Написання ділових листів: Формат, приклади та найкращі практики

"Шановний пане/пані..."  *Видалити.

"До тих, кого це може стосуватися..." *Видалити!

Якщо ви зараз дивитеся на чистий аркуш паперу, намагаючись зрозуміти, з чого почати діловий лист - СТОП.

Оскільки у вас ніколи не буде другого шансу справити перше враження, ми підкажемо вам, як написати діловий лист ефектно і впевнено.

Це вичерпний путівник покаже вам:

• Як професійно оформити діловий лист
• Покрокове керівництво до кожного розділу
• Реальні приклади успішних комунікацій
• Професійні шаблони
• Як адаптувати їх до ваших потреб

Незалежно від того, чи пишете ви свій перший діловий лист, чи хочете освіжити свої навички, ви точно знатимете, як написати діловий лист, який привертає увагу та приносить результат. 

Ходімо!

Що таке діловий лист?

Діловий лист - це офіційний письмовий документ що використовується для професійного спілкування між організаціями або між компанією та її клієнтами, працівниками чи іншими зацікавленими сторонами. 

Це професійне рукостискання в письмовій формі. Вміння писати ділові листи дуже важливе, оскільки вони мають вагу - як з юридичної, так і з професійної точки зору.

Коли і чому варто писати діловий лист

Деякі бізнес-моменти вимагають більшого, ніж швидкий канал Slack.

Подумайте про це...

Ви б врегулювали великий контрактний спір за допомогою СМС? Або надіслати пропозицію на мільйон доларів через WhatsApp?

Ніколи, так?

Саме тому більшість важливих документів у компаніях надходять у вигляді правильно відформатованих ділових листів. 

Нам потрібен офіційний діловий лист, коли:

# 1 - Здійснюючи силові рухи

• Подання заявки на роботу мрії
• Запит на фінансування революційного стартапу
• Запропонувати основні партнерства

# 2 - Управління професійними відносинами

• Розміщення великих замовлень у постачальників (коли потрібна документація)
• Ведення переговорів про укладення контрактів 
• Підтримка відносин з постачальниками

# 3 - Вирішення делікатних ситуацій

• Розгляд скарг клієнтів 
• Вирішення договірних спорів 
• Подання офіційних скарг 

# 4 - Створення гудвілу

• Висловлення подяки основним клієнтам
• Вітаємо бізнес-партнерів з досягненнями
• Написання рекомендаційних листів

Це моменти, які вимагають більшого, ніж формальний електронний лист.

Відмінності між діловим листом та електронною поштою

Часи, коли ми звикли надсилати ділові листи поштою, швидко змінюються. 

У наш час майже все є цифровим (і ділові листи в електронній пошті також)

Пошта Австралії скоротила доставку листів 12.9% у 2023-24 роках.

Незважаючи на те, що і ділові листи, і електронні листи мандрують Інтернетом, вони все одно суттєво відрізняються одне від одного.

Як оформити діловий лист

Якщо ви не знаєте, як почати діловий лист або як його закінчити, щоб досягти максимального ефекту, вибір правильного формату є ключовим. 

• Стандартна структура ділового листа

Кожен професіонал діловий лист має шість основних структурних елементів що тобі вкрай необхідно. 

1. Інформація про відправника
2. Дата 
3. Інформація про одержувача 
4. Привітання 
5. Тіло 
6. Закриття 

Хочете зробити свій лист ще більш професійним? Зверніть увагу на ці 5 необов'язкових елементів:

• Тема листа (чудово підходить для короткого довідника)
• Опорна лінія (корисно для відстеження розмов або документів)
• Умовні позначення корпусів (якщо ви додаєте інші документи)
• Нотація CC (якщо ви копіюєте інших)
• P.S. (для цієї важливої післямови - хоча в ділових листах використовуйте помірковано)

Джерело = Джерело Templatelab.com

• Правильний інтервал, поля та шрифт ділового листа

Що одержувач бачить у діловому листі, не прочитавши жодного слова? 

Захаращений безлад чи чистий, професійний документ? Перше враження - останнє.

Професійно відформатувавши діловий лист, ви справите перше враження.

• Вирівнювання: Вся буква повинна бути нахилена в лівий бік. 

• Дистанція: Абзаци мають бути з одинарним інтервалом. Між основними розділами (дата, адреса, привітання) додайте розрив рядка.

• Шрифт:  Використовуйте класичні, легкі для читання шрифти, такі як Times New Roman, Arial, Courier або Geneva розміром 10-12 пунктів. 

• Маржа: З усіх боків залишайте по одному дюйму запасу. 

• Формальне та неформальне оформлення ділових листів
  

Залежно від вашої мети, існує два типи форматів ділових листів. 

# 1 - Офіційні листи: Використовуйте блоковий формат, з вирівнюванням тексту по лівому краю без абзацних відступів. Використовуйте його, коли будете:

• Подання заявки на роботу
• Листування з державними службовцями
• Подання скарги
• Звернення до вищого керівництва

# 2 - Неформальні листи: Можна використовувати модифіковані блокові або напівблокові формати, які можуть мати абзаци з відступами або різне вирівнювання для дати та закриття. Використовуйте його для: 

• Листування з довгостроковими клієнтами
• Пам'ятки компанії
• Подальші дії після зустрічі
• Регулярне оновлення бізнесу

Джерело = Джерело Birdeye.com

Шаблони ділових листів і коли їх використовувати

Так само, як і GPS, шаблони неймовірно корисні, але ви все одно повинні знати, як керувати автомобілем. 

Пам'ятайте, що не піддавайтеся на "скопіювати-вставити і молитися "aПромах. 

Шаблон може бути вашою відправною точкою, але ви не можете слідувати йому наосліп. 

Це тому, що, кажучи "Шановний пане/пані" у 2025 році буде приблизно "Я не потрудився знайти твоє ім'я". Шаблони працюють найкраще лише тоді, коли ви:

• Ви новачок у написанні ділових листів
• Потрібна структура для типових ситуацій (скарги, запити, пропозиції)
• пишуть нерідною мовою
• Маєте справу з формальною ситуацією, де традиційні формулювання мають значення

Ви можете вибрати будь-яку з них 60+ шаблонів ділових листів але пам'ятайте, що вони є:

1. Застарілі формулювання ("Кому слід" - якщо ви не впевнені)
2. Загальні фрази, які можна застосувати до будь-якого бізнесу
3. Занадто офіційний тон у шаблонах для сучасного бізнесу
4. Регіональні терміни, які можуть не працювати у вашій країні

Тепер, коли ви розумієте, коли і навіщо писати діловий лист, давайте зануримося в сам процес написання.

Як почати діловий лист

Перш ніж ви сядете за стіл і почнете писати, давайте розберемося з основами. Професійний діловий лист починається з чотирьох основ:

# 1 - Адреса повернення

Ваша адреса повинна бути чіткою та повною.

• Використовуйте фірмовий бланк компанії, якщо такий є
• Формат: Вулиця, місто, штат, поштовий індекс
• Додайте свою електронну адресу та номер телефону для легкого зв'язку

Навіть якщо ви використовуєте фірмовий бланк компаніїдодайте свою пряму контактну інформацію. Зробіть так, щоб люди могли легко зв'язатися з ВАМИ, а не тільки з вашою компанією.

# 2 - Дата

Це просто, але люди все одно плутаються. Дотримуйтесь цієї інструкції:

• Випишіть його повністю: "9 лютого 2025 року"
• Не скорочуйте: "09.02.25" або "9 лютого 2025"

У різних країнах дати форматуються по-різному. У міжнародних ділових листах пишіть "9 лютого 2025", щоб уникнути плутанини.

# 3 - Внутрішня адреса

Тут ви показуєте, що виконали домашнє завдання. Додай:

• Повне ім'я та точна посада одержувача
• Назва компанії та повна адреса
• Перевірте написання (особливо імен)

Якщо ви не впевнені, зателефонуйте до компанії, щоб перевірити посаду та ім'я одержувача. Увага до деталей робить професійний діловий лист блискучим.

# 4 - Привітання

Використовуйте ім'я одержувача таким чином,

• "Шановний пане Джонсон:" (зверніть увагу на двокрапку, а не кому)
• "Шановний докторе Мартінес".
• "Шановна пані Томпсон".

Не можете знайти ім'я? Використовуйте "Шановний менеджере з персоналу" або "Шановний директоре [департаменту]" - будь-що, але не "До кого це стосується".

Приклад формату

Джон Сміт, менеджер з маркетингу Tech Solutions Inc. 123 Business Lane New York, NY 10001  9 лютого 2025 року

Як написати діловий лист 

Оскільки ми обговорили основи, давайте перейдемо до процесу написання ділового листа.

Крок 1: Напишіть чіткий і професійний заголовок

Заголовок - це рукостискання листа, тому зробіть його чітким і професійним.

• Чисто, стандартно форматування
• Послідовний інтервал
• Професіонал шрифт (Arial або Times New Roman, 11-12pt)
• Усе. вирівняно належним чином

Крок 2: Почніть із сильного та прямого вступу

Ваш перший абзац - це територія "зробити або зламати". 

• Назвіть вашу мета негайно
• Посилання на будь-яку попередній контакт
• Залиш собі. до 3 речень

Щоб потрапити точно в ціль, ви можете скористатися нашими Чат зі штучним інтелектом з наступною підказкою:

Підказки для юридичних листів (Вступ):

"Надайте чіткий і професійний вступ до юридичного листа щодо [короткий опис ситуації]".

ШІ заощадить ваш час і допоможе у мозковому штурмі. 

Крок 3: Напишіть основну частину з ключовими деталями

Тут ви доставляєте товари. У цьому розділі ви використовуєте:

• Один. головна ідея за абзац
• Підтверджуючі твердження з конкретними цифрами
• Короткі абзаци (максимум 3-4 речення)
• Наочні приклади

Коли ви перейдете до суті вашого листа, повідомте чат-шпигуну наступні деталі:

Підказки для юридичних листів (основна частина):

"Напишіть юридичний лист щодо [питання]. Розділіть його на чіткі абзаци та надайте юридичні посилання, де це необхідно".

Використовуйте маркери економно, щоб виділити ключову інформацію, але не перестарайтеся.

Крок 4: Додайте професійну заключну заяву

Якщо ви не знаєте, як сформулювати своє заключне слово, скористайтеся нашим Чат зі штучним інтелектом наступне:

Підказка для юридичних листів (Заключна заява):

"Будь ласка, допоможіть мені скласти професійну заключну заяву для юридичного листа з проханням про [конкретну дію]. Включіть заклик до дії та контактну інформацію".

Твоя заключна промова має бути:

• Чітко сформулюйте, що відбувається далі
• Дякуємо їм за приділений час
• Включіть заклик до дії

Як закінчити діловий лист

Після останнього абзацу залиште два пробіли перед компліментарним завершенням. 

Використовуйте тільки перше слово з великої літери і закінчуйте його комою. 

Найпоширеніші закриття включають "З повагою", "З найкращими побажаннями". або "З повагою."

Для власноручного підпису залиште чотири рядки і підпишіться синім або чорним чорнилом. 

Під підписом вкажіть своє повне ім'я, посаду та будь-яку необхідну контактну інформацію, якщо це необхідно.

Якщо це можливо, додайте додаткові позначення, такі як "Encl:" для корпусів або "cc:" для копій, і розмістіть їх в окремих рядках під вашим ім'ям, надрукованим на машинці.

Приклади ділових листів

Онлайн-лабораторія письма Університету Пердью надає зразок ділового листа. У ньому також вказані рекомендовані поля та інтервали для професійної кореспонденції.

Хочете побачити більше прикладів ділових листів для ваших конкретних потреб?

• Лист-заявка на працевлаштування →
• Лист про вирішення скарги →
• Лист про розірвання договору →

Типові помилки, яких слід уникати в діловому листі

Написання ділового листа може здаватися завданням з високими ставками - зрештою, це ваш шанс справити сильне враження. 

Але існують кілька поширених пасток від яких ви точно хочете триматися подалі. 

# 1 - Непрофесійне форматування

Перше враження має значення, і саме тому зовнішній вигляд може укласти або розірвати угоду. 

Поширеними помилками форматування ділових листів є такі:

• Невідповідність інтервалів між абзацами
• Невирівняні поля та текст
• Кілька стилів або розмірів шрифту в межах однієї літери
• Неправильна структура ділового листа (відсутня дата, адреса одержувача або блок підпису)

# 2 - Використання неформальної мови

Ділові листи вимагають певного рівня офіційності, який відрізняє їх від звичайного спілкування. Уникайте цих поширених мовних помилок:

• Використання занадто великої кількості ідіом або фраз: 

Замість того, щоб писати: "Давайте поговоримо про нестандартне мислення" 

Напишіть: "Я хотів би обговорити інноваційні підходи до цього проекту"

• Пасивний стан: Використовуйте активний стан, щоб зробити свої висловлювання більш прямими та впливовими.

• Занадто багато "я": Повторення "я" може зробити ваш лист егоцентричним. Замість того, щоб писати: "Я думаю, що можу допомогти вам з вашим проектом, тому що маю досвід" 

Пишіть: "Цей проект добре узгоджується з великим досвідом нашої команди"

# 3 - Невизначеність і розпливчастість

Ясність має першорядне значення в діловому спілкуванні. Уникайте:

• Нечіткі запити або дедлайни 

Приклад нечіткого написання: "Будь ласка, зв'яжіться зі мною найближчим часом" 

Краща альтернатива: "Будь ласка, надайте свій відгук до п'ятниці, 16 лютого"

• Неточні формулювання 

Приклад нечіткого формулювання: "Нам знадобиться чимало ресурсів" 

Краща альтернатива: "Цей проект потребує трьох додаткових співробітників і бюджету $50,000"

# 4 - Не гуманізувати зміст

Звичайно, цифрові листи - це зручно, а чати зі штучним інтелектом можуть заощадити час.

Але якщо ви не олюднюєте свій контент, він може здаватися роботизованим або знеособленим. 

Скористайтеся нашими ШІ-гуманізатор щоб переконатися, що він написаний реальною людиною, а не машиною. 

Як зробити ваш лист більш переконливим

Переконання - це не хитра гра слів чи маніпуляція. 

Добре написаний переконливий лист може допомогти трансформувати теплі ділові стосунки, перетворити заангажованих партнерів на зацікавлених, а також прояснити можливості, які можна реалізувати.

А щоб зробити це ефективно, використовуйте ці 3 стратегії переконання у своїх ділових листах, щоб ваші листи були кращими, ніж без них.

# 1 - Створіть привабливий хук

Ваш вступний абзац повинен дати одержувачу причину читати далі. Для сильної зачіпки ви можете включити будь-який з цих пунктів:

1. Посилайтеся на спільний виклик
2. Презентуйте вражаючу заяву
3. Підкресліть безпосередню цінність

# 2 - Надайте переконливі докази

Трансформуйте твердження в аргументи через:

1. Дані та статистика

• Використовуйте конкретні цифри: "Наша система зменшила кількість помилок з 8,5% до 0,3%"
• Включіть часові рамки: "Протягом 6 місяців задоволеність клієнтів зросла на 45%"
• Порівняйте сценарії "до" і "після": "Ефективність виробництва зросла з 1 000 до 1 500 одиниць на день"

2. Тематичні дослідження

• Посилайтеся на відповідні історії успіху: "Подібне впровадження в ABC Corp призвело до..."
• Включіть конкретні результати: "Їхня команда досягла автоматизації 98% протягом 90 днів"
• Підкресліть схожі ситуації: "Інший виробник у вашому регіоні зіткнувся з..."

3. Експертна оцінка

• Визнання галузі: "Нагорода "Найбільш інноваційне рішення" від галузевого тижневика"
• Професійна сертифікація: "Процеси, сертифіковані за стандартом ISO 9001"
• Підтримка партнерів: "Статус Microsoft Gold Partner з 2020 року"

# 3 - Передбачати та вирішувати заперечення

Проаналізуйте всі заперечення, які можуть виникнути у вашого одержувача щодо вашого листа, і відразу ж вирішіть їх тут.

(Для аналізу заперечень використовуйте чат зі штучним інтелектом)

У них можуть виникнути побоювання щодо...

• Занепокоєння з приводу витрат: "Хоча початкові інвестиції становлять $X, окупність зазвичай відбувається протягом 6 місяців..."
• Час реалізації: "Наша спеціалізована команда гарантує мінімальний збій у роботі завдяки перевіреному 3-тижневому плану переходу"
• Вимоги до підготовки: "Включена комплексна програма навчання вимагає лише 4 години на кожного працівника"

Висновок

Написання ділових листів залишається актуальним і в 2025 році, але не в тому сенсі, в якому його знав ваш дідусь. 

Хоча більшість комунікацій перейшли в цифрову площину, можливо, вони не потрібні вам щодня, але коли вони потрібні, вони незамінні.

Добре складений діловий лист все ще може відкрити двері, які не можуть бути відкриті за допомогою швидкого електронного листа. 

Незалежно від того, чи шукаєте ви роботу своєї мрії, чи укладаєте мільйонну угоду, чи згладжуєте кризу з клієнтом, правильно відформатований і грамотно написаний діловий лист врятує вас.

• Поводьтеся професійно, але не звучить як робот з 1950-х.
• Використовуйте інструменти штучного інтелекту для мозкового штурму, але додайте свій людський дотик
• Пам'ятайте: ваш лист може бути цифровим, але його вплив має бути особистим

Переконайтеся, що ваш лист не закінчиться так само, як ті непрочитані умови - ніхто не хоче таких стосунків!