W zeszłym tygodniu moja znajoma rekruterka przekazała mi wiadomość e-mail od kandydata, którego zamierzała zatrudnić.
Początek był świetny. Ciepłe powitanie, dobrze napisana wiadomość, a nawet prawdziwa ekscytacja pracą.
Potem dotarłem do końca.
Bez podpisu. Nie, dziękuję. Tylko: "W porządku, daj mi znać".
Powiedziała, że czuła się tak, jakby ktoś zamknął drzwi w połowie rozmowy. Było to co najmniej niezręczne i nagłe.
Większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, że zakończenie wiadomości e-mail może przechylić szalę na ich korzyść lub całkowicie ich odepchnąć.
Jest to jednak ostatnia rzecz, którą widzi czytelnik i która mówi mu, czy jesteś przemyślany, pospieszny, czy nawet wiarygodny.
Porozmawiajmy o tym, jak zakończyć wiadomość e-mail, aby działała na Twoją korzyść, a nie przeciwko Tobie.
Kluczowe wnioski
- Sposób zamknięcia wiadomości e-mail może pozostawić silniejsze wrażenie niż jej otwarcie.
- Powinieneś wybrać podpis, który pasuje do tego, do kogo piszesz i dlaczego piszesz.
- Kończąc wiadomość e-mail, należy wyjaśnić, co powinno nastąpić później, aby uniknąć nieporozumień.
- W przeciwnym razie odbiorca może zastanawiać się: "Co ja mam do cholery zrobić?".
- Krótkie podziękowanie może sprawić, że wiadomość będzie bardziej ludzka. Nie wahaj się więc powiedzieć "dziękuję" własnym głosem.
- Podpis pod wiadomością e-mail jest ważny z wielu powodów. Użyj prostego i łatwego do odczytania podpisu.
Elementy silnego zamknięcia wiadomości e-mail
Dobre zamknięcie wiadomości e-mail nie wynika z samego podpisania się imieniem i nazwiskiem.
Powinien on pozostawić czytelnika z jasnym wrażeniem, kim jesteś i co chcesz, aby zrobił dalej.
Aby zrobić to dobrze, zamknięcie wiadomości e-mail musi zawierać poniższe elementy.
Nigdy więcej nie martw się, że sztuczna inteligencja wykryje twoje teksty. Undetectable AI Może ci pomóc:
- Spraw, by pisanie wspomagane przez sztuczną inteligencję wyglądało podobny do człowieka.
- Obejście wszystkie główne narzędzia do wykrywania AI za pomocą jednego kliknięcia.
- Użycie AI bezpiecznie i pewnie w szkole i pracy.
- Naturalne zakończenie
Podpis powinien pasować do tonu i celu wiadomości e-mail. Zbyt swobodny może wydawać się nieprofesjonalny. Zbyt formalny może sprawiać wrażenie sztywnego.
- Profesjonalny, ale ciepły: Z wyrazami szacunku, Pozdrawiam serdecznie, Z poważaniem
- Przyjazny, ale pełen szacunku: Najlepszy, Dzięki, Serdecznie
- Swobodnie i szybko: Jeszcze raz dziękuję, Porozmawiajmy wkrótce, Uważaj na siebie
Unikaj przestarzałych lub zbyt osobistych zamknięć w kontekstach związanych z pracą (Z poważaniem, Dzięki, Miłość).
- Wyraźny następny krok
Nigdy nie pozostawiaj czytelnika w niepewności. Zakończ linijką, która powie mu, co będzie dalej lub co chciałbyś, aby zrobił. Na przykład:
- "Z niecierpliwością czekam na twoje przemyślenia na ten temat".
- "Daj mi znać do czwartku, czy chcesz kontynuować".
- "Sprawdzę to na początku przyszłego tygodnia".
Ludzie są zajęci. Jeśli nie powiesz im, co mają robić dalej, mogą nie zrobić nic.
- Wdzięczność (w stosownych przypadkach)
Jeśli dana osoba poświęciła ci swój czas, uwagę lub pomoc, podziękuj jej. Może to być tak proste, jak:
- "Dziękuję za poświęcony mi dzisiaj czas".
- "Doceniam, że tak szybko się odezwałeś".
Wdzięczność sprawia, że wiadomość staje się ludzka i pozostawia pozytywne wrażenie końcowe.
- Imię i nazwisko (zawsze)
Wydaje się to oczywiste, ale pominięcie imienia i nazwiska (lub użycie tylko inicjałów) może sprawić, że wiadomość e-mail będzie wyglądać na nagłą lub nieostrożną.
Jest to ważniejsze, jeśli nigdy wcześniej nie spotkałeś tej osoby.
- Pełna nazwa jeśli jest to pierwszy kontakt lub formalna wiadomość e-mail.
- Tylko imię jeśli jest to ciągła rozmowa lub przyjacielska wymiana zdań.
- Profesjonalny blok podpisu
Podpis powinien ułatwiać czytelnikowi znalezienie podstawowych informacji o użytkowniku, nie zamieniając końca wiadomości e-mail w ścianę tekstu.
Uwzględnij następujące informacje.
- Pełna nazwa
- Stanowisko lub rola
- Firma (jeśli dotyczy)
- Dane kontaktowe (e-mail, telefon, LinkedIn)
Nie używaj inspirujących cytatów, emotikonów ani długich zastrzeżeń. Zachowaj czystość. Może to być tak proste, jak to:
6. Zakończ we właściwy sposób
Zanim wyślesz wiadomość, przeczytaj ponownie zakończenie i zadaj sobie pytanie:
"Czy gdybym rozmawiał z tą osobą twarzą w twarz, powiedziałbym to w ten sposób?". Dopasowanie tonu buduje zaufanie i pokazuje inteligencję emocjonalną.
Korzystanie z narzędzia, które pomoże ci w tych niuansach, jest również świetnym pomysłem. Ja na przykład używam narzędzia AI Humanizer przez Undetectable AI, aby wygładzić moje zamknięcia e-maili.
Przepisuje niezręczne zdania, aby były bardziej naturalne.
Linie zamykające, które działają
Umiejętność kończenia wiadomości e-mail to nie lada sztuka. W ciągu ostatnich kilku lat udało mi się zebrać w rękawie kilka sztuczek, które naprawdę działają.
Za każdym razem.
Kiedy czekasz na odpowiedź
- "Z niecierpliwością czekam na twoje przemyślenia".
- "Czy możesz potwierdzić, że to działa?".
- "Daj mi znać, jeśli będziesz potrzebować ode mnie czegoś jeszcze".
Takie zakończenia sygnalizują, że oczekiwana jest odpowiedź, ale nie brzmią wymagająco. Ton jest otwarty i oparty na współpracy, więc czytelnikowi łatwiej jest odpowiedzieć.
Kiedy wysyłasz informacje
- "Mam nadzieję, że to pomoże ruszyć z miejsca".
- "Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania".
- "Będę tutaj, jeśli będziesz potrzebować więcej szczegółów".
Te przykłady pokazują, że jesteś dostępny do dalszych działań i utrzymujesz otwarte drzwi do dalszej rozmowy. Sprawia to, że jesteś postrzegany jako osoba wspierająca.
Kiedy ponownie dotkniesz bazy
- "Sprawdzam tylko, na jakim etapie jesteśmy".
- "Chciałem kontynuować, na wypadek gdyby mój ostatni e-mail został zablokowany".
- "Jakieś aktualizacje z twojej strony?"
Uznają rzeczywistość, że e-maile są pomijane, co łagodzi działania następcze. Nie sprawiasz też wrażenia zbyt zdesperowanego.
Są to uprzejme przypomnienia, które wciąż tworzą delikatne poczucie pilności.
Kiedy kończysz pozytywną interakcję
- "Świetnie się z tobą pracowało".
- "Jeszcze raz dziękuję za poświęcony czas i spostrzeżenia".
- "Nie mogę się doczekać naszej następnej rozmowy".
Linie te wzmacniają dobrą wolę i pozostawiają pozytywne wrażenie końcowe. Pomaga to wzmocnić relacje i ułatwia przyszłą komunikację.
Kiedy nakłaniasz do podjęcia decyzji
- "Jeśli nie odezwiesz się do piątku, założę, że nie pasujemy do siebie". (grzecznie, ale wyraźnie)
- "Możemy kontynuować, jak tylko otrzymam twoją zgodę".
- "Chętnie pójdziemy naprzód, gdy tylko będziesz gotowy".
W ten sposób wszystko jest jasne, a jednocześnie pełne szacunku. Czytelnik wie, na co czekasz, ale nie czuje się popychany lub niekomfortowo.
Najlepsze zakończenia, szczególnie dla e-mail marketingsą krótkie i na temat. I, jak mówiliśmy wcześniej, powinny pasować do ogólnego tonu wiadomości e-mail.
Jeśli jest to obszar, z którym się zmagasz, wypróbuj Undetectable AI Generator wiadomości e-mail.
Użyj go do generowania specyficznych dla tonu linii zamykających dla swoich e-maili i jesteś złoty!
Powszechnie używane zwroty
Używanie odpowiedniego podpisu jest ważnym aspektem nauki profesjonalnego kończenia wiadomości e-mail.
Pozwól, że podzielę się kilkoma z moich ulubionych opcji.
Formalny
Najlepszy do pierwszych kontaktów, podań o pracę lub oficjalnej korespondencji.
- Z poważaniem,
- Pozdrawiam serdecznie,
- Z poważaniem,
Neutralny
Idealny do codziennych e-maili biznesowych lub bieżących relacji zawodowych.
- Dzięki,
- Pozdrawiam serdecznie,
- Wszystkiego najlepszego,
Zwykły
Odpowiedni dla dobrze znanych współpracowników, wewnętrznych rozmów zespołowych lub przyjaznej wymiany doświadczeń zawodowych.
- Dzięki
- Porozmawiajmy wkrótce
- Uważaj na siebie
Przykłady według sytuacji
Właściwe zamknięcie wiadomości e-mail zależy od tego, do kogo piszesz i dlaczego. Różne sytuacje wymagają różnych poziomów formalności, tonu i szczegółowości.
Oto kilka przykładów, których możesz użyć jako przewodnika.
- Jak zakończyć wiadomość e-mail do profesora?
Wysyłając wiadomość e-mail do profesora, należy okazać szacunek i profesjonalizm. Nawet jeśli są przyjaźni w klasie, Twój e-mail powinien być wystarczająco formalny dla środowiska akademickiego.
Przykład:
Dziękuję za poświęcony czas i wskazówki.
Pozdrawiam serdecznie,
Imię i nazwisko
Jest to podziękowanie, grzeczne zakończenie i podanie pełnego imienia i nazwiska, aby profesor wiedział, kim jesteś.
- Jak zakończyć wiadomość e-mail do potencjalnego pracodawcy?
Gdy ubiegasz się o pracę, kontynuujesz rozmowę kwalifikacyjną lub kontaktujesz się z kimś w celu nawiązania kontaktów, sposób zakończenia wiadomości e-mail ma znaczenie. Powinieneś być uprzejmy, pewny siebie i gotowy na następny krok.
Przykład:
Doceniam Twój czas i mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.
Z poważaniem,
Imię i nazwisko
- Jak zakończyć wiadomość e-mail do klienta
Wiadomości e-mail do klientów zawsze powinny kończyć się w przyjazny sposób. Ale, nie popełnij błędu, muszą one również jasno określać następny krok.
Przykład:
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tej propozycji, daj mi znać.
Pozdrawiam serdecznie,
Imię i nazwisko
Takie zakończenia są uprzejme, jasne i zachęcają drugą osobę do odpowiedzi, jeśli tego potrzebuje.
- Jak zakończyć wiadomość e-mail do współpracownika
W przypadku członków zespołu lub współpracowników, z którymi często się kontaktujesz, możesz być mniej formalny, zachowując szacunek.
Przykład:
Dzięki za tak szybkie podjęcie tematu.
Najlepsze,
Imię i nazwisko
Jest przyjazny, wdzięczny i wydajny.
- Jak zakończyć wiadomość e-mail do znajomego
Jeśli dobrze znasz daną osobę, nie potrzebujesz sztywnego, formalnego zakończenia. Cieplejsze, bardziej swobodne zakończenie będzie lepsze.
Przykład:
Nie mogę się doczekać, aby wkrótce nadrobić zaległości!
Na zdrowie,
Imię i nazwisko
Sprawia wrażenie przyjaznego i osobistego i pasuje do relacji, w których formalność nie jest potrzebna.
Wskazówki dotyczące formatowania podpisu
Uczniowie często pytają, jak zakończyć wiadomość e-mail do nauczyciela. Pracownicy zastanawiają się, jak zakończyć wiadomość e-mail do szefa.
W końcu wszyscy jedziemy na tym samym wózku.
Sekret tkwi w podpisie. Dobrze wykonany podpis może zmienić e-mail z niedokończonego w wyglądający na dopracowany i profesjonalny.
- Co należy uwzględnić
Ta część powinna być najprostsza. Wystarczy podać imię i nazwisko, tytuł lub stanowisko oraz dane kontaktowe.
- Podpisy tekstowe i graficzne
Podpisy tekstowe są często lepszym wyborem, ponieważ ładują się szybko i działają na wszystkich urządzeniach.
Podpisy graficzne (z logo lub obrazami) mogą wyglądać na dopracowane, ale mogą nie wyświetlać się poprawnie w każdej skrzynce odbiorczej i mogą zwiększać rozmiar pliku.
- Kiedy używać narzędzi do podpisywania wiadomości e-mail?
Oprócz korzystania z Sztuczna inteligencja do pisania e-mailiNarzędzia takie jak Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator lub MySignature mogą pomóc w zaprojektowaniu profesjonalnie wyglądającego podpisu bez konieczności posiadania umiejętności projektowania.
Są świetne, jeśli pracujesz z klientami lub chcesz uzyskać bardziej profesjonalny wygląd.
W przypadku zwykłych e-maili lub wiadomości do zespołu można je pominąć.
Typowe błędy, których należy unikać
Świetna wiadomość e-mail może się nie udać, jeśli jej zakończenie nie będzie odpowiednie. Oto kilka błędów, na które należy uważać:
- Dodawanie niepotrzebnych przeprosin: Zakończenie słowami "Przepraszam, że przeszkadzam" lub "Wiem, że jesteś zajęty" może sprawić, że nie będziesz pewny siebie. Możesz być uprzejmy bez poniżania siebie.
- Używanie fraz wypełniających: Zwroty takie jak "To wszystko, co mam na teraz" lub "Po prostu pomyślałem, że się odezwę" nie wnoszą wartości dodanej. Jeśli nie pomagają w rozmowie, pomiń je.
- Nadmierna obietnica w ostatniej linijce: Obiecywanie "zadzwonię jutro", gdy nie masz pewności, może sprawić, że będziesz postrzegany jako osoba niewiarygodna. Zachowaj realistyczne zobowiązania do zamknięcia transakcji.
- Pozwalając literówkom wkraść się na koniec: Wiele osób sprawdza początek wiadomości e-mail, ale nie jej zakończenie. Błędnie wpisane imię i nazwisko lub niewłaściwa data w podpisie mogą zniweczyć cały wysiłek.
- Zapominanie o wezwaniu do działania: Jeśli chcesz, aby czytelnik coś zrobił, np. odpowiedział, zatwierdził, zaplanował, wyjaśnij to przed zamknięciem. W przeciwnym razie wiadomość e-mail będzie bezcelowa.
Zakończenie jest ostatnią rzeczą, którą odbiorca czyta przed podjęciem decyzji, co robić dalej. Upewnij się zatem, że jest ono dla niego pomocne, a nie dezorientujące.
Chcesz wypróbować nasz AI Detector i Humanizer? Są one dostępne poniżej!
Przemyślenia końcowe
Koniec wiadomości e-mail to część, którą ludzie zapamiętają. To miejsce, w którym pokazujesz, że jesteś rozważny i celowy. Dobre zakończenie sprawia, że druga osoba wie, co będzie dalej i jak zareagować.
Ostatecznie, sposób zakończenia wiadomości e-mail sprowadza się do wiedzy o tym, do kogo piszesz, dlaczego piszesz i jakie uczucia chcesz im pozostawić.
Zrób to dobrze, a twoje e-maile zaczną dobrze lądować. Aby uzyskać dodatkową jakość, wypróbuj Undetectable AI AI Humanizer i Generator wiadomości e-mail aby tworzyć naturalne, spersonalizowane zakończenia, które naprawdę łączą się z odbiorcami.
Rozpocznij bezpłatny okres próbny już dziś i spraw, by każda wiadomość e-mail była skuteczna. Niewykrywalna sztuczna inteligencja.