Dacă utilizați Excel/Google Sheets ca parte a activității dumneavoastră zilnice, există câteva formule foarte utile la care veți reveni dacă le învățați o dată.
Există, probabil, peste o sută de formule diferite pentru foi de calcul care funcționează pentru diferite tipuri de calcule.
Scopul meu în acest blog este să vorbesc despre cele mai simple dintre toate, cele care stau la baza tuturor calculelor avansate pe care le veți învăța mai târziu.
Vom trece mai întâi în revistă câteva comenzi de calcul aritmetic de bază, apoi vă voi prezenta câteva modalități prin care puteți face analize mai avansate.
Acestea includ instrucțiuni IF, comenzi VLOOKUP, INDEX și MATCH etc.
Și este mai simplu decât credeți!
Principalele concluzii
- Excel și Google Sheets au multe comenzi de formulă încorporate care sunt utile pentru efectuarea calculelor.
- SUM, AVERAGE, COUNT, VLOOKUP, INDEX și MATCH sunt câteva formule care vă pot ajuta cu calculele de zi cu zi. De asemenea, vă puteți juca cu ele prin introducerea logicii condiționale.
- Nu trebuie să existe erori în scrierea unei formule, în caz contrar, nu veți obține rezultatele. În special, asigurați-vă că evitați referințele circulare și împiedicați Excel să intre într-o buclă de calcul infinită.
Ce este exact formula foii de calcul
Comenzile prin care puteți efectua calcule ale datelor dvs. sunt cunoscute sub numele de formule de foaie de calcul.
Atât Microsoft Excel, cât și Google Docs sunt încărcate cu astfel de comenzi, acesta fiind parțial motivul pentru care sunt instrumentele de bază la orice loc de muncă.
Un semn (=) precede orice formulă scrisă în Excel. Este o indicație pentru Excel de a trata textul care urmează ca o formulă pentru a efectua calculul necesar, mai degrabă decât o intrare de text simplu.
Nu vă mai îngrijorați niciodată că AI vă detectează textele. Undetectable AI Vă poate ajuta:
- Faceți să apară scrisul dvs. asistat de AI asemănătoare omului.
- Bypass toate instrumentele majore de detectare AI cu un singur clic.
- Utilizați AI în siguranță și cu încredere în școală și la locul de muncă.
În afară de utilizarea formulelor din foile de calcul Google Sheets sau Excel pentru date, iată câteva motive pentru care Excel și Google Sheets au sute de comenzi de formule:
- Automatizează rapid calculele
Cu toții trebuie să facem unele calcule de bază, cum ar fi aritmetica sau calcularea mediilor, indiferent de natura activității noastre.
Dacă lucrați cu multe date, aveți nevoie de calcule mai ample la o frecvență mult mai mare.
Este foarte convenabil dacă puteți efectua aceste calcule în cadrul foii de calcul în care sunt stocate datele, în loc să fie nevoie să importați datele într-un calculator.
De asemenea, puteți seta formula o singură dată, iar aceasta va continua să ruleze pentru câte rânduri sau date introduceți, după cum este necesar.
- Reducerea erorilor manuale
Exportul datelor dvs. într-o aplicație de calcul nu numai că vă ia mult timp, dar este și predispus la erori. O singură intrare greșită și întregul dvs. calcul înainte nu mai este fiabil.
Chiar și cu mai multe corecturi, nu puteți fi sigur dacă ați introdus toate valorile cu exactitate.
Rularea unei formule de foaie de calcul reduce acest punct de erori.
- Conectarea logică a datelor
Puteți înțelege mult mai logic seturile dvs. de date prin intermediul calculelor. Sortați datele, filtrați-le, efectuați o analiză și înțelegeți mai bine la ce corespund toate acele numere din fiecare celulă a foii de calcul.
Este excelent pentru:
- Elaborarea bugetului
- Păstrarea unei evidențe financiare personale sau de afaceri
- Profesorii care doresc o evidență a lucrărilor/performanțelor elevilor lor la examene
- Date de cercetare
- Calcularea randamentului investițiilor
Acum, fie că aveți nevoie să cunoașteți formulele pentru foaia de calcul Google sau doriți o listă de formule pentru foaia de calcul Excel, le puteți găsi în secțiunea următoare.
Formule de bază de care fiecare utilizator are nevoie
Atât Excel, cât și Google Sheets au sute de formule care efectuează diferite calcule. Vă va lua destul de multe luni dacă doriți să le învățați pe toate. Cu toate acestea, am descris mai jos câteva dintre cele foarte utile.
- SUM pentru totaluri
Comanda SUM() este utilizată pentru a aduna toate celulele selectate. Desigur, trebuie să aveți o valoare numerică în celulă pentru ca aceasta să funcționeze. Formula nu va funcționa în nicio celulă fără valoare numerică.
În interiorul parantezei, trebuie să specificați prima și ultima celulă din segmentul de foaie de calcul pe care doriți să îl adăugați, separate prin două puncte.
Astfel, dacă doresc să adaug conținutul rândurilor 3 până la 7 în prima coloană, aș scrie formula astfel: SUM(A3:A7). Formula funcționează, de asemenea, pe mai multe rânduri.
De asemenea, această formulă rămâne aceeași atât pentru Google Sheets, cât și pentru Excel.
Uitați-vă la acest exemplu:
Pe lângă cea mai simplă funcție SUM, puteți face și următoarele tipuri de adunări:
- SUMIF: Adună numere dintr-un interval care îndeplinesc o condiție
- SUMIFS: Adăugați numere dintr-un interval care îndeplinesc mai multe condiții
- SUMPRODUCT: Înmulțirea valorilor corespunzătoare din matrici și apoi adunarea rezultatelor
- SUMSQ: Adăugați pătratele numerelor dintr-un interval
- SUMX2MY2: Adăugați rezultatul (x² - y²) pentru valorile corespunzătoare din două intervale
- SUMX2PY2: Adăugați rezultatul (x² + y²) pentru valorile corespunzătoare din două intervale
- SUMXMY2: Adăugați pătratele diferențelor (x - y)² pentru două intervale
- DSUM: Adăugați valori într-o coloană care îndeplinesc criteriile definite într-un tabel din baza de date
- IMSUM: Adăugați numere complexe.
- SERIESSUM: Calculați suma unei serii de puteri folosind coeficienții dați.
- AVERAGE pentru perspective
Formula AVERAGE() este utilizată pentru a calcula media unui anumit set de celule din foaia de calcul.
Din nou, modul de lucru este destul de asemănător. Introduceți în paranteză primul și ultimul număr al celulei, separate prin două puncte, de exemplu AVERAGE(E2:E11), și veți obține media pentru celulele selectate.
Din nou, formula pentru medie este aceeași în Excel ca și în Google Sheets.
Variațiile ușoare ale formulei AVERAGE vă pot ajuta cu calcule condiționate, cum ar fi:
- MEDIE: Pentru a calcula media aritmetică a numerelor dintr-un interval
- AVERAGEA: Utilizați-l atunci când doriți media, inclusiv numere, text și valori logice
- AVERAGEIF: Această comandă este pentru media numerelor care îndeplinesc o condiție
- AVERAGEIFS: Aceasta calculează media numerelor care îndeplinesc mai multe condiții
- DAVERAGE: Calculează media valorilor dintr-o coloană a bazei de date care îndeplinesc criteriile specificate
- COUNT pentru a urmări articolele
Această comandă este utilă pentru a calcula numărul de celule din foaia de calcul care conțin date numerice.
Nu va avea sens să îl folosiți atunci când datele dvs. sunt limitate la doar câteva rânduri, dar dacă aveți sute de rânduri de date și doriți să știți câte dintre acestea sunt valori numerice, veți ajunge aici.
Se scrie, de asemenea, într-un mod similar, și anume, începeți cu semnul =, apoi menționați comanda COUNT, deschideți paranteza, menționați prima și ultima celulă separate prin două puncte și închideți paranteza.
Formula este aceeași atât în Google Sheets, cât și în Excel.
De exemplu, =COUNT(E1:E100)
La fel ca și formulele SUM și AVERAGE, COUNT poate fi utilizat în mai multe moduri diferite, și anume,
- COUNTA: Pentru a număra celulele care nu sunt goale (numere, text sau valori).
- COUNTBLANK: Numără doar celulele goale dintr-un interval
- COUNTIF: Acesta numără celulele care îndeplinesc o condiție
- COUNTIFS: Utilizați-l pentru a număra celulele care îndeplinesc mai multe condiții
- DCOUNT: Acesta numără valorile numerice dintr-o coloană a bazei de date care îndeplinesc criteriile specificate
- DCOUNTA: Este utilizat pentru a număra valorile nevide dintr-o coloană de bază de date care îndeplinesc criteriile specificate
Formule avansate pentru analiza datelor
Pentru majoritatea utilizatorilor, formulele pe care le-am discutat mai devreme vor fi mai mult decât suficiente. Cu toate acestea, unele formule sunt necesare pentru calcule avansate și sunt foarte utile în cazul în care munca dvs. implică analiza datelor.
- VLOOKUP pentru căutări
Formula VLOOKUP este utilizată pentru a găsi o valoare într-un tabel și pentru a returna informații conexe din același rând.
În termeni mai simpli, atunci când introduceți VLOOKUP, solicitați foii de calcul să caute o valoare în prima coloană a unui tabel, apoi să vă ofere o valoare dintr-o altă coloană din rândul respectiv.
În exemplul nostru de foaie, dacă coloana A are ID-uri de produs, iar coloana C are prețul pe unitate, putem utiliza VLOOKUP pentru a căuta un anumit ID de produs și a obține prețul acestuia din coloana C.
Acesta va fi scris ca VLOOKUP(“P-1001”, A:C, 3, FALSE)
- Instrucțiuni IF pentru logică
Funcția IF este utilizată pentru a lua decizii logice într-o foaie de calcul. Aceasta spune pur și simplu foii ce să facă atunci când o condiție este adevărată și ce să facă atunci când este falsă.
Pentru a scrie o instrucțiune IF, începeți cu semnul =, includeți comanda IF, deschideți parantezele și apoi descrieți condiția.
După aceea, includeți o virgulă și menționați ce doriți să facă foaia dacă condiția este îndeplinită. Urmați-o cu o altă virgulă și ce doriți să se întâmple dacă comanda nu este îndeplinită.
De exemplu, dacă ne imaginăm o foaie cu rezultatele elevilor și dorim să specificăm o condiție conform căreia un scor mai mare sau egal cu 50 reprezintă un scor de trecere, iar un scor mai mic de 50 reprezintă un eșec, am putea utiliza logica IF.
Iată cum îl veți scrie: =IF(A1>=50, “Pass”, “Fail”)
Foaia va căuta valoarea din celulă, iar dacă aceasta este mai mare de 50, va arăta că elevul a promovat. În caz contrar, se va menționa că a picat.
- INDEX & MATCH pentru căutare
INDEX și MATCH sunt utilizate împreună pentru a căuta informații într-un tabel într-un mod mai flexibil decât formula LOOKUP.
Funcția MATCH este responsabilă pentru găsirea poziției unei valori într-un rând sau coloană. Utilizați funcția MATCH pentru a căuta o valoare în tabel și aceasta nu va returna valoarea în sine. Aceasta va returna un număr care reprezintă locul în care apare valoarea.
De exemplu, dacă ID-ul unui produs este al cincilea element dintr-o listă, MATCH va returna 5.
Funcția INDEX utilizează acel număr de poziție pentru a returna o valoare dintr-o locație specifică dintr-un tabel sau coloană. Deci, pur și simplu recuperează orice valoare existentă la rândul pe care îl specificați.
Sfaturi pentru a evita erorile frecvente de formulare
După cum probabil ați văzut deja, atât Excel, cât și Google Sheets vă cer să introduceți formulele cu o precizie de 100%.
Orice eroare în scrierea formulei nu vă va oferi rezultate, veți primi doar un mesaj de eroare care spune #N/A.
Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să evitați acest mesaj de eroare.
- Verificați cu atenție parantezele
Formula trebuie să fie scrisă în formatul exact descris mai sus. Dacă, din întâmplare, ați lăsat parantezele deschise sau doar ați descris intervalul de celule fără paranteze, nu veți obține calculul datelor.
Asigurați-vă întotdeauna că atât parantezele de deschidere, cât și cele de închidere sunt bine plasate. De asemenea, asigurați-vă că există două puncte pentru a diferenția prima și ultima celulă din intervalul dvs.
- Tipuri de date de supraveghere
Formulele din foile de calcul funcționează cel mai bine numai cu anumite tipuri de date. De exemplu, nu vă puteți aștepta la o valoare medie pentru datele care nu sunt cuantificabile, de exemplu, formele descriptive de date.
Ori de câte ori introduceți formule, verificați de două ori datele din celulele dvs. pentru a nu introduce un interval de celule invalid.
- Evitați referințele circulare
O referință circulară înseamnă că foaia dvs. de calcul se întoarce la propria celulă în care este descrisă. Aceasta creează o buclă de circulație infinită în care nu puteți obține un răspuns și în schimb va afișa doar un mesaj de eroare.
De exemplu, dacă introduceți SUM(A1:A10) în celula A10, ați creat o buclă circulară în care celula va trebui să adauge continuu orice valoare însumată în celula A10, iar acest proces nu se va termina niciodată.
Formula trebuie să își cunoască propriul rezultat pentru a găsi valoarea celulei A10.
Asigurați-vă întotdeauna că celula în care ați introdus formula din foaia de calcul nu face parte din intervalul de celule al formulei în sine.
Combinarea formulelor pentru o mai bună eficiență
Combinarea formulelor în foile de calcul vă permite să rezolvați probleme complexe mai eficient. Atunci când utilizați formulele simple despre care am vorbit mai devreme, veți calcula lucrurile pas cu pas în mai multe celule.
Într-o formulă combinată, puteți include mai multe calcule, astfel încât o formulă să se alimenteze direct în alta.
De exemplu, puteți combina IF cu SUM pentru a aduna valorile care îndeplinesc numai anumite condiții.
De asemenea, puteți combina COUNT sau AVERAGE cu condiții pentru a analiza datele mai precis.
Acestea fiind spuse, combinarea formulelor nu vine ușor la început. Există o curbă de învățare reală, iar dacă vă lansați în formule complexe imbricate fără să le folosiți pe cele simple de un număr bun de ori, veți ajunge să vă confundați.
Așadar, întotdeauna exersați mai întâi cu formule simple. După ce vă simțiți confortabil, creșteți treptat prin combinarea a două funcții, apoi a trei și, în cele din urmă, a unor configurații mai avansate.
Utilizarea formulelor pentru sarcini din lumea reală
Odată ce vă familiarizați cu aceste formule, veți începe să observați cât de des se aplică la lucrurile pe care le faceți deja.
De exemplu:
- Un mic proprietar de afacere ar putea folosi formula SUMIF pentru a urmări cheltuielile pe categorii
- Sau un profesor ar putea combina FI cu COUNTIF funcții de semnalizare a elevilor care rămân în urmă cu temele
- Același lucru este valabil și în cazul freelancerilor care gestionează facturile clienților. Aceștia pot utiliza un simplu VLOOKUP pentru a extrage tarifele clienților dintr-o listă principală fără a parcurge manual rândurile.
Chestia este că a ști care formulă se potrivește situației tale specifice este aproape jumătate din bătălie. Și exact aici este unde Undetectable's AI Chatbot poate fi ghidul tău.
Puteți descrie ceea ce încercați să faceți într-un limbaj simplu, iar acesta vă va sugera formula potrivită pentru sarcina dumneavoastră.
Acum aveți un coleg priceput la foile de calcul pe care îl puteți contacta ori de câte ori sunteți blocat, iar acest lucru nu se limitează doar la interogările din Excel sau Google spreadsheet.
Descoperiți mai jos cum AI Detector și Humanizer vă pot îmbunătăți conținutul!
Gânduri finale
Sper că acest articol v-a ajutat să învățați câteva lucruri despre formulele din foile de calcul.
Cu cât le folosești mai mult, cu atât devii mai bun la ele și, de fiecare dată când nu știi ce șir de formule să folosești, apelează la ajutorul lui Undetectable AI Chat AI, și vă va ajuta să decideți ce comandă va funcționa cel mai bine pentru calculul dorit.
Puteți, de asemenea, să vă verificați de două ori formula rulând-o prin AI Chat pentru a confirma că nu faceți nicio eroare.
Încercați AI nedetectabil astăzi!