Bir Mektuba Her Durumda Doğru Şekilde Nasıl Hitap Edilir?

Sizden önce adresi yazın, zarfı katlayın ya da e-postayı gönder tuşuna basın...

Dur.

O önemli yasal belge mi? ZIP+4 kodunu atladığınız için haftalarca bir posta tesisinde tozlanabilir.

Hayalinizdeki iş mi? Sırf işe alım müdürünün ismine bakmak için bir dakikanızı ayırmak yerine "Sayın Bay/Bayan" yazdığınız için asla geri dönüş alamayabilirsiniz.

Bu içten teşekkür notu akıl hocana? Eğer unvanlarını berbat ettiyseniz bunu asla göremeyecekler.

Çoğu insan bir mektubu adreslemenin sadece AI'ye bazı ipuçları vermek, üzerine bir isim ve adres eklemek ve zarfı katlamak olduğunu düşünür. 

Yanlış. 

Bu sizin ilk izleniminiz, sessiz el sıkışmanız, temel şeyleri doğru yapacak kadar önemsediğinizi gösterme şansınız.

Bu blogda, bir mektup yazmanın temellerinden ve nasıl hitap edileceğinden, bir yargıca, bir çifte veya hatta isimsiz bir mektuba hitap etmek gibi benzersiz senaryolara kadar her şeyi ele alıyoruz.

Ayrıca uluslararası adresleme sistemini ve bu yolda yardımcı olabilecek yapay zeka araçlarını da keşfediyoruz.

Hadi içeri dalalım.

Mektup Göndermeden Önce İhtiyacınız Olanlar

Bir mektup yazmadan önce, doğru ayrıntılara sahip olduğunuzdan emin olun. Küçük bir şeyin eksik olması teslimatı geciktirebilir veya mektubun profesyonelce görünmemesine neden olabilir.

İşte bir mektuba nasıl doğru şekilde hitap edeceğiniz hakkında bilmeniz gerekenler:

1. Alıcının Tam Yasal Adı

Her zaman kişinin tam yasal adını kullanın-ilk, orta (biliniyorsa) ve son. Bu, özellikle bir ön yazıya veya resmi bir iş mektubuna nasıl hitap edeceğinizi buluyorsanız çok önemlidir. 

Örneğin:
✔ Jonathan Lee
✘ Jonny L.

2. Posta Adresini ZIP+4 Kodu ile Tamamlayın

Adresi her zaman iki kez kontrol edin. Bir mektuba adresi nasıl yazacağınızdan emin değilseniz, şöyle başlayın:

• Sokak numarası ve adı
  
• Şehir, eyalet, posta kodu+4

Bu, özellikle resmi posta gönderirken veya isimsiz bir ön yazıya nasıl hitap edeceğinizden emin değilseniz ve bunun yerine departman bilgilerine güvenmeniz gerekiyorsa önemlidir.

3. Uygun Unvanlar ve Onurlandırmalar

Unvanlar saygı gösterir. Bay, Bayan, Dr. veya "Pazarlama Direktörü" gibi bir iş unvanı kullanın. 2025 yılında, cinsiyet ayrımı gözetmeyen seçenekler gibi ifadeler daha yaygındır-özellikle de alıcının cinsiyet kimliğinden emin değilseniz.

Örnekler:

• Bay David Kim
• Dr. Aisha Patel
• Mx. Jordan Rivers (cinsiyet ayrımı gözetmez)

4. Şirket Bilgileri (Varsa)

Bir şirketten birine yazıyorsanız, departman, bölüm veya bina numarasını ekleyin. Büyük kuruluşların genellikle birçok yeri ve posta odası vardır.

Örnek:
Jane Smith
İşe Alım Müdürü, Pazarlama Departmanı
XYZ Şirketi
200 West Main St, B Binası

Doğru ayrıntıları bulmak için bu kaynakları kullanabilirsiniz:

• USPS Adres Doğrulama Aracı - ABD adreslerini ve ZIP+4 kodlarını onaylar.

• Uluslararası posta kodu arama - "Posta Kodları Michigan, Birleşik Devletler."

• LinkedIn - İş unvanlarına, departmanlara veya şirketlere bakın.

• Şirket web siteleri - Genellikle posta adreslerini "Bize Ulaşın" altında listeler.

Bir Mektuba Nasıl Hitap Edilir: Format Dökümü

1. İade Adresi Yerleşimi

İade adresi kısmı zarfın üzerinde ve bazen de mektubun en üstünde yer alır. 

Standart Format (ABD ve Çoğu Ülke)

Kişisel bir notsa telefon numarası ve e-postayı atlayabilirsiniz; ancak iş mektuplarında bunlar yardımcı olur.

İade adresinizin yerleşimi mektubun türüne bağlıdır: 

Tip	Yerleştirme
İş/Formal	Sol üst köşe, üstten/soldan 1 inç
Kişisel (antetli kağıt)	Üstte ortalanmış
Zarf (kişisel)	Zarfın arka yüzü (isteğe bağlı)

Örnek Kişisel Mektuplar

Kaynak = Bugün.com

Markalı Antetli Kağıt Örneği

Kaynak = Şablon Laboratuvarı

2. Tarih Çizgisi

İşte tarihi biçimlendirebileceğiniz ve yerleştirebileceğiniz farklı yollar:

Standart Format şöyledir: 

Örnek: 15 Ocak 2025

• Format: Tam ay adı + gün + yıl (virgülle)
• Kullanım: ABD merkezli kurumsal ve profesyonel yazışmalarda tercih edilir.

Uluslararası Alternatifler şunlardır:

Örnekler:

• 15/01/2025 (Birleşik Krallık, AB ve Commonwealth ülkelerinde kullanılır)
• 2025-01-15 (ISO 8601 formatı - veri merkezli veya uluslararası belgelerde yaygındır)

İşte tarih yerleştirme kılavuzu:

Format Türü	Yerleştirme	Hizalama
Blok Formatı	İade adresinin altında 2-3 satır	Sola hizalı
Yarı Blok veya Değiştirilmiş Blok Formatı	İade adresinin altında 2-3 satır	Sağa hizalı

Örneğin,

Kaynak = Wikihow

3. İç Adres

İç Adres, tarih satırının iki satır altında, sola hizalanmış olarak görünür ve bu tam formatı izler:

Tam Format (Yukarıdan Aşağıya)

Başlık Yönergeleri

Başlık	Örnekler	Notlar
Geleneksel	Bay, Bayan, Bayan, Dr., Prof.	Hala yaygın olarak kullanılmaktadır. Medeni durumdan emin değilseniz "Bayan" olarak varsayılır.
Cinsiyet-Nötr	Mx., [Başlık Yok]	Cinsiyet bilinmiyorsa veya ikili olmayan bir cinsiyet söz konusuysa "Mx." kullanın; unvanı atlamak da kabul edilebilir.
Profesyonel	CEO, Direktör, Avukat, Memur, Mühendis	İlgili olduğunda isimden sonra ekleyin (örneğin, "Jane Doe, CEO").
Akademik	PhD, MD, JD, DDS	İsimden sonra yerleştirilir, örneğin, "John Smith, PhD" (bu durumda "Dr." ile değil).

Şirket Adresleme En İyi Uygulamaları

• Büyük Kuruluşlar için: Doğru bir şekilde yönlendirmek için Dikkat satırını kullanın (örneğin, "Attn: John Smith").
• Departmana Özel İletişim için: Şirket adının altına Departman Adını ekleyin.
• Çok binalı kurumsal kampüsler için: Gerektiğinde Bina, Kat, Süit veya Birim Numarası ekleyin.
• Uluslararası Postalama için: Ülke adını BÜYÜK HARFLE yazın ve yerel posta formatına uyun.

Örnek İç Adres

İç adresin düzgün bir şekilde biçimlendirilmesi, özellikle resmi veya yüksek riskli yazışmalarda teslimatı, profesyonelliği ve ilk izlenimleri iyileştirir.

4. Selamlama Örnekleri

Selamlama, iç adresin iki satır altında, sola hizalanmış olarak görünür ve bir iki nokta üst üste (:) resmi yazıyla.

Standart ve Modern Selamlamalar (2025)

Selamlama	En İyi Kullanım
Sayın Bay / Bayan [Soyadı]	Geleneksel, resmi - cinsiyet ve soyadı bilindiğinde kullanılır.
Sayın Dr. [Soyadı]	Tıbbi veya akademik unvanlara sahip kişiler için.
Sayın [Ad Soyad]	Cinsiyet bilinmediğinde veya nötr, saygılı bir seçeneğe ihtiyaç duyulduğunda.
Sayın [Ad] [Soyadı]	Artık profesyonel bağlamlarda yaygın olarak kabul edilmektedir (modernize edilmiş form).
Merhaba [İsim]	Yarı resmi - yerleşik bağlantılarla veya daha az resmi sektörlerle kullanım.
Selamlar	Cinsiyetten bağımsız ve resmi - unvan veya isimlerden emin olmadığınızda kullanın.

Özel Senaryolar: Benzersiz Alıcılara Hitap Etme

Profesyonel yazışmalar her zaman herkese uyan tek bir formatı takip etmez. İşte yaklaşımınızı nasıl uyarlayacağınız:

Bir Şirkete Mektup Gönderme

Bunu bir birey yerine bir ticari kuruluşa yazarken kullanın. Buradaki hassasiyet, mesajınızın doğru masaya hızlı bir şekilde ulaşmasını sağlar.

Biçim Örneği:

ATTN: Borç Hesapları Departmanı  

XYZ Şirketi  

123 Enterprise Ave., Suite 456  

San Diego, CA 92101

İşte en iyi uygulamalar:

• Her zaman şunları ekleyin "ATTN" Özellikle büyük kuruluşlarda doğru yönlendirme için.
  
• Belirsiz unvanlar yerine departman adlarını kullanın (örn, "Muhasebe Departmanı" vs. "Kimi İlgilendirebilir?").

• Bir referans numarası ekleyin (örneğin, fatura kimliği) daha hızlı dahili işlem için.

Resmi Mektup Örneği

Kaynak = Peak Frameworks

Bir Çifte veya Aileye Mektup Gönderme

Burada bağlam önemlidir - onları ne kadar iyi tanıyorsunuz ve durum nedir?

Senaryo	Önerilen Format
Geleneksel evli çift	Bay ve Bayan John Smith
Biri profesyonel bir unvana sahiptir	Dr. ve Bayan Smith
Modern çift, aynı soyadı	John ve Jane Smith
Aynı cinsiyetten çift	Bay John Smith ve Bay David Johnson
Farklı soyadları	Bayan Jane Doe ve Bay John Smith
Çocuklar dahil	Smith Ailesi VEYA Bay ve Bayan Smith ve Ailesi

İsimsiz Bir Mektuba Hitap Etme

Alıcının adını bilmiyorsanız, bu seçeneklerden birini değerlendirin:

• Sayın İşe Alma Müdürü: İş başvuruları veya İK ile ilgili iletişim için kullanın.
  
• Sayın [Departman] Ekibi: Belirli bir gruba hitap ederken idealdir (örneğin, "Sayın Finans Ekibi").
  
• Kimi İlgilendiriyorsa: Modası geçmiş ve kişisel olmayan - sadece kimlik bilgileri mevcut olmadığında son çare olarak kullanın.

İşte hızlı en iyi uygulamalar:

• Mümkün olduğunda her zaman alıcının adını araştırın-LinkedIn ve şirket web siteleri müttefiklerinizdir.
  
• Kimsenin cinsiyetini varsaymayın. Şüpheye düştüğünüzde tam adlarını veya "Selamlar" gibi cinsiyet ayrımı gözetmeyen seçenekleri kullanın.
  
• Startup'lar, kar amacı gütmeyen kuruluşlar veya teknoloji şirketleri, geleneksel firmalara veya devlet kurumlarına göre daha rahat bir selamlama bekleyebilir.

Örnek Uygulamalar

• Sayın Bayan Thompson
• Merhaba Alex
• Sayın Müşteri Başarı Ekibi
• Selamlar

Herhangi bir selamlama çok sıradan geliyorsa, şu adrese gidebilirsiniz AI Chatbot. Örneğin, birinin cinsiyetinden emin değilseniz şunları sorun YAPAY ZEKA selamlamanızı tarafsız bir dille yeniden yazmak için.

Ya da aşağıdaki gibi diğer ipuçlarını deneyebilirsiniz:

1. Bir hayvan kurtarma kuruluşunda kar amacı gütmeyen bir rol için bana 5 tebrik seçeneği verin. Alıcının adını bilmiyorum.

2. Bu selamlamayı daha sıradan ama yine de saygılı bir şekilde yapın: Sevgili Müşteri Başarı Ekibi.

3. Canva'da bir pazarlama pozisyonu için ön yazı yazıyorum ama ismini bilmiyorum. İyi bir karşılama mesajı önerebilir misiniz?

Uluslararası Adresleme İpuçları

Ülkelere özgü adresleme ipuçlarına geçmeden önce, işte evrensel i̇lkeler Her uluslararası mektupta uymanız gereken bir kural vardır. 

• Varış ülkesinin adını her zaman büyük harflerle İngilizce olarak yazın. (örneğin, ABD, KANADA, HİNDİSTAN).

• Gecikmeleri önlemek için yerel adres formatını ve dilini takip edin. 

• Ücretler varış yerine göre değiştiğinden, posta ücretlerini yerel olarak (şahsen veya çevrimiçi) doğrulayın. 

• Uzak bölgelerde teslimat süreleri daha uzun olabilir. Takiplerinizi buna göre planlayabilirsiniz.

Örneklem: İngiltere, Kanada, Hindistan

1 - Birleşik Krallık

Birleşik Krallık'a posta gönderiyorsanız, adresiniz şu şekilde olmalıdır:

Bu Kraliyet Postası harf ve rakamlardan oluşan özel bir kod olan posta koduna dayanır. 

Doğru ve doğru yerde olmalıdır. Yanlış veya yanlış yerleştirilmişse, postanız sıralamada takılabilir. 

Ayrıca, standart zarflara sığdırmak için adresi 7 satır veya daha az tutun. Çok fazla bilgi sorunlara neden olabilir, yardımcı olmaz.

2 - Kanada 

Kanada adresleri basittir ancak iki dilli bir bükülme ile gelir:

Posta kodu çok özel bir formatı takip eder (M5V 3L9 gibi), hızlı sıralama için kritik öneme sahiptir. 

Ayrıca, Kanada'nın resmi olarak hem İngilizce hem de Fransızca kullandığını unutmayın. Gönderdiğiniz bölgenin dil tercihine uyun; bu, saygı ve ayrıntılara gösterilen özeni gösterir. 

Ayrıca, her zaman iki harfli resmi il kısaltmalarını kullanın (örneğin, Quebec için QC).

3 - Hindistan

Hindistan'ın adresleme sistemi, adresleri sıralamak için altı haneli bir PIN kodu kullanıyor. Hindistan'da posta verimli bir şekilde:

Bu PIN kodu çok önemlidir. Atlamayın ya da yanlış anlamayın; bu, posta kodunun steroidler üzerindeki karşılığıdır. A

Ayrıca, doğru eyalet veya birlik bölgesini belirtin.

Bazı ülkelerin aksine, Hindistan'da çok çeşitli diller ve adresleme gelenekleri vardır, bu nedenle adresin İngilizce versiyonunu eklemek, postanızın uluslararası kanallarda sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlar.

Yapay Zeka Dedektörümüzü ve İnsancıllaştırıcımızı merak mı ediyorsunuz? Aşağıdaki widget'ta deneyin!

SSS

Sonuç

Bir mektubu nasıl biçimlendirdiğiniz gerçekten önemli mi?

Kesinlikle. 

İyi yazılmış bir mektup ilk izlenimi yaratır. İster bir işe başvuruyor olun, ister bir yargıca mektupla hitap ediyor ya da bir şirkete ulaşıyor olun, başlık, boşluk ve yazım gibi küçük ayrıntılar profesyonellik ve saygı sinyali verir.

Posta kodunu yanlış yazmak veya yanlış selamlama kullanmak gibi küçük bir hata güvenilirliğinizi zedeleyebilir. 

İşte bu yüzden bizim gibi akıllı araçlar Kapak Mektubu Oluşturucu, Akıllı Uygulayıcıve Özgeçmiş Oluşturucu var: ayrıntıları otomatikleştirmek, insan hatasını azaltmak ve kendinizi güvenle sunmanıza yardımcı olmak.

Zarfı mühürlemeden (veya gönder tuşuna basmadan) önce kendinize sorun:

- Alıcının ülkesi veya mesleği için doğru format bu mu?
- İsimlerin ve unvanların yazılışını doğruladım mı?
- Bu mektup beni keskin mi yoksa özensiz mi gösterir?

Son ipucu: Kültürel görgü kurallarına saygı gösterin, her şeyi iki kez kontrol edin ve biçimlendirme işini araçlara bırakın; böylece en önemli şey olan mesajınıza odaklanabilirsiniz.