Hvis du bruker Excel/Google Sheets i ditt daglige arbeid, finnes det noen svært nyttige formler som du kommer til å vende tilbake til hvis du først har lært dem.
Det finnes sannsynligvis over hundre forskjellige regnearkformler som fungerer for ulike typer beregninger.
I denne bloggen vil jeg ta for meg de enkleste av dem alle, de som danner grunnlaget for alle de avanserte beregningene du kan lære deg senere.
Vi går først gjennom noen grunnleggende regnekommandoer, og deretter introduserer jeg deg for et par måter du kan gjøre mer avanserte analyser på.
De inkluderer IF-setninger, VLOOKUP-, INDEX- og MATCH-kommandoer osv.
Og det er enklere enn du tror!
Det viktigste å ta med seg
- Excel og Google Regneark har mange innebygde formelkommandoer som er nyttige når du skal gjøre beregninger.
- SUM, AVERAGE, COUNT, VLOOKUP, INDEX og MATCH er noen av formlene som kan hjelpe deg med hverdagslige beregninger. Du kan også leke deg med dem ved å innføre betinget logikk.
- Det må ikke være noen feil når du skriver en formel, ellers vil du ikke få resultatene dine. Pass spesielt på at du unngår sirkulære referanser og forhindrer at Excel går inn i en uendelig beregningsløkke.
Hva er regnearkformelen egentlig?
Kommandoene som du kan bruke til å gjøre beregninger av dataene dine, kalles regnearkformler.
Både Microsoft Excel og Google Docs er fulle av slike kommandoer, og det er noe av grunnen til at de er de viktigste verktøyene på enhver arbeidsplass.
Et (=)-tegn står foran alle formler som skrives i Excel. Det er en indikasjon på at Excel skal behandle teksten som følger som en formel for å utføre den nødvendige beregningen, og ikke som ren tekst.
Aldri bekymre deg for at AI oppdager tekstene dine igjen. Undetectable AI Kan hjelpe deg:
- Få AI-assistert skriving til å vises ...menneskelignende.
- Bypass alle de viktigste AI-deteksjonsverktøyene med bare ett klikk.
- Bruk AI trygt og selvsikkert i skole og arbeid.
Bortsett fra å bruke Google Sheets- eller Excel-regnearkformler for datoer, er det noen grunner til at Excel og Google Sheets har hundrevis av formelkommandoer:
- Automatiserer beregninger raskt
Alle har behov for å gjøre noen grunnleggende beregninger, for eksempel aritmetikk eller gjennomsnittsberegninger, uansett hvilken type arbeid vi har.
Hvis arbeidet ditt er datatungt, trenger du mer omfattende beregninger med mye høyere frekvens.
Det er veldig praktisk hvis du kan gjøre disse beregningene i regnearket der dataene dine er lagret, i stedet for å måtte importere dem på en kalkulator.
Du kan også bare angi formelen én gang, og så fortsetter den å kjøre for så mange rader eller data du legger inn etter behov.
- Reduserer manuelle feil
Det er ikke bare tidkrevende å eksportere data til en kalkulatorapp, det er også beheftet med feil. Én feiloppføring, og hele beregningen er upålitelig.
Selv med flere korrekturlesninger kan du ikke være sikker på om du har lagt inn alle verdiene riktig.
Ved å kjøre en regnearkformel reduseres dette feilpunktet.
- Kobler data logisk sammen
Du kan forstå datasettene dine på en mye mer logisk måte ved hjelp av beregninger. Sorter dataene dine, filtrer dem, kjør en analyse og få en bedre forståelse av hva alle tallene i hver celle i regnearket tilsvarer.
Den er ypperlig til:
- Budsjettering
- Føring av personlige eller forretningsmessige regnskaper
- Lærere som ønsker en oversikt over studentenes oppgaver/eksamensprestasjoner
- Forskningsdata
- Beregning av investeringsavkastning
Enten du trenger å vite Googles regnearkformler eller vil ha en liste over Excel-regnearkformler, kan du finne dem i neste avsnitt.
Grunnleggende formler alle brukere trenger
Både Excel og Google Sheets har hundrevis av formler som utfører ulike beregninger. Det vil ta deg flere måneder å lære deg alle disse. Jeg har imidlertid beskrevet noen veldig praktiske formler nedenfor.
- SUM for totaler
Kommandoen SUM() brukes til å legge sammen alle de valgte cellene. Du må selvfølgelig ha en numerisk verdi i cellen for at den skal fungere. Formelen vil ikke fungere på en ikke-numerisk celle.
Innenfor parentesen må du angi den første og den siste cellen i segmentet av regnearket du vil legge til, atskilt med kolon.
Hvis jeg vil legge sammen innholdet i radene 3 til 7 i den første kolonnen, skriver jeg formelen slik SUM(A3:A7). Formelen fungerer også på tvers av flere rader.
Denne formelen er også den samme for både Google Sheets og Excel.
Se på dette eksempelet:
I tillegg til den enkleste SUM-funksjonen kan du også gjøre følgende typer addisjoner:
- SUMIF: Legg sammen tall i et område som oppfyller én betingelse
- SUMIFS: Legg sammen tall i et område som oppfyller flere betingelser
- SUMPRODUCT: Multipliser tilsvarende verdier i matriser og legg deretter sammen resultatene
- SUMSQ: Legg sammen kvadratene av tall i et område
- SUMX2MY2: Legg sammen resultatet av (x² - y²) for tilsvarende verdier i to områder
- SUMX2PY2: Legg sammen resultatet av (x² + y²) for tilsvarende verdier i to områder
- SUMXMY2: Legg sammen kvadratene av differansene (x - y)² for to områder
- DSUM: Legg til verdier i en kolonne som oppfyller kriterier definert i en databasetabell
- IMSUM: Legg til komplekse tall.
- SERIESSUM: Beregn summen av en potensserie ved hjelp av gitte koeffisienter.
- GJENNOMSNITT for innsikt
AVERAGE()-formelen brukes til å beregne gjennomsnittet av et gitt sett med celler i regnearket.
Igjen er fremgangsmåten stort sett den samme. Du skriver inn det første og det siste cellenummeret i parentesen, atskilt med kolon, f.eks. AVERAGE(E2:E11), og du får gjennomsnittet for de valgte cellene.
Formelen for gjennomsnittet er den samme i Excel som i Google Sheets.
Små variasjoner i AVERAGE-formelen kan hjelpe deg med betingede beregninger, for eksempel:
- GJENNOMSNITT: For å beregne det aritmetiske gjennomsnittet av tall i et område
- AVERAGEA: Brukes når du vil ha gjennomsnittet, inkludert tall, tekst og logiske verdier
- AVERAGEIF: Denne kommandoen brukes til å beregne gjennomsnittet av tall som oppfyller én betingelse
- AVERAGEIFS: Denne beregner gjennomsnittet av tall som oppfyller flere betingelser
- DAVERAGE: Beregner gjennomsnittet av verdiene i en databasekolonne som oppfyller bestemte kriterier
- COUNT for å spore gjenstander
Denne kommandoen er nyttig når du skal beregne antall celler i regnearket som inneholder numeriske data.
Det gir ikke mening å bruke den når dataene dine er begrenset til en håndfull rader, men hvis du har hundrevis av rader med data, og du vil vite hvor mange av disse som er numeriske verdier, er det dette du kommer til å bruke.
Den skrives også på samme måte, dvs. du begynner med =-tegnet, nevner kommandoen COUNT, åpner parentesen, nevner første og siste celle atskilt med kolon, og lukker parentesen.
Formelen er den samme i både Google Regneark og Excel.
For eksempel, =COUNT(E1:E100)
I likhet med SUM- og AVERAGE-formlene kan COUNT også brukes på et par forskjellige måter, f.eks,
- COUNTA: For å telle celler som ikke er tomme (tall, tekst eller verdier).
- COUNTBLANK: Teller bare tomme celler i et område
- COUNTIF: Teller celler som oppfyller én betingelse
- COUNTIFS: Bruk den til å telle celler som oppfyller flere betingelser
- DCOUNT: Denne teller numeriske verdier i en databasekolonne som oppfyller bestemte kriterier
- DCOUNTA: Brukes til å telle ikke-tomme verdier i en databasekolonne som oppfyller bestemte kriterier
Avanserte formler for dataanalyse
For de fleste brukere vil formlene jeg har omtalt tidligere være mer enn nok. Noen formler er imidlertid nødvendige for avanserte beregninger, og de er svært nyttige hvis arbeidet ditt innebærer dataanalyse.
- VLOOKUP for søk
VLOOKUP-formelen brukes til å finne en verdi i en tabell og returnere relatert informasjon fra samme rad.
Når du skriver inn VLOOKUP, ber du regnearket om å søke etter en verdi i den første kolonnen i en tabell, for deretter å gi deg en verdi fra en annen kolonne i den samme raden.
Hvis kolonne A inneholder produkt-ID-er og kolonne C inneholder pris per enhet, kan vi bruke VLOOKUP til å søke etter en bestemt produkt-ID og hente prisen fra kolonne C.
Det vil bli skrevet som VLOOKUP(“P-1001”, A:C, 3, FALSE)
- IF-setninger for logikk
IF-funksjonen brukes til å ta logiske avgjørelser i et regneark. Den forteller ganske enkelt arket hva som skal gjøres når en betingelse er sann, og hva som skal gjøres når den er falsk.
En IF-setning begynner med =-tegnet, inkluderer IF-kommandoen, åpner parentesen og beskriver deretter betingelsen.
Deretter setter du inn et komma og nevner hva du vil at arket skal gjøre hvis betingelsen er oppfylt. Deretter setter du et nytt komma og forteller hva du vil at skal skje hvis betingelsen ikke oppfylles.
Hvis vi for eksempel ser for oss et ark med studentenes resultater, og vi ønsker å spesifisere en betingelse om at en poengsum på 50 eller høyere er bestått, og at en poengsum under 50 er ikke bestått, kan vi bruke IF-logikken.
Slik skriver du det: =IF(A1>=50, “Bestått”, “Ikke bestått”)
Arket skanner etter verdien i cellen, og hvis den er større enn 50, vises det at studenten har bestått. I motsatt fall vil det stå at vedkommende ikke har bestått.
- INDEX & MATCH for oppslag
INDEX og MATCH brukes sammen for å slå opp informasjon i en tabell på en mer fleksibel måte enn LOOKUP-formelen.
MATCH-funksjonen er ansvarlig for å finne posisjonen til en verdi i en rad eller kolonne. Bruk MATCH til å lete etter en verdi i tabellen, og den returnerer ikke selve verdien. Den returnerer et tall som representerer hvor verdien vises.
Hvis en produkt-ID for eksempel er det femte elementet i en liste, vil MATCH returnere 5.
INDEX-funksjonen bruker dette posisjonsnummeret til å returnere en verdi fra et bestemt sted i en tabell eller kolonne. Den henter altså bare den verdien som finnes på raden du angir.
Tips for å unngå vanlige formelfeil
Som du kanskje allerede har sett, krever både Excel og Google Sheets at du skriver inn formlene dine med 100%-nøyaktighet.
Hvis du gjør feil i formelen, vil du ikke få resultater, men bare en feilmelding som sier #N/A.
Her er noen tips for å unngå denne feilmeldingen.
- Sjekk parentesene nøye
Formelen må skrives i nøyaktig det formatet som er beskrevet ovenfor. Hvis du tilfeldigvis har latt parentesene stå åpne eller bare beskrevet celleområdet uten parenteser, vil du ikke få beregnet dataene dine.
Sørg alltid for at både den åpne og den avsluttende parentesen er på plass. Sørg også for at det er et kolon for å skille mellom den første og den siste cellen i området.
- Se på datatyper
Regnearkformler fungerer best med visse typer data. Du kan for eksempel ikke forvente en gjennomsnittsverdi for data som ikke er kvantifiserbare, dvs. deskriptive former for data.
Når du setter inn formler, bør du dobbeltsjekke celledataene slik at du ikke legger inn et ugyldig celleområde.
- Unngå sirkulære referanser
En sirkulær referanse betyr at regnearket går tilbake til sin egen celle der den er beskrevet. Det skaper en uendelig sirkulasjonssløyfe der du ikke kan få et svar, og det vil bare vise en feilmelding i stedet.
Hvis du for eksempel skriver inn SUM(A1:A10) i celle A10, har du opprettet en sirkulær løkke der cellen hele tiden må legge til den verdien som er summert i A10-cellen, og denne prosessen vil aldri ta slutt.
Formelen må kjenne sitt eget resultat for å finne verdien i A10-cellen.
Sørg alltid for at cellen du har skrevet inn regnearkformelen i, ikke er en del av selve formelcelleområdet.
Kombinere formler for bedre effektivitet
Ved å kombinere formler i regneark kan du løse komplekse problemer på en mer effektiv måte. Når du bruker enkle formler som jeg snakket om tidligere, beregner du ting trinn for trinn over mange celler.
I en kombinert formel kan du legge inn flere beregninger slik at én formel mates direkte inn i en annen.
Du kan for eksempel kombinere IF med SUM for å legge sammen verdier som bare oppfyller visse betingelser.
Du kan også kombinere COUNT eller AVERAGE med betingelser for å analysere data mer presist.
Når det er sagt, er det ikke så lett å kombinere formler til å begynne med. Det er en skikkelig læringskurve, og hvis du kaster deg ut i komplekse, nestede formler uten å ha brukt enkle formler en god del ganger, ender du opp med å forvirre deg selv.
Øv deg derfor alltid med enkle formler først. Når du føler deg komfortabel, kan du gradvis bygge opp ved å kombinere to funksjoner, deretter tre, og til slutt mer avanserte oppsett.
Bruk av formler for oppgaver i den virkelige verden
Når du først har fått teken på disse formlene, vil du legge merke til hvor ofte de kan brukes på ting du allerede gjør.
For eksempel:
- En småbedriftseier kan bruke formelen SUMIF for å spore utgifter etter kategori
- Eller en lærer kan kombinere IF med COUNTIF funksjoner for å flagge studenter som henger etter med oppgavene
- Det samme gjelder frilansere som håndterer kundefakturaer. De kan bruke en enkel VLOOKUP kommandoen for å hente klientpriser fra en hovedliste uten å bla gjennom rader manuelt.
Saken er at det å vite hvilken formel som passer din spesifikke situasjon, er nesten halve kampen. Og det er akkurat der Undetectables AI Chatbot kan være din guide.
Du kan beskrive hva du prøver å gjøre på et enkelt språk, og den vil foreslå den riktige formelen for oppgaven din.
Nå har du en regnearkkyndig kollega som du kan ringe når du står fast, og dette er ikke bare begrenset til Excel- eller Google-regnearkspørringer.
Utforsk hvordan vår AI-detektor og Humanizer kan forbedre innholdet ditt nedenfor!
Avsluttende tanker
Jeg håper denne artikkelen har hjulpet deg med å lære en ting eller to om formler i regneark.
Du kan bare bli bedre på dem jo mer du bruker dem, og hver gang du er i tvil om hvilken formelstreng du skal bruke, er det bare å vende deg til Undetectable AIs AI-chat, og den hjelper deg med å finne ut hvilken kommando som fungerer best for den beregningen du ønsker.
Du kan også dobbeltsjekke formelen din ved å kjøre den gjennom AI Chat for å bekrefte at du ikke gjør noen feil.
Prøv ut Ikke påvisbar AI i dag!