Motivační dopis je vaší první skutečnou příležitostí promluvit přímo k osobě, která vás přijímá do zaměstnání.
Je to místo, kde vysvětlíte, proč jste vhodným kandidátem a že jste si o společnosti udělali domácí úkol, abyste zaměstnavatele přesvědčili, že s tímto člověkem chci mluvit.
Chcete-li, aby si váš motivační dopis někdo přečetl, musíte dodržovat určitá pravidla formátování. A v tomto průvodci vám vysvětlím, jak přesně naformátovat motivační dopis odshora dolů.
Klíčové poznatky
- Ideální motivační dopis má tuto strukturu: záhlaví, pozdrav, úvod, tělo, závěr a podpis.
- Používejte klasická písma, jako je Calibri, Arial nebo Georgia velikosti 11 nebo 12. Dodržujte jednopalcové okraje, zarovnávejte vše vlevo, vynechávejte odrážky odstavců a pro snadnější čtení textu používejte mezery.
- Pokud není v inzerátu uvedeno jinak, exportujte motivační dopis do formátu PDF.
- Pomocí aplikací Smart Applier, AI Cover Letter Generator a Resume Builder od společnosti Undetectable AI můžete automatizovat proces hledání zaměstnání a zároveň zajistit, že váš životopis a motivační dopis budou správně naformátovány.
Jak čisté rozvržení zvyšuje čitelnost a působivost dokumentu
Pokud v motivačním dopise používáte podivná písma, křečovité odstavce nebo chaotické zarovnání, v podstatě po čtenáři požadujete, aby dělal mentální gymnastiku, jen aby zjistil, co vůbec děláte.
Nikdy vás nemůže představit jako někoho, kdo přináší jasný a kompetentní přístup.
Čisté rozvržení naopak umožňuje, aby vše zapadlo na své místo. Správné řádkování, čitelné písmo a jasná struktura vedou oči čtenáře přesně tam, kam potřebují.
Už nikdy se nemusíte obávat, že umělá inteligence rozpozná vaše texty. Undetectable AI Může vám pomoci:
- Zpřístupněte psaní s asistencí umělé inteligence podobný člověku.
- Bypass všechny hlavní nástroje pro detekci umělé inteligence jediným kliknutím.
- Použijte AI bezpečně a sebevědomě ve škole a v práci.
Dobře naformátovaný průvodní dopis také ukazuje, že si vážíte času čtenáře.
Také signalizuje odsouzení. Pokud si nedokážete zorganizovat vlastní motivační dopis, jak chcete organizovat projekt nebo tým?
Nedbalé formátování působí nedbale a nezkušeně, a to i v případě, že vaše pracovní historie je solidní.
Na druhé straně vizuálně vyvážený motivační dopis a promyšlené uspořádání svědčí o tom, že víte, co děláte.
Standardní struktura průvodního dopisu
Nyní, když jsme si ujasnili, že je důležité naučit se správně formátovat motivační dopis, aby si ho někdo přečetl, pojďme si říct, co do něj vlastně patří.
Záhlaví: Kontaktní informace
Záhlaví obsahuje vaše kontaktní údaje a není to místo, kde byste měli být kreativní.
Hned nahoře by mělo být vaše jméno, dále telefonní číslo, e-mail (ujistěte se, že je profesionální, a ne něco jako [email protected]) a odkaz na váš profil na LinkedIn.
Poté následují informace o společnosti, tj. název a adresa společnosti.
I v případě, že průvodní dopis posíláte e-mailem, je uvedení adresy stále očekávaným formátem.
Pozdrav nebo pozdrav
Pro lásku ke všem čitelným věcem se prosím pokuste najít jméno vedoucího náboru. Nic nekřičí "hromadná žádost" hlasitěji než "Koho se to týká".
Pokud trochu zapátráte, prohledáte LinkedIn společnosti nebo se podíváte na nabídku práce, je pravděpodobné, že najdete jejich jméno.
Osobní začátek průvodního dopisu s váženým [jméno] okamžitě prokáže vaši snahu.
Pokud nemůžete najít žádné jméno, postačí vám "Vážený vedoucí náboru".
Úvodní odstavec
Úvodní řádky motivačního dopisu jsou vaším háčkem. Neplýtvejte jimi slovy: "Jmenuji se [vaše jméno] a píši vám, abych se ucházel o...", protože tyto informace už znají.
Přejděte rovnou k věci. Zmiňte se o něčem, co vás na pozici/společnosti, o kterou se ucházíte, zaujalo.
Snažte se dát najevo, že jste udělali víc, než jen přečetli název pracovní pozice, a že jste skutečně strávili čas průzkumem společnosti.
Odstavec(y) těla
Tady je jeho podstata. Největší chybou, kterou jsem zde viděl, je, že uchazeči buď blábolí, nebo svůj životopis kopírují ve formě odstavců.
Místo toho byste měli vybrat dvě nebo tři klíčové kvalifikace z nabídky práce a konkrétně je porovnat s tím, co jste udělali.
Pokud potřebují někoho, kdo umí řídit projekty, můžete uvést: "V minulém zaměstnání jsem řídil šestičlenný tým v dvouměsíční časové tísni, a přesto jsem dokončil kompletní rebranding s předstihem."
Přidejte čísla, pokud je máte, například procenta, splněné termíny, ušetřené rozpočty, velikost týmu, cokoli konkrétního, co ukáže, jaký dopad jste měli na svých předchozích pracovištích.
Závěrečný odstavec
Poslední odstavec je jednoduše závěrečným shrnutím, ve kterém poděkujete za přečtení a potvrdíte svůj zájem o danou pozici.
Dejte jim najevo, že se těšíte na možnost dalšího jednání o této pozici.
Krátká rada zní, že o místo nesmíte prosit. V závěru nic příliš nevysvětlujte.
A nepište prosím celý odstavec, ve kterém se omlouváte za to, že nemáte všechny kvalifikační předpoklady uvedené v nabídce práce.
Ukončete to s důvěrou, že jste otevřeni dalším krokům.
Podpis
Pokud se jedná o e-mail psaný na stroji, stačí jen vaše jméno. Pokud je to PDF, můžete připojit digitální podpis, pokud chcete. Důležité je, aby tam bylo vaše jméno a bylo správně napsáno.
Pod jménem není na škodu uvést opět svůj e-mail a telefonní číslo. Usnadněte jim kontakt s vámi, aniž by museli rolovat zpět nahoru.
Generátor průvodních dopisů nezjistitelné umělé inteligence má přesně tuto strukturu. Stačí si vybrat pozici nebo obor, zadat své údaje a nechat jej vytvořit dobře naformátovaný motivační dopis, který se čte, jako byste ho psali ve svůj nejlepší den.
Pokud dáváte přednost ručnímu postupu, můžete se také naučit jak použít ChatGPT k napsání motivačního dopisu.
Pokyny pro formátování
Poté, co jste vyřešili obsah motivačního dopisu, je třeba se zaměřit na jeho design.
Pokud je váš dopis těžký na pohled, nikdo se nedostane k části, kde jste své poslední firmě zachránili $50K nebo spustili kampaň, která ztrojnásobila angažovanost.
Zde jsou hlavní pravidla formátování, která je třeba dodržovat.
Písmo: Typ, velikost a čitelnost
Volba písma by měla znít profesionální dospělý, který respektuje váš čas, namísto znuděný teenager, který poprvé objevuje Microsoft Word.
Držte se osvědčených písem, jako jsou Calibri, Arial, Cambria, Georgia nebo Times New Roman. Pokud si chcete dát záležet, Garamond a Helvetica jsou také příjemné na pohled a vypadají čistě na všech zařízeních.
Velikost písma 11 nebo 12 je ideální. Náboroví manažeři by neměli potřebovat zvětšení, aby si mohli přečíst vaše zkušenosti. Vyvarujte se také toho, abyste příliš mnoho textu psali tučně nebo kurzívou. Používejte je jen střídmě, pokud chcete něco opravdu zdůraznit.
Mezery a okraje
Všichni jsme v pokušení napsat do motivačního dopisu všechny detaily o naší kariéře, jako by to byla naše poslední šance. Ale čím křečovitěji váš dopis vypadá, tím více je čtenář ohromen.
Používejte jednoduché řádkování uvnitř odstavců a dvojité řádkování mezi nimi, tj. mezi jednotlivými oddíly nebo odstavci nechte prázdný řádek, abyste vytvořili vizuální prostor pro dýchání.
Co se týče okrajů, držte se jednoho palce po celém obvodu. Nezmenšujte je, abyste do nich vtěsnali více textu. Pokud se váš obsah nevejde na jednu stránku s normálními mezerami a okraji, řešením není "zmenšit okraje", ale "ubrat trochu chmýří".
Zarovnání
V průvodním dopise chcete mít pouze zarovnání vlevo, tečka. Nezarovnávejte text na střed, nezarovnávejte ho doprava, za profesionální se považuje pouze zarovnání vlevo.
Odstavce také neodsazujte. Místo toho používejte mezi odstavci prázdné řádky, protože usnadňují přehlednost textu.
Dbejte na jednotné formátování. Pokud nadpisy oddílů zvýrazňujete tučně, zvýrazněte je všechny stejně. Pokud v jedné části dopisu používáte určitý styl odrážek nebo řádkování, neměňte ho náhodně v polovině dopisu.
Formát a pojmenování souborů
Když konečně zvládnete strukturu a formátování průvodního dopisu, stačí soubor uložit ve správném formátu.
Uložit jako PDF (pokud není požadováno jinak)
Motivační dopis vždy ukládejte ve formátu PDF, pokud není v nabídce práce výslovně uvedeno jinak. Formátování ve formátu PDF zůstane na místě, takže to, co vidíte vy, uvidí i ostatní, bez ohledu na to, jaký počítač, operační systém nebo e-mailovou aplikaci používají.
Pokud odešlete soubor .docx nebo .odt, může se otevřít s jiným formátováním nebo textem, který se náhle přesune po celé stránce.
Většina nástrojů pro psaní (Word, Google Docs, Pages) umožňuje exportovat nebo "Stáhnout jako" PDF jedním kliknutím. Uložený soubor překontrolujte, a pokud zjistíte, že něco nesedí, opravte to a znovu exportujte.
Příklady pojmenování souborů
Nyní k části, která lidi přivádí k podivné kreativitě: název vašeho souboru by měl obsahovat tři věci: vaše jméno, typ dokumentu a případně pracovní pozici nebo název společnosti.
To je vše.
Zde je několik příkladů, jak to udělat správně:
- Sarah_Khan_CoverLetter.pd
- MichaelJames_ProductManager_CoverLetter.pdf
- John_Doe_CoverLetter_Google.pdf
Ujistěte se, že název souboru neobsahuje žádná čísla verzí, speciální znaky ani slovo "FINAL", jako by se jednalo o semestrální práci.
Pokud chcete mít jistotu, že nikdy nezkazíte žádný detail, je tu pro vás funkce Undetectable AI. Smart Applier se o celý proces formátování postará za vás.
Automaticky vygeneruje správně strukturovaný, profesionálně naformátovaný průvodní dopis, uloží jej ve správném formátu PDF a pojmenuje soubor přesně podle názvů, které preferují náborové týmy.
Spárujte ji s naší umělou inteligencí Generátor průvodních dopisů pro lidsky znějící dopisy na míru podle pracovního místa, o které se ucházíte, a naší nabídky. Tvůrce životopisu který odpovídá stylu formátování, takže vše vypadá jednotně, a máte k dispozici kompletní sadu nástrojů pro žádosti o zaměstnání.
Britský formát průvodního dopisu
Základní principy formátování motivačního dopisu ve Velké Británii jsou stejné jako ty, o kterých jsme hovořili dříve.
Motivační dopisy ve Velké Británii však mají poněkud formálnější tón. Konverzační, úderný tón, který v USA funguje dobře, je tam považován za příliš neformální.
Odvětví jako právo, finance, vzdělávání nebo státní správa kladou velký důraz na formální tón.
Formátování: datum je vlevo nahoře a je v britském formátu, tj. den měsíc rok, takže místo "11. července 2025" je "11. července 2025".
V USA mají lidé tendenci vynechávat celou adresu příjemce nebo ji uvádět někde uprostřed.
Ve Velké Británii je však standardem uvádět na začátku jak svou adresu, tak adresu zaměstnavatele. Vaše adresa je v pravém rohu a adresa společnosti vlevo pod datem.
Národní kariérní služba Spojeného království doporučuje, abyste v průvodním dopise, pokud čtenáře oslovujete jménem, zakončili dopis slovy "S pozdravem".
A pokud neznáte jméno a použijete něco jako "Vážený pane, vážená paní" nebo "Vážený vedoucí personálního oddělení", je správné uzavřít dopis slovy "S pozdravem".
Formát průvodního dopisu pro různé situace
Formát motivačního dopisu zůstává ve většině případů víceméně stejný: záhlaví, pozdrav, úvod, tělo, závěr a podpis.
V závislosti na zaměření dopisu dochází k několika drobným změnám.
Jak například naformátovat motivační dopis na stáž, když pravděpodobně nemáte dlouholeté zkušenosti v oboru?
V tomto případě se v hlavní části uvede propojení mezi vašimi studijními výsledky, akademickými projekty, dobrovolnickou prací nebo prací na částečný úvazek a požadavky na stáž.
Pokud děláte kariérní obrat, chtěli byste v úvodu rychle pojmenovat roli, o kterou usilujete, a důvod, proč se měníte.
Pokud například přecházíte z pohostinství do technologických oborů, ukažte, jak vás vedení týmů pod tlakem nebo budování vztahů s klienty připravilo na pozici, o kterou se ucházíte.
Vyhněte se přílišnému vysvětlování změny kariéry. Jednoduše ji jasně formulujte, spojte ji s novou pozicí a pak se zaměřte na to, co vám přináší.
V případě "studené" žádosti, kdy se obracíte bez konkrétního pracovního místa, vyjádřete zájem o samotnou společnost a ideálně o konkrétní oddělení nebo tým.
Vzhledem k tomu, že v dopise není žádná pracovní pozice, na kterou byste se mohli odvolávat, můžete místo toho zmínit vzájemné vazby nebo nedávné novinky ve firmě, abyste dali najevo, že se nejedná o kopírovaný dopis.
Bez ohledu na situaci se základní pravidla formátování nemění. Motivační dopis musí mít přehledné uspořádání, čitelné písmo, pevnou strukturu a jasný záměr.
Přejděte dolů a podívejte se, co umí náš detektor umělé inteligence a humanizér!
Závěrečné myšlenky
Doufám, že vám tento článek pomohl dozvědět se něco o tom, jak naformátovat motivační dopis.
Pokud je vaše rozvržení čisté, písmo čitelné a struktura skutečně pomáhá čtenáři sledovat váš příběh, vaše šance, že si vás všimne, se výrazně zvyšují.
Věnujte tedy čas správnému postupu, nebo ještě lépe přejděte na nezjistitelnou umělou inteligenci. Generátor průvodních dopisůa během několika minut vytvoříte správně naformátovaný dopis pro konkrétní pracovní pozici.
Spárujte ji s Smart Applier exportovat do formátu PDF, správně jej pojmenovat, s důvěrou odeslat a začít se připravovat na pohovor, který bude následovat poté, co si váš motivační dopis přečte personalista.
Podívejte se na Nezjistitelná AI dnes!