Поштова скринька вашого одержувача мало чим відрізняється від вашої або моєї. Вона завалена десятками невідкритих, проігнорованих листів, і ще більше на підході.
Тому надсилання повторного листа після відсутності відповіді може стати рутиною.
Але якщо подальші дії потрібні часто і для більшості контактів, проблема може полягати у ваших листах, а не в самих контактах.
Якою б не була причина, у цьому блозі представлено 15 ефективних шаблонів follow-up листів, які ви можете використовувати для різних сценаріїв.
У статті на вас також чекають корисні поради, підказки та інструменти. Але спочатку давайте розберемося, що таке follow-up лист.
Що таке наступний лист?
Повторний лист - це ввічливий поштовх до відновлення контакту з тим, з ким ви вже зв'язувалися раніше.
Це спосіб повернутись назад, щоб утримати одержувача з тієї чи іншої причини.
Скажімо, ви подати заявку на роботу своєї мрії і терпляче чекати, але нічого не чути. Тоді ви надсилаєте повторний лист.
Більше ніколи не турбуйтеся про те, що ШІ виявить ваші тексти. Undetectable AI Може допомогти тобі:
- Зробіть так, щоб ваше письмо з допомогою штучного інтелекту з'являлося на екрані схожий на людину.
- Обхід всі основні інструменти виявлення ШІ лише одним кліком.
- Використання ШІ безпечно і впевнено у школі та на роботі.
Але надсилання повторного листа після відсутності відповіді - це лише один з багатьох варіантів його використання.
Вона має незліченну кількість можливих сценаріїв, в тому числі:
- Перевірка після співбесіди, щоб дізнатися про статус
- Нагадування комусь про важливий дедлайн
- Нагадування про прострочений платіж
- Запитати, чи потрібна подальша допомога
Ми всі знайомі з подальшими електронними листами, які отримуємо після онлайн-покупок (або вітринного шопінгу 😉).
Зазвичай він підтверджує наше замовлення, надає деталі доставки або пропонує супутні товари.
Хороший лист-відповідь має бути професійним і переходити одразу до суті. Він уникає ходіння навколо куща, але при цьому звучить ввічливо.
Але як відправити повторний імейл після відсутності відповіді? Давайте дізнаємося про це в наступному розділі.
Час є важливим фактором для відправлення подальших імейлів.
Найкращий час для частого надсилання повторних листів залежить від одержувача.
Якщо ви знаєте, що вони, швидше за все, перевіряють свою поштову скриньку вранці, націльтеся на цей час.
З іншого боку, якщо ви надіслали першого листа вдень і не отримали відповіді, спробуйте надіслати його ввечері.
Планування кількості днів між послідовними розсилками також має бути частиною стратегії.
Переконайтеся, що проміжок між ними достатньо великий, щоб потенційний клієнт не відчував себе спамером, і достатньо малий, щоб він не забув про вас.
Доведеться трохи поекспериментувати, поки не знайдеш золоту середину.
15 шаблонів для повторних листів у разі відсутності відповіді
Зазвичай ми втрачаємо надію, якщо не отримуємо відповіді на наш лист.
Але якщо ви надішлете повторний лист після відсутності відповіді, то часто зможете відновити розмову.
Нижче наведено практичні, готові до використання (з деякими налаштуваннями) шаблони, пристосовані до різних ситуацій.
Шаблон 1: Первинне спостереження через тиждень
Іноді електронні листи губляться в переповнених поштових скриньках, і просте відстеження може повернути їх на поверхню.
Ось шаблон, який варто використовувати, якщо ви не отримуєте відповіді вже близько тижня:
| Тема | Просто перевіряю |
| Привіт [Ім'я одержувача], Сподіваюся, цей лист знайде вас у доброму гуморі! Я хотів би нагадати про своє попереднє повідомлення від [дата], щоб дізнатися, чи мали ви змогу його переглянути. Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам потрібна додаткова інформація від мене. З нетерпінням чекаю на вашу відповідь! З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 2: Другий електронний лист для уточнення
Якщо тиша не зникає після першого візиту, можливо, настав час перевірити, чи не виникло плутанини або потреби в роз'ясненнях.
Ось спосіб підійти до цього питання, не здаючись нетерплячим:
| Тема | Подальші дії |
| Привіт [Ім'я одержувача], Я звертаюся до вас знову, щоб переконатися, що мій попередній лист не загубився в перетасовці. Якщо у вас виникли питання або вам потрібна додаткова інформація, я буду радий допомогти. Дайте мені знати, коли вам буде зручно відповісти! З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 3: Подальші дії після подачі заяви про працевлаштування
Заявки на роботу можуть здаватися посланням у порожнечу, але продуманий подальший крок може продемонструвати ваш ентузіазм і професіоналізм.
Ви можете використовувати його через тиждень або два після відсутності відповіді:
| Тема | Подальші дії після подачі заявки на роботу |
| Шановний [Ім'я менеджера з персоналу], Сподіваюся, у вас все добре. Я пишу, щоб отримати відповідь на мою заявку на посаду [Назва посади], подану [дата]. Я як і раніше дуже зацікавлений у цій можливості і хотів би знати, чи є якісь новини щодо процесу найму. Дякую за ваш час і з нетерпінням чекаю на вашу відповідь! З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 4: Друге спостереження за пошуком роботи
Якщо ви вже надсилали повідомлення про вакансію, але так і не отримали відповіді, цей шаблон забезпечить правильний баланс між ввічливою наполегливістю та професіоналізмом:
| Тема | Реєстрація в додатку [Назва вакансії] |
| Шановний [Ім'я менеджера з персоналу], Сподіваюся, що цей лист знайде вас у доброму гуморі! Я хотів би ще раз звернутися до вас щодо моєї заявки на посаду [Назва посади]. Я з нетерпінням чекаю на наступні кроки і буду радий надати будь-яку додаткову інформацію, якщо це необхідно. Будь ласка, дайте мені знати, якщо у вас буде час, якщо з'являться якісь новини. Дякуємо за ваш час та увагу. З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблони для продажів та інформаційно-пропагандистської діяльності
Знання того, як написати повторний лист після відсутності відповіді, може дуже допомогти фахівцям з продажу, оскільки їхня робота пов'язана з надсиланням таких листів.
Решта шаблонів стосуються продажів та інформаційно-пропагандистської діяльності.
Шаблон 5: Ввічливий лист для подальших продажів
Налагодження контакту з потенційним клієнтом часто вимагає більше, ніж однієї спроби, особливо якщо це ваш перший контакт.
| Тема | Швидкі подальші дії |
| Привіт, [ім'я проспекту], Сподіваюся, що це повідомлення знайде вас у доброму гуморі! Я хотів би відповісти на мій попередній лист про [продукт/послугу]. Я вважаю, що [конкретна перевага] може мати велике значення для [їхньої компанії або ситуації]. Дайте мені знати, якщо ви хочете дослідити це далі або якщо є кращий час для зв'язку. З нетерпінням чекаємо на ваші відгуки! З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 6: Подальші дії після зустрічі з клієнтами
Отже, у вас відбулася продуктивна зустріч з потенційним клієнтом, але тепер тиша.
Відправлення повторного листа може допомогти відновити дискусію.
| Тема | Ви готові до наступних кроків? |
| Привіт, [ім'я проспекту], Було дуже приємно поговорити з вами про [тема]. Я хотів перевірити, як ви хочете продовжити [конкретну пропозицію або план]. Якщо ви вільні, ми можемо призначити коротку зустріч на цей [день тижня], щоб обговорити подальші кроки. Ви можете обрати зручний для вас час тут: [посилання на планувальник зустрічей]. Чекаємо на вашу відповідь! З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 7: Подальші дії після нетворкінг-заходу
Ви мали позитивну взаємодію на нетворкінг-заході, але забули про подальші контакти після нього?
Це звичайна річ. І знову ж таки, рішення - повторний лист.
| Тема | Приємно було познайомитися з вами на [назва заходу]. |
| Привіт [Проспект], Було дуже приємно зустрітися з вами на [захід/місце] [дата]. Мені дуже сподобалася наша дискусія на [тема], і я був вражений вашим розумінням [конкретного питання]. Я б хотіла продовжити нашу розмову і дослідити шляхи нашої співпраці. Якщо ви вільні цього тижня, повідомте мені час, який вам підходить. З нетерпінням чекаємо на зв'язок! З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 8: Подальші дії для відновлення зв'язку з контактом
Дружній повторний лист також може допомогти відновити зв'язок зі старим контактом після певного періоду відсутності спілкування.
| Тема | Давно не бачилися! |
| Привіт [Ім'я контакту], Сподіваюся, у вас все добре! Нещодавно я думав про нашу останню розмову на [тема] і хотів перевірити, як йдуть справи у вас. Якщо ви вільні, було б чудово зустрітися і подивитися, чи є можливість знову попрацювати разом. Дайте мені знати, коли ви будете вільні! З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 9: Електронний лист-нагадування для зворотного зв'язку щодо пропозиції
Відправлення повторного листа після відсутності відповіді, як показано нижче, може гарантувати, що ваша пропозиція залишиться в центрі уваги, не будучи нав'язливою.
| Тема | Делікатне нагадування: Зворотній зв'язок щодо [Назва пропозиції]. |
| Привіт [Ім'я одержувача], Сподіваюся, що це повідомлення застане вас у доброму гуморі. Я хотів би відреагувати на пропозицію, яку я надіслав вам [дата]. Я хотів би почути ваші думки та будь-які відгуки, які у вас можуть бути. Якщо у вас виникли запитання або вам потрібні додаткові роз'яснення, не соромтеся звертатися - я буду радий допомогти. З нетерпінням чекаю на вашу відповідь! З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 10: Подальші дії для підтвердження виконання завдання
Коли завдання або результат вимагають підтвердження, повторний лист гарантує, що все йде за планом.
Часто інша людина очікує від вас електронного листа, але не хоче зв'язуватися з вами напряму через сумніви.
| Тема | Потрібне підтвердження: Виконання завдання |
| Привіт [Ім'я одержувача], Я хотів перевірити, чи виконано [конкретне завдання/результат], як ми обговорювали. Дайте мені знати, якщо щось залишилося невиконаним або якщо вам потрібна подальша допомога з мого боку. З нетерпінням чекаємо на ваші оновлення! З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 11: Дружній електронний лист із нагадуванням про платіж
Якщо наближається термін платежу, випадкове нагадування може спонукати до дій, не створюючи незручних ситуацій.
| Тема | Коротке нагадування: Незабаром платіж до сплати |
| Привіт [ім'я], Сподіваюся, у вас все добре! Я хотів би нагадати вам, що оплата за [рахунок/послугу] має бути здійснена до [дата]. Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам щось потрібно від мене для завершення процесу. З нетерпінням чекаємо на ваші відгуки! З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 12: Подальші дії щодо простроченого платежу
Коли платіж прострочено, важливо залишатися професійним, але твердим.
Такий лист може зрушити справу з мертвої точки, зберігаючи при цьому добрі стосунки.
| Тема | Подальші дії: Прострочений платіж |
| Привіт [ім'я], Я цікавлюся щодо оплати [інвойсу/послуги], яка повинна була бути здійснена [дата]. Якщо ви вже обробили його, дякую! Якщо ні, будь ласка, дайте мені знати, якщо є проблема, з якою я можу допомогти. З нетерпінням чекаємо на ваші оновлення. З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 13: Подальші дії для підтвердження RSVP
Чекаєте, поки хтось підтвердить свою присутність?
Ввічливо нагадайте їм про це, не виглядаючи при цьому настирливим.
| Тема | Підтвердження Вашої заявки на участь у [Назва події] |
| Привіт [ім'я], Сподіваюся, цей лист знайде вас! Я просто перевіряю, щоб підтвердити вашу відповідь на [назва події], яка відбудеться [дата]. Будь ласка, дайте мені знати, якщо ви зможете приєднатися до нас - ми будемо раді бачити вас там! Чекаємо на вашу відповідь. З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 14: Лист-нагадування про відвідування заходу
Коли наближається день заходу, надішліть коротке нагадування, щоб ваші запрошені не забули прийти.
| Тема | Нагадування: [Назва події] вже майже тут! |
| Привіт [ім'я], Дружнє нагадування, що [назва події] відбудеться [дата] о [час]. Ми будемо раді, якщо ви приєднаєтеся до нас у [місце/віртуальна платформа]. Повідомте мене, якщо у вас виникнуть запитання або вам потрібна додаткова інформація. Побачимося там! З повагою, [Ваше ім'я]. | |
Шаблон 15: Остання спроба перед закриттям комунікації
Останній контрольний лист після відсутності відповіді професійно замикає цикл.
| Тема | Заключний етап: Замикання циклу |
| Привіт [ім'я], Я хотів надіслати останнє повідомлення щодо [конкретної теми]. Оскільки я не отримав відповіді, я припускаю, що це не є пріоритетом для вас зараз. Не соромтеся звертатися, якщо щось зміниться - я все одно буду радий допомогти! Всього найкращого, [Ваше ім'я]. | |
Як надіслати повторний лист у разі відсутності відповіді
Часто одержувачі не відповідають, бо не відчувають, що зобов'язані відповідати.
Отже, перш ніж натиснути кнопку "Надіслати" в листі, переконайтеся, що він привертає увагу і є переконливим.
Це також стосується повторних листів після відсутності відповіді.
Ось кілька кроків, яких слід дотримуватися:
Крок 1: Напишіть переконливий заголовок.
Тема листа - це перше, що бачить одержувач. Цей рядок часто є проблемою.
Якщо він занадто м'який або розпливчастий, його можуть взагалі проігнорувати.
Ось як написати чудовий заголовок:
- Прагніть до 10 слів або менше.
- Використовуйте їхні імена або згадайте щось конкретне про них.
- Підкресліть, що вони отримають від цього.
- Створіть терміновість (але тільки якщо вона справжня). Уникайте клікбейтів.
- Трохи дотепності чи цікавості ніколи не завадить.
Приклади:
- Короткий огляд [теми]
- Які думки з цього приводу, [Ім'я]?
- 10 швидких порад, щоб [вирішити проблему].
Крок 2: Почніть з дружнього відкриття.
Почніть свій лист з позитивної ноти.
Простий, доброзичливий вступ на кшталт "Сподіваюся, у вас все добре" або "Просто хотів перевірити, як справи" задає теплий тон і робить лист менш формальним.
Крок 3: Перейдіть до суті з чітким закликом до дії.
Коли ви надсилаєте повторний лист після відсутності відповіді, оминайте пусті слова і повідомляйте, про що саме ви просите.
Прямий і ввічливий заклик до дії полегшує їхню реакцію.
Крок 4: Додайте ввічливе завершення.
Почуватися трохи розчарованим тишею - цілком природно. Але не допускайте цього у своїх подальших діях.
Завжди закривайте електронну пошту з добротою.
Це залишає двері відкритими для майбутньої комунікації, якщо не для теперішньої.
Найкращі практики для подальших листів
Наступний лист після відсутності відповіді має бути кращим за попередній, оскільки проблема може бути саме в ньому.
Ось про що вам слід подбати:
- Більшість людей перевіряють електронну пошту на телефоні, тому уникайте довгих абзаців.
- Листи, написані простою англійською мовою, мають більше шансів отримати відповідь.
- Дайте достатньо часу між повторними перевірками та уникайте надсилання кількох листів від вашої команди одночасно.
- Використовуйте CRM або інструменти електронної пошти, щоб знайти найкращий час для надсилання листів.
- Переконайтеся, що лист добре виглядає на всіх пристроях.
- Відкриті запитання можуть заохочувати до відповідей.
Потрібна допомога в удосконаленні контенту вашого листа? Спробуйте наші AI Writer of Essay інструмент для створення професійних листів, які заощаджують ваш час.
Інструменти для оптимізації ваших подальших листів
Написання та надсилання повторних листів кожному потенційному клієнту займає багато часу.
Але це не обов'язково, особливо з такими розумними інструментами штучного інтелекту:
- Людський типер.: Заощаджуйте час, дозволяючи цьому інструменту автоматично вводити ваш вміст у людській формі. Це корисно, якщо за вашою роботою стежать віддалено в режимі реального часу.
- Лічильник слів: Зберігайте свій електронний лист лаконічним, швидко перевіряючи його довжину. Короткі листи з більшою ймовірністю будуть прочитані.
- ШІ-гуманізатор: Скористайтеся цим інструментом, щоб ваш контент звучав природно і не піддавався перевірці ШІ-детекторами. Персоналізовані та професійні листи мають більше шансів на успіх.
Перевірте можливості нашого ШІ-детектора та гуманізатора у віджеті нижче!
Поширені запитання
Скільки разів ви повинні повторювати?
Ідеальна кількість повторних повідомлень - 2-3. Якщо надсилати більше, це може виглядати як настирливість або спам, але якщо припинити надто рано, це може означати, що ви втратите відповідь.
Оцінюйте свої подальші дії, виходячи з характеру вашої комунікації, наприклад, електронні листи з пропозиціями про продаж можуть передбачати більше подальших дій, ніж запити на вакансії.
Який ідеальний проміжок часу між наступними візитами?
Доцільним вважається проміжок у 3-7 днів між повторними обстеженнями.
Для термінових питань відповідайте протягом 2-3 днів, але для менш важливих листів зачекайте тиждень, щоб продемонструвати терпіння і професіоналізм. Адаптуйтеся до контексту та галузевих норм одержувача.
Як впоратися з відсутністю відповіді після багаторазових повторних звернень?
Якщо після 2-3 повторних контактів відповіді немає, краще призупинити подальшу комунікацію.
В останньому листі ввічливо прокоментуйте їхню мовчанку, коротко повторіть свою пропозицію або запит і дайте їм знати, що ви доступні, якщо вони зацікавлені у відновленні зв'язку. Після цього рухайтеся далі.
Пишіть ідеальні follow-up листи, не витрачаючи часу
Відсутність відповіді на ваш перший лист - дуже поширене явище, яке не повинно змушувати вас впадати у відчай.
Краще заздалегідь сплануйте повторний лист, якщо відповідь не буде підтверджена.
Я надав вам 15 простих у налаштуванні та яскравих зразків листів, які ви можете використати для подальших дій.
Якщо ці шаблони не підходять для вашого сценарію, ви можете створити нові з нуля, використовуючи кроки та інструменти штучного інтелекту, які я представив.
Тож реєструйтеся на ШІ, який неможливо виявити зараз, і почнемо наступний лист.