Le caselle di posta elettronica degli insegnanti sono piene di e-mail provenienti dagli studenti o dai loro genitori.
Alcune sono chiare, altre confuse e altre ancora sembrano scritte con i pollici in fretta e furia.
Se volete che la vostra e-mail riceva effettivamente una risposta (e non finisca nel mucchio dei "me ne occuperò più tardi"), c'è un modo certo e rispettoso da seguire.
Si deve dire "Ehi" o "Caro professore"? Quanti dettagli sono troppi? E come si fa a fare in modo che la richiesta non risulti impegnativa?
Questo è esattamente ciò che tratta la presente guida.
Alla fine, saprete come scrivere un'e-mail a un insegnante che non vorrà lasciare senza risposta.
Quando è necessario inviare un'e-mail a un insegnante (scenari comuni)
Alcuni genitori sono entusiasti delle e-mail.
A loro piace inviare messaggi per ogni piccolo inconveniente, come una gomma da cancellare mancante o il fatto che il piccolo Timmy sia stato etichettato in modo un po' troppo aggressivo a dodgeball.
Nel frattempo, alcuni studenti evitano del tutto di inviare e-mail agli insegnanti, anche quando è in gioco il loro futuro accademico.
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Quindi, quando è opportuno inviare un'e-mail a un insegnante? Ecco alcuni motivi legittimi:
- Gravi cadute di voti: Se vostro figlio, che di solito va alla grande in ogni test, improvvisamente porta a casa una D, vale la pena di informarsi.
- Problemi di bullismo: Che sia in classe, a ricreazione o online, gli insegnanti devono sapere se uno studente si sente insicuro.
- Cambiamenti comportamentali significativi: Se il vostro bambino, un tempo chiacchierone, è diventato improvvisamente silenzioso, è possibile che ci sia qualcosa che non va a scuola.
- Confusione sugli incarichi: Se un compito non è chiaro, una rapida e-mail può chiarire le istruzioni (ma magari prima controllate il syllabus).
- Emergenze familiari: Se uno studente sta affrontando una crisi familiare, gli insegnanti possono spesso offrire sostegno o indulgenza.
- Coinvolgimento in classe: Volete fare volontariato o dare una mano per un evento? Gli insegnanti non rifiutano un paio di mani in più (a meno che non siate voi i genitori).
Sebbene queste siano tutte buone ragioni per inviare un'e-mail a un insegnante, alcune cose dovrebbero rimanere fuori dalla sua casella di posta. Ecco alcuni esempi di quando non inviare un'e-mail:
- Chiedere informazioni che sono nel programma di studio: Se la risposta è letteralmente nel documento consegnato il primo giorno, non inviate un'e-mail.
- Lamentarsi dei voti senza prove: "Mi merito una A" non è un argomento persuasivo.
- Reagire in modo eccessivo a piccoli problemi: La matita mancante? Non c'è più. Passare ad altro.
- Esigere un trattamento speciale: Gli insegnanti devono gestire più di 30 bambini, non solo il vostro. (A meno che, ovviamente, non si tratti di una cosa seria, ma anche in questo caso è necessario chiedere con cortesia).
Cosa si aspettano gli insegnanti da un'e-mail ben scritta?
Gli insegnanti leggono le email tutto il giorno, tutti i giorni, quindi se volete che le vostre siano ben accolte, dovete sapere che come scrivere correttamente un'e-mail a un insegnante.
Gli insegnanti accettano e-mail brevi, chiare e rispettose.
Innanzitutto, iniziate con un saluto adeguato. Questo significa "Caro signor Smith" o "Salve signora Johnson", non "Ehi prof" o, Dio non voglia, solo il loro cognome seguito da un punto interrogativo.
Dopodiché, arrivate al punto. Dichiarate chi siete (o chi è vostro figlio), qual è il problema e cosa vi serve.
Mio figlio, Jake, frequenta la vostra classe di inglese in seconda, e ha difficoltà con l'ultimo compito, in particolare su [cosa specifica]. Potrebbe chiarire i requisiti?
Boom. Direttamente al punto.
Senza inutili giri di parole su come Jake ami i libri da quando aveva tre anni e abbia un profondo legame emotivo con questo particolare progetto.
Infine, sapere come concludere un'e-mail a un professore è importante quanto il saluto.
Quindi, confezionate l'e-mail in modo piacevole, senza avanzare richieste.
Concludere con qualcosa del tipo "Dovete risolvere questo problema immediatamente" è la ricetta per far cancellare mentalmente la vostra e-mail.
Pertanto, siate cortesi e firmate educatamente come un essere umano ragionevole.
Come strutturare un'e-mail a un insegnante (guida passo-passo)
Per illustrare come scrivere un'e-mail a un insegnante, abbiamo descritto di seguito ogni fase.
Costruiremo anche un'ipotetica e-mail passo dopo passo.
Il nostro esempio è quello di un genitore che invia un'e-mail a un insegnante per informarlo che il figlio è rimasto a casa da scuola a causa di una paura molto specifica di "perdere un dente a scuola".
Andiamo subito al sodo.
Passo 1: utilizzare un oggetto chiaro e professionale
Gli insegnanti ricevono tonnellate di e-mail, quindi un oggetto chiaro li aiuta a identificare rapidamente l'oggetto dell'e-mail e se richiede un'attenzione urgente.
Evitate quindi gli oggetti come "Domanda" o "Importante", perché sono troppo vaghi.
Un buon oggetto deve essere specifico e informativo, pur rimanendo breve. Dovreste anche evitare una capitalizzazione eccessiva, punti esclamativi o un tono troppo disinvolto.
Ad esempio, l'oggetto della nostra ipotetica e-mail è:
| Oggetto | [Nome del bambino] Rimane a casa il [Data] - Ha paura di perdere un dente a scuola. |
Notate come dice immediatamente all'insegnante il motivo per cui l'e-mail si trova nella sua casella di posta.
Passo 2: iniziare con un saluto adeguato
Ora che abbiamo un buon oggetto, vi mostriamo come aprire correttamente l'e-mail.
Il saluto definisce il tono dell'intero messaggio.
Un cattivo saluto (o peggio, nessun saluto) è un modo molto scortese di aprire.
Rivolgetevi sempre all'insegnante in modo formale, a meno che non sappiate che preferisce diversamente. "Cara signora" o "Salve professore" seguiti dal loro cognome sono una scelta sicura.
Continuiamo con la nostra ipotetica e-mail e applichiamo questo passaggio:
| Oggetto | [Nome del bambino] Rimane a casa il [Data] - Ha paura di perdere un dente a scuola. |
| Caro signor Johnson, | |
Ora iniziamo in modo cortese e professionale.
Fase 3: Presentarsi (se necessario)
Se l'insegnante vi conosce già bene, potrebbe non essere necessario un lunga introduzione.
Ma se c'è la possibilità che non riconoscano subito chi siete (soprattutto in classi o scuole numerose) è meglio presentarsi brevemente.
Questo è particolarmente importante per i genitori che si rivolgono a nome del proprio figlio, per evitare un inutile tira e molla.
Se siete studenti, è sufficiente indicare il vostro nome e cognome e la sezione della classe.
Se siete genitori, menzionare il nome e il grado di vostro figlio aiuterà l'insegnante a collegare i punti.
Ora, applichiamo questo metodo al nostro esempio di e-mail:
| Oggetto | [Nome del bambino] Rimane a casa il [Data] - Ha paura di perdere un dente a scuola. |
| Caro signor Johnson, Spero che tutto vada bene. Sono Sarah Thompson, la madre di Gerald della vostra classe di seconda elementare. | |
Oh, sì, mostrare preoccupazione per il benessere dell'insegnante non ha mai fatto male a nessuno.
Fase 4: spiegare chiaramente la propria richiesta o domanda
Dopo l'introduzione, si dovrebbe saltare al punto.
Gli insegnanti sono impegnati e non hanno il tempo di decifrare e-mail vaghe o troppo lunghe.
Quindi il vostro messaggio deve essere chiaro e diretto.
Se avete una domanda specifica, formulatela in modo conciso in modo che possano rispondere senza dover chiedere chiarimenti.
Oppure, se state facendo una richiesta, includete tutti i dettagli necessari in anticipo (date, orari, nomi o qualsiasi contesto rilevante).
Allo stesso tempo, bilanciate la brevità con la completezza.
Non volete essere così vaghi che il vostro insegnante non abbia idea di cosa vi serve, né volete affogarlo in inutili storie.
Torniamo alla nostra ipotetica e-mail e includiamo le specifiche.
| Oggetto | Gerald resta a casa il [Data] - Paura di perdere un dente a scuola. |
| Caro signor Johnson, Spero che tutto vada bene. Sono Sarah Thompson, la madre di Gerald della vostra classe di seconda elementare. Volevo informarvi che Gerald resterà a casa il [Data] perché è estremamente ansioso di perdere un dente sciolto a scuola. Non volevamo che il suo disagio disturbasse la classe. | |
Fase 5: essere educati e rispettosi nel linguaggio
Anche se siete frustrati o di fretta, usate sempre un tono educato e rispettoso quando inviate un'e-mail a un insegnante.
Il vostro tono può influenzare il modo in cui l'insegnante vi percepisce e la velocità di risposta.
Evitare un linguaggio impegnativo come "Ho bisogno che tu..." o "Devi..." Utilizzate invece frasi gentili come "Sarebbe in grado di...". o "Apprezzerei molto se...".
Un linguaggio rispettoso significa anche considerare il tempo dell'insegnante.
Se la domanda richiede una risposta lunga, riconoscetelo e mostrate apprezzamento per il loro sforzo.
Tornando al nostro esempio di e-mail, dobbiamo assicurarci che il tono rimanga educato.
Ecco un tocco di riguardo:
| Oggetto | Gerald resta a casa il [Data] - Paura di perdere un dente a scuola. |
| Caro signor Johnson, Spero che tutto vada bene. Sono Sarah Thompson, la madre di Gerald della vostra classe di seconda elementare. Volevo informarvi che Gerald resterà a casa il [Data] perché è estremamente ansioso di perdere un dente sciolto a scuola. Non volevamo che il suo disagio disturbasse la classe. Spero che comprendiate e apprezziate il vostro sostegno. Per favore, fatemi sapere se c'è qualcosa che dovremmo fare per recuperare il giorno perso. | |
Passo 6: chiudere l'e-mail in modo professionale
È importante concludere con una firma appropriata.
Evitare i finali bruschi.
Includete sempre una frase di chiusura che ribadisca la gratitudine o segnali il passo successivo.
Se vi aspettate una risposta, ditelo chiaramente e dite "Attendo con ansia la sua risposta" o "Mi faccia sapere al più presto".
Se non avete necessariamente bisogno di una risposta, ma volete mantenere aperta la comunicazione, potete concludere con, "Grazie ancora per il suo tempo, lo apprezzo molto".
È inoltre necessario apporre una firma appropriata. "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o "Grazie" sono tutte opzioni sicure.
Per la nostra e-mail, aggiungeremo una chiusura cortese. '
Ecco il testo completo di un esempio di come scrivere un'e-mail a un insegnante:
| Oggetto | Gerald resta a casa il [Data] - Paura di perdere un dente a scuola. |
| Caro signor Johnson, Spero che tutto vada bene. Sono Sarah Thompson, la madre di Gerald della vostra classe di seconda elementare. Volevo informarvi che Gerald resterà a casa il [Data] perché è estremamente ansioso di perdere un dente sciolto a scuola. Non volevamo che il suo disagio disturbasse la classe. Spero che comprendiate e apprezziate il vostro sostegno. Per favore, fatemi sapere se c'è qualcosa che dovremmo fare per recuperare il giorno perso. Grazie per tutto quello che fate, Sarah ThompsonMadre di Gerald | |
Errori comuni da evitare quando si invia un'e-mail a un insegnante
Avete appena imparato come scrivere un'e-mail a un insegnante, passo dopo passo.
Per assicurarvi che il corpo della vostra e-mail sia completamente privo di errori, ecco alcuni errori comuni che vorrete evitare a tutti i costi.
- Uso di un linguaggio gergale o non professionale
Se la vostra e-mail inizia con "Aye" o "Hey whatsup", abbiamo un problema.
Il vostro insegnante non è il vostro compagno di giochi.
E anche se potrebbe essere una seconda natura digitare "Non ci sarò alla lezione di domani", è un modo infallibile per far finire la vostra e-mail nella pila degli "ignorati".
Mantenete un linguaggio professionale, solo parole complete, e conservate il linguaggio testuale per le vostre chat di gruppo.
- Invio di un'e-mail senza Correzione di bozze
Non potrò mai sottolineare abbastanza che dovete sempre correggere le bozze prima di premere invio.
Gli insegnanti devono già decifrare una scrittura discutibile tutto il giorno. Non dovrebbero dover decodificare anche un'e-mail piena di refusi.
Se il vostro messaggio sembra scritto di getto, senza punteggiatura, non stupitevi se si perde nella confusione.
Un piccolo sforzo è sufficiente.
- Essere troppo esigenti o scortesi
C'è una linea sottile tra chiedere e pretendere qualcosa.
Inviare un messaggio che recita: "Rimuovi immediatamente lo zero che hai dato a mio figlio" o "Non frequenterò la tua classe domani. Ho una partita di calcio" non è esattamente una richiesta.
Gli insegnanti rispondono molto meglio a richieste rispettose piuttosto che a ultimatum.
A nessuno piace un'e-mail che sembra scritta da un avvocato aziendale in preda a una sbornia di caffeina.
- Dimenticare di includere dettagli importanti
Se l'insegnante deve giocare a fare l'investigatore solo per capire cosa state chiedendo, è già infastidito.
Le e-mail che dicono semplicemente "Non capisco" o "Puoi aiutarmi?" senza indicare la classe, il compito o l'argomento a cui ci si riferisce sono incredibilmente confuse per gli insegnanti.
Includete i dettagli rilevanti in modo che l'insegnante non debba indovinare cosa intendete.
In che modo l'intelligenza artificiale può aiutarvi a scrivere e-mail educate ed efficaci?
Scrivere un'e-mail ben strutturata non è il punto di forza di tutti.
I genitori provengono da contesti diversi e non tutti hanno familiarità con le formalità previste per inviare un'e-mail a un insegnante.
Alcuni scrivono blocchi di testo lunghi e incoerenti, privi di dettagli chiave, mentre altri inviano messaggi troppo bruschi o confusi.
E gli studenti, beh, alcuni non la prendono sul serio (vedi: "Mi sento un po' giù, quindi non verrò a casa mia").
È qui che i chatbot di intelligenza artificiale, come quelli di Undetectable AI Chat AIpuò intervenire per salvare la situazione.
Utilizzando l'intelligenza artificiale per scrivere le e-mail, otterrete un'e-mail dall'aspetto professionale e che riceve una risposta utile.
Inoltre, l'AI può assicurarsi che il tono sia appropriato, perché nessun insegnante vuole leggere un'e-mail che sembra scritta in fretta e furia.
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Suggerimenti finali per scrivere un'e-mail efficace a un insegnante
A questo punto, dovreste avere una buona conoscenza di come scrivere un'e-mail a un insegnante.
Ma prima di dare l'invio, ecco alcune indicazioni finali per garantire che il vostro messaggio sia ben recepito.
Mantenere le e-mail brevi e dirette
Come ho già detto, gli insegnanti sono persone impegnate.
Non hanno il tempo di leggere una lunga e-mail su ogni singolo pensiero che vi passa per la testa.
Mantenete il messaggio conciso, attenetevi al punto principale e non partite per tangenti inutili.
Se la vostra e-mail non può essere compresa in meno di un minuto o due, probabilmente è troppo lunga.
Sapere quando dare seguito alla risposta di un insegnante
Se non avete ricevuto risposta entro un lasso di tempo ragionevole (di solito 24-48 ore in un giorno di scuola), potete inviare un messaggio di cortesia. e-mail di follow-up senza risposta.
Ma non spammate la casella di posta del vostro insegnante con "Hai ricevuto la mia e-mail???" per cinque volte di seguito. La pazienza è fondamentale.
Rispetto del tempo e dell'orario di ricevimento dell'insegnante
Ricordate che gli insegnanti hanno una vita al di fuori della scuola.
Inviare un'e-mail alle 23:59 e aspettarsi una risposta immediata non significa rispettare la loro vita privata.
Se la domanda può aspettare fino alla lezione o all'orario di ricevimento, considerate la possibilità di porla in quell'occasione invece di inviare un'e-mail.
Rispettate il loro tempo e saranno più propensi ad aiutarvi quando ne avrete davvero bisogno.
Scrivete meglio le e-mail ai vostri insegnanti senza problemi!
Questa guida vi ha illustrato come scrivere un'e-mail a un insegnante e ha fornito ulteriori consigli e suggerimenti.
Ma se scrivere e-mail sembra ancora una fatica, gli strumenti di Undetectable AI possono aiutare.
È possibile fargli scrivere un'e-mail completa a un insegnante o a qualsiasi altra entità seguendo il corretto galateo in pochi minuti.
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