A címzett postaládája nem sokban különbözik az Ön vagy az enyém postaládájától. Megbontatlan, figyelmen kívül hagyott e-mailek tucatjaival van tele, és még több van úton.
Ezért a válasz elmaradása után egy követő e-mail küldése rutinszerű lehet.
De ha a legtöbb érdeklődő számára gyakran van szükség a nyomon követésre, akkor az Ön e-mailjei - és nem az érdeklődők - jelenthetik a problémát.
Bármi legyen is az oka, ez a blog 15 hatékony nyomon követési e-mail sablont mutat be, amelyeket különböző forgatókönyvekhez használhat.
A cikkben hasznos tippek, trükkök és eszközök is várnak rád. De először is értsük meg, mi is az a nyomon követő e-mail.
Mi az a Follow-Up Email?
A nyomon követési e-mail egy udvarias ösztönzés arra, hogy újra kapcsolatba lépjen valakivel, akit már korábban is megkeresett.
Ez egy módja annak, hogy a címzettet valamilyen okból kifolyólag lekössük.
Tegyük fel, hogy jelentkezzen álmai állására és türelmesen várunk, de nem hallunk semmit. Ekkor küldjön egy utólagos e-mailt.
Soha többé ne aggódj amiatt, hogy a mesterséges intelligencia felismeri a szövegeidet. Undetectable AI Segíthet:
- Tegye láthatóvá az AI-asszisztált írást ember-szerű.
- Bypass az összes főbb AI-érzékelő eszköz egyetlen kattintással.
- Használja a címet. AI biztonságosan és magabiztosan az iskolában és a munkahelyen.
De a válasz elmaradása utáni nyomon követési e-mail küldése csak egy a sok felhasználási lehetőség közül.
Számtalan lehetséges forgatókönyv van, többek között:
- Bejelentkezés egy interjú után, hogy a státuszról kérdezzenek
- Emlékeztetni valakit egy fontos határidőre
- Emlékeztetés a késedelmes fizetésre
- Megkérdezni, hogy szükség van-e további segítségre
Mindannyian ismerjük az online vásárlás (vagy online kirakatvásárlás 😉) után kapott e-maileket.
Általában megerősíti a megrendelésünket, megadja a szállítási részleteket, vagy kapcsolódó termékeket javasol.
A jó nyomon követési e-mail professzionális és egyenesen a lényegre tér. Kerüli a köntörfalazást, ugyanakkor udvariasan hangzik.
De hogyan küldhetünk válasz nélkül követő e-mailt? Ezt tanuljuk meg a következő részben.
Az idő fontos tényező a nyomonkövetési e-mail(ek) küldésénél.
A legjobb időpont a nyomon követési e-mail küldésére gyakran a címzettől függ.
Ha tudod, hogy valószínűleg reggel fogják ellenőrizni a postaládájukat, akkor célozz arra az időpontra.
Ha viszont délután küldte el az első e-mailt, de nem érkezett válasz, próbálkozzon egy esti nyomon követéssel.
Az egymást követő e-mailek közötti napok számának megtervezése szintén a stratégia része kell, hogy legyen.
Győződjön meg róla, hogy a rés elég nagy ahhoz, hogy az érdeklődő ne érezze magát spamnek, és elég kicsi ahhoz, hogy ne feledkezzen meg Önről.
Némi kísérletezésbe telik, amíg megtalálod a megfelelőt.
15 Follow-Up Email sablonok válasz nélkül
Gyakori, hogy elveszítjük a reményt, ha az e-mailünkre nem érkezik válasz.
De ha nem érkezik válasz, egy utólagos e-mail elküldése gyakran újraindíthatja a beszélgetést.
Az alábbiakban gyakorlatias, azonnal használható (némi testreszabással) sablonokat találsz, amelyek különböző helyzetekre szabottak.
Sablon 1: Első nyomon követés egy hét után
Néha az e-mailek eltűnnek a zsúfolt postaládák között, és egy egyszerű nyomon követés visszahozhatja a felszínre az Önét.
Íme egy sablon, amit érdemes megfontolni, ha már egy hete nem érkezett válasz:
| Tárgy: | Csak bejelentkezés |
| Üdvözlöm [címzett neve], Remélem, hogy ez az e-mail jól találja Önt! A [dátum]-ról küldött előző üzenetemet szerettem volna nyomon követni, hogy megtudjam, volt-e már alkalmad átnézni azt. Kérem, tudassa velem, ha további információra van szüksége tőlem. Alig várom, hogy halljak Önről! Üdvözlettel,[Az Ön neve] | |
Sablon 2: Második nyomon követési e-mail a pontosítás érdekében
Ha a csend az első nyomon követés után is folytatódik, itt az ideje, hogy ellenőrizze, nincs-e félreértés vagy tisztázásra van-e szükség.
Íme egy módja annak, hogyan közelítsük meg a kérdést anélkül, hogy türelmetlennek tűnnénk:
| Tárgy: | Követés |
| Üdvözlöm [címzett neve], Ismét jelentkezem, hogy biztosítsam, hogy az előző e-mailem nem veszett el a sűrűjében. Ha bármilyen kérdése van, vagy további részletekre van szüksége tőlem, szívesen segítek. Tudassa velem, hogy mikor alkalmas Önnek a válaszadásra! Üdvözlettel,[Az Ön neve] | |
Sablon 3: Álláspályázat nyomon követése
Az álláspályázatokat úgy érezheti, mintha üzeneteket küldene a semmibe, de egy átgondolt nyomon követés megmutathatja lelkesedését és professzionalizmusát.
Ezt egy-két hét válasz nélküliség után is használhatja:
| Tárgy: | Álláspályázat nyomon követése |
| Tisztelt [felvételi vezető neve], Remélem, jól vagy. Azért írok, hogy nyomon kövessem a [állás címe] pozícióra [dátum]-án/-én benyújtott pályázatomat. Továbbra is nagyon érdekel a lehetőség, és szeretném tudni, hogy vannak-e friss hírek a felvételi eljárással kapcsolatban. Köszönöm, hogy időt szánt rám, és várom válaszát! Üdvözlettel,[Az Ön neve] | |
Sablon 4: Álláskeresés második nyomon követése
Ha már egyszer utánajárt egy állásajánlatnak, de még mindig nem kapott választ, ez a sablon megtalálja a megfelelő egyensúlyt az udvarias kitartás és a professzionalizmus között:
| Tárgy: | Bejelentkezés a [munkakör címe] alkalmazáshoz |
| Tisztelt [felvételi vezető neve], Remélem, hogy ez az e-mail jól találja Önt! Újra jelentkezni szerettem volna a [munkakör címe] pozícióra történő jelentkezésemmel kapcsolatban. Kíváncsian várom a következő lépéseket, és örömmel adok további információkat, ha szükséges. Kérem, tudassa velem, ha van valami frissítés, ha lesz egy perce. Köszönjük, hogy időt szakítottak ránk és megfontolták. Üdvözlettel,[Az Ön neve] | |
Sablonok értékesítéshez és eléréshez
Ha tudja, hogyan kell válasz nélkül válasz e-mailt írni, az nagyban segíthet az értékesítési szakembereknek, mivel munkájuk során sok ilyen e-mailt küldenek.
Az e-mail sablonok többi része az értékesítésre és a kapcsolatfelvételre vonatkozik.
Sablon 5: Udvarias értékesítési követő e-mail
A kapcsolat kiépítése egy érdeklődővel gyakran egynél több kísérletet igényel, különösen, ha ez az első kapcsolatfelvétel.
| Tárgy: | Gyors nyomon követés |
| Üdvözlöm [érdeklődő neve], Remélem, hogy ez az üzenet jól találja Önt! A [termékkel/szolgáltatással] kapcsolatos előző e-mailemre szeretnék reagálni. Úgy vélem, hogy [konkrét előny] valódi változást hozhat [vállalatuk vagy helyzetük] számára. Tudassa velem, ha szeretné ezt tovább vizsgálni, vagy ha van egy jobb időpont a kapcsolatfelvételre. Alig várom, hogy halljak Önről! Üdvözlettel,[Az Ön neve] | |
6. sablon: Utókövetés egy értékesítési találkozó után
Szóval, volt egy eredményes találkozója egy érdeklődővel, de most rádiócsend van.
Egy utólagos e-mail elküldése segíthet a beszélgetés újraindításában.
| Tárgy: | Készen áll a következő lépésekre? |
| Üdvözlöm [érdeklődő neve], Nagyszerű volt önnel beszélgetni a [témáról]. Szerettem volna megkérdezni, hogy hogyan szeretne továbbhaladni [konkrét javaslat vagy terv]. Ha ráér, akkor a [a hétnek ezen a napján] egy gyors megbeszélést tudunk összehívni a további megbeszélésekhez. Itt kiválaszthatja az Önnek megfelelő időpontot: [link a találkozók ütemezőjéhez]. Várom a válaszodat! Üdvözlettel,[Az Ön neve] | |
7. sablon: Hálózati esemény utáni nyomon követés
Voltak pozitív interakciói egy networking eseményen, de a kapcsolatok elfelejtettek utána nyomon követni?
Ez egy általános dolog. És a megoldás megint csak a nyomon követő e-mail.
| Tárgy: | Örülök, hogy találkoztunk a [esemény neve] |
| Szia [Prospect], Öröm volt találkozni Önnel [esemény/helyszín] [dátum]. Nagyon élveztem a [témáról] folytatott beszélgetésünket, és lenyűgözött a [konkrét pont]-ra vonatkozó meglátása. Szívesen folytatnám a beszélgetésünket, és megvizsgálnám, hogyan tudnánk együttműködni. Ha ezen a héten ráérsz, tudasd velem, hogy mikor tudnál találkozni velem. Alig várom, hogy kapcsolatban maradjunk! Üdvözlettel,[Az Ön neve] | |
8. sablon: Utánkövetés a kapcsolat újbóli felvétele érdekében
Egy barátságos nyomon követési e-mail is segíthet helyreállítani a kapcsolatot egy régi kapcsolattartóval, miután egy ideig nem kommunikáltak.
| Tárgy: | Régen volt már! |
| Üdvözlöm [kapcsolattartó neve], Remélem, minden rendben megy nálatok! Nemrégiben eszembe jutott a legutóbbi beszélgetésünk a [témáról], és be akartam nézni, hogy mi a helyzet nálatok. Ha ráérsz, jó lenne, ha találkozhatnánk, és megnézhetnénk, hogy van-e lehetőségünk újra együtt dolgozni. Szólj, ha ráérsz! Üdvözlettel, [Neve] | |
9. sablon: Emlékeztető e-mail egy javaslatra vonatkozó visszajelzésért
Ha az alábbi mintához hasonlóan nem érkezik válasz e-mail, akkor az ajánlatodat továbbra is szem előtt tarthatod anélkül, hogy tolakodónak tűnne.
| Tárgy: | Szelíd emlékeztető: Visszajelzés a [javaslat neve] |
| Üdvözlöm [címzett neve], Remélem, hogy ez az üzenet jól találja Önöket. A [dátum]-on átküldött ajánlatomat szeretném nyomon követni. Szeretném hallani a gondolataidat és bármilyen visszajelzésedet. Ha bármilyen kérdése van, vagy további felvilágosításra van szüksége, forduljon hozzánk bizalommal - szívesen segítek. Várom válaszát! Üdvözlettel,[Az Ön neve] | |
10. sablon: Utókövetés a feladat elvégzésének megerősítésére
Ha egy feladat vagy teljesítendő feladat megerősítést igényel, egy nyomon követési e-mail biztosítja, hogy minden a terv szerint haladjon.
Gyakran előfordul, hogy a másik személy e-mailt vár Öntől, de habozásból nem akarja közvetlenül elérni Önt.
| Tárgy: | Megerősítésre van szükség: Feladat befejezése |
| Üdvözlöm [címzett neve], Azért akartam bejelentkezni, hogy megerősítsem, hogy [adott feladat/megoldandó feladat] a megbeszéltek szerint teljesült-e. Tudassa velem, ha van még valami nyitott kérdés, vagy ha további segítségre van szüksége részemről. Várom a frissítést! Üdvözlettel,[Az Ön neve] | |
Sablon 11: Barátságos fizetési emlékeztető e-mail
Ha közeleg egy fizetési határidő, egy alkalmi emlékeztető anélkül ösztönözhet cselekvésre, hogy kínossá tenné a dolgokat.
| Tárgy: | Gyors emlékeztető: Fizetés hamarosan esedékes |
| Szia [név], Remélem, jól vagy! Szeretném emlékeztetni, hogy a [számla/szolgáltatás] kifizetése [dátum] napján esedékes. Kérem, tudassa velem, ha bármire szüksége van a folyamat befejezéséhez. Alig várom, hogy halljak Önről! Üdvözlettel, [Neve] | |
12. sablon: Késedelmes fizetés nyomon követése
Ha egy fizetés késik, fontos, hogy professzionális, de határozott maradjon.
Egy ilyen nyomon követési e-mail továbblendítheti a dolgokat, miközben fenntartja a jó kapcsolatot.
| Tárgy: | Utánkövetés: Fizetési késedelem |
| Szia [név], A [számla/szolgáltatás] kifizetésével kapcsolatban érdeklődöm, amely [dátum]-án/-én esedékes volt. Ha már feldolgozta, köszönöm! Ha nem, kérem, értesítsen, ha van valami probléma, amiben segíthetek. Várom a frissítést. Üdvözlettel,[Az Ön neve] | |
13. sablon: Utánkövetés az RSVP megerősítéséhez
Várja, hogy valaki megerősítse a részvételét?
Udvariasan emlékeztesse őket anélkül, hogy tolakodónak tűnne.
| Tárgy: | Megerősítés a válaszadásra [esemény neve] |
| Szia [név], Remélem, ez az e-mail jól találja Önt! Csak azért jelentkezem, hogy megerősítsem a válaszodat a [esemény neve] [dátum]-ra. Kérlek, tudasd velem, ha tudsz csatlakozni hozzánk - örülnénk, ha ott lennél! Várom a válaszát. Üdvözlettel, [Neve] | |
14. sablon: Emlékeztető e-mail a rendezvényen való részvételre
Amikor közeledik az esemény napja, küldjön egy gyors emlékeztetőt, hogy a meghívottak ne felejtsenek el megjelenni.
| Tárgy: | Emlékeztető: Mindjárt itt az [esemény neve]! |
| Szia [név], Csak egy baráti emlékeztető, hogy [esemény neve] [dátum] [időpont]. Izgatottan várjuk, hogy csatlakozzon hozzánk a [helyszín/virtuális platform]. Szólj, ha bármilyen kérdésed van, vagy további részletekre van szükséged. Ott találkozunk! Üdvözlettel,[Az Ön neve] | |
15. sablon: Utolsó kísérlet a kommunikáció lezárása előtt
A válasz elmaradása után egy utolsó követő e-mail szakmailag lezárja a hurkot.
| Tárgy: | Végső nyomon követés: Zárja a kört |
| Szia [név], Még egy utolsó nyomon követést szerettem volna küldeni a [konkrét témával] kapcsolatban. Mivel nem kaptam választ, feltételezem, hogy ez most nem tartozik az Ön prioritásai közé. Nyugodtan keressen meg, ha a dolgok változnak - továbbra is szívesen segítek! Minden jót, [Neve] | |
Hogyan küldjünk nyomon követési e-mailt, ha nem érkezik válasz
Gyakran előfordul, hogy az e-mail címzettek azért nem válaszolnak, mert nem érzik késztetve magukat a válaszadásra.
Mielőtt tehát megnyomná az e-mail elküldését, győződjön meg róla, hogy az figyelemfelkeltő és meggyőző.
És ez vonatkozik a válasz elmaradása után küldött további e-mailekre is.
Íme néhány követendő lépés:
1. lépés: Írjon egy meggyőző tárgysorozatot.
Az e-mail tárgysor az első dolog, amit a címzett lát. Gyakran ez a sor jelenti a problémát.
Ha túlságosan semmitmondó vagy homályos, akkor lehet, hogy teljesen figyelmen kívül hagyják.
Íme, hogyan írhatsz nagyszerű tárgysorokat:
- Törekedjen 10 szóra vagy annál kevesebbre.
- Használja a nevét, vagy hivatkozzon valami konkrétan rájuk vonatkozó dologra.
- Emelje ki, hogy mi a jó nekik.
- Teremtsen sürgősséget (de csak akkor, ha az valódi). Kerülje a kattintáskeltést.
- Egy kis szellemesség vagy kíváncsiság sosem árt.
Példák:
- Gyors nyomon követés a [téma]
- Valami gondolat erről, [Név]?
- 10 gyors tipp [egy probléma megoldásához].
2. lépés: Kezdje barátságos megnyitással.
Kezdje pozitívan az e-mailt.
Egy egyszerű, barátságos kezdés, mint például "Remélem, jól vagy" vagy "Csak be akartam jelentkezni", meleg hangnemet ad, és kevésbé formálisnak érezteti az e-mailt.
3. lépés: Térjen a lényegre egy egyértelmű cselekvésre való felhívással.
Amikor válasz nélkül küldesz egy követő e-mailt, hagyd ki a bolyhos dolgokat, és tudasd velük, hogy pontosan mit kérsz.
A közvetlen és udvarias felhívás megkönnyíti a válaszadást.
4. lépés: Adj hozzá egy udvarias lezárást.
Természetes, hogy egy kicsit frusztráltnak érzi magát a csend miatt. De a nyomon követéseit tartsa ettől mentesen.
Az e-maileket mindig kedvesen zárja le.
Ez nyitva hagyja az ajtót a jövőbeni kommunikáció számára, ha a jelenlegi nem is.
Legjobb gyakorlatok a Follow Up e-mailekhez
A válasz elmaradása után küldött e-mailnek jobbnak kell lennie, mint az előzőnek, mert az e-mail lehet a probléma.
A következőkre kell ügyelnie:
- A legtöbb ember a telefonján ellenőrzi az e-maileket, ezért kerülje a hosszú bekezdéseket.
- Az egyszerű angol nyelven írt e-mailekre nagyobb valószínűséggel válaszolnak.
- Adjon elegendő időt a nyomon követések között, és kerülje el, hogy egyszerre több e-mailt küldjön a csapatától.
- Használja a CRM vagy e-mail eszközeit, hogy megtalálja az e-mailek küldésének legjobb időpontját.
- Biztosítsa, hogy az e-mail minden eszközön jól nézzen ki.
- A nyílt végű kérdések válaszadásra ösztönözhetnek.
Segítségre van szüksége e-mail tartalma tökéletesítéséhez? Próbálja ki AI esszéíró eszköz a professzionális e-mailek elkészítéséhez, amellyel időt takaríthat meg.
Eszközök a Follow Up e-mailek optimalizálásához
Az egyes érdeklődőknek szóló e-mailek megírása és elküldése időigényes.
De nem kell, hogy így legyen, különösen a következő intelligens AI-eszközökkel:
- Emberi gépíró: Időt takaríthat meg azzal, hogy ez az eszköz automatikusan, emberhez hasonló módon gépeli be a tartalmát. Ez akkor hasznos, ha munkáját távolról, valós időben figyelik.
- Szószámláló: Tartsa tömörnek az e-mailt, és gyorsan ellenőrizze annak hosszát. A rövid e-maileket nagyobb valószínűséggel olvassák el.
- AI Humanizer: Használja ezt az eszközt, hogy tartalma természetes hangzású legyen, és átmenjen az AI-érzékelőkön. A személyre szabott és professzionális e-mailek nagyobb eséllyel generálnak eredményeket.
Ellenőrizze az AI Detector és Humanizer képességeit az alábbi widgetben!
Gyakran ismételt kérdések
Hányszor kell nyomon követni?
A nyomon követések ideális száma 2-3. Ha ennél többet küld, az tolakodónak vagy spammernek tűnhet, de ha túl hamar hagyja abba, akkor lemaradhat a válaszról.
Mérje a nyomon követést a kommunikáció jellege alapján, például az értékesítési e-mailek több nyomon követést tesznek lehetővé, mint az álláskeresések.
Mennyi az ideális idő a követések között?
A nyomon követések között 3-7 napos szünetet tartanak megfelelőnek.
Sürgős ügyek esetén 2-3 napon belül jelentkezzen, de a kevésbé kritikus e-mailek esetében türelemről és szakmaiságról tanúskodik, ha egy hetet vár. A kontextus és a címzett iparági normái alapján igazítsa ki.
Hogyan kezeljük, ha többszöri után sem kapunk választ?
Ha 2-3 utánkövetés után sem érkezik válasz, a legjobb, ha szünetelteti a további kommunikációt.
Az utolsó e-mailben udvariasan nyugtázza a hallgatásukat, ismételje meg röviden az ajánlatát vagy kérését, és tudassa velük, hogy elérhető, ha újra kapcsolatba kíván lépni velük. Ezután lépjen tovább.
Írjon tökéletes Follow-up e-maileket, miközben nem pazarolja az idejét
Ha nem kap választ az első e-mailjére, az nagyon gyakori dolog, és nem szabad reménytelenné válnia.
Inkább előre meg kell terveznie a válasz elmaradása utáni nyomon követési e-mailt.
Adtam 15 könnyen testreszabható és ütős e-mail mintát, amelyet követésként használhatsz.
Ha ezek a sablonok nem felelnek meg a forgatókönyvednek, akkor a semmiből is készíthetsz újakat az általam bemutatott lépések és az Észrevehetetlen mesterséges intelligencia eszközök segítségével.
Tehát iratkozzon fel a Kimutathatatlan AI most, és kezdjük el a következő követő e-mailt.