Et følgebrev er din første reelle sjanse til å snakke direkte til den som skal ansette deg.
Det er her du forklarer hvorfor du passer godt inn, og at du har gjort hjemmeleksen din om selskapet for å få arbeidsgiveren til å tenke: "Jeg vil snakke med denne personen.
For at du faktisk skal få motivasjonsbrevet ditt lest, er det visse formateringsregler du må holde deg til. I denne guiden forklarer jeg nøyaktig hvordan du formaterer et følgebrev fra topp til bunn.
Det viktigste å ta med seg
- Det ideelle følgebrevet følger denne strukturen: overskrift, hilsen, intro, brødtekst, avslutning og signatur.
- Bruk klassiske skrifttyper som Calibri, Arial eller Georgia i størrelse 11 eller 12. Hold deg til marg på én tomme, venstreinnrett alt, hopp over avsnittinnrykk, og bruk mellomrom for å dele opp teksten slik at den blir lettere å lese.
- Med mindre stillingsannonsen sier noe annet, eksporterer du følgebrevet som en PDF-fil.
- Bruk Undetectable AIs Smart Applier, AI Cover Letter Generator og Resume Builder til å automatisere jobbsøkingsprosessen, samtidig som du sikrer at CV-en og følgebrevet ditt blir formatert på riktig måte.
Hvordan en ren layout øker lesbarheten og gjennomslagskraften
Hvis du bruker rare fonter, trange avsnitt eller kaotisk inndeling i følgebrevet, ber du i praksis leseren om å gjøre mental gymnastikk bare for å finne ut hva du jobber med.
Det kan aldri fremstille deg som en person som bringer klarhet og kompetanse til bordet.
En ren layout, derimot, får alt til å falle på plass. Riktig avstand, lesbare fonter og en tydelig struktur leder leserens øyne nøyaktig dit de skal.
Aldri bekymre deg for at AI oppdager tekstene dine igjen. Undetectable AI Kan hjelpe deg:
- Få AI-assistert skriving til å vises ...menneskelignende.
- Bypass alle de viktigste AI-deteksjonsverktøyene med bare ett klikk.
- Bruk AI trygt og selvsikkert i skole og arbeid.
Et velformatert følgebrev viser også at du har respekt for leserens tid.
Det signaliserer også dømmekraft. Hvis du ikke kan organisere ditt eget følgebrev, hvordan skal du da kunne organisere et prosjekt eller et team?
Slurvete formatering får deg til å se slurvete og uerfaren ut, selv om arbeidshistorikken din er solid.
På den andre siden kan en et visuelt balansert følgebrev og gjennomtenkt arrangert viser at du vet hva du driver med.
Standard oppbygging av følgebrev
Nå som vi har slått fast at det er viktig å lære seg hvordan man formaterer et følgebrev slik at det blir lest, kan vi snakke om hva som faktisk står i det.
Overskrift Kontaktinformasjon
Toppteksten inneholder kontaktinformasjonen din og er ikke stedet for å være kreativ.
Du vil ha navnet ditt øverst, etterfulgt av telefonnummeret ditt, e-postadressen din (sørg for at den er profesjonell og ikke noe sånt som [email protected]), og en lenke til LinkedIn-profilen din.
Deretter kommer selskapets informasjon, dvs. selskapets navn og adresse.
Selv om du sender følgebrevet på e-post, er det fortsatt forventet at du inkluderer adressen.
Hilsen eller hilsen
Prøv for alt i verden å finne navnet på den rekrutterende lederen. Ingenting skriker "massesøknad" høyere enn "Til den det måtte angå".
Hvis du graver litt, søker på selskapets LinkedIn eller sjekker stillingsannonsen, er sjansen stor for at du finner navnet deres.
En personlig start på følgebrevet med Kjære [Navn] viser umiddelbart at du har gjort en innsats.
Hvis du absolutt ikke finner et navn, er "Dear Hiring Manager" godt nok.
Innledning Paragraf
Åpningslinjene i følgebrevet er kroken din. Ikke kast dem bort ved å si "Mitt navn er [Ditt navn], og jeg skriver for å søke på ...", for denne informasjonen vet de allerede.
Kom rett til poenget. Nevn noe du synes er interessant med stillingen/bedriften du søker på.
Prøv å formidle at du har gjort mer enn å lese stillingstittelen, og at du faktisk har brukt tid på å undersøke selskapet.
Hovedavsnitt(er)
Her er kjernen i det hele. Den største feilen jeg har sett kandidater gjøre her, er at de enten babler i vei eller kopierer CV-en sin i avsnittform.
I stedet bør du velge ut to eller tre nøkkelkvalifikasjoner fra stillingsannonsen og matche dem spesifikt med det du har gjort.
Hvis de trenger noen som kan administrere prosjekter, kan du ta med: "I min forrige jobb ledet jeg et team på seks personer gjennom en to måneder lang tidsklemme og leverte likevel en fullstendig rebranding før tiden."
Legg til tall hvis du har dem, for eksempel prosenter, overholdte tidsfrister, innsparte budsjetter, teamstørrelser, hva som helst som kan vise hvilken innvirkning du har hatt på de tidligere arbeidsplassene dine.
Avsluttende avsnitt
Det siste avsnittet er rett og slett en oppsummering der du takker for at de har lest og bekrefter at du er interessert i stillingen.
La dem få vite at du ser frem til å diskutere stillingen nærmere.
Et raskt tips her er å ikke høres ut som om du trygler om stillingen. Ikke overdriv med å forklare noe i konklusjonen.
Og ikke skriv et helt avsnitt der du beklager at du ikke har alle kvalifikasjonene som er oppført i stillingsannonsen.
Bare avslutt med å si at du er åpen for neste skritt.
Signatur
Hvis det er en maskinskrevet e-post, er det nok med navnet ditt. Hvis det er en PDF-fil, kan du inkludere en digital signatur hvis du vil. Det viktigste er at navnet ditt står der, og at det er stavet riktig.
Under navnet ditt skader det ikke å inkludere e-postadressen og telefonnummeret ditt igjen. Gjør det enkelt for dem å kontakte deg uten å måtte bla opp igjen.
Uoppdagelig AIs generator for følgebrev følger nøyaktig denne strukturen. Du kan bare velge rolle eller bransje, legge inn opplysningene dine og la programmet lage et velformatert følgebrev som ser ut som om du har skrevet det på din beste dag.
Hvis du foretrekker å gå den manuelle ruten, kan du også lære hvordan du bruker ChatGPT til å skrive et følgebrev.
Retningslinjer for formatering
Når du har fått orden på innholdet i følgebrevet, må du se nærmere på utformingen.
Hvis brevet ditt er vanskelig å se på, er det ingen som kommer til å lese den delen der du forteller at du reddet bedriften din med $50K eller lanserte en kampanje som tredoblet engasjementet.
Her er de viktigste formateringsreglene du faktisk må følge.
Skrifttype: Type, størrelse og lesbarhet
Skrifttypen du velger bør si profesjonell voksen som respekterer tiden dini stedet for en en tenåring som kjeder seg og oppdager Microsoft Word for første gang.
Hold deg til velprøvde skrifttyper som Calibri, Arial, Cambria, Georgia eller Times New Roman. Hvis du vil gjøre det litt mer fancy, er Garamond og Helvetica også behagelige å se på, og de ser rene ut på alle enheter.
En skriftstørrelse på 11 eller 12 er perfekt. Ansettelsesansvarlige skal ikke trenge å zoome inn for å lese erfaringen din. Unngå også å fylle for mye tekst med fet eller kursiv skrift. Bruk det bare sparsomt hvis du virkelig ønsker å understreke noe.
Avstand og marginer
Vi blir alle fristet til å pakke inn alle detaljer om karrieren vår i følgebrevet som om det var siste sjanse. Men jo mer trangt brevet ditt ser ut, desto mer overveldet blir leseren.
Bruk enkelt mellomrom i avsnittene og dobbelt mellomrom mellom dem, dvs. la det være en tom linje mellom hvert avsnitt eller avsnitt for å skape visuelt pusterom.
Når det gjelder marger, bør du holde deg til én tomme hele veien rundt. Ikke krymp dem for å få plass til mer tekst. Hvis innholdet ditt ikke får plass på én side med normal avstand og marginer, er ikke svaret "krymp margene", men "kutt ut litt fluff".
Justering
Du vil bare ha venstrejustering i følgebrevet ditt, punktum. Ikke sentrer teksten, ikke høyrestill den, kun venstrejustering regnes som profesjonelt.
Ikke bruk innrykk mellom avsnittene. Bruk heller blanke linjer mellom avsnittene, fordi det gjør teksten lettere å skumlese.
Sørg for at formateringen er konsekvent. Hvis du bruker fet skrift i overskriftene, må du gjøre det på samme måte i alle avsnitt. Hvis du bruker en bestemt punktstil eller linjeavstand i én del av brevet, må du ikke endre den halvveis.
Filformat og navngivning
Når du endelig har fått på plass strukturen og formateringen av følgebrevet, er det bare å lagre filen i riktig format.
Lagre som PDF (med mindre annet er bedt om)
Lagre alltid, alltid, søknadsbrevet ditt som en PDF-fil, med mindre stillingsannonsen spesifikt sier noe annet. PDF-filer låser formateringen din, slik at det du ser, er det samme som de ser, uansett hvilken datamaskin, operativsystem eller e-postapp de bruker.
Hvis du sender en .docx- eller .odt-fil, kan det hende at den åpnes med en annen formatering eller tekst som plutselig forskyver seg over hele siden.
De fleste skriveverktøy (Word, Google Docs, Pages) lar deg eksportere eller "laste ned som" en PDF-fil med ett klikk. Dobbeltsjekk den lagrede filen, og hvis du ser noe som ikke stemmer, kan du rette det og eksportere på nytt.
Eksempler på filnavn
Nå til den delen som får folk til å bli merkelig kreative: Filnavnet ditt bør inneholde tre ting: navnet ditt, dokumenttypen og eventuelt stillingstittelen eller firmanavnet.
Sånn, ja.
Her er noen eksempler på hvordan du gjør det riktig:
- Sarah_Khan_Forsidebrev.pd
- MichaelJames_ProductManager_CoverLetter.pdf
- John_Doe_Forsidebrev_Google.pdf
Sørg for at filnavnet ikke inneholder versjonsnummer, spesialtegn eller ordet "FINAL", som om dette er en semesteroppgave.
Hvis du vil være sikker på at du aldri ødelegger noen detaljer, kan Undetectable AIs Smart Applier tar seg av hele denne formateringsprosessen for deg.
Programmet genererer automatisk et korrekt strukturert og profesjonelt formatert følgebrev, lagrer det i riktig PDF-format og navngir filen med de samme navnekonvensjonene som ansettelsesteam foretrekker.
Koble den sammen med vår AI Generator for følgebrev for skreddersydde, menneskelig klingende brev basert på jobben du søker og våre CV-bygger som samsvarer med formateringsstilen, slik at alt ser sammenhengende ut, og du har en komplett verktøykasse for jobbsøknader.
UK-format følgebrev
Grunnprinsippene for hvordan du formaterer et følgebrev i Storbritannia er de samme som vi har diskutert tidligere.
I Storbritannia er tonen i søknadsbrev imidlertid litt mer formell. Den typen konversasjonstone som fungerer godt i USA, anses som litt for uformell der borte.
Bransjer som jus, finans, utdanning eller offentlig forvaltning legger stor vekt på en formell tone.
Datoen står øverst til venstre, og den følger det britiske formatet, dvs. dag, måned og år, så det er "11. juli 2025" i stedet for "11. juli 2025".
I USA har folk en tendens til å hoppe over mottakerens fullstendige adresse eller sette den et sted i midten.
Men i Storbritannia er det standard å inkludere både din og arbeidsgiverens adresse øverst. Din egen i høyre hjørne, og bedriftens til venstre, under datoen.
Storbritannias nasjonale karrieretjeneste foreslår at du avslutter brevet med "Med vennlig hilsen" hvis du henvender deg til leseren med navn.
Og hvis du ikke vet navnet og bruker noe sånt som "Dear Sir or Madam" eller "Dear Hiring Manager", er den korrekte avslutningen "Yours faithfully".
Søknadsbrevformat for ulike situasjoner
Formatet på et følgebrev er mer eller mindre det samme i de fleste situasjoner, med overskrift, hilsen, intro, brødtekst, avslutning og signatur.
Det er noen små endringer avhengig av brevets fokus.
Hvordan skal du for eksempel utforme et søknadsbrev til en praksisplass når du sannsynligvis ikke har mange års polert, bransjespesifikk erfaring?
I dette scenariet skal hoveddelen av søknaden vise sammenhengen mellom kurs, akademiske prosjekter, frivillig arbeid eller deltidsjobber og kravene til praksisplassen.
Hvis du skal gjøre et karriereskifte, bør du bruke introen til å raskt fortelle hvilken rolle du er ute etter, og hvorfor du skifter.
Hvis du for eksempel går fra hotell- og restaurantbransjen til teknologibransjen, kan du vise hvordan det å lede team under press eller bygge kunderelasjoner har forberedt deg på rollen du søker på.
Unngå å overfortelle karriereendringen din. Bare si det tydelig, knytt det til den nye rollen, og fokuser deretter på hva du kan bidra med.
Ved en kald søknad, der du tar kontakt uten en spesifikk stillingsannonse, bør du uttrykke interesse for selve selskapet og helst en spesifikk avdeling eller et spesifikt team.
Siden det ikke finnes noen stillingsannonse å henvise til, kan du i stedet nevne en felles forbindelse eller en bedriftsnyhet for å signalisere at det ikke var et copy-paste-brev.
Uansett situasjon er de grunnleggende formateringsreglene de samme. Følgebrevet må ha en ren layout, lesbar skrift, solid struktur og en klar hensikt.
Bla nedover og se hva vår AI Detector og Humanizer kan gjøre!
Avsluttende tanker
Jeg håper denne artikkelen har hjulpet deg med å lære en ting eller to om hvordan du formaterer et følgebrev.
Når layouten er ren, skriften er lesbar og strukturen faktisk hjelper leseren med å følge historien din, øker sjansene dine for å bli lagt merke til.
Så ta deg tid til å gjøre det riktig, eller enda bedre, gå til Undetectable AI's Generator for følgebrevog lage et korrekt formatert, jobbspesifikt brev på få minutter.
Koble den sammen med Smart Applier for å eksportere den som PDF, gi den riktig navn, sende den inn med selvtillit, og begynne å forberede deg på intervjuet som følger etter at den rekrutterende lederen har lest følgebrevet ditt.
Sjekk ut Ikke påvisbar AI i dag!