La casella di posta del vostro destinatario non è molto diversa dalla vostra o dalla mia. È ingombra di decine di e-mail non aperte, ignorate e altre in arrivo.
Pertanto, l'invio di un'e-mail di follow-up dopo la mancata risposta può essere una routine.
Ma se i follow-up sono richiesti frequentemente e per la maggior parte dei prospect, il problema possono essere le vostre e-mail e non i prospect.
Qualunque sia il motivo, questo blog presenta 15 modelli di e-mail di follow-up efficaci che potete utilizzare per diversi scenari.
Nell'articolo vi aspettano anche consigli, trucchi e strumenti utili. Ma prima, cerchiamo di capire cos'è un'e-mail di follow-up.
Che cos'è un'e-mail di follow-up?
Un'e-mail di follow-up è un invito cortese a ricontattare qualcuno che avete già contattato in precedenza.
È un modo per tornare indietro e mantenere il destinatario impegnato per un motivo o per l'altro.
Supponiamo che tu Candidatevi per il lavoro dei vostri sogni e aspettate pazientemente, ma non sentite nulla. È allora che si invia un'e-mail di follow-up.
Non preoccupatevi più che l'intelligenza artificiale rilevi i vostri messaggi. Undetectable AI Può aiutarvi:
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Ma l'invio di un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta è solo uno dei suoi numerosi casi d'uso.
Gli scenari possibili sono innumerevoli, tra cui:
- Fare il check-in dopo un colloquio per chiedere informazioni sullo stato di avanzamento.
- Ricordare a qualcuno una scadenza importante
- Ricordare a qualcuno un pagamento in ritardo
- Chiedere se è necessario un ulteriore aiuto
Conosciamo tutti l'e-mail di follow-up che riceviamo dopo aver fatto acquisti online (o shopping online in vetrina 😉 ).
Di solito conferma l'ordine, fornisce dettagli sulla consegna o suggerisce prodotti correlati.
Una buona e-mail di follow-up è professionale e va dritta al punto. Evita di menare il can per l'aia, pur rimanendo cortese.
Ma come inviare un e-mail di follow-up dopo la mancata risposta? Lo scopriremo nella prossima sezione.
Il tempo è un fattore importante nell'invio di una o più e-mail di follow-up.
Il momento migliore per inviare un'email di follow-up spesso dipende dal destinatario.
Se sapete che probabilmente controlleranno la posta in arrivo al mattino, puntate su quell'ora.
Se invece avete inviato una prima e-mail nel pomeriggio senza ottenere risposta, provate a fare un follow-up serale.
Anche la pianificazione del numero di giorni tra un'e-mail e l'altra dovrebbe far parte della strategia, insieme all'uso di un server smtp gratuito per evitare problemi di consegna.
Assicuratevi che lo scarto sia abbastanza grande da non far sentire il prospect vittima di spam e abbastanza piccolo da non fargli dimenticare di voi.
Ci vorrà un po' di sperimentazione prima di trovare il punto giusto.
15 modelli di e-mail di follow-up in caso di mancata risposta
È normale perdere le speranze se l'e-mail non riceve risposta.
Ma l'invio di un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta può spesso far ripartire la conversazione.
Di seguito sono riportati modelli pratici, pronti all'uso (con qualche personalizzazione) e adatti a diverse situazioni.
Modello 1: Follow-up iniziale dopo una settimana
A volte le e-mail rimangono sepolte nelle caselle di posta occupate e un semplice follow-up può riportare le vostre in superficie.
Ecco un modello da prendere in considerazione se è passata una settimana senza alcuna risposta:
| Oggetto | Solo per fare il check-in |
| Ciao [Nome del destinatario], Spero che questa e-mail ti trovi bene! Volevo fare seguito al mio precedente messaggio del [data] per sapere se ha avuto modo di leggerlo. Mi faccia sapere se ha bisogno di ulteriori informazioni da parte mia. Sono ansioso di sentirla! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 2: Seconda e-mail di follow-up per chiarimenti
Se il silenzio continua dopo il primo follow-up, potrebbe essere il momento di verificare se c'è confusione o necessità di chiarimenti.
Ecco un modo per affrontare la questione senza sembrare impazienti:
| Oggetto | Seguito |
| Ciao [Nome del destinatario], Mi rivolgo di nuovo a voi per assicurarmi che la mia precedente e-mail non si sia persa nella confusione. Se avete domande o avete bisogno di ulteriori dettagli da parte mia, sarò felice di aiutarvi. Mi faccia sapere quando le conviene rispondere! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 3: Seguire una domanda di lavoro
Le domande di lavoro possono sembrare messaggi nel vuoto, ma un follow-up premuroso può dimostrare il vostro entusiasmo e la vostra professionalità.
Si può usare dopo una o due settimane di mancata risposta:
| Oggetto | Follow-up della domanda di lavoro |
| Gentile [nome del responsabile delle assunzioni], Spero che stiate bene. Vi scrivo per dare seguito alla mia candidatura per la posizione [Titolo del lavoro] presentata il [data]. Sono ancora molto interessato all'opportunità e vorrei sapere se ci sono aggiornamenti sul processo di assunzione. Vi ringrazio per il vostro tempo e attendo con ansia la vostra risposta! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 4: Secondo follow-up per una richiesta di lavoro
Se avete già contattato una volta per un lavoro ma non avete ancora ricevuto risposta, questo modello rappresenta il giusto equilibrio tra gentilezza e professionalità:
| Oggetto | Verifica dell'applicazione [Titolo del lavoro] |
| Gentile [nome del responsabile delle assunzioni], Spero che questa e-mail vi trovi bene! Desidero fare nuovamente il punto sulla mia candidatura per la posizione di [Titolo del lavoro]. Sono ansioso di conoscere i prossimi passi e sono felice di fornire ulteriori informazioni se necessario. Per favore, fatemi sapere se ci sono aggiornamenti quando avete un momento. Grazie per il vostro tempo e la vostra considerazione. Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modelli per le vendite e la sensibilizzazione
Sapere come scrivere un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta può essere di grande aiuto ai professionisti delle vendite, poiché il loro lavoro prevede l'invio frequente di tali e-mail.
Il resto dei modelli di e-mail riguarda le vendite e l'outreach.
Modello 5: Email di follow-up di vendita educata
Costruire un rapporto con un potenziale cliente richiede spesso più di un tentativo, soprattutto quando si tratta del primo contatto.
| Oggetto | Seguito rapido |
| Salve [nome del candidato], Spero che questo messaggio vi trovi bene! Volevo dare seguito alla mia precedente e-mail su [prodotto/servizio]. Credo che [beneficio specifico] possa fare la differenza per [la loro azienda o situazione]. Fatemi sapere se volete approfondire l'argomento o se c'è un momento migliore per collegarci. Non vedo l'ora di sentirvi! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 6: Follow-up dopo un incontro di vendita
Avete avuto un incontro produttivo con un potenziale cliente, ma ora c'è il silenzio radio.
L'invio di un'e-mail di follow-up può contribuire a riaccendere la discussione.
| Oggetto | Siete pronti per i prossimi passi? |
| Salve [nome del candidato], È stato bello parlare con lei di [argomento]. Volevo sapere come intendeva procedere con [proposta o piano specifico]. Se è disponibile, possiamo fissare un incontro veloce questo [giorno della settimana] per discuterne ulteriormente. Potete scegliere l'orario che fa per voi qui: [link al programma delle riunioni]. Attendiamo con ansia la vostra risposta! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 7: Follow-up dopo un evento di networking
Avete avuto interazioni positive a un evento di networking ma le connessioni si sono dimenticate di seguire il follow-up dopo?
È una cosa comune. E ancora una volta, la soluzione è un'e-mail di follow-up.
| Oggetto | È stato un piacere incontrarla a [Nome dell'evento]. |
| Ciao [Prospect], È stato un piacere incontrarla a [evento/luogo] il [data]. Ho apprezzato molto la nostra discussione su [argomento] e sono rimasto colpito dalle sue intuizioni su [punto specifico]. Mi piacerebbe continuare la nostra conversazione ed esplorare i modi in cui potremmo collaborare. Se sei disponibile questa settimana, fammi sapere un orario che ti vada bene. Non vedo l'ora di rimanere in contatto! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 8: Follow-up per riconnettersi con un contatto
Un'e-mail di follow-up amichevole può anche aiutare a ristabilire il legame con un vecchio contatto dopo un periodo di assenza di comunicazione.
| Oggetto | Ne è passato di tempo! |
| Salve [nome del contatto], Spero che tutto vada bene per te! Di recente ho ripensato alla nostra ultima conversazione su [argomento] e volevo sapere come vanno le cose da voi. Se sei disponibile, sarebbe bello incontrarti e vedere se c'è la possibilità di lavorare di nuovo insieme. Fammi sapere quando sei libero! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 9: e-mail di promemoria per il feedback su una proposta
L'invio di un'e-mail di follow-up dopo un esempio di mancata risposta, come quello riportato di seguito, può garantire che la vostra proposta rimanga al centro dell'attenzione senza essere invadente.
| Oggetto | Promemoria: Feedback su [Nome della proposta] |
| Ciao [Nome del destinatario], Spero che questo messaggio ti trovi bene. Volevo dare seguito alla proposta che ho inviato il [data]. Mi piacerebbe sentire i tuoi pensieri e qualsiasi commento tu possa avere. Se avete domande o bisogno di ulteriori chiarimenti, non esitate a contattarmi, sarò lieto di aiutarvi. Attendiamo con ansia la vostra risposta! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 10: Follow-up per confermare il completamento dell'attività
Quando un'attività o una consegna richiede una conferma, un'e-mail di follow-up assicura che tutto sia in regola.
Spesso l'altra persona si aspetta un'e-mail da voi, ma non vuole contattarvi direttamente a causa di un'esitazione.
| Oggetto | Conferma necessaria: Completamento dell'attività |
| Ciao [Nome del destinatario], Volevo verificare se [compito specifico/consegna] è stato completato come concordato. Fatemi sapere se c'è qualcosa in sospeso o se avete bisogno di ulteriore assistenza da parte mia. Attendo con ansia il tuo aggiornamento! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 11: Email di sollecito di pagamento amichevole
Se si avvicina una scadenza di pagamento, un promemoria informale può indurre all'azione senza rendere le cose imbarazzanti.
| Oggetto | Promemoria rapido: Pagamento a breve |
| Ciao [Nome], Spero che stiate bene! Volevo ricordarle che il pagamento di [fattura/servizio] deve essere effettuato il [data]. Per favore, fatemi sapere se avete bisogno di qualcosa da parte mia per completare il processo. Non vedo l'ora di sentirvi! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 12: Follow-up per pagamenti in ritardo
Quando un pagamento è in ritardo, è importante rimanere professionali ma fermi.
Un'e-mail di follow-up come questa può far progredire le cose mantenendo un buon rapporto.
| Oggetto | Seguito: Pagamenti in ritardo |
| Ciao [Nome], Sto seguendo il pagamento per [fattura/servizio], che doveva essere effettuato il [data]. Se l'avete già elaborato, grazie! In caso contrario, vi prego di farmi sapere se c'è un problema che posso risolvere. Attendo con ansia il tuo aggiornamento. Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 13: Follow-up per la conferma dell'RSVP
Aspettate che qualcuno confermi la sua presenza?
Ricordateglielo con gentilezza, senza sembrare insistenti.
| Oggetto | Conferma del tuo RSVP per [Nome dell'evento] |
| Ciao [Nome], Spero che questa e-mail ti trovi bene! Sto solo controllando per confermare il tuo RSVP per [nome dell'evento] che si terrà il [data]. Per favore, fatemi sapere se sarete in grado di unirvi a noi: ci farebbe piacere avervi lì! Attendo con ansia la sua risposta. Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 14: Email di promemoria per la partecipazione a un evento
Quando il giorno dell'evento si avvicina, inviate un rapido promemoria per evitare che gli invitati si dimentichino di presentarsi.
| Oggetto | Promemoria: [Nome evento] è quasi arrivato! |
| Ciao [Nome], Vi ricordiamo che [nome dell'evento] si terrà il [data] a [ora]. Siamo entusiasti che vi unirete a noi in [luogo/piattaforma virtuale]. Fatemi sapere se avete domande o se avete bisogno di ulteriori dettagli. Ci vediamo lì! Cordiali saluti,[Il tuo nome] | |
Modello 15: Ultimo tentativo prima di chiudere la comunicazione
Un'ultima e-mail di follow-up dopo la mancata risposta chiude il cerchio in modo professionale.
| Oggetto | Follow-up finale: Chiudere il cerchio |
| Ciao [Nome], Volevo inviare un ultimo follow-up riguardo a [argomento specifico]. Poiché non ho ricevuto risposta, presumo che al momento non sia una priorità per lei. Sentitevi liberi di contattarmi se le cose cambiano: sarei comunque felice di aiutarvi! I migliori auguri,[Il tuo nome] | |
Come inviare un'e-mail di follow-up in caso di mancata risposta
Spesso i destinatari delle e-mail non rispondono perché non si sentono obbligati a farlo.
Quindi, prima di premere invio su un'e-mail, assicuratevi che sia attraente e convincente.
Questo vale anche per le e-mail di follow-up dopo la mancata risposta.
Ecco alcuni passi da seguire:
Passo 1: scrivere un oggetto convincente.
L'oggetto dell'e-mail è la prima cosa che il destinatario vede. Questa riga è spesso il problema.
Se è troppo blando o vago, potrebbe essere ignorato del tutto.
Ecco come scrivere un ottimo oggetto:
- Puntate su 10 parole o meno.
- Utilizzate il loro nome o fate riferimento a qualcosa di specifico per loro.
- Evidenziate cosa ci guadagnano.
- Creare urgenza (ma solo se è autentica). Evitare il clickbait.
- Un po' di arguzia o di curiosità non guasta mai.
Esempi:
- Rapido follow-up su [argomento]
- Qualche idea in merito, [Nome]?
- 10 consigli rapidi per [risolvere un problema].
Fase 2: iniziare con un'apertura amichevole.
Iniziate la vostra e-mail con una nota positiva.
Un'apertura semplice e amichevole come "Spero che tu stia bene" o "Volevo solo fare un salto" dà un tono cordiale e fa sembrare l'e-mail meno formale.
Fase 3: arrivare al punto con una chiara call-to-action.
Quando inviate un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta, saltate i fronzoli e fate sapere esattamente cosa state chiedendo.
E prima ancora di scrivere, assicurati di contattare la persona giusta utilizzando un API per la ricerca di indirizzi e-mail aiuta a garantire che la tua email arrivi effettivamente nella casella di posta corretta.
Una call-to-action diretta ed educata rende più facile la risposta.
Fase 4: aggiungere una chiusura educata.
Sentirsi un po' frustrati dal silenzio è naturale. Ma non fatelo nei vostri follow-up.
Chiudete sempre le vostre e-mail con gentilezza.
In questo modo si lascia la porta aperta alla comunicazione futura, se non a quella attuale.
Migliori pratiche per le e-mail di follow-up
Un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta deve essere migliore della precedente, perché l'e-mail potrebbe essere il problema.
Ecco di cosa dovreste occuparvi:
- La maggior parte delle persone controlla le e-mail sul telefono, quindi evitate i paragrafi lunghi.
- Le e-mail scritte in inglese semplice hanno maggiori probabilità di ricevere risposte.
- Lasciate un tempo sufficiente tra un follow-up e l'altro ed evitate di inviare più e-mail dal vostro team nello stesso momento.
- Utilizzate il vostro CRM o strumenti di posta elettronica per trovare il momento migliore per inviare le e-mail.
- Assicuratevi che l'e-mail abbia un bell'aspetto su tutti i dispositivi.
- Le domande aperte possono incoraggiare le risposte.
Avete bisogno di aiuto per perfezionare i contenuti delle vostre e-mail? Provate il nostro Scrittore di saggi AI per creare e-mail professionali che vi facciano risparmiare tempo.
Non siete sicuri di come adattare il vostro messaggio o di partire da zero?
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Che si tratti di una domanda di lavoro o di una ricerca di un cliente, questo strumento vi aiuta a saltare la schermata vuota e a inviare più velocemente.
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Strumenti per ottimizzare le e-mail di follow-up
Scrivere e inviare e-mail di follow-up a ciascun prospect richiede molto tempo.
Ma non è detto che lo sia, soprattutto grazie ai seguenti strumenti intelligenti di intelligenza artificiale:
- Dattilografo umano: Risparmiate tempo lasciando che questo strumento scriva automaticamente i vostri contenuti in modo simile a quello umano. Questo è utile se il vostro lavoro viene monitorato da remoto in tempo reale.
- Contatore di parole: Mantenete le vostre e-mail concise controllando rapidamente la loro lunghezza. Le e-mail brevi hanno maggiori probabilità di essere lette.
- Umanizzatore AI: Utilizzate questo strumento per far sì che i vostri contenuti suonino naturali e superino i rilevatori di intelligenza artificiale. Le e-mail personalizzate e professionali hanno maggiori possibilità di generare risultati.
- Generatore di e-mail AI: Creare automaticamente e-mail personalizzate e professionali in pochi secondi con pochi input, perfette per un follow-up rapido ed efficace.
- TruthScan: Utilizzate questo strumento per rilevare i contenuti generati dall'intelligenza artificiale o manipolati nelle risposte alle e-mail, particolarmente utili per identificare risposte sospette nelle attività di outreach, assunzione o comunicazione con i clienti. Con le sue capacità di rilevamento delle truffe, Rilevatore di truffe via e-mail di TruthScan aggiunge un livello di protezione contro phishing, impersonificazione e messaggi sintetici.
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Domande frequenti
Quante volte si deve fare il follow-up?
Il numero ideale di follow-up è di 2-3. Inviarne di più può risultare invadente o spammoso, ma fermarsi troppo presto può significare perdere una risposta.
Valutare i follow-up in base alla natura della comunicazione, ad esempio le e-mail di vendita possono consentire un maggior numero di follow-up rispetto alle richieste di lavoro.
Qual è il tempo ideale tra un follow-up e l'altro?
Un intervallo di 3-7 giorni tra i controlli è considerato appropriato.
Per le questioni urgenti, seguiteci entro 2-3 giorni, ma per le e-mail meno critiche, aspettare una settimana dimostra pazienza e professionalità. Regolatevi in base al contesto e alle norme del settore del destinatario.
Come gestire le mancate risposte dopo diversi follow-up?
Se non c'è risposta dopo 2-3 follow-up, è meglio sospendere la comunicazione.
Nell'ultimo messaggio di posta elettronica, riconoscete educatamente il loro silenzio, ribadite brevemente la vostra offerta o richiesta e fate sapere loro che siete disponibili se sono interessati a riprendere i contatti. Poi, andate avanti.
Scrivere e-mail di follow-up perfette senza perdere tempo
Non ricevere risposta alla prima e-mail è una cosa molto comune e non deve farvi disperare.
Piuttosto, dovreste pianificare preventivamente l'invio di un'e-mail di follow-up dopo la mancata conferma della risposta.
Vi ho fornito 15 esempi di e-mail facili da personalizzare e incisive che potete utilizzare come follow-up.
Se questi modelli non si adattano al vostro scenario, potete crearne di nuovi da zero utilizzando i passaggi e gli strumenti dell'IA non rilevabile che ho introdotto.
Quindi iscrivetevi a AI non rilevabile ora, e iniziamo la prossima e-mail di follow-up.