettomia kokouksia, vain suoraa viestintää.

Hyvät uutiset? Muistion kirjoittamisen ei tarvitse olla monimutkaista.

Oikeanlaisella rakenteella ja muutamalla fiksulla muutoksella voit varmistaa, että viestisi luetaan, ymmärretään ja siihen reagoidaan - ilman, että kukaan sammuu kesken kaiken.

Kerrotaanpa tarkemmin.

Mikä on muistio?

Muistio (lyhenne sanoista memorandum) on lyhyt, jäsennelty asiakirja, jota käytetään seuraaviin tarkoituksiin sisäinen viestintä yrityksessä tai organisaatiossa.

Toisin kuin sähköpostiviestit, jotka voivat olla rentoja tai keskustelunomaisia, muistioiden on tarkoitus olla selkeitä, suoria ja ytimekkäitä - täydellisiä tärkeiden päivitysten, toimintatapojen tai ohjeiden jakamiseen ilman turhaa höpinää.

Ajattele sitä ammattimaisena versiona "Hei, kaikki, tässä tapahtuu".

Olipa kyse sitten esimiehen viesteistä tiimille, henkilöstöhallinnon viesteistä työntekijöille tai koko yrityksen johdon viesteistä, muistiot varmistavat, että kaikki ovat samalla sivulla.

Milloin muistion käyttö on suositeltavaa

Muistiot toimivat parhaiten silloin, kun haluat välittää tärkeää tietoa ryhmälle ihmisiä jäsennellysti. Saatat käyttää muistiota, kun:

• Yrityksen toimintaperiaatteiden muutoksen ilmoittaminen (kuten uudet kotoa käsin työskentelyä koskevat suuntaviivat)
• Päivitysten antaminen hankkeesta tai aloitteesta
• Menettelyjen tai ohjeiden hahmottelu
• Yrityksen sisäisen ilmoituksen tekeminen
• Välitöntä huomiota vaativaan ongelmaan puuttuminen

Jos viestisi on muodollinen, se on dokumentoitava tai se koskee useita vastaanottajia, muistio on oikea tapa käyttää sitä. Jos kyseessä on nopea, epävirallinen tarkistus, sähköposti- tai chat-viesti saattaa riittää.

Nyt kun tiedät kun muistion käyttämisestä, puhutaanpa siitä, miten muistio rakennetaan oikein.

Muistion tärkeimmät osat

Hienossa muistiossa ei ole kyse vain siitä, mitä sanot, vaan myös siitä, miten jäsennät sen. 

Pitämällä se selkeänä, järjestettynä ja helposti luettavana varmistat, että viestisi todella luetaan (eikä sitä jätetä huomiotta muiden asioiden täyttämässä postilaatikossa). 

Seuraavassa kerrotaan, mitä jokaisen muistion tulisi sisältää:

1. Otsikko (To, From, Date, Subject)

Aloita perusasioista. Jokaisen muistion tulisi sisältää:

• To: Kenelle tämä muistio on tarkoitettu? (Tiimille, osastolle tai koko yritykselle)
  From: Kuka sen lähettää? (Nimesi ja ammattinimikkeesi)
  Päivämäärä: Kun se kirjoitettiin
  Aihe: Lyhyt, täsmällinen otsikko, joka kertoo lukijalle välittömästi, mistä muistiossa on kyse.

Esimerkki:
To: Kaikki työntekijät
From: Jane Doe, henkilöstöpäällikkö
Päivämäärä: 1. helmikuuta 2025
Aihe: Uusi etätyökäytäntö

2. Avauspuheenvuoro (muistion tarkoitus)

Mene suoraan asiaan. Ensimmäisessä lauseessa, Kerro ihmisille, miksi he lukevat tätä. Tämä ei ole oikea paikka pitkille esittelyille - vain selkeä ja selkeä "Tästä on kyse" lausunto.

Esimerkki:
"Tässä muistiossa esitellään yhtiön päivitetty etätyökäytäntö, joka tulee voimaan 1. maaliskuuta 2025."

3. Runko (yksityiskohdat ja täydentävät tiedot)

Tässä on paikka, jossa voit kerro yksityiskohdat. Aiheesta riippuen tämä osio voi sisältää:

• The kuka, mitä, milloin, missä ja miksi. ilmoituksesta
• Tärkeimmät päivämäärät, määräajat tai ohjeet
• Tarvittavat taustatiedot tai perustelut

Pidä lauseet lyhyinäKäytä tarvittaessa luettelopisteitä ja sisällytä vain olennaiset yksityiskohdat - kukaan ei halua kaivaa tekstikappaleita läpi löytääkseen pääkohdan.

Esimerkki:
"Maaliskuun 1. päivästä alkaen työntekijöiden on työskenneltävä toimistossa vähintään kahtena päivänä viikossa. Tavoitteena on säilyttää joustavuus ja samalla edistää yhteistyötä. Tiimit voivat koordinoida toimistopäivänsä osaston tarpeiden mukaan."

4. Toimintaohjeet (seuraavat vaiheet tai suositukset)

Mitä ihmisten pitäisi tee kun olet lukenut tämän? Olipa kyse sitten uuden prosessin noudattamisesta, kokoukseen osallistumisesta tai kysymysten esittämisestä, ilmaise se selkeästi.

Esimerkki:
"Johtajien on sovitettava yhteen tiimiensä kanssa toimistoissa noudatettavat aikataulut 15. helmikuuta mennessä. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä henkilöstöhallintoon."

5. Loppuhuomautukset (vapaaehtoinen)

Kaikki muistiot eivät tarvitse lopetusta, mutta jos haluatte lopeta positiivisesti, pelkkä kiitos tai tunnustus voi auttaa.

Esimerkki:
"Kiitos joustavuudestanne, kun jatkamme työpolitiikkamme parantamista. Arvostamme sitoutumistanne yhteistyöhön ja menestykseen."

Vaiheittainen opas muistion kirjoittamiseen

Näin saat sen tehtyä nopeasti ilman liikaa miettimistä.

Vaihe 1: Määrittele tarkoitus

Jos et tiedä täsmälleen miksi kirjoitat tämän muistion, lukijasi ei myöskään ymmärrä. 

Pidä se yksinkertaisena - mikä on keskeinen viesti? Jos et voi tiivistää sitä yhteen lauseeseen, mieti lähestymistapaasi uudelleen.

Vaihe 2: Yleisön tunnistaminen

Kuka tätä lukee? Sanamuoto vaihtelee sen mukaan, puhutteletko johtoa, tiimiäsi vai koko yritystä. 

Räätälöi muistio niin, että se puhuttelee suoraan niitä henkilöitä, joiden on toimittava sen perusteella.

Vaihe 3: Kirjoita muistio 

Sen sijaan, että aloittaisit tyhjästä, anna meidän AI Chat tehdä raskas nosto. Syötä vain yksinkertainen kehote, kuten:

• "Kirjoita ammattimainen muistio, jossa ilmoitetaan uudesta etätyöpolitiikasta."
• "Laadi muistio tiimin päivitystä varten tulevasta projektin määräajasta."
• "Laadi muistio toimiston tietoturvapäivityksistä työntekijöille."

AI Chat luo jäsennellyn, hyvin kirjoitetun luonnoksen sekunneissa, mikä säästää aikaa ja vaivaa.

Tarkista se:

Vaihe 4: Tarkenna ja personoi

AI Chat antaa sinulle vahvan lähtökohdan, mutta älä vain kopioi ja liitä. 

Lue muistio läpi ja tee muutoksia, jotta se vastaa sävyäsi, lisää yrityskohtaisia yksityiskohtia ja varmistaa, että se tuntuu aidolta tiimillesi.

Vaihe 5: Humanisoi lopullinen luonnos

Tekoälystä huolimatta muistioiden pitäisi silti tuntua inhimillisiltä ja luonnollisilta.

 Pudota lopullinen luonnos AI Humanizer tasoittaaksesi mahdolliset robottimaiset sanamuodot ja varmistaaksesi, että se lukee kuin jotain, jonka todella lähettäisit.

Tutustu AI Detectoriin ja Humanizeriin alla olevan widgetin avulla!

Esimerkkejä tehokkaista muistioista

Tarvitsetko muistion, mutta et halua aloittaa alusta? 

Tässä on neljä valmista esimerkkiä, joita voit muokata ja lähettää.

Esimerkki 1: Sisäisen politiikan päivitys

Skenaario: Yrityksesi päivittää etätyökäytäntöjään, ja työntekijöille on tiedotettava asiasta.

To: Kaikki työntekijät
From: [nimesi], henkilöstöpäällikkö
Päivämäärä: [Tämän päivän päivämäärä]
Aihe: Päivitetty etätyökäytäntö - voimaan [päivämäärä]

[Päiväys] alkaen päivitämme etätyökäytäntöämme siten, että työntekijät voivat työskennellä kotoa käsin enintään kolme päivää viikossa. 

Tämä muutos perustuu työntekijöiden palautteeseen ja sitoumukseemme säilyttää joustavuus ja edistää samalla henkilökohtaista yhteistyötä.

Avaintiedot:

• Työntekijöiden on koordinoitava etäpäivänsä esimiehensä kanssa.
• Tiimikokouksissa ja keskeisissä yhteistyökokouksissa on oltava läsnä toimistossa.
• Kaikki etätyöjärjestelyt on viimeisteltävä henkilöstöhallinnon kanssa viimeistään [määräaika].

Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä henkilöstöhallintoon [yhteystiedot]. Kiitos sopeutumiskyvystänne, kun jatkamme työpaikkakäytäntöjemme parantamista.

Esimerkki 2: Projektin tilamuistio

Skenaario: Tiimisi tarvitsee nopean päivityksen tärkeän projektin edistymisestä.

To: Projektiryhmä
From: [Nimesi], projektipäällikkö
Päivämäärä: [Tämän päivän päivämäärä]
Aihe: Hankkeen X tilannekatsaus - Vaiheen 2 valmistuminen

Olemme iloisia voidessamme kertoa, että Hankkeen X vaihe 2 on nyt saatu päätökseen, ja olemme aikataulussa siirtyä vaiheeseen 3 [päivämäärä] mennessä.

Viimeaikainen edistyminen:

• Kehitystiimi viimeisteli ydinominaisuudet.
• Markkinointitiimi sai valmiiksi alustavan kampanjaluonnoksen.
• Laadunvarmistustestaus on käynnissä, ja se saadaan päätökseen [päivämäärä] mennessä.

Seuraavat vaiheet:

• Lopulliset testit ja tarkistukset on saatettava päätökseen [Määräaika] mennessä.
• Vaiheen 3 aloituskokous on suunniteltu pidettäväksi [kokouspäivä/-aika].

Jos sinulla on esteitä tai tarvitset lisätukea, ota yhteyttä minuun tai tiimisi johtajaan.

Esimerkki 3: Kokousmuistutusmuistio

Skenaario: Koko osaston laajuinen kokous on tulossa, ja haluat varmistaa, että kaikki osallistuvat siihen.

To: Myyntitiimi
From: [nimesi], myyntijohtaja
Päivämäärä: [Tämän päivän päivämäärä]
Aihe: Muistutus: [päivämäärä/aika]

Tämä on muistutus siitä, että Neljännesvuosittainen myyntikokous pidetään [Päiväys] klo [Kello] [Paikka] (tai Zoomin kautta).

Esityslistan kohokohdat:

• Q1-myynnin tuloskatsaus
• Uusien asiakkaiden sisäänottostrategiat
• Q2:n myyntitavoitteiden tarkistukset

Tulkaa valmistautuneina päivityksiin tai kysymyksiin. Jos et pääse osallistumaan, ilmoita minulle mahdollisimman pian. Odotan innolla, että pääsemme tapaamaan kaikkia!

Esimerkki 4: Ilmoitusmuistio

Skenaario: Yrityksesi vastaanottaa uuden tiimin jäsenen, ja haluat esitellä hänet.

To: Koko henkilöstö
From: [nimesi], HR
Päivämäärä: [Tämän päivän päivämäärä]
Aihe: Tervetuloa [uuden työntekijän nimi] tiimiin!

Olemme innoissamme ilmoittaessamme, että [Uuden työntekijän nimi] liittyy [osastoon/tiimiin] uutena [tehtävänimike]! Hänen ensimmäinen päivänsä on [Aloituspäivä], ja he työskentelevät tiiviissä yhteistyössä [tiimin johtaja/päällikkö] kanssa.

Hieman [uuden työntekijän nimi]:

• Tulee [edellisestä yrityksestä/kokemuksesta].
• Intohimoinen [alan taito/kiinnostus].
• Hauska fakta: [Something Light & Engaging].

Toivottakaa [uuden työntekijän nimi] lämpimästi tervetulleeksi, kun näette hänet!

Loppuajatuksia muistion kirjoittamisesta

Muistion tarkoituksena on välittää tärkeää tietoa nopeasti ja selkeästi. 

Jos ihmiset joutuvat lukemaan sen uudelleen ymmärtääkseen asian, se ei tee työtään.

Pidä se lyhyenä, tee seuraavat vaiheet ilmeisiksi ja kirjoita kuin ihminen, älä kuin yritysrobotti. 

Entä jos haluat säästää aikaa?

Meidän AI Chat voi laatia jäsennellyn muistion muutamassa sekunnissa, ja AI Humanizer varmistaa, että se kuulostaa sinä.

Eikö olekin parempi, kun ihmiset todella lukevat - ja ymmärtävät - mitä kirjoitit?