Che cos'è la scrittura tecnica? Una guida completa

Quando si ha difficoltà con un nuovo gadget, si cerca il manuale.

Quando non si riesce a configurare un software, si consultano le pagine di aiuto.

Quando la vostra auto fa un rumore strano, sfogliate il manuale del cruscotto.

Tutti questi sono esempi di scrittura tecnica - qualcosa su cui facciamo affidamento ogni giorno, ma a cui raramente pensiamo.

Secondo Glassdoor, un redattore tecnico presso SpaceX guadagna tra Da $88.000 a $138.000 all'anno. 

Eppure, la maggior parte delle persone non ha ancora capito cosa sia la scrittura tecnica.

Non è solo digitazione istruzioni.

Non è solo tradurre Il linguaggio degli ingegneri in un inglese semplice.

E non è nemmeno solo creazione manuali d'uso o documenti di aiuto. 

Che cos'è la scrittura tecnica? Come si differenzia da altri tipi di scrittura? Quali sono le sue diverse forme? Come si diventa scrittori tecnici? E come l'intelligenza artificiale può aiutare in questo percorso? 

In questo blog parleremo di tutto questo e di molto altro ancora. Immergiamoci! 

Che cos'è la scrittura tecnica?

In parole povere, scrivere di tecnica significa prendere argomenti complicati e dettagliati e spiegarli in modo che chiunque (con il giusto background) possa seguirli. 

Ad esempio, questo include:

• Manuali d'uso - Quel libretto in dotazione al vostro telefono? Quella è scrittura tecnica.
• Documentazione API - Anche gli sviluppatori hanno bisogno di istruzioni. Le API non si spiegano da sole.
• Rapporti tecnici - Ingegneri e scienziati si affidano a questi strumenti per condividere ricerche e risultati.

La scrittura tecnica non è solo ciò che si scrive, ma anche come si scrive. Utilizza:

• Stato d'animo imperativo - Invece di "Dovresti fare clic sul pulsante". è solo "Fare clic sul pulsante". 

• Voce passiva (quando è necessario) Se chi ha compiuto l'azione non ha importanza, la voce passiva aiuta. "Il file è stato cancellato" funziona meglio di "Qualcuno ha cancellato il file" se il focus è sul file.

Alcuni pensano che la scrittura tecnica sia solo quella per i prodotti SaaS o per i blog tecnologici. 

Ma non si tratta di marketing o di narrazione. 

Scrittura tecnica ha tipologie molto diverse (di cui parleremo tra poco), ma tutte con lo stesso scopo: presentare le informazioni in modo accurato, chiaro e funzionale. 

Come la scrittura tecnica si differenzia dagli altri stili di scrittura

Cerchiamo di capire sei aspetti per cui la scrittura tecnica si differenzia dagli altri stili di scrittura.

Gli scrittori creativi utilizzano l'ambiguità o le metafore per creare un fattore coinvolgente per il pubblico. 

Gli scrittori tecnici non mirano ad alcuna ambiguità. 

Vogliono privilegiare la chiarezza rispetto all'espressione creativa, ma è la natura di questo lavoro. 

Perché la scrittura tecnica è essenziale in diversi settori

Immaginate un pilota che legge questo manuale a metà volo quando ha bisogno di capire qualcosa di urgente:

"Regolare il vettoriale di spinta per compensare l'anomalia di propulsione asimmetrica implementando il protocollo di deviazione standard 5.3b con la considerazione delle variabili di densità atmosferica".

Oppure immaginate un chirurgo che esamina le linee guida della procedura pochi istanti prima di un'operazione critica: 

"Incidere parallelamente ai piani fasciali tenendo conto delle strutture neurovascolari sottostanti e mantenendo l'emostasi durante l'intera sequenza di dissezione". 

Anche se sono medici o piloti che hanno studiato questo argomento per tutta la loro carriera, non vorrebbero leggerlo in caso di emergenza. 

Crea confusione e frustrazione, che chiunque vorrebbe evitare, in qualsiasi situazione.

Vediamo cinque motivi principali per cui la scrittura tecnica è un must assoluto: 

1. Riduzione del rischio e conformità - In settori come la sanità, la finanza e l'aviazione, gli errori non sono solo costosi, ma possono essere mortali. 
   • Ad esempio, Cosa succede se un infermiere interpreta male le istruzioni di dosaggio a causa di una formulazione poco chiara? Una documentazione adeguata previene questi errori. 

2. Conservazione e trasferimento della conoscenza - Le persone lasciano il lavoro, ottengono una promozione o vanno in pensione. Ma cosa succede a tutte le conoscenze che hanno in testa? Le conoscenze sono documentate in modo appropriato con l'ausilio della scrittura tecnica. Un processo ben documentato significa che la persona successiva può subentrare senza partire da zero.

3. Soddisfazione del cliente e riduzione dei costi di assistenza - Avete mai provato a configurare un nuovo dispositivo e siete finiti a guardare un tutorial casuale su YouTube perché il manuale non aveva senso? Una documentazione scadente frustra i clienti e appesantisce i team di assistenza con chiamate inutili. Una guida ben scritta evita tutto questo. 

4. Protezione legale - I contratti, le politiche e le linee guida sulla sicurezza servono come prova nelle controversie.
   • Ad esempio, Se un'azienda viene citata in giudizio per un prodotto difettoso, la prima cosa che gli avvocati controllano è la documentazione. Le istruzioni avvertivano dei rischi? Le procedure di sicurezza erano chiaramente delineate? In caso contrario, l'azienda è nei guai.

5. Guadagni di efficienza grazie alla standardizzazione - Immaginate un'azienda in cui ogni reparto segue un sistema diverso per lo stesso compito. Un team tiene traccia dei dati su fogli di calcolo, un altro utilizza un software personalizzato e un terzo si limita a "ricordare le cose". È una confusione. La scrittura tecnica assicura che i processi siano standardizzati, ripetibili e scalabili.

In sostanza, la scrittura tecnica aiuta a prevenire la confusione, a risparmiare tempo e a mantenere le persone al sicuro. 

Tipi di scrittura tecnica (con esempi)

Molte persone sentono "scrittura tecnica" e si pensa subito a manuali d'uso aridi e robotici, di quelli che nessuno legge se non quando è assolutamente bloccato. 

Ma la scrittura tecnica è molto di più. 

In realtà, esiste in quasi tutti i settori e si presenta in molte forme diverse, ognuna delle quali ha uno scopo ben preciso.

Ecco i sei tipi più essenziali di scrittura tecnica (con esempi):

1. Documentazione tecnica - Questo è il tipo classico. Include manuali d'uso, guide ai prodotti e istruzioni per la risoluzione dei problemi.  
   • Ad esempio, Avete appena acquistato una macchina per caffè espresso nuova di zecca e siete perplessi di fronte a tanti pulsanti. Invece di tirare a indovinare, aprite il manuale d'uso e seguite la guida passo passo per preparare la vostra prima tazza.
     
2. Documentazione del processo - Ogni azienda ha dei flussi di lavoro, ma se questi flussi di lavoro esistono solo nella testa di qualcuno, si tratta di un disastro in agguato. Si tratta delle cosiddette SOP. 
   • Ad esempio, È necessario creare il lievito madre tipico di un panificio. Senza una SOP, ogni pagnotta sarebbe diversa. Fortunatamente, il SOP descrive in dettaglio ogni fase - misure esatte, tempi di lievitazione, temperature di cottura - ogni volta.
     
3. Documentazione API - Se il software è il cervello, API (Application Programming Interfaces) sono il sistema nervoso. 
   • Ad esempio, Un'applicazione di rideshare vuole dati sul traffico in tempo reale, quindi integra l'API di Google Maps. Senza una documentazione chiara sulle API, si troverebbero ad affrontare tentativi ed errori senza fine.
     
4. Articoli scientifici/di ricerca - Sono scritti dai ricercatori, ma devono essere leggibili da tutto il mondo.  
   • Per esempioUn nuovo trattamento contro il cancro sembra promettente, ma prima di utilizzarlo gli scienziati devono pubblicare una ricerca sul suo funzionamento, sui suoi effetti collaterali e sui tassi di sopravvivenza. Altri esaminano i dati per verificarli.
     
5. Libri bianchi e casi di studio - I white paper sono gli "argomenti convincenti" del mondo tecnico. I casi di studio vanno oltre, mostrando storie di successo del mondo reale con risultati effettivi. 
   • Ad esempio, Una società di cybersicurezza mette in guardia da una nuova minaccia bancaria in un white paper. Un mese dopo, ha condiviso un caso di studio su come il suo strumento ha fermato un attacco. Le banche iniziano a prestare attenzione.
     
6. Documentazione relativa a normative e conformità - Sanità, finanza e industria si basano sulle normative. I documenti di conformità aiutano le aziende a rispettare le leggi, evitando multe, cause legali e disastri pubblici.
   • Ad esempio, Un'azienda farmaceutica deve dimostrare che un nuovo antidolorifico è sicuro prima di venderlo. Per evitare problemi legali, le aziende presentano documenti che elencano gli ingredienti, il dosaggio e gli effetti collaterali.

Competenze chiave richieste per la scrittura tecnica

Se avete mai insegnato ai vostri nonni come usare uno smartphone senza farli sentire stupidi, allora potete diventare scrittori tecnici, perché questa è l'abilità principale.

Ogni altra abilità può essere appresa. Ecco un elenco di competenze che un technical writer deve possedere:

• Capacità di ricerca - Non è necessario sapere tutto, ma è necessario sapere come trovare informazioni accurate e affidabili.
  
• Analisi del pubblico - Sapere chi sono i vostri lettori, cosa sanno già e cosa hanno bisogno di fare è ciò che rende utile la vostra scrittura. Perché il modo in cui spiegate un aggiornamento software a uno sviluppatore non è lo stesso in cui lo spieghereste a un cliente.
  
• Capacità di comunicazione chiara/linguaggio semplice - Scrivere in modo tecnico non significa sembrare intelligenti, ma far sentire intelligenti gli altri. Ciò significa eliminare il gergo, usare un linguaggio semplice e scrivere in modo così chiaro che il lettore non debba mai indovinare cosa intendete.
  
• Architettura dell'informazione - I lettori non leggono sempre dall'inizio alla fine, ma scansionano. Bisogna capire come organizzare i contenuti con titoli, elenchi puntati e flussi logici in modo che le informazioni siano facili da trovare e da digerire.
  
• Comunicazione visiva - A volte un'immagine spiega qualcosa più velocemente di un paragrafo. Diagrammi di flusso, schermate commentate e infografiche possono semplificare anche i concetti più confusi. Un buon technical writer sa quando scrivere e quando mostrare.
  
• Competenza degli strumenti - Conoscere gli strumenti giusti velocizza il processo. Ad esempio, i software di documentazione includono MadCap Flare o Confluence, mentre gli strumenti di progettazione sono Snagit o Figma.

• Competenze di editing e revisione-La prima bozza non è mai perfetta. I redattori tecnici devono perfezionare il loro lavoro per garantire chiarezza, accuratezza e completezza, assicurandosi che ogni parola abbia uno scopo. Si tratta di rendere il documento il più facile possibile da usare.

Chi usa la scrittura tecnica? (Settori che ne hanno bisogno)

Ecco i quattro settori che richiedono maggiormente la scrittura tecnica.

Come diventare scrittore tecnico 

Ecco una guida passo passo per entrare in questo campo:

Fase # 1 - Imparare le basi

Non è necessario avere una laurea in comunicazione o in inglese per iniziare.

Potete intraprendere e prosperare in questa carriera anche se siete insegnanti, giornalisti, ingegneri o persino medici.

Seguire corsi e certificazioni per principianti su Coursera, Udemy, o Corso di scrittura tecnica di Google. 

Seguite blog di settore come  Scrivere i documenti e STC (Società per la comunicazione tecnica).

Fase # 2 - Creare un portafoglio

Scegliete un prodotto che utilizzate quotidianamente (ad esempio, una macchina per il caffè, un'app per il fitness o un altoparlante intelligente) e scrivete un manuale d'uso o una guida alla risoluzione dei problemi. 

Sarebbe perfetto? No. 

Questo vi darebbe qualcosa di concreto da mostrare? Assolutamente sì. 

La comunità open-source come GitHub è aperto a nuovi redattori tecnici. 

Molti progetti hanno un disperato bisogno di aiuto per la documentazione e non importa se siete nuovi. 

Fase # 3 - Ottenere un ruolo di primo livello

Concentratevi sulle posizioni con "junior" o "associate" nel titolo su piattaforme come LinkedIn, Infatti, e Lavoriamo a distanza. 

Non trascurate nemmeno le posizioni a contratto: spesso sono più facili da ottenere e possono portare a ruoli permanenti.

Fase # 4 - Avanzamento di carriera

Una volta acquisite sicurezza ed esperienza, puntate a una posizione di senior technical writer, API writer o UX writer.

Acquisire familiarità con strumenti come MadCap Flare, e Ossigeno XML per la scrittura strutturata o Markdown e Git se si vuole lavorare con gli sviluppatori. Ma non è necessario padroneggiare tutto in una volta.

Fase # 5 - Prepararsi per i colloqui

• Le domande più frequenti sono:
  • Come si fa a semplificare un argomento complesso? → Mostrate un esempio di scrittura prima e dopo.
  • Quali strumenti avete utilizzato? Citateli tutti.
  • Come gestite il feedback degli ingegneri? → Fornite un esempio reale o ipotetico. 

Fase # 6 - Continuare a imparare e salire di livello

Il settore si evolve costantemente. Un anno tutti parlano di wiki, l'anno dopo di docs-as-code. 

Le persone che prosperano sono quelle che continuano ad aggiornarsi. 

Seguire TechWhirl e Foglia di ciliegio per le tendenze.

Iniziate oggi stesso. Riscrivete il manuale di un prodotto, condividetelo su LinkedIn e chiedete un feedback.

Strumenti e software di scrittura tecnica

Gli strumenti di intelligenza artificiale rendono le attività più semplici ed efficienti, e la scrittura tecnica non è da meno.

Ecco gli strumenti di scrittura tecnica utilizzati dai professionisti:

1. Per la redazione e l'editing dei contenuti:

1. MS Word consente di creare documenti formattati in modo professionale con un controllo preciso su stili, intestazioni e riferimenti incrociati. 
2. Google Docs consente a più membri del team di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento. 

2. Per la documentazione strutturata e la pubblicazione: 

1. MadCap Flare consente di gestire un'unica fonte di contenuti che viene pubblicata automaticamente in diversi formati. 
2. Adobe FrameMaker gestisce le vostre specifiche tecniche di 500 pagine con tabelle complesse, diagrammi specializzati e riferimenti incrociati. 

3. Per la documentazione in team:

1. Confluenza diventa il wiki interno della vostra azienda, dove i diversi reparti conservano la loro documentazione. 
2. Nozione aiuta il team di prodotto a organizzare la documentazione insieme alla gestione del progetto. 

4. Per gestire e tracciare le modifiche ai documenti:

1. GitHub consente agli sviluppatori di aggiornare la documentazione insieme alle modifiche al codice.
2. BitBucket si integra con la vostra pipeline CI/CD, in modo che la documentazione venga compilata e distribuita automaticamente a ogni rilascio.

5. Per la ricerca, la struttura dei contenuti e una migliore leggibilità:

1. Scrittore di saggi aiuta a documentare un algoritmo sofisticato in un contesto, con spiegazioni ed esempi appropriati. 
2. Scrittore SEO assicura che la documentazione pubblica utilizzi una terminologia coerente e segua le migliori pratiche di leggibilità. 
3. Chat AI aiuta il redattore tecnico a semplificare concetti complessi. Suggerisce spiegazioni alternative e identifica le aree in cui gli utenti potrebbero aver bisogno di un contesto aggiuntivo. 

Come l'intelligenza artificiale può migliorare l'efficienza della scrittura tecnica

Ecco come l'IA può aiutarvi nella scrittura tecnica: 

1. L'automazione

Partire da una pagina bianca è difficile. È possibile utilizzare l'intelligenza artificiale per redigere i contenuti iniziali sulla base di dati strutturati.

Riduce il tempo necessario per creare manuali, guide e rapporti. 

Come fare...

Utilizzare strumenti di intelligenza artificiale come Chatbot AI per generare delle bozze di base o addirittura una prima stesura.

Quindi, perfezionate il linguaggio utilizzando la terminologia specifica del settore e verificate i contenuti. 

2. Grammatica e chiarezza

Utilizzate gli strumenti di intelligenza artificiale per verificare la presenza di gergo, voce passiva e problemi di leggibilità. 

Ecco come usarlo...

Eseguire le bozze attraverso Parafrasatore AI. Questo strumento aiuta a riscrivere frasi complesse, suggerisce alternative in linguaggio semplice e migliora la leggibilità complessiva.

3. Strutturazione dei contenuti

Un documento ben strutturato evita la confusione.

L'intelligenza artificiale può organizzare i contenuti in modo logico raggruppando gli argomenti correlati, aggiungendo titoli e suggerendo layout. 

Ecco come usarlo...

Utilizzate il nostro Scrittore di saggi AI per creare rapporti, manuali e documentazione.

Conclusione

Gli scrittori tecnici traducono il "linguaggio degli ingegneri" in "linguaggio umano".

È per questo che i piloti possono far atterrare in sicurezza gli aerei senza leggere un manuale di 10.000 pagine a metà volo, che i chirurghi si concentrano sul salvare vite umane invece di decifrare istruzioni criptiche e che si può usare quella bella macchina per il caffè senza creare un geyser accidentale in cucina. 

Nel nostro mondo complesso, una comunicazione chiara è essenziale.

Una buona scrittura tecnica consente di risparmiare tempo, denaro, frustrazione e talvolta anche vite umane (in contesti medici e di sicurezza).

In futuro, vedremo più video sotto forma di guide interattive e documenti che si adattano al vostro livello di competenza. 

Se volete sfoderare i muscoli della scrittura tecnica, scegliete qualcosa di complicato che capite bene - magari come funziona la fotosintesi, la regola del fuorigioco nel calcio o anche come fare il soufflé perfetto - e spiegatelo a un amico nel modo più chiaro e semplice possibile. 

Se capiscono questo invece di quello sguardo vitreo, complimenti!

Avete scoperto l'abilità principale dello scrittore tecnico: rendere semplice il complicato.

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