La semaine dernière, une amie recruteuse m'a transmis un courriel d'un candidat qu'elle était sur le point d'embaucher.
Le début a été excellent. Accueil chaleureux, message bien rédigé et même enthousiasme sincère pour le travail.
Puis je suis arrivé à la fin.
Pas de signature. Non, merci. Juste : "D'accord, tenez-moi au courant."
Elle a dit qu'elle avait l'impression que quelqu'un fermait une porte à mi-chemin, au milieu d'une conversation. Le moins que l'on puisse dire, c'est que c'était maladroit et abrupt.
La plupart des gens ne réalisent pas que la fin d'un e-mail peut faire pencher la balance en leur faveur ou les repousser complètement.
Mais c'est la dernière chose que voit votre lecteur, et elle lui indique si vous êtes réfléchi, pressé ou même fiable.
Voyons comment terminer un courriel de manière à ce qu'il joue en votre faveur, et non contre vous.
Principaux enseignements
- La façon dont vous concluez votre e-mail peut laisser une impression plus forte que l'ouverture.
- Vous devez choisir un signature du courrier électronique en fonction du destinataire et de la raison pour laquelle vous écrivez.
- Lorsque vous terminez un courrier électronique, vous devez indiquer clairement ce qui doit se passer ensuite afin d'éviter toute confusion.
- Dans le cas contraire, le destinataire risque de se demander : "Qu'est-ce que je suis censé faire ?".
- Un court remerciement peut rendre votre message plus humain. N'hésitez donc pas à dire "merci" de votre propre voix.
- La signature d'un courriel est importante pour de nombreuses raisons. Utilisez une signature simple et facile à lire.
Éléments d'une bonne clôture d'e-mail
Il ne suffit pas de signer son nom pour conclure un bon courriel.
Elle doit laisser au lecteur une impression claire de qui vous êtes et de ce que vous voulez qu'il fasse ensuite.
Pour bien faire, votre clôture d'e-mail doit contenir les éléments suivants.
Ne vous inquiétez plus jamais de la détection de vos messages par l'IA. Undetectable AI peut vous aider :
- Faites apparaître votre écriture assistée par l'IA à l'image de l'homme.
- By-pass tous les principaux outils de détection de l'IA en un seul clic.
- Utilisation AI en toute sécurité et en toute confiance à l'école et au travail.
- Une signature naturelle
Votre signature doit correspondre au ton et à l'objectif de votre courrier électronique. Un ton trop décontracté peut donner l'impression d'un manque de professionnalisme. Un ton trop formel peut donner l'impression d'être rigide.
- Professionnel mais chaleureux : Meilleures salutations, Cordialement, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées., Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués.
- Amical mais respectueux : Le meilleur, Remerciements, Chaleureusement
- Décontracté et rapide : Merci encore, Parler bientôt, Prenez soin de vous
Évitez les fermetures désuètes ou trop personnelles dans les contextes professionnels (Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués., Santé, Amour).
- Une prochaine étape claire
Ne laissez jamais le lecteur dans l'expectative. Terminez par une ligne qui lui indique la suite des événements ou ce que vous aimeriez qu'il fasse. Par exemple :
- "J'ai hâte d'entendre ce que vous en pensez".
- "Veuillez me faire savoir d'ici jeudi si vous souhaitez poursuivre."
- "Je reviendrai en début de semaine prochaine pour faire le point".
Les gens sont occupés. Si vous ne leur dites pas quoi faire ensuite, ils risquent de ne rien faire.
- Gratitude (le cas échéant)
Si la personne vous a consacré du temps, de l'attention ou de l'aide, remerciez-la. Cela peut être aussi simple que :
- "Merci pour le temps que vous nous avez consacré aujourd'hui".
- "J'apprécie que vous me rappeliez si rapidement."
La gratitude donne à votre message une dimension humaine et laisse une impression finale positive.
- Votre nom (toujours)
Cela semble évident, mais le fait d'omettre votre nom (ou d'utiliser vos initiales) peut donner l'impression que votre courriel est abrupt ou négligé.
Ceci est d'autant plus important si vous n'avez jamais rencontré la personne auparavant.
- Nom complet s'il s'agit d'un premier contact ou d'un courriel formel.
- Prénom uniquement s'il s'agit d'une conversation en cours ou d'un échange amical.
- Un bloc de signature professionnel
Votre signature doit permettre au lecteur de trouver facilement vos coordonnées de base, sans transformer la fin de votre courriel en un mur de texte.
Inclure les éléments suivants.
- Nom complet
- Intitulé du poste ou rôle
- Entreprise (le cas échéant)
- Coordonnées (courriel, téléphone, LinkedIn)
N'utilisez pas de citations inspirantes, d'émojis ou de longues clauses de non-responsabilité. Restez sobre. Cela peut être aussi simple que cela :
6. Terminer sur une bonne note
Avant d'envoyer votre message, relisez votre conclusion et posez-vous la question :
"Si je parlais à cette personne en face à face, est-ce que je le dirais de cette façon ? La concordance de ton permet d'instaurer la confiance et de faire preuve d'intelligence émotionnelle.
L'utilisation d'un outil pour vous aider dans ces nuances est également une bonne idée. Par exemple, j'utilise l'outil AI Humanizer de l'IA indétectable pour faciliter la clôture de mes courriels.
Il réécrit les phrases maladroites pour les rendre plus naturelles.
Des phrases de conclusion qui marchent
Savoir comment terminer un courriel est une compétence. Au cours des dernières années, j'ai réussi à mettre au point quelques astuces qui fonctionnent.
A chaque fois.
Quand vous attendez une réponse
- "J'ai hâte d'entendre ce que vous avez à dire".
- "Pouvez-vous confirmer que cela fonctionne pour vous ?
- "Faites-moi savoir si vous avez besoin de quelque chose d'autre de ma part".
Ces lignes de conclusion indiquent qu'une réponse est attendue sans paraître exigeante. Le ton est ouvert et collaboratif, il est donc plus facile pour le lecteur de répondre.
Lorsque vous envoyez des informations
- "J'espère que cela aidera à faire avancer les choses".
- "Faites-moi savoir si vous avez des questions".
- "Je serai là si vous avez besoin de plus de détails."
Ces exemples montrent que vous êtes disponible pour un suivi et que vous laissez la porte ouverte à une conversation plus approfondie. Vous donnez ainsi l'impression d'être un soutien.
Quand on reprend contact avec la base
- "Je viens juste voir où nous en sommes."
- "Je voulais faire un suivi au cas où mon dernier courriel aurait été enterré.
- "Des nouvelles de votre côté ?"
Ils reconnaissent que les courriels sont manqués, ce qui adoucit le suivi. Vous n'apparaissez pas non plus comme trop désespéré.
Il s'agit de rappels polis qui créent néanmoins un léger sentiment d'urgence.
Lorsque vous concluez une interaction positive
- "C'était un plaisir de travailler avec vous sur ce projet.
- "Merci encore pour votre temps et vos idées.
- "J'attends avec impatience notre prochaine conversation".
Ces lignes renforcent la bonne volonté et laissent une impression finale positive. Elles contribuent à renforcer les relations et à faciliter la communication future.
Lorsque vous êtes incité à prendre une décision
- "Si je n'ai pas de nouvelles d'ici vendredi, je supposerai que ce n'est pas la bonne solution pour le moment. (polie mais claire)
- "Nous pouvons aller de l'avant dès que j'aurai obtenu votre accord."
- "Heureux d'aller de l'avant quand vous êtes prêt".
C'est ainsi que l'on garde les choses claires tout en restant respectueux. Le lecteur sait ce que vous attendez, mais il ne se sent pas bousculé ou mal à l'aise.
Les meilleures lignes de conclusion, en particulier pour les marketing par courrielLes messages d'intérêt général sont courts et précis. Et, comme nous l'avons dit plus haut, ils doivent correspondre au ton général de votre message.
Si c'est un domaine dans lequel vous avez des difficultés, essayez le logiciel Undetectable AI's Générateur d'emails.
Utilisez-le pour générer des lignes de conclusion spécifiques à votre tonalité pour vos courriels, et le tour est joué !
Phrases de signature courantes
L'utilisation d'une signature appropriée est un aspect important de l'apprentissage de la manière de terminer un courriel de manière professionnelle.
Permettez-moi de vous présenter quelques-unes de mes options préférées.
Formel
Idéal pour les premiers contacts, les demandes d'emploi ou la correspondance officielle.
- Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
- Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
- Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Neutre
Idéal pour les courriels d'affaires quotidiens ou les relations professionnelles permanentes.
- Merci,
- Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
- Tous nos vœux de réussite,
Décontracté
Convient aux collègues que vous connaissez bien, aux discussions d'équipe internes ou aux échanges professionnels amicaux.
- Santé
- Parler bientôt
- Prenez soin de vous
Exemples par situation
La bonne clôture d'un courrier électronique dépend de la personne à qui vous écrivez et de la raison pour laquelle vous le faites. Des situations différentes exigent des niveaux de formalité, de ton et de détail différents.
Voici quelques exemples qui peuvent vous servir de guide.
- Comment terminer un courriel à un professeur
Lorsque vous envoyez un courriel à un professeur, vous devez faire preuve de respect et de professionnalisme. Même s'il est amical en classe, votre courriel doit être suffisamment formel pour être utilisé dans un cadre universitaire.
Exemple :
Je vous remercie pour votre temps et vos conseils.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
Votre nom complet
Il dit merci, termine poliment et indique votre nom complet pour que le professeur sache qui vous êtes.
- Comment terminer un courriel adressé à un employeur potentiel ?
Lorsque vous postulez à un emploi, que vous assurez le suivi d'un entretien ou que vous prenez contact avec quelqu'un dans le cadre d'un réseau, la manière dont vous terminez votre courrier électronique est importante. Vous devez paraître poli, confiant et prêt à passer à l'étape suivante.
Exemple :
J'apprécie le temps que vous m'avez accordé et j'espère avoir bientôt de vos nouvelles.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Votre nom complet
- Comment terminer un courriel à un client
Emails aux clients sont toujours censées se terminer de manière amicale. Mais, ne vous y trompez pas, ils doivent aussi être clairs quant à l'étape suivante.
Exemple :
N'hésitez pas à me faire part de vos questions sur la proposition.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
Votre nom complet
Ces conclusions sont polies, claires et invitent l'autre personne à répondre si nécessaire.
- Comment terminer un courriel à un collègue
Pour les coéquipiers ou les collègues avec lesquels vous interagissez souvent, vous pouvez être moins formel tout en restant respectueux.
Exemple :
Merci d'être intervenu aussi rapidement.
Le meilleur,
Votre prénom
Il est amical, reconnaissant et efficace.
- Comment terminer un courriel à un ami
Si vous connaissez bien la personne, vous n'avez pas besoin d'une conclusion rigide et formelle. Une conclusion plus chaleureuse et plus décontractée sera plus agréable.
Exemple :
J'ai hâte de rattraper le temps perdu !
Santé,
Votre prénom
Elle est amicale et personnelle, et correspond au type de relation où la formalité n'est pas nécessaire.
Conseils pour la mise en forme de la signature
Les étudiants se demandent souvent comment terminer un courriel adressé à un professeur. Les employés se demandent comment conclure un courriel à leur patron.
En fin de compte, nous sommes tous dans le même bateau.
Le secret réside dans votre signature. Une signature bien faite peut faire passer un courriel d'une impression d'inachevé à un aspect poli et professionnel.
- Ce qu'il faut inclure
Cette partie est la plus simple. Indiquez simplement votre nom complet, votre titre ou votre rôle, ainsi que vos coordonnées.
- Signatures textuelles ou graphiques
Les signatures textuelles sont souvent un meilleur choix car elles se chargent rapidement et fonctionnent sur tous les appareils.
Signatures graphiques (avec des logos ou des images) peuvent avoir un aspect soigné, mais ils risquent de ne pas s'afficher correctement dans toutes les boîtes de réception et d'augmenter la taille des fichiers.
- Quand utiliser les outils de signature des courriels
Outre l'utilisation de L'IA pour la rédaction d'e-mailsDes outils comme Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator ou MySignature peuvent vous aider à concevoir une signature professionnelle sans que vous ayez besoin de compétences en matière de conception.
Ils sont parfaits si vous travaillez avec des clients ou si vous souhaitez un aspect plus professionnel.
Pour les courriels occasionnels ou les messages destinés à votre équipe, vous pouvez les ignorer.
Les erreurs courantes à éviter
Un excellent message électronique peut néanmoins tomber à plat si la fin n'est pas appropriée. Voici quelques erreurs à éviter :
- Ajouter des excuses inutiles : Terminer par "Désolé de vous avoir dérangé" ou "Je sais que vous êtes occupé" peut donner l'impression que vous n'êtes pas sûr de vous. Vous pouvez être poli sans vous dévaloriser.
- Utiliser des phrases de remplissage : Des phrases comme "C'est tout ce que j'ai pour l'instant" ou "J'ai juste pensé à vous contacter" n'apportent aucune valeur ajoutée. Si elles ne contribuent pas à la conversation, ne les utilisez pas.
- Promesse excessive dans la dernière ligne : Promettre "je vous appellerai demain" alors que vous n'êtes pas sûr de vous peut vous faire passer pour quelqu'un de peu fiable. Veillez à ce que vos engagements soient réalistes.
- Laisser les fautes de frappe s'infiltrer à la fin : De nombreuses personnes relisent le début de leur courrier électronique, mais pas la fin. Un nom mal orthographié ou une date erronée dans votre signature peut réduire à néant tous vos efforts.
- Oublier l'appel à l'action : Si vous souhaitez que le lecteur fasse quelque chose, c'est-à-dire qu'il réponde, approuve, planifie, précisez-le avant de conclure. Dans le cas contraire, votre message ne servira à rien.
La fin de votre message est la dernière chose que le destinataire lit avant de décider de ce qu'il va faire. Veillez donc à ce qu'elle l'aide, et non à ce qu'elle l'embrouille.
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Réflexions finales
La fin de votre courriel est la partie dont les gens se souviendront. C'est là que vous montrez que vous êtes réfléchi et intentionnel. Une bonne conclusion permet à l'autre personne de savoir facilement ce qui va suivre et comment répondre.
En fin de compte, pour savoir comment terminer un courriel, il faut savoir à qui l'on écrit, pourquoi on écrit et le sentiment que l'on veut laisser aux destinataires.
Si vous y parvenez, vos courriels commenceront à bien atterrir. Pour plus d'efficacité, essayez l'AI Humanizer d'Undetectable AI et le Générateur d'emails pour créer des conclusions naturelles et personnalisées qui touchent vraiment votre public.
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