La casella di posta del vostro destinatario non è molto diversa dalla vostra o dalla mia. È ingombra di decine di e-mail non aperte, ignorate e altre in arrivo.
Pertanto, l'invio di un'e-mail di follow-up dopo la mancata risposta può essere una routine.
Ma se i follow-up sono richiesti frequentemente e per la maggior parte dei prospect, il problema possono essere le vostre e-mail e non i prospect.
Qualunque sia il motivo, questo blog presenta 15 modelli di e-mail di follow-up efficaci che potete utilizzare per diversi scenari.
Nell'articolo vi aspettano anche consigli, trucchi e strumenti utili. Ma prima, cerchiamo di capire cos'è un'e-mail di follow-up.
Che cos'è un'e-mail di follow-up?
Un'e-mail di follow-up è un invito cortese a ricontattare qualcuno che avete già contattato in precedenza.
È un modo per tornare indietro e mantenere il destinatario impegnato per un motivo o per l'altro.
Supponiamo che tu Candidatevi per il lavoro dei vostri sogni e aspettate pazientemente, ma non sentite nulla. È allora che si invia un'e-mail di follow-up.
Non preoccupatevi più che l'intelligenza artificiale rilevi i vostri messaggi. Undetectable AI Può aiutarvi:
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Ma l'invio di un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta è solo uno dei suoi numerosi casi d'uso.
Gli scenari possibili sono innumerevoli, tra cui:
- Fare il check-in dopo un colloquio per chiedere informazioni sullo stato di avanzamento.
- Ricordare a qualcuno una scadenza importante
- Ricordare a qualcuno un pagamento in ritardo
- Chiedere se è necessario un ulteriore aiuto
Conosciamo tutti l'e-mail di follow-up che riceviamo dopo aver fatto acquisti online (o shopping online in vetrina 😉 ).
Di solito conferma l'ordine, fornisce dettagli sulla consegna o suggerisce prodotti correlati.
Una buona e-mail di follow-up è professionale e va dritta al punto. Evita di menare il can per l'aia, pur rimanendo cortese.
Ma come inviare un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta? Scopriamolo nella prossima sezione.
Il tempo è un fattore importante nell'invio di una o più e-mail di follow-up.
Il momento migliore per inviare un'email di follow-up spesso dipende dal destinatario.
Se sapete che probabilmente controlleranno la posta in arrivo al mattino, puntate su quell'ora.
Se invece avete inviato una prima e-mail nel pomeriggio senza ottenere risposta, provate a fare un follow-up serale.
Anche la pianificazione del numero di giorni tra un'e-mail e l'altra dovrebbe far parte della strategia.
Assicuratevi che lo scarto sia abbastanza grande da non far sentire il prospect vittima di spam e abbastanza piccolo da non fargli dimenticare di voi.
Ci vorrà un po' di sperimentazione prima di trovare il punto giusto.
15 modelli di e-mail di follow-up in caso di mancata risposta
È normale perdere le speranze se l'e-mail non riceve risposta.
Ma l'invio di un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta può spesso far ripartire la conversazione.
Di seguito sono riportati modelli pratici, pronti all'uso (con qualche personalizzazione) e adatti a diverse situazioni.
Modello 1: Follow-up iniziale dopo una settimana
A volte le e-mail rimangono sepolte nelle caselle di posta occupate e un semplice follow-up può riportare le vostre in superficie.
Ecco un modello da prendere in considerazione se è passata una settimana senza alcuna risposta:
| Oggetto | Solo per fare il check-in |
| Ciao [Nome del destinatario], Spero che questa e-mail ti trovi bene! Volevo fare seguito al mio precedente messaggio del [data] per sapere se ha avuto modo di leggerlo. Mi faccia sapere se ha bisogno di ulteriori informazioni da parte mia. Sono ansioso di sentirla! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 2: Seconda e-mail di follow-up per chiarimenti
Se il silenzio continua dopo il primo follow-up, potrebbe essere il momento di verificare se c'è confusione o necessità di chiarimenti.
Ecco un modo per affrontare la questione senza sembrare impazienti:
| Oggetto | Seguito |
| Ciao [Nome del destinatario], Mi rivolgo di nuovo a voi per assicurarmi che la mia precedente e-mail non si sia persa nella confusione. Se avete domande o avete bisogno di ulteriori dettagli da parte mia, sarò felice di aiutarvi. Mi faccia sapere quando le conviene rispondere! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 3: Seguire una domanda di lavoro
Le domande di lavoro possono sembrare messaggi nel vuoto, ma un follow-up premuroso può dimostrare il vostro entusiasmo e la vostra professionalità.
Si può usare dopo una o due settimane di mancata risposta:
| Oggetto | Follow-up della domanda di lavoro |
| Gentile [nome del responsabile delle assunzioni], Spero che stiate bene. Vi scrivo per dare seguito alla mia candidatura per la posizione [Titolo del lavoro] presentata il [data]. Sono ancora molto interessato all'opportunità e vorrei sapere se ci sono aggiornamenti sul processo di assunzione. Vi ringrazio per il vostro tempo e attendo con ansia la vostra risposta! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 4: Secondo follow-up per una richiesta di lavoro
Se avete già contattato una volta per un lavoro ma non avete ancora ricevuto risposta, questo modello rappresenta il giusto equilibrio tra gentilezza e professionalità:
| Oggetto | Verifica dell'applicazione [Titolo del lavoro] |
| Gentile [nome del responsabile delle assunzioni], Spero che questa e-mail vi trovi bene! Desidero fare nuovamente il punto sulla mia candidatura per la posizione di [Titolo del lavoro]. Sono ansioso di conoscere i prossimi passi e sono felice di fornire ulteriori informazioni se necessario. Per favore, fatemi sapere se ci sono aggiornamenti quando avete un momento. Grazie per il vostro tempo e la vostra considerazione. Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modelli per le vendite e la sensibilizzazione
Sapere come scrivere un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta può essere di grande aiuto ai professionisti delle vendite, poiché il loro lavoro prevede l'invio frequente di tali e-mail.
Il resto dei modelli di e-mail riguarda le vendite e l'outreach.
Modello 5: Email di follow-up di vendita educata
Costruire un rapporto con un potenziale cliente richiede spesso più di un tentativo, soprattutto quando si tratta del primo contatto.
| Oggetto | Seguito rapido |
| Salve [nome del candidato], Spero che questo messaggio vi trovi bene! Volevo dare seguito alla mia precedente e-mail su [prodotto/servizio]. Credo che [beneficio specifico] possa fare la differenza per [la loro azienda o situazione]. Fatemi sapere se volete approfondire l'argomento o se c'è un momento migliore per collegarci. Non vedo l'ora di sentirvi! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 6: Follow-up dopo un incontro di vendita
Avete avuto un incontro produttivo con un potenziale cliente, ma ora c'è il silenzio radio.
L'invio di un'e-mail di follow-up può contribuire a riaccendere la discussione.
| Oggetto | Siete pronti per i prossimi passi? |
| Salve [nome del candidato], È stato bello parlare con lei di [argomento]. Volevo sapere come intendeva procedere con [proposta o piano specifico]. Se è disponibile, possiamo fissare un incontro veloce questo [giorno della settimana] per discuterne ulteriormente. Potete scegliere l'orario che fa per voi qui: [link al programma delle riunioni]. Attendiamo con ansia la vostra risposta! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 7: Follow-up dopo un evento di networking
Avete avuto interazioni positive a un evento di networking ma le connessioni si sono dimenticate di seguire il follow-up dopo?
È una cosa comune. E ancora una volta, la soluzione è un'e-mail di follow-up.
| Oggetto | È stato un piacere incontrarla a [Nome dell'evento]. |
| Ciao [Prospect], È stato un piacere incontrarla a [evento/luogo] il [data]. Ho apprezzato molto la nostra discussione su [argomento] e sono rimasto colpito dalle sue intuizioni su [punto specifico]. Mi piacerebbe continuare la nostra conversazione ed esplorare i modi in cui potremmo collaborare. Se sei disponibile questa settimana, fammi sapere un orario che ti vada bene. Non vedo l'ora di rimanere in contatto! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 8: Follow-up per riconnettersi con un contatto
Un'e-mail di follow-up amichevole può anche aiutare a ristabilire il legame con un vecchio contatto dopo un periodo di assenza di comunicazione.
| Oggetto | Ne è passato di tempo! |
| Salve [nome del contatto], Spero che tutto vada bene per te! Di recente ho ripensato alla nostra ultima conversazione su [argomento] e volevo sapere come vanno le cose da voi. Se sei disponibile, sarebbe bello incontrarti e vedere se c'è la possibilità di lavorare di nuovo insieme. Fammi sapere quando sei libero! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 9: e-mail di promemoria per il feedback su una proposta
L'invio di un'e-mail di follow-up dopo un esempio di mancata risposta, come quello riportato di seguito, può garantire che la vostra proposta rimanga al centro dell'attenzione senza essere invadente.
| Oggetto | Promemoria: Feedback su [Nome della proposta] |
| Ciao [Nome del destinatario], Spero che questo messaggio ti trovi bene. Volevo dare seguito alla proposta che ho inviato il [data]. Mi piacerebbe sentire i tuoi pensieri e qualsiasi commento tu possa avere. Se avete domande o bisogno di ulteriori chiarimenti, non esitate a contattarmi, sarò lieto di aiutarvi. Attendiamo con ansia la vostra risposta! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 10: Follow-up per confermare il completamento dell'attività
Quando un'attività o una consegna richiede una conferma, un'e-mail di follow-up assicura che tutto sia in regola.
Spesso l'altra persona si aspetta un'e-mail da voi, ma non vuole contattarvi direttamente a causa di un'esitazione.
| Oggetto | Conferma necessaria: Completamento dell'attività |
| Ciao [Nome del destinatario], Volevo verificare se [compito specifico/consegna] è stato completato come concordato. Fatemi sapere se c'è qualcosa in sospeso o se avete bisogno di ulteriore assistenza da parte mia. Attendo con ansia il tuo aggiornamento! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 11: Email di sollecito di pagamento amichevole
Se si avvicina una scadenza di pagamento, un promemoria informale può indurre all'azione senza rendere le cose imbarazzanti.
| Oggetto | Promemoria rapido: Pagamento a breve |
| Ciao [Nome], Spero che stiate bene! Volevo ricordarle che il pagamento di [fattura/servizio] deve essere effettuato il [data]. Per favore, fatemi sapere se avete bisogno di qualcosa da parte mia per completare il processo. Non vedo l'ora di sentirvi! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 12: Follow-up per pagamenti in ritardo
Quando un pagamento è in ritardo, è importante rimanere professionali ma fermi.
Un'e-mail di follow-up come questa può far progredire le cose mantenendo un buon rapporto.
| Oggetto | Seguito: Pagamenti in ritardo |
| Ciao [Nome], Sto seguendo il pagamento per [fattura/servizio], che doveva essere effettuato il [data]. Se l'avete già elaborato, grazie! In caso contrario, vi prego di farmi sapere se c'è un problema che posso risolvere. Attendo con ansia il tuo aggiornamento. Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 13: Follow-up per la conferma dell'RSVP
Aspettate che qualcuno confermi la sua presenza?
Ricordateglielo con gentilezza, senza sembrare insistenti.
| Oggetto | Conferma del tuo RSVP per [Nome dell'evento] |
| Ciao [Nome], Spero che questa e-mail ti trovi bene! Sto solo controllando per confermare il tuo RSVP per [nome dell'evento] che si terrà il [data]. Per favore, fatemi sapere se sarete in grado di unirvi a noi: ci farebbe piacere avervi lì! Attendo con ansia la sua risposta. Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 14: Email di promemoria per la partecipazione a un evento
Quando il giorno dell'evento si avvicina, inviate un rapido promemoria per evitare che gli invitati si dimentichino di presentarsi.
| Oggetto | Promemoria: [Nome evento] è quasi arrivato! |
| Ciao [Nome], Vi ricordiamo che [nome dell'evento] si terrà il [data] a [ora]. Siamo entusiasti che vi unirete a noi in [luogo/piattaforma virtuale]. Fatemi sapere se avete domande o se avete bisogno di ulteriori dettagli. Ci vediamo lì! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 15: Ultimo tentativo prima di chiudere la comunicazione
Un'ultima e-mail di follow-up dopo la mancata risposta chiude il cerchio in modo professionale.
| Oggetto | Follow-up finale: Chiudere il cerchio |
| Ciao [Nome], Volevo inviare un ultimo follow-up riguardo a [argomento specifico]. Poiché non ho ricevuto risposta, presumo che al momento non sia una priorità per lei. Sentitevi liberi di contattarmi se le cose cambiano: sarei comunque felice di aiutarvi! I migliori auguri,[Il tuo nome] | |
Come inviare un'e-mail di follow-up in caso di mancata risposta
Spesso i destinatari delle e-mail non rispondono perché non si sentono obbligati a farlo.
Quindi, prima di premere invio su un'e-mail, assicuratevi che sia attraente e convincente.
Questo vale anche per le e-mail di follow-up dopo la mancata risposta.
Ecco alcuni passi da seguire:
Passo 1: scrivere un oggetto convincente.
L'oggetto dell'e-mail è la prima cosa che il destinatario vede. Questa riga è spesso il problema.
Se è troppo blando o vago, potrebbe essere ignorato del tutto.
Ecco come scrivere un ottimo oggetto:
- Puntate su 10 parole o meno.
- Utilizzate il loro nome o fate riferimento a qualcosa di specifico per loro.
- Evidenziate cosa ci guadagnano.
- Creare urgenza (ma solo se è autentica). Evitare il clickbait.
- Un po' di arguzia o di curiosità non guasta mai.
Esempi:
- Rapido follow-up su [argomento]
- Qualche idea in merito, [Nome]?
- 10 consigli rapidi per [risolvere un problema].
Fase 2: iniziare con un'apertura amichevole.
Iniziate la vostra e-mail con una nota positiva.
Un'apertura semplice e amichevole come "Spero che tu stia bene" o "Volevo solo fare un salto" dà un tono cordiale e fa sembrare l'e-mail meno formale.
Fase 3: arrivare al punto con una chiara call-to-action.
Quando inviate un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta, saltate i fronzoli e fate sapere esattamente cosa state chiedendo.
Una call-to-action diretta ed educata rende più facile la risposta.
Fase 4: aggiungere una chiusura educata.
Sentirsi un po' frustrati dal silenzio è naturale. Ma non fatelo nei vostri follow-up.
Chiudete sempre le vostre e-mail con gentilezza.
In questo modo si lascia la porta aperta alla comunicazione futura, se non a quella attuale.
Migliori pratiche per le e-mail di follow-up
Un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta deve essere migliore della precedente, perché l'e-mail potrebbe essere il problema.
Ecco di cosa dovreste occuparvi:
- La maggior parte delle persone controlla le e-mail sul telefono, quindi evitate i paragrafi lunghi.
- Le e-mail scritte in inglese semplice hanno maggiori probabilità di ricevere risposte.
- Lasciate un tempo sufficiente tra un follow-up e l'altro ed evitate di inviare più e-mail dal vostro team nello stesso momento.
- Utilizzate il vostro CRM o gli strumenti di posta elettronica per trovare il momento migliore per inviare le e-mail.
- Assicuratevi che l'e-mail abbia un bell'aspetto su tutti i dispositivi.
- Le domande aperte possono incoraggiare le risposte.
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Strumenti per ottimizzare le e-mail di follow-up
Scrivere e inviare e-mail di follow-up a ciascun prospect richiede molto tempo.
Ma non è detto che lo sia, soprattutto grazie ai seguenti strumenti intelligenti di intelligenza artificiale:
- Dattilografo umano: Risparmiate tempo lasciando che questo strumento scriva automaticamente i vostri contenuti in modo simile a quello umano. Questo è utile se il vostro lavoro viene monitorato da remoto in tempo reale.
- Contatore di parole: Mantenete le vostre e-mail concise controllando rapidamente la loro lunghezza. Le e-mail brevi hanno maggiori probabilità di essere lette.
- Umanizzatore AI: Utilizzate questo strumento per far sì che i vostri contenuti suonino naturali e superino i rilevatori di intelligenza artificiale. Le e-mail personalizzate e professionali hanno maggiori possibilità di generare risultati.
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Domande frequenti
Quante volte si deve fare il follow-up?
Il numero ideale di follow-up è di 2-3. Inviarne di più può risultare invadente o spammoso, ma fermarsi troppo presto può significare perdere una risposta.
Valutare i follow-up in base alla natura della comunicazione, ad esempio le e-mail di vendita possono consentire un maggior numero di follow-up rispetto alle richieste di lavoro.
Qual è il tempo ideale tra un follow-up e l'altro?
Un intervallo di 3-7 giorni tra i controlli è considerato appropriato.
Per le questioni urgenti, seguiteci entro 2-3 giorni, ma per le e-mail meno critiche, aspettare una settimana dimostra pazienza e professionalità. Regolatevi in base al contesto e alle norme del settore del destinatario.
Come gestire le mancate risposte dopo diversi follow-up?
Se non c'è risposta dopo 2-3 follow-up, è meglio sospendere la comunicazione.
Nell'ultimo messaggio di posta elettronica, riconoscete educatamente il loro silenzio, ribadite brevemente la vostra offerta o richiesta e fate sapere loro che siete disponibili se sono interessati a riprendere i contatti. Poi, andate avanti.
Scrivere e-mail di follow-up perfette senza perdere tempo
Non ricevere risposta alla prima e-mail è una cosa molto comune e non deve farvi disperare.
Piuttosto, dovreste pianificare preventivamente l'invio di un'e-mail di follow-up dopo la mancata conferma della risposta.
Vi ho fornito 15 esempi di e-mail facili da personalizzare e incisive che potete utilizzare come follow-up.
Se questi modelli non si adattano al vostro scenario, potete crearne di nuovi da zero utilizzando i passaggi e gli strumenti dell'IA non rilevabile che ho introdotto.
Quindi iscrivetevi a AI non rilevabile ora, e iniziamo la prossima e-mail di follow-up.