Ainda na semana passada, uma recrutadora minha amiga enviou-me um e-mail de um candidato que ela estava prestes a contratar.
O início foi ótimo. Saudação calorosa, mensagem bem escrita e até um entusiasmo genuíno pelo trabalho.
Depois cheguei ao fim.
Sem assinatura. Não, obrigado. Apenas: "Está bem, avisa-me."
Ela disse que parecia que alguém estava a fechar uma porta a meio de uma conversa. Foi, no mínimo, estranho e abrupto.
A maioria das pessoas não se apercebe de que o final de uma mensagem de correio eletrónico pode fazer pender a balança a seu favor ou afastá-las completamente.
Mas é a última coisa que o leitor vê e diz-lhe se é atencioso, apressado ou mesmo fiável.
Vamos falar sobre como terminar uma mensagem de correio eletrónico para que funcione a seu favor e não contra si.
Principais conclusões
- A forma como fecha a mensagem de correio eletrónico pode deixar uma impressão mais forte do que a abertura.
- Deve escolher uma assinatura que se adeqúe a quem está a escrever e ao motivo pelo qual está a escrever.
- Ao terminar uma mensagem de correio eletrónico, deve deixar claro o que deve acontecer a seguir para que não haja confusão.
- Caso contrário, o destinatário pode ficar a pensar: "Mas que raio é que eu devo fazer?"
- Um breve agradecimento pode tornar a sua mensagem mais humana. Por isso, não hesite em dizer "obrigado" na sua própria voz.
- Uma assinatura de correio eletrónico é importante por muitas razões. Utilize uma assinatura simples e fácil de ler.
Elementos de um fecho de correio eletrónico forte
Um bom fecho de correio eletrónico não resulta apenas da assinatura do seu nome.
Deve deixar o leitor com uma impressão clara de quem é e do que quer que ele faça a seguir.
Para o fazer corretamente, o fecho da mensagem de correio eletrónico deve conter os elementos abaixo indicados.
Nunca mais se preocupe com o facto de a IA detetar os seus textos. Undetectable AI Pode ajudar-vos:
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- Uma saída natural
A sua assinatura deve corresponder ao tom e ao objetivo do seu e-mail. Demasiado casual pode parecer pouco profissional. Demasiado formal pode parecer rígido.
- Profissional mas caloroso: Com os melhores cumprimentos, Saudações, Com os melhores cumprimentos
- Amigável mas respeitoso: Melhor, Agradecimentos, Com carinho
- Casual e rápido: Mais uma vez, obrigado, Falar em breve, Cuidar de si
Evitar encerramentos desactualizados ou demasiado pessoais em contextos relacionados com o trabalho (Com os melhores cumprimentos, Saúde, Amor).
- Um próximo passo claro
Nunca deixe o leitor na dúvida. Termine com uma frase que lhe diga o que acontece a seguir ou o que gostaria que ele fizesse. Por exemplo:
- "Estou ansioso por ouvir a vossa opinião sobre isto."
- "Por favor, digam-me até quinta-feira se querem continuar."
- "Vou entrar em contacto no início da próxima semana para saber como está."
As pessoas estão ocupadas. Se não lhes disser o que fazer a seguir, podem não fazer nada.
- Gratidão (quando apropriado)
Se a pessoa lhe deu tempo, atenção ou ajuda, agradeça-lhe. Pode ser algo tão simples como:
- "Obrigado pelo vosso tempo hoje."
- "Agradeço que me tenhas respondido tão depressa."
A gratidão faz com que a sua mensagem pareça humana e deixa uma impressão final positiva.
- O seu nome (sempre)
Parece óbvio, mas omitir o seu nome (ou usar apenas as iniciais) pode fazer com que o seu e-mail pareça abrupto ou descuidado.
Isto é ainda mais importante se nunca tiver conhecido a pessoa antes.
- Nome completo se se tratar de um primeiro contacto ou de um e-mail formal.
- Nome próprio apenas se se tratar de uma conversa em curso ou de uma troca de impressões amigável.
- Um bloco de assinatura profissional
A sua assinatura deve permitir que o leitor encontre facilmente os seus dados básicos, sem transformar o final do seu e-mail numa parede de texto.
Incluir o seguinte.
- Nome completo
- Título ou função do emprego
- Empresa (se relevante)
- Informações de contacto (e-mail, telefone, LinkedIn)
Não utilize citações inspiradoras, emojis ou longas declarações de exoneração de responsabilidade. Mantenha-o simples. Pode ser tão simples como isto:
6. Terminar com a nota certa
Antes de clicar em enviar, releia o seu fecho e pergunte a si próprio:
"Se eu estivesse a falar com esta pessoa cara a cara, diria isto desta forma?" A correspondência de tom cria confiança e demonstra inteligência emocional.
Utilizar uma ferramenta para o ajudar com estas nuances também é uma óptima ideia. Por exemplo, eu uso a ferramenta Humanizador de IA pela Undetectable AI para suavizar o fecho das minhas mensagens de correio eletrónico.
Reescreve frases estranhas para as tornar mais naturais.
Linhas de fecho que funcionam
Saber como terminar um e-mail é uma habilidade. Ao longo dos últimos anos, consegui reunir alguns truques na manga que realmente funcionam.
Sempre.
Quando se está à espera de uma resposta
- "Estou ansioso por ouvir as vossas ideias."
- "Pode confirmar se isto funciona para si?"
- "Avisa-me se precisares de mais alguma coisa de mim."
Estas linhas finais indicam que se espera uma resposta sem parecerem exigentes. O tom é aberto e colaborativo, pelo que é mais fácil para o leitor responder.
Quando está a enviar informações
- "Espero que isto ajude a pôr as coisas a andar."
- "Avisa-me se tiveres alguma dúvida."
- "Estarei aqui se precisarem de mais pormenores."
Estes exemplos mostram que está disponível para dar seguimento e mantém a porta aberta para mais conversas. Isto também faz com que seja visto como um apoiante.
Quando se está a tocar novamente na base
- "Só estou a ver em que pé estamos com isto."
- "Queria fazer um seguimento, caso o meu último e-mail tenha ficado enterrado."
- "Alguma novidade da vossa parte?"
Reconhecem a realidade de que os e-mails são perdidos, o que suaviza o seguimento. Também não parece demasiado desesperado.
São lembretes educados que, ainda assim, criam uma ligeira sensação de urgência.
Quando se está a terminar uma interação positiva
- "Foi ótimo trabalhar convosco nisto."
- "Mais uma vez, obrigado pelo vosso tempo e conhecimentos."
- "Estou ansioso pela nossa próxima conversa."
Estas linhas reforçam a boa vontade e deixam uma impressão final positiva. Isto ajuda a reforçar as relações e facilita a comunicação futura.
Quando se é pressionado a tomar uma decisão
- "Se não tiver notícias suas até sexta-feira, presumo que não seja a melhor altura para o fazer." (educado mas claro)
- "Podemos avançar assim que tiver a vossa aprovação."
- "Fico feliz por avançar quando estiveres pronto."
É assim que se mantém as coisas claras sem deixar de ser respeitoso. O leitor sabe do que está à espera, mas não se sente pressionado ou desconfortável.
As melhores frases de encerramento, especialmente para marketing por correio eletrónicosão curtos e diretos. E, como falámos anteriormente, devem corresponder ao tom geral do seu e-mail.
Se essa é uma área em que tem dificuldades, experimente o Undetectable AI's Gerador de correio eletrónico.
Utilize-o para gerar linhas de fecho de tom específico para os seus e-mails, e já está!
Frases comuns de despedimento
Utilizar uma assinatura adequada é um aspeto importante para aprender a terminar uma mensagem de correio eletrónico de forma profissional.
Deixem-me partilhar algumas das minhas opções preferidas.
Formal
Ideal para os primeiros contactos, candidaturas a emprego ou correspondência oficial.
- Com os melhores cumprimentos,
- Com os melhores cumprimentos,
- Com os melhores cumprimentos,
Neutro
Ideal para e-mails de negócios diários ou relações profissionais contínuas.
- Obrigado,
- Com os melhores cumprimentos,
- Tudo de bom,
Casual
Adequado para colegas que conhece bem, conversas internas de equipa ou trocas de impressões profissionais amigáveis.
- Saúde
- Falar em breve
- Cuidar de si
Exemplos por situação
O fecho de correio eletrónico correto depende da pessoa a quem está a escrever e porquê. Situações diferentes exigem níveis diferentes de formalidade, tom e pormenor.
Eis alguns exemplos que pode utilizar como guia.
- Como terminar um e-mail para um professor
Ao enviar um e-mail a um professor, deve mostrar respeito e profissionalismo. Mesmo que sejam simpáticos na aula, o seu e-mail deve ser suficientemente formal para um ambiente académico.
Exemplo:
Obrigado pelo vosso tempo e orientação.
Com os melhores cumprimentos,
O seu nome completo
Diz obrigado, termina educadamente e partilha o seu nome completo para que o professor saiba quem é.
- Como terminar um e-mail para um potencial empregador
Quando se está a candidatar a um emprego, a fazer o acompanhamento após uma entrevista ou a contactar alguém para estabelecer uma rede de contactos, a forma como termina o seu e-mail é importante. Deve parecer educado, confiante e pronto para o passo seguinte.
Exemplo:
Agradeço o seu tempo e espero ter notícias suas em breve.
Com os melhores cumprimentos,
O seu nome completo
- Como terminar um e-mail para um cliente
E-mails para clientes devem terminar sempre de uma forma amigável. Mas, não se engane, eles também devem ser claros sobre o próximo passo.
Exemplo:
Se tiver alguma dúvida sobre a proposta, contacte-me.
Com os melhores cumprimentos,
O seu nome completo
Estes encerramentos são educados, claros e convidam a outra pessoa a responder se for necessário.
- Como terminar um e-mail para um colega
Para os colegas de equipa ou de trabalho com quem interage frequentemente, pode ser menos formal, mantendo o respeito.
Exemplo:
Obrigado por ter vindo tão rapidamente.
O melhor,
O seu primeiro nome
É amigável, apreciativo e eficiente.
- Como terminar um e-mail para um amigo
Se conhece bem a pessoa, não precisa de um final rígido e formal. Um fecho mais caloroso e descontraído é melhor.
Exemplo:
Mal posso esperar para nos encontrarmos em breve!
Saúde,
O seu primeiro nome
Parece amigável e pessoal, e adequa-se ao tipo de relação em que a formalidade não é necessária.
Dicas de formatação de assinaturas
Os estudantes perguntam frequentemente como terminar uma mensagem de correio eletrónico dirigida a um professor. Os empregados perguntam-se como terminar uma mensagem de correio eletrónico para o seu chefe.
No fim de contas, estamos todos no mesmo barco.
O segredo está na sua assinatura. Uma assinatura bem feita pode fazer com que um e-mail deixe de parecer inacabado e passe a parecer polido e profissional.
- O que incluir
Esta parte é a mais simples. Inclua apenas o seu nome completo, título ou função e informações de contacto.
- Assinaturas de texto vs. assinaturas gráficas
As assinaturas de texto são frequentemente uma melhor escolha, uma vez que carregam rapidamente e funcionam em todos os dispositivos.
Assinaturas gráficas (com logótipos ou imagens) podem ter um aspeto elegante, mas podem não ser apresentados corretamente em todas as caixas de entrada e podem aumentar o tamanho do ficheiro.
- Quando utilizar ferramentas de assinatura de correio eletrónico
Para além de utilizar IA para escrever mensagens electrónicasSe tiver uma assinatura profissional, ferramentas como o Wisestamp, o HubSpot Email Signature Generator ou o MySignature podem ajudá-lo a criar uma assinatura com aspeto profissional sem necessitar de conhecimentos de design.
São óptimos para quem trabalha com clientes ou pretende um toque mais profissional.
Para mensagens de correio eletrónico casuais ou mensagens para a sua equipa, pode ignorá-las.
Erros comuns a evitar
Uma óptima mensagem de correio eletrónico pode não dar em nada se o final parecer errado. Eis alguns erros a que deve estar atento:
- Acrescentar desculpas desnecessárias: Terminar com "Desculpe o incómodo" ou "Sei que está ocupado" pode fazer com que pareça inseguro. É possível ser educado sem se rebaixar.
- Utilizar frases de preenchimento: Frases como "É tudo o que tenho por agora" ou "Pensei apenas em contactá-lo" não acrescentam valor. Se não está a ajudar a conversa, ignore-a.
- Excesso de promessas na última linha: Prometer "Ligo-lhe amanhã" quando não tem a certeza pode fazer com que pareça pouco fiável. Mantenha os seus compromissos de fecho realistas.
- Deixar que os erros de digitação apareçam no final: Muitas pessoas revêem o início do seu correio eletrónico, mas não o fim. Um nome mal escrito ou uma data incorrecta no final da mensagem pode anular todo o seu esforço.
- Esquecer o apelo à ação: Se precisar que o leitor faça alguma coisa, ou seja, responda, aprove, agende, deixe isso claro antes de fechar. Caso contrário, o seu correio eletrónico não fará sentido.
O seu final é a última coisa que o destinatário lê antes de decidir o que fazer a seguir. Por isso, certifique-se de que o ajuda e não o confunde.
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Considerações finais
O final do seu e-mail é a parte que as pessoas vão recordar. É aqui que se mostra que se é atencioso e intencional. Um bom fecho torna mais fácil para a outra pessoa saber o que se segue e como responder.
No final do dia, a forma de terminar uma mensagem de correio eletrónico resume-se a saber para quem está a escrever, porque está a escrever e com que sentimento quer deixá-los.
Se o fizer corretamente, os seus e-mails começarão a ser bem recebidos. Para um maior polimento, experimente o serviço Undetectable AI's Humanizador de IA e Gerador de correio eletrónico para criar encerramentos naturais e personalizados que se ligam verdadeiramente ao seu público.
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