Come scrivere un memorandum: Struttura, suggerimenti ed esempi

Nessuno si sveglia entusiasta di scrivere una nota.

Ma ammettiamolo, a volte è necessario trasmettere informazioni importanti in modo rapido e chiaro.

Che si tratti di annunciare una nuova politica, di aggiornare il team o di avvisare di un cambiamento imminente, un promemoria semplifica le cose: niente e-mail, niente riunioni inutili, solo una comunicazione diretta al punto.

La buona notizia? Scrivere un promemoria non deve essere complicato.

Con la giusta struttura e alcuni accorgimenti intelligenti, potete assicurarvi che il vostro messaggio venga letto, compreso e recepito, senza che nessuno si annoi a metà strada.

Vediamo come si articola.

Che cos'è un memorandum?

Un promemoria (abbreviazione di memorandum) è un documento breve e strutturato utilizzato per comunicazione interna in un'azienda o organizzazione.

A differenza dei messaggi di posta elettronica, che possono essere informali o colloquiali, i promemoria sono pensati per essere chiari, diretti e al punto, perfetti per condividere aggiornamenti, politiche o istruzioni importanti senza inutili giri di parole.

Consideratela la versione professionale di "Ehi, gente, ecco cosa sta succedendo".

Sia che si tratti di un messaggio da parte di un manager a un team, delle risorse umane ai dipendenti o della leadership a un'intera azienda, i promemoria assicurano che tutti siano sulla stessa pagina.

Quando usare un promemoria

I promemoria funzionano meglio quando è necessario comunicare informazioni importanti a un gruppo di persone in modo strutturato. Si può usare un memo quando:

• Annuncio di una modifica della politica aziendale (come le nuove linee guida sul lavoro da casa)
• Fornire aggiornamenti su un progetto o un'iniziativa
• Definizione di procedure o istruzioni
• Fare un annuncio interno all'azienda
• Affrontare un problema che richiede attenzione immediata

Se il messaggio è formale, deve essere documentato o coinvolge più destinatari, la soluzione migliore è un promemoria. Se invece si tratta di un check-in veloce e informale, un messaggio di posta elettronica o di chat può essere sufficiente.

Ora che sapete quando per usare un promemoria, parliamo di come strutturarlo correttamente.

Elementi chiave di un memorandum

Un ottimo promemoria non dipende solo da ciò che si dice, ma anche da come lo si struttura. 

Mantenere un testo chiaro, organizzato e facile da sfogliare assicura che il vostro messaggio venga effettivamente letto (e non ignorato in una casella di posta piena di altre cose). 

Ecco cosa dovrebbe includere ogni promemoria:

1. Intestazione (A, Da, Data, Oggetto)

Iniziate dalle basi. Ogni nota dovrebbe includere:

• A: A chi è destinato questo promemoria? (Un team, un reparto o l'intera azienda)
  Da: Chi lo invia? (Nome e qualifica)
  Data: Quando è stato scritto
  Oggetto: Un titolo breve e specifico che indichi immediatamente al lettore l'argomento della nota.

Esempio:
A: Tutti i dipendenti
Da: Sconosciuta, responsabile delle risorse umane
Data: 1 febbraio 2025
Oggetto: Nuova politica sul lavoro a distanza

2. Dichiarazione di apertura (scopo della memoria)

Andate dritti al punto. Nella prima frase, dire alle persone perché stanno leggendo questo articolo. Non è questo il luogo per lunghe presentazioni, ma solo per un chiaro "Ecco di cosa si tratta" dichiarazione.

Esempio:
"Questa nota illustra la politica aziendale aggiornata sul lavoro a distanza, in vigore dal 1° marzo 2025".

3. Corpo (dettagli e informazioni di supporto)

Ecco dove fornire i dettagli. A seconda dell'argomento trattato, questa sezione potrebbe includere:

• Il chi, cosa, quando, dove e perché dell'annuncio
• Date, scadenze o istruzioni fondamentali
• Qualsiasi necessità informazioni di base o ragionamento

Mantenere le frasi breviUtilizzate i punti elenco, se necessario, e includete solo i dettagli rilevanti: nessuno vuole scavare tra paragrafi di testo per trovare il punto principale.

Esempio:
"A partire dal 1° marzo, i dipendenti dovranno lavorare in ufficio almeno due giorni alla settimana. L'obiettivo è mantenere la flessibilità e favorire la collaborazione. I team possono coordinare i giorni di presenza in ufficio in base alle esigenze del reparto".

4. Invito all'azione (passi successivi o raccomandazioni)

Cosa dovrebbero fare le persone fare dopo aver letto questo articolo? Sia che si tratti di seguire un nuovo processo, di partecipare a una riunione o di rispondere a delle domande, Spiegatelo chiaramente.

Esempio:
"I manager devono coordinarsi con i loro team per finalizzare gli orari in ufficio entro il 15 febbraio. Se avete domande, contattate le Risorse umane".

5. Osservazioni conclusive (facoltative)

Non tutti gli appunti hanno bisogno di una chiusura, ma se si vuole concludere con una nota positivaUn semplice ringraziamento o riconoscimento può essere d'aiuto.

Esempio:
"Grazie per la vostra flessibilità mentre continuiamo a migliorare le nostre politiche di lavoro. Apprezziamo il vostro impegno per la collaborazione e il successo".

Guida passo passo alla stesura di un promemoria

Ecco come fare in fretta senza pensarci troppo.

Passo 1: Definire lo scopo

Se non si conosce esattamente perché state scrivendo questo promemoria, nemmeno il vostro lettore lo farà. 

Mantenete la semplicità: qual è il messaggio chiave? Se non è possibile riassumerlo in una frase, ripensate al vostro approccio.

Fase 2: identificare il pubblico

Chi sta leggendo? Il modo di formulare le cose cambierà a seconda che ci si rivolga alla leadership, al team o all'intera azienda. 

Adattate il vostro promemoria in modo che parli direttamente alle persone che devono agire in base ad esso.

Fase 3: scrivere il promemoria 

Invece di ricominciare da zero, lasciate che il nostro Chat AI fare il lavoro pesante. Basta inserire una semplice richiesta come:

• "Scrivete una nota professionale per annunciare una nuova politica di lavoro a distanza".
• "Redigere un promemoria per aggiornare il team su una scadenza imminente del progetto".
• "Creare un promemoria sugli aggiornamenti della sicurezza dell'ufficio per i dipendenti".

AI Chat genererà una bozza strutturata e ben scritta in pochi secondi, facendovi risparmiare tempo e fatica.

Guardate qui:

Fase 4: perfezionamento e personalizzazione

AI Chat offre un solido punto di partenza, ma non limitatevi a copiare e incollare. 

Rileggete il promemoria e apportate modifiche per adeguarlo al vostro tono, aggiungere dettagli specifici dell'azienda e assicurarvi che sia autentico per il vostro team.

Fase 5: umanizzare la bozza finale

Anche con l'intelligenza artificiale, i promemoria devono sembrare umani e naturali.

 Inserite la vostra bozza finale in Umanizzatore AI per smussare qualsiasi frase robotica e assicurarsi che si legga come qualcosa che si invierebbe davvero.

Esplorate il nostro AI Detector e Humanizer utilizzando il widget sottostante!

Esempi di promemoria efficaci

Avete bisogno di un promemoria ma non volete partire da zero? 

Ecco quattro esempi pronti all'uso che potete modificare e inviare.

Esempio 1: Aggiornamento della politica interna

Scenario: La vostra azienda sta aggiornando la sua politica sul lavoro a distanza e i dipendenti devono essere informati.

A: Tutti i dipendenti
Da: [Nome], responsabile delle risorse umane
Data: [Data di oggi]
Oggetto: Politica aggiornata sul lavoro a distanza - in vigore dal [data].

A partire dal [Data], stiamo aggiornando la nostra politica di lavoro a distanza per consentire ai dipendenti di lavorare da casa fino a tre giorni alla settimana. 

Questo cambiamento si basa sul feedback dei dipendenti e sul nostro impegno a mantenere la flessibilità e a favorire la collaborazione di persona.

Dettagli principali:

• I dipendenti devono coordinare le loro giornate a distanza con i loro manager.
• È richiesta la presenza in ufficio per le riunioni del team e le sessioni di collaborazione chiave.
• Tutti gli accordi di lavoro a distanza devono essere finalizzati con le Risorse Umane entro [Scadenza].

Per qualsiasi domanda, contattate le Risorse umane all'indirizzo [Informazioni di contatto]. Vi ringraziamo per la vostra adattabilità mentre continuiamo a migliorare le nostre politiche sul posto di lavoro.

Esempio 2: Promemoria sullo stato del progetto

Scenario: Il vostro team ha bisogno di un rapido aggiornamento sui progressi di un progetto importante.

A: Gruppo di progetto
Da: [Nome], Responsabile di progetto
Data: [Data di oggi]
Oggetto: Aggiornamento sullo stato del progetto X - Completamento della fase 2

Siamo felici di condividere che La Fase 2 del Progetto X è stata completata e siamo sulla buona strada per passare alla Fase 3 entro [Data].

Progressi recenti:

• Il team di sviluppo ha messo a punto le caratteristiche principali.
• Il team di marketing ha completato la bozza iniziale della campagna.
• I test QA sono in corso e si concluderanno entro [Data].

Prossimi passi:

• I test e le revisioni finali devono essere completati entro [Scadenza].
• Riunione di avvio della Fase 3 prevista per [Data/ora della riunione].

Se avete dei blocchi o avete bisogno di ulteriore supporto, contattate me o il vostro team leader.

Esempio 3: Promemoria di riunione

Scenario: Si avvicina una riunione a livello di reparto e volete assicurarvi che tutti vi partecipino.

A: Team vendite
Da: [Nome], Direttore Vendite
Data: [Data di oggi]
Oggetto: Promemoria: Riunione trimestrale delle vendite - [Data/Ora]

Questo è un promemoria per ricordare che il nostro Riunione trimestrale delle vendite si terrà il [Data] a [Ora] in [Luogo] (o tramite Zoom).

Punti salienti dell'ordine del giorno:

• Analisi delle performance di vendita del 1° trimestre
• Strategie di inserimento dei nuovi clienti
• Adeguamento degli obiettivi di vendita per il 2° trimestre

Vi prego di venire preparati con eventuali aggiornamenti o domande. Se non potete partecipare, fatemelo sapere il prima possibile. Non vedo l'ora di incontrare tutti!

Esempio 4: Memo di annuncio

Scenario: La vostra azienda sta accogliendo un nuovo membro del team e volete presentarlo.

A: Tutto il personale
Da: [Nome], Risorse Umane
Data: [Data di oggi]
Oggetto: Diamo il benvenuto nel team a [Nome del nuovo dipendente]!

Siamo entusiasti di annunciare che [Nome del nuovo dipendente] si unisce a [Dipartimento/Team] come nuovo [Titolo del lavoro]! Il loro primo giorno sarà il [Data di inizio]e lavoreranno a stretto contatto con [Team Lead/Manager].

Un po' di cose su [Nome del nuovo dipendente]:

• Proviene da [Azienda/Esperienza precedente].
• Appassionato di [abilità/interesse del settore].
• Curiosità: [Qualcosa di leggero e coinvolgente].

Vi preghiamo di dare un caloroso benvenuto a [Nome del nuovo dipendente] quando lo vedete!

Riflessioni finali sulla scrittura di un promemoria

Un promemoria serve a trasmettere informazioni importanti in modo rapido e chiaro. 

Se la gente deve rileggere per capire il senso, non sta facendo il suo lavoro.

Siate brevi, rendete ovvie le fasi successive e scrivete come un essere umano, non come un robot aziendale. 

E se volete risparmiare tempo?

Il nostro Chat AI può redigere una nota strutturata in pochi secondi, e la Umanizzatore AI assicura che sembra voi.

Non è meglio quando le persone leggono e capiscono davvero quello che hai scritto?