Hogyan írjunk feljegyzést: Szerkezet, tippek és példák

Senki sem ébred fel izgatottan, hogy emlékeztetőt írjon.

De nézzünk szembe a tényekkel, néha egyszerűen csak gyorsan és világosan kell fontos információkat közölni.

Akár egy új irányelv bejelentéséről, akár a csapat frissítéséről, akár egy közelgő változásról szóló figyelmeztetésről van szó, egy emlékeztető egyszerűbbé teszi a dolgokat: nincsenek oda-vissza e-mailek, nincsenek felesleges megbeszélések, csak a lényegre törő kommunikáció.

A jó hír? Nem kell bonyolultnak lennie egy emlékeztető megírásának.

A megfelelő felépítéssel és néhány okos módosítással biztosíthatja, hogy üzenetét elolvassák, megértsék és reagáljanak rá - anélkül, hogy bárki félúton lekapcsolódna.

Bontsuk le.

Mi az a feljegyzés?

A memo (a memorandum rövidítése) egy rövid, strukturált dokumentum, amelyet a következőkre használnak belső kommunikáció egy vállalkozásban vagy szervezetben.

Ellentétben az e-mailekkel, amelyek lehetnek laza vagy társalgási jellegűek, az emlékeztetők célja, hogy világosak, közvetlenek és lényegre törők legyenek - tökéletesek fontos frissítések, irányelvek vagy utasítások megosztására, minden felesleges bolyongás nélkül.

Gondolj rá úgy, mint a "Hé, emberek, itt van, mi történik" szakmai változatára.

Akár a menedzsertől a csapathoz, akár a HR-től az alkalmazottakhoz, akár a vezetőségtől az egész vállalathoz, a feljegyzések biztosítják, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon.

Mikor használjon emlékeztetőt

A feljegyzések akkor működnek a legjobban, ha fontos információkat kell strukturált módon közölni egy csoport emberrel. A feljegyzéseket akkor használhatja, ha:

• Vállalati politika változásának bejelentése (mint például az új otthoni munkavégzésre vonatkozó iránymutatások)
• Friss információk nyújtása egy projektről vagy kezdeményezésről
• Eljárások vagy utasítások felvázolása
• Belső vállalati bejelentés készítése
• Azonnali figyelmet igénylő probléma kezelése

Ha üzenete hivatalos, dokumentálásra szorul, vagy több címzettet érint, akkor a feljegyzés a megfelelő megoldás. Ha gyors, informális bejelentkezésről van szó, akkor elég lehet egy e-mail vagy chat-üzenet.

Most, hogy tudod amikor a feljegyzés használatához, beszéljünk arról, hogyan kell azt megfelelően felépíteni.

A feljegyzés legfontosabb elemei

A nagyszerű emlékeztető nem csak arról szól, hogy mit mond, hanem arról is, hogy hogyan strukturálja azt. 

Ha áttekinthető, szervezett és könnyen átfutható, az biztosítja, hogy az üzenetet valóban elolvassák (és ne hagyják figyelmen kívül a mással teli postaládában). 

Az alábbiakat minden emlékeztetőnek tartalmaznia kell:

1. Cím (Címzett, Címzettől, Dátum, Tárgy)

Kezdje az alapokkal. Minden emlékeztetőnek tartalmaznia kell:

• To: Kinek szól ez a feljegyzés? (Egy csapatnak, részlegnek vagy az egész vállalatnak)
  From: Ki küldi? (Az Ön neve és munkaköre)
  Dátum: Amikor megírták
  Téma: A téma a következő: Rövid, konkrét cím, amelyből az olvasó azonnal megtudja, miről szól az emlékeztető.

Példa:
To: Minden alkalmazott
From: Jane Doe, HR menedzser
Dátum: február 1, 2025
Téma: A téma a következő: Új távmunka szabályzat

2. Nyitóbeszéd (a feljegyzés célja)

Térjen a lényegre. Az első mondatban, mondd el az embereknek, hogy miért olvassák ezt. Ez nem a megfelelő hely a hosszú bemutatkozásra - csak egy egyértelmű "Erről van szó" nyilatkozat.

Példa:
"Ez a feljegyzés ismerteti a vállalat 2025. március 1-jén hatályba lépő, aktualizált távmunka-politikáját."

3. Törzs (részletek és alátámasztó információk)

Itt van, ahol adja meg a részleteket. A témától függően ez a szakasz tartalmazhat:

• A ki, mit, mikor, hol és miért a bejelentés
• Főbb dátumok, határidők vagy utasítások
• Minden szükséges háttérinformációk vagy érvelés

Tartsa a mondatokat röviden, szükség esetén használjon felsoroláspontokat, és csak a lényeges részleteket tartalmazza - senki sem akar bekezdéseken átbogarászni, hogy megtalálja a lényeget.

Példa:
"Március 1-jétől a munkavállalóknak hetente legalább két napot az irodában kell dolgozniuk. A cél a rugalmasság fenntartása és az együttműködés elősegítése. A csapatok a részlegek igényei alapján koordinálhatják az irodában töltött napjaikat."

4. Felhívás a cselekvésre (következő lépések vagy ajánlások)

Mit kellene az embereknek do miután ezt elolvastam? Legyen szó egy új folyamat követéséről, egy megbeszélésen való részvételről vagy kérdésekről, világosan ki kell fejteni.

Példa:
"A vezetőknek egyeztetniük kell a csapataikkal, hogy február 15-ig véglegesítsék az irodai beosztást. Ha kérdésük van, kérjük, forduljanak a HR-hez."

5. Záró megjegyzések (nem kötelező)

Nem minden emlékeztetőnek van szüksége zárószövegre, de ha azt szeretné, hogy pozitívan fejezzük be, egy egyszerű köszönet vagy elismerés is segíthet.

Példa:
"Köszönjük a rugalmasságot, miközben továbbfejlesztjük a munkapolitikánkat. Nagyra értékeljük az együttműködés és a siker iránti elkötelezettségét."

Lépésről lépésre útmutató a feljegyzés írásához

Íme, hogyan végezze el gyorsan, anélkül, hogy túlgondolkodna.

1. lépés: A cél meghatározása

Ha nem tudod pontosan miért írja ezt a feljegyzést, az olvasója sem fogja. 

Legyen egyszerű - mi a fő üzenet? Ha nem tudja egy mondatban összefoglalni, gondolja át a megközelítését.

2. lépés: A célközönség meghatározása

Ki olvassa ezt? A megfogalmazás módja attól függően változik, hogy a vezetőséghez, a csapatához vagy az egész vállalathoz szól. 

Úgy alakítsa ki az emlékeztetőjét, hogy az közvetlenül azokhoz szóljon, akiknek cselekedniük kell.

3. lépés: Írja meg a feljegyzést 

Ahelyett, hogy a semmiből kezdenénk, hagyjuk, hogy AI Chat a nehéz munkát. Csak adjon meg egy egyszerű kérést, mint például:

• "Írjon egy szakmai emlékeztetőt, amelyben bejelenti az új távmunka-politikát."
• "Vázoljon feljegyzést egy csapat frissítéséről egy közelgő projekt határidejéről."
• "Készítsen emlékeztetőt az irodai biztonsági frissítésekről az alkalmazottak számára."

Az AI Chat másodpercek alatt strukturált, jól megírt vázlatot készít, így időt és energiát takarít meg Önnek.

Nézd meg:

4. lépés: Finomítás és személyre szabás

Az AI Chat erős kiindulópontot biztosít, de ne csak másold és illeszd be. 

Olvassa át a feljegyzést, és igazítsa ki, hogy megfeleljen a hangnemnek, adjon hozzá vállalatspecifikus részleteket, és biztosítsa, hogy a csapat számára hitelesnek tűnjön.

5. lépés: Humanizálja a végleges tervezetet

A memóknak még a mesterséges intelligenciával együtt is emberi és természetesnek kell lenniük.

 Dobja be a végleges vázlatot a AI Humanizer hogy elsimítson minden robotszerű megfogalmazást, és biztosítsa, hogy úgy olvassa, mintha valóban elküldené.

Fedezze fel az AI Detector és Humanizer programunkat az alábbi widget segítségével!

Példák a hatékony emlékeztetőkre

Szüksége van egy emlékeztetőre, de nem szeretné a nulláról kezdeni? 

Íme, négy kész példa, amelyeket módosíthat és elküldhet.

Példa 1: Belső irányelvek frissítése

Forgatókönyv: Vállalata frissíti távmunka szabályzatát, és erről tájékoztatni kell a munkavállalókat.

To: Minden alkalmazott
From: [Az Ön neve], HR menedzser
Dátum: [Mai dátum]
Téma: A téma a következő: Frissített távmunka szabályzat - Hatályos [dátum]

[Dátum]-tól kezdődően frissítjük a távmunkára vonatkozó szabályzatunkat, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy hetente legfeljebb három napot otthonról dolgozzanak. 

Ez a változás a dolgozók visszajelzésein és a rugalmasság fenntartása iránti elkötelezettségünkön alapul, miközben a személyes együttműködést is elősegítjük.

Kulcsfontosságú részletek:

• Az alkalmazottaknak egyeztetniük kell a távmunkában töltött napjaikat a vezetőikkel.
• A csapatmegbeszéléseken és a kulcsfontosságú együttműködési üléseken irodai jelenlétre van szükség.
• Minden távmunka-megállapodást a HR-rel [Határidő]-ig kell véglegesíteni.

Bármilyen kérdéssel forduljon a HR-hez a [elérhetőség] címen. Köszönjük alkalmazkodóképességét, miközben továbbfejlesztjük munkahelyi szabályzatainkat.

Példa 2: Projekt státusz feljegyzés

Forgatókönyv: Csapatának gyors frissítésre van szüksége egy nagyobb projekt előrehaladásáról.

To: Projekt csapat
From: [Az Ön neve], projektmenedzser
Dátum: [Mai dátum]
Téma: A téma a következő: X projekt állapotfrissítés - 2. fázis befejezése

Örömmel osztjuk meg, hogy Az X projekt 2. fázisa befejeződött, és a tervek szerint a 3. fázisba [dátum]-ra lépünk át.

Legutóbbi előrelépés:

• A fejlesztőcsapat véglegesítette az alapvető funkciókat.
• A marketingcsapat elkészítette az első kampánytervezetet.
• A minőségbiztosítási tesztelés folyamatban van, és [dátum]-ig befejeződik.

Következő lépések:

• A végső tesztelést és felülvizsgálatot [Határidő]-ig kell befejezni.
• A 3. fázis nyitóértekezletét [értekezlet dátuma/időpontja] időpontra tervezik.

Ha bármilyen akadálya van, vagy további támogatásra van szüksége, forduljon hozzám vagy a csoportvezetőjéhez.

Példa 3: Találkozóra emlékeztető emlékeztető

Forgatókönyv: Közeledik egy osztályvezetői értekezlet, és szeretné, ha mindenki részt venne rajta.

To: Értékesítési csapat
From: [Az Ön neve], értékesítési igazgató
Dátum: [Mai dátum]
Téma: A téma a következő: Emlékeztető: [dátum/időpont]

Ez egy emlékeztető, hogy a mi Negyedéves értékesítési találkozó kerül megrendezésre [Dátum] [Időpont] [Helyszín] [Időpont] [Helyszín] (vagy a Zoom segítségével).

A napirend főbb pontjai:

• Az első negyedéves értékesítési teljesítmény felülvizsgálata
• Új ügyfelek beilleszkedési stratégiái
• A második negyedévre vonatkozó értékesítési célok kiigazítása

Kérjük, hogy bármilyen frissítéssel vagy kérdéssel felkészülten jöjjön. Ha nem tudsz részt venni, azonnal jelezd felém. Alig várom, hogy mindenkivel találkozzunk!

Példa 4: Bejelentő feljegyzés

Forgatókönyv: Céged új csapattagot fogad, és szeretnéd bemutatni őt.

To: Az egész személyzet
From: [Az Ön neve], HR
Dátum: [Mai dátum]
Téma: A téma a következő: Üdvözöljük [az új munkatárs neve] a csapatban!

Örömmel jelentjük be, hogy [Az új alkalmazott neve] csatlakozik a [részleghez/csapathoz], mint új [munkakör]! Az első napjuk a [Start Date], és szorosan együttműködnek majd a [csoportvezetővel/menedzserrel].

Egy kicsit [az új alkalmazott neve]:

• [Előző cégtől/tapasztalat].
• Szenvedélyes a [iparági készség/érdeklődés] iránt.
• Vicces tény: [Valami könnyű és magával ragadó].

Kérem, üdvözölje [az új munkatárs neve], amikor találkozik vele!

Záró gondolatok a feljegyzés írásáról

A feljegyzés a fontos információk gyors és világos átadásáról szól. 

Ha az embereknek újra kell olvasniuk, hogy megértsék a lényeget, akkor nem végzi el a feladatát.

Tartsa rövidre, tegye nyilvánvalóvá a következő lépéseket, és úgy írjon, mint egy ember, ne mint egy vállalati robot. 

És ha időt akarsz spórolni?

A AI Chat másodpercek alatt elkészíthet egy strukturált emlékeztetőt, és a AI Humanizer biztosítja, hogy úgy hangzik, mintha te.

Nem jobb, ha az emberek valóban elolvassák - és megértik -, amit írtál?