Jak napsat e-mail učiteli v jakékoli situaci

Schránky učitelů jsou plné e-mailů od žáků nebo jejich rodičů. 

Některé z nich jsou jasné, jiné matoucí a některé vypadají, jako by je někdo napsal ve spěchu.

Pokud chcete, aby na váš e-mail skutečně někdo odpověděl (a ne aby skončil v hromádce "vyřídím to později"), je třeba postupovat určitým způsobem. 

Měli byste říct "Hej", nebo "Vážený pane profesore"? Kolik detailů je příliš mnoho? A jak zajistit, aby vaše žádost nevyzněla jako náročná?

Přesně o tom pojednává tato příručka.

Na konci budete vědět, jak napsat učiteli e-mail, který by nechtěl nechat bez odpovědi.

Kdy byste měli poslat e-mail učiteli (běžné situace)

Někteří rodiče mají rádi e-maily. 

Rádi posílají zprávy o každé drobné nepříjemnosti, jako je chybějící guma nebo skutečnost, že malý Timmy dostal při vybíjené příliš agresivní ránu. 

Někteří studenti se mezitím e-mailům s učiteli vyhýbají, i když je v sázce jejich studijní budoucnost. 

Kdy byste tedy měli učiteli poslat e-mail? Zde je několik legitimních důvodů:

• Významné poklesy známek: Pokud vaše dítě, které je obvykle v každém testu výborné, najednou přinese domů čtyřku, stojí za to se o tom informovat.
• Obavy ze šikany: Ať už se to děje ve třídě, o přestávce nebo online, učitelé musí vědět, jestli se žák necítí bezpečně.
• Významné změny chování: Pokud vaše kdysi upovídané dítě najednou zmlklo, je možné, že se ve škole něco děje.
• Zmatek v zadáních: Pokud je úkol nejasný, můžete si instrukce vyjasnit rychlým e-mailem (ale možná se nejprve podívejte do sylabu).
• Nouzové situace v rodině: Pokud žák řeší rodinnou krizi, učitelé mu často mohou nabídnout podporu nebo shovívavost.
• Zapojení třídy: Chcete se stát dobrovolníkem nebo pomoci s nějakou akcí? Učitelé neodmítnou pomocnou ruku (pokud tedy nejste rodič).

I když jsou to všechno dobré důvody, proč poslat učiteli e-mail, některé věci by se do jeho e-mailové schránky pravděpodobně neměly dostat. Zde je několik příkladů, kdy e-mail neposílat:

• Ptáte se na informace, které jsou v učebním plánu: Pokud je odpověď doslova v dokumentu, který vám rozdali první den, neposílejte e-mail.
• Stěžování si na známky bez důkazů: "Zasloužím si jedničku" není přesvědčivý argument.
• Přehnaná reakce na drobné problémy: Ta chybějící tužka? Je pryč. Jdi dál.
• Vyžadování zvláštního zacházení: Učitelé mají na starosti více než 30 dětí, nejen ty vaše. (Pokud samozřejmě nejde o vážnou věc, ale i pak je třeba žádat zdvořile.)

Co učitelé očekávají od dobře napsaného e-mailu?

Učitelé čtou e-maily každý den, takže pokud chcete, aby ten váš byl dobře přijat, musíte vědět, že. jak správně napsat e-mail učiteli.

Učitelé přijímají krátké, jasné a uctivé e-maily.

Nejprve začněte řádným pozdravem. To znamená "Vážený pane Smithi" nebo "Dobrý den, paní Johnsonová", nikoli "Ahoj, učiteli" nebo, nedej bože, jen jejich příjmení následované otazníkem.

Poté přejděte k věci. Uveďte, kdo jste (nebo kdo je vaše dítě), o jaký problém se jedná a co od něj potřebujete. 

Můj syn Jake chodí do vaší třídy na druhou hodinu angličtiny a má problémy s posledním úkolem, který se týká zejména [konkrétní věci]. Mohl byste mu objasnit požadavky? 

Boom. Přímo k věci.

Žádné zbytečné řeči o tom, že Jake miluje knihy už od svých tří let a že má k tomuto konkrétnímu projektu hluboký citový vztah.

A konečně, stejně jako na pozdravu záleží i na tom, jak e-mail profesorovi ukončit.

Proto e-mail pěkně zabalte, aniž byste vznášeli požadavky. 

Konec typu "Musíte to okamžitě napravit" je receptem na to, aby byl váš e-mail mentálně smazán.

Buďte proto zdvořilí a zdvořile se odepište jako rozumný člověk. 

Jak strukturovat e-mail učiteli (průvodce krok za krokem)

Pro ilustraci, jak napsat e-mail učiteli, jsme níže popsali jednotlivé kroky.

Budeme také vytvářet hypotetický e-mail krok za krokem. 

Náš příklad zahrnuje e-mail od rodiče, který píše učiteli o tom, že jeho dítě zůstalo doma ze školy kvůli velmi specifickému strachu, že "ve škole přijde o zub". 

Přejděme rovnou k věci.

Krok 1: Použijte jasný a profesionální předmět

Učitelé dostávají spoustu e-mailů, takže jasný předmět jim pomůže rychle zjistit, čeho se váš e-mail týká a zda vyžaduje naléhavou pozornost.

Vyhněte se proto předmětům jako "Otázka" nebo "Důležité", protože jsou příliš vágní.

Dobrý předmět by měl být konkrétní a informativní a zároveň krátký. Měli byste také vyhnout se nadměrné kapitalizaci, vykřičníky nebo příliš ležérní tón. 

Například předmět našeho hypotetického e-mailu zní: 

Předmět

[Jméno dítěte] Zůstává doma [Datum] - Bojí se, že přijde ve škole o zub.

Všimněte si, jak okamžitě informuje učitele, proč je tento e-mail v jeho schránce.

Krok 2: Začněte správným pozdravem

Nyní, když máme dobrý předmět, ukážeme vám, jak správně otevřít e-mail. 

Váš pozdrav udává tón celé zprávy.

Špatné pozdravení (nebo ještě hůře, žádné pozdravení) je velmi nezdvořilý způsob zahájení.

Učitele vždy oslovujte formálně, pokud nevíte, že si přeje něco jiného. "Vážená paní" nebo "Dobrý den, pane profesore", za kterými následuje jejich příjmení, jsou bezpečnou volbou. 

Pokračujme v našem hypotetickém e-mailu a použijme tento krok:

Předmět	[Jméno dítěte] Zůstává doma [Datum] - Bojí se, že přijde ve škole o zub.
Vážený pane Johnsone,

Nyní začínáme zdvořile a profesionálně.

Krok 3: Představte se (pokud je to nutné)

Pokud vás učitel již dobře zná, možná nebudete potřebovat. dlouhý úvod.

Pokud však existuje možnost, že vás ihned nepoznají (zejména ve velkých třídách nebo školách), je lepší se krátce představit. 

To je důležité zejména pro rodiče, kteří se obracejí na své dítě, aby se předešlo zbytečnému vracení se zpět. 

Pokud jste student, stačí uvést celé jméno a třídu.

Jste-li rodič, můžete uvést jméno a třídu svého dítěte, což učiteli pomůže spojit si informace.

Nyní to aplikujme na náš příklad e-mailu:

Předmět	[Jméno dítěte] Zůstává doma [Datum] - Bojí se, že přijde ve škole o zub.
Vážený pane Johnsone, Doufám, že je vše v pořádku. Tady Sarah Thompsonová, matka Geralda z vaší druhé třídy.

Ach ano, projevení zájmu o blaho učitele ještě nikdy nikomu neublížilo. 

Krok 4: Jasně vysvětlete svůj požadavek nebo otázku

Po úvodu byste měli přejít k věci. 

Učitelé jsou zaneprázdnění a nemají čas luštit nejasné nebo příliš dlouhé e-maily.

Vaše sdělení by tedy mělo být jasné a přímé. 

Pokud máte konkrétní otázku, formulujte ji stručně, aby vám na ni mohli odpovědět, aniž byste je museli žádat o vysvětlení.

Nebo pokud podáváte žádost, uveďte předem všechny potřebné údaje (data, časy, jména nebo jiné důležité souvislosti).

Zároveň vyvažujte stručnost a úplnost.

Nechcete být tak neurčití, aby učitel neměl tušení, co potřebujete, ani ho nechcete utopit ve zbytečných kulisách. 

Vraťme se zpět k našemu hypotetickému e-mailu a uveďme konkrétní údaje.

Předmět	Gerald zůstává doma dne [Datum] - Bojí se, že přijde ve škole o zub.
Vážený pane Johnsone, Doufám, že je vše v pořádku. Tady Sarah Thompsonová, matka Geralda z vaší druhé třídy.  Chtěla jsem vám oznámit, že Gerald zůstane [datum] doma, protože je velmi znepokojený tím, že mu ve škole vypadl zub. Nechtěli jsme, aby jeho nepříjemné pocity narušovaly výuku.

Krok 5: Mluvte slušně a s respektem

I když jste frustrovaní nebo spěcháte, při psaní e-mailu učiteli vždy používejte zdvořilý a uctivý tón.

Váš tón může ovlivnit to, jak vás učitel vnímá a jak rychle reaguje.

Vyhněte se náročným výrazům, jako je "Potřebuji, abys..." nebo "Musíš..." Místo toho používejte zdvořilostní fráze, jako například "Mohl byste..." nebo "Opravdu bych ocenil, kdyby..."

Úcta k jazyku znamená také brát ohled na čas učitele.

Pokud vaše otázka vyžaduje dlouhou odpověď, uznejte to a oceňte jejich úsilí.

Vrátíme-li se k našemu příkladu e-mailu, musíme se ujistit, že tón zůstane zdvořilý.

Tady je ohleduplnost:

Předmět

Gerald zůstává doma dne [Datum] - Bojí se, že přijde ve škole o zub.

Vážený pane Johnsone, Doufám, že je vše v pořádku. Tady Sarah Thompsonová, matka Geralda z vaší druhé třídy.  Chtěla jsem vám oznámit, že Gerald zůstane [datum] doma, protože je velmi znepokojený tím, že mu ve škole vypadl zub. Nechtěli jsme, aby jeho nepříjemné pocity narušovaly výuku. Doufám, že to chápete, a vážím si vaší podpory. Dejte mi prosím vědět, jestli bychom měli udělat něco, čím bychom zmeškaný den nahradili.

Krok 6: Profesionální uzavření e-mailu

Je důležité ji ukončit vhodným podpisem. 

Vyhněte se náhlým koncům.

Vždy připojte závěrečnou větu, která buď zopakuje vděčnost, nebo naznačí další krok.

Pokud očekáváte odpověď, dejte to jasně najevo a řekněte. "Těším se na vaši odpověď" nebo "Dejte mi prosím vědět, jakmile se vám to bude hodit." 

Pokud nepotřebujete nutně odpověď, ale chcete udržet komunikaci otevřenou, můžete ji ukončit, "Ještě jednou děkuji za váš čas - opravdu si toho vážím."

Měl by být také řádně podepsán. "S pozdravem", "S pozdravem" nebo "Děkuji" jsou bezpečné možnosti.

U našeho e-mailu přidáme zdvořilostní závěr. '

Zde je celé znění příkladu, jak napsat e-mail učiteli:

Předmět

Gerald zůstává doma dne [Datum] - Bojí se, že přijde ve škole o zub.

Vážený pane Johnsone, Doufám, že je vše v pořádku. Tady Sarah Thompsonová, matka Geralda z vaší druhé třídy.  Chtěla jsem vám oznámit, že Gerald zůstane [datum] doma, protože je velmi znepokojený tím, že mu ve škole vypadl zub. Nechtěli jsme, aby jeho nepříjemné pocity narušovaly výuku. Doufám, že to chápete, a vážím si vaší podpory. Dejte mi prosím vědět, jestli bychom měli udělat něco, čím bychom zmeškaný den nahradili. Děkujeme za vše, co děláte, Sarah ThompsonGeraldova matka

Nejčastější chyby, kterých se vyvarujte při zasílání e-mailů učiteli

Právě jste se naučili, jak napsat e-mail učiteli krok za krokem. 

Abyste se ujistili, že tělo vašeho e-mailu je zcela bez chyb, zde je několik běžných chyb, kterých byste se měli za každou cenu vyvarovat.

1. Používání slangu nebo neprofesionálního jazyka

Pokud váš e-mail začíná slovy "Aye" nebo "Hey whatsup", máme problém. 

Učitel není tvůj kamarád na hraní.

A i když je možná druhou přirozeností napsat "I won't be there ur class 2morrow", je to spolehlivý způsob, jak dostat svůj e-mail na hromádku "ignorovat". 

Zachovejte profesionální přístup, pouze plná slova, a textovou mluvu si nechte pro skupinové chaty.

2. Odeslání e-mailu bez Korektury

Nemohu dostatečně zdůraznit, že před odesláním byste měli vždy provést korekturu. 

Učitelé už tak musí celý den luštit pochybné písmo. Neměli by také luštit e-maily s překlepy.

Pokud vaše zpráva vypadá, jako by byla napsána ve spěchu a bez interpunkce, nedivte se, že se ztratí ve změti.

Trocha snahy se hodně vyplatí.

3. Přílišná náročnost nebo hrubost

Je tenká hranice mezi tím, když o něco žádáte, a tím, když to požadujete. 

Zaslání zprávy ve znění: "Okamžitě zrušte nulu, kterou jste mému dítěti udělili" nebo "Zítra se vaší hodiny nezúčastním. Mám fotbalový zápas." není zrovna žádání. 

Učitelé mnohem lépe reagují na uctivé žádosti než na ultimáta.

Nikdo nemá rád e-mail, který zní, jako by ho psal podnikový právník na kofeinovém opojení.

4. Zapomínáte uvádět důležité údaje

Pokud si učitel musí hrát na detektiva, aby zjistil, na co se ptáte, je už otrávený. 

E-maily, které obsahují pouze větu "Nechápu to" nebo "Můžete mi pomoci?", aniž byste uvedli, o jakou třídu, úkol nebo téma se jedná, jsou pro učitele neuvěřitelně matoucí.

Uveďte relevantní podrobnosti, aby učitel nemusel hádat, co máte na mysli.

Jak vám může umělá inteligence pomoci psát zdvořilé a efektivní e-maily?

Psaní dobře strukturovaného e-mailu není silnou stránkou každého. 

Rodiče pocházejí z různých prostředí a ne všichni znají očekávané formální postupy při zasílání e-mailů učiteli.

Někteří píší dlouhé, nesouvislé bloky textu, ve kterých chybí klíčové detaily, jiní posílají příliš strohé nebo matoucí zprávy. 

A studenti, no, někteří to prostě neberou vážně (viz: "feelin' a lil down, so i am not gonna come tom").

Zde se chatboty s umělou inteligencí, jako je například chatbot Undetectable AI. Chat s umělou inteligencí, může zasáhnout a zachránit situaci. 

Pomocí umělé inteligence při psaní e-mailů získáte profesionálně znějící e-mail, na který skutečně dostanete užitečnou odpověď. 

Kromě toho může umělá inteligence zajistit, aby váš tón byl přiměřený, protože žádný učitel nechce číst e-mail, který zní, jako by byl napsán ve spěchu. 

Nezapomeňte svůj e-mail zlidštit. Vyzkoušejte náš AI Humanizer nyní ve widgetu níže!

Závěrečné tipy pro napsání silného e-mailu učiteli

Nyní byste již měli mít dobrou představu o tom, jak napsat e-mail učiteli.

Než však stisknete tlačítko Odeslat, zde je několik posledních rad, které zajistí, že vaše zpráva bude dobře přijata.

Krátké a přímé e-maily

Jak jsem již zmínil, učitelé jsou zaneprázdnění lidé.

Nemají čas číst dlouhý e-mail o každé myšlence, která se vám honí hlavou. 

Sdělujte stručně, držte se hlavní myšlenky a neodbíhejte zbytečně od tématu.

Pokud váš e-mail není srozumitelný během minuty nebo dvou, je pravděpodobně příliš dlouhý.

Vědět, kdy navázat na reakci učitele

Pokud jste nedostali odpověď v přiměřené lhůtě (obvykle 24-48 hodin v den školního vyučování), můžete poslat zdvořilou zprávu. následný e-mail bez odpovědi. 

Ale nespamujte schránku svého učitele pětkrát za sebou větou "Did u get my email???". Klíčem k úspěchu je trpělivost.

Respektování času učitele a úředních hodin

Nezapomeňte, že učitelé žijí i mimo školu.

Poslat e-mail ve 23:59 a očekávat okamžitou odpověď není respektování jejich osobního života. 

Pokud vaše otázka může počkat do vyučovací hodiny nebo do úředních hodin, zvažte, zda ji nepředložíte e-mailem.

Respektujte jejich čas a budou vám ochotnější pomoci, když to budete opravdu potřebovat.

Pište lepší e-maily svému učiteli bez starostí!

Tento průvodce vás provede tím, jak napsat e-mail učiteli, a poskytne vám další rady a doporučení.

Pokud vám však psaní e-mailů stále připadá náročné, mohou vám pomoci nástroje společnosti Undetectable AI. 

Během několika minut můžete napsat kompletní e-mail učiteli nebo jinému subjektu podle správné etikety.

Zaregistrujte se k nezjistitelné AI a posílejte učitelům profesionální a uctivé e-maily.