Le frodi sulle fatture costano alle imprese 3 miliardi di dollari all'annoe questo solo nel 2024. E la situazione sta peggiorando. Le fatture false sono ormai ovunque.
Si tratta di una delle lamentele più comuni degli ultimi anni.
Non perché stiamo invecchiando e sia più facile ingannarci. È solo che le truffe sono sempre più convincenti.
Ogni giorno c'è un nuovo strumento di intelligenza artificiale e i criminali si aggiornano altrettanto velocemente.
Con l'aiuto della tecnologia, questi truffatori sfruttano la tecnologia come ChatGPT nello stesso modo in cui noi la usiamo per creare un piano di allenamento personale in palestra.
Il vostro team finanziario potrebbe approvare pagamenti fraudolenti senza nemmeno saperlo.
La cosa peggiore? La maggior parte delle aziende non si rende conto di essere stata truffata finché il denaro non è già sparito. A quel punto, recuperare i fondi è quasi impossibile.
Vi ritroverete ad avere a che fare con le forze dell'ordine, con le richieste di risarcimento dell'assicurazione e con tutta una serie di scartoffie che avrebbero potuto essere evitate.
Ma c'è una buona notizia: individuare le fatture false non è una scienza missilistica.
Basta sapere cosa cercare.
Questa guida vi illustrerà i metodi di rilevamento affidabili che vi mostreranno come individuare una fattura falsa, dai controlli manuali di base all'uso di strumenti avanzati di intelligenza artificiale che catturano ciò che all'occhio umano sfugge.
Punti di forza
- La verifica manuale cattura circa 60% di frodi evidenti sulle fatture attraverso controlli di base come la verifica dei contatti e le incongruenze di formato.
- L'analisi dei metadati rivela marcatori di manipolazione nascosti che i truffatori spesso dimenticano di pulire, tra cui le date di creazione e le impronte digitali del software di editing.
- Gli strumenti di rilevamento dell'intelligenza artificiale sono in grado di identificare in pochi secondi i falsi sofisticati e le fatture generate dall'intelligenza artificiale con una precisione superiore a 95%.
- I protocolli di risposta immediata riducono al minimo i danni finanziari quando vengono scoperte fatture false, tra cui il blocco dei pagamenti e la verifica dei fornitori.
- I sistemi di verifica automatizzati riducono i costi di elaborazione delle fatture fino a 70% e allo stesso tempo individuano le frodi che le revisioni manuali non riescono a individuare.
Metodi affidabili per identificare le fatture false
La lotta alle frodi sulle fatture richiede una approccio a più livelli. Nessun metodo cattura tutto.
I truffatori sono sempre più furbi, quindi le vostre difese devono essere più forti.
Analizziamo i metodi di rilevamento più efficaci, partendo dalle basi e passando per le tecniche più avanzate.
Non preoccupatevi più che l'intelligenza artificiale rilevi i vostri messaggi. Undetectable AI Può aiutarvi:
- Fate apparire la vostra scrittura assistita dall'intelligenza artificiale simile all'uomo.
- Bypass tutti i principali strumenti di rilevamento dell'intelligenza artificiale con un solo clic.
- Utilizzo AI in modo sicuro e con fiducia a scuola e al lavoro.
Controlli manuali per errori evidenti
- Iniziare con le basi: La verifica manuale cattura ancora molte fatture false, e il vostro team di contabili deve sapere cosa cercare.
- Iniziare con il numero della fattura: Segue la sequenza abituale del fornitore? La maggior parte delle aziende utilizza sistemi di numerazione prevedibili. Un salto casuale o un numero duplicato sono un segnale di allarme immediato, quindi fate un controllo incrociato con le fatture precedenti.
- Controllate attentamente le informazioni di contatto: Le aziende reali non cambiano improvvisamente i loro conti bancari o le loro e-mail senza preavviso. Se i dettagli del pagamento sono diversi, interrompete tutto e verificate direttamente con il venditore utilizzando le informazioni di contatto che avete già in archivio. Non fidatevi mai del numero o dell'e-mail indicati nella fattura sospetta.
- La coerenza del formato è importante: I venditori legittimi utilizzano sempre lo stesso modello. Cambiamenti nel logo, nel carattere o nel layout sono segnali di allarme. Stampate alcune fatture recenti e confrontatele l'una con l'altra. Le differenze si noteranno subito.
- Errori di battitura, errori grammaticali o frasi imbarazzanti: Le fatture professionali sono corrette. Gli errori suggeriscono che qualcuno ha creato il documento in fretta e furia o che non conosce bene la lingua della vostra azienda.
- Controllare sempre i calcoli: I totali, le tasse e i subtotali devono essere perfettamente sommati. I truffatori spesso non tengono conto di piccoli errori di calcolo. Inoltre, confrontate i prezzi con le fatture precedenti; costi unitari gonfiati o spese inaspettate meritano un'indagine.
Esame dei metadati e dei file
Ogni fattura digitale contiene dati nascosti che rivelano come e quando è stata prodotta. I truffatori raramente rimuovono questi dati metadatie spesso smaschera i falsi.
Fare clic con il tasto destro del mouse sul file e controllarne le proprietà, la data di creazione, la data di modifica, l'autore e il software utilizzato.
Se una fattura datata 15 marzo è stata creata il 3 aprile, è sospetta.
Anche la riga del software nelle proprietà del file è rivelatrice. Se il vostro fornitore utilizza normalmente QuickBooks ma la fattura proviene da Adobe Photoshop, fermatevi immediatamente.
Date di modifica multiple o nomi di autori mancanti sono altri segnali di allarme.
Anche nomi di file come "final_version3.pdf" o "edited_invoice.pdf" possono indicare una manomissione. Anche le modalità di colore non corrispondenti, come la miscelazione di RGB e CMYK, indicano che probabilmente qualcuno ha copiato elementi da fonti diverse.
Utilizzo degli strumenti di rilevamento dell'intelligenza artificiale
I controlli manuali catturano le frodi più ovvie, ma le truffe avanzate richiedono strumenti più intelligenti. Il rilevamento delle fatture basato sull'intelligenza artificiale esamina i dettagli a livello di pixel, l'allineamento dei caratteri e gli artefatti di compressione.
Questi sistemi imparano da milioni di fatture autentiche e sono in grado di identificare le sottili incongruenze che gli uomini non notano. Analizzano le fatture in pochi secondi, segnalano i file sospetti e permettono al vostro team di concentrarsi sulla revisione.
L'intelligenza artificiale rileva persino le fatture generate dall'intelligenza artificiale, che imitano perfettamente quelle reali. Gli strumenti integrati si collegano al vostro software di contabilità per automatizzare le verifiche e ridurre i rischi, rendendo la prevenzione delle frodi veloce, accurata e scalabile.
TruthScan aiuta i dipartimenti finanziari, le società di contabilità e i team di approvvigionamento ad automatizzare la verifica delle fatture e la prevenzione delle frodi.
La loro piattaforma alimentata dall'intelligenza artificiale analizza i documenti in tempo reale, individuando sofisticati falsi e fatture generate dall'intelligenza artificiale prima che si traducano in pagamenti fraudolenti.
Smettete di esaminare manualmente ogni fattura e lasciate che la loro tecnologia segnali immediatamente quelle sospette.
Per saperne di più TruthScan.
Cosa fare se si riceve una fattura falsa
Trovare una fattura falsa nel proprio sistema è stressante e avere una serie di "passi successivi" è importante.
È necessario un piano chiaro per contenere il problema, limitare le perdite ed evitare che si ripeta.
Azioni immediate
Bloccate immediatamente tutti i pagamenti. Se individuate una fattura falsa prima dell'invio di denaro, bloccatela subito.
Se l'elaborazione è già iniziata, contattate la vostra banca, perché potreste ancora bloccare il trasferimento, soprattutto per i pagamenti ACH che richiedono uno o due giorni per essere liquidati.
Documentate tutto. Salvate il file originale, fate delle schermate e annotate quando è arrivato e chi lo ha inoltrato.
Questa catena di prove sarà fondamentale per i rapporti di polizia o per le richieste di risarcimento assicurativo.
Contattare il venditore effettivo utilizzando i dati di contatto verificati dai propri archivi, non dalla fattura. Confermate se l'hanno emessa e se i dati di pagamento sono corretti.
Molti venditori non si rendono conto che il loro nome viene usato in modo improprio finché qualcuno non li avverte.
Segnalate l'incidente al team di sicurezza IT. La fattura falsa potrebbe essere stata emessa da un account compromesso, quindi il reparto IT dovrebbe verificare la presenza di violazioni, malware o tentativi di phishing.
Indipendentemente dall'importo in questione, è bene sporgere denuncia alla polizia e avvertire immediatamente il proprio assicuratore. La copertura della responsabilità civile o delle frodi informatiche spesso richiede una notifica rapida.
Infine, informate gli altri fornitori. Chiedete loro di confermare che i loro dati di contatto e di pagamento nel vostro sistema siano accurati per evitare che la truffa si diffonda ulteriormente.
Prevenzione a lungo termine
Impostare un processo di verifica dei fornitori che si adatta alla vostra attività.
Le aziende più grandi possono avere bisogno di approvazioni a più livelli per i nuovi fornitori, mentre quelle più piccole possono verificare le modifiche per telefono.
Formate regolarmente il vostro team AP e condividete esempi reali di fatture false. Implementate la doppia autorizzazione per i pagamenti di importo elevato, mantenete un elenco di fornitori bloccato e richiedete una conferma fuori banda per gli aggiornamenti bancari.
Esaminate i dati di pagamento trimestralmente per individuare schemi insoliti e prendete in considerazione l'assicurazione informatica per una maggiore protezione.
Spesso è conveniente e può farvi risparmiare migliaia di dollari di perdite dovute a frodi.
Perché le aziende dovrebbero utilizzare il rilevamento dell'intelligenza artificiale per le fatture
L'esame manuale delle fatture sottrae tempo e risorse che la vostra azienda non può permettersi. I team che si occupano della contabilità passano ore a verificare documenti che l'intelligenza artificiale può analizzare in pochi secondi.
Nel frattempo, sofisticati schemi di frode continuano a sfuggire al controllo umano.
L'occhio umano ha dei limiti. Si stanca, non vede i dettagli e si fida di layout già noti. L'intelligenza artificiale non lo fa.
Esamina ogni fattura con la stessa precisione, cogliendo le incongruenze che l'uomo trascura, soprattutto nei periodi di grande affluenza.
Oltre la prevenzione delle frodi, L'intelligenza artificiale riduce i tempi e i costi di elaborazione. Il team AP si concentra sulle eccezioni invece che sui controlli di routine, migliorando l'efficienza e l'accuratezza.
Con l'aumento del volume delle fatture, l'AI scala senza sforzo senza ulteriori assunzioni, perfetto per le aziende in rapida crescita o stagionali.
TruthScan è specializzato in Verifica delle fatture con l'intelligenza artificiale. Si integra con i sistemi esistenti, analizzando automaticamente le fatture all'arrivo.
Ogni file viene sottoposto a controlli dei metadati, all'esame della coerenza visiva e al confronto con i dati storici del fornitore, producendo un punteggio di rischio in meno di 10 secondi.
Le fatture a basso rischio procedono normalmente. Le fatture a medio rischio vengono segnalate per una revisione umana, mentre quelle ad alto rischio generano avvisi immediati e blocchi dei pagamenti.
Nel corso del tempo, TruthScan apprende i modelli dei vostri fornitori, rilevando sottili anomalie e generando rapporti mensili sulle frodi per gli audit e la documentazione assicurativa.
È veloce, scalabile e ha dimostrato di far risparmiare tempo, denaro e tranquillità.
Inoltre, è possibile utilizzare l'opzione Controllore AI per verificare se il contenuto di una fattura è stato scritto o manipolato dall'IA. Caricate o incollate il testo e il sistema analizzerà immediatamente i modelli linguistici e le frasi per rilevare la generazione di IA.
Questa scansione rapida aiuta a confermare l'autenticità prima dell'elaborazione, aggiungendo un ulteriore livello di protezione contro i documenti falsificati dall'intelligenza artificiale.
Scoprite il nostro AI Detector e Humanizer nel widget qui sotto!
Domande frequenti sul rilevamento di fatture false
Qual è la differenza tra le fatture falsificate e quelle generate dall'intelligenza artificiale?
Le fatture contraffatte vengono modificate manualmente con strumenti come Photoshop o Word, lasciando artefatti come caratteri incoerenti o elementi disallineati.
Le fatture generate dall'intelligenza artificiale sono create interamente da un'intelligenza artificiale addestrata su documenti reali, il che le rende quasi impeccabili e più difficili da individuare.
La differenza sta nella creazione, non nell'intento. Entrambi sono fraudolenti. I metodi tradizionali spesso non riescono a individuare i falsi prodotti dall'intelligenza artificiale, per questo gli strumenti di rilevamento dell'intelligenza artificiale sono essenziali.
Come fa TruthScan a rilevare i documenti manipolati?
TruthScan combina diversi modelli di intelligenza artificiale per analizzare elementi visivi, metadati e modelli di documenti.
Impara a conoscere l'aspetto delle fatture autentiche dei fornitori, segnala le deviazioni più lievi ed evidenzia le aree sospette da sottoporre a revisione.
TruthScan può integrarsi con un software ERP o di contabilità?
Sì. TruthScan si integra direttamente con sistemi come SAP, Oracle, QuickBooks e Xero.
Estrae le fatture per analizzarle, invia i risultati delle verifiche e persino analizza automaticamente le fatture via e-mail prima che arrivino al team AP.
Il modo intelligente di far quadrare i conti
Le frodi sulle fatture false non stanno scomparendo. Si evolve, diventa sempre più sofisticata e prende di mira aziende di tutte le dimensioni.
Affidarsi alle revisioni manuali per individuare tutto non è più una strategia praticabile. I rischi finanziari e di reputazione sono troppo elevati.
La buona notizia è che anche la tecnologia di rilevamento si è evoluta. Strumenti basati sull'intelligenza artificiale come TruthScan offrono alle aziende le capacità per reagire efficacemente.
Combinando i metodi di verifica tradizionali con il moderno rilevamento dell'intelligenza artificiale, si crea una difesa che cattura sia le truffe semplici che gli schemi di frode sofisticati.
Iniziate dalle basi. Formate il vostro team, implementate protocolli di verifica e stabilite chiare procedure di risposta alle frodi.
Poi aggiungete una tecnologia che aumenta le vostre capacità di rilevamento senza aumentare i costi. L'investimento nella verifica automatizzata si ripaga rapidamente grazie alla prevenzione delle perdite e all'aumento dell'efficienza.
La vostra azienda merita una protezione che lavori duramente come voi. Non aspettate che la frode colpisca per iniziare a costruire le vostre difese.
Il momento migliore per implementare una forte verifica delle fatture è stato ieri. Il momento migliore è oggi.
Rafforzate i vostri sforzi di prevenzione delle frodi con AI non rilevabile per un supporto al rilevamento affidabile e intelligente.