Jos käytät Excel/Google Sheets -ohjelmaa osana päivittäistä työtäsi, on olemassa joitakin erittäin hyödyllisiä kaavoja, joihin palaat varmasti, jos opit ne kerran.
On luultavasti yli sata erilaista taulukkolaskentakaavaa, jotka toimivat erityyppisissä laskutoimituksissa.
Tässä blogissa tarkoitukseni on puhua kaikkein yksinkertaisimmista laskutoimituksista, jotka muodostavat perustan kaikille näille edistyneille laskutoimituksille, joita voit oppia myöhemmin.
Käymme ensin läpi joitakin peruslaskentakomentoja, minkä jälkeen esittelen sinulle pari tapaa, joilla voit tehdä edistyneempiä analyysejä.
Niihin kuuluvat muun muassa IF-lausekkeet, VLOOKUP-, INDEX- ja MATCH-komennot.
Ja se on yksinkertaisempaa kuin luuletkaan!
Keskeiset asiat
- Excelissä ja Google Sheetsissä on monia sisäänrakennettuja kaavakomentoja, joista on hyötyä laskelmien tekemisessä.
- SUM, AVERAGE, COUNT, VLOOKUP, INDEX ja MATCH ovat kaavoja, jotka voivat auttaa jokapäiväisissä laskutoimituksissa. Voit myös leikkiä niillä ottamalla käyttöön ehdollisia logiikoita.
- Kaavan kirjoittamisessa ei saa olla virheitä, muuten et saa tuloksia. Varmista erityisesti, että vältät ympyräviittauksia ja estät Exceliä menemästä äärettömään laskentasilmukkaan.
Mikä on taulukkolaskentakaava tarkalleen ottaen
Komentoja, joiden avulla voit tehdä laskelmia tiedoistasi, kutsutaan taulukkolaskentakaavoiksi.
Sekä Microsoft Excel että Google Docs ovat täynnä tällaisia komentoja, ja osittain juuri siksi ne ovat kaikkien työpaikkojen perusvälineitä.
Merkki (=) edeltää kaikkia Excelissä kirjoitettuja kaavoja. Se on merkki siitä, että Excel käsittelee sitä seuraavaa tekstiä kaavana, jolla suoritetaan vaadittu laskelma, eikä pelkkänä tekstimerkintänä.
Älä enää koskaan murehdi tekoälyn havaitsevan tekstejäsi. Undetectable AI Voi auttaa sinua:
- Tee tekoälyavusteinen kirjoittaminen näkyväksi ihmisen kaltainen.
- Bypass kaikki tärkeimmät tekoälyn tunnistustyökalut yhdellä napsautuksella.
- Käytä AI turvallisesti ja luottavaisesti koulussa ja työssä.
Sen lisäksi, että käytät Google Sheetsin tai Excelin taulukkolaskentataulukon kaavoja päivämääriä varten, tässä on muutamia syitä siihen, miksi Excelissä ja Google Sheetsissä on satoja kaavakomentoja:
- Automatisoi laskelmat nopeasti
Kaikkien meidän on tehtävä joitakin peruslaskutoimituksia, kuten aritmetiikkaa tai keskiarvojen laskemista, olipa työmme luonne mikä tahansa.
Jos työsi on tietopainotteista, tarvitset laajempia laskutoimituksia paljon useammin.
On erittäin kätevää, jos voit tehdä nämä laskutoimitukset taulukkolaskentaohjelmassa, johon tietosi on tallennettu, eikä sinun tarvitse käyttää laskinta.
Voit myös asettaa kaavan vain kerran, ja se toimii niin monta riviä tai dataa kuin on tarpeen.
- Vähentää manuaalisia virheitä
Tietojen vieminen laskinsovellukseen ei ole vain aikaa vievää, vaan siinä voi myös tapahtua virheitä. Yksi väärä syöttö ja koko laskelmasi on epäluotettava.
Et voi olla varma, oletko syöttänyt kaikki arvot oikein, vaikka olet lukenut ne useaan otteeseen.
Taulukkolaskentakaavan käyttäminen vähentää tätä virheiden kohtaa.
- Yhdistää tiedot loogisesti
Voit ymmärtää tietokokonaisuuksia paljon loogisemmin laskelmien avulla. Lajittele tietosi, suodata ne, suorita analyysi ja saat paremman käsityksen siitä, mitä kaikki nuo numerot taulukkolaskentataulukkosi kussakin solussa vastaavat.
Se sopii erinomaisesti:
- Budjetointi
- Henkilökohtaisen tai yritystoiminnan taloudellisen kirjanpidon pitäminen
- Opettajat, jotka haluavat tallenteen oppilaidensa tehtävistä/tutkintosuorituksista.
- Tutkimustiedot
- Sijoitusten tuoton laskeminen
Löydät ne seuraavasta osiosta riippumatta siitä, tarvitsetko Google-taulukkolaskentataulukon kaavoja vai haluatko Excel-taulukkolaskentataulukon kaavaluettelon.
Jokaisen käyttäjän tarvitsemat peruskaavat
Sekä Excelissä että Google Sheetsissä on satoja kaavoja, joilla suoritetaan erilaisia laskutoimituksia. Jos haluat opetella ne kaikki, siihen menee useita kuukausia. Olen kuitenkin kuvannut joitakin erittäin käteviä kaavoja alla.
- SUM kokonaissummia varten
Komennolla SUM() lasketaan yhteen kaikki valitut solut. Tietenkin solussa on oltava numeerinen arvo, jotta se toimii. Kaava ei toimi muissa kuin numeerisissa soluissa.
Suluissa on määritettävä lisättävän laskentataulukon segmentin ensimmäinen ja viimeinen solu kaksoispisteellä erotettuna.
Jos siis haluan lisätä rivien 3-7 sisällön ensimmäiseen sarakkeeseen, kirjoitan kaavan seuraavasti: SUM(A3:A7). Kaava toimii myös useiden rivien välillä.
Tämä kaava pysyy samana sekä Google Sheetsissä että Excelissä.
Katso tätä esimerkkiä:
Yksinkertaisimman SUM-funktion lisäksi voit tehdä myös seuraavanlaisia yhteenlaskuja:
- SUMIF: Lisää yhden ehdon täyttäviä lukuja alueella
- SUMIFS: Lisää useita ehtoja täyttäviä lukuja alueella.
- SUMPRODUCT: Kertoo vastaavat arvot matriiseissa ja laskee sitten tulokset yhteen.
- SUMSQ: Alueella olevien lukujen neliöiden yhteenlasku.
- SUMX2MY2: Lisää tulos (x² - y²) kahdella alueella oleville vastaaville arvoille.
- SUMX2PY2: Lisää tuloksen (x² + y²) tulokset kahdella alueella oleville vastaaville arvoille.
- SUMXMY2: Lisätään erotusten (x - y)² neliöt kahdella alueella.
- DSUM: Lisää sarakkeeseen arvoja, jotka täyttävät tietokantataulukossa määritellyt kriteerit.
- IMSUM: Lisää kompleksilukuja.
- SERIESSUMMA: Laske potenssisarjan summa käyttäen annettuja kertoimia.
- AVERAGE for insights
AVERAGE()-kaavaa käytetään laskemaan taulukkolaskentataulukon tietyn solujoukon keskiarvo.
Työskentely on taas melko samanlaista. Laitat ensimmäisen ja viimeisen solun numeron sulkuihin kaksoispisteellä erotettuna, esim. AVERAGE(E2:E11), ja se antaa sinulle valittujen solujen keskiarvon.
Jälleen kerran keskiarvon laskentakaava on sama Excelissä kuin Google Sheetsissä.
Pienet muunnelmat AVERAGE-kaavassa voivat auttaa sinua ehdollisissa laskutoimituksissa, kuten:
- KESKIMÄÄRÄINEN: Aritmeettisen keskiarvon laskeminen jollakin alueella olevista luvuista.
- AVERAGEA: Käytä tätä, kun haluat keskiarvon, mukaan lukien numerot, teksti ja loogiset arvot.
- AVERAGEIF: Tämä komento on tarkoitettu yhden ehdon täyttävien lukujen keskiarvon laskemiseen.
- AVERAGEIFS: Tämä laskee keskiarvon luvuista, jotka täyttävät useita ehtoja.
- DAVERAGE: Laskee keskiarvon tietokannan sarakkeessa olevista arvoista, jotka täyttävät määritetyt kriteerit.
- COUNT seurata kohteita
Tämä komento on hyödyllinen laskettaessa laskentataulukon niiden solujen määrää, jotka sisältävät numeerista tietoa.
Sen käyttäminen ei ole järkevää, kun datasi rajoittuu vain muutamaan riviin, mutta jos sinulla on satoja rivejä dataa ja haluat tietää, kuinka moni niistä on numeerisia arvoja, tähän pääset käsiksi.
Se kirjoitetaan myös samalla tavalla, eli aloita =-merkillä, mainitse sitten komento COUNT, avaa sulku, mainitse ensimmäinen ja viimeinen solu kaksoispisteellä erotettuna ja sulje sulku.
Kaava on sama sekä Google Sheetsissä että Excelissä.
Esimerkiksi, =COUNT(E1:E100)
Kuten SUMMA- ja KESKIMÄÄRÄ-kaavoja, myös LASKENTA-kaavoja voidaan käyttää muutamalla eri tavalla, esimerkiksi,
- COUNTA: Laskee solut, jotka eivät ole tyhjiä (numerot, teksti tai arvot).
- COUNTBLANK: Laskee vain alueen tyhjät solut.
- COUNTIF: Se laskee solut, jotka täyttävät yhden ehdon
- COUNTIFS: Käytä sitä laskeaksesi soluja, jotka täyttävät useita ehtoja.
- DCOUNT: Tämä laskee tietokannan sarakkeessa olevat numeeriset arvot, jotka täyttävät määritetyt kriteerit.
- DCOUNTA: Sitä käytetään laskemaan tietokannan sarakkeessa olevat ei-tyhjät arvot, jotka täyttävät määritetyt kriteerit.
Edistyneet kaavat tietojen analysointia varten
Useimmille käyttäjille aiemmin käsittelemäni kaavat ovat enemmän kuin riittävät. Joitakin kaavoja tarvitaan kuitenkin edistyneempiin laskutoimituksiin, ja ne ovat erittäin käteviä, jos työhösi kuuluu tietojen analysointia.
- VLOOKUP hakuja varten
VLOOKUP-kaavaa käytetään taulukon arvon etsimiseen ja siihen liittyvien tietojen palauttamiseen samalta riviltä.
Yksinkertaisemmin sanottuna, kun syötät VLOOKUP-ohjelman, pyydät taulukkolaskentaohjelmaasi etsimään arvoa taulukon ensimmäisestä sarakkeesta ja antamaan sinulle sitten arvon rivin toisesta sarakkeesta.
Jos esimerkkilehdessä sarakkeessa A on tuotetunnukset ja sarakkeessa C on yksikköhinta, voimme käyttää VLOOKUP-operaatiota etsiessämme tiettyä tuotetunnusta ja saadaksemme sen hinnan sarakkeesta C.
Se kirjoitetaan muotoon VLOOKUP(“P-1001”, A:C, 3, FALSE).
- IF-lausekkeet logiikkaa varten
IF-funktiota käytetään loogisten päätösten tekemiseen laskentataulukossa. Se yksinkertaisesti kertoo taulukkolaskentaohjelmalle, mitä tehdä, kun ehto on tosi, ja mitä tehdä, kun se on epätosi.
Jos haluat kirjoittaa IF-lauseen, aloitat =-merkillä, lisäät IF-komennon, avaat sulut ja kuvaat sitten ehtosi.
Lisää sen jälkeen pilkku ja mainitse, mitä haluat arkin tekevän, jos ehto täyttyy. Lisää sen jälkeen toinen pilkku ja kerro, mitä haluat tapahtuvan, jos käsky ei täyty.
Jos esimerkiksi kuvittelemme arkin, jossa on oppilaiden tuloksia, ja haluamme määrittää ehdon, jonka mukaan vähintään 50 pistettä on hyväksytty ja alle 50 pistettä on hylätty, voimme käyttää IF-logiikkaa.
Kirjoita se näin: =IF(A1>=50, “Hyväksytty”, “Hylätty”)
Arkki etsii solun arvon, ja jos se on suurempi kuin 50, se näyttää, että opiskelija on läpäissyt kokeen. Muussa tapauksessa siinä mainitaan, että hän on reputtanut.
- INDEX & MATCH hakua varten
INDEXiä ja MATCHia käytetään yhdessä tietojen etsimiseen taulukosta joustavammin kuin LOOKUP-kaavaa.
MATCH-funktio etsii arvon sijainnin rivillä tai sarakkeessa. Käytä MATCH-funktiota etsiessäsi arvoa taulukosta, eikä se palauta itse arvoa. Se palauttaa numeron, joka kuvaa arvon sijaintia.
Jos esimerkiksi tuotetunnus on luettelon viides kohde, MATCH palauttaa arvon 5.
INDEX-funktio käyttää kyseistä sijaintinumeroa palauttaakseen arvon tietystä taulukon tai sarakkeen paikasta. Se siis yksinkertaisesti hakee minkä tahansa arvon, joka on olemassa määrittämälläsi rivillä.
Vinkkejä yleisten kaavavirheiden välttämiseksi
Kuten olet ehkä jo huomannut, sekä Excel että Google Sheets vaativat, että syötät kaavat 100%-tarkkuudella.
Kaikki virheet kaavan kirjoittamisessa eivät tuota tuloksia, vaan saat vain virheilmoituksen, jossa lukee #N/A.
Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit välttää tämän virheilmoituksen.
- Tarkista sulkeet huolellisesti
Kaava on kirjoitettava täsmälleen edellä kuvatussa muodossa. Jos olet sattumalta jättänyt sulut auki tai vain kuvannut solualueen ilman sulkuja, et saa laskettua tietoja.
Varmista aina, että sekä avo- että sulkusulkeet ovat hyvin paikallaan. Varmista myös, että alueen ensimmäisen ja viimeisen solun erottamiseksi on kaksoispiste.
- Tarkkaile tietotyyppejä
Taulukkolaskentakaavat toimivat parhaiten vain tietyntyyppisten tietojen kanssa. Et voi esimerkiksi odottaa keskiarvoa tiedoille, jotka eivät ole mitattavissa, eli kuvaileville tietomuodoille.
Aina kun lisäät kaavoja, tarkista solujen tiedot kahdesti, jotta et syötä virheellistä solualuetta.
- Vältä ympäripyöreitä viittauksia
Ympyräviittaus tarkoittaa, että laskentataulukko palaa takaisin omaan soluunsa, jossa se on kuvattu. Se luo äärettömän kiertosilmukan, jossa et saa vastausta, ja sen sijaan se näyttää vain virheilmoituksen.
Jos esimerkiksi kirjoitat SUM(A1:A10) soluun A10, olet luonut kehäsilmukan, jossa solun on jatkuvasti lisättävä kaikki solussa A10 yhteenlasketut arvot, eikä tämä prosessi koskaan lopu.
Kaavan on tiedettävä oma tuloksensa, jotta se löytää solun A10 arvon.
Varmista aina, että solu, johon olet syöttänyt taulukkolaskentakaavan, ei ole osa itse kaavan solualuetta.
Kaavojen yhdistäminen parantaa tehokkuutta
Yhdistämällä kaavoja taulukkolaskentaohjelmissa voit ratkaista monimutkaisia ongelmia tehokkaammin. Kun käytät yksinkertaisia kaavoja, joista puhuin aiemmin, lasket asioita askel askeleelta monissa soluissa.
Yhdistetyssä kaavassa voit yhdistää useita laskutoimituksia siten, että yksi kaava johtaa suoraan toiseen.
Voit esimerkiksi yhdistää IF:n ja SUM:n, jolloin voit laskea yhteen vain tietyt ehdot täyttävät arvot.
Voit myös yhdistää COUNT- tai AVERAGE-toiminnon ehtoihin analysoidaksesi tietoja tarkemmin.
Kaavojen yhdistäminen ei kuitenkaan ole aluksi helppoa. Opettelu on melkoista, ja jos hyppäät monimutkaisiin sisäkkäisiin kaavoihin käyttämättä yksinkertaisia kaavoja useita kertoja, päädyt hämmentämään itseäsi.
Harjoittele siis aina ensin yksinkertaisilla kaavoilla. Kun olet viihtynyt hyvin, voit vähitellen kehittää sitä yhdistämällä ensin kaksi, sitten kolme ja lopulta edistyneempiä kokoonpanoja.
Kaavojen käyttäminen reaalimaailman tehtävissä
Kun opit käyttämään näitä kaavoja, huomaat, kuinka usein niitä sovelletaan jo tekemääsi työhön.
Esimerkiksi:
- Pienyrittäjä voisi käyttää kaavaa SUMIF seurata menoja luokittain
- Tai opettaja voisi yhdistää IF kanssa COUNTIF toiminnot, joilla merkitään oppilaat, jotka ovat jääneet jälkeen tehtävien suorittamisessa.
- Sama koskee freelancereita, jotka hallinnoivat asiakaslaskuja. He voivat käyttää yksinkertaista VLOOKUP komennolla voit hakea asiakasmaksut pääluettelosta selaamatta rivejä manuaalisesti.
Se, että tiedät, mikä kaava sopii juuri sinun tilanteeseesi, on melkein puolet taistelusta. Ja juuri siinä Undetectable's AI Chatbot voi olla oppaanasi.
Voit kuvata, mitä yrität tehdä yksinkertaisella kielellä, ja se ehdottaa oikeaa kaavaa tehtävään.
Sinulla on nyt taulukkolaskentaa osaava työtoveri, jota voit pyytää aina, kun olet pulassa, eikä tämä rajoitu vain Excel- tai Google-taulukkolaskentakyselyihin.
Tutustu siihen, miten AI Detector ja Humanizer voivat parantaa sisältöäsi alla!
Lopulliset ajatukset
Toivottavasti tämä artikkeli auttoi sinua oppimaan pari asiaa taulukkolaskentakaavoista.
Voit vain oppia niitä paremmin, mitä enemmän käytät niitä, ja aina kun olet hämmentynyt siitä, mitä kaava-merkkijonoa käyttäisit, käänny Undetectable AI:n puoleen. AI Chat, ja se auttaa sinua päättämään, mikä komento toimii parhaiten haluamaasi laskentaan.
Voit myös tarkistaa kaavan ajamalla sen AI Chatin kautta varmistaaksesi, ettet tee virheitä.
Kokeile Havaitsematon tekoäly tänään!