A tanárok postaládái tele vannak a diákoktól vagy szüleiktől érkező e-mailekkel.
Némelyikük világos, némelyikük zavaros, némelyikük pedig úgy néz ki, mintha sietve, hüvelykujjal gépelték volna.
Ha azt szeretné, hogy az e-mailje valóban választ kapjon (és ne a "majd később foglalkozom vele" halomban landoljon), akkor van egy bizonyos, tiszteletteljes módszer, amelyet követnie kell.
Azt kell mondanod, hogy "Üdvözlöm" vagy "Kedves Professzor úr"? Mennyi részletezés a túl sok? És hogyan gondoskodhatsz arról, hogy a kérésed ne tűnjön követelőzőnek?
Ez az útmutató pontosan erről szól.
A végére tudni fogod, hogyan írj olyan e-mailt egy tanárnak, amit nem szeretnének válasz nélkül hagyni.
Mikor érdemes e-mailt küldeni egy tanárnak (gyakori forgatókönyvek)
Egyes szülők e-mail-rajongók.
Szeretnek üzeneteket küldeni minden apró kellemetlenségről, például egy hiányzó radírról, vagy arról, hogy a kis Timmy-t egy kicsit túl agresszívan jelölték meg a kidobós játékban.
Eközben néhány diák teljesen kerüli az e-mailezést a tanárokkal, még akkor is, ha a tanulmányi jövőjük forog kockán.
Soha többé ne aggódj amiatt, hogy a mesterséges intelligencia felismeri a szövegeidet. Undetectable AI Segíthet:
- Tegye láthatóvá az AI-asszisztált írást ember-szerű.
- Bypass az összes főbb AI-érzékelő eszköz egyetlen kattintással.
- Használja a címet. AI biztonságosan és magabiztosan az iskolában és a munkahelyen.
Szóval, mikor érdemes e-mailt küldeni egy tanárnak? Íme néhány jogos ok:
- Jelentősebb osztályzatok: Ha a gyermeke, aki általában minden vizsgán jeles, hirtelen kettest hoz haza, érdemes bejelentkeznie.
- A zaklatással kapcsolatos aggályok: Akár az órán, akár a szünetben vagy online történik, a tanároknak tudniuk kell, ha egy diák nem érzi magát biztonságban.
- Jelentős viselkedésbeli változások: Ha az egykor beszédes gyereke hirtelen elhallgatott, akkor lehet, hogy valami baj van az iskolában.
- Zavar a feladatokkal kapcsolatban: Ha egy feladat nem egyértelmű, egy gyors e-mail tisztázhatja az utasításokat (de előbb ellenőrizze a tanmenetet).
- Családi vészhelyzetek: Ha egy diák családi válsággal küzd, a tanárok gyakran tudnak támogatást vagy engedékenységet nyújtani.
- Osztálytermi részvétel: Szeretnél önkénteskedni vagy segíteni egy rendezvényen? A tanárok nem utasítanak vissza egy plusz segítő kezet (hacsak nem te vagy az a szülő).
Bár ezek mind jó okok arra, hogy e-mailt küldj egy tanárnak, néhány dolognak valószínűleg nem kellene a postaládájába kerülnie. Íme néhány példa arra, hogy mikor nem szabad e-mailt küldeni:
- A tantervben szereplő információkat kérdezi: Ha a válasz szó szerint az első napon kiosztott dokumentumban van, ne küldjön e-mailt.
- Panaszkodás az osztályzatokról bizonyítékok nélkül: Az "ötöst érdemlek" nem meggyőző érv.
- Túlreagálni apró problémákat: Az a hiányzó ceruza? Eltűnt. Menj tovább.
- Különleges bánásmódot követel: A tanároknak több mint 30 gyerekkel kell foglalkozniuk, nem csak a tiéddel. (Kivéve persze, ha komoly dologról van szó, de akkor is udvariasan kell kérni.)
Mit várnak el a tanárok egy jól megírt e-mailtől?
A tanárok egész nap, minden nap olvasnak e-maileket, ezért ha azt akarod, hogy a tiédet jól fogadják, tudnod kell, hogy hogyan kell helyesen írni egy e-mailt egy tanárnak.
A tanárok rövid, világos és tiszteletteljes e-maileket fogadnak.
Először is, kezdje a megfelelő üdvözléssel. Ez azt jelenti, hogy "Kedves Mr. Smith" vagy "Helló Ms. Johnson", nem pedig "Hé, tanár úr", vagy ne adj' isten, csak a vezetéknevüket egy kérdőjellel követve.
Ezután térjen a lényegre. Mondja meg, hogy ki Ön (vagy ki a gyermeke), mi a probléma, és mire van szüksége.
A fiam, Jake, az önök másodikos angol órájára jár, és a legutóbbi feladattal küszködik, különösen a [konkrét dologról]. Tudná tisztázni a követelményeket?
Bumm. Egyenesen a lényegre.
Semmi fölösleges pletyka arról, hogy Jake hároméves kora óta szereti a könyveket, és hogy mély érzelmi kötődése van ehhez a projekthez.
Végül, a professzornak küldött e-mail befejezésének ismerete ugyanolyan fontos, mint a köszöntés.
Szépen csomagolja be az e-mailt anélkül, hogy követeléseket támasztana.
Ha valami olyasmivel fejezed be, hogy "Ezt azonnal ki kell javítanod", az a recept arra, hogy az e-mailedet mentálisan töröljék.
Ezért legyen udvarias, és írja alá udvariasan, mint egy értelmes emberi lény.
Hogyan kell felépíteni egy tanárnak küldött e-mailt (lépésről-lépésre útmutató)
Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan kell e-mailt írni egy tanárnak.
Egy hipotetikus e-mailt is lépésről lépésre fogunk felépíteni.
A mi példánkban egy szülő arról ír e-mailt a tanárnak, hogy a gyermeke otthon marad az iskolából, mert nagyon konkrétan attól fél, hogy "elveszíti a fogát az iskolában".
Térjünk rögtön a tárgyra.
1. lépés: Használjon egyértelmű és professzionális tárgysorozatot
A tanárok rengeteg e-mailt kapnak, ezért egy világos tárgysor segít nekik gyorsan azonosítani, hogy miről szól az e-mail, és hogy sürgős figyelmet igényel-e.
Kerülje tehát az olyan tárgysorokat, mint "Kérdés" vagy "Fontos", mivel ezek túl homályosak.
A jó tárgysornak konkrétnak és informatívnak kell lennie, ugyanakkor rövidnek kell lennie. Továbbá kerülje a túlzott nagybetűsítést, felkiáltójelek, vagy túlságosan laza hangnem.
Például a feltételezett e-mailünk tárgya a következő:
| Tárgy: | [Gyermek neve] otthon marad [dátum] - Fél, hogy elveszíti a fogát az iskolában. |
Vegye észre, hogy azonnal közli a tanárral, miért van ez az e-mail a postaládájában.
2. lépés: Kezdje a megfelelő üdvözléssel
Most, hogy már van egy jó tárgysorunk, megmutatjuk, hogyan kell helyesen megnyitni az e-mailt.
A köszöntője meghatározza az egész üzenet alaphangját.
A rossz köszönés (vagy ami még rosszabb, egyáltalán nem köszönés) nagyon udvariatlan módja a nyitásnak.
Mindig formálisan szólítsa meg a tanárát, hacsak nem tudja, hogy ő másképp szeretné. A "Kedves Ms" vagy "Hello Professzor úr", amelyet a vezetékneve követ, biztonságos választás.
Folytassuk hipotetikus e-mailünkkel, és alkalmazzuk ezt a lépést:
| Tárgy: | [Gyermek neve] otthon marad [dátum] - Fél, hogy elveszíti a fogát az iskolában. |
| Kedves Mr. Johnson, | |
Most már udvariasan és szakszerűen kezdünk.
3. lépés: Mutatkozzon be (ha szükséges)
Ha a tanár már jól ismeri Önt, nem biztos, hogy szüksége van egy hosszú bevezetés.
De ha van rá esély, hogy nem ismerik fel azonnal, hogy ki vagy (különösen nagy létszámú osztályokban vagy iskolákban), a legjobb, ha röviden bemutatkozol.
Ez különösen fontos a gyermekük nevében eljáró szülők számára, hogy megelőzzék a felesleges oda-vissza csatározásokat.
Ha diák vagy, elegendő a teljes neved és az osztályrészed megadása.
Ha Ön szülő, a gyermeke nevének és osztályának megemlítése segít a tanárnak összekötni a pontokat.
Alkalmazzuk ezt a példánk e-mailjére:
| Tárgy: | [Gyermek neve] otthon marad [dátum] - Fél, hogy elveszíti a fogát az iskolában. |
| Kedves Mr. Johnson, Remélem, minden rendben van. Itt Sarah Thompson, Gerald édesanyja a második osztályból. | |
Ó, igen, a tanár jólétével való törődés még senkinek sem ártott.
4. lépés: Fejtse ki egyértelműen a kérését vagy kérdését
A bevezető után térjen rá a lényegre.
A tanárok elfoglaltak, és nincs idejük megfejteni a homályos vagy túl hosszú e-maileket.
Az üzenetnek tehát világosnak és közvetlennek kell lennie.
Ha konkrét kérdése van, fogalmazza meg tömören, hogy a válaszadónak ne kelljen pontosítani.
Vagy ha kérést nyújt be, akkor minden szükséges részletet (dátumokat, időpontokat, neveket vagy bármilyen releváns összefüggést) adjon meg előre.
Ugyanakkor egyensúlyt kell teremteni a rövidség és a teljesség között.
Nem akarsz annyira homályos lenni, hogy a tanárnak fogalma se legyen, mire van szükséged, és nem akarod felesleges háttérsztorikba fojtani őket.
Térjünk vissza a hipotetikus e-mailünkhöz, és vegyük fel a konkrétumokat.
| Tárgy: | Gerald otthon marad [dátum] - Félelem a fog elvesztésétől az iskolában. |
| Kedves Mr. Johnson, Remélem, minden rendben van. Itt Sarah Thompson, Gerald édesanyja a második osztályból. Tudatni akartam önökkel, hogy Gerald [dátum] otthon marad, mert nagyon aggódik amiatt, hogy elveszíti a fogát az iskolában. Nem akartuk, hogy a kellemetlenségei megzavarják az osztályt. | |
5. lépés: Legyen udvarias és tisztelettudó a nyelvezetében
Még ha frusztrált vagy sietsz is, mindig udvarias és tiszteletteljes hangnemben írj a tanárnak.
A hangszíned befolyásolhatja, hogy a tanárod hogyan érzékel téged, és milyen gyorsan reagál.
Kerülje az olyan igényes nyelvezetet, mint "Szeretném, ha..." vagy "Muszáj..." Ehelyett használjon udvarias kifejezéseket, például "Képes lennél..." vagy "Nagyra értékelném, ha..."
A tiszteletteljes nyelvhasználat azt is jelenti, hogy figyelembe kell venned a tanárod idejét.
Ha a kérdésed hosszas válaszadást igényel, ismerd el, és mutasd ki elismerésedet az erőfeszítéseidért.
Visszatérve az e-mail példánkhoz, ügyelnünk kell arra, hogy a hangnem udvarias maradjon.
Itt egy figyelmes érintés:
| Tárgy: | Gerald otthon marad [dátum] - Félelem a fog elvesztésétől az iskolában. |
| Kedves Mr. Johnson, Remélem, minden rendben van. Itt Sarah Thompson, Gerald édesanyja a második osztályból. Tudatni akartam önökkel, hogy Gerald [dátum] otthon marad, mert nagyon aggódik amiatt, hogy elveszíti a fogát az iskolában. Nem akartuk, hogy a kellemetlenségei megzavarják az osztályt. Remélem, megértitek, és nagyra értékelem a támogatásotokat. Kérem, szóljatok, ha van valami, amivel pótolhatnánk a kihagyott napot. | |
6. lépés: Zárja le az e-mailt professzionálisan
Fontos, hogy megfelelő aláírással fejezze be.
Kerülje a hirtelen befejezéseket.
Mindig tartalmazzon egy záró sort, amely vagy megismétli a hálát, vagy jelzi a következő lépést.
Ha választ vár, tegye ezt világossá, és mondja azt, hogy "Várom a válaszát" vagy "Kérem, hogy a lehető leghamarabb értesítsen."
Ha nem feltétlenül van szükséged válaszra, de nyitva akarod tartani a kommunikációt, akkor a következővel fejezheted be, "Még egyszer köszönöm, hogy időt szakított rám - nagyra értékelem."
Megfelelő aláírásra is szükség van. A "legjobbakat", az "őszintén" vagy a "köszönöm" mind biztonságos megoldás.
Az e-mailünkhöz egy udvarias lezárást is hozzáadunk. '
Itt van a teljes szöveg, hogyan írjunk e-mailt egy tanárnak minta:
| Tárgy: | Gerald otthon marad [dátum] - Félelem a fog elvesztésétől az iskolában. |
| Kedves Mr. Johnson, Remélem, minden rendben van. Itt Sarah Thompson, Gerald édesanyja a második osztályból. Tudatni akartam önökkel, hogy Gerald [dátum] otthon marad, mert nagyon aggódik amiatt, hogy elveszíti a fogát az iskolában. Nem akartuk, hogy a kellemetlenségei megzavarják az osztályt. Remélem, megértitek, és nagyra értékelem a támogatásotokat. Kérem, szóljatok, ha van valami, amivel pótolhatnánk a kihagyott napot. Köszönöm mindazt, amit teszel, Sarah ThompsonGerald édesanyja | |
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni, ha e-mailt küldesz egy tanárnak
Most megtanultad, hogyan kell lépésről lépésre e-mailt írni egy tanárnak.
Ahhoz, hogy az e-mailje teste teljesen hibátlan legyen, íme néhány gyakori hiba, amit mindenképpen el kell kerülnie.
- Szleng vagy szakszerűtlen nyelvezet használata
Ha az e-mailed "Aye" vagy "Hey whatsup" kezdetű, akkor problémánk van.
A tanárod nem a játékostársad.
És bár lehet, hogy már második természeted, hogy beírod, hogy "Holnap nem leszek ott az órán", ez egy biztos módja annak, hogy az e-mailed a "figyelmen kívül hagyás" halomban landoljon.
Maradjon professzionális, csak teljes szavakkal, és a szöveges beszédet hagyja meg a csoportos beszélgetésekre.
- E-mail küldése anélkül, hogy Korrektúra
Nem győzöm elégszer hangsúlyozni, hogy mindig lektoráljon, mielőtt leütné a küldés gombot.
A tanároknak már így is egész nap megkérdőjelezhető kézírást kell megfejteniük. Nem kellene, hogy egy elgépelt e-mailt is dekódolniuk kelljen.
Ha az üzenete úgy hangzik, mintha sietve, nulla írásjelekkel írták volna, ne lepődjön meg, ha elveszik a sűrűjében.
Egy kis erőfeszítéssel sokat lehet elérni.
- Túlságosan igényes vagy durva
Van egy vékony határvonal a kérés és a követelés között.
Olyan üzenet küldése, amely így szól: "Azonnal távolítsa el a nullát, amit a gyermekemnek adott" vagy "Holnap nem veszek részt az óráján. Focimeccsem lesz." nem éppen kérés.
A tanárok sokkal jobban reagálnak a tiszteletteljes kérésekre, mint az ultimátumokra.
Senki sem szereti az olyan e-maileket, amelyek úgy hangzanak, mintha egy koffeinmámorban lévő vállalati ügyvéd írta volna.
- Elfelejtette a fontos részleteket
Ha a tanárodnak detektívet kell játszania, hogy rájöjjön, mit kérdezel, máris bosszús.
Az olyan e-mailek, amelyekben egyszerűen csak annyit írnak, hogy "Nem értem" vagy "Tudna segíteni?", anélkül, hogy megemlítenék, hogy milyen osztályra, feladatra vagy témára utalnak, hihetetlenül zavaróak a tanárok számára.
Adj meg lényeges részleteket, hogy a tanárnak ne kelljen kitalálnia, mire gondolsz.
Hogyan segíthet az AI udvarias és hatékony e-maileket írni?
A jól strukturált e-mailek írása nem mindenkinek az erőssége.
A szülők különböző háttérrel rendelkeznek, és nem mindenki ismeri a tanárnak küldött e-mail elvárt formalitásait.
Egyesek hosszú, összefüggéstelen szövegrészleteket írnak, amelyekből hiányoznak a legfontosabb részletek, míg mások túl hirtelen vagy zavaros üzeneteket küldenek.
És a diákok, nos, néhányan egyszerűen nem veszik komolyan (lásd: "feelin' a lil down, so i am not gonna come tom").
Ez az a hely, ahol az AI chatbotok, mint például az Undetectable AI AI chat, közbeléphet, hogy megmentse a napot.
Ha mesterséges intelligenciát használ az e-mailek megírásához, akkor olyan professzionális hangzású e-mailt kap, amelyre valóban hasznos válasz érkezik.
Ráadásul az AI gondoskodhat arról, hogy a hangnem megfelelő legyen, mert egyetlen tanár sem akar olyan e-mailt olvasni, amely úgy hangzik, mintha sietve, dühösen gépelték volna le.
Ne felejtse el, hogy emberszámba vegye az e-mailt. Tesztelje a AI Humanizer most az alábbi widgetben!
Utolsó tippek egy erős e-mail írásához egy tanárnak
Mostanra már tisztában kell lennie azzal, hogyan kell e-mailt írni egy tanárnak.
Mielőtt azonban megnyomná a küldés gombot, íme néhány utolsó tanács, hogy üzenete biztosan jól fogadja.
Rövid és közvetlen e-mailek
Ahogy korábban említettem, a tanárok elfoglalt emberek.
Nincs idejük elolvasni egy hosszú e-mailt minden egyes gondolatodról, ami az elmédben jár.
Legyen tömör az üzenete, maradjon a lényegnél, és ne térjen el feleslegesen a témától.
Ha az e-mailt nem lehet egy-két perc alatt megérteni, akkor valószínűleg túl hosszú.
Tudni, hogy mikor kell nyomon követni egy tanár válaszát
Ha ésszerű időn belül (általában 24-48 óra egy tanítási napon) nem kap visszajelzést, nyugodtan küldjön egy udvarias üzenetet, hogy a válasz nem érkezett meg. nem-válaszoló-follow-up email.
De ne spameld a tanárod postaládáját a "Did u get my email????"-vel ötször egymás után. A türelem a kulcs.
A tanári idő és az irodai órák tiszteletben tartása
Ne feledje, hogy a tanároknak az iskolán kívül is van életük.
Ha este 23:59-kor küldesz e-mailt, és azonnali választ vársz, az nem a magánéletük tiszteletben tartása.
Ha a kérdésed várhat az óráig vagy a fogadóórákig, fontold meg, hogy akkor hozod fel, ahelyett, hogy e-mailt küldenél.
Tartsd tiszteletben az idejüket, és hajlandóbbak lesznek segíteni neked, amikor tényleg szükséged van rá.
Írj jobb e-maileket a tanárodnak gond nélkül!
Ez az útmutató végigvezetett azon, hogyan kell e-mailt írni egy tanárnak, és további teendőkkel és tilalmakkal is szolgált.
De ha az e-mailek írása még mindig nehéznek tűnik, az Undetectable AI eszközei segíthetnek.
Néhány perc alatt megírhat egy teljes e-mailt egy tanárnak vagy bármely más szervezetnek a helyes etikett szerint.
Regisztráljon az Undetectable AI-ra most, és küldjön professzionális és tiszteletteljes e-maileket a tanároknak.