Як написати службову записку: Структура, поради та приклади

Ніхто не прокидається з бажанням написати службову записку.

Але давайте подивимося правді в очі, іноді вам просто потрібно швидко і чітко донести важливу інформацію.

Незалежно від того, чи оголошуєте ви нову політику, чи оновлюєте команду, чи попереджаєте про майбутні зміни, службові записки спрощують роботу: жодних переписок, жодних непотрібних зустрічей, лише пряма комунікація.

Гарна новина? Написання службової записки не обов'язково має бути складним.

Завдяки правильній структурі та декільком розумним налаштуванням ви можете переконатися, що ваше повідомлення прочитають, зрозуміють і почнуть діяти - без того, щоб хтось зупинився на півдорозі.

Давайте розберемося.

Що таке меморандум?

Меморандум (скорочено від memorandum) - це короткий, структурований документ, який використовується для внутрішня комунікація у бізнесі чи організації.

На відміну від електронних листів, які можуть бути випадковими або розмовними, службові записки мають бути чіткими, прямими та зрозумілими - ідеально підходять для обміну важливими оновленнями, політиками або інструкціями без зайвих слів.

Подумайте про це як про професійну версію "Привіт усім, ось що відбувається".

Незалежно від того, чи то від керівника до команди, чи то від відділу кадрів до співробітників, чи то від керівництва до всієї компанії, службові записки допомагають переконатися, що всі знаходяться на одній хвилі.

Коли використовувати пам'ятку

Службові записки найкраще працюють, коли вам потрібно передати важливу інформацію групі людей у структурований спосіб. Ви можете використовувати нотатки, коли:

• Оголошення про зміну політики компанії (наприклад, нові рекомендації щодо роботи з дому)
• Надання оновленої інформації про проект або ініціативу
• Окреслення процедур або інструкцій
• Зробити внутрішнє оголошення в компанії
• Вирішення проблеми, яка потребує негайної уваги

Якщо ваше повідомлення є офіційним, має бути задокументованим або стосується кількох одержувачів, вам варто написати службову записку. Якщо це швидка, неформальна реєстрація, може бути достатньо електронного листа або повідомлення в чаті.

Тепер, коли ти знаєш. коли використовувати службові записки, давайте поговоримо про те, як правильно їх структурувати.

Ключові елементи службової записки

Хороша пам'ятка - це не тільки те, що ви говорите, але й те, як ви це структуруєте. 

Чіткість, організованість та легкість перегляду гарантує, що ваше повідомлення дійсно буде прочитане (а не проігнороване в папці "Вхідні", повній інших повідомлень). 

Ось що має містити кожна пам'ятка:

1. Заголовок (Кому, Від кого, Дата, Тема)

Почніть з основ. Кожна пам'ятка повинна містити:

• До: Для кого ця пам'ятка? (Для команди, відділу або всієї компанії)
  Звідки? Хто його надсилає? (Ваше ім'я та посада)
  Побачення: Коли вона була написана
  Тема: Короткий, конкретний заголовок, який миттєво повідомляє читачеві, про що йдеться в меморандумі

Приклад:
До: Усім працівникам
Звідки? Джейн Доу, менеджерка з персоналу
Побачення: 1 лютого 2025 року
Тема: Нова політика віддаленої роботи

2. Вступне слово (мета Меморандуму)

Перейдіть одразу до суті. У першому реченні, розкажіть людям, чому вони це читають. Це не місце для довгих вступів - просто чітко "Ось про що йдеться" заяву.

Приклад:
"У цьому документі викладено оновлену політику компанії щодо віддаленої роботи, яка набуває чинності 1 березня 2025 року".

3. Тіло (деталі та супровідна інформація)

Ось де ви розкажіть деталі. Залежно від теми, цей розділ може включати

• У "The хто, що, коли, де і чому оголошення
• Ключові дати, терміни або інструкції
• Будь-які необхідні довідкову інформацію або аргументацію

Робіть речення короткимиВикористовуйте маркери, якщо це необхідно, і включайте лише важливі деталі - ніхто не хоче копатися в абзацах тексту, щоб знайти головне.

Приклад:
"Починаючи з 1 березня, співробітники повинні будуть працювати в офісі щонайменше два дні на тиждень. Мета - зберегти гнучкість та сприяти співпраці. Команди можуть координувати свої дні роботи в офісі залежно від потреб відділу".

4. Заклик до дії (наступні кроки або рекомендації)

Що повинні робити люди робити після прочитання цієї статті? Чи то слідувати новому процесу, чи відвідувати зустрічі, чи звертатися з питаннями, чітко сформулюйте це..

Приклад:
"Менеджери повинні скоординувати роботу зі своїми командами, щоб остаточно затвердити графіки роботи в офісі до 15 лютого. Якщо у вас є запитання, звертайтеся до відділу кадрів".

5. Заключне слово (необов'язково)

Не кожен меморандум потребує завершення, але якщо ви хочете закінчити на позитивній нотіможе допомогти проста подяка або визнання.

Приклад:
"Дякуємо за вашу гнучкість, оскільки ми продовжуємо вдосконалювати нашу робочу політику. Ми цінуємо вашу прихильність до співпраці та успіху".

Покрокове керівництво з написання службової записки

Ось як зробити це швидко і без зайвих роздумів.

Крок 1: Визначте мету

Якщо ви не знаєте Саме так. чому ви пишете цю записку, ваш читач теж не знатиме. 

Будьте простими - яка ключова ідея? Якщо ви не можете висловити її одним реченням, переосмисліть свій підхід.

Крок 2: Визначте аудиторію

Хто це читає? Те, як ви будете висловлюватися, буде змінюватися залежно від того, до кого ви звертаєтеся - до керівництва, до команди чи до всієї компанії. 

Складіть пам'ятку так, щоб вона була адресована безпосередньо людям, які повинні діяти відповідно до неї.

Крок 3: Напишіть пам'ятку 

Замість того, щоб починати з нуля, нехай наші Чат зі штучним інтелектом зробити важку роботу. Просто введіть простий запит на кшталт

• "Напишіть службову записку про нову політику віддаленої роботи".
• "Підготуйте службову записку для інформування команди про наближення дедлайну проекту".
• "Створіть пам'ятку для співробітників про оновлення системи безпеки офісу".

AI Chat створить структурований, добре написаний чернетку за лічені секунди, заощаджуючи ваш час і зусилля.

Поглянь:

Крок 4: Доопрацювання та персоналізація

Чат зі штучним інтелектом дає вам сильну відправну точку, але не просто скопіювати та вставити. 

Прочитайте пам'ятку і внесіть корективи, щоб вона відповідала вашому тону, додайте специфічні для компанії деталі і переконайтеся, що вона відчувається автентичною для вашої команди.

Крок 5: Гуманізуйте фінальний проект

Навіть з ШІ нотатки повинні виглядати природно і по-людськи.

 Надсилайте свій фінальний проект на адресу ШІ-гуманізатор щоб згладити будь-яку автоматизовану фразу і переконатися, що вона читається як те, що ви насправді надішлете.

Вивчіть наш ШІ-детектор і гуманізатор за допомогою віджета нижче!

Приклади ефективних службових записок

Потрібна пам'ятка, але ви не хочете починати з нуля? 

Ось чотири готові приклади, які ви можете налаштувати та надіслати.

Приклад 1: Оновлення внутрішньої політики

Сценарій: Ваша компанія оновлює свою політику щодо віддаленої роботи, і співробітників потрібно про це проінформувати.

До: Усім працівникам
Звідки? [Ваше ім'я], менеджер з персоналу
Побачення: [Сьогоднішня дата]
Тема: Оновлена політика віддаленої роботи - набула чинності [Дата].

Починаючи з [Дата], ми оновлюємо нашу політику віддаленої роботи, щоб дозволити співробітникам працювати з дому до трьох днів на тиждень. 

Ці зміни ґрунтуються на відгуках співробітників і нашому прагненні зберігати гнучкість, водночас сприяючи особистій співпраці.

Ключові деталі:

• Співробітники повинні узгоджувати свої віддалені дні зі своїми керівниками.
• Присутність в офісі необхідна для зустрічей команди та ключових сесій співпраці.
• Всі домовленості про віддалену роботу повинні бути узгоджені з відділом кадрів до [Дедлайн].

З будь-яких питань звертайтеся до відділу кадрів за адресою [Контактна інформація]. Дякуємо за вашу адаптивність, оскільки ми продовжуємо вдосконалювати нашу політику на робочому місці.

Приклад 2: Пам'ятка про стан проекту

Сценарій: Вашій команді потрібна швидка інформація про хід виконання великого проекту.

До: Команда проекту
Звідки? [Ваше ім'я], керівник проекту
Побачення: [Сьогоднішня дата]
Тема: Оновлення статусу Проекту Х - завершення Фази 2

Ми раді поділитися цим Етап 2 Проекту Х завершено, і ми на шляху до переходу до етапу 3 до [Дата].

Останні досягнення:

• Команда розробників завершила роботу над основними функціями.
• Команда маркетингу завершила початковий проект кампанії.
• Тестування QA триває і завершиться до [Дата].

Наступні кроки:

• Фінальне тестування та рецензування має бути завершено до [Дедлайн].
• Стартова зустріч для Фази 3 запланована на [Дата/час зустрічі].

Якщо у вас є якісь перешкоди або вам потрібна додаткова підтримка, зв'яжіться зі мною або керівником вашої команди.

Приклад 3: Нагадування про зустріч

Сценарій: Наближається нарада всього відділу, і ви хочете переконатися, що всі присутні на ній.

До: Відділ продажів
Звідки? [Ваше ім'я], директор з продажу
Побачення: [Сьогоднішня дата]
Тема: Нагадування: Щоквартальна зустріч з продажу - [Дата/Час].

Це нагадування про те, що наш Щоквартальна зустріч з продажу відбудеться на [Дата] о [Час] в [Місцезнаходження] (або через Zoom).

Основні моменти порядку денного:

• Огляд результатів продажів за 1-й квартал
• Нові стратегії залучення клієнтів
• Коригування плану продажів на 2 квартал

Будь ласка, приходьте з будь-якими новинами чи запитаннями. Якщо ви не можете бути присутніми, повідомте мені про це якомога швидше. З нетерпінням чекаємо на зустріч з усіма!

Приклад 4: Пам'ятка про оголошення

Сценарій: У вашій компанії з'явився новий член команди, і ви хочете його представити.

До: Весь персонал
Звідки? [Ваше ім'я], HR
Побачення: [Сьогоднішня дата]
Тема: Ласкаво просимо [Ім'я нового співробітника] до команди!

Ми раді повідомити, що [Ім'я нового працівника] приєднується до [Відділу/Команди] в якості нашої нової [Назва посади]! Їх перший день буде [Дата початку]і вони тісно співпрацюватимуть з [Team Lead/менеджером].

Трохи про [Ім'я нового співробітника]:

• Походить від [попередньої компанії/досвіду].
• Захоплені [Галузеві навички/інтереси].
• Цікавий факт: [Something Light & Engaging].

Будь ласка, привітайте [Ім'я нового співробітника], коли побачите його!

Останні думки щодо написання меморандуму

Меморандум - це швидке та чітке донесення важливої інформації. 

Якщо людям доводиться перечитувати його, щоб зрозуміти суть, він не виконує свою роботу.

Пишіть коротко, робіть наступні кроки очевидними і пишіть як людина, а не як корпоративний робот. 

А якщо ви хочете заощадити час?

Наш Чат зі штучним інтелектом може скласти структуровану записку за лічені секунди, а ШІ-гуманізатор гарантує, що це звучить як ти.

Хіба не краще, коли люди дійсно читають і розуміють те, що ви написали?