Πώς να βελτιώσετε εύκολα τις δεξιότητες επικοινωνίας στο χώρο εργασίας

Η επικοινωνία επηρεάζει την εργασιακή σας εμπειρία και καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο σχετίζεστε με τους συναδέλφους και τους υφισταμένους σας. Δείχνουν πώς οι ιδέες σας γίνονται αποδεκτές στην εργασία.

Η επικοινωνία είναι σημαντική, διότι όταν μπαίνετε σε έναν οργανισμό και δεν σας ακούνε, αυτό θα επηρεάσει την προσέγγισή σας στην εργασία.

Είτε εργάζεστε σε μια ομάδα, είτε στέλνετε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα, είτε εκφράζετε τη γνώμη σας σε μια συνάντηση, ο τρόπος με τον οποίο μεταδίδετε το μήνυμά σας είναι ζωτικής σημασίας.

Οι περισσότεροι άνθρωποι βρίσκουν την επικοινωνία λίγο δύσκολη- ωστόσο, δεν είναι. Η επικοινωνία μπορεί να διδαχθεί και να μάθει κανείς, απλώς πρέπει να έχει ανοιχτό μυαλό γι' αυτό.

Δεν χρειάζεται καν να είστε δημόσιος ομιλητής ή σπουδαίος συγγραφέας για να διαπρέψετε σε αυτό. 

Ας βουτήξουμε.

---

Βασικά συμπεράσματα

• Οι δεξιότητες επικοινωνίας στον εργασιακό χώρο περιλαμβάνουν την ομιλία, την ακρόαση και την παροχή ανατροφοδότησης.

• Η γραπτή επικοινωνία χρειάζεται την ίδια προσοχή με την προφορική επικοινωνία 

• Η ενεργητική ακρόαση ενισχύει την εμπιστοσύνη και τη συνεργασία στο χώρο εργασίας. 

---

Ποιες είναι οι δεξιότητες επικοινωνίας στον εργασιακό χώρο

Οι δεξιότητες επικοινωνίας στον εργασιακό χώρο είναι οι δεξιότητες που πρέπει να έχει κάθε εργαζόμενος. Είναι οι δεξιότητες που καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο μοιράζεστε ιδέες, ανατροφοδότηση και πληροφορίες με άλλους ανθρώπους στο χώρο εργασίας σας.

Είναι κάτι περισσότερο από το να ξέρεις απλώς να βάζεις προτάσεις μαζί. 

Τα σημαντικά στοιχεία της επικοινωνίας είναι: 

• Γραπτή επικοινωνία: Έχει να κάνει με τον τρόπο με τον οποίο μεταφέρετε μηνύματα μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Slack, αναφορών και σύντομων αναφορών. 
• Μη λεκτική επικοινωνία: Αυτό περιλαμβάνει τη μετάδοση μηνυμάτων με τις κινήσεις του σώματός σας, τις εκφράσεις του προσώπου σας και τις τόνος.
• Λεκτική επικοινωνία: Αυτό αφορά περισσότερο τον τρόπο με τον οποίο μιλάτε σε συσκέψεις ή σε προσωπικές συζητήσεις με έναν συνάδελφο..
• Συναισθηματική νοημοσύνη: Η επικοινωνία μερικές φορές υπερβαίνει το να ξέρεις να μιλάς ή να ακούς. Έχει επίσης να κάνει με τα συναισθήματα και τις συγκινήσεις που δείχνετε. Συναισθηματική νοημοσύνη σημαίνει να ξέρετε τι να πείτε και ποια συναισθήματα πρέπει να εκφράσετε, ανάλογα με τον συνομιλητή σας. 
• Ακούγοντας: Οι αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας στον εργασιακό χώρο περιλαμβάνουν επίσης την ακρόαση και όχι μόνο το κούνημα του κεφαλιού. Περιλαμβάνει την ενεργητική ακρόαση, δηλαδή να μπορείτε να ακούτε και να καταλαβαίνετε τι λέγεται εκείνη τη στιγμή χωρίς να διακόπτετε. 

Η ύπαρξη κατάλληλων επικοινωνιακών δεξιοτήτων στο χώρο εργασίας είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για την αποφυγή παρεξηγήσεων στο γραφείο. Εξασφαλίζει επίσης την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης του οργανισμού. 

Όταν τα μέλη ενός οργανισμού στερούνται αυτής της δεξιότητας, θα είναι δύσκολο να επιτύχουν τους στόχους τους. Ακόμη και οι πιο λαμπρές ιδέες αποτυγχάνουν όταν δεν μεταφέρονται σωστά.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι εταιρείες προσπαθούν να επενδύσουν στην εκπαίδευση σε δεξιότητες επικοινωνίας στο χώρο εργασίας για να προάγουν καλύτερες εργασιακές σχέσεις μεταξύ των μελών της ομάδας. 

Εξάσκηση στην αποτελεσματική επικοινωνία κάθε μέρα

Ξέρετε αυτό το ρητό που λέει ότι μικρές σταγόνες κάνουν έναν μικρό ωκεανό; Έτσι είναι η αποτελεσματική επικοινωνία. Ένας από τους πιο εύκολους τρόπους για να χτίσετε την επικοινωνία είναι η καθημερινή εξάσκηση.

Δεν ξυπνάς μια μέρα με επικοινωνιακές δεξιότητες, πρέπει να τις χτίσεις τούβλο με τούβλο, αλλά σε αυτή την περίπτωση, λέξη με λέξη, μέχρι να τις αποκτήσεις σωστά. 

Οι μικρές συνήθειες κάνουν τη διαφορά μακροπρόθεσμα, όσον αφορά την επικοινωνία. Απαιτείται συνειδητή προσπάθεια.

Φανταστείτε ότι είναι σαν να επισκέπτεστε το γυμναστήριο και δεν μπορείτε να περιμένετε να επιτύχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα μετά από μία μόνο συνεδρία. Πρέπει να εμφανίζεστε με συνέπεια. 

Οι συνήθειες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την καθημερινή εξάσκηση της αποτελεσματικής επικοινωνίας περιλαμβάνουν:

• Ανοίγετε μια συνάντηση λέγοντας τι είναι στην ημερήσια διάταξη, ώστε οι συμμετέχοντες να έχουν μια ιδέα για το τι θα συζητηθεί. 
• Παρακολούθηση των συμπαικτών σας, όχι μόνο σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά. Έτσι χτίζετε εμπιστοσύνη. 
• Ζητήστε διευκρινίσεις αντί να ενεργείτε σαν να ξέρετε. 
• Συμπλήρωση και παροχή ανατροφοδότησης με συγκεκριμένο και εφαρμόσιμο τρόπο. 
• Δίνοντας μια περίληψη του τι συζητήθηκε ή τι θα συμβεί στη συνέχεια

Έτσι, πριν στείλετε αυτό το μήνυμα ή ξεκινήσετε αυτή τη συζήτηση, πρέπει να αφιερώσετε ένα λεπτό για να αναρωτηθείτε: “Τι πραγματικά θέλω να επικοινωνήσω;” και ‘Πώς θα ξεκινήσω;". Δεν ξέρετε πώς μπορείτε να βγείτε από ένα χάος απλά κάνοντας μια παύση. 

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε σεμινάρια ή εργαστήρια όπου θα μάθετε για την αποτελεσματική επικοινωνία.

Η διεκδικητική επικοινωνία, η ικανότητα να δίνετε ανατροφοδότηση ή ακόμη και η συζήτηση με τους ανθρώπους μπορούν να διδαχθούν με τη βοήθεια του κατάλληλου εργαστηρίου. Αυτό μπορεί να φαίνεται ότι είναι πολλή δουλειά, αλλά είναι πραγματικά χρήσιμο. 

Πριν απαντήσετε, αφιερώστε ένα δευτερόλεπτο για να βάλετε τις σκέψεις σας σε τάξη. Με αυτόν τον τρόπο, είναι ευκολότερο να επικοινωνήσετε με σαφήνεια και αυτοπεποίθηση. 

Συγγραφή σαφών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνυμάτων στο χώρο εργασίας

Μια άλλη μορφή επικοινωνίας που χρησιμοποιείται ευρύτερα σε ένα γραφείο είναι η email. Γι' αυτό θα έπρεπε να γνωρίζετε πώς να βελτιώσετε τις δεξιότητες γραπτής επικοινωνίας στο χώρο εργασίας. 

Ένα κακογραμμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να οδηγήσει σε εσφαλμένη επικοινωνία, και όταν άλλα άτομα αντιλαμβάνονται το μήνυμά σας λάθος, υπάρχει πιθανότητα σύγκρουσης. Μπορεί να γράφετε με έναν τόνο στο μυαλό σας και ο αναγνώστης να διαβάζει με έναν εντελώς διαφορετικό τόνο.

Εδώ είναι πώς να γράφετε σαφή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο χώρο εργασίας και μηνύματα: 

Διατηρήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνοπτικά και δομημένα

Όλοι σε έναν εργασιακό χώρο έχουν δουλειές και δεν προσπαθούν να διαβάσουν ένα μυθιστόρημα στα εισερχόμενά τους. Έτσι, αν το email σας χρειάζεται πάνω από 30 δευτερόλεπτα για να το ξεφυλλίσετε, έχετε χάσει το νόημα.

Το άτομο στο οποίο στέλνετε το μήνυμα θα πρέπει να είναι σε θέση να λάβει τις πληροφορίες μέσα στα πρώτα 15 δευτερόλεπτα από το άνοιγμα του μηνύματός σας. 

Αντί να γράψετε μια επιστολή, μπορείτε να κάνετε το εξής: 

• Ξεκινήστε αμέσως με το σκοπό 
• Δώστε αρκετό πλαίσιο 
• Να είστε άμεσοι όσον αφορά τις απαιτούμενες ενέργειες ή αποφάσεις 
• Χρησιμοποιήστε σημεία με κουκκίδες, ειδικά αν δεν μπορείτε να μην γράψετε μια μεγάλη παράγραφο.

Προσπαθήστε πάντα να εκμεταλλεύεστε προς όφελός σας το γεγονός ότι οι περισσότεροι άνθρωποι περνούν πρώτα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν τα διαβάσουν. 

Χρησιμοποιήστε επαγγελματικό αλλά φιλικό τόνο

Τα περισσότερα άτομα πιστεύουν ότι επαγγελματίας σημαίνει αυτόματα ρομποτικός. Δεν είναι έτσι. Ακόμη και όταν προσπαθείτε να είστε φιλικοί, μπορείτε να στείλετε ένα τυπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να είναι απλό αλλά και επαγγελματικό.

Ένας φιλικός τόνος μπορεί ακόμα να κάνει την επικοινωνία πιο ομαλή και σας βοηθά επίσης να χτίσετε καλύτερες σχέσεις με τους συναδέλφους.

Αντί να λέτε: 

“Στείλτε την έκθεση σήμερα.” 

Δοκιμάστε να πείτε: 

“Γεια σου Σάρα, θα μπορούσες να στείλεις την έκθεση σήμερα όταν θα έχεις την ευκαιρία; Ευχαριστώ!”

Το κόλπο είναι να γράφετε όπως θα μιλούσατε σε έναν συνάδελφο που συμπαθείτε και σέβεστε. Πείτε κάτι όχι πολύ απλό ούτε πολύ επίσημο, κάτι ενδιάμεσο.

Αποφύγετε διφορούμενη γλώσσα

Το να προσπαθείτε να είστε άμεσοι και σύντομοι δεν σημαίνει ότι πρέπει να είστε ασαφείς. Τα διφορούμενα μηνύματα επιδέχονται παρερμηνείες, οι οποίες μπορεί να προκαλέσουν κακή επικοινωνία.

Έτσι, αντί να γράψετε: 

• “Χειριστείτε το σύντομα” 
• “Ας το συζητήσουμε αργότερα” 
• “Επανέρχομαι αργότερα” 

Μπορείτε να πείτε: 

• “Παρακαλώ τελειώστε το πριν από τις 3 μ.μ. σήμερα” 
• “Μπορούμε να κάνουμε ένα τηλεφώνημα την Παρασκευή στις 10 το πρωί;” 
• “Ας το συζητήσουμε αυτό στην αυριανή συνάντηση” 

Πρέπει πάντα να είστε συγκεκριμένοι. Το email σας δεν πρέπει να κάνει κανέναν να αισθάνεται ότι λύνει ένα παζλ. Έτσι γλιτώνετε τον καθένα από το να χρειάζεται να στέλνετε μηνύματα παρακολούθησης. 

Εκτός από την ανάγνωση μακροσκελών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σπαταλάει χρόνο, ένας άλλος χρόνος που σπαταλάται στον εργασιακό χώρο είναι η σκέψη για το πώς να συντάξετε ένα καλό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μερικές φορές, επειδή δεν έχετε ιδέα τι να πληκτρολογήσετε, ξοδεύετε πολύτιμο χρόνο κοιτάζοντας μια κενή οθόνη. Αλλά μην ανησυχείτε, αυτό είναι που κάνει η μη ανιχνεύσιμη τεχνητή νοημοσύνη. Γεννήτρια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου AI βοηθά με. 

Η γεννήτρια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου AI μπορεί να σας βοηθήσει να γράψετε το είδος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε κατά νου.

Το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να δώσετε στο εργαλείο το πλαίσιο. Στην ουσία, ενημερώστε το εργαλείο για το σε ποιον αποστέλλεται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τι προσπαθείτε να πείτε και τι τόνο θέλετε να επικοινωνήσετε. 

Η μη ανιχνεύσιμη γεννήτρια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου AI είναι πολύ χρήσιμη, ειδικά αν προσπαθείτε να επιταχύνετε την επικοινωνία χωρίς να ακούγεστε πολύ περιστασιακός ή αδιάφορος. 

Τεχνικές ενεργητικής ακρόασης για ομαδική εργασία

Η επικοινωνία δεν περιλαμβάνει μόνο ομιλία αλλά και ακρόαση, και δεν είναι όλοι οι άνθρωποι καλοί ακροατές. Η πλειονότητα των ατόμων που είναι καλά στη λεκτική επικοινωνία αποτυγχάνουν περιστασιακά να ακούσουν.

Αυτό δεν οφείλεται στο ότι είναι αγενείς. Είναι περισσότερο ότι οι άνθρωποι είναι πολύ απασχολημένοι για να δώσουν ενεργά προσοχή. 

Ενεργητική ακρόαση είναι μία από τις πτυχές που παίζουν ρόλο στη βελτίωση των δεξιοτήτων επικοινωνίας στον εργασιακό χώρο. Καταδεικνύει το επίπεδο κατανόησης και αφομοίωσης των όσων λέει ένα άτομο.

Όταν ο συνάδελφός σας αισθάνεται ότι τον ακούνε, αυτό δημιουργεί εμπιστοσύνη και ομαδική εργασία. Βοηθά επίσης στην ταχύτερη επίλυση των συγκρούσεων.

Η ακρόαση δεν έχει να κάνει μόνο με το να ακούς τι λέει ένα άτομο, αλλά έχει επίσης να κάνει με το να δίνεις μεγάλη προσοχή στον τόνο του. 

Μπορείτε να ακούσετε ενεργά: 

• Δίνοντας προσοχή: Όταν μιλάτε σε ένα άτομο, το ευγενικό είναι να μην αποσπάται η προσοχή του. Δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να χτυπάτε το τηλέφωνό σας ή τον υπολογιστή σας. Πρέπει να κάνετε κάτι που να δείχνει ότι είστε πλήρως συγκεντρωμένοι.
  
• Κάνοντας οπτική επαφή: Ένας καλός ακροατής έρχεται σε οπτική επαφή. Η οπτική επαφή δείχνει ότι είστε παρόντες. Απλά κοιτάζετε τον συνομιλητή σας με ηρεμία στα μάτια σας. Η οπτική επαφή δεν πρέπει να είναι απειλητική. Πρέπει να κοιτάζετε τον ομιλητή σαν να παρακολουθείτε με προσοχή αυτό που λέει και όχι σαν να του λέτε να το βουλώσει.
  
• Δεν διακόπτω: Μην διακόπτετε τον ομιλητή. Πρέπει να ακούτε τον συνομιλητή σας και να περιμένετε μέχρι να έρθει η σειρά σας να απαντήσετε. Κρατήστε μια νοερή σημείωση και συνεχίστε να ακούτε, ακόμη και αν έχετε κάτι ζωτικό να πείτε.
  
• Συνοψίζοντας αυτά που ακούσατε: Το να δώσετε μια περίληψη των όσων ακούσατε είναι ένας καλός τρόπος να δείξετε ότι ακούτε.
  
• Υποβολή ερωτήσεων παρακολούθησης: Ως καλός ακροατής, κάποιος κάνει μια ερώτηση παρακολούθησης. Μπορεί να ρωτήσετε για την εξέλιξη των πραγμάτων αργότερα, απλώς για να δώσετε στον συνάδελφό σας να καταλάβει ότι όντως ακούσατε.
  
• Δεν προσπαθεί να λύσει προβλήματα: Μερικές φορές, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να παρέχετε ένα αυτί ακρόασης. Μερικοί άνθρωποι επιθυμούν απλώς να εκτονώσουν τα συναισθήματά τους χωρίς βοήθεια. Πρέπει να ξέρετε πότε να ακούτε απλώς και πότε να προσφέρετε λύσεις.

Για να βελτιώσετε τις ικανότητές σας στην ακρόαση, μπορείτε να μαγνητοσκοπήσετε τον εαυτό σας όταν συζητάτε. Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε σε θέση να δείτε πώς φαίνεστε και πόσο συχνά διακόπτετε, ακόμη και με τη γλώσσα του σώματός σας.

Επαγγελματικός χειρισμός δύσκολων συζητήσεων

Οι σκληρές συζητήσεις δεν είναι ευχάριστες και δεν έχει σημασία για ποιο θέμα μιλάτε. Δεν είναι εύκολο να πεις αυτό που κανείς δεν θέλει να ακούσει, να είσαι σε θέση να δώσεις ανατροφοδότηση ή να επιλύσεις μια σύγκρουση.

Αν και αυτό το είδος της συζήτησης είναι άβολο, δεν είναι η καλύτερη απόφαση να τις αποφύγετε. Πρέπει να ξέρετε πώς να χειρίζεστε τις δύσκολες συζητήσεις.

Μπορείτε να ξεκινήσετε με:

• Δώστε προσοχή στο πρόβλημα, όχι στο άτομο. Κάνει τη συζήτηση πιο απρόσωπη. 
• Όχι με προσωπικές κρίσεις, αλλά με γεγονότα. 
• Γνωρίζοντας πότε και πού να κάνετε αυτές τις συζητήσεις
• Παραμονή με σεβασμό και ηρεμία 
• Επικέντρωση στις λύσεις 
• Προσπαθώντας να μην είμαι μαχητικός
• Να μην βγάζετε συμπεράσματα
• Να μην επιρρίπτετε ευθύνες 

Αφού κάνετε μια δύσκολη συζήτηση, μπορείτε επίσης να κάνετε ερωτήσεις παρακολούθησης. Θα μπορούσατε είτε να στείλετε ένα σύντομο μήνυμα που συνοψίζει τη συζήτηση είτε να κάνετε ένα τετ-α-τετ check-in. Αυτό δείχνει ωριμότητα και τη διάθεσή σας να προχωρήσετε μπροστά.

Κατά τη διάρκεια δύσκολων συζητήσεων, είναι πιθανό να είστε συναισθηματικά φορτισμένοι. Γι' αυτό πρέπει να είστε προετοιμασμένοι, και μπορείτε να το κάνετε αυτό με το Undetectable Εργαλείο παράφρασης AI.

Αυτό το Το εργαλείο AI μπορεί να βοηθήσει να παραφράσω τα επιχειρήματά σας. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να κάνετε τις απαντήσεις σας πιο επαγγελματικές και πιο ήρεμες, ειδικά τα μηνύματα που συντάχθηκαν όταν ήσασταν θυμωμένοι. 

Πώς η μη ανιχνεύσιμη τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει στην επικοινωνία στο χώρο εργασίας

Η τεχνολογία βελτιώνει την επικοινωνία στους χώρους εργασίας. Υπάρχουν πολλά εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης που σας βοηθούν πλέον να επικοινωνείτε καλύτερα εντός και εκτός εργασίας. Η Undetectable AI διαθέτει εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν στην επικοινωνία στο χώρο εργασίας.

Μερικά από αυτά τα εργαλεία περιλαμβάνουν:

• Μη ανιχνεύσιμο AI Chatbot 
• Μη ανιχνεύσιμος AI Rewriter προτάσεων 

Η μη ανιχνεύσιμη Τεχνητή Νοημοσύνη AI Chatbot σας βοηθά να εξασκηθείτε στην επικοινωνία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να προσομοιώσετε συνομιλίες στο χώρο εργασίας και να προβάλετε τον τρόπο διεξαγωγής δύσκολων διαλόγων με έναν πελάτη ή έναν συνάδελφο. 

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου ξέρετε τι πρέπει να πείτε, αλλά δεν είστε σίγουροι για το πώς να μεταφέρετε το μήνυμα. Εκεί είναι που εργαλεία όπως το Undetectable AI Επαναπροσδιοριστής προτάσεων να έρθει.

Αυτό το εργαλείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να επαναδιατυπώσετε τις προτάσεις και να περάσετε ένα επαγγελματικό μήνυμα. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επικολλήσετε την πρότασή σας και να λάβετε εναλλακτικές επιλογές για να πείτε το ίδιο πράγμα με αυτό το εργαλείο.

Δοκιμάστε το παρακάτω widget για να αποκτήσετε πρόσβαση στον ανιχνευτή AI Detector και Humanizer!

Τελικές σκέψεις

Δεν γίνεστε καλός επικοινωνιολόγος από τη μια μέρα στην άλλη. Χρειάζεται συνεχής εξάσκηση. Υπάρχει πάντα περιθώριο ανάπτυξης. Ένα άτομο με επικοινωνιακές δεξιότητες θα σας πει ότι μαθαίνει πώς να γίνεται καλύτερο κάθε μέρα. 

Εξασκώντας καθημερινές συζητήσεις, μαθαίνοντας πώς να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακούγοντας ενεργά και χειριζόμενοι δύσκολες συζητήσεις, μπορείτε να βελτιώσετε τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες στο χώρο εργασίας. Δεν χρειάζεται να είστε τέλειοι, απλά αρκετά προσηλωμένοι ώστε να σκέφτεστε πριν μιλήσετε και να ακούτε πριν απαντήσετε. 

Βελτιώστε την επικοινωνία σας με σαφή, φυσική γραφή, βελτιώνοντας τα μηνύματά σας χρησιμοποιώντας Μη ανιχνεύσιμο AI.