Scrittura di lettere commerciali: Formato, esempi e buone pratiche

"Egregio signore/signora...".  *Cancellare*

"A chi di dovere..." *Cancellare*

Se in questo momento state fissando un documento vuoto, cercando di capire come iniziare una lettera commerciale, fermatevi.

Poiché non avrete mai una seconda occasione per fare la prima impressione, vi guideremo su come scrivere una lettera commerciale con impatto e sicurezza.

Questo guida completa vi mostrerà:

• Come formattare una lettera commerciale in modo professionale
• Guida passo passo per ogni sezione
• Esempi reali di comunicazioni di successo
• Modelli professionali
• Come adattarli alle vostre esigenze

Sia che stiate scrivendo la vostra prima lettera d'affari, sia che vogliate rinfrescare le vostre abilità, saprete esattamente come scrivere una lettera d'affari che attiri l'attenzione e produca risultati. 

Andiamo!

Che cos'è una lettera commerciale?

Una lettera commerciale è una documento scritto formale che viene utilizzato per la comunicazione professionale tra organizzazioni o tra un'azienda e i suoi clienti, dipendenti o altri stakeholder. 

È una stretta di mano professionale in forma scritta. Sapere come scrivere una lettera commerciale è molto importante perché ha un peso, sia dal punto di vista legale che professionale.

Quando e perché scrivere una lettera commerciale

Alcuni momenti aziendali richiedono più di un rapido canale Slack.

Pensateci...

Risolvereste un'importante controversia contrattuale via SMS? O presentereste una proposta milionaria tramite WhatsApp?

Mai, vero?

È per questo motivo che la maggior parte dei documenti importanti delle aziende si presentano come lettere commerciali correttamente formattate. 

Abbiamo bisogno di una lettera commerciale formale quando:

# 1 - Fare mosse di potere

• Candidarsi per un lavoro da sogno
• Richiesta di finanziamento per una startup innovativa
• Proporre partnership importanti

# 2 - Gestione delle relazioni professionali

• Effettuare ordini di grandi dimensioni con i fornitori (quando è richiesta la documentazione)
• Negoziazione di contratti 
• Mantenere le relazioni con i fornitori

# 3 - Gestire situazioni delicate

• Affrontare i reclami dei clienti 
• Risoluzione di controversie contrattuali 
• Presentazione di reclami formali 

# 4 - Costruire l'avviamento

• Esprimere gratitudine ai clienti più importanti
• Congratulazioni ai partner commerciali per i risultati ottenuti
• Scrivere lettere di raccomandazione

Questi sono i momenti che richiedono più di un'e-mail formale.

Differenze tra una lettera commerciale e un'e-mail

I tempi in cui si inviavano le lettere commerciali tramite l'ufficio postale stanno cambiando rapidamente. 

Al giorno d'oggi, quasi tutto è digitale (e anche le lettere commerciali per posta).

L'Australia Post ha visto diminuire la consegna delle lettere di 12,9% nel 2023-24.

Anche se sia le lettere commerciali che le e-mail viaggiano attraverso Internet, sono comunque molto diverse l'una dall'altra.

Come formattare una lettera commerciale

Se non siete sicuri di come iniziare una lettera commerciale o di come concluderla per ottenere il massimo impatto, la scelta del formato giusto è fondamentale. 

• Struttura della lettera commerciale standard

Ogni professionista La lettera commerciale ha sei elementi fondamentali di cui avete assolutamente bisogno. 

1. Informazioni sul mittente
2. Data 
3. Informazioni sul destinatario 
4. Saluto 
5. Corpo 
6. Chiusura 

Volete rendere la vostra lettera ancora più professionale? Considerate questi 5 elementi opzionali:

• Oggetto (ottimo per una rapida consultazione)
• Linea di riferimento (utile per tracciare conversazioni o documenti)
• Notazione dell'involucro (quando si includono altri documenti)
• Notazione CC (se state copiando altri)
• P.S. (per quel ripensamento importante, ma da usare con parsimonia nelle lettere commerciali)

Fonte = Templatelab.com

• Spaziatura, margini e caratteri corretti per le lettere commerciali

Prima di leggere una sola parola, cosa vede il destinatario nella lettera commerciale? 

Un disordine disordinato, O un documento pulito e professionale? La prima impressione è l'ultima.

Fate in modo che la vostra prima impressione conti, formattando in modo professionale una lettera commerciale.

• Allineamento: L'intera lettera deve essere inclinata verso il lato sinistro. 

• Spaziatura: I paragrafi devono essere a spaziatura singola. Aggiungete un'interruzione di riga tra le sezioni principali (data, indirizzo, saluto).

• Carattere:  Utilizzate caratteri classici e di facile lettura come Times New Roman, Arial, Courier o Geneva a 10-12 punti. 

• Margini: Utilizzare un margine di un pollice su tutti i lati. 

• Formattazione formale e informale delle lettere commerciali
  

A seconda dello scopo, esistono due tipi di lettere commerciali. 

# 1 - Lettere formali: Usate il formato a blocchi, con tutto il testo allineato a sinistra e senza rientri di paragrafo. Usatelo quando siete:

• Candidatura per un lavoro
• Scrivere ai funzionari governativi
• Presentazione di un reclamo
• Raggiungere i dirigenti di alto livello

# 2 - Lettere informali: È possibile utilizzare formati a blocchi o semi-blocco modificati, che possono avere paragrafi rientrati o allineamenti diversi per la data e la chiusura. Utilizzabile per: 

• Scrivere a clienti di lunga data
• Promemoria aziendali
• Seguito della riunione
• Aggiornamenti aziendali regolari

Fonte = Birdeye.com

Modelli di lettera commerciale e quando usarli

Proprio come un GPS, i modelli sono incredibilmente utili, ma bisogna comunque saper guidare. 

Ricordate di non cadere nella "copia-incolla e prega" aapproccio. 

Un modello può essere il punto di partenza, ma non può essere seguito ciecamente. 

È perché dire "Gentile signore/signora" nel 2025 è come "Non mi sono preoccupato di trovare il tuo nome".. I modelli funzionano al meglio solo quando:

• Sono alle prime armi con la scrittura di lettere commerciali
• Necessità di una struttura per una situazione comune (reclami, richieste, proposte)
• Scrivono in una lingua non materna
• Si tratta di una situazione formale in cui è importante la formulazione tradizionale

È possibile selezionare una delle seguenti opzioni 60+ Modelli di lettere commerciali ma ricordate che lo hanno fatto:

1. Linguaggio obsoleto ("A chi di dovere" - a meno che non ne siate sicuri)
2. Frasi generiche che possono essere applicate a qualsiasi azienda
3. Tono eccessivamente formale nei modelli destinati alle aziende moderne
4. Termini specifici della regione che potrebbero non funzionare nel vostro paese

Ora che avete capito quando e perché scrivere una lettera commerciale, addentriamoci nel processo di scrittura vero e proprio.

Come iniziare una lettera commerciale

Prima di sedersi e scrivere, è bene mettere a punto le basi. Una lettera commerciale professionale inizia con quattro elementi di base:

# 1 - Indirizzo di ritorno

L'indirizzo deve essere chiaro e completo.

• Utilizzare la carta intestata dell'azienda, se disponibile
• Formato: Via, Città, Stato, CAP
• Aggiungete la vostra e-mail e il vostro numero di telefono per facilitare il contatto

Anche se si utilizza l'opzione carta intestata dell'aziendaaggiungete le vostre informazioni di contatto dirette. Fate in modo che le persone possano raggiungere facilmente VOI, non solo la vostra azienda.

# 2 - La data

È semplice, ma la gente fa comunque confusione. Seguite questa linea guida:

• Scrivetelo per intero: "9 febbraio 2025"
• Non abbreviare: "02/09/25" o "9 febbraio 2025".

I diversi Paesi formattano le date in modo diverso. Per le lettere commerciali internazionali, scrivere "9 febbraio 2025" per evitare confusione.

# 3 - Indirizzo interno

È qui che si dimostra di aver fatto i compiti a casa. Aggiungete:

• Nome e cognome del destinatario e titolo preciso
• Nome della società e indirizzo completo
• Ricontrollare l'ortografia (soprattutto i nomi)

Chiamate l'azienda per ricontrollare il titolo e il nome preferito del destinatario se non siete sicuri. L'attenzione ai dettagli fa brillare una lettera commerciale professionale.

# 4 - Saluto

Utilizzare il nome del destinatario in questo modo,

• "Caro signor Johnson:" (notare i due punti, non la virgola)
• "Caro dottor Martinez:"
• "Cara signora Thompson:"

Non riuscite a trovare il nome? Usate "Caro responsabile delle assunzioni" o "Caro direttore [del dipartimento]", tutto tranne "A chi di dovere".

Formato di esempio

John Smith Direttore marketing Tech Solutions Inc. 123 Business Lane New York, NY 10001  9 febbraio 2025

Come scrivere una lettera commerciale 

Dopo aver discusso le basi, passiamo al processo di scrittura delle lettere commerciali.

Passo 1: scrivere un titolo chiaro e professionale

L'intestazione è la stretta di mano della lettera, quindi è bene che sia stringata e professionale.

• Pulito, standard formattazione
• Spaziatura coerente
• Professionale carattere (Arial o Times New Roman, 11-12pt)
• Tutto allineato correttamente

Fase 2: iniziare con un'introduzione forte e diretta

Il primo paragrafo è il territorio del "make or break". 

• Dichiarate il vostro scopo immediatamente
• Riferimento a qualsiasi contatto precedente
• Tenetelo meno di 3 frasi

Per centrare l'obiettivo, si può usare il nostro Chat AI con il seguente prompt:

Prompt per le lettere legali (Introduzione):

"Fornire un'introduzione chiara e professionale a una lettera legale riguardante [breve descrizione della situazione".

L'intelligenza artificiale vi farà risparmiare tempo e vi aiuterà a fare un brainstorming dei punti. 

Fase 3: scrivere il corpo principale con i dettagli principali

È qui che si consegna la merce. In questa sezione si utilizzano:

• Uno idea principale per paragrafo
• Affermazioni di supporto con numeri specifici
• Paragrafi brevi (3-4 frasi al massimo)
• Esempi chiari

Quando si entra nel vivo della lettera, fornire all'AI Chat i seguenti dettagli:

Prompt per le lettere legali (corpo principale):

"Scrivete una lettera legale che affronti [la questione]. Suddividila in paragrafi chiari e fornisci i riferimenti legali dove necessario".

Utilizzate con parsimonia i punti elenco per evidenziare le informazioni chiave, ma senza esagerare.

Fase 4: aggiungere una dichiarazione di chiusura professionale

Se non siete sicuri di come formulare la vostra chiusura, date un'occhiata alle nostre Chat AI quanto segue:

Prompt per le lettere legali (dichiarazione conclusiva):

"Per favore, aiutatemi a creare una dichiarazione conclusiva professionale per una lettera legale che richiede [un'azione specifica]. Includete un invito all'azione e le informazioni di contatto".

La chiusura dovrebbe:

• Indicare chiaramente cosa succede dopo
• Ringraziarli per il loro tempo
• Includere un invito all'azione

Come concludere una lettera commerciale

Dopo l'ultimo paragrafo, lasciate due righe di spazio prima della vostra chiusura di complimenti. 

Utilizzare solo la prima parola in maiuscolo e terminare con una virgola. 

Le chiusure più comuni includono "Cordiali saluti", "Cordiali saluti". o "Con rispetto".

Per la firma autografa, lasciare quattro righe di spazio e firmare con inchiostro blu o nero. 

Sotto la firma, scrivete il vostro nome e cognome, il titolo ed eventuali informazioni di contatto, se necessario.

Se applicabile, includere ulteriori annotazioni, come ad esempio "Encl:" per le custodie o "cc:" per le copie, e inserirle su righe separate sotto il proprio nome dattiloscritto.

Esempi di lettere commerciali

Laboratorio di scrittura online dell'Università Purdue fornisce un esempio di lettera commerciale. Il documento illustra inoltre i margini e la spaziatura raccomandati per la corrispondenza professionale.

Volete vedere altri esempi di lettere commerciali per le vostre esigenze specifiche?

• Lettera di richiesta di lavoro →
• Lettera di risoluzione dei reclami →
• Lettera di risoluzione del contratto →

Errori comuni da evitare in una lettera commerciale

Scrivere una lettera d'affari può sembrare un compito impegnativo: dopo tutto, è l'occasione per fare una buona impressione. 

Ma ci sono alcune insidie comuni da cui è assolutamente meglio stare alla larga. 

# 1 - Formattazione non professionale

La prima impressione è importante, ed è per questo che l'aspetto esteriore può fare o rompere un affare. 

Gli errori più comuni di formattazione delle lettere commerciali includono:

• Spaziatura incoerente tra i paragrafi
• Margini e testo disallineati
• Più stili o dimensioni di carattere all'interno della stessa lettera
• Struttura impropria della lettera commerciale (mancano la data, l'indirizzo del destinatario o il blocco della firma)

# 2 - Uso del linguaggio informale

Le lettere commerciali richiedono un livello di formalità che le distingue dalle comunicazioni occasionali. Evitate questi errori linguistici comuni:

• Utilizzo di troppi modi di dire o di frasi: 

Invece di scrivere: "Facciamo il punto su come pensare fuori dagli schemi". 

Scrivere: "Vorrei discutere approcci innovativi a questo progetto".

• Voce passiva: Usate la voce attiva per rendere le vostre affermazioni più dirette e d'impatto.

• Usare troppo l'io: Ripetere "io" può far sembrare la lettera egocentrica. Invece di scrivere: "Penso di potervi aiutare con il vostro progetto perché ho esperienza". 

Scrivere: "Questo progetto si allinea bene con la vasta esperienza del nostro team".

# 3 - Ambiguità e vaghezza

La chiarezza è fondamentale nella comunicazione commerciale. Evitare:

• Richieste o scadenze poco chiare 

Esempio di scrittura vaga: "Per favore, richiamami presto" 

Alternativa migliore: "Si prega di fornire il proprio feedback entro venerdì 16 febbraio".

• Linguaggio impreciso 

Esempio di scrittura vaga: "Avremo bisogno di un bel po' di risorse". 

Alternativa migliore: "Questo progetto richiede tre membri aggiuntivi del personale e un budget di $50.000".

# 4 - Non umanizzare il contenuto

Certo, le lettere digitali sono comode e le chat dell'AI possono far risparmiare tempo.

Ma se non si umanizzano i contenuti, questi possono risultare robotici o impersonali. 

Utilizzate il nostro Umanizzatore AI per assicurarsi che sia stato scritto da una persona reale, non da una macchina. 

Come rendere la vostra lettera più persuasiva

La persuasione non è un abile gioco di parole o una manipolazione. 

Una lettera persuasiva ben scritta può aiutare a trasformare una relazione commerciale calorosa, a convertire partner impegnati e a creare opportunità chiare e attuabili.

E per farlo in modo efficace, utilizzate queste 3 strategie di persuasione nelle vostre lettere commerciali per rendere le vostre lettere migliori che senza.

# 1 - Creare un aggancio convincente

Il paragrafo di apertura deve dare al destinatario un motivo per continuare a leggere. Per avere un forte aggancio, potete includere uno qualsiasi di questi elementi:

1. Riferimento a una sfida condivisa
2. Presentare una dichiarazione d'effetto
3. Evidenziare il valore immediato

# 2 - Fornire prove convincenti

Trasformare le affermazioni in argomenti attraverso:

1. Dati e statistiche

• Utilizzate numeri specifici: "Il nostro sistema ha ridotto i tassi di errore da 8,5% a 0,3%".
• Includere tempi di realizzazione: "Entro 6 mesi, la soddisfazione dei clienti è aumentata di 45%".
• Confrontate gli scenari prima/dopo: "Efficienza di produzione migliorata da 1.000 a 1.500 unità al giorno".

2. Casi di studio

• Fate riferimento a storie di successo rilevanti: "Un'implementazione simile presso la ABC Corp ha portato a...".
• Includere risultati specifici: "Il loro team ha raggiunto l'automazione 98% entro 90 giorni".
• Evidenziare situazioni analoghe: "Un altro produttore nella vostra regione ha sperimentato...".

3. Convalida degli esperti

• Riconoscimenti del settore: "Premiata come 'Soluzione più innovativa' da Industry Weekly".
• Certificazioni professionali: "Processi certificati ISO 9001"
• Approvazioni dei partner: "Status di Microsoft Gold Partner dal 2020".

# 3 - Anticipare e affrontare le obiezioni

Analizzate tutte le obiezioni che il destinatario potrebbe avere nei confronti della vostra lettera e affrontatele subito qui.

(Utilizzare l'AI Chat per analizzare le obiezioni)

Potrebbero avere dei dubbi su...

• Problemi di costo: "Mentre l'investimento iniziale è di $X, il ROI si verifica tipicamente entro 6 mesi attraverso..."
• Tempo di implementazione: "Il nostro team dedicato garantisce un'interruzione minima grazie al nostro collaudato piano di transizione di 3 settimane".
• Requisiti per la formazione: "Il programma di formazione completo incluso richiede solo 4 ore per ogni dipendente".

Conclusione

La scrittura di lettere commerciali è ancora attuale nel 2025, ma non nel modo in cui la conosceva vostro nonno. 

Se la maggior parte delle comunicazioni è diventata digitale, forse non ne avete bisogno tutti i giorni, ma quando vi capita è insostituibile.

Una lettera commerciale ben fatta può ancora aprire porte che un'e-mail veloce non può aprire. 

Sia che dobbiate ottenere il lavoro dei vostri sogni, sia che dobbiate concludere un affare da un milione di dollari, sia che dobbiate risolvere una crisi con un cliente, una lettera commerciale ben formulata e ben scritta vi salverà.

• Mantenere un atteggiamento professionale, ma non sembri un robot degli anni Cinquanta.
• Utilizzate gli strumenti di intelligenza artificiale per fare brainstorming, ma Aggiungete il vostro tocco umano
• Ricordate: la vostra lettera potrebbe essere digitale, ma la sua l'impatto deve essere personale

Assicuratevi che la vostra lettera non finisca come quei termini e condizioni non letti: nessuno vuole questo tipo di rapporto!