Saatekirje on ensimmäinen todellinen tilaisuutesi puhua suoraan sinua palkkaavalle henkilölle.
Siinä selität, miksi olet sopiva henkilö ja että olet tehnyt kotiläksysi yrityksestä, jotta työnantaja ajattelee, että haluan puhua tämän henkilön kanssa.
Jotta saat saatekirjeesi todella luettua, sinun on noudatettava tiettyjä muotoilusääntöjä. Tässä oppaassa selitän tarkkaan, miten saatekirje muotoillaan ylhäältä alas.
Keskeiset asiat
- Ihanteellinen saatekirje noudattaa seuraavaa rakennetta: otsikko, tervehdys, johdanto, runko, lopetus ja allekirjoitus.
- Käytä klassisia fontteja, kuten Calibri, Arial tai Georgia, kokoa 11 tai 12. Pidä kiinni yhden tuuman marginaaleista, tasaa kaikki vasemmalle, jätä kappaleiden sisennykset väliin ja käytä välejä tekstin erottelemiseksi, jotta se olisi helppolukuista.
- Ellei työpaikkailmoituksessa toisin mainita, vie saatekirjeesi PDF-muodossa.
- Käytä Undetectable AI:n Smart Applier-, AI Cover Letter Generator- ja Resume Builder -ohjelmia automatisoidaksesi työnhakuprosessin ja varmistaaksesi, että ansioluettelosi ja saatekirjeesi muotoillaan oikein.
Miten selkeä ulkoasu parantaa luettavuutta ja vaikutusta?
Jos saatekirjeessäsi käytetään outoja fontteja, ahtaita kappaleita tai kaoottista tasausta, pyydät lukijaa tekemään mielen voimistelua vain löytääkseen, mitä sinä edes teet.
Se ei voi koskaan antaa sinusta kuvaa henkilönä, joka tuo pöytään selkeyttä ja pätevyyttä.
Siisti ulkoasu taas saa kaiken napsahtamaan paikoilleen. Oikeat välit, luettavat fontit ja selkeä rakenne ohjaavat lukijan katseen juuri sinne, minne sen on mentävä.
Älä enää koskaan murehdi tekoälyn havaitsevan tekstejäsi. Undetectable AI Voi auttaa sinua:
- Tee tekoälyavusteinen kirjoittaminen näkyväksi ihmisen kaltainen.
- Bypass kaikki tärkeimmät tekoälyn tunnistustyökalut yhdellä napsautuksella.
- Käytä AI turvallisesti ja luottavaisesti koulussa ja työssä.
Hyvin muotoiltu saatekirje osoittaa myös, että kunnioitat lukijan aikaa.
Lisäksi se viestii tuomiosta. Jos et pysty järjestämään omaa saatekirjettäsi, miten aiot järjestää projektin tai tiimin?
Huolimaton muotoilu saa sinut näyttämään huolimattomalta ja kokemattomalta, vaikka työhistoriasi olisi hyvä.
Toisaalta visuaalisesti tasapainoinen saatekirje ja harkitusti järjestetty edustaa sitä, että tiedät mitä teet.
Standardi saatekirjeen rakenne
Nyt kun olemme todenneet, että on tärkeää oppia, miten saatekirje muotoillaan oikein, jotta se luetaan, puhutaanpa siitä, mitä siihen oikeastaan kuuluu.
Otsikko: Yhteystiedot
Otsikko sisältää yhteystietosi, eikä se ole oikea paikka luovuudelle.
Haluat nimesi heti alkuun, jonka jälkeen puhelinnumerosi, sähköpostisi (varmista, että se on ammattimainen eikä esimerkiksi [email protected]) ja linkki LinkedIn-profiiliisi.
Sitten tulevat yrityksen tiedot eli yrityksen nimi ja osoite.
Vaikka lähettäisitkin saatekirjeen sähköpostitse, osoitteen sisällyttäminen on silti odotettu muoto.
Tervehdys tai tervehdys
Pyydän, kaiken luettavan rakkauden tähden, yrittäkää löytää palkkaavan johtajan nimi. Mikään ei huuda "joukkohakemus" kovempaa kuin "Kenelle tahansa".
Jos etsit yrityksen LinkedInistä tai työpaikkailmoituksesta, löydät todennäköisesti heidän nimensä.
Henkilökohtainen saatekirjeen alku, jossa lukee "Hyvä [nimi]", osoittaa heti, että olet ponnistellut.
Jos nimeä ei missään nimessä löydy, riittää myös "Dear Hiring Manager".
Johdanto Kohta
Saatekirjeesi alkusanat ovat koukku. Älä tuhlaa heitä sanomalla "Nimeni on [nimesi] ja kirjoitan hakiessani...", koska he tietävät tämän tiedon jo.
Mene suoraan asiaan. Mainitse jotain, mikä on mielestäsi kiinnostavaa tehtävässä/yrityksessä, johon haet.
Yritä viestittää, että olet tehnyt muutakin kuin lukenut tehtävänimikkeen ja että olet todella käyttänyt aikaa yrityksen tutkimiseen.
Runko Kohta(t)
Tässä on asian ydin. Suurin virhe, jonka olen nähnyt ehdokkaiden tekevän, on se, että he joko höpöttelevät tai kopioivat ansioluettelonsa kappaleiksi.
Valitse sen sijaan työpaikkailmoituksesta kaksi tai kolme keskeistä pätevyyttä ja sovita ne nimenomaan siihen, mitä olet tehnyt.
Jos he tarvitsevat jonkun, joka osaa johtaa projekteja, voit mainita: "Edellisessä työpaikassani johdin kuuden hengen tiimiä kahden kuukauden määräajassa ja sain silti aikaan täydellisen brändinuudistuksen ennen aikataulua."
Lisää numeroita, jos sinulla on niitä, kuten prosenttiosuuksia, saavutettuja määräaikoja, säästettyjä budjetteja, tiimien kokoja, mitä tahansa konkreettista, joka osoittaa, millaisen vaikutuksen olet saanut aikaisemmissa työpaikoissasi aikaan.
Loppukappale
Viimeisessä kappaleessa kiität heitä lukemisesta ja vahvistat, että olet kiinnostunut tehtävästä.
Kerro heille, että odotat innolla mahdollisuutta keskustella tehtävästä lisää.
Nopea vinkki on, ettet saa kuulostaa siltä kuin kerjäisit paikkaa. Älä selitä liikaa mitään päätelmissäsi.
Äläkä kirjoita kokonaista kappaletta, jossa pyydät anteeksi sitä, että sinulla ei ole kaikkia työpaikkailmoituksessa lueteltuja pätevyyksiä.
Päätä vain luottavaisesti, että olet avoin seuraaville vaiheille.
Allekirjoitus
Jos kyseessä on kirjoitettu sähköposti, pelkkä nimesi riittää. Jos kyseessä on PDF-tiedosto, voit halutessasi liittää mukaan digitaalisen allekirjoituksen. Tärkeintä on, että nimesi on siinä ja että se on kirjoitettu oikein.
Nimesi alapuolella on hyvä mainita myös sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi. Helpota heidän yhteydenottonsa sinuun selaamatta takaisin ylöspäin.
Huomaamaton AI:n saatekirjegeneraattori noudattaa täsmälleen tätä rakennetta. Voit vain valita tehtäväsi tai toimialasi, syöttää tietosi ja antaa sen luoda hyvin muotoillun saatekirjeen, joka näyttää siltä kuin olisit kirjoittanut sen parhaana päivänäsi.
Jos haluat mennä manuaalista reittiä, voit myös opetella miten ChatGPT:tä käytetään saatekirjeen kirjoittamiseen.
Muotoiluohjeet
Kun saat saatekirjeesi sisällön kuntoon, sinun on tarkasteltava sen ulkoasua.
Jos kirjeesi on vaikeaselkoinen, kukaan ei jaksa lukea sitä osaa, jossa kerrot, että pelastit viimeisimmälle yrityksellesi $50K tai käynnistit kampanjan, joka kolminkertaisti sitoutumisen.
Tässä ovat tärkeimmät muotoilusäännöt, joita sinun on noudatettava.
Fontti: Fontti: Tyyppi, koko ja luettavuus
Fontin valinnassa pitäisi lukea ammattitaitoinen aikuinen, joka kunnioittaa aikaasisen sijaan, että tylsistynyt teini-ikäinen, joka tutustuu Microsoft Wordiin ensimmäistä kertaa.
Käytä hyväksi havaittuja fontteja, kuten Calibri, Arial, Cambria, Georgia tai Times New Roman. Jos haluat olla hienostunut, Garamond ja Helvetica ovat myös helppokäyttöisiä, ja ne näyttävät siisteiltä kaikilla laitteilla.
Kirjasinkoko 11 tai 12 on täydellinen. Palkkaavien johtajien ei pitäisi joutua zoomaamaan lukeakseen kokemuksesi. Vältä myös lihavoimalla tai kursiivilla kirjoitettua tekstiä. Käytä niitä vain säästeliäästi, jos haluat todella korostaa jotakin asiaa.
Välit ja marginaalit
Meillä kaikilla on houkutus sisällyttää kaikki uramme yksityiskohdat saatekirjeeseen kuin se olisi viimeinen mahdollisuutemme. Mutta mitä ahtaammalta kirje näyttää, sitä enemmän lukija hämmentyy.
Käytä yksinkertaista riviväliä kappaleiden sisällä ja kaksinkertaista riviväliä kappaleiden välillä, eli jätä tyhjä rivi kunkin jakson tai kappaleen väliin, jotta saat visuaalista hengähdystilaa.
Mitä tulee marginaaleihin, pidä kiinni yhdestä tuumasta ympäriinsä. Älä kutista niitä, jotta saat mahtumaan enemmän tekstiä. Jos sisältösi ei mahdu yhdelle sivulle normaaleilla väleillä ja marginaaleilla, vastaus ei ole "pienennä marginaaleja", vaan "leikkaa vähän pörröisyyttä".
Kohdistus
Saatekirjeessäsi on oltava vain vasen linjaus, piste. Älä keskitä tekstiäsi, älä tasaa sitä oikealle, vain vasenta tasausta pidetään ammattimaisena.
Älä myöskään sisennä kappaleita. Käytä sen sijaan tyhjiä viivoja kappaleiden välissä, koska niiden avulla tekstiä on helpompi selata.
Varmista, että muotoilu on johdonmukaista. Jos lihavoit jaksojen otsikot, lihavoi ne kaikki samalla tavalla. Jos käytät tiettyä bullet-tyyliä tai riviväliä kirjeesi yhdessä osassa, älä vaihda sitä sattumanvaraisesti kesken kirjoituksen.
Tiedoston muoto ja nimeäminen
Kun saat vihdoin tehtyä saatekirjeen rakenteen ja muotoilun, sinun tarvitsee vain tallentaa tiedosto oikeassa muodossa.
Tallenna PDF-muodossa (ellei toisin pyydetä)
Tallenna saatekirjeesi aina, aina, aina PDF-muodossa, ellei työpaikkailmoituksessa nimenomaan toisin mainita. PDF-tiedostot lukitsevat muotoilusi paikoilleen, joten he näkevät sen, mitä sinä näet, riippumatta siitä, mitä tietokonetta, käyttöjärjestelmää tai sähköpostisovellusta he käyttävät.
Jos lähetät .docx- tai .odt-tiedoston, se saattaa avautua eri tavoin muotoiltuna tai teksti saattaa yhtäkkiä siirtyä koko sivulle.
Useimmissa kirjoitustyökaluissa (Word, Google Docs, Pages) voit viedä tai ladata PDF-tiedoston yhdellä napsautuksella. Tarkista tallennettu tiedosto kahdesti, ja jos näet jotain vikaa, korjaa se ja vie uudelleen.
Esimerkkejä tiedostojen nimeämisestä
Nyt tulee se kohta, joka saa ihmiset oudon luoviksi: tiedostonimen tulisi sisältää kolme asiaa: nimesi, asiakirjatyyppi ja valinnaisesti työnimike tai yrityksen nimi.
Siinä kaikki.
Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, miten se tehdään oikein:
- Sarah_Khan_CoverLetter.pd
- MichaelJames_ProductManager_CoverLetter.pdf
- John_Doe_CoverLetter_Google.pdf
Varmista, että tiedostonimi ei sisällä versionumeroita, erikoismerkkejä tai sanaa "FINAL", kuten jos kyseessä olisi opinnäytetyö.
Jos haluat varmistaa, ettet koskaan mokaa yksityiskohtia, Undetectable AI:n Smart Applier huolehtii koko muotoiluprosessista puolestasi.
Se luo automaattisesti oikein jäsennellyn, ammattimaisesti muotoillun saatekirjeen, tallentaa sen oikeaan PDF-muotoon ja nimeää tiedoston käyttämällä täsmällisiä nimeämiskäytäntöjä, joita rekrytointiryhmät suosivat.
Yhdistä se tekoälyn kanssa Saatekirjeen generaattori räätälöityjä, ihmisläheisesti kuulostavia kirjeitä, jotka perustuvat hakemaasi työpaikkaan ja meidän Ansioluettelon rakentaja joka vastaa muotoilutyyliä, jotta kaikki näyttää yhtenäiseltä, ja sinulla on täydellinen työhakemustyökalupakki.
UK-muotoinen saatekirje
Saatekirjeen muotoilu Yhdistyneessä kuningaskunnassa on periaatteessa sama kuin mitä olemme käsitelleet aiemmin.
Yhdistyneen kuningaskunnan saatekirjeet ovat kuitenkin sävyltään hieman virallisempia. Yhdysvalloissa hyvin toimivaa keskustelevaa ja napakkaa sävyä pidetään siellä hieman liian rentona.
Sellaiset alat kuin laki, rahoitus, koulutus ja hallinto korostavat paljon muodollista sävyä.
Muotoilu: päivämäärä on vasemmassa yläkulmassa, ja se noudattaa brittiläistä muotoa, eli päivä kuukausi vuosi, joten se on "11. heinäkuuta 2025" eikä "11. heinäkuuta 2025".
Yhdysvalloissa vastaanottajan koko osoite jätetään yleensä mainitsematta tai se sijoitetaan jonnekin keskelle.
Yhdistyneessä kuningaskunnassa on kuitenkin tavallista, että yläosaan merkitään sekä oma että työnantajan osoite. Oma osoitteesi oikeassa kulmassa ja yrityksen osoite vasemmalla, päivämäärän alla.
Yhdistyneen kuningaskunnan kansallinen urapalvelu ehdottaa, että jos osoitat lukijalle nimeltä, saatekirjeessäsi lopetat sen sanoihin "Ystävällisin terveisin".
Ja jos et tiedä nimeä ja käytät esimerkiksi sanoja "Hyvä herra tai rouva" tai "Hyvä henkilöstöpäällikkö", oikea loppukommentti on "Ystävällisin terveisin".
Saatekirjeen muoto eri tilanteisiin
Saatekirjeen muoto on useimmissa tilanteissa suurin piirtein sama: otsikko, tervehdys, johdanto, runko, lopetus ja allekirjoitus.
Kirjeessä on muutamia pieniä muutoksia sen mukaan, mihin kirjeessä keskitytään.
Miten esimerkiksi muotoilla saatekirje harjoittelupaikkaa varten, kun sinulla ei todennäköisesti ole vuosien hiottua, alakohtaista kokemusta?
Tässä skenaariossa runko-osassa yhdistetään kurssitöiden, akateemisten projektien, vapaaehtoistyön tai osa-aikaisten töiden ja harjoittelupaikan vaatimusten väliset yhteydet.
Jos olet vaihtamassa uraa, esittelyssä kannattaa mainita nopeasti, millaista tehtävää tavoittelet ja miksi vaihdat työpaikkaa.
Jos olet esimerkiksi siirtymässä hotelli- ja ravintola-alalta tekniikan alalle, osoita, miten tiimien johtaminen paineen alla tai asiakassuhteiden luominen on valmistanut sinua hakemaasi tehtävään.
Vältä uranvaihdoksen liiallista selittämistä. Kerro se selkeästi, liitä se uuteen tehtävään ja keskity sitten siihen, mitä sinä tuotat.
Jos kyseessä on kylmä hakemus, jossa otat yhteyttä ilman tiettyä työpaikkailmoitusta, ilmaise kiinnostuksesi yritystä ja mieluiten tiettyä osastoa tai tiimiä kohtaan.
Koska et voi viitata työpaikkailmoitukseen, voit sen sijaan mainita yhteisen yhteyden tai yrityksen viimeaikaiset uutiset osoittaaksesi, ettei kyseessä ole copy-paste-kirje.
Tilanteesta riippumatta keskeiset muotoilusäännöt eivät muutu. Saatekirjeessäsi on oltava selkeä ulkoasu, luettava fontti, vankka rakenne ja selkeä tarkoitus.
Vieritä alaspäin ja katso, mitä AI Detector ja Humanizer voivat tehdä!
Lopulliset ajatukset
Toivottavasti tämä artikkeli auttoi sinua oppimaan pari asiaa saatekirjeen muotoilusta.
Kun ulkoasu on siisti, fontti on luettava ja rakenne auttaa lukijaa seuraamaan tarinaa, mahdollisuutesi tulla huomatuksi kasvavat huomattavasti.
Ota siis aikaa tehdä se oikein, tai vielä parempi, mene Undetectable AI:n luokse. Saatekirjeen generaattorija luo oikein muotoiltu, työpaikkakohtainen kirje muutamassa minuutissa.
Yhdistä se Smart Applier viedäksesi sen PDF-muodossa, nimetäksesi sen oikein, lähettääksesi sen itsevarmasti ja aloittaaksesi valmistautumisen haastatteluun, joka seuraa sen jälkeen, kun henkilöstöpäällikkö on lukenut saatekirjeesi.
Tarkista Havaitsematon tekoäly tänään!