Kuinka kirjoittaa sähköpostia opettajalle missä tahansa tilanteessa?

Opettajien postilaatikot ovat täynnä oppilaiden tai heidän vanhempiensa lähettämiä sähköposteja. 

Osa niistä on selkeitä, osa hämmentäviä, ja osa näyttää siltä, että ne on kirjoitettu kiireessä peukaloilla.

Jos haluat, että sähköpostiisi todella vastataan (eikä se joudu "hoidan tämän myöhemmin" -pinoon), on noudatettava tiettyä, kunnioittavaa tapaa. 

Pitäisikö sanoa "Hei" vai "Hyvä professori"? Kuinka paljon yksityiskohtia on liikaa? Ja miten varmistat, ettei pyyntösi vaikuta vaativalta?

Tämä opas kattaa juuri tämän.

Loppuun mennessä tiedät, miten kirjoittaa opettajalle sähköpostiviesti, jota hän ei halua jättää vastaamatta.

Milloin sinun pitäisi lähettää sähköpostia opettajalle (yleiset skenaariot)

Jotkut vanhemmat ovat sähköposti-onnellisia. 

He tykkäävät laukoa viestejä jokaisesta pienestä harmista, kuten kadonneesta pyyhekumista tai siitä, että pikku-Timmy sai vähän liian aggressiivisen merkin polttopallossa. 

Jotkut opiskelijat puolestaan välttävät sähköpostin lähettämistä opettajille kokonaan, vaikka heidän akateeminen tulevaisuutensa olisi vaakalaudalla. 

Milloin opettajalle pitäisi lähettää sähköpostia? Tässä on muutamia perusteltuja syitä:

• Suuret arvosanan pudotukset: Jos lapsesi, joka on yleensä kaikissa kokeissa erinomainen, saa yhtäkkiä kotiin nelosen, kannattaa ottaa yhteyttä.
• Kiusaamista koskevat huolenaiheet: Opettajien on tiedettävä, jos oppilas tuntee olonsa turvattomaksi, tapahtui se sitten luokassa, välitunnilla tai verkossa.
• Merkittävät käyttäytymismuutokset: Jos kerran puhelias lapsesi on yhtäkkiä hiljennyt, koulussa voi olla jotain vialla.
• Hämmennystä toimeksiannoista: Jos tehtävä on epäselvä, nopea sähköposti voi selventää ohjeita (mutta tarkista ensin opetussuunnitelma).
• Perheen hätätilanteet: Jos oppilas on perhekriisissä, opettajat voivat usein tarjota tukea tai lievennystä.
• Osallistuminen luokkahuoneessa: Haluatko tehdä vapaaehtoistyötä tai auttaa tapahtumassa? Opettajat eivät kieltäydy ylimääräisistä apujoukoista (ellet ole kyseinen vanhempi).

Vaikka nuo ovat kaikki hyviä syitä lähettää sähköpostia opettajalle, joidenkin asioiden pitäisi todennäköisesti pysyä poissa opettajan postilaatikosta. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, milloin sähköpostia ei kannata lähettää:

• Pyydän tietoja, jotka ovat opetussuunnitelmassa: Jos vastaus on kirjaimellisesti asiakirjassa, jonka he jakoivat ensimmäisenä päivänä, älä lähetä sähköpostia.
• Valittaminen arvosanoista ilman todisteita: "Ansaitsen kympin" ei ole vakuuttava argumentti.
• Ylireagointi pieniin asioihin: Se puuttuva kynä? Se on poissa. Jatka eteenpäin.
• Vaaditaan erityiskohtelua: Opettajilla on hoidettavanaan yli 30 lasta, ei vain sinun. (Paitsi tietysti jos kyseessä on vakava asia, mutta silloinkin on pyydettävä kohteliaasti.)

Mitä opettajat odottavat hyvin kirjoitetulta sähköpostilta?

Opettajat lukevat sähköposteja koko päivän, joka päivä, joten jos haluat, että sähköpostisi otetaan hyvin vastaan, sinun on tiedettävä, että kuinka kirjoittaa oikein sähköpostia opettajalle.

Opettajat pitävät sähköpostiviesteistä, jotka ovat lyhyitä, selkeitä ja kunnioittavia.

Aloita ensin asianmukaisella tervehdyksellä. Se tarkoittaa "Hyvä herra Smith" tai "Hei neiti Johnson", ei "Hei, opettaja" tai, luoja paratkoon, vain heidän sukunimeään ja kysymysmerkkiä.

Sen jälkeen siirry asiaan. Kerro, kuka olet (tai kuka lapsesi on), mistä on kyse ja mitä tarvitset heiltä. 

Poikani Jake on toisen jakson englannin tunnillanne, ja hänellä on vaikeuksia viimeisimmän tehtävän kanssa, joka koskee erityisesti [tiettyä asiaa]. Voisitteko selventää vaatimuksia? 

Boom. Suoraan asiaan.

Ei turhaa höpötystä siitä, kuinka Jake on rakastanut kirjoja kolmevuotiaasta asti ja kuinka hänellä on syvä tunneside tähän projektiin.

Lopuksi, on tärkeää tietää, miten sähköpostiviesti professorille lopetetaan, aivan kuten tervehdyskin.

Pakkaa sähköposti siis kauniisti ja ilman vaatimuksia. 

Jos lopetat viestisi esimerkiksi sanomalla: "Sinun on korjattava tämä välittömästi", saat sähköpostisi poistettua henkisesti.

Ole siis kohtelias ja lopeta kohteliaasti kuin järkevä ihminen. 

Kuinka jäsentää sähköpostiviesti opettajalle (vaiheittainen opas)

Olemme käsitelleet jokaisen vaiheen alla kuvataksemme, miten opettajalle voi kirjoittaa sähköpostia.

Rakennamme myös hypoteettisen sähköpostiviestin vaihe vaiheelta. 

Esimerkissämme vanhempi lähettää opettajalle sähköpostia siitä, että hänen lapsensa jää kotiin koulusta, koska hän pelkää "menettävänsä hampaan koulussa". 

Mennään suoraan asiaan.

Vaihe 1: Käytä selkeää ja ammattimaista otsikkoriviä

Opettajat saavat paljon sähköposteja, joten selkeä otsikkorivi auttaa heitä tunnistamaan nopeasti, mistä sähköpostisi koskee ja vaatiiko se kiireellistä huomiota.

Vältä siis sellaisia otsikoita kuin "Kysymys" tai "Tärkeä", sillä ne ovat liian epämääräisiä.

Hyvän viestin otsikon tulisi olla täsmällinen ja informatiivinen ja samalla lyhyt. Sinun tulisi myös välttää liiallista pääomittamista, huutomerkkejä tai liian rentoa sävyä. 

Esimerkiksi hypoteettisen sähköpostiviestimme otsikko on: 

Aihe	[Lapsen nimi] jää kotiin [päiväys] - pelkää menettävänsä hampaan koulussa.

Huomaa, miten se kertoo heti opettajalle, miksi tämä sähköposti on hänen postilaatikossaan.

Vaihe 2: Aloita kunnollisella tervehdyksellä

Nyt kun meillä on hyvä otsikko, näytetään, miten sähköposti avataan oikein. 

Tervehdyksesi määrittää koko viestin sävyn.

Huono tervehdys (tai mikä vielä pahempaa, ei tervehdystä lainkaan) on erittäin epäkohtelias tapa aloittaa.

Puhuttele opettajaa aina muodollisesti, ellet tiedä, että hän haluaa toisin. "Hyvä rouva" tai "Päivää, professori" ja sen jälkeen hänen sukunimensä on turvallinen valinta. 

Jatketaanpa hypoteettisen sähköpostin käsittelyä ja sovelletaan tätä vaihetta:

Aihe	[Lapsen nimi] jää kotiin [päiväys] - pelkää menettävänsä hampaan koulussa.
Hyvä herra Johnson,

Nyt meillä on kohtelias ja ammattimainen alku.

Vaihe 3: Esittele itsesi (tarvittaessa)

Jos opettaja tuntee sinut jo hyvin, et välttämättä tarvitse pitkä johdanto.

Mutta jos on mahdollista, että he eivät heti tunnista sinua (erityisesti suurissa luokissa tai kouluissa), on parasta esitellä itsesi lyhyesti. 

Tämä on erityisen tärkeää vanhemmille, jotka ottavat yhteyttä lapsensa puolesta, jotta vältytään turhalta edestakaiselta yhteydenpidolta. 

Jos olet opiskelija, riittää, että ilmoitat koko nimesi ja luokkaosastosi.

Jos olet vanhempi, voit mainita lapsesi nimen ja luokka-asteen, mikä auttaa opettajaa yhdistämään asiat.

Sovelletaan tätä esimerkkisähköpostiin:

Aihe	[Lapsen nimi] jää kotiin [päiväys] - pelkää menettävänsä hampaan koulussa.
Hyvä herra Johnson, Toivottavasti kaikki on hyvin. Tässä on Sarah Thompson, Geraldin äiti teidän kakkosluokaltanne.

Kyllä, opettajan hyvinvoinnista huolehtiminen ei ole koskaan vahingoittanut ketään. 

Vaihe 4: Selitä pyyntösi tai kysymyksesi selkeästi.

Johdannon jälkeen sinun pitäisi siirtyä asiaan. 

Opettajat ovat kiireisiä, eikä heillä ole aikaa tulkita epämääräisiä tai liian pitkiä sähköposteja.

Viestisi on siis oltava selkeä ja suora. 

Jos sinulla on erityinen kysymys, muotoile se lyhyesti, jotta he voivat vastata siihen ilman, että sinun tarvitsee kysyä tarkennuksia.

Tai jos esität pyynnön, ilmoita kaikki tarvittavat tiedot etukäteen (päivämäärät, kellonajat, nimet tai muu asiayhteys).

Samaan aikaan tasapainoile lyhyyden ja kattavuuden välillä.

Et halua olla niin epämääräinen, ettei opettajallasi ole aavistustakaan siitä, mitä tarvitset, etkä halua hukuttaa häntä tarpeettomiin taustatietoihin. 

Palataanpa hypoteettiseen sähköpostiin ja otetaan mukaan yksityiskohdat.

Aihe	Gerald Staying Home on [Date] - Afraid of Losing Tooth at School.
Hyvä herra Johnson, Toivottavasti kaikki on hyvin. Tässä on Sarah Thompson, Geraldin äiti teidän kakkosluokaltanne.  Halusin kertoa, että Gerald jää kotiin [päiväys], koska hän on erittäin huolissaan irronneen hampaan menettämisestä koulussa. Emme halunneet, että hänen epämukavuutensa häiritsisi luokkaa.

Vaihe 5: Ole kohtelias ja kunnioittava kielenkäyttösi suhteen

Vaikka olisit turhautunut tai sinulla olisi kiire, lähetä opettajalle sähköpostia aina kohteliaaseen ja kunnioittavaan sävyyn.

Äänensävysi voi vaikuttaa siihen, miten opettaja suhtautuu sinuun ja miten nopeasti hän reagoi.

Vältä vaativaa kieltä, kuten "Sinun täytyy..." tai "Sinun täytyy..." Käytä sen sijaan kohteliaita ilmaisuja kuten "Voisitko sinä..." tai "Olisin todella kiitollinen, jos..."

Kunnioittava kielenkäyttö tarkoittaa myös opettajan ajan huomioon ottamista.

Jos kysymyksesi vaatii pitkän vastauksen, myönnä se ja osoita arvostusta heidän vaivannäöstään.

Palatakseni sähköpostiesimerkkiin, meidän on varmistettava, että sävy pysyy kohteliaana.

Tässä on huomaavainen kosketus:

Aihe

Gerald Staying Home on [Date] - Afraid of Losing Tooth at School.

Hyvä herra Johnson, Toivottavasti kaikki on hyvin. Tässä on Sarah Thompson, Geraldin äiti teidän kakkosluokaltanne.  Halusin kertoa, että Gerald jää kotiin [päiväys], koska hän on erittäin huolissaan irronneen hampaan menettämisestä koulussa. Emme halunneet, että hänen epämukavuutensa häiritsisi luokkaa. Toivottavasti ymmärrätte, ja arvostan tukeanne. Kertokaa minulle, jos meidän pitäisi tehdä jotain korvataksemme menetetyn päivän.

Vaihe 6: Sulje sähköpostisi ammattimaisesti

On tärkeää päättää se asianmukaiseen allekirjoitukseen. 

Vältä äkillisiä lopetuksia.

Sisällytä aina loppurivi, jossa joko toistetaan kiitollisuus tai annetaan merkki seuraavasta askeleesta.

Jos odotat vastausta, tee se selväksi ja sano selvästi, että "Odotan innolla vastaustanne" tai "Ilmoittakaa minulle mahdollisimman pian." 

Jos et välttämättä kaipaa vastausta, mutta haluat pitää viestinnän avoimena, voit lopettaa viestin, "Kiitos vielä kerran ajastasi - arvostan sitä todella."

Lisäksi olisi oltava asianmukainen allekirjoituspöytäkirja. "Terveisin", "vilpittömästi" tai "kiitos" ovat kaikki turvallisia vaihtoehtoja.

Sähköpostiimme lisäämme kohteliaan lopetuksen. '

Tässä on koko teksti siitä, miten kirjoitetaan sähköpostia opettajalle:

Aihe

Gerald Staying Home on [Date] - Afraid of Losing Tooth at School.

Hyvä herra Johnson, Toivottavasti kaikki on hyvin. Tässä on Sarah Thompson, Geraldin äiti teidän kakkosluokaltanne.  Halusin kertoa, että Gerald jää kotiin [päiväys], koska hän on erittäin huolissaan irronneen hampaan menettämisestä koulussa. Emme halunneet, että hänen epämukavuutensa häiritsisi luokkaa. Toivottavasti ymmärrätte, ja arvostan tukeanne. Kertokaa minulle, jos meidän pitäisi tehdä jotain korvataksemme menetetyn päivän. Kiitos kaikesta mitä teet, Sarah ThompsonGeraldin äiti

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää, kun lähetät sähköpostia opettajalle

Olet juuri oppinut kirjoittamaan sähköpostia opettajalle askel askeleelta. 

Varmistaaksesi, että sähköpostisi runko on täysin virheetön, tässä on muutamia yleisiä virheitä, joita haluat välttää hinnalla millä hyvänsä.

1. Slangin tai epäammattimaisen kielen käyttö

Jos sähköpostisi alkaa sanoilla "Aye" tai "Hey whatsup", meillä on ongelma. 

Opettajasi ei ole pelikaverisi.

Ja vaikka voisitkin kirjoittaa "En ole huomenna tunnilla", se on varma tapa saada sähköpostisi "sivuuttaa". 

Pidä se ammattimaisena, käytä vain kokonaisia sanoja, ja säästä tekstipuheet ryhmäkeskusteluihin.

2. Sähköpostin lähettäminen ilman Korjausluku

En voi tarpeeksi korostaa, että sinun pitäisi aina oikolukea ennen lähettämistä. 

Opettajat joutuvat jo nyt tulkitsemaan kyseenalaista käsialaa koko päivän. Heidän ei pitäisi joutua purkamaan myös kirjoitusvirheitä sisältävää sähköpostia.

Jos viestisi näyttää siltä, että se on kirjoitettu kiireessä ja ilman välimerkkejä, älä ihmettele, jos se katoaa hukkaan.

Pienellä vaivalla pääsee pitkälle.

3. Liian vaativa tai töykeä

Pyytämisen ja vaatimisen välillä on hieno raja. 

Lähetä viesti, jossa lukee: "Poistakaa välittömästi nolla, jonka annoitte lapselleni" tai "En osallistu huomiselle tunnillenne". Minulla on jalkapallo-ottelu." ei ole varsinaisesti pyytämistä. 

Opettajat reagoivat paljon paremmin kunnioittaviin pyyntöihin kuin uhkavaatimuksiin.

Kukaan ei pidä sähköpostista, joka kuulostaa siltä kuin sen olisi kirjoittanut kofeiinikännissä oleva yritysjuristi.

4. Tärkeiden yksityiskohtien unohtaminen

Jos opettajan on leikittävä salapoliisia selvittääkseen, mitä kysyt, hän on jo ärsyyntynyt. 

Sähköpostiviestit, joissa vain sanotaan: "En ymmärrä" tai "Voitteko auttaa?" mainitsematta, mitä luokkaa, tehtävää tai aihetta tarkoitat, hämmentävät opettajia suunnattomasti.

Liitä mukaan asiaankuuluvia yksityiskohtia, jotta opettajan ei tarvitse arvata, mitä tarkoitat.

Miten tekoäly voi auttaa sinua kirjoittamaan kohteliaita ja tehokkaita sähköposteja?

Hyvin jäsennellyn sähköpostin kirjoittaminen ei ole kaikkien vahvuus. 

Vanhempien taustat ovat erilaiset, eivätkä kaikki tunne sähköpostiviestien lähettämiseen opettajalle liittyviä muodollisuuksia.

Jotkut kirjoittavat pitkiä, epäjohdonmukaisia tekstikatkelmia, joista puuttuu keskeisiä yksityiskohtia, kun taas toiset lähettävät liian äkkinäisiä tai sekavia viestejä. 

Ja opiskelijat, no, jotkut eivät vain ota sitä vakavasti (katso: "feelin' a lil down, so i am not gonna come tom").

Tässä tilanteessa AI-chatbotit, kuten Undetectable AI:n Tekoäly-chatvoi astua kuvaan pelastamaan päivän. 

Kun käytät tekoälyä sähköpostien kirjoittamiseen, saat ammattimaiselta kuulostavan sähköpostiviestin, johon todella saadaan hyödyllinen vastaus. 

Lisäksi tekoäly voi varmistaa, että äänensävysi on sopiva, sillä yksikään opettaja ei halua lukea sähköpostia, joka kuulostaa siltä kuin se olisi kirjoitettu vihaisesti ja kiireessä. 

Älä unohda inhimillistää sähköpostiasi. Testaa AI Humanizer nyt alla olevassa widgetissä!

Viimeiset vinkit vahvan sähköpostiviestin kirjoittamiseen opettajalle

Nyt sinulla pitäisi olla jo hyvä käsitys siitä, miten kirjoitat sähköpostia opettajalle.

Mutta ennen kuin painat lähetysnäppäintä, tässä on muutama viimeinen ohje, jolla varmistat, että viestisi otetaan hyvin vastaan.

Pidä sähköpostit lyhyinä ja suorina

Kuten aiemmin mainitsin, opettajat ovat kiireisiä ihmisiä.

Heillä ei ole aikaa lukea pitkää sähköpostiviestiä jokaisesta ajatuksestasi. 

Pidä viestisi tiiviinä, pysy pääkohdassa äläkä mene tarpeettomiin sivupolkuihin.

Jos sähköpostia ei voi ymmärtää alle minuutissa tai kahdessa, se on todennäköisesti liian pitkä.

Tietäminen, milloin seurata opettajan vastausta

Jos et ole saanut vastausta kohtuullisessa ajassa (yleensä 24-48 tuntia koulupäivänä), voit lähettää kohteliaan viestin. ei-vastaus-seuranta-sähköposti. 

Mutta älä roskapostita opettajan postilaatikkoon viisi kertaa peräkkäin "Saitko sähköpostini???". Kärsivällisyys on avainasemassa.

Opettajan ajan ja toimistoaikojen kunnioittaminen

Muista, että opettajilla on elämä koulun ulkopuolella.

Sähköpostin lähettäminen kello 23:59 ja välittömän vastauksen odottaminen ei ole heidän yksityiselämänsä kunnioittamista. 

Jos kysymyksesi voi odottaa luokkaan tai toimistotuntiin asti, harkitse sen esittämistä silloin sähköpostin lähettämisen sijaan.

Kunnioita heidän aikaansa, niin he ovat valmiimpia auttamaan sinua, kun todella tarvitset apua.

Kirjoita parempia sähköposteja opettajallesi ilman vaivaa!

Tässä oppaassa käydään läpi, miten kirjoitat sähköpostia opettajalle, ja annetaan lisää ohjeita ja kieltoja.

Mutta jos sähköpostien kirjoittaminen tuntuu edelleen vaivalloiselta, Undetectable AI:n työkalut voivat auttaa. 

Voit saada sen kirjoittamaan täydellisen sähköpostiviestin opettajalle tai mille tahansa muulle taholle oikean etiketin mukaisesti muutamassa minuutissa.

Rekisteröidy Undetectable AI:lle nyt ja lähetä ammattimaisia ja kunnioittavia sähköpostiviestejä opettajille.