Erst letzte Woche leitete eine befreundete Personalvermittlerin eine E-Mail von einem Bewerber weiter, den sie gerade einstellen wollte.
Der Start war großartig. Herzliche Begrüßung, gut formulierte Nachricht und sogar echte Begeisterung für den Job.
Dann kam ich zum Ende.
Keine Abmeldung. Nein, danke. Nur: "In Ordnung, geben Sie mir Bescheid."
Sie sagte, es fühlte sich an, als ob jemand mitten im Gespräch eine Tür auf halber Strecke schließen würde. Es war, gelinde gesagt, unangenehm und abrupt.
Die meisten Menschen sind sich nicht bewusst, dass das Ende einer E-Mail den Ausschlag zu ihren Gunsten geben oder sie komplett abschrecken kann.
Aber es ist das Letzte, was Ihr Leser sieht, und es sagt ihm, ob Sie durchdacht, übereilt oder sogar zuverlässig sind.
Lassen Sie uns darüber sprechen, wie man eine E-Mail so beendet, dass sie für Sie und nicht gegen Sie arbeitet.
Wichtigste Erkenntnisse
- Die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail schließen, kann einen stärkeren Eindruck hinterlassen als die Einleitung.
- Sie sollten eine Unterschrift wählen, die zu dem Adressaten und dem Grund Ihres Schreibens passt.
- Wenn Sie eine E-Mail beenden, sollten Sie klarstellen, was als Nächstes geschehen soll, damit es keine Verwirrung gibt.
- Andernfalls könnte sich der Empfänger fragen: "Was zur Hölle soll ich tun?"
- Ein kurzes Dankeschön kann Ihre Botschaft menschlicher wirken lassen. Scheuen Sie sich also nicht, "Danke" in Ihrer eigenen Stimme zu sagen.
- Eine E-Mail-Signatur ist aus vielen Gründen wichtig. Verwenden Sie eine einfache und leicht zu lesende Signatur.
Elemente eines starken E-Mail-Schlussworts
Ein guter E-Mail-Abschluss entsteht nicht einfach durch die Unterzeichnung Ihres Namens.
Er sollte dem Leser einen klaren Eindruck davon vermitteln, wer Sie sind und was Sie als Nächstes tun wollen.
Um es richtig zu machen, muss Ihr E-Mail-Schlusswort die unten aufgeführten Elemente enthalten.
Machen Sie sich nie wieder Sorgen, dass KI Ihre Texte erkennt. Undetectable AI Kann Ihnen helfen:
- Lassen Sie Ihr AI-unterstütztes Schreiben erscheinen menschenähnlich.
- Bypass alle wichtigen KI-Erkennungstools mit nur einem Klick.
- Verwenden Sie AI sicher und zuversichtlich in Schule und Beruf.
- Ein natürlicher Abschiedsgruß
Ihre Abmeldung sollte dem Ton und dem Zweck Ihrer E-Mail entsprechen. Zu lässig kann unprofessionell wirken. Zu formell kann steif wirken.
- Professionell, aber herzlich: Mit freundlichen Grüßen, Mit freundlichen Grüßen, Mit freundlichen Grüßen
- Freundlich, aber respektvoll: Beste, Danke, Herzlichst
- Lässig und schnell: Nochmals vielen Dank, Bald sprechen, Macht's gut
Vermeiden Sie veraltete oder übermäßig persönliche Abschlüsse in arbeitsbezogenen Kontexten (Mit freundlichen Grüßen, Prost, Liebe).
- Ein klarer nächster Schritt
Lassen Sie den Leser nie im Ungewissen. Beenden Sie den Text mit einem Satz, der ihnen sagt, was als nächstes passiert oder was sie tun sollen. Zum Beispiel:
- "Ich freue mich darauf, Ihre Meinung dazu zu hören."
- "Bitte lassen Sie mich bis Donnerstag wissen, ob Sie fortfahren möchten."
- "Ich werde mich Anfang nächster Woche wieder melden."
Die Menschen sind beschäftigt. Wenn Sie ihnen nicht sagen, was sie als Nächstes tun sollen, tun sie vielleicht gar nichts.
- Dankbarkeit (wenn es angebracht ist)
Wenn die Person Ihnen ihre Zeit, Aufmerksamkeit oder Hilfe geschenkt hat, sagen Sie Danke. Das kann so einfach sein wie:
- "Danke, dass Sie sich heute Zeit genommen haben."
- "Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich so schnell bei mir gemeldet haben."
Dankbarkeit lässt Ihre Botschaft menschlich erscheinen und hinterlässt einen positiven letzten Eindruck.
- Ihr Name (immer)
Es klingt offensichtlich, aber wenn Sie Ihren Namen weglassen (oder nur Initialen verwenden), kann Ihre E-Mail abrupt oder nachlässig wirken.
Dies ist umso wichtiger, wenn Sie die Person noch nie zuvor getroffen haben.
- Vollständiger Name wenn es sich um einen Erstkontakt oder eine formelle E-Mail handelt.
- Nur Vornamen wenn es sich um ein laufendes Gespräch oder einen freundschaftlichen Austausch handelt.
- Ein professioneller Unterschriftsblock
Ihre Signatur sollte es dem Leser leicht machen, Ihre grundlegenden Angaben zu finden, ohne dass das Ende Ihrer E-Mail zu einer Wand aus Text wird.
Dazu gehören die folgenden Punkte.
- Vollständiger Name
- Berufsbezeichnung oder Funktion
- Unternehmen (falls zutreffend)
- Kontaktinformationen (E-Mail, Telefon, LinkedIn)
Verwenden Sie keine inspirierenden Zitate, Emojis oder lange Haftungsausschlüsse. Halten Sie es sauber. Es könnte so einfach sein wie dies:
6. Mit dem richtigen Ton enden
Bevor Sie auf "Senden" klicken, lesen Sie Ihr Schlusswort noch einmal und fragen Sie sich selbst:
"Wenn ich mit dieser Person von Angesicht zu Angesicht sprechen würde, würde ich es dann so sagen?" Ein passender Ton schafft Vertrauen und zeigt emotionale Intelligenz.
Die Verwendung eines Tools, das Ihnen bei diesen Nuancen hilft, ist ebenfalls eine gute Idee. Ich verwende zum Beispiel das AI Humanizer von Undetectable AI, um meine E-Mail-Abschlüsse zu glätten.
Es schreibt umständliche Sätze um, damit sie sich natürlicher anfühlen.
Schlussworte, die wirken
Das richtige Ende einer E-Mail zu kennen, ist eine Kunst. In den letzten Jahren habe ich ein paar Tricks in petto, die tatsächlich funktionieren.
Jedes Mal.
Wenn du auf eine Antwort wartest
- "Ich bin gespannt auf Ihre Gedanken."
- "Können Sie bestätigen, dass dies bei Ihnen funktioniert?"
- "Sagen Sie Bescheid, wenn Sie noch etwas von mir brauchen."
Solche Schlusszeilen signalisieren, dass eine Antwort erwartet wird, ohne fordernd zu klingen. Der Ton ist offen und kooperativ, so dass es für den Leser leichter ist, zu antworten.
Wenn Sie Informationen senden
- "Ich hoffe, das hilft, die Dinge in Gang zu bringen."
- "Sagen Sie mir Bescheid, wenn Sie Fragen haben."
- "Ich bin hier, wenn Sie weitere Einzelheiten benötigen."
Diese Beispiele zeigen, dass Sie für weitere Gespräche zur Verfügung stehen und die Tür für weitere Gespräche offen halten. Dadurch wirken Sie auch unterstützend.
Wenn Sie die Basis wieder berühren
- "Ich wollte nur mal sehen, wie weit wir damit sind."
- "Ich wollte noch einmal nachhaken, falls meine letzte E-Mail verschüttet wurde."
- "Gibt es von Ihrer Seite irgendwelche Neuigkeiten in dieser Sache?"
Sie erkennen die Tatsache an, dass E-Mails übersehen werden, was die Nachfassaktion abschwächt. Sie kommen auch nicht zu verzweifelt rüber.
Es sind höfliche Mahnungen, die dennoch ein sanftes Gefühl der Dringlichkeit vermitteln.
Wenn Sie eine positive Interaktion abschließen
- "Es war großartig, mit Ihnen daran zu arbeiten."
- "Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Erkenntnisse."
- "Ich freue mich auf unser nächstes Gespräch."
Diese Zeilen verstärken den guten Willen und hinterlassen einen positiven Eindruck. Dies trägt dazu bei, Beziehungen zu stärken und die künftige Kommunikation reibungsloser zu gestalten.
Wenn Sie zu einer Entscheidung gedrängt werden
- "Wenn ich bis Freitag nichts von Ihnen höre, gehe ich davon aus, dass es im Moment nicht passt." (höflich, aber deutlich)
- "Wir können loslegen, sobald ich Ihre Zustimmung habe."
- "Ich freue mich, wenn Sie bereit sind, weiterzumachen."
So halten Sie die Dinge klar und sind dennoch respektvoll. Der Leser weiß, worauf Sie warten, aber er fühlt sich nicht bedrängt oder unwohl.
Die besten Schlusssätze, insbesondere für E-Mail-Marketing, sind kurz und prägnant. Und, wie wir bereits erwähnt haben, sollten sie zum allgemeinen Ton Ihrer E-Mail passen.
Wenn das ein Bereich ist, mit dem Sie Probleme haben, probieren Sie die Undetectable AI's E-Mail-Generator.
Benutzen Sie es, um tonartspezifische Schlusszeilen für Ihre E-Mails zu erstellen, und Sie haben es geschafft!
Gebräuchliche Abmeldeformulierungen
Die Verwendung einer angemessenen Abmeldung ist ein wichtiger Aspekt, um zu lernen, wie man eine E-Mail professionell beendet.
Ich möchte Ihnen einige meiner bevorzugten Optionen vorstellen.
Formal
Am besten geeignet für Erstkontakte, Bewerbungen oder offiziellen Schriftverkehr.
- Mit freundlichen Grüßen,
- Mit freundlichen Grüßen,
- Mit freundlichen Grüßen,
Neutral
Ideal für alltägliche geschäftliche E-Mails oder laufende berufliche Beziehungen.
- Danke,
- Mit freundlichen Grüßen,
- Ich wünsche Ihnen alles Gute,
Lässig
Geeignet für Kollegen, die Sie gut kennen, für interne Teamgespräche oder für einen freundlichen beruflichen Austausch.
- Prost
- Bald sprechen
- Macht's gut
Beispiele nach Situation
Der richtige E-Mail-Abschluss hängt davon ab, an wen Sie schreiben und warum. Verschiedene Situationen erfordern verschiedene Stufen der Formalität, des Tons und der Details.
Hier sind einige Beispiele, an denen Sie sich orientieren können.
- Wie man eine E-Mail an einen Professor beendet
Wenn Sie einem Professor eine E-Mail schreiben, sollten Sie Respekt und Professionalität zeigen. Auch wenn sie in der Klasse freundlich sind, sollte Ihre E-Mail formell genug für eine akademische Umgebung sein.
Beispiel:
Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Ihre Beratung.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr vollständiger Name
Es bedankt sich, endet höflich und nennt Ihren vollen Namen, damit der Professor weiß, wer Sie sind.
- Wie man eine E-Mail an einen potenziellen Arbeitgeber beendet
Wenn Sie sich um eine Stelle bewerben, nach einem Vorstellungsgespräch nachfassen oder jemanden zum Networking ansprechen, kommt es darauf an, wie Sie Ihre E-Mail beenden. Sie sollten höflich, selbstbewusst und bereit für den nächsten Schritt klingen.
Beispiel:
Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und hoffe, bald von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr vollständiger Name
- Wie man eine E-Mail an einen Kunden beendet
E-Mails an Kunden sollen immer auf freundliche Weise enden. Aber sie müssen sich auch über den nächsten Schritt im Klaren sein.
Beispiel:
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen zu diesem Vorschlag haben.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr vollständiger Name
Solche Abschlüsse sind höflich, klar und laden die andere Person ein, zu antworten, wenn sie das möchte.
- Wie man eine E-Mail an einen Kollegen beendet
Bei Teamkollegen oder Mitarbeitern, mit denen Sie häufig zu tun haben, können Sie weniger förmlich sein, aber dennoch respektvoll bleiben.
Beispiel:
Danke, dass Sie sich so schnell eingeschaltet haben.
Das Beste,
Ihr Vorname
Sie ist freundlich, wertschätzend und effizient.
- Wie man eine E-Mail an einen Freund beendet
Wenn Sie die Person gut kennen, brauchen Sie kein steifes, formelles Ende. Ein warmer, zwangloser Abschluss wirkt besser.
Beispiel:
Ich kann es kaum erwarten, dass wir uns bald wiedersehen!
Zum Wohl,
Ihr Vorname
Es wirkt freundlich und persönlich und passt zu der Art von Beziehung, in der Förmlichkeit nicht nötig ist.
Tipps zur Formatierung der Unterschrift
Schüler fragen oft, wie sie eine E-Mail an einen Lehrer beenden sollen. Arbeitnehmer fragen sich, wie sie eine E-Mail an ihren Chef abschließen sollen.
Letztendlich sitzen wir alle im selben Boot.
Das Geheimnis liegt in Ihrer Signatur. Eine gut gemachte Signatur kann eine E-Mail von einem unfertigen Eindruck in ein geschliffenes und professionelles Aussehen verwandeln.
- Was man einbeziehen sollte
Halten Sie diesen Teil so einfach wie möglich. Geben Sie nur Ihren vollständigen Namen, Ihren Titel oder Ihre Funktion und Ihre Kontaktinformationen an.
- Text- und Grafiksignaturen
Textsignaturen sind oft die bessere Wahl, da sie schnell geladen werden und auf allen Geräten funktionieren.
Grafische Unterschriften (mit Logos oder Bildern) sehen zwar gut aus, werden aber möglicherweise nicht in jedem Posteingang korrekt angezeigt und können die Dateigröße erhöhen.
- Wann Sie E-Mail-Signatur-Tools verwenden sollten
Neben der Verwendung von AI für das Schreiben von E-MailsTools wie Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator oder MySignature können Ihnen helfen, eine professionell aussehende Signatur zu entwerfen, ohne dass Sie über Designkenntnisse verfügen müssen.
Sie sind ideal, wenn Sie mit Kunden arbeiten oder ein professionelleres Erscheinungsbild wünschen.
Bei gelegentlichen E-Mails oder Nachrichten an Ihr Team können Sie diese überspringen.
Häufig zu vermeidende Fehler
Eine großartige E-Mail kann trotzdem scheitern, wenn das Ende falsch ist. Hier sind ein paar Fehler, auf die Sie achten sollten:
- Hinzufügen unnötiger Entschuldigungen: Wenn Sie mit "Tut mir leid, dass ich Sie störe" oder "Ich weiß, dass Sie beschäftigt sind" enden, können Sie unsicher wirken. Sie können höflich sein, ohne sich selbst herabzusetzen.
- Verwendung von Füllwörtern: Sätze wie "Das ist alles, was ich im Moment habe" oder "Ich dachte nur, ich melde mich mal" sind nicht hilfreich. Wenn sie dem Gespräch nicht dienlich sind, lassen Sie sie weg.
- In der letzten Zeile wird zu viel versprochen: Das Versprechen "Ich rufe Sie morgen an", wenn Sie sich nicht sicher sind, kann Sie unzuverlässig erscheinen lassen. Halten Sie Ihre Abschlusszusagen realistisch.
- Dass sich am Ende Tippfehler einschleichen: Viele Leute lesen den Anfang ihrer E-Mail Korrektur, aber nicht das Ende. Ein falsch geschriebener Name oder ein falsches Datum in Ihrer Abmeldung kann all Ihre Bemühungen zunichte machen.
- Vergessen Sie den Aufruf zum Handeln: Wenn Sie den Leser auffordern, etwas zu tun, z. B. zu antworten, zuzustimmen oder einen Termin zu vereinbaren, machen Sie dies deutlich, bevor Sie die E-Mail schließen. Andernfalls wird Ihre E-Mail sinnlos sein.
Ihr Schluss ist das Letzte, was der Empfänger liest, bevor er sich entscheidet, was er als Nächstes tun soll. Stellen Sie also sicher, dass es ihm hilft und ihn nicht verwirrt.
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Schlussgedanken
Das Ende Ihrer E-Mail ist der Teil, an den man sich erinnern wird. Hier zeigen Sie, dass Sie nachdenklich und bedacht sind. Ein gutes Schlusswort macht es der anderen Person leicht zu wissen, was als nächstes kommt und wie sie reagieren soll.
Letztendlich kommt es bei der Frage, wie man eine E-Mail abschließt, darauf an, an wen man schreibt, warum man schreibt und mit welchem Gefühl man den Empfänger zurücklässt.
Wenn Sie das richtig machen, werden Ihre E-Mails gut ankommen. Für zusätzlichen Schliff probieren Sie Undetectable AI's AI Humanizer und E-Mail-Generator um natürliche, personalisierte Abschlüsse zu erstellen, die eine echte Verbindung zu Ihrem Publikum herstellen.
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