Cum să scrii un memoriu: Structură, sfaturi și exemple

Nimeni nu se trezește încântat să scrie un memoriu.

Dar să recunoaștem, uneori, trebuie să transmiteți rapid și clar informații importante.

Fie că anunțați o nouă politică, vă informați echipa sau anunțați despre o schimbare viitoare, o notă de serviciu simplifică lucrurile: fără e-mailuri, fără întâlniri inutile, doar o comunicare directă și la obiect.

Vestea bună? Redactarea unui memoriu nu trebuie să fie complicată.

Cu structura potrivită și câteva modificări inteligente, vă puteți asigura că mesajul dvs. este citit, înțeles și urmărit, fără ca cineva să se oprească la jumătatea drumului.

Să analizăm în detaliu.

Ce este un memoriu?

Un memo (prescurtarea de la memorandum) este un document scurt, structurat, utilizat pentru comunicare internă în cadrul unei întreprinderi sau organizații.

Spre deosebire de e-mailuri, care pot fi ocazionale sau conversaționale, memo-urile sunt menite să fie clare, directe și la obiect - perfecte pentru a împărtăși actualizări, politici sau instrucțiuni importante, fără nimic inutil.

Gândiți-vă la aceasta ca la versiunea profesională a "Hei, toată lumea, iată ce se întâmplă".

Fie că este de la un manager la o echipă, de la resurse umane la angajați sau de la conducere la întreaga companie, memoriile asigură că toată lumea este pe aceeași lungime de undă.

Când să utilizați un memoriu

Memoriile funcționează cel mai bine atunci când trebuie să comunicați informații importante unui grup de persoane într-un mod structurat. Ați putea utiliza un memo atunci când:

• Anunțarea unei modificări a politicii companiei (cum ar fi noile orientări privind munca de la domiciliu)
• Furnizarea de actualizări privind un proiect sau o inițiativă
• Prezentarea procedurilor sau a instrucțiunilor
• Efectuarea unui anunț intern al companiei
• Abordarea unei probleme care necesită o atenție imediată

Dacă mesajul dvs. este formal, trebuie să fie documentat sau implică mai mulți destinatari, o notă este soluția potrivită. Dacă este vorba de o verificare rapidă și informală, un e-mail sau un mesaj de chat ar putea fi suficient.

Acum că știți când pentru a utiliza un memo, să vorbim despre cum să structurăm unul în mod corespunzător.

Elementele cheie ale unui memoriu

O notă excelentă nu se referă doar la ceea ce spui, ci și la modul în care o structurezi. 

Păstrarea unui conținut clar, organizat și ușor de parcurs asigură citirea mesajului dvs. (și nu ignorarea acestuia într-o căsuță poștală plină cu alte lucruri). 

Iată ce ar trebui să includă fiecare memoriu:

1. Antet (Către, De la, Data, Subiect)

Începeți cu elementele de bază. Fiecare memoriu trebuie să includă:

• Pentru: Pentru cine este acest memoriu? (O echipă, un departament sau întreaga companie)
  De la: Cine o trimite? (Numele și funcția dvs.)
  Data: Când a fost scris
  Subiect: Un titlu scurt, specific, care spune imediat cititorului despre ce este vorba în memoriu

Exemplu:
Pentru: Toți angajații
De la: Jane Doe, HR Manager
Data: 1 februarie 2025
Subiect: Noua politică privind munca la distanță

2. Declarația de deschidere (scopul memoriului)

Treceți direct la subiect. În prima propoziție, spuneți-le oamenilor de ce citesc asta. Acesta nu este locul pentru prezentări lungi - doar o prezentare clară "Iată despre ce este vorba" declarație.

Exemplu:
"Acest memoriu prezintă politica actualizată a companiei privind munca la distanță, care intră în vigoare la 1 martie 2025."

3. Corp (detalii și informații justificative)

Iată unde dați detalii. În funcție de subiect, această secțiune poate include:

• The cine, ce, când, unde și de ce a anunțului
• Date cheie, termene limită sau instrucțiuni
• Orice necesar informații generale sau raționament

Păstrați frazele scurteFolosiți, dacă este necesar, puncte de reper și includeți numai detaliile relevante - nimeni nu dorește să sape prin paragrafe de text pentru a găsi punctul principal.

Exemplu:
"Începând cu 1 martie, angajații vor trebui să lucreze în birou cel puțin două zile pe săptămână. Scopul este de a menține flexibilitatea, promovând în același timp colaborarea. Echipele își pot coordona zilele în birou în funcție de nevoile departamentului."

4. Apel la acțiune (următorii pași sau recomandări)

Ce ar trebui să facă oamenii faceți după ce citiți acest text? Fie că este vorba de a urma un nou proces, de a participa la o întâlnire sau de a adresa întrebări, scrieți clar.

Exemplu:
"Managerii trebuie să se coordoneze cu echipele lor pentru a finaliza orarele de lucru până la 15 februarie. Dacă aveți întrebări, vă rugăm să contactați HR."

5. Observații de încheiere (opțional)

Nu orice memoriu are nevoie de o încheiere, dar dacă doriți să încheiați pe o notă pozitivă, o simplă mulțumire sau recunoaștere poate ajuta.

Exemplu:
"Vă mulțumim pentru flexibilitate pe măsură ce continuăm să ne îmbunătățim politicile de lucru. Apreciem angajamentul dvs. pentru colaborare și succes."

Ghid pas cu pas pentru redactarea unui memoriu

Iată cum să o faceți rapid, fără să vă gândiți prea mult.

Pasul 1: Definirea scopului

Dacă nu știți exact de ce scrieți acest memoriu, nici cititorul dvs. nu o va face. 

Păstrați simplitatea - care este mesajul-cheie? Dacă nu-l puteți rezuma într-o singură propoziție, regândiți-vă abordarea.

Pasul 2: Identificarea publicului

Cine citește asta? Modul în care formulați lucrurile se va schimba în funcție de faptul dacă vă adresați conducerii, echipei dumneavoastră sau întregii companii. 

Adaptați memoriul astfel încât să se adreseze direct persoanelor care trebuie să acționeze în consecință.

Pasul 3: Scrieți memoriul 

În loc să începeți de la zero, lăsați-ne Chat AI face munca grea. Trebuie doar să introduceți o solicitare simplă de genul:

• "Scrieți un memoriu profesional în care să anunțați o nouă politică de lucru la distanță."
• "Redactați un memoriu pentru o actualizare a echipei cu privire la termenul limită al unui proiect viitor."
• "Creați un memoriu despre actualizările de securitate ale biroului pentru angajați."

AI Chat va genera un proiect structurat și bine redactat în câteva secunde, economisind timp și efort.

Check it out:

Pasul 4: Rafinare și personalizare

AI Chat vă oferă un punct de plecare puternic, dar nu doar copiați și lipiți. 

Citiți memo-ul și faceți ajustări pentru a vă potrivi tonul, pentru a adăuga detalii specifice companiei și pentru a vă asigura că echipa dvs. îl consideră autentic.

Pasul 5: Umanizarea proiectului final

Chiar și cu ajutorul inteligenței artificiale, memorandumurile ar trebui să pară umane și naturale.

 Trimiteți proiectul final în AI Humanizer pentru a atenua orice frazare robotică și pentru a vă asigura că se citește ca ceva ce ați trimite de fapt.

Explorați Detectorul AI și Humanizer folosind widget-ul de mai jos!

Exemple de memorandumuri eficiente

Aveți nevoie de un memo, dar nu doriți să începeți de la zero? 

Iată patru exemple gata de utilizare pe care le puteți modifica și trimite.

Exemplul 1: Actualizarea politicii interne

Scenariu: Compania dumneavoastră își actualizează politica privind munca de la distanță, iar angajații trebuie să fie informați.

Pentru: Toți angajații
De la: [Numele dvs.], HR Manager
Data: [Data de azi]
Subiect: Politica actualizată privind munca la distanță - în vigoare [Data]

Începând cu [Data], ne actualizăm politica de lucru de la distanță pentru a permite angajaților să lucreze de acasă până la trei zile pe săptămână. 

Această schimbare se bazează pe feedback-ul angajaților și pe angajamentul nostru de a menține flexibilitatea, promovând în același timp colaborarea în persoană.

Detalii cheie:

• Angajații trebuie să își coordoneze zilele la distanță cu managerii lor.
• Prezența la birou este necesară pentru întâlnirile de echipă și sesiunile de colaborare cheie.
• Toate acordurile de lucru de la distanță trebuie finalizate cu HR până la [Termen limită].

Pentru orice întrebări, vă rugăm să contactați HR la [Informații de contact]. Vă mulțumim pentru adaptabilitatea dumneavoastră în timp ce continuăm să îmbunătățim politicile noastre la locul de muncă.

Exemplul 2: Memoriu privind stadiul proiectului

Scenariu: Echipa dvs. are nevoie de o actualizare rapidă a progresului unui proiect major.

Pentru: Echipa de proiect
De la: [Numele dvs.], Manager de proiect
Data: [Data de azi]
Subiect: Actualizarea situației proiectului X - Finalizarea fazei 2

Suntem bucuroși să împărtășim faptul că Faza 2 a proiectului X este acum finalizată și suntem în grafic pentru a trece la faza 3 până la [Data].

Progrese recente:

• Echipa de dezvoltare a finalizat caracteristicile de bază.
• Echipa de marketing a finalizat proiectul inițial al campaniei.
• Testarea QA este în desfășurare și se va încheia până la [Data].

Etapele următoare:

• Testarea și revizuirea finală vor fi finalizate până la [Termen limită].
• Reuniunea de lansare a fazei 3 este programată pentru [Data/ora reuniunii].

Dacă aveți blocaje sau aveți nevoie de sprijin suplimentar, contactați-mă pe mine sau pe șeful echipei dumneavoastră.

Exemplul 3: Memoriu de convocare a unei reuniuni

Scenariu: Urmează o întâlnire la nivel de departament și doriți să vă asigurați că toată lumea participă.

Pentru: Echipa de vânzări
De la: [Numele dvs.], Director de vânzări
Data: [Data de azi]
Subiect: Memento: Reuniunea trimestrială de vânzări - [Data/ora]

Acesta este un memento că Reuniunea trimestrială de vânzări va avea loc pe [Data] la [Ora] în [Locația] (sau prin Zoom).

Principalele puncte de pe ordinea de zi:

• Revizuirea performanței vânzărilor în primul trimestru
• Strategii de integrare a clienților noi
• Ajustări ale obiectivelor de vânzări pentru trimestrul al doilea

Vă rugăm să veniți pregătiți cu orice actualizări sau întrebări. Dacă nu puteți participa, anunțați-mă cât mai curând posibil. Aștept cu nerăbdare să mă întâlnesc cu toată lumea!

Exemplul 4: Anunț Memo

Scenariu: Compania dvs. primește un nou membru al echipei și doriți să îl prezentați.

Pentru: Tot personalul
De la: [Numele dvs.], HR
Data: [Data de azi]
Subiect: Bun venit [Numele noului angajat] în echipă!

Suntem încântați să anunțăm că [Numele noului angajat] se alătură [departamentului/echipei] ca noul nostru [titlul postului]! Prima lor zi va fi pe [Data de începere], și vor lucra în strânsă colaborare cu [Team Lead/Manager].

Puțin despre [numele noului angajat]:

• Vine de la [Compania/Experiența anterioară].
• Pasionat de [Competență/interes în domeniu].
• Fapt amuzant: [Something Light & Engaging].

Vă rugăm să-i urați un călduros bun venit lui [Numele noului angajat] atunci când îl vedeți!

Gânduri finale privind redactarea unui memoriu

O notă este despre transmiterea rapidă și clară a informațiilor importante. 

Dacă oamenii trebuie să o citească din nou pentru a înțelege ideea, atunci nu își face treaba.

Păstrați-o scurtă, faceți pașii următori evidenți și scrieți ca un om, nu ca un robot corporatist. 

Și dacă doriți să economisiți timp?

noastre Chat AI poate redacta un memoriu structurat în câteva secunde, iar AI Humanizer asigură că sună ca tu.

Nu este mai bine când oamenii citesc - și înțeleg - ceea ce ați scris?