Jak napisać notatkę służbową: Struktura, wskazówki i przykłady

Nikt nie budzi się podekscytowany pisaniem notatki.

Ale spójrzmy prawdzie w oczy, czasami trzeba po prostu szybko i wyraźnie przekazać ważne informacje.

Niezależnie od tego, czy ogłaszasz nową politykę, aktualizujesz swój zespół, czy też informujesz o nadchodzącej zmianie, notatka upraszcza sprawę: bez e-maili zwrotnych, bez niepotrzebnych spotkań, tylko bezpośrednia komunikacja.

Dobra wiadomość? Pisanie notatek nie musi być skomplikowane.

Dzięki odpowiedniej strukturze i kilku sprytnym poprawkom możesz mieć pewność, że Twój przekaz zostanie przeczytany, zrozumiany i podjęte zostaną odpowiednie działania - bez konieczności wyłączania się w połowie.

Rozłóżmy to na czynniki pierwsze.

Co to jest notatka?

Notatka (skrót od memorandum) to krótki, ustrukturyzowany dokument używany do komunikacja wewnętrzna w firmie lub organizacji.

W przeciwieństwie do wiadomości e-mail, które mogą być swobodne lub konwersacyjne, notatki mają być jasne, bezpośrednie i rzeczowe - idealne do dzielenia się ważnymi aktualizacjami, zasadami lub instrukcjami bez zbędnego puchu.

Potraktuj to jako profesjonalną wersję "Hej, wszyscy, oto co się dzieje".

Niezależnie od tego, czy są to notatki od menedżera do zespołu, od działu kadr do pracowników, czy od kierownictwa do całej firmy, notatki zapewniają, że wszyscy są na tej samej stronie.

Kiedy używać notatki

Notatki sprawdzają się najlepiej, gdy trzeba przekazać ważne informacje grupie osób w ustrukturyzowany sposób. Notatki można użyć, gdy

• Ogłoszenie zmiany polityki firmy (np. nowe wytyczne dotyczące pracy z domu)
• Dostarczanie aktualnych informacji na temat projektu lub inicjatywy
• Określanie procedur lub instrukcji
• Ogłoszenie wewnętrzne firmy
• Rozwiązanie problemu wymagającego natychmiastowej uwagi

Jeśli wiadomość ma charakter formalny, wymaga udokumentowania lub dotyczy wielu odbiorców, najlepszym rozwiązaniem będzie notatka służbowa. Jeśli chodzi o szybką, nieformalną odprawę, wystarczy wiadomość e-mail lub czat.

Teraz, gdy już wiesz kiedy aby użyć notatki, porozmawiajmy o tym, jak prawidłowo ją skonstruować.

Kluczowe elementy notatki

Świetna notatka to nie tylko to, co mówisz, ale także to, jak ją konstruujesz. 

Utrzymanie przejrzystości, porządku i łatwości przeglądania daje pewność, że wiadomość zostanie faktycznie przeczytana (a nie zignorowana w skrzynce odbiorczej pełnej innych rzeczy). 

Oto, co powinna zawierać każda notatka:

1. Nagłówek (Do, Od, Data, Temat)

Zacznij od podstaw. Każda notatka powinna zawierać:

• Do: Dla kogo przeznaczona jest ta notatka? (Zespół, dział lub cała firma)
  Od: Kto go wysyła? (Imię i nazwisko oraz stanowisko)
  Data: Kiedy to zostało napisane
  Przedmiot: Krótki, konkretny tytuł, który natychmiast powie czytelnikowi, o czym jest notatka.

Przykład:
Do: Wszyscy pracownicy
Od: Jane Doe, kierownik ds. zasobów ludzkich
Data: 1 lutego 2025 r.
Przedmiot: Nowa polityka pracy zdalnej

2. Oświadczenie otwierające (cel notatki)

Przejdź od razu do rzeczy. W pierwszym zdaniu, powiedzieć ludziom, dlaczego to czytają. To nie jest miejsce na długie wstępy - po prostu jasne "Oto o co chodzi" oświadczenie.

Przykład:
"Niniejsza notatka przedstawia zaktualizowaną politykę firmy dotyczącą pracy zdalnej, obowiązującą od 1 marca 2025 r.".

3. Treść (szczegóły i informacje uzupełniające)

Tutaj podać szczegóły. W zależności od tematu, sekcja ta może zawierać:

• The kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego ogłoszenia
• Kluczowe daty, terminy lub instrukcje
• Wszelkie niezbędne Informacje ogólne lub uzasadnienie

Krótkie zdaniaW razie potrzeby używaj wypunktowań i dołączaj tylko istotne szczegóły - nikt nie chce przekopywać się przez akapity tekstu, aby znaleźć główny punkt.

Przykład:
"Od 1 marca pracownicy będą musieli pracować w biurze co najmniej dwa dni w tygodniu. Celem jest utrzymanie elastyczności przy jednoczesnym wspieraniu współpracy. Zespoły mogą koordynować swoje dni pracy w biurze w oparciu o potrzeby działu".

4. Wezwanie do działania (kolejne kroki lub zalecenia)

Co ludzie powinni zrobić po przeczytaniu tego? Niezależnie od tego, czy chodzi o śledzenie nowego procesu, uczestnictwo w spotkaniu czy zadawanie pytań, Wyraźnie to napisz.

Przykład:
"Kierownicy powinni skoordynować działania ze swoimi zespołami, aby sfinalizować harmonogramy pracy w biurze do 15 lutego. W razie pytań prosimy o kontakt z działem kadr".

5. Uwagi końcowe (opcjonalnie)

Nie każda notatka wymaga zamknięcia, ale jeśli chcesz Zakończ pozytywnym akcentemZwykłe podziękowanie lub uznanie może pomóc.

Przykład:
"Dziękujemy za elastyczność w dalszym doskonaleniu naszych zasad pracy. Doceniamy wasze zaangażowanie we współpracę i sukces".

Przewodnik krok po kroku dotyczący pisania notatek służbowych

Oto jak zrobić to szybko i bez zbędnego zastanawiania się.

Krok 1: Zdefiniuj cel

Jeśli nie wiesz dokładnie dlaczego piszesz tę notatkę, czytelnik też nie. 

Zachowaj prostotę - jakie jest kluczowe przesłanie? Jeśli nie możesz podsumować go w jednym zdaniu, przemyśl swoje podejście.

Krok 2: Identyfikacja odbiorców

Kto to czyta? Sposób formułowania wypowiedzi będzie się zmieniał w zależności od tego, czy zwracasz się do kierownictwa, zespołu czy całej firmy. 

Dostosuj swoją notatkę tak, aby przemawiała bezpośrednio do osób, które muszą na nią zareagować.

Krok 3: Napisanie notatki 

Zamiast zaczynać od zera, pozwól nam Czat AI wykonać ciężką pracę. Wystarczy wprowadzić prosty monit, taki jak:

• "Napisz profesjonalną notatkę ogłaszającą nowe zasady pracy zdalnej".
• "Przygotuj notatkę dotyczącą aktualizacji zespołu na temat zbliżającego się terminu realizacji projektu".
• "Utwórz notatkę o aktualizacjach zabezpieczeń biura dla pracowników".

AI Chat wygeneruje uporządkowaną, dobrze napisaną wersję roboczą w ciągu kilku sekund, oszczędzając czas i wysiłek.

Sprawdź to:

Krok 4: Dopracowanie i personalizacja

AI Chat daje mocny punkt wyjścia, ale Nie kopiuj i nie wklejaj. 

Przeczytaj notatkę i wprowadź poprawki, aby dopasować ją do swojego tonu, dodać szczegóły specyficzne dla firmy i upewnić się, że jest autentyczna dla Twojego zespołu.

Krok 5: Humanizacja wersji końcowej

Nawet przy użyciu sztucznej inteligencji, notatki powinny nadal sprawiać wrażenie ludzkich i naturalnych.

 Wrzuć ostateczną wersję roboczą do AI Humanizer aby wygładzić wszelkie robotyczne sformułowania i upewnić się, że brzmi jak coś, co faktycznie byś wysłał.

Poznaj nasz AI Detector i Humanizer, korzystając z poniższego widżetu!

Przykłady skutecznych notatek

Potrzebujesz notatki, ale nie chcesz zaczynać od zera? 

Oto cztery gotowe do użycia przykłady, które można dostosować i wysłać.

Przykład 1: Aktualizacja polityki wewnętrznej

Scenariusz: Twoja firma aktualizuje swoje zasady pracy zdalnej, a pracownicy muszą zostać o tym poinformowani.

Do: Wszyscy pracownicy
Od: [Imię i nazwisko], kierownik ds. zasobów ludzkich
Data: [Dzisiejsza data]
Przedmiot: Zaktualizowane zasady pracy zdalnej - obowiązujące [Data]

Począwszy od [Data], aktualizujemy nasze zasady pracy zdalnej, aby umożliwić pracownikom pracę z domu do trzech dni w tygodniu. 

Zmiana ta opiera się na opiniach pracowników i naszym zaangażowaniu w utrzymanie elastyczności przy jednoczesnym wspieraniu współpracy osobistej.

Kluczowe szczegóły:

• Pracownicy muszą koordynować swoje dni pracy zdalnej z przełożonymi.
• Obecność w biurze jest wymagana podczas spotkań zespołu i kluczowych sesji współpracy.
• Wszystkie ustalenia dotyczące pracy zdalnej powinny zostać sfinalizowane z działem HR do [Termin].

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z działem kadr pod adresem [dane kontaktowe]. Dziękujemy za gotowość do dostosowania się, ponieważ nadal ulepszamy nasze zasady dotyczące miejsca pracy.

Przykład 2: Notatka o stanie projektu

Scenariusz: Twój zespół potrzebuje szybkiej aktualizacji na temat postępów dużego projektu.

Do: Zespół projektowy
Od: [Twoje imię i nazwisko], kierownik projektu
Data: [Dzisiejsza data]
Przedmiot: Aktualizacja statusu projektu X - zakończenie fazy 2

Cieszymy się, że możemy się tym podzielić Faza 2 Projektu X została zakończona i jesteśmy na dobrej drodze, aby przejść do Fazy 3 do [Data].

Ostatnie postępy:

• Zespół programistów sfinalizował podstawowe funkcje.
• Zespół marketingowy ukończył wstępny projekt kampanii.
• Testy QA są w toku i zakończą się do [Data].

Następne kroki:

• Końcowe testy i przegląd zostaną zakończone do [Termin].
• Spotkanie inauguracyjne dla Fazy 3 zaplanowane na [Data/godzina spotkania].

Jeśli masz jakieś blokady lub potrzebujesz dodatkowego wsparcia, skontaktuj się ze mną lub liderem swojego zespołu.

Przykład 3: Notatka przypominająca o spotkaniu

Scenariusz: Zbliża się spotkanie całego działu i chcesz mieć pewność, że wszyscy wezmą w nim udział.

Do: Zespół sprzedaży
Od: [Twoje imię i nazwisko], dyrektor ds. sprzedaży
Data: [Dzisiejsza data]
Przedmiot: Przypomnienie: Kwartalne Spotkanie Sprzedaży - [Data/Godzina]

Jest to przypomnienie, że nasze Kwartalne spotkanie dotyczące sprzedaży odbędzie się w dniu [Data] o [Godzina] w [Lokalizacja] (lub przez Zoom).

Najważniejsze punkty porządku obrad:

• Przegląd wyników sprzedaży za I kwartał
• Strategie wdrażania nowych klientów
• Korekty celów sprzedażowych na Q2

Prosimy o przybycie z wszelkimi aktualizacjami lub pytaniami. Jeśli nie możesz uczestniczyć, daj mi znać jak najszybciej. Z niecierpliwością czekamy na spotkanie ze wszystkimi!

Przykład 4: Notatka z ogłoszenia

Scenariusz: Twoja firma wita nowego członka zespołu i chcesz go przedstawić.

Do: Wszyscy pracownicy
Od: [Imię i nazwisko], HR
Data: [Dzisiejsza data]
Przedmiot: Witamy [imię i nazwisko nowego pracownika] w zespole!

Z radością ogłaszamy, że [Imię i nazwisko nowego pracownika] dołącza do [Działu/Zespołu] jako nasz nowy [Stanowisko]! Ich pierwszy dzień będzie [Data rozpoczęcia]i będą ściśle współpracować z [Team Lead/Manager].

Trochę o [Imię i nazwisko nowego pracownika]:

• Pochodzi z [poprzednia firma/doświadczenie].
• Pasjonat [umiejętności/zainteresowania branżowe].
• Ciekawostka: [Coś lekkiego i wciągającego].

Prosimy o ciepłe powitanie nowego pracownika!

Końcowe przemyślenia na temat pisania notatek

Notatka ma na celu szybkie i jasne przekazanie ważnych informacji. 

Jeśli ludzie muszą go ponownie przeczytać, aby zrozumieć sens, nie spełnia on swojego zadania.

Pisz krótko, spraw, by kolejne kroki były oczywiste i pisz jak człowiek, a nie jak korporacyjny robot. 

A jeśli chcesz zaoszczędzić czas?

Nasz Czat AI może sporządzić ustrukturyzowaną notatkę w ciągu kilku sekund, a AI Humanizer zapewnia, że brzmi to jak ty.

Czy nie jest lepiej, gdy ludzie faktycznie czytają - i rozumieją - to, co napisałeś?