Πώς να διαμορφώσετε μια συνοδευτική επιστολή: (με πρότυπα)

Η συνοδευτική επιστολή είναι η πρώτη σας πραγματική ευκαιρία να μιλήσετε απευθείας στο άτομο που σας προσλαμβάνει. 

Είναι το σημείο όπου εξηγείτε γιατί ταιριάζετε και ότι έχετε μελετήσει την εταιρεία ώστε να κάνετε τον εργοδότη σας να σκεφτεί: "Θέλω να μιλήσω με αυτό το άτομο".

Για να διαβαστεί πραγματικά η συνοδευτική σας επιστολή, υπάρχουν ορισμένοι κανόνες μορφοποίησης που πρέπει να τηρείτε. Και Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας εξηγήσω ακριβώς πώς να μορφοποιήσετε μια συνοδευτική επιστολή από την αρχή μέχρι το τέλος.

---

Βασικά συμπεράσματα

• Η ιδανική συνοδευτική επιστολή ακολουθεί την εξής δομή: επικεφαλίδα, χαιρετισμός, εισαγωγή, σώμα, κλείσιμο και υπογραφή.

• Χρησιμοποιήστε κλασικές γραμματοσειρές όπως Calibri, Arial ή Georgia σε μέγεθος 11 ή 12. Μείνετε σε περιθώρια μιας ίντσας, ευθυγραμμίστε τα πάντα με τα αριστερά, παραλείψτε τις εσοχές των παραγράφων και χρησιμοποιήστε διαστήματα για να διαχωρίσετε το κείμενο για εύκολη ανάγνωση.

• Εκτός αν η αγγελία της θέσης εργασίας ορίζει διαφορετικά, εξάγετε τη συνοδευτική επιστολή σας σε μορφή PDF. 

• Χρησιμοποιήστε το Smart Applier, το AI Cover Letter Generator και το Resume Builder της Undetectable AI για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία αναζήτησης εργασίας, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι το βιογραφικό σας σημείωμα και η συνοδευτική επιστολή θα διαμορφωθούν με τον σωστό τρόπο. 

---

Πώς μια καθαρή διάταξη ενισχύει την αναγνωσιμότητα και τον αντίκτυπο

Αν η συνοδευτική επιστολή σας χρησιμοποιεί περίεργες γραμματοσειρές, στριμωγμένες παραγράφους ή χαοτική στοίχιση, ουσιαστικά ζητάτε από τον αναγνώστη να κάνει νοητική γυμναστική μόνο και μόνο για να βρει τι ακριβώς κάνετε.

Δεν μπορεί ποτέ να σας παρουσιάσει ως κάποιον που φέρνει σαφήνεια και ικανότητα στο τραπέζι.

Μια καθαρή διάταξη, από την άλλη πλευρά, κάνει τα πάντα να μπαίνουν στη θέση τους. Οι σωστές αποστάσεις, οι ευανάγνωστες γραμματοσειρές και η σαφής δομή καθοδηγούν τα μάτια του αναγνώστη ακριβώς εκεί που πρέπει να πάνε.

Μια καλά διαμορφωμένη συνοδευτική επιστολή δείχνει επίσης ότι σέβεστε το χρόνο του αναγνώστη. 

Επίσης, σηματοδοτεί κρίση. Αν δεν μπορείτε να οργανώσετε τη δική σας συνοδευτική επιστολή, πώς θα οργανώσετε ένα έργο ή μια ομάδα;

Η πρόχειρη μορφοποίηση σας κάνει να φαίνεστε απρόσεκτοι και άπειροι, ακόμη και αν το ιστορικό εργασίας σας είναι σταθερό.

Από την άλλη πλευρά, ένα συνοδευτική επιστολή που είναι οπτικά ισορροπημένη και προσεκτικά τοποθετημένο αντιπροσωπεύει ότι ξέρετε τι κάνετε. 

Τυποποιημένη δομή συνοδευτικής επιστολής

Τώρα που διαπιστώσαμε ότι είναι σημαντικό να μάθουμε πώς να διαμορφώνουμε σωστά μια συνοδευτική επιστολή, ώστε να διαβαστεί, ας μιλήσουμε για το τι πραγματικά περιλαμβάνει.

Επικεφαλίδα: Πληροφορίες επικοινωνίας

Η κεφαλίδα περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας και δεν είναι το κατάλληλο μέρος για να γίνετε δημιουργικοί.

Θέλετε το όνομά σας να βρίσκεται στην κορυφή, ακολουθούμενο από τον αριθμό τηλεφώνου σας, το email σας (βεβαιωθείτε ότι είναι επαγγελματικό και όχι κάτι σαν [email protected]) και έναν σύνδεσμο προς το προφίλ σας στο LinkedIn.

Ακολουθούν τα στοιχεία της εταιρείας, δηλαδή η επωνυμία και η διεύθυνσή της.

Ακόμα και αν στέλνετε τη συνοδευτική επιστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η αναμενόμενη μορφή εξακολουθεί να είναι η συμπερίληψη της διεύθυνσης. 

Χαιρετισμός ή προσφώνηση

Παρακαλώ, για όνομα του Θεού, προσπαθήστε να βρείτε το όνομα του διευθυντή προσλήψεων. Τίποτα δεν φωνάζει "μαζική αίτηση" πιο δυνατά από το "Προς όποιον αφορά".

Αν ψάξετε λίγο, αναζητήσετε στο LinkedIn της εταιρείας ή ελέγξετε την αγγελία εργασίας, είναι πολύ πιθανό να βρείτε το όνομά τους.

Μια εξατομικευμένη έναρξη της συνοδευτικής επιστολής με το Αγαπητή [Όνομα] δείχνει αμέσως την προσπάθειά σας.

Αν δεν μπορείτε να βρείτε κάποιο όνομα, αρκεί το "Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων". 

Παράγραφος εισαγωγής

Οι εισαγωγικές γραμμές της συνοδευτικής σας επιστολής είναι το αγκίστρι σας. Μην τους σπαταλάτε λέγοντας "Το όνομά μου είναι [το όνομά σας] και γράφω για να υποβάλω αίτηση για...", επειδή ήδη γνωρίζουν αυτές τις πληροφορίες. 

Μπείτε κατευθείαν στο θέμα. Αναφέρετε κάτι που βρήκατε ενδιαφέρον σχετικά με τον ρόλο/την εταιρεία για την οποία υποβάλλετε αίτηση.

Προσπαθήστε να μεταδώσετε ότι έχετε κάνει κάτι περισσότερο από το να διαβάσετε τον τίτλο της θέσης εργασίας και ότι έχετε πραγματικά αφιερώσει χρόνο για να ερευνήσετε την εταιρεία.

Παράγραφος(-ες) σώματος

Ακολουθεί η ουσία του θέματος. Το μεγαλύτερο λάθος που έχω δει να κάνουν οι υποψήφιοι εδώ είναι ότι είτε φλυαρούν είτε αντιγράφουν το βιογραφικό τους σε μορφή παραγράφου.

Αντ' αυτού, θα πρέπει να επιλέξετε δύο ή τρία βασικά προσόντα από την προκήρυξη της θέσης εργασίας και να τα αντιστοιχίσετε συγκεκριμένα με όσα έχετε κάνει. 

Αν χρειάζονται κάποιον που μπορεί να διαχειριστεί έργα, μπορείτε να αναφέρετε: "Στην προηγούμενη δουλειά μου, διαχειρίστηκα μια ομάδα έξι ατόμων μέσα σε μια στενότητα προθεσμιών δύο μηνών και παρ' όλα αυτά παρέδωσα ένα πλήρες rebranding πριν από το χρονοδιάγραμμα". 

Προσθέστε αριθμούς αν έχετε, όπως ποσοστά, προθεσμίες που τηρήσατε, εξοικονομημένους προϋπολογισμούς, μεγέθη ομάδων, οτιδήποτε συγκεκριμένο για να δείξετε τον αντίκτυπο που είχατε στους προηγούμενους χώρους εργασίας σας. 

Παράγραφος κλεισίματος

Η τελευταία παράγραφος είναι απλώς ένα κλείσιμο, όπου τους ευχαριστείτε για την ανάγνωση και επιβεβαιώνετε το ενδιαφέρον σας για τον ρόλο.

Ενημερώστε τους ότι ανυπομονείτε να συζητήσετε περαιτέρω για τη θέση.

Μια γρήγορη συμβουλή εδώ είναι να μην ακούγεστε σαν να παρακαλάτε για τη θέση. Μην εξηγείτε τίποτα υπερβολικά στο συμπέρασμά σας.

Και μην γράφετε ολόκληρη παράγραφο ζητώντας συγγνώμη επειδή δεν έχετε όλα τα προσόντα που αναφέρονται στην προκήρυξη της θέσης εργασίας.

Απλά τελειώστε με την αυτοπεποίθηση ότι είστε ανοιχτοί στα επόμενα βήματα. 

Υπογραφή

Αν πρόκειται για δακτυλογραφημένο email, αρκεί μόνο το όνομά σας. Αν πρόκειται για PDF, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια ψηφιακή υπογραφή, αν θέλετε. Αυτό που έχει σημασία είναι να υπάρχει το όνομά σας και να είναι σωστά γραμμένο. 

Κάτω από το όνομά σας, δεν βλάπτει να συμπεριλάβετε ξανά το email και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Διευκολύνετε τους χρήστες να επικοινωνήσουν μαζί σας χωρίς να κάνουν κύλιση προς τα πάνω.

Γεννήτρια συνοδευτικής επιστολής του Undetectable AI ακολουθεί αυτή ακριβώς τη δομή. Μπορείτε απλώς να επιλέξετε τον ρόλο ή τον κλάδο σας, να εισάγετε τα στοιχεία σας και να το αφήσετε να δημιουργήσει μια καλά διαμορφωμένη συνοδευτική επιστολή που θα διαβάζεται σαν να την γράψατε στην καλύτερη μέρα σας.

Αν προτιμάτε να ακολουθήσετε τη χειροκίνητη οδό, μπορείτε επίσης να μάθετε πώς να χρησιμοποιήσετε το ChatGPT για να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή.

Οδηγίες μορφοποίησης

Αφού ταξινομήσετε το περιεχόμενο της συνοδευτικής σας επιστολής, πρέπει να εξετάσετε το σχεδιασμό της. 

Αν η επιστολή σας είναι δύσκολη για τα μάτια, κανείς δεν πρόκειται να φτάσει στο σημείο όπου σώσατε στην τελευταία σας εταιρεία $50K ή ξεκινήσατε μια καμπάνια που τριπλασίασε τη δέσμευση.

Ακολουθούν οι βασικοί κανόνες μορφοποίησης που πρέπει να ακολουθήσετε. 

Γραμματοσειρά: Τύπος, μέγεθος και αναγνωσιμότητα

Η επιλογή της γραμματοσειράς σας θα πρέπει να λέει επαγγελματίας ενήλικας που σέβεται το χρόνο σας, αντί για ένα βαριεστημένος έφηβος που ανακαλύπτει για πρώτη φορά το Microsoft Word.

Χρησιμοποιήστε δοκιμασμένες γραμματοσειρές όπως Calibri, Arial, Cambria, Georgia ή Times New Roman. Αν θέλετε να γίνετε φανταχτερός, οι Garamond και Helvetica είναι επίσης εύχρηστες στα μάτια και φαίνονται καθαρές σε όλες τις συσκευές.

Ένα μέγεθος γραμματοσειράς 11 ή 12 είναι τέλειο. Οι υπεύθυνοι προσλήψεων δεν θα πρέπει να χρειάζεται να κάνουν ζουμ για να διαβάσουν την εμπειρία σας. Επίσης, αποφύγετε να βάζετε πολύ κείμενο με έντονα ή πλάγια γράμματα. Χρησιμοποιήστε τα με φειδώ μόνο αν θέλετε πραγματικά να δώσετε έμφαση σε κάτι. 

Αποστάσεις και περιθώρια

Όλοι μπαίνουμε στον πειρασμό να αναφέρουμε κάθε λεπτομέρεια της καριέρας μας στη συνοδευτική επιστολή σαν να είναι η τελευταία μας ευκαιρία. Όμως, όσο πιο στριμωγμένη φαίνεται η επιστολή σας, τόσο περισσότερο συγκλονίζεται ο αναγνώστης.

Χρησιμοποιήστε μονό διάστιχο εντός των παραγράφων και διπλό διάστιχο μεταξύ τους, δηλαδή αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ κάθε ενότητας ή παραγράφου για να δημιουργήσετε οπτικό χώρο ανάσας.

Όσον αφορά τα περιθώρια, μείνετε σε μία ίντσα γύρω-γύρω. Μην τα συρρικνώνετε για να χωρέσετε περισσότερο κείμενο. Αν το περιεχόμενό σας δεν χωράει σε μια σελίδα με κανονικά διαστήματα και περιθώρια, η απάντηση δεν είναι "συρρίκνωσε τα περιθώρια", αλλά "κόψε λίγο χνούδι".

Ευθυγράμμιση

Θέλετε μόνο αριστερή στοίχιση στη συνοδευτική επιστολή σας, τελεία και παύλα. Μην κεντράρετε το κείμενό σας, μην το στοιχίζετε δεξιά, μόνο η αριστερή στοίχιση θεωρείται επαγγελματική.

Επίσης, μην κάνετε εσοχή στις παραγράφους σας. Αντ' αυτού, χρησιμοποιήστε κενές γραμμές μεταξύ των παραγράφων, επειδή κάνουν το κείμενο πιο εύκολο στην ανάγνωση.

Βεβαιωθείτε ότι η μορφοποίησή σας είναι συνεπής. Αν έχετε επισημάνει με έντονη γραφή τις επικεφαλίδες των ενοτήτων σας, επισημάνετε τις όλες με τον ίδιο τρόπο. Αν χρησιμοποιείτε συγκεκριμένο στυλ κουκκίδων ή διάστημα γραμμών σε ένα τμήμα της επιστολής, μην το αλλάξετε τυχαία στη μέση της. 

Μορφή αρχείου και ονομασία

Όταν τελικά καταφέρετε να φτιάξετε τη δομή και τη μορφοποίηση της συνοδευτικής επιστολής, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αποθηκεύσετε το αρχείο στη σωστή μορφή.

Αποθήκευση ως PDF (εκτός αν ζητηθεί διαφορετικά)

Πάντα, πάντα, αποθηκεύστε τη συνοδευτική επιστολή σας σε μορφή PDF, εκτός αν η θέση εργασίας αναφέρει ρητά το αντίθετο. Τα PDF κλειδώνουν τη μορφοποίησή σας, οπότε αυτό που βλέπετε είναι αυτό που βλέπουν και οι άλλοι, ανεξάρτητα από τον υπολογιστή, το λειτουργικό σύστημα ή την εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιούν.

Εάν στείλετε ένα αρχείο .docx ή .odt, μπορεί να ανοίξει με διαφορετική μορφοποίηση ή κείμενο που ξαφνικά μετατοπίζεται σε όλη τη σελίδα.

Τα περισσότερα εργαλεία γραφής (Word, Google Docs, Pages) σας επιτρέπουν να εξάγετε ή να "κατεβάσετε ως" ένα PDF με ένα κλικ. Ελέγξτε δύο φορές το αποθηκευμένο αρχείο σας και αν δείτε κάτι που δεν είναι σωστό, διορθώστε το και επανεξάγετε.

Παραδείγματα ονοματοδοσίας αρχείων

Τώρα, για το σημείο που κάνει τους ανθρώπους να γίνονται παράξενα δημιουργικοί, το όνομα του αρχείου σας θα πρέπει να περιλαμβάνει τρία πράγματα: το όνομά σας, τον τύπο του εγγράφου και προαιρετικά τον τίτλο εργασίας ή το όνομα της εταιρείας.

Αυτό είναι όλο.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για το πώς να το κάνετε σωστά:

• Sarah_Khan_CoverLetter.pd
• MichaelJames_ProductManager_CoverLetter.pdf
• John_Doe_CoverLetter_Google.pdf

Βεβαιωθείτε ότι το όνομα του αρχείου δεν περιλαμβάνει αριθμούς εκδόσεων, ειδικούς χαρακτήρες ή τη λέξη "FINAL", σαν να πρόκειται για εργασία.

Αν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χαλάσετε ποτέ καμία λεπτομέρεια, το Undetectable AI's Έξυπνη εφαρμογή αναλαμβάνει όλη αυτή τη διαδικασία μορφοποίησης για εσάς.

Δημιουργεί αυτόματα μια σωστά δομημένη, επαγγελματικά διαμορφωμένη συνοδευτική επιστολή, την αποθηκεύει στη σωστή μορφή PDF και ονομάζει το αρχείο χρησιμοποιώντας τις ακριβείς συμβάσεις ονομασίας που προτιμούν οι ομάδες πρόσληψης.

Συνδυάστε το με το AI μας Γεννήτρια συνοδευτικής επιστολής για εξατομικευμένες επιστολές με ανθρώπινο ήχο, με βάση τη θέση εργασίας για την οποία κάνετε αίτηση και τις Δημιουργός βιογραφικού σημειώματος που ταιριάζει με το στυλ μορφοποίησης, ώστε όλα να φαίνονται συνεκτικά, και έχετε μια πλήρη εργαλειοθήκη αιτήσεων εργασίας.

UK Format Συνοδευτική επιστολή 

Η μορφή της συνοδευτικής επιστολής στο Ηνωμένο Βασίλειο είναι η ίδια με αυτή που συζητήσαμε προηγουμένως. 

Ωστόσο, οι συνοδευτικές επιστολές του Ηνωμένου Βασιλείου έχουν ελαφρώς πιο επίσημο τόνο. Το είδος του συνομιλητικού, γλαφυρού τόνου που λειτουργεί καλά στις ΗΠΑ θεωρείται εκεί υπερβολικά χαλαρό.

Βιομηχανίες όπως η νομική, η χρηματοοικονομική, η εκπαίδευση ή η κυβέρνηση δίνουν μεγάλη έμφαση στον επίσημο τόνο.

Όσον αφορά τη μορφοποίηση, η ημερομηνία βρίσκεται πάνω αριστερά και ακολουθεί τη βρετανική μορφή, δηλαδή ημέρα μήνας έτος, οπότε είναι "11 Ιουλίου 2025" αντί για "11 Ιουλίου 2025".

Στις ΗΠΑ, οι άνθρωποι τείνουν να παραλείπουν την πλήρη διεύθυνση του παραλήπτη ή την τοποθετούν κάπου στη μέση.

Στο Ηνωμένο Βασίλειο, όμως, είναι σύνηθες να αναγράφεται στην αρχή τόσο η διεύθυνσή σας όσο και η διεύθυνση του εργοδότη. Η δική σας στη δεξιά γωνία και η διεύθυνση της εταιρείας στα αριστερά, κάτω από την ημερομηνία.

Εθνική Υπηρεσία Σταδιοδρομίας του Ηνωμένου Βασιλείου προτείνει ότι στη συνοδευτική επιστολή σας, αν απευθύνεστε στον αναγνώστη ονομαστικά, να την κλείνετε με το "Με εκτίμηση".

Και αν δεν ξέρετε το όνομα και επιλέξετε κάτι όπως "Αγαπητέ κύριε ή κυρία" ή "Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων", το σωστό κλείσιμο είναι "Με εκτίμηση".

Μορφή συνοδευτικής επιστολής για διαφορετικές καταστάσεις

Η μορφή της συνοδευτικής επιστολής παραμένει λίγο πολύ η ίδια για τις περισσότερες περιπτώσεις, με κεφαλίδα, χαιρετισμό, εισαγωγή, σώμα, κλείσιμο και υπογραφή.

Υπάρχουν μερικές μικρές αλλαγές ανάλογα με την εστίαση της επιστολής.

Για παράδειγμα, πώς να διαμορφώσετε μια συνοδευτική επιστολή για μια πρακτική άσκηση, όταν πιθανότατα δεν έχετε πολυετή, εξειδικευμένη εμπειρία στον κλάδο;

Σε αυτό το σενάριο, η ενότητα "σώμα" θα συνδέει τις τελείες μεταξύ των μαθημάτων, των ακαδημαϊκών έργων, της εθελοντικής εργασίας ή της μερικής απασχόλησης και των απαιτήσεων της πρακτικής άσκησης.

Αν κάνετε στροφή στην καριέρα σας, θέλετε να χρησιμοποιήσετε την εισαγωγή για να αναφέρετε γρήγορα τον ρόλο που θέλετε και τον λόγο για τον οποίο αλλάζετε. 

Για παράδειγμα, αν μετακινείστε από τη φιλοξενία στην τεχνολογία, δείξτε πώς η διεύθυνση ομάδων υπό πίεση ή η οικοδόμηση πελατειακών σχέσεων σας προετοίμασε για τον ρόλο στον οποίο υποβάλλετε αίτηση. 

Αποφύγετε να εξηγήσετε υπερβολικά την αλλαγή σταδιοδρομίας σας. Απλά δηλώστε την με σαφήνεια, συνδέστε την με το νέο ρόλο και στη συνέχεια επικεντρωθείτε σε αυτά που προσφέρετε.

Στην περίπτωση της ψυχρής αίτησης, όπου απευθύνεστε χωρίς συγκεκριμένη θέση εργασίας, εκφράστε το ενδιαφέρον σας για την ίδια την εταιρεία και, ιδανικά, για ένα συγκεκριμένο τμήμα ή ομάδα.

Εφόσον δεν υπάρχει θέση εργασίας για να αναφέρετε, μπορείτε να αναφέρετε μια αμοιβαία σχέση ή πρόσφατα νέα της εταιρείας για να δείξετε ότι δεν πρόκειται για μια επιστολή copy-paste.

Ανεξάρτητα από την κατάσταση, οι βασικοί κανόνες μορφοποίησης δεν αλλάζουν. Η συνοδευτική σας επιστολή πρέπει να έχει καθαρή διάταξη, ευανάγνωστη γραμματοσειρά, σταθερή δομή και σαφή πρόθεση.

Μετακινηθείτε προς τα κάτω και δείτε τι μπορεί να κάνει ο ανιχνευτής AI και ο Humanizer!

Τελικές σκέψεις

Ελπίζω αυτό το άρθρο να σας βοήθησε να μάθετε ένα ή δύο πράγματα για το πώς να διαμορφώσετε μια συνοδευτική επιστολή. 

Όταν η διάταξή σας είναι καθαρή, η γραμματοσειρά σας είναι ευανάγνωστη και η δομή σας βοηθά τον αναγνώστη να παρακολουθήσει την ιστορία σας, οι πιθανότητες να σας προσέξουν αυξάνονται κατά πολύ.

Οπότε αφιερώστε χρόνο για να το κάνετε σωστά, ή ακόμα καλύτερα, πηγαίνετε στο Undetectable AI's Γεννήτρια συνοδευτικής επιστολής, και να δημιουργήσετε μια σωστά διαμορφωμένη, εξειδικευμένη για την εργασία επιστολή μέσα σε λίγα λεπτά. 

Συνδυάστε το με το Έξυπνη εφαρμογή για να το εξάγετε ως PDF, να το ονομάσετε σωστά, να το υποβάλετε με αυτοπεποίθηση και να αρχίσετε να προετοιμάζεστε για τη συνέντευξη που θα ακολουθήσει αφού ο υπεύθυνος πρόσληψης διαβάσει τη συνοδευτική σας επιστολή. 

Ελέγξτε Μη ανιχνεύσιμο AI σήμερα!