Vastaanottajan postilaatikko ei poikkea paljonkaan sinun tai minun postilaatikostani. Se on täynnä kymmeniä avaamattomia ja huomiotta jätettyjä sähköpostiviestejä, ja lisää on tulossa.
Siksi seurantasähköpostin lähettäminen vastaamatta jättämisen jälkeen voi olla rutiinia.
Mutta jos seurantaa tarvitaan usein ja useimmille potentiaalisille asiakkaille, ongelma voi olla sähköposteissasi, ei potentiaalisissa asiakkaissa.
Oli syy mikä tahansa, tässä blogissa esitellään 15 tehokasta seurantasähköpostimallia, joita voit käyttää eri tilanteissa.
Artikkelissa on myös hyödyllisiä vinkkejä, temppuja ja työkaluja, jotka odottavat sinua. Mutta ensin ymmärretään, mikä on seurantasähköposti.
Mikä on seurantasähköposti?
Seurantasähköposti on kohtelias kehotus ottaa uudelleen yhteyttä henkilöön, johon olet jo aiemmin ottanut yhteyttä.
Se on tapa palata takaisin ja pitää vastaanottaja sitoutuneena syystä tai toisesta.
Sanotaan, että hae unelmiesi työpaikkaa ja odotamme kärsivällisesti, mutta emme kuule mitään. Silloin lähetät seurantasähköpostin.
Älä enää koskaan murehdi tekoälyn havaitsevan tekstejäsi. Undetectable AI Voi auttaa sinua:
- Tee tekoälyavusteinen kirjoittaminen näkyväksi ihmisen kaltainen.
- Bypass kaikki tärkeimmät tekoälyn tunnistustyökalut yhdellä napsautuksella.
- Käytä AI turvallisesti ja luottavaisesti koulussa ja työssä.
Seurantasähköpostin lähettäminen vastaamatta jättämisen jälkeen on kuitenkin vain yksi sen monista käyttötapauksista.
Siinä on lukemattomia mahdollisia skenaarioita, kuten:
- Ilmoittautuminen haastattelun jälkeen kysyäksesi tilasta
- Tärkeästä määräajasta muistuttaminen
- Erääntyneestä maksusta muistuttaminen
- Kysytään, tarvitaanko lisäapua
Me kaikki tunnemme sen sähköpostin, jonka saamme verkko-ostosten (tai näyteikkunaostosten 😉) jälkeen.
Siinä yleensä vahvistetaan tilauksemme, annetaan toimitustiedot tai ehdotetaan vastaavia tuotteita.
Hyvä seurantasähköposti on ammattimainen ja menee suoraan asiaan. Siinä vältetään kiertelyä ja kuulostetaan silti kohteliaalta.
Mutta miten lähettää seurantasähköposti sen jälkeen, kun vastausta ei ole tullut? Opettelemme sen seuraavassa osiossa.
Aika on tärkeä tekijä seurantasähköpostin tai -sähköpostien lähettämisessä.
Paras aika lähettää seurantasähköposti usein riippuu vastaanottajasta.
Jos tiedät, että he todennäköisesti tarkistavat postilaatikkonsa aamulla, tähtää siihen aikaan.
Toisaalta, jos olet lähettänyt ensimmäisen sähköpostiviestin iltapäivällä, mutta et ole saanut vastausta, yritä lähettää seurantakirje illalla.
Myös peräkkäisten sähköpostiviestien välisten päivien määrän suunnittelun tulisi olla osa strategiaa.
Varmista, että väli on tarpeeksi suuri, jotta mahdollinen asiakas ei tunne tulevansa roskapostitetuksi, ja tarpeeksi pieni, jotta hän ei unohda sinua.
Tarvitaan jonkin verran kokeilua, kunnes löydät sopivan kohdan.
15 Seuranta-sähköpostin mallit, kun ei ole vastausta
On tavallista menettää toivonsa, jos sähköpostiin ei saada vastausta.
Mutta seurantasähköpostin lähettäminen ilman vastausta voi usein saada keskustelun uudelleen käyntiin.
Seuraavassa on käytännönläheisiä, valmiita (hieman mukautettuja) malleja, jotka on räätälöity eri tilanteisiin.
Malli 1: Ensimmäinen seuranta viikon kuluttua
Joskus sähköpostiviestit hautautuvat kiireisiin postilaatikoihin, ja yksinkertainen seuranta voi tuoda viestisi takaisin pintaan.
Tässä on malli, jota kannattaa harkita, jos vastausta ei ole tullut noin viikon aikana:
| Aihe | Just Checking In |
| Hei [vastaanottajan nimi], Toivon, että tämä sähköposti on teille hyvä! Halusin jatkaa edellisen viestini [päiväys] jälkeen ja kysyä, oletko ehtinyt lukea sen. Ilmoittakaa minulle, jos tarvitsette minulta lisätietoja. Odotan innolla yhteydenottoasi! Ystävällisin terveisin,[Nimesi] | |
Malli 2: Toinen seurantasähköposti selvennystä varten
Jos hiljaisuus jatkuu ensimmäisen seurannan jälkeen, saattaa olla aika tarkistaa, onko epäselvyyttä tai tarvetta selventää asiaa.
Tässä on tapa lähestyä asiaa vaikuttamatta kärsimättömältä:
| Aihe | Seuranta |
| Hei [vastaanottajan nimi], Otan uudelleen yhteyttä varmistaakseni, ettei edellinen sähköpostini kadonnut hukkaan. Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisätietoja minulta, autan mielelläni. Kerro minulle, milloin sinulle sopii vastata! Ystävällisin terveisin,[Nimesi] | |
Malli 3: Työhakemuksen seuranta
Työhakemukset voivat tuntua siltä, kuin lähettäisit viestejä tyhjyyteen, mutta huomaavainen seuranta voi osoittaa innostuksesi ja ammattitaitosi.
Voit käyttää tätä viikon tai kahden jälkeen, kun vastausta ei ole tullut:
| Aihe | Työhakemuksen seuranta |
| Hyvä [palkkaavan johtajan nimi], Toivottavasti sinulla menee hyvin. Kirjoitan seuratakseni [päivämäärä] jätettyä hakemustani [tehtävänimike] -tehtävään. Olen edelleen hyvin kiinnostunut tästä mahdollisuudesta ja haluaisin tietää, onko rekrytointiprosessiin liittyviä päivityksiä. Kiitos ajastanne, ja odotan innolla vastaustanne! Ystävällisin terveisin,[Nimesi] | |
Malli 4: Toinen työpaikkatiedustelun jatkotoimenpide
Jos olet jo kertaalleen ottanut yhteyttä työhön, mutta et ole vieläkään kuullut vastausta, tämä malli on sopiva tasapaino kohteliaan sinnikkyyden ja ammattimaisuuden välillä:
| Aihe | Ilmoittautuminen [työpaikan nimi] hakemukseen |
| Hyvä [palkkaavan johtajan nimi], Toivon, että tämä sähköposti on teille hyvä! Halusin ilmoittautua uudelleen hakemuksestani [työn nimi] -tehtävään. Olen innokas kuulemaan seuraavista vaiheista ja annan tarvittaessa mielelläni lisätietoja. Ilmoitathan minulle, jos sinulla on hetki aikaa päivittää tietoja. Kiitos ajastanne ja harkinnastanne. Ystävällisin terveisin,[Nimesi] | |
Mallit myyntiä ja markkinointia varten
Tieto siitä, miten kirjoittaa jatkosähköposti, kun vastausta ei ole tullut, voi auttaa suuresti myynnin ammattilaista, sillä heidän työhönsä kuuluu tällaisten sähköpostien lähettäminen paljon.
Loput sähköpostipohjista liittyvät myyntiin ja yhteydenpitoon.
Malli 5: Kohtelias myynnin seurantasähköposti
Yhteyden luominen potentiaaliseen asiakkaaseen vaatii usein useamman kuin yhden yrityksen, varsinkin kun kyseessä on ensimmäinen yhteydenotto.
| Aihe | Nopea seuranta |
| Hei [Tulevan asiakkaan nimi], Toivon, että tämä viesti löytää teidät hyvin! Halusin jatkaa edellisen [tuote/palvelu] -aiheisen sähköpostiviestini käsittelyä. Uskon, että [tietty hyöty] voisi olla todella hyödyllinen [heidän yritykselleen tai tilanteelleen]. Kerro minulle, jos haluat tutkia asiaa tarkemmin tai jos on parempi aika ottaa yhteyttä. Odotan innolla yhteydenottoanne! Ystävällisin terveisin,[Nimesi] | |
Malli 6: Seuranta myyntikokouksen jälkeen
Sinulla on siis ollut tuottava tapaaminen potentiaalisen asiakkaan kanssa, mutta nyt on radiohiljaisuus.
Seurantasähköpostin lähettäminen voi auttaa keskustelun käynnistämisessä uudelleen.
| Aihe | Oletko valmis seuraaviin vaiheisiin? |
| Hei [Tulevan asiakkaan nimi], Oli hienoa keskustella kanssasi [aiheesta]. Halusin tarkistaa, miten haluaisit edetä [tietty ehdotus tai suunnitelma]. Jos olet vapaa, voimme sopia nopean tapaamisen tälle [viikonpäivälle] keskustellaksemme lisää. Voit valita itsellesi sopivan ajan täältä: [linkki kokousaikatauluun]. Odotan innolla vastaustasi! Ystävällisin terveisin,[Nimesi] | |
Malli 7: Seuranta verkostoitumistapahtuman jälkeen
Oliko sinulla positiivista vuorovaikutusta verkostoitumistapahtumassa, mutta yhteydet unohtuivat seurannan jälkeen?
Se on yleinen asia. Ja jälleen kerran ratkaisu on seurantasähköposti.
| Aihe | Oli hienoa tavata sinut [tapahtuman nimi] |
| Hei [Prospect], Oli ilo tavata sinut [tapahtuma/paikka] [päivämäärä]. Nautin todella keskustelustamme [aihe] ja olin vaikuttunut näkemyksistänne [tietty kohta]. Jatkamme mielellämme keskusteluamme ja tutkimme tapoja, joilla voisimme tehdä yhteistyötä. Jos olet vapaa tällä viikolla, kerro minulle sopiva aika. Odotan innolla yhteydenpitoa! Ystävällisin terveisin,[Nimesi] | |
Malli 8: Seuranta yhteydenpidon jatkaminen kontaktin uudelleen saamiseksi
Ystävällinen seurantasähköposti voi myös auttaa palauttamaan yhteyden vanhaan kontaktiin, kun yhteydenpito on ollut poissa.
| Aihe | Siitä on aikaa! |
| Hei [Yhteyshenkilön nimi], Toivottavasti kaikki sujuu teillä hyvin! Ajattelin äskettäin viimeisintä keskusteluamme [aihe] ja halusin tarkistaa, miten asiat sujuvat teillä. Jos olet vapaa, olisi hienoa vaihtaa kuulumisia ja katsoa, olisiko meillä mahdollisuus työskennellä uudelleen yhdessä. Ilmoita minulle, kun olet vapaa! Parhain terveisin, [nimesi] | |
Malli 9: Muistutussähköposti palautetta varten ehdotuksesta
Lähettämällä alla olevan kaltaisen seurantasähköpostin, kun vastausta ei ole tullut, voit varmistaa, että ehdotuksesi pysyy mielessäsi ilman, että se on tungetteleva.
| Aihe | Lempeä muistutus: Palaute [ehdotuksen nimi] |
| Hei [vastaanottajan nimi], Toivon, että tämä viesti löytää teidät hyvin. Halusin seurata [päivämäärä] lähettämääni ehdotusta. Kuulisin mielelläni ajatuksesi ja mahdollisen palautteesi. Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisäselvityksiä, ota rohkeasti yhteyttä - autan mielelläni. Odotan innolla vastaustasi! Ystävällisin terveisin,[Nimesi] | |
Malli 10: Seuranta tehtävän suorittamisen vahvistamiseksi
Kun tehtävä tai suorite vaatii vahvistusta, seurantasähköpostilla varmistetaan, että kaikki pysyy aikataulussa.
Usein toinen henkilö odottaa sinulta sähköpostia, mutta ei epäröinnin vuoksi halua ottaa sinuun suoraan yhteyttä.
| Aihe | Vahvistus tarvitaan: Tehtävän suorittaminen |
| Hei [vastaanottajan nimi], Halusin varmistaa, että [tietty tehtävä/toimitettava] on toteutettu sovitulla tavalla. Kerro minulle, jos jotain on vielä tekemättä tai jos tarvitset lisäapua minun puoleltani. Odotan innolla päivitystäsi! Ystävällisin terveisin,[Nimesi] | |
Malli 11: Ystävällinen maksumuistutussähköposti
Jos maksun määräaika lähestyy, rento muistutus voi kannustaa toimimaan ilman, että asiat muuttuvat kiusallisiksi.
| Aihe | Nopea muistutus: Maksu erääntyy pian |
| Hei [Nimi], Toivottavasti sinulla menee hyvin! Halusin muistuttaa, että [laskun/palvelun] maksu erääntyy [päivämäärä]. Ilmoittakaa minulle, jos tarvitsette minulta jotakin prosessin loppuun saattamiseksi. Odotan innolla yhteydenottoanne! Parhain terveisin, [nimesi] | |
Malli 12: Erääntyneen maksun seuranta
Kun maksu on myöhässä, on tärkeää pysyä ammattimaisena mutta päättäväisenä.
Tällainen seurantasähköposti voi viedä asioita eteenpäin ja ylläpitää samalla hyvää suhdetta.
| Aihe | Seuranta: Myöhästynyt maksu |
| Hei [Nimi], Otan yhteyttä [laskun/palvelun] maksuun, joka erääntyi [päivämäärä]. Jos olet jo käsitellyt sen, kiitos! Jos ette, ilmoittakaa minulle, jos voin auttaa jossakin asiassa. Odotan innolla päivitystäsi. Ystävällisin terveisin,[Nimesi] | |
Malli 13: RSVP-vahvistuksen seuranta
Odotatko jonkun vahvistavan osallistumisensa?
Muistuta heitä kohteliaasti vaikuttamatta kuitenkaan päällekäyvältä.
| Aihe | Vahvistan vastauksesi [tapahtuman nimi] |
| Hei [Nimi], Toivon, että tämä sähköposti on teille hyvä! Ilmoittaudun vain vahvistaakseni vastauksesi [tapahtuman nimi] tapahtumaan [päivämäärä]. Ilmoita minulle, jos voit tulla mukaan - olisimme iloisia, jos tulisit! Odotan innolla vastaustasi. Parhain terveisin, [nimesi] | |
Malli 14: Muistutussähköposti tapahtumaan osallistumisesta
Kun tapahtumapäivä lähestyy, lähetä nopea muistutus, jotta kutsutut eivät unohda tulla paikalle.
| Aihe | Muistutus: [Tapahtuman nimi] on melkein täällä! |
| Hei [Nimi], Ystävällinen muistutus siitä, että [tapahtuman nimi] järjestetään [päivämäärä] [kellonaika]. Olemme innoissamme saadessamme sinut mukaan [paikka/virtuaalinen alusta]. Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisätietoja. Nähdään siellä! Ystävällisin terveisin,[Nimesi] | |
Malli 15: Viimeinen yritys ennen viestinnän lopettamista
Viimeinen seurantasähköposti sen jälkeen, kun vastausta ei ole tullut, sulkee silmukan ammattimaisesti.
| Aihe | Lopullinen seuranta: Silmukan sulkeminen |
| Hei [Nimi], Halusin lähettää vielä yhden seurantatiedon [tietty aihe]. Koska en ole kuullut vastausta, oletan, että tämä ei ole sinulle nyt ensisijainen asia. Ota rohkeasti yhteyttä, jos asiat muuttuvat - autan silti mielelläni! Kaikkea hyvää, [Nimesi] | |
Kuinka lähettää jatkosähköposti, kun ei ole vastausta?
Usein sähköpostin vastaanottajat eivät vastaa, koska he eivät tunne tarvetta vastata.
Varmista siis ennen sähköpostin lähettämistä, että se on huomiota herättävä ja houkutteleva.
Tämä pätee myös seurantasähköpostiin sen jälkeen, kun vastausta ei ole tullut.
Seuraavassa on muutamia ohjeita:
Vaihe 1: Kirjoita houkutteleva otsikko.
Sähköpostisi otsikko on ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee. Tämä rivi on usein ongelma.
Jos se on liian väljä tai epämääräinen, se saatetaan jättää kokonaan huomiotta.
Näin kirjoitat hyvän viestin otsikon:
- Tavoittele enintään 10 sanaa.
- Käytä heidän nimeään tai viittaa johonkin heihin liittyvään.
- Korosta, mitä hyötyä siitä on heille.
- Luo kiire (mutta vain jos se on aitoa). Vältä klikkailua.
- Pieni nokkeluus tai uteliaisuus ei koskaan tee pahaa.
Esimerkkejä:
- Nopea seuranta [aiheesta]
- Onko sinulla ajatuksia tästä, [Nimi]?
- 10 nopeaa vinkkiä [ongelman ratkaisemiseen].
Vaihe 2: Aloita ystävällisellä avauksella.
Aloita sähköpostiviestisi positiivisella sävyllä.
Yksinkertainen, ystävällinen aloitus, kuten "Toivottavasti sinulla menee hyvin" tai "Halusin vain tarkistaa", luo lämpimän sävyn ja saa sähköpostin tuntumaan vähemmän viralliselta.
Vaihe 3: Siirry asiaan selkeällä toimintakutsulla.
Kun lähetät seurantasähköpostia, kun vastausta ei ole tullut, jätä pörröiset asiat pois ja kerro tarkalleen, mitä pyydät.
Suora ja kohtelias kehotus toimintaan helpottaa heidän vastaamistaan.
Vaihe 4: Lisää kohtelias lopetus.
On luonnollista, että hiljaisuus turhauttaa hieman. Pidä kuitenkin seurantakäyntisi vapaana siitä.
Sulje sähköpostisi aina ystävällisesti.
Tämä jättää oven auki tulevalle viestinnälle, jos ei nykyiselle viestinnälle.
Parhaat käytännöt seurantasähköpostia varten
Vastaamatta jääneen sähköpostiviestin on oltava parempi kuin edellisen, koska sähköpostiviesti saattaa olla ongelma.
Seuraavista asioista sinun tulisi huolehtia:
- Useimmat ihmiset tarkistavat sähköpostit puhelimella, joten vältä pitkiä kappaleita.
- Selkokielellä kirjoitettuihin sähköposteihin vastataan todennäköisemmin.
- Anna riittävästi aikaa seurantakäyntien välille ja vältä lähettämästä useita sähköpostiviestejä tiimiltäsi samaan aikaan.
- Käytä CRM- tai sähköpostityökalujasi löytääksesi parhaan ajankohdan sähköpostien lähettämiselle.
- Varmista, että sähköposti näyttää hyvältä kaikilla laitteilla.
- Avoimet kysymykset voivat rohkaista vastaamaan.
Tarvitsetko apua sähköpostisi sisällön viimeistelyssä? Kokeile AI essee kirjoittaja työkalu, jolla voit laatia ammattimaisia sähköpostiviestejä, jotka säästävät aikaa.
Työkalut seurantasähköpostien optimointiin
Seurantasähköpostien kirjoittaminen ja lähettäminen jokaiselle mahdolliselle asiakkaalle on aikaa vievää.
Mutta sen ei tarvitse olla, varsinkin kun saatavilla on seuraavat älykkäät tekoälytyökalut:
- Human Typer: Säästä aikaa antamalla tämän työkalun kirjoittaa sisältösi automaattisesti ihmisen kaltaisella tavalla. Tämä on hyödyllistä, jos työtäsi seurataan reaaliaikaisesti etänä.
- Sanalaskuri: Pidä sähköpostiviestisi tiiviinä tarkistamalla nopeasti sen pituus. Lyhyet sähköpostit luetaan todennäköisemmin.
- AI Humanizer: Käytä tätä työkalua, jotta sisältösi kuulostaa luonnolliselta ja läpäisee tekoälyn tunnistimet. Henkilökohtaisilla ja ammattimaisilla sähköposteilla on paremmat mahdollisuudet tuottaa tuloksia.
Tarkista AI Detectorin ja Humanizerin ominaisuudet alla olevasta widgetistä!
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta kertaa sinun pitäisi seurata?
Ihanteellinen seurantakertojen määrä on 2-3. Jos lähetät enemmän, se voi vaikuttaa päällekäyvältä tai roskapostilta, mutta liian aikainen lopettaminen voi myös tarkoittaa, että vastausta ei saada.
Mitoita seurantakäynnit viestinnän luonteen perusteella, esimerkiksi myyntisähköpostit saattavat sallia enemmän seurantakäyntejä kuin työnhakukyselyt.
Mikä on ihanteellinen aika seurantakäyntien välillä?
Seurantakäyntien välillä pidetään sopivana 3-7 päivän väliä.
Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä 2-3 päivän kuluessa, mutta vähemmän kriittisissä sähköpostiviesteissä viikon odottaminen osoittaa kärsivällisyyttä ja ammattitaitoa. Säädä asiayhteyden ja vastaanottajan toimialan normien mukaan.
Miten käsitellä ei vastausta useiden seurantakäyntien jälkeen?
Jos vastausta ei tule 2-3 seurannan jälkeen, on parasta keskeyttää yhteydenpito.
Viimeisessä sähköpostiviestissä kuittaat kohteliaasti heidän hiljaisuutensa, toistat tarjouksesi tai pyyntösi lyhyesti ja kerrot, että olet käytettävissä, jos he ovat kiinnostuneita yhteydenpidosta. Siirry sitten eteenpäin.
Kirjoita täydellisiä seurantasähköposteja, kun et tuhlaa aikaa
Se, että et saa vastausta ensimmäiseen sähköpostiviestiin, on hyvin tavallinen asia, eikä sen pitäisi tehdä sinusta toivotonta.
Pikemminkin sinun pitäisi suunnitella ennalta seurantasähköpostia sen jälkeen, kun vastausta ei ole vahvistettu.
Olen antanut sinulle 15 helposti muokattavaa ja iskevää sähköpostinäytettä, joita voit käyttää seurannassasi.
Jos nuo mallit eivät sovi skenaarioosi, voit luoda uudet mallit tyhjästä käyttämällä esittelemiäsi vaiheita ja huomaamattomia tekoälytyökaluja.
Joten ilmoittaudu mukaan Havaitsematon tekoäly nyt, ja aloitetaan seuraava seurantasähköpostisi.