Come indirizzare una lettera nel modo giusto per ogni situazione

Prima di scrivere l'indirizzo, piegare la busta o premere invio sull'e-mail...

Fermatevi.

Quel documento legale importante? Potrebbe finire a prendere polvere in un centro di smistamento postale per settimane, e tutto questo perché avete mancato il codice ZIP+4.

Il lavoro dei vostri sogni? Potreste non essere mai richiamati, solo perché avete scritto "Egregio signore/signora" invece di spendere un minuto per cercare il nome del responsabile delle assunzioni.

Che un sentito biglietto di ringraziamento al vostro mentore? Non lo vedranno mai se hai sbagliato il titolo.

La maggior parte delle persone pensa che per indirizzare una lettera sia sufficiente dare all'AI alcuni suggerimenti, aggiungere un nome e un indirizzo e piegare la busta. 

Sbagliato. 

È la prima impressione, la stretta di mano silenziosa, l'occasione per dimostrare che ci tenete abbastanza a fare le cose per bene.

In questo blog, trattiamo di tutto, dalle basi della scrittura di una lettera e di come indirizzarla, a scenari unici come indirizzare una lettera a un giudice, a una coppia o anche senza nome.

Esploriamo anche il sistema di indirizzamento internazionale e gli strumenti di intelligenza artificiale che possono aiutare nel percorso.

Immergiamoci in questa storia.

Cosa serve prima di indirizzare una lettera

Prima di scrivere una lettera, assicuratevi di avere i dettagli corretti. La mancanza di un piccolo particolare può ritardare la consegna o far sembrare la lettera poco professionale.

Ecco cosa c'è da sapere su come indirizzare correttamente una lettera:

1. Nome e cognome del destinatario

Utilizzate sempre il nome completo della persona: nome, secondo nome (se noto) e cognome. Questo è fondamentale, soprattutto se state cercando di capire come indirizzare una lettera di presentazione o una lettera commerciale formale. 

Ad esempio:
Jonathan Lee
Jonny L.

2. Indirizzo postale completo con CAP+4

Ricontrollate sempre l'indirizzo. Se non siete sicuri di come scrivere un indirizzo su una lettera, iniziate con:

• Numero e nome della strada
  
• Città, Stato, CAP+4

Questo è particolarmente importante quando si invia una lettera formale o se non si è sicuri di come indirizzare una lettera di presentazione senza nome e si deve invece fare affidamento sulle informazioni del dipartimento.

3. Titoli e onorificenze proprie

I titoli dimostrano rispetto. Usate i termini "signor", "signora", "dottor" o un titolo professionale come "direttore del marketing". Nel 2025, opzioni neutre dal punto di vista del genere come Mx. sono più comuni, soprattutto se non si è sicuri dell'identità di genere del destinatario.

Esempi:

• Sig. David Kim
• Dr. Aisha Patel
• Mx. Jordan Rivers (senza distinzione di genere)

4. Informazioni sulla società (se applicabile)

Se si scrive a qualcuno di un'azienda, includere il numero del dipartimento, della divisione o dell'edificio. Le grandi organizzazioni hanno spesso molte sedi e uffici postali.

Esempio:
Jane Smith
Responsabile assunzioni, Dipartimento Marketing
XYZ Corporation
200 West Main St, Edificio B

Potete utilizzare queste risorse per trovare dettagli accurati:

• Strumento di verifica dell'indirizzo USPS - Conferma gli indirizzi statunitensi e i codici ZIP+4.

• Ricerca dei codici postali internazionali - "Codici postali Michigan, Stati Uniti".

• LinkedIn - Cercate titoli di lavoro, reparti o aziende.

• Siti web aziendali - Spesso gli indirizzi postali sono elencati alla voce "Contatti".

Come indirizzare una lettera: Formato di riferimento

1. Posizionamento dell'indirizzo di ritorno

La parte dell'indirizzo di ritorno va sulla busta e talvolta in cima alla lettera stessa. 

Formato standard (Stati Uniti e la maggior parte dei paesi)

Il numero di telefono e l'e-mail possono essere omessi se si tratta di un biglietto personale, ma sono utili nelle lettere commerciali.

La collocazione dell'indirizzo di ritorno dipende dal tipo di lettera: 

Tipo	Posizionamento
Business/Formale	Angolo in alto a sinistra, a 1 pollice dall'alto a sinistra
Personale (carta intestata)	Centrato in alto
Busta (personale)	Rovescio della busta (facoltativo)

Esempio di Lettere personali

Fonte = Oggi.com

Esempio di carta intestata con marchio

Fonte = Template Lab

2. Linea della data

Ecco i diversi modi in cui è possibile formattare e posizionare la data:

Il formato standard è: 

Esempio: 15 gennaio 2025

• Formato: Nome del mese completo + giorno + anno (con una virgola)
• Utilizzo: Preferenza per la corrispondenza aziendale e professionale con sede negli Stati Uniti.

Le alternative internazionali sono:

Esempi:

• 15/01/2025 (utilizzato nel Regno Unito, nell'UE e nei paesi del Commonwealth)
• 2025-01-15 (formato ISO 8601 - comune nei documenti incentrati sui dati o internazionali)

Ecco le linee guida per il posizionamento della data:

Tipo di formato	Posizionamento	Allineamento
Formato del blocco	2-3 righe sotto l'indirizzo di ritorno	Allineato a sinistra
Formato semi-blocco o blocco modificato	2-3 righe sotto l'indirizzo di ritorno	Allineato a destra

Ad esempio,

Fonte = Wikihow

3. Indirizzo interno

L'indirizzo interno appare due righe sotto la riga della data, allineato a sinistra, e segue questo formato completo:

Formato completo (da cima a fondo)

Linee guida del titolo

Titolo	Esempi	Note
Tradizionale	Sig., Sig.ra, Sig.ra, Dr., Prof.	Ancora ampiamente utilizzato. Se non si è sicuri dello stato civile, si sceglie di default "signora".
Genere neutro	Mx., [Senza titolo]	Usare "Mx." quando il genere è sconosciuto o non binario; anche l'omissione del titolo è accettabile.
Professionale	Amministratore delegato, Direttore, Avvocato, Funzionario, Ingegnere	Includere dopo il nome se pertinente (ad esempio, "Jane Doe, CEO").
Accademico	PhD, MD, JD, DDS	Posto dopo il nome, ad esempio "John Smith, PhD" (non con "Dr." in questo caso).

Migliori pratiche di indirizzamento aziendale

• Per le grandi organizzazioni: Utilizzare la linea di attenzione (ad esempio, "Attn: John Smith") per instradare con precisione.
• Per le comunicazioni specifiche del dipartimento: Includere il nome del dipartimento sotto il nome della società.
• Per i campus aziendali a più edifici: Aggiungere il numero dell'edificio, del piano, della suite o dell'unità, se necessario.
• Per spedizioni internazionali: Includere il nome del paese in maiuscolo e seguire la formattazione postale locale.

Esempio di indirizzo interno

Una corretta formattazione dell'indirizzo interno migliora la consegna, la professionalità e la prima impressione, soprattutto nella corrispondenza formale o ad alto rischio.

4. Esempi di saluto

Il saluto appare due righe sotto l'indirizzo interno, allineato a sinistra, e si conclude con un due punti (:) nella scrittura formale.

Saluti standard e moderni (2025)

Saluto	Miglior utilizzo
Gentile Signor / Signora [Cognome]	Tradizionale, formale, da usare quando si conoscono il genere e il cognome.
Gentile dottor [cognome]	Per persone con titoli medici o accademici.
Caro [Nome completo]	Quando il genere è sconosciuto o è necessaria un'opzione neutra e rispettosa.
Caro [Nome] [Cognome]	Ora è ampiamente accettato nei contesti professionali (forma modernizzata).
Ciao [Nome]	Uso semi-formale con contatti consolidati o industrie meno formali.
Saluti	Genere neutro e formale - da usare quando non si è sicuri dei titoli o dei nomi.

Scenari speciali: Indirizzare i destinatari unici

La corrispondenza professionale non segue sempre un formato unico. Ecco come personalizzare il vostro approccio:

Indirizzare una lettera a un'azienda

Utilizzate questa opzione quando scrivete a un'entità commerciale piuttosto che a un individuo. La precisione in questo caso garantisce che il messaggio arrivi rapidamente sulla scrivania giusta.

Esempio di formato:

ATTN: Ufficio contabilità e pagamenti  

XYZ Corporation  

123 Enterprise Ave., Suite 456  

San Diego, CA 92101

Ecco le migliori pratiche:

• Includere sempre "ATTN" per un instradamento corretto, soprattutto nelle organizzazioni più grandi.
  
• Utilizzare i nomi dei dipartimenti piuttosto che titoli vaghi (ad es, "Reparto contabilità" vs. "A chi di dovere").

• Includere un numero di riferimento (ad esempio, l'ID della fattura) per una più rapida elaborazione interna.

Esempio di lettera formale

Fonte = Quadri di picco

Indirizzare una lettera a una coppia o a una famiglia

Il contesto è fondamentale: li conoscete bene e qual è l'occasione?

Scenario	Formato consigliato
Coppia di sposi tradizionale	Il signor e la signora John Smith
Si è in possesso di un titolo professionale	Il dottor e la signora Smith
Coppia moderna, stesso cognome	John e Jane Smith
Coppia dello stesso sesso	John Smith e David Johnson
Cognomi diversi	La signora Jane Doe e il signor John Smith
Compresi i bambini	La famiglia Smith O il signore e la signora Smith e la famiglia

Indirizzare una lettera senza nome

Se non conoscete il nome del destinatario, considerate una delle seguenti opzioni:

• Gentile responsabile delle assunzioni: Da utilizzare per le domande di assunzione o per le comunicazioni relative alle risorse umane.
  
• Caro team [Dipartimento]: Ideale quando ci si rivolge a un gruppo specifico (ad esempio, "Caro team finanziario").
  
• A chi di dovere: Superato e impersonale: da usare solo come ultima risorsa quando non sono disponibili informazioni identificative.

Ecco le migliori pratiche rapide:

• Ricercate sempre il nome del destinatario, quando è possibile: LinkedIn e i siti web delle aziende sono i vostri alleati.
  
• Non date per scontato il sesso di nessuno. In caso di dubbio, utilizzate i nomi per esteso o opzioni neutre dal punto di vista del genere, come "Saluti".
  
• Le startup, le organizzazioni non profit o le aziende tecnologiche possono aspettarsi saluti più rilassati rispetto alle aziende tradizionali o alle agenzie governative.

Esempi di applicazioni

• Cara signora Thompson
• Ciao Alex
• Caro team di successo del cliente
• Saluti

Se un saluto sembra troppo informale, si può andare alla sezione Chatbot AI. Per esempio, se non si è sicuri del sesso di una persona, chiedere AI di riscrivere il vostro saluto con un linguaggio neutro.

Oppure si possono provare altri suggerimenti, come ad esempio:

1. Datemi 5 opzioni di saluto per un ruolo no-profit presso un'organizzazione di soccorso per animali. Non conosco il nome del destinatario.

2. Fate in modo che questo saluto sia più informale, ma sempre rispettoso: Caro team di successo del cliente.

3. Sto scrivendo una lettera di presentazione per un ruolo nel marketing di Canva, ma non conosco il nome. Potete suggerirmi un buon saluto?

Suggerimenti per l'indirizzamento internazionale

Prima di addentrarci nei consigli di indirizzamento specifici per ogni Paese, ecco quali sono le principi universali che è necessario seguire in ogni lettera internazionale. 

• Scrivete sempre il nome del Paese di destinazione in inglese, in lettere maiuscole. (ad esempio, USA, CANADA, INDIA).

• Seguite il formato e la lingua dell'indirizzo locale per evitare ritardi. 

• Verificate i requisiti di affrancatura in loco (di persona o online), poiché le tariffe variano a seconda della destinazione. 

• Le aree remote potrebbero avere tempi di consegna più lunghi. Potete pianificare i vostri follow-up di conseguenza.

Campione: Regno Unito, Canada, India

1 - Regno Unito

Se si spedisce nel Regno Unito, l'indirizzo dovrebbe essere questo:

Il Royal Mail si basa sul codice postale, che è un codice specifico composto da lettere e numeri. 

Deve essere corretto e al posto giusto. Se è sbagliata o mal posizionata, la posta potrebbe bloccarsi nello smistamento. 

Inoltre, limitate l'indirizzo a 7 righe o meno per adattarlo alle buste standard. Troppe informazioni possono causare problemi, non aiutare.

2 - Canada 

Indirizzi canadesi sono semplici, ma con un tocco bilingue:

Il codice postale segue un formato molto specifico (come M5V 3L9), fondamentale per uno smistamento rapido. 

Inoltre, ricordate che il Canada utilizza ufficialmente sia l'inglese che il francese. Rispettate le preferenze linguistiche della regione a cui state inviando; ciò dimostra rispetto e attenzione ai dettagli. 

Inoltre, utilizzate sempre le abbreviazioni provinciali ufficiali di due lettere (ad esempio, QC per Quebec).

3 - India

Il sistema di indirizzamento indiano utilizza un codice PIN a sei cifre per smistare i dati. posta in India in modo efficiente:

Questo codice PIN è essenziale. Non saltatelo o sbagliatelo: è l'equivalente di un codice postale con gli steroidi. A

Inoltre, specificare lo Stato o il territorio dell'Unione corretto.

A differenza di alcuni Paesi, l'India ha una varietà di lingue e di abitudini di indirizzamento, per cui l'aggiunta della versione inglese dell'indirizzo assicura che la vostra posta si muova senza problemi attraverso i canali internazionali.

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Domande frequenti

Conclusione

Il modo in cui si formatta una lettera è davvero importante?

Assolutamente sì. 

Una lettera ben indirizzata crea la prima impressione. Che si tratti di una domanda di lavoro, di una lettera indirizzata a un giudice o di un contatto con un'azienda, piccoli dettagli come i titoli, la spaziatura e l'ortografia segnalano professionalità e rispetto.

Un piccolo errore, come sbagliare il codice postale o il saluto, può minare la vostra credibilità. 

Ecco perché strumenti intelligenti come il nostro Generatore di lettere di presentazione, Applicatore intelligente, e Generatore di curriculum esistono: automatizzare i dettagli, ridurre gli errori umani e aiutarvi a presentarvi con sicurezza.

Prima di sigillare la busta (o di premere invio), chiedetevi:

- È il formato corretto per il paese o la professione del destinatario?
- Ho verificato l'ortografia di nomi e titoli?
- Questa lettera mi farebbe apparire elegante o sciatto?

Suggerimento finale: Rispettate l'etichetta culturale, ricontrollate tutto e lasciate che siano gli strumenti a gestire la formattazione, in modo da potervi concentrare su ciò che conta di più: il messaggio.