Skriving av forretningsbrev: Format, eksempler og beste praksis

"Kjære herr/frue..."  *Slett*

"Til den det måtte angå..." *Slett*

Hvis du sitter og stirrer på et blankt dokument akkurat nå og prøver å finne ut hvordan du skal starte et forretningsbrev - STOPP.

Siden du aldri får en ny sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk, gir vi deg råd om hvordan du skriver et forretningsbrev med gjennomslagskraft og selvtillit.

Dette omfattende guide vil vise deg:

• Slik formaterer du forretningsbrev profesjonelt
• Trinn-for-trinn-veiledning for hver seksjon
• Eksempler fra den virkelige verden på vellykket kommunikasjon
• Profesjonelle maler
• Slik tilpasser du dem til dine behov

Enten du skriver ditt første forretningsbrev eller ønsker å friske opp ferdighetene dine, vil du få vite nøyaktig hvordan du skriver et forretningsbrev som vekker oppmerksomhet og gir resultater. 

Kom igjen!

Hva er et forretningsbrev?

Et forretningsbrev er et formelt skriftlig dokument som brukes til profesjonell kommunikasjon mellom organisasjoner, eller mellom en bedrift og dens kunder, ansatte eller andre interessenter. 

Det er et profesjonelt håndtrykk i skriftlig form. Det er viktig å vite hvordan man skriver et forretningsbrev, for det har stor betydning - både juridisk og profesjonelt.

Når og hvorfor du bør skrive et forretningsbrev

Noen forretningsøyeblikk krever mer enn en rask Slack-kanal.

Tenk på det...

Ville du løst en stor kontraktstvist via SMS? Eller sende inn et millionforslag via WhatsApp?

Aldri, ikke sant?

Det er grunnen til at de fleste viktige dokumenter i bedriftene kommer som korrekt formaterte forretningsbrev. 

Vi trenger et formelt forretningsbrev når:

# 1 - Å ta krafttak

• Søke drømmejobben
• Søker om finansiering til en banebrytende oppstartsbedrift
• Foreslår større partnerskap

# 2 - Håndtering av profesjonelle relasjoner

• Legge inn store bestillinger hos leverandører (når det kreves dokumentasjon)
• Forhandling av kontrakter 
• Vedlikehold av leverandørrelasjoner

# 3 - Håndtering av vanskelige situasjoner

• Håndtering av kundeklager 
• Løsning av kontraktstvister 
• Fremsette formelle klager 

# 4 - Oppbygging av goodwill

• Uttrykke takknemlighet overfor store kunder
• Gratulerer forretningspartnere med prestasjoner
• Skrive anbefalingsbrev

Det er disse øyeblikkene som krever mer enn en formell e-post.

Forskjeller mellom et forretningsbrev og en e-post

Tiden da vi pleide å sende forretningsbrev gjennom postkontoret er i rask endring. 

I dag er stort sett alt digitalt (og det er også forretningsbrevene i posten)

Australia Post opplevde en nedgang i brevleveringen på 12,9% i 2023-24.

Selv om både forretningsbrev og e-post går via Internett, er de likevel ganske forskjellige fra hverandre.

Slik formaterer du et forretningsbrev

Hvis du er usikker på hvordan du skal starte et forretningsbrev eller hvordan du skal avslutte et forretningsbrev for å få maksimal effekt, er det viktig å velge riktig format. 

• Standard forretningsbrevstruktur

Alle profesjonelle forretningsbrev har seks sentrale byggesteiner som du absolutt trenger. 

1. Avsenderens informasjon
2. Dato 
3. Mottakerens informasjon 
4. Hilsen 
5. Kropp 
6. Avslutning 

Vil du gjøre brevet ditt enda mer profesjonelt? Vurder disse 5 valgfrie elementene:

• Emnelinje (flott for rask referanse)
• Referanselinje (nyttig for å spore samtaler eller dokumenter)
• Notasjon av vedlegg (når du inkluderer andre dokumenter)
• CC-notasjon (hvis du kopierer andre)
• PS. (for den viktige ettertanken - men bruk den sparsomt i forretningsbrev)

Kilde = Templatelab.com

• Riktig avstand, marginer og skrifttype i forretningsbrev

Hva ser mottakeren i forretningsbrevet før han eller hun leser et eneste ord? 

Et rotete rot, ELLER et rent, profesjonelt dokument? Det første inntrykket er det siste.

Gjør et godt førsteinntrykk ved å formatere et profesjonelt forretningsbrev.

• Tilpasning: Hele brevet skal være skråstilt mot venstre side. 

• Avstand: Avsnittene må ha enkel linjeavstand. Legg til et linjeskift mellom hovedavsnittene (dato, adresse, hilsen).

• Skrifttype:  Bruk klassiske, lettleste skrifttyper som Times New Roman, Arial, Courier eller Geneva med 10-12 punkter. 

• Marginene: Bruk en margin på én tomme på alle sider. 

• Formelle vs. uformelle forretningsbrev
  

Det finnes to typer forretningsbrevformater, avhengig av formålet ditt. 

# 1 - Formelle brev: Bruk blokkformat, med all tekst venstrejustert og uten avsnittsinnrykk. Bruk det når du er:

• Søke jobb
• Skrive til myndighetspersoner
• Fremsette en klage
• Nå ut til toppledelsen

# 2 - Uformelle brev: Modifiserte blokk- eller halvblokkformater kan brukes, som kan ha innrykkede avsnitt eller varierende justering av dato og avslutning. Bruk det til: 

• Skriver til langsiktige kunder
• Bedriftsnotater
• Oppfølging av møtet
• Regelmessige oppdateringer av virksomheten

Kilde = Birdeye.com

Maler for forretningsbrev og når du bør bruke dem

Akkurat som en GPS er maler utrolig nyttige, men du må fortsatt vite hvordan du skal kjøre. 

Husk å ikke falle for "kopier og lim inn og be" approach. 

En mal kan være et utgangspunkt, men du kan ikke følge den blindt. 

Det er fordi det å si "Kjære herr/frue" i 2025 er som "Jeg brydde meg ikke om å finne navnet ditt". Maler fungerer bare best når du:

• Er ny til å skrive forretningsbrev
• Trenger struktur for en felles situasjon (klager, henvendelser, forslag)
• skriver på et annet språk enn morsmålet
• Har å gjøre med en formell situasjon der tradisjonelle formuleringer er viktige

Du kan velge hvilken som helst av disse 60+ maler for forretningsbrev men husk at de har gjort det:

1. Utdatert språk ("Til den det måtte angå" - med mindre du er sikker)
2. Generiske fraser som kan gjelde for alle virksomheter
3. Overdrevent formell tone i maler som er ment for moderne virksomheter
4. Regionsspesifikke vilkår som kanskje ikke fungerer i ditt land

Nå som du vet når og hvorfor du bør skrive et forretningsbrev, kan vi gå nærmere inn på selve skriveprosessen.

Hvordan starte et forretningsbrev

Før du setter deg ned og skriver, la oss få det grunnleggende på plass. Et profesjonelt forretningsbrev starter med fire grunnleggende elementer:

# 1 - Returadresse

Adressen din må være tydelig og fullstendig.

• Bruk bedriftens brevpapir hvis det er tilgjengelig
• Format: Gate, by, stat, postnummer
• Legg til e-post og telefonnummer for enkel kontakt

Selv om du bruker selskapets brevhodelegg til din direkte kontaktinformasjon. Gjør det enkelt for folk å nå DEG, ikke bare bedriften din.

# 2 - Datoen

Det er enkelt, men folk roter det til likevel. Følg disse retningslinjene:

• Skriv det ut i sin helhet: "9. februar 2025"
• Ikke bruk forkortelser: "02/09/25" eller "9. februar 2025"

Ulike land formaterer datoer forskjellig. I internasjonale forretningsbrev bør du skrive "9. februar 2025" for å unngå forvirring.

# 3 - Innvendig adresse

Det er her du viser at du har gjort hjemmeleksen din. Legg til:

• Mottakerens fulle navn og nøyaktige tittel
• Firmanavn og fullstendig adresse
• Dobbeltsjekk stavemåten (spesielt navn)

Ring selskapet for å dobbeltsjekke mottakerens tittel og foretrukne navn hvis du er usikker. Et profesjonelt forretningsbrev skinner gjennom når du er nøye med detaljene.

# 4 - Hilsen

Bruk mottakerens fornavn på denne måten,

• "Kjære Mr. Johnson:" (legg merke til kolon, ikke komma)
• "Kjære dr. Martinez."
• "Kjære Ms. Thompson."

Finner du ikke navnet? Bruk "Kjære ansettelsesansvarlig:" eller "Kjære [avdelings]direktør:" - alt annet enn "Til den det måtte angå".

Eksempel på format

John Smith Markedssjef Tech Solutions Inc. 123 Business Lane New York, NY 10001  9. februar 2025

Hvordan skrive et forretningsbrev 

Nå som vi har diskutert det grunnleggende, kan vi gå videre til prosessen med å skrive forretningsbrev.

Trinn 1: Skriv en tydelig og profesjonell overskrift

Overskriften er brevets håndtrykk, så gjør den stram og profesjonell.

• Ren, standard formatering
• Konsekvent avstand
• Profesjonell skrifttype (Arial eller Times New Roman, 11-12pt)
• Alt på linje skikkelig

Trinn 2: Start med en sterk og direkte introduksjon

Det første avsnittet er avgjørende. 

• Oppgi din formål umiddelbart
• Henvisning til enhver tidligere kontakt
• Behold den under 3 setninger

For å treffe rett på målet kan du bruke vår AI-chat med følgende melding:

Oppfordring til juridiske brev (Innledning):

"Gi en klar og profesjonell innledning til et juridisk brev om [kort beskrivelse av situasjonen]."

AI vil spare deg for tid og hjelpe deg med å brainstorme poengene. 

Trinn 3: Skriv hoveddelen med viktige detaljer

Det er her du leverer varene. I denne delen bruker du:

• En hovedidé per paragraf
• Støttende påstander med spesifikke tall
• Korte avsnitt (maks 3-4 setninger)
• Tydelige eksempler

Når du går i gang med å skrive brevet, gir du AI Chat følgende opplysninger:

Oppfordring til juridiske brev (hoveddelen):

"Skriv et juridisk brev som tar for seg [problem]. Del det inn i tydelige avsnitt, og oppgi juridiske referanser der det er nødvendig."

Bruk sparsomt med kulepunkter for å fremheve nøkkelinformasjon, men ikke overdriv.

Trinn 4: Legg til en profesjonell avsluttende uttalelse

Hvis du er usikker på hvordan du skal formulere avslutningen din, kan du gi vår AI-chat følgende:

Oppfordring til juridiske brev (avsluttende uttalelse):

"Kan du hjelpe meg med å utforme en profesjonell avslutning på et juridisk brev der jeg ber om [spesifikk handling]. Inkluder en oppfordring til handling og kontaktinformasjon."

Din avslutning bør:

• Angi tydelig hva som skjer videre
• Takk dem for tiden deres
• Inkluder en oppfordring til handling

Hvordan avslutte et forretningsbrev

Etter det siste avsnittet, la det være to linjer med mellomrom før du avslutter med en hilsen. 

Bruk bare det første ordet med stor forbokstav, og avslutt med komma. 

Vanlige avslutninger inkluderer "Med vennlig hilsen", "Vennlig hilsen" eller "Med all respekt."

La det være plass til fire linjer med håndskrevet signatur, og skriv under med blått eller svart blekk. 

Under signaturen skriver du inn fullt navn, tittel og eventuell relevant kontaktinformasjon.

Hvis det er aktuelt, ta med ytterligere merknader, for eksempel "Vedlagt:" for kabinetter eller "cc:" for kopier, og plasser dem på separate linjer under det maskinskrevne navnet ditt.

Eksempler på forretningsbrev

Purdue Universitys nettbaserte skrivelaboratorium inneholder et eksempel på et forretningsbrev. Den beskriver også anbefalte marg- og mellomrom for profesjonell korrespondanse.

Vil du se flere eksempler på forretningsbrev som passer til dine spesifikke behov?

• Søknadsbrev → Jobbsøknad
• Brev om klageløsning → Klageløsning
• Brev om oppsigelse av kontrakt →

Vanlige feil å unngå i et forretningsbrev

Å skrive et forretningsbrev kan føles som en oppgave med høy innsats - det er tross alt din sjanse til å gjøre et sterkt inntrykk. 

Men det finnes en noen vanlige fallgruver du definitivt vil unngå. 

# 1 - Uprofesjonell formatering

Førsteinntrykket er viktig, og det er derfor utseendet kan være avgjørende for en avtale. 

Vanlige formateringsfeil i forretningsbrev inkluderer:

• Inkonsekvent avstand mellom avsnittene
• Feiljusterte marginer og tekst
• Flere skriftstiler eller -størrelser i samme bokstav
• Feil struktur på forretningsbrevet (manglende dato, mottakeradresse eller signaturblokk)

# 2 - Bruk av uformelt språk

Forretningsbrev krever en viss formalitet som skiller dem fra uformell kommunikasjon. Unngå disse vanlige språkfeilene:

• Bruk av for mange idiomer eller fraser: 

I stedet for å skrive "La oss snakke om å tenke utenfor boksen" 

Skriv: "Jeg vil gjerne diskutere innovative tilnærminger til dette prosjektet"

• Passiv stemme: Bruk aktiv stemme for å gjøre utsagnene dine mer direkte og virkningsfulle.

• Bruker "jeg" for mye: Å gjenta "jeg" kan få brevet ditt til å virke selvsentrert. I stedet for å skrive "Jeg tror jeg kan hjelpe deg med prosjektet ditt fordi jeg har erfaring" 

Skriv: "Dette prosjektet passer godt med teamets omfattende erfaring"

# 3 - Tvetydighet og uklarhet

Tydelighet er avgjørende i forretningskommunikasjon. Unngå det:

• Uklare forespørsler eller tidsfrister 

Eksempel på vag skriving: "Vennligst kom tilbake til meg snart" 

Bedre alternativ: "Vennligst gi tilbakemelding innen fredag 16. februar"

• Upresist språk 

Eksempel på vag skriving: "Vi kommer til å trenge ganske mange ressurser" 

Bedre alternativ: "Dette prosjektet krever tre ekstra medarbeidere og et budsjett på $50 000"

# 4 - Ikke menneskeliggjøring av innholdet

Digitale brev er praktisk, og AI-chatter kan være tidsbesparende.

Men hvis du ikke menneskeliggjør innholdet ditt, kan det virke robotaktig eller upersonlig. 

Bruk vår AI Humanizer for å sikre at den er skrevet av en ekte person - ikke en maskin. 

Slik gjør du brevet ditt mer overbevisende

Overtalelse er ikke smarte ordspill eller manipulasjon. 

Et velskrevet og overbevisende brev kan bidra til å skape en varm forretningsrelasjon, konvertere engasjerte partnere og skape klare, handlingsrettede muligheter.

Og for å gjøre det effektivt kan du bruke disse tre overtalelsesstrategiene i forretningsbrevene dine, slik at brevene dine blir bedre enn uten dem.

# 1 - Lag en overbevisende krok

Åpningsavsnittet ditt må gi mottakeren en grunn til å lese videre. For å få en sterk krok kan du inkludere noen av disse:

1. Referer til en felles utfordring
2. Presentere en slående uttalelse
3. Fremhev umiddelbar verdi

# 2 - Legg frem overbevisende bevis

Gjør påstander om til argumenter gjennom:

1. Data og statistikk

• Bruk konkrete tall: "Systemet vårt reduserte feilraten fra 8,5% til 0,3%"
• Inkluder tidsrammer: "I løpet av 6 måneder økte kundetilfredsheten med 45%"
• Sammenlign før/etter-scenarioer: "Produksjonseffektiviteten forbedret fra 1 000 til 1 500 enheter per dag"

2. Casestudier

• Referer til relevante suksesshistorier: "En lignende implementering hos ABC Corp resulterte i..."
• Inkluder spesifikke resultater: "Teamet deres oppnådde 98%-automatisering innen 90 dager"
• Fremhev sammenlignbare situasjoner: "En annen produsent i din region opplevde ..."

3. Ekspertvalidering

• Anerkjennelse fra bransjen: "Utnevnt til "Mest innovative løsning" av Industry Weekly"
• Profesjonelle sertifiseringer: "ISO 9001-sertifiserte prosesser"
• Partnergodkjenninger: "Microsoft Gold Partner-status siden 2020"

# 3 - Forutse og imøtekomme innvendinger

Analyser eventuelle innvendinger som mottakeren kan ha mot brevet ditt, og ta dem opp med en gang her.

(Bruk AI Chat til å analysere innvendingene)

De kan ha bekymringer angående...

• Bekymringer knyttet til kostnader: "Selv om den opprinnelige investeringen er $X, skjer avkastningen vanligvis innen 6 måneder gjennom ..."
• Implementeringstid: "Vårt dedikerte team sørger for minimale forstyrrelser med vår velprøvde 3-ukers overgangsplan"
• Krav til opplæring: "Det omfattende opplæringsprogrammet som følger med, krever bare fire timer per ansatt"

Konklusjon

Forretningsbrev er fortsatt relevant i 2025, men ikke på samme måte som bestefaren din kjente det. 

Selv om det meste av kommunikasjonen har blitt digital, trenger du den kanskje ikke hver dag, men når du gjør det, er den uerstattelig.

Et velformulert forretningsbrev kan fortsatt åpne dører som en rask e-post ikke kan. 

Enten du skal lande drømmejobben, sikre deg en millionavtale eller løse en kundekrise, vil et korrekt formatert og velskrevet forretningsbrev redde deg.

• Hold det profesjonelt, men ikke hør ut som en robot fra 1950-tallet
• Bruk AI-verktøy til idémyldring, men legg til ditt menneskelige preg
• Husk: Brevet ditt er kanskje digitalt, men det er virkningen skal være personlig

Sørg for at brevet ditt ikke ender opp som de uleste vilkårene - ingen ønsker et slikt forhold!