Se utilizzate Excel/Fogli di Google come parte del vostro lavoro quotidiano, ci sono alcune formule molto utili che vi ritroverete a utilizzare se le imparate una volta.
Esistono probabilmente più di un centinaio di formule diverse per i vari tipi di calcolo.
In questo blog mi propongo di parlare dei più semplici, quelli che costituiscono la base di tutti i calcoli avanzati che potrete imparare in seguito.
Prima esamineremo alcuni comandi di base per i calcoli aritmetici, poi vi presenterò un paio di modi per effettuare analisi più avanzate.
Tra questi vi sono le istruzioni IF, i comandi VLOOKUP, INDEX, MATCH e così via.
Ed è più semplice di quanto si pensi!
Punti di forza
- Excel e Google Sheets dispongono di molti comandi formula integrati, utili per effettuare calcoli.
- SOMMA, MEDIA, CONTO, VLOOKUP, INDICE e MATCH sono alcune formule che possono aiutare nei calcoli quotidiani. Si può anche giocare con esse introducendo logiche condizionali.
- Non devono esserci errori nella scrittura di una formula, altrimenti non si otterranno i risultati. In particolare, assicuratevi di evitare riferimenti circolari e di evitare che Excel entri in un ciclo di calcolo infinito.
Che cos'è esattamente la formula del foglio di calcolo?
I comandi che consentono di calcolare i dati sono noti come formule del foglio di calcolo.
Sia Microsoft Excel che Google Docs sono ricchi di comandi di questo tipo, e questo è in parte il motivo per cui sono gli strumenti di base in ogni posto di lavoro.
Il segno (=) precede qualsiasi formula scritta in Excel. Indica a Excel di trattare il testo che segue come una formula per eseguire il calcolo richiesto e non come una semplice immissione di testo.
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Oltre a utilizzare le formule di Google Fogli o di Excel per le date, ecco alcuni motivi per cui Excel e Google Fogli dispongono di centinaia di comandi formula:
- Automatizza rapidamente i calcoli
Tutti noi abbiamo bisogno di fare alcuni calcoli di base come l'aritmetica o il calcolo delle medie, indipendentemente dalla natura del nostro lavoro.
Se il vostro lavoro è pesante dal punto di vista dei dati, avrete bisogno di calcoli più approfonditi con una frequenza molto più elevata.
È molto comodo poter effettuare questi calcoli all'interno del foglio di calcolo in cui sono memorizzati i dati, anziché doverli importare con una calcolatrice.
È anche possibile impostare la formula una sola volta e questa continuerà a funzionare per tutte le righe o i dati inseriti.
- Riduce gli errori manuali
Esportare i dati in un'app di calcolo non solo richiede molto tempo, ma è anche soggetto a errori. Basta un'immissione sbagliata per rendere inaffidabile l'intero calcolo.
Anche con più revisioni, non si può essere sicuri di aver inserito tutti i valori in modo accurato.
L'esecuzione di una formula in un foglio di calcolo riduce questo punto di errore.
- Collega i dati in modo logico
Grazie ai calcoli è possibile dare un senso alle serie di dati in modo molto più logico. Ordinate i dati, filtrateli, eseguite un'analisi e capite meglio a cosa corrispondono tutti quei numeri in ogni cella del vostro foglio di calcolo.
È ottimo per:
- Bilancio
- Tenere un registro finanziario personale o aziendale
- Insegnanti che desiderano un registro dei compiti/esami dei propri studenti
- Dati della ricerca
- Calcolo dei rendimenti degli investimenti
Ora, se avete bisogno di conoscere le formule del foglio di calcolo di Google o volete un elenco di formule del foglio di calcolo di Excel, potete trovarle nella prossima sezione.
Formule di base di cui ogni utente ha bisogno
Sia Excel che Google Sheets hanno centinaia di formule che eseguono diversi calcoli. Per impararle tutte ci vorrà qualche mese. Tuttavia, di seguito ne ho descritte alcune molto utili.
- SOMMA per i totali
Il comando SOMMA() serve a sommare tutte le celle selezionate. Naturalmente, perché la formula funzioni, è necessario che nella cella sia presente un valore numerico. La formula non funziona in nessuna cella non numerica.
All'interno della parentesi, è necessario specificare la prima e l'ultima cella del segmento di foglio di calcolo che si desidera aggiungere, separate da due punti.
Quindi, se voglio sommare i contenuti delle righe da 3 a 7 nella prima colonna, scriverò la formula come: SOMMA(A3:A7). La formula funziona anche su più righe.
Inoltre, questa formula rimane la stessa sia per Google Fogli che per Excel.
Guardate questo esempio:
Oltre alla più semplice funzione SOMMA, è possibile eseguire i seguenti tipi di addizioni:
- SUMIF: Aggiunge numeri in un intervallo che soddisfano una condizione
- SUMIFS: aggiungere numeri in un intervallo che soddisfano più condizioni
- SUMPRODOTTO: Moltiplica i valori corrispondenti negli array e poi somma i risultati.
- SUMSQ: sommare i quadrati dei numeri in un intervallo
- SUMX2MY2: somma il risultato di (x² - y²) per i valori corrispondenti in due intervalli
- SUMX2PY2: somma il risultato di (x² + y²) per i valori corrispondenti in due intervalli
- SUMXMY2: somma i quadrati delle differenze (x - y)² per due intervalli
- DSUM: aggiungere valori in una colonna che soddisfano i criteri definiti in una tabella di database.
- IMSUM: aggiungere numeri complessi.
- SERIESSA: calcolare la somma di una serie di potenze utilizzando i coefficienti dati.
- MEDIA per le intuizioni
La formula MEDIA() viene utilizzata per calcolare la media di un determinato insieme di celle nel foglio di calcolo.
Anche in questo caso, il funzionamento è praticamente lo stesso. Inserite tra le parentesi il numero della prima e dell'ultima cella separate da due punti, ad esempio, MEDIA(E2:E11), e il risultato sarà la media delle celle selezionate.
Anche in questo caso, la formula per la media è la stessa sia in Excel che in Google Sheets.
Piccole variazioni nella formula della MEDIA possono aiutare nei calcoli condizionali, come ad esempio:
- MEDIA: Calcolare la media aritmetica dei numeri in un intervallo.
- AVERAGEA: si usa quando si vuole la media, compresi numeri, testo e valori logici.
- MEDIAIF: Questo comando serve a calcolare la media dei numeri che soddisfano una condizione.
- AVERAGEIFS: calcola la media dei numeri che soddisfano più condizioni.
- DAVERAGE: Calcola la media dei valori di una colonna del database che soddisfano i criteri specificati.
- CONTO per tracciare gli articoli
Questo comando è utile per calcolare il numero di celle del foglio di calcolo che contengono dati numerici.
Non ha senso usarlo quando i dati sono limitati a una manciata di righe, ma se si hanno centinaia di righe di dati e si vuole sapere quanti di questi sono valori numerici, questo è l'obiettivo da raggiungere.
Si scrive in modo analogo, cioè iniziando con il segno =, quindi menzionando il comando COUNT, aprendo la parentesi, menzionando la prima e l'ultima cella separate da due punti e chiudendo la parentesi.
La formula è la stessa sia in Google Sheets che in Excel.
Ad esempio, =CONTEGGIO(E1:E100)
Come le formule SOMMA e MEDIA, anche CONTO può essere utilizzato in un paio di modi diversi, ad es,
- CONTA: per contare le celle non vuote (numeri, testo o valori).
- COUNTBLANK: Conta solo le celle vuote in un intervallo.
- COUNTIF: Conta le cellule che soddisfano una condizione
- COUNTIFS: si usa per contare le celle che soddisfano più condizioni.
- DCOUNT: Conta i valori numerici in una colonna del database che soddisfano i criteri specificati.
- DCOUNTA: viene utilizzato per contare i valori non vuoti in una colonna del database che soddisfano i criteri specificati.
Formule avanzate per l'analisi dei dati
Per la maggior parte degli utenti, le formule descritte in precedenza sono più che sufficienti. Alcune formule, tuttavia, sono necessarie per i calcoli avanzati e sono molto utili se il vostro lavoro prevede l'analisi dei dati.
- VLOOKUP per le ricerche
La formula VLOOKUP viene utilizzata per trovare un valore in una tabella e restituire informazioni correlate dalla stessa riga.
In parole povere, quando si inserisce VLOOKUP, si chiede al foglio di calcolo di cercare un valore nella prima colonna di una tabella, per poi fornire un valore da un'altra colonna della stessa riga.
Nel nostro foglio di esempio, se la colonna A contiene gli ID dei prodotti e la colonna C il prezzo per unità, possiamo utilizzare VLOOKUP per cercare un determinato ID di prodotto e ricavarne il prezzo dalla colonna C.
Verrà scritto come VLOOKUP(“P-1001”, A:C, 3, FALSO)
- Dichiarazioni IF per la logica
La funzione IF viene utilizzata per prendere decisioni logiche in un foglio di calcolo. Essa indica semplicemente al foglio cosa fare quando una condizione è vera e cosa fare quando è falsa.
Per scrivere un'istruzione IF, si inizia con il segno =, si include il comando IF, si aprono le parentesi e si descrive la condizione.
Dopo di che, includete una virgola e indicate cosa volete che faccia il foglio se la condizione è soddisfatta. Seguire con un'altra virgola e indicare cosa si vuole che accada se il comando non è soddisfatto.
Ad esempio, se immaginiamo un foglio con i risultati degli studenti e vogliamo specificare una condizione per cui un punteggio pari o superiore a 50 è un punteggio sufficiente e un punteggio inferiore a 50 è una bocciatura, possiamo usare la logica IF.
Ecco come scriverlo: =IF(A1>=50, “Pass”, “Fail”)
Il foglio scansiona il valore nella cella e, se è superiore a 50, indica che lo studente è stato promosso. In caso contrario, indicherà che è stato bocciato.
- INDICE e MATCH per la ricerca
INDEX e MATCH vengono utilizzati insieme per cercare informazioni in una tabella in modo più flessibile rispetto alla formula LOOKUP.
La funzione MATCH è responsabile della ricerca della posizione di un valore in una riga o colonna. Utilizzando MATCH per cercare un valore nella tabella, la funzione non restituirà il valore stesso. Restituirà un numero che rappresenta la posizione del valore.
Per esempio, se l'ID di un prodotto è il quinto elemento di un elenco, MATCH restituirà 5.
La funzione INDEX utilizza il numero di posizione per restituire un valore da una posizione specifica in una tabella o colonna. Quindi, recupera semplicemente il valore esistente nella riga specificata.
Suggerimenti per evitare gli errori più comuni della formula
Come avrete già visto, sia Excel che Google Sheets richiedono di inserire le formule con una precisione di 100%.
Eventuali errori nella scrittura della formula non produrranno risultati, ma solo un messaggio di errore con la dicitura #N/A.
Ecco alcuni suggerimenti per evitare questo messaggio di errore.
- Controllare attentamente le parentesi
La formula deve essere scritta nel formato esatto descritto sopra. Se per caso si lasciano le parentesi aperte o si descrive l'intervallo di celle senza parentesi, i dati non verranno calcolati.
Assicuratevi sempre che le parentesi di apertura e di chiusura siano ben posizionate. Inoltre, assicuratevi che ci siano i due punti per differenziare la prima e l'ultima cella dell'intervallo.
- Tipi di dati dell'orologio
Le formule dei fogli di calcolo funzionano meglio solo con alcuni tipi di dati. Per esempio, non ci si può aspettare un valore medio per i dati non quantificabili, cioè per le forme descrittive di dati.
Quando si inseriscono le formule, è bene controllare due volte i dati delle celle per evitare di inserire un intervallo di celle non valido.
- Evitare riferimenti circolari
Un riferimento circolare significa che il foglio di calcolo torna indietro alla cella in cui è descritto. Si crea un ciclo di circolazione infinita in cui non è possibile ottenere una risposta, ma viene visualizzato solo un messaggio di errore.
Ad esempio, se si inserisce SOMMA(A1:A10) nella cella A10, si crea un ciclo circolare in cui la cella dovrà continuamente aggiungere il valore sommato nella cella A10 e questo processo non avrà mai fine.
La formula deve conoscere il proprio risultato per trovare il valore della cella A10.
Assicuratevi sempre che la cella in cui avete inserito la formula del foglio di calcolo non faccia parte dell'intervallo di celle della formula stessa.
Combinazione di formule per una migliore efficienza
La combinazione di formule nei fogli di calcolo consente di risolvere problemi complessi in modo più efficiente. Quando si usano le formule semplici di cui ho parlato prima, si calcolano le cose passo dopo passo in molte celle.
In una formula combinata è possibile annidare più calcoli in modo che una formula confluisca direttamente in un'altra.
Ad esempio, è possibile combinare IF con SUM per sommare i valori che soddisfano solo determinate condizioni.
È inoltre possibile combinare COUNT o AVERAGE con condizioni per analizzare i dati in modo più preciso.
Detto questo, la combinazione di formule non è facile all'inizio. C'è una vera e propria curva di apprendimento e se ci si lancia in formule complesse annidate senza aver usato quelle semplici per un buon numero di volte, si finisce per confondersi.
Quindi, esercitatevi sempre prima con formule semplici. Una volta acquisita una certa dimestichezza, si può aumentare gradualmente combinando due funzioni, poi tre e infine configurazioni più avanzate.
Utilizzare le formule per le attività del mondo reale
Una volta che avrete preso confidenza con queste formule, inizierete a notare quanto spesso si applichino a cose che già fate.
Per esempio:
- Un piccolo imprenditore potrebbe utilizzare la formula SUMIF per tenere traccia delle spese per categoria
- Oppure un insegnante potrebbe combinare SE con COUNTIF funzioni per segnalare gli studenti che sono indietro con i compiti
- Lo stesso vale per i freelance che gestiscono le fatture dei clienti. Possono utilizzare un semplice VLOOKUP per estrarre le tariffe dei clienti da un elenco principale senza scorrere le righe manualmente.
Il fatto è che sapere quale formula si adatta alla vostra situazione specifica è quasi metà dell'opera. Ed è proprio qui che la formula Undetectable Chatbot AI può essere la vostra guida.
È possibile descrivere ciò che si sta cercando di fare in un linguaggio semplice e il programma suggerirà la formula giusta per l'operazione.
Ora avete un collega esperto di fogli di calcolo che potete interpellare ogni volta che siete bloccati, e questo non si limita solo alle query di Excel o di Google.
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Pensieri finali
Spero che questo articolo vi abbia aiutato a imparare qualcosa sulle formule dei fogli di calcolo.
Si può migliorare solo con l'uso e ogni volta che si è confusi su quale stringa di formula usare, basta rivolgersi a Undetectable AI. Chat AI, e vi aiuterà a decidere quale comando funziona meglio per il calcolo desiderato.
Potete anche ricontrollare la vostra formula facendola passare attraverso l'AI Chat per verificare che non ci siano errori.
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