没有人会一觉醒来就兴奋地写备忘录。
但面对现实，有时您需要快速、清晰地传达重要信息。
无论是宣布一项新政策、更新团队信息，还是为即将发生的变化提个醒，备忘录都能让事情变得简单：没有来来回回的电子邮件，没有不必要的会议，只有直奔主题的沟通。
好消息是什么？撰写备忘录并不复杂。
有了正确的结构和一些巧妙的调整，你就能确保你的信息被阅读、理解并付诸行动--而不会有人中途退出。
让我们来分析一下。
什么是备忘录？
备忘录（备忘录的简称）是一种简短、有条理的文件，用于 内部交流 在企业或组织中。
电子邮件可以很随意，也可以是对话式的，而备忘录则不同，它要清晰、直接、一针见血--非常适合分享重要的更新、政策或指示，没有任何不必要的赘述。
把它想象成专业版的 "嘿，各位，这里正在发生什么"。
再也不用担心人工智能检测到你的短信了 Undetectable AI 可以帮助您：
- 让人工智能辅助写作显现出来 像人一样
- 旁路 只需点击一下，就能使用所有主要的人工智能检测工具。
- 使用 人工智能 安全地 和 自信地 在学校和工作中。
无论是从经理到团队、从人力资源部门到员工，还是从领导层到整个公司，备忘录都能确保每个人都保持一致。
何时使用备忘录
当您需要有条理地向一群人传达重要信息时，备忘录最有效。您可以在以下情况下使用备忘录
- 宣布公司政策变更 (比如新的在家工作指导方针）
- 提供项目或倡议的最新情况
- 概述程序或指示
- 发布公司内部公告
- 解决需要立即关注的问题
如果您的信息是正式的、需要记录在案的，或者涉及多个收件人，那么就应该使用备忘录。如果是快速、非正式的签到，电子邮件或聊天信息可能就足够了。
现在你知道了 当 要使用备忘录，我们就来谈谈如何正确地安排备忘录的结构。
备忘录的关键要素
一份出色的备忘录不仅要看你说了什么，还要看你如何安排它。
保持信息清晰、有条理、易于浏览，可确保您的信息真正被阅读（而不是在收件箱中被忽略）。
以下是每份备忘录应包括的内容：
1.标题（收件人、发件人、日期、主题）
从最基本的开始。每份备忘录都应包括
- 致 这份备忘录是写给谁的？(团队、部门或整个公司）
来自 由谁发送？(您的姓名和职务）
日期 当它被写入
主题 简短、具体的标题，能让读者立即了解备忘录的内容
例如
致 所有员工
来自 无名氏，人力资源经理
日期 2025 年 2 月 1 日
主题 新的远程工作政策
2.开场白（备忘录的目的）
开门见山。第一句： 告诉人们为什么要读这本书。 这里不适合做冗长的介绍，只需要清楚地说明 "这是关于什么的" 声明。
例如
"本备忘录概述了公司更新的远程工作政策，自 2025 年 3 月 1 日起生效。
3.正文（详细信息和证明资料）
这里是您 细说.根据主题的不同，这部分内容可能包括
- "(《世界人权宣言》) 何人、何事、何时、何地、何故 公告
- 关键日期、期限或指示
- 任何必要的 背景信息或理由
句子简短如果需要，请使用项目符号，并且只包含相关细节--没有人愿意翻阅几段文字来寻找要点。
例如
"从 3 月 1 日起，员工每周至少有两天必须在办公室工作。这样做的目的是保持灵活性，同时促进协作。各团队可根据部门需要协调其在办公室工作的天数"。
4.行动呼吁（下一步或建议）
人们应该 做 读完这篇文章之后？无论是遵循新流程、参加会议，还是提出问题、 写清楚.
例如
"管理人员应与其团队协调，在 2 月 15 日前最终确定办公室内的日程安排。如有疑问，请联系人力资源部门"。
5.结束语（可选）
不是每份备忘录都需要结尾，但如果您想 画龙点睛如果您想了解更多信息，只需一句简单的感谢或致谢即可。
例如
"感谢你们在我们不断改进工作政策的过程中表现出的灵活性。我们感谢你们致力于合作和成功"。
撰写备忘录分步指南
下面介绍如何在不多想的情况下快速完成任务。
步骤 1：确定目的
如果您不知道 正是 为什么你要写这份备忘录，你的读者也不会知道。
简单明了--关键信息是什么？如果无法用一句话概括，那就重新考虑一下你的方法。
第 2 步：确定受众
谁在读这篇文章？您的措辞方式将根据您是在向领导层、团队还是整个公司讲话而有所改变。
调整您的备忘录，使其直接针对需要采取行动的人。
步骤 3：撰写备忘录
与其从头开始，不如让我们的 人工智能聊天 做繁重的工作。只需输入一个简单的提示，如
- "撰写一份专业备忘录，宣布新的远程工作政策"。
- "就即将到来的项目截止日期起草一份团队更新备忘录"。
- "为员工创建一份关于办公室安全更新的备忘录"。
AI Chat 可在数秒内生成结构严谨、文笔优美的草稿，为您节省时间和精力。
看看吧
第 4 步：细化和个性化
人工智能聊天为您提供了一个强大的起点，但是 不要只是复制和粘贴.
通读备忘录并做出调整，以符合您的语气，添加公司的具体细节，并确保您的团队感觉真实可信。
步骤 5：人性化最终草案
即使有了人工智能，备忘录仍应具有人性和自然的感觉。
将您的最终草案放入 人工智能人性化设计器 以剔除任何机械的措辞，确保读起来像您真正要发送的内容。
使用下面的小工具了解我们的人工智能检测器和人性化设计器！
有效备忘录范例
需要备忘录但又不想从头开始？
以下是四个现成可用的示例，您可以对其进行调整并发送。
示例 1：内部政策更新
场景 您的公司正在更新远程工作政策，需要通知员工。
致 所有员工
来自 [您的姓名]，人力资源经理
日期 [今天的日期]
主题 更新后的远程工作政策 - [日期] 生效
从 [日期] 开始，我们将更新远程工作政策，允许员工每周在家工作最多三天。
这一变化是基于员工的反馈意见，以及我们对保持灵活性同时促进面对面合作的承诺。
关键细节：
- 员工必须与他们的经理协调其远程工作日。
- 团队会议和重要合作会议需要办公室人员在场。
- 所有远程工作安排都应在 [截止日期] 之前与人力资源部门敲定。
如有任何疑问，请通过 [联系信息] 与人力资源部联系。在我们不断改进工作场所政策的过程中，感谢您的适应性。
例 2：项目状态备忘录
场景 您的团队需要快速了解重大项目的最新进展。
致 项目团队
来自 [您的姓名]，项目经理
日期 [今天的日期]
主题 项目 X 的最新情况 - 第 2 阶段完工
我们很高兴与大家分享 项目 X 的第 2 阶段现已完成，我们有望在[日期]之前进入第 3 阶段。
最新进展
- 开发团队最终确定了核心功能。
- 营销团队完成了活动初稿。
- 质量保证测试正在进行中，将于 [日期] 结束。
下一步：
- 最终测试和审查将在 [截止日期] 前完成。
- 第 3 阶段启动会议定于 [会议日期/时间]举行。
如果您有任何障碍或需要额外支持，请联系我或您的团队领导。
例 3：会议提醒备忘录
场景 整个部门的会议即将召开，你要确保每个人都能参加。
致 销售团队
来自 [您的姓名]，销售总监
日期 [今天的日期]
主题 提醒：季度销售会议 - [日期/时间］
这提醒我们 季度销售会议 将于 [日期][时间][地点] (或通过 Zoom）。
议程要点：
- 第一季度销售业绩回顾
- 新客户入职战略
- 第二季度销售目标调整
请准备好任何最新信息或问题。如果您不能参加，请尽快通知我。期待与大家相聚！
例 4：公告备忘录
场景 您的公司即将迎来一位新的团队成员，您想介绍一下他们。
致 全体员工
来自 [您的姓名]，人力资源部
日期 [今天的日期]
主题 欢迎 [新员工姓名] 加入团队！
我们很高兴地宣布 [新员工姓名］ 将加入[部门/团队]，成为我们新的[职位名称]！他们的第一天将是 [开始日期]他们将与 [组长/经理] 紧密合作。
关于 [新员工姓名] 的一些情况：
- 来自 [上一家公司/经验]。
- 热衷于 [行业技能/兴趣]。
- 有趣的事实：[轻盈而吸引人的东西]。
见到 [新员工姓名] 时，请向他们表示热烈欢迎！
怎样才能写好备忘录？
一份好的备忘录应该清晰、直接、易于浏览。它应该快速切入主题，使用简单的语言，并让下一步显而易见。
备忘录应该多长？
最好是一页或更少。如果太长，人们会略过或忽略它。要紧凑，只写必要的内容。
我能使用备忘录进行对外交流吗？
如果您要联系客户或外部合作伙伴，电子邮件或商务信函更为合适。
如何正确设置备忘录的格式？
每份备忘录都应有标题（收件人、发件人、日期、主题）、清晰的开头、正文中的关键细节以及直接的行动号召。
关于撰写备忘录的最终想法
备忘录就是要快速、清晰地传递重要信息。
如果人们需要重读才能理解重点，那它就没有起到作用。
简明扼要，让下一步显而易见，写得像个人，而不是企业机器人。
如果您想节省时间呢？
我们的 人工智能聊天 可以在几秒钟内起草一份结构化备忘录，而 人工智能人性化设计器 确保听起来像 你.
当人们真正读懂你写的东西时，不是更好吗？