Wat is technisch schrijven? Een complete gids

Als je moeite hebt met een nieuw apparaat, pak je de handleiding erbij.

Wanneer je vastloopt bij het instellen van software, raadpleeg je de helppagina's.

Als je auto een raar geluid maakt, blader je door de handleiding van het dashboardkastje.

Dit zijn allemaal voorbeelden van technisch schrijven - iets waar we elke dag op vertrouwen, maar zelden bij stilstaan.

Volgens Glassdoor verdient een technisch schrijver bij SpaceX tussen $88.000 tot $138.000 per jaar. 

Toch begrijpen de meeste mensen nog steeds niet wat technisch schrijven eigenlijk is.

Het is niet alleen typen instructies.

Het is niet alleen vertalen ingenieurstaal in gewoon Engels.

En het is niet eens alleen maken gebruikershandleidingen of helpdocumenten. 

Wat is technisch schrijven? Waarin verschilt het van andere soorten schrijven? Wat zijn de verschillende vormen? Hoe kun je technisch schrijver worden? En hoe kan AI je daarbij helpen? 

Dat alles - en nog veel meer - behandelen we in deze blog. Laten we erin duiken! 

Wat is technisch schrijven?

In lekentaal betekent technisch schrijven het nemen van lastige en gedetailleerde onderwerpen en ze uitleggen op een manier die iedereen (met de juiste achtergrond) kan volgen. 

Bijvoorbeeld, dit omvat:

• Handleidingen - Dat boekje dat bij je telefoon zat? Dat is technisch schrijven.
• API-documentatie - Ontwikkelaars hebben ook instructies nodig. API's leggen zichzelf niet uit.
• Technische rapporten - Ingenieurs en wetenschappers vertrouwen hierop om onderzoek en bevindingen te delen.

Technisch schrijven is niet alleen wat je schrijft, maar hoe je het schrijft. Het gebruikt:

• Imperatieve Stemming - In plaats van "Je moet op de knop klikken," zegt hij. het is gewoon "Klik op de knop." 

• Passieve stem (wanneer dat nodig is) Als het er niet toe doet wie de actie uitvoerde, helpt passieve stem. "Het bestand is verwijderd". werkt beter dan "Iemand heeft het bestand verwijderd" als de focus op het bestand ligt.

Sommige mensen denken dat technisch schrijven alleen schrijven voor SaaS-producten of technische blogs is. 

Maar het gaat niet om marketing of storytelling. 

Technisch schrijven Er zijn veel verschillende soorten (die we binnenkort zullen bespreken) - allemaal met hetzelfde doel: de informatie op een nauwkeurige, duidelijke en functionele manier presenteren. 

Hoe technisch schrijven verschilt van andere schrijfstijlen

Laten we zes aspecten begrijpen waarin technisch schrijven verschilt van andere schrijfstijlen.

Creatieve schrijvers gebruiken dubbelzinnigheid of metaforen om het publiek te boeien. 

Technische schrijvers streven niet naar dubbelzinnigheid. 

Ze willen prioriteit geven aan duidelijkheid boven creatieve expressie, maar dat is de aard van dit werk. 

Waarom technisch schrijven essentieel is in verschillende sectoren

Stel je voor dat een piloot deze handleiding tijdens de vlucht leest wanneer hij iets dringend moet begrijpen:

"Pas de stuwkrachtrichting aan om te compenseren voor asymmetrische voortstuwingsafwijking door standaardafwijkingsprotocol 5.3b uit te voeren met inachtneming van atmosferische dichtheidsvariabelen".

Of stel je voor dat een chirurg vlak voor een kritieke operatie de procedurele richtlijnen doorneemt: 

"Incisies parallel aan fasciale vlakken met aandacht voor onderliggende neurovasculaire structuren terwijl de hemostase behouden blijft tijdens de dissectiesequentie". 

Zelfs als het artsen of piloten zijn die dit hun hele carrière hebben bestudeerd, zouden ze dit niet willen lezen in een noodgeval. 

Het zorgt voor verwarring en frustratie, wat iedereen hoe dan ook zou willen vermijden.

Laten we eens kijken naar vijf belangrijke redenen waarom technisch schrijven een absolute must is: 

1. Risicovermindering en naleving - In sectoren als de gezondheidszorg, de financiële sector en de luchtvaart zijn fouten niet alleen kostbaar, ze kunnen ook dodelijk zijn. 
   • Bijvoorbeeld, Wat als een verpleegkundige de doseringsinstructies verkeerd interpreteert door een onduidelijke formulering? Een goede documentatie voorkomt dit soort fouten. 

2. Behoud en overdracht van kennis - Mensen verlaten hun baan, krijgen promotie of gaan met pensioen. Maar wat gebeurt er met alle kennis in hun hoofd? Ze worden goed gedocumenteerd met behulp van technisch schrijven. Een goed gedocumenteerd proces betekent dat de volgende persoon kan instappen zonder vanaf nul te moeten beginnen.

3. Klanttevredenheid en lagere ondersteuningskosten - Ooit geprobeerd een nieuw apparaat in te stellen en uiteindelijk een willekeurige YouTube-tutorial bekeken omdat de handleiding nergens op sloeg? Slechte documentatie frustreert klanten en belast ondersteuningsteams met onnodige telefoontjes. Een goed geschreven handleiding bespaart dit alles. 

4. Wettelijke bescherming - Contracten, beleidsregels en veiligheidsrichtlijnen dienen als bewijs in geschillen.
   • Bijvoorbeeld, Als een bedrijf wordt aangeklaagd voor een gebrekkig product, is het eerste wat advocaten controleren de documentatie. Waarschuwden de instructies voor risico's? Waren de veiligheidsprocedures duidelijk beschreven? Zo niet, dan zit het bedrijf in de problemen.

5. Efficiëntiewinst door standaardisatie - Stel je een bedrijf voor waar elke afdeling een ander systeem gebruikt voor dezelfde taak. Eén team houdt gegevens bij op spreadsheets, een ander gebruikt aangepaste software en een derde "onthoudt dingen". Het is een puinhoop. Technisch schrijven zorgt ervoor dat processen gestandaardiseerd, herhaalbaar en schaalbaar zijn.

In essentie helpt technisch schrijven verwarring te voorkomen, tijd te besparen en mensen veilig te houden. 

Soorten technisch schrijven (met voorbeelden)

Veel mensen horen "technisch schrijven" en onmiddellijk denken aan droge, robotachtige gebruikershandleidingen - het soort dat niemand echt leest tenzij ze absoluut vastzitten. 

Maar technisch schrijven is veel meer dan dat. 

In werkelijkheid bestaat het in bijna elke branche en in veel verschillende vormen, elk met een eigen doel.

Hier zijn de zes meest essentiële soorten technisch schrijven (met voorbeelden):

1. Technische documentatie - Dit is het klassieke type. Het bevat gebruikershandleidingen, productgidsen en instructies voor het oplossen van problemen.  
   • Bijvoorbeeld, Je hebt net een gloednieuwe espressomachine gekocht en je bent verbaasd over de vele knoppen. In plaats van te gissen, sla je de gebruiksaanwijzing open en volg je de stap-voor-stap handleiding om je eerste kopje te zetten.
     
2. Procesdocumentatie - Elk bedrijf heeft workflows, maar als die workflows alleen in iemands hoofd bestaan, is dat een ramp die staat te gebeuren. Deze worden SOP's genoemd. 
   • Bijvoorbeeld, Je moet het typische zuurdesem van een bakkerij maken. Zonder een SOP zou elk brood anders zijn. Gelukkig geeft de SOP details over elke stap - exacte metingen, rijstijden, baktemperaturen - elke keer weer.
     
3. API-documentatie - Als software het brein is, API's (Application Programming Interfaces) zijn het zenuwstelsel. 
   • Bijvoorbeeld, Een app voor ridesharing wil realtime verkeersgegevens en integreert daarom de API van Google Maps. Zonder duidelijke API-documenten zouden ze te maken krijgen met eindeloos vallen en opstaan.
     
4. Wetenschappelijke/onderzoeksartikelen - Deze worden geschreven door onderzoekers, maar moeten leesbaar zijn voor de wereld.  
   • BijvoorbeeldEen nieuwe behandeling tegen kanker ziet er veelbelovend uit, maar voordat deze kan worden gebruikt, moeten wetenschappers eerst onderzoek publiceren naar de werking, de bijwerkingen en de overlevingskansen. Anderen beoordelen de gegevens om ze te verifiëren.
     
5. Witboeken en casestudies - White papers zijn de "overtuigende argumenten" van de technische wereld. Casestudy's gaan een stap verder en tonen succesverhalen met echte resultaten. 
   • Bijvoorbeeld, Een cyberbeveiligingsbedrijf waarschuwt in een whitepaper voor een nieuwe bedreiging voor banken. Een maand later delen ze een casestudy over hoe hun tool een aanval heeft gestopt. Banken beginnen op te letten.
     
6. Documentatie regelgeving/compliance - De gezondheidszorg, de financiële sector en de productiesector zijn afhankelijk van regelgeving. Compliance documenten helpen bedrijven om wetten na te leven en boetes, rechtszaken en publieke rampen te voorkomen.
   • Bijvoorbeeld, Een farmaceutisch bedrijf moet bewijzen dat een nieuwe pijnstiller veilig is voordat het deze mag verkopen. Ze dienen documenten in met de ingrediënten, dosering en bijwerkingen om juridische problemen te voorkomen.

Vereiste essentiële vaardigheden voor technisch schrijven

Als je je grootouders ooit hebt geleerd hoe ze een smartphone moeten gebruiken zonder ze een dom gevoel te geven, dan kun je een technisch schrijver worden omdat dit de kernvaardigheid is.

Elke andere vaardigheid kan aangeleerd worden. Hier is een lijst van vaardigheden die een technisch schrijver moet hebben:

• Onderzoekscapaciteiten - Je hoeft niet alles te weten, maar je moet wel weten hoe je accurate en betrouwbare informatie kunt vinden.
  
• Publieksanalyse - Weten wie je lezers zijn, wat ze al weten en wat ze moeten bereiken is wat je schrijven nuttig maakt. Want de manier waarop je een software-update uitlegt aan een ontwikkelaar is niet dezelfde als aan een klant.
  
• Heldere communicatie/duidelijke taalvaardigheden - Bij technisch schrijven gaat het er niet om slim over te komen - het gaat erom dat anderen zich slim voelen. Dit betekent dat je jargon moet schrappen, eenvoudige taal moet gebruiken en zo duidelijk moet schrijven dat de lezer nooit hoeft te raden wat je bedoelt.
  
• Informatie-architectuur - Lezers lezen niet altijd van begin tot eind, ze scannen. Je moet begrijpen hoe je inhoud moet organiseren met koppen, opsommingstekens en een logische stroom zodat de informatie gemakkelijk te vinden en te verteren is.
  
• Visuele communicatie - Soms legt een afbeelding iets sneller uit dan een alinea. Stroomdiagrammen, geannoteerde screenshots en infographics kunnen zelfs de meest verwarrende concepten vereenvoudigen. Een goede technisch schrijver weet wanneer hij moet schrijven en wanneer hij moet laten zien.
  
• Gereedschap - Kennis van de juiste tools versnelt het proces. Documentatiesoftware is bijvoorbeeld MadCap Flare of Confluence en ontwerptools zijn Snagit of Figma.

• Redigeren en revisievaardigheden-De eerste versie is nooit perfect. Technisch schrijvers moeten hun werk verfijnen op duidelijkheid, nauwkeurigheid en volledigheid, en ervoor zorgen dat elk woord een doel dient. Het gaat erom het document zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.

Wie gebruikt Technisch Schrijven? (Sectoren die het nodig hebben)

Hier is de top vier van industrieën die het meest technisch schrijven vereisen.

Hoe word ik een technisch schrijver? 

Hier volgt een stapsgewijze gids om in dit vakgebied aan de slag te gaan:

Stap # 1 - De basis leren

Je hebt geen diploma in communicatie of Engels nodig om aan de slag te gaan.

Zelfs als je leraar, journalist, ingenieur of zelfs iemand uit de medische wereld bent, kun je in deze carrière stappen en gedijen.

Volg beginnersvriendelijke cursussen en certificeringen op Coursera, Udemyof Cursus technisch schrijven bij Google. 

Volg blogs zoals  De documenten schrijven en STC (Vereniging voor technische communicatie).

Stap # 2 - Een portfolio samenstellen

Kies een product dat je dagelijks gebruikt (bijvoorbeeld een koffiezetapparaat, een fitness-app of een slimme speaker) en schrijf een gebruikershandleiding of handleiding voor het oplossen van problemen. 

Zou dat perfect zijn? Nee. 

Zou dat je iets concreets geven om te laten zien? Absoluut. 

De open-sourcegemeenschap zoals GitHub staat open voor nieuwe technisch schrijvers. 

Veel projecten hebben dringend documentatiehulp nodig en het maakt ze niet uit of je nieuw bent. 

Stap # 3 - Vind een functie op instapniveau

Richt je op posities met "junior" of "associate" in de titel op platforms zoals LinkedIn, Inderdaaden We werken op afstand. 

Vergeet ook contractfuncties niet - die zijn vaak makkelijker te vinden en kunnen leiden tot een vaste baan.

Stap # 4 - Loopbaanontwikkeling

Zodra je vertrouwen en ervaring hebt, streef dan naar een functie als senior technisch schrijver, API-schrijver of UX-schrijver.

Raak vertrouwd met tools zoals MadCap Flareen Zuurstof XML voor gestructureerd schrijven of Markdown en Git als je met ontwikkelaars wilt werken. Maar je hoeft niet alles in één keer onder de knie te krijgen.

Stap # 5 - Voorbereiden op sollicitatiegesprekken

• Veel voorkomende vragen zijn onder andere:
  • Hoe vereenvoudig je een complex onderwerp? → Laat een voor-en-na schrijfvoorbeeld zien.
  • Welke hulpmiddelen heb je gebruikt? Noem ze allemaal.
  • Hoe ga je om met feedback van ingenieurs? → Geef een echt of hypothetisch voorbeeld. 

Stap # 6 - Blijf leren en blijf op niveau

Het vakgebied evolueert voortdurend. Het ene jaar heeft iedereen het over wiki's, het volgende jaar gaat het over docs-as-code. 

De mensen die het goed doen, zijn degenen die zich blijven bijscholen. 

Ik wil volgen TechWhirl en Kersenblad voor trends.

Begin vandaag. Herschrijf de handleiding van een product, deel het op LinkedIn en vraag om feedback.

Tools en software voor technisch schrijven

AI-tools maken je taken eenvoudiger en efficiënter - en technisch schrijven is niet anders.

Dit zijn de hulpmiddelen voor technisch schrijven die professionals gebruiken:

1. Voor het opstellen en bewerken van inhoud:

1. MS Word Hiermee kun je professioneel opgemaakte documenten maken met nauwkeurige controle over stijlen, kopteksten en verwijzingen. 
2. Google Documenten Hiermee kunnen meerdere teamleden tegelijkertijd aan hetzelfde document werken. 

2. Voor gestructureerde documentatie en publicatie: 

1. MadCap Flare Hiermee kun je één bron van inhoud onderhouden die automatisch publiceert in verschillende formaten. 
2. Adobe FrameMaker kan uw technische specificatie van 500 pagina's met complexe tabellen, gespecialiseerde diagrammen en kruisverwijzingen aan. 

3. Voor teamgebaseerde documentatie:

1. Samenloop wordt de interne wiki van je bedrijf waar verschillende afdelingen hun documentatie bijhouden. 
2. Notion helpt uw productteam documentatie te organiseren naast projectbeheer. 

4. Voor het beheren en bijhouden van documentwijzigingen:

1. GitHub stelt ontwikkelaars in staat om documentatie bij te werken naast wijzigingen in de code.
2. BitBucket integreert met je CI/CD-pijplijn zodat documentatie automatisch wordt gebouwd en geïmplementeerd bij elke release.

5. Voor onderzoek, inhoudsstructuur en betere leesbaarheid:

1. Essay Schrijver helpt je een geavanceerd algoritme te documenteren in de juiste context, met uitleg en voorbeelden. 
2. SEO schrijver zorgt ervoor dat uw publiek toegankelijke documentatie consistente terminologie gebruikt en de beste leesbaarheidspraktijken volgt. 
3. AI chat helpt je technisch schrijver om complexe concepten te vereenvoudigen. Het stelt alternatieve verklaringen voor en identificeert gebieden waar gebruikers mogelijk extra context nodig hebben. 

Hoe AI de efficiëntie van technisch schrijven kan verbeteren

Dit is hoe AI je kan helpen bij technisch schrijven: 

1. Automatisering

Beginnen vanaf een lege pagina is moeilijk. Je kunt AI gebruiken om initiële inhoud op te stellen op basis van gestructureerde gegevens.

Het vermindert de tijd die nodig is om handleidingen, gidsen en rapporten te maken. 

Hoe doe je het...

Gebruik AI-tools zoals AI Chatbot om basiscontouren of zelfs een eerste opzet te maken.

Verfijn vervolgens de taal door industriespecifieke terminologie te gebruiken en controleer de inhoud op feiten. 

2. Grammatica en duidelijkheid

Gebruik AI-tools om te controleren op jargon, passieve stem en leesbaarheidsproblemen. 

Zo gebruik je het...

Voer concepten door AI-parafraseerder. Deze tool helpt bij het herschrijven van complexe zinnen, stelt alternatieven voor in gewone taal en verbetert de algemene leesbaarheid.

3. Inhoud structureren

Een goed gestructureerd document voorkomt verwarring.

AI kan inhoud logisch organiseren door gerelateerde onderwerpen te groeperen, koppen toe te voegen en lay-outs voor te stellen. 

Zo gebruik je het...

Gebruik onze AI Essay Schrijver om rapporten, handleidingen en documentatie te maken.

Conclusie

Technische schrijvers vertalen "engineering-speak" in "human-speak".

Daarom kunnen piloten veilig vliegtuigen landen zonder tijdens de vlucht een handleiding van 10.000 pagina's te lezen, concentreren chirurgen zich op het redden van levens in plaats van het ontcijferen van cryptische instructies en kun je dat dure koffiezetapparaat gebruiken zonder per ongeluk een geiser in je keuken te veroorzaken. 

In onze complexe wereld is duidelijke communicatie essentieel.

Goed technisch schrijven bespaart tijd, geld, frustratie en soms ook levens (in medische en veiligheidscontexten).

In de toekomst zullen we meer video's zien in de vorm van interactieve gidsen en documenten die zich aanpassen aan jouw expertiseniveau. 

Als je je technische schrijfspieren wilt trainen, kies dan iets ingewikkelds dat je goed begrijpt - misschien hoe fotosynthese werkt, de buitenspelregel bij voetbal of zelfs hoe je de perfecte soufflé maakt - en leg het zo duidelijk en eenvoudig mogelijk uit aan een vriend. 

Als ze dat begrijpen in plaats van die glazige blik, gefeliciteerd!

Je hebt de belangrijkste vaardigheid van een technisch schrijver ontdekt: het ingewikkelde ongecompliceerd maken.

Heb je extra hulp nodig? Niet detecteerbare AI hulpmiddelen verfijnen je schrijven en houden het foutloos. Probeer ze nu!

Voel je vrij om onze AI Detector en Humanizer in de widget hieronder!