Comment utiliser l'IA pour rédiger des e-mails : 7 façons efficaces

Nous avons tous été confrontés à un écran vide, le curseur clignotant, alors que nous essayions de rédiger l'e-mail parfait.

Qu'il s'agisse d'une note rapide à un collègue ou d'un message critique à un client, la rédaction de courriels peut prendre du temps et être parfois franchement frustrante.

Et s'il existait un moyen de rendre ce processus plus facile, plus rapide et peut-être même un peu plus amusant ?

Entrer Rédaction d'e-mails assistée par l'IA. C'est comme si vous aviez un ami écrivain super intelligent qui est toujours prêt à vous aider, qui n'a pas besoin de pause café et qui ne vous jugera pas pour vos fautes de frappe. Ça a l'air génial, non ?

Nous savons ce que vous pensez. "L'IA ? Elle écrit mes courriels ? N'est-ce pas un peu... impersonnel ?" Nous comprenons.

Nous étions également sceptiques. Mais après avoir plongé dans le monde de la rédaction d'e-mails assistée par l'IA, nous avons découvert qu'il s'agit moins de remplacer votre voix que de l'amplifier.

Il faut savoir qu'il y a aujourd'hui plus de quatre milliards d'utilisateurs quotidiens du courrier électronique, et que ce chiffre devrait passer à 4,6 milliards d'euros en 2025.

Avec une audience aussi massive, l'utilisation de l'IA pour créer des e-mails personnalisés et attrayants n'est pas seulement efficace, elle est essentielle pour rester en tête.

 Il s'agit de vous donner les outils pour communiquer de manière plus efficace, plus efficiente et, oui, plus personnelle.

7 façons d'utiliser efficacement l'IA pour rédiger des e-mails

Voyons donc sept façons d'utiliser l'IA pour améliorer votre jeu d'e-mails. Croyez-moi, à la fin de cet article, vous vous demanderez comment vous avez pu vous passer de votre nouvel assistant de rédaction IA.

1. Automatiser les courriels de routine

Nous avons tous des courriels que nous envoyons encore et encore. Vous savez, les confirmations de réunions, les notes de remerciement, les suivis.

Ils sont nécessaires, mais, avouons-le, ils ne constituent pas exactement le point culminant de notre journée. C'est là que l'IA brille.

Imaginez que vous disposiez d'un assistant virtuel qui sait exactement comment vous aimez formuler ces courriels de routine. Vous lui donnez quelques détails clés, et hop, un e-mail parfaitement rédigé est prêt à être envoyé.

C'est comme si vous disposiez d'une collection de vos meilleurs modèles d'e-mails, mais plus intelligents et plus adaptables.

Par exemple, imaginons que vous planifiez de nombreuses réunions avec des clients. Vous pourriez mettre en place une invite d'IA comme celle-ci :

"Générer un e-mail de confirmation de réunion pour [Nom du client] pour [Date] à [Heure]. Inclure l'itinéraire pour se rendre au bureau et des informations sur le stationnement." 

L'IA créera alors un courrier électronique personnalisé contenant tous les détails nécessaires, ce qui vous évitera d'avoir à saisir les mêmes informations à plusieurs reprises.

Contrairement aux modèles statiques, l'IA peut adapter le ton et le contenu en fonction du client ou de la situation. C'est comme si un modèle se réécrivait pour chaque utilisation. Plutôt génial, non ?

2. Rédiger des lignes d'objet engageantes

Parlons des lignes d'objet. Elles sont les gardiennes de votre courrier électronique, la première impression, le moment décisif.

Si vous le faites bien, votre e-mail sera ouvert. S'il n'est pas correct, c'est la poubelle qui s'en mêle. En fait, 34% des destinataires regardent d'abord l'objet du message lorsqu'ils décident d'ouvrir ou non un courrier électronique.

C'est là que l'IA peut être votre arme secrète. Les outils d'IA peuvent analyser les lignes d'objet réussies dans tous les secteurs et générer des options susceptibles d'attirer l'attention.

Ils peuvent prendre en compte des facteurs tels que le nombre de caractères (car personne ne souhaite que sa ligne d'objet brillamment rédigée soit coupée sur un téléphone portable), les mots forts et même l'attrait émotionnel.

Par exemple, si vous envoyez une lettre d'information sur le lancement d'un nouveau produit, vous pouvez demander à l'IA de "Générer cinq lignes d'objet attrayantes pour un courriel de lancement de produit, en mettant l'accent sur l'exclusivité et les offres à durée limitée".

L'IA peut proposer des options telles que

• "Avant-première exclusive : Soyez les premiers à découvrir notre produit qui change la donne".
• "Les places sont limitées : Rejoignez la révolution avant qu'il ne soit trop tard".
• "Votre invitation à l'intérieur : Ne manquez pas ce lancement unique".

Vous pouvez ensuite choisir celui qui correspond le mieux à la voix de votre marque et à votre public. C'est comme si vous aviez une équipe de rédacteurs qui faisait du brainstorming pour vous, mais plus rapidement et sans les réunions interminables.

3. Personnalisation des messages électroniques de masse

Les courriels de masse ont un peu mauvaise réputation, n'est-ce pas ? Ils donnent souvent l'impression d'être impersonnels et génériques, le genre de chose qui vous fait appuyer sur "supprimer" plus vite que vous ne pouvez dire "se désabonner".

Mais que se passerait-il si vos courriels de masse donnaient l'impression d'avoir été rédigés spécialement pour le destinataire ? C'est là que l'IA entre en jeu, en transformant votre communication "one-to-many" en une communication "one-to-one".

L'IA peut vous aider à créer des modèles d'e-mails avec des champs dynamiques qui ne se limitent pas à l'insertion d'un nom. Elle peut puiser dans les données de vos clients pour faire référence à des achats antérieurs, à des intérêts ou à des interactions.

Par exemple, vous pouvez demander à l'IA de "créer un modèle d'e-mail pour nos soldes d'été, en le personnalisant en fonction des achats précédents du client et de son historique de navigation".

Le résultat ? Un courriel qui pourrait dire quelque chose comme : " Hé Sarah, tu te souviens de ces chaussures de randonnée que tu regardais le mois dernier ?

Ils sont maintenant en réduction de 30% dans notre vente d'été ! Et puisque vous avez adoré la veste imperméable que vous avez achetée l'année dernière, nous avons pensé que vous seriez intéressé par notre nouvelle ligne d'équipement tout temps..."

C'est comme si un vendeur se souvenait de chaque interaction avec un client et utilisait ces connaissances pour offrir une expérience personnalisée, mais à grande échelle. Plutôt cool, non ?

4. Générer des réponses soignées

Nous avons tous reçu des courriels qui nous laissent perplexes. Il peut s'agir d'une demande complexe d'un client, d'une question délicate concernant les ressources humaines ou d'un retour d'information nécessitant une réponse réfléchie.

Ce sont les courriels qui finissent souvent dans notre dossier "Je m'en occuperai plus tard" (admettez-le, nous en avons tous un).

C'est là que l'IA peut vous sauver la mise. Elle peut vous aider à rédiger des réponses à des courriels délicats en vous fournissant un point de départ solide.

Par exemple, vous pourriez indiquer : "Rédigez une réponse à la plainte d'un client concernant un retard de livraison. Exprimez de l'empathie, expliquez la situation et proposez une solution."

L'IA pourrait générer quelque chose comme :

"Cher [Nom du client],

Je tiens à vous présenter mes excuses les plus sincères pour le retard dans l'expédition de votre commande. Je comprends à quel point il peut être frustrant d'attendre une commande, en particulier lorsque vous êtes enthousiaste à l'idée de votre achat.

Ce retard est dû à un problème de stock inattendu dans notre entrepôt. Nous travaillons d'arrache-pied pour résoudre ce problème et avons mis en place de nouvelles procédures pour éviter que de tels problèmes ne se reproduisent à l'avenir.

Pour compenser ce désagrément, j'aimerais vous offrir une réduction 20% sur votre prochain achat.

De plus, nous avons amélioré votre expédition en express sans frais supplémentaires pour que votre commande vous parvienne le plus rapidement possible.

Encore une fois, je vous présente mes excuses pour ce désagrément, et nous apprécions vraiment votre patience et votre compréhension.

Meilleures salutations, [Votre nom]".

À partir de là, vous pouvez personnaliser la réponse, ajuster le ton ou ajouter des détails spécifiques. C'est comme si une première version était rédigée pour vous, ce qui vous permet de gagner du temps et de vous assurer que vous n'omettez aucun point important.

5. Création d'e-mails de marketing et de vente

Les messages électroniques de marketing et de vente sont d'une toute autre nature. Ils doivent être persuasifs, engageants et suffisamment convaincants pour inciter à l'action.

C'est à la fois un art et une science, et souvent une succession d'essais et d'erreurs. Après tout, l'e-mail reste l'un des outils de vente les plus puissants qui soient, avec un taux d'efficacité de ROI de 44:1.

L'IA peut contribuer à rationaliser ce processus en générant des textes d'e-mails basés sur des principes de marketing éprouvés et des campagnes d'e-mails réussies.

Vous pourriez demander à l'IA quelque chose comme : "Créez un courriel de marketing pour notre nouvelle bouteille d'eau écologique. Mettez en avant ses caractéristiques, insistez sur les avantages pour l'environnement et incluez un appel à l'action fort."

L'IA pourrait proposer quelque chose comme :

Sujet : Étanchez votre soif, sauvez la planète 🌍💧💧

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Bien entendu, vous voudrez revoir et ajuster ce document pour qu'il corresponde parfaitement à la voix de votre marque. Mais il s'agit d'une base de travail solide qui vous permettra de gagner du temps et d'inspirer de nouvelles idées.

6. Adapter le ton aux différents publics

L'un des aspects les plus délicats de la rédaction d'un courrier électronique est de trouver le ton juste. Ce qui fonctionne pour un courriel décontracté à un collègue peut ne pas fonctionner pour une proposition formelle à un client potentiel.

C'est là que l'IA peut s'avérer étonnamment utile.

Les outils d'IA peuvent adapter le ton de vos courriels en fonction du destinataire, du contexte et de l'objectif du courriel.

Vous pouvez demander à l'IA de "Réécrire cet e-mail sur un ton plus formel pour un cadre supérieur" ou de "Modifier ce message pour qu'il ait l'air plus décontracté et amical pour nos clients du troisième millénaire".

Par exemple, disons que vous avez un courriel de base concernant une mise à jour de produit :

• "Nous avons mis à jour notre application. Découvrez les nouvelles fonctionnalités."

Vous pourriez demander à l'IA de réécrire ce texte pour différents publics :

Pour un partenaire commercial officiel : 

• "Nous avons le plaisir d'annoncer que nous avons mis en œuvre des mises à jour importantes de notre application. Nous vous invitons à découvrir les nouvelles fonctionnalités qui, nous en sommes convaincus, amélioreront grandement votre expérience en tant qu'utilisateur."

Pour un public plus jeune et décontracté : 

• "Devinez quoi ? Nous venons de mettre en place de nouvelles fonctionnalités géniales dans notre application ! Sautez dans l'application et découvrez-les - nous pensons que vous allez les adorer ! 😎"

C'est comme si vous disposiez d'un rédacteur au ton avisé qui vous aiderait à faire vibrer la corde sensible dans chaque courriel que vous envoyez.

7. Améliorer la grammaire et le style

Enfin, parlons de la grammaire et du style. Même les meilleurs rédacteurs peuvent bénéficier d'une deuxième paire d'yeux, et l'IA peut être ce relecteur infatigable dont vous avez toujours rêvé.

Les outils d'écriture intelligents ne se contentent pas de détecter les fautes de frappe. Ils peuvent suggérer des améliorations à la structure des phrases, signaler les mots trop utilisés et même proposer des alternatives pour rendre votre texte plus attrayant.

C'est comme avoir un coach en écriture qui est toujours disponible.

Par exemple, vous pouvez écrire :

• "Nous vous informons que votre commande a été expédiée et qu'elle sera livrée dans les 3 à 5 jours ouvrables.

Un assistant d'écriture IA pourrait suggérer :

• "Bonne nouvelle ! Votre commande est en cours d'acheminement et devrait vous parvenir dans les 3 à 5 jours ouvrables."

La version révisée est plus concise, plus conviviale et plus active. Ce sont ces petites modifications qui peuvent rendre vos courriels plus efficaces et plus agréables à lire.

N'oubliez pas que l'objectif n'est pas de rendre votre écriture robotique ou trop soignée. Il s'agit de mettre en valeur votre voix naturelle et de vous assurer que votre message passe clairement et efficacement.

Guide étape par étape pour la rédaction d'e-mails avec l'IA

Prêt à découvrir la rédaction d'e-mails assistée par l'IA ? Voici une brève description.

Saisir les bons messages pour l'IA

Le succès de l'IA commence par des instructions claires et détaillées. Imaginez que vous donniez des instructions à un ami qui est très littéral. Plus c'est précis, mieux c'est. Commencez par identifier le destinataire, l'objectif de l'e-mail et le ton. 

Par exemple :

"Rédigez un e-mail de suivi à l'attention d'une cliente potentielle nommée Sarah après un entretien portant sur nos services de marketing. Rappelez-lui nos points clés et proposez-lui un deuxième rendez-vous. Restez professionnel tout en restant amical.

Rappelez-vous, L'IA a besoin d'un contexte pour obtenir des résultats pertinents.

Personnaliser les courriels générés par l'IA

Une fois que vous avez reçu votre projet généré par l'IA, personnalisez-le. Assurez-vous qu'il vous ressemble et qu'il reprend les points essentiels.

N'hésitez pas à modifier des phrases, à ajouter des anecdotes personnelles ou à réorganiser le texte pour en améliorer la fluidité. Considérez le projet de l'IA comme un premier passage : votre contribution permet de l'affiner.

Édition et personnalisation des courriels rédigés par l'IA

Vérifiez l'exactitude et la cohérence des faits, car l'IA peut faire des erreurs. Ajoutez ensuite des touches personnelles, comme des références à des conversations passées ou votre signature. Vous pouvez utiliser un Générateur de signature d'email pour créer votre propre style unique afin d'améliorer l'ambiance générale.

Ces petits détails font que l'e-mail semble authentiquement vôtre.

IA indétectable : garantir l'authenticité de vos courriels

Abordons maintenant l'éléphant dans la pièce : la peur de ressembler à un robot. Nous avons tous reçu ces courriels manifestement automatisés qui nous font grimacer, n'est-ce pas ?

La bonne nouvelle, c'est qu'avec les bons outils, vos courriels assistés par l'IA peuvent être pratiquement impossibles à distinguer des courriels rédigés par des humains.

IA indétectable est votre arme secrète. Grâce à ses algorithmes de détection avancés, cet outil permet de s'assurer que vos courriels générés par l'IA semblent naturels, humains et personnels.

Qu'il s'agisse de rédiger un suivi rapide ou d'utiliser l'IA pour génération de contenuL'IA indétectable analyse votre texte, vous guide pour l'affiner et éviter l'impression de trop grande qualité et de robotisation que l'IA donne parfois.

La clé est d'utiliser IA indétectable dans le cadre de votre processus de rédaction d'e-mails et outil de marketing global.

Il vous permet de générer des idées, de structurer vos pensées et d'affiner le ton, tout en vous laissant la liberté d'insuffler votre propre personnalité dans la version finale.

Il s'agit d'un équilibre parfait entre la technologie et l'authenticité.

Vous vous souvenez des touches personnelles dont nous avons parlé précédemment ? Grâce à l'IA indétectable, vous pouvez vous assurer que votre voix reste au premier plan.

Évalué par Forbes comme détecteur d'IA #1

Il vous aidera à varier vos structures de phrases, à ajouter des nuances humaines et à maintenir le rythme de la conversation qui maintient l'intérêt de votre public.

Conclusion

Et voilà votre guide pour exploiter la puissance de l'IA dans la rédaction d'e-mails.

De l'élaboration de la ligne d'objet parfaite à l'assurance que vos courriels assistés par l'IA sonnent toujours comme vous, nous avons couvert un grand nombre de sujets.

N'oubliez pas que l'IA est un outil puissant, mais ce n'est qu'un outil. Elle est là pour vous faciliter la vie, vous faire gagner du temps et vous aider à communiquer plus efficacement.

Mais en fin de compte, l'ingrédient le plus important de vos courriels, c'est toujours vous.

C'est là que IA indétectable brille. En vous aidant à conserver cette voix authentique, votre écriture assistée par l'IA passe à la vitesse supérieure.

Ainsi, lorsque vous expérimentez différentes invites et du contenu généré par l'IA, n'oubliez pas d'exploiter tout le potentiel de l'IA indétectable pour vous assurer que vos e-mails sont aussi humains qu'ils le sont.

Avec l'IA comme compagnon d'écriture et l'IA indétectable garantissant votre authenticité, vous pourriez commencer à avoir hâte de vous attaquer à votre boîte de réception.

D'accord, c'est peut-être un peu optimiste, mais au moins, la rédaction des courriels sera plus fluide, plus rapide et plus attrayante.

Bonne rédaction, et que votre boîte de réception soit toujours gérable, vos courriels toujours engageants, et votre IA toujours indétectable !