Cum să scrieți un e-mail unui profesor pentru orice situație

Inbox-urile profesorilor sunt pline de e-mailuri de la elevi sau de la părinții acestora. 

Unele dintre ele sunt clare, altele confuze, iar altele arată ca și cum ar fi fost tastate cu degetul mare în grabă.

Dacă doriți ca e-mailul dvs. să primească un răspuns (și să nu ajungă în grămada "O să mă ocup de asta mai târziu"), există un anumit mod respectuos de urmat. 

Ar trebui să spui "Hei" sau "Dragă profesore"? Cât de multe detalii este prea mult? Și cum vă asigurați că cererea dumneavoastră nu pare a fi solicitantă?

Acesta este exact subiectul acestui ghid.

Până la final, veți ști cum să scrieți un e-mail unui profesor la care nu ar vrea să rămână fără răspuns.

Când ar trebui să trimiteți un e-mail unui profesor (scenarii comune)

Unii părinți sunt mulțumiți de e-mail. 

Le place să trimită mesaje cu privire la orice inconvenient minor, cum ar fi o radieră lipsă sau faptul că micuțul Timmy a fost atins un pic prea agresiv la dodgeball. 

Între timp, unii studenți evită complet să trimită e-mailuri profesorilor, chiar și atunci când viitorul lor academic este în joc. 

Așadar, când ar trebui să trimiteți un e-mail unui profesor? Iată câteva motive legitime:

• Scăderi majore de note: Dacă copilul dvs., care în mod normal ia notă maximă la fiecare test, aduce brusc acasă un D, merită să verificați.
• Preocupări legate de intimidare: Fie că se întâmplă în clasă, în pauză sau online, profesorii trebuie să știe dacă un elev nu se simte în siguranță.
• Schimbări comportamentale semnificative: Dacă copilul dvs., cândva vorbăreț, a devenit brusc tăcut, este posibil să se fi întâmplat ceva la școală.
• Confuzie cu privire la misiuni: Dacă o sarcină nu este clară, un e-mail rapid poate clarifica instrucțiunile (dar poate verificați mai întâi programa).
• Urgențe familiale: Dacă un elev se confruntă cu o criză familială, profesorii îi pot oferi adesea sprijin sau îngăduință.
• Implicarea în sala de clasă: Doriți să fiți voluntar sau să ajutați la un eveniment? Profesorii nu vor refuza o mână de ajutor în plus (cu excepția cazului în care tu ești acel părinte).

Acum, deși acestea sunt motive bune pentru a trimite un e-mail unui profesor, unele lucruri nu ar trebui să intre în căsuța sa de e-mail. Iată câteva exemple de situații în care nu trebuie să trimiteți un e-mail:

• Solicitarea de informații care sunt în programă: Dacă răspunsul se află literalmente în documentul pe care l-au distribuit în prima zi, nu trimiteți un e-mail.
• Plângeri cu privire la note fără dovezi: "Merit un 10" nu este un argument convingător.
• Reacții exagerate la probleme minore: Creionul care lipsește? A dispărut. Treci mai departe.
• Solicitarea unui tratament special: Profesorii au de gestionat peste 30 de copii, nu doar pe al tău. (Cu excepția cazului în care, desigur, este un lucru serios, dar chiar și atunci, trebuie să solicitați cu curtoazie.)

Ce așteaptă profesorii de la un e-mail bine redactat?

Profesorii citesc e-mailuri toată ziua, în fiecare zi, așa că dacă vrei ca al tău să fie bine primit, trebuie să știi cum să scrieți corect un e-mail unui profesor.

Profesorii apreciază e-mailurile scurte, clare și respectuoase.

În primul rând, începeți cu un salut adecvat. Asta înseamnă "Dragă domnule Smith" sau "Bună ziua doamnă Johnson", nu "Hei, profesoară" sau, Doamne ferește, doar numele lor de familie urmat de un semn de întrebare.

După aceea, ajungeți la subiect. Spuneți cine sunteți (sau cine este copilul dvs.), care este problema și ce aveți nevoie de la ei. 

Fiul meu, Jake, este în clasa dvs. de engleză din a doua oră și se luptă cu ultima temă, în special despre [lucru specific]. Ați putea clarifica cerințele? 

Boom. Direct la subiect.

Nicio vorbă inutilă despre faptul că Jake iubește cărțile de la vârsta de trei ani și că are o legătură emoțională profundă cu acest proiect special.

În cele din urmă, să știți cum să încheiați un e-mail către un profesor este la fel de important ca și salutul.

Așadar, împachetați frumos e-mailul, fără a face cereri. 

Încheierea cu ceva de genul "Trebuie să rezolvați acest lucru imediat" este rețeta prin care e-mailul dvs. va fi șters mental.

Prin urmare, fiți politicos și semnați politicos, ca o ființă umană rezonabilă. 

Cum să structurați un e-mail către un profesor (Ghid pas cu pas)

Pentru a ilustra cum să scrieți un e-mail unui profesor, am acoperit fiecare pas mai jos.

De asemenea, vom construi pas cu pas un e-mail ipotetic. 

Exemplul nostru implică un părinte care trimite un e-mail unui profesor despre faptul că copilul său stă acasă de la școală din cauza unei temeri foarte specifice de a "pierde un dinte la școală". 

Să trecem direct la subiect.

Pasul 1: Utilizați o linie de subiect clară și profesională

Profesorii primesc tone de e-mailuri, astfel încât un subiect clar îi ajută să identifice rapid despre ce este vorba în e-mailul dvs. și dacă acesta necesită o atenție urgentă.

Prin urmare, evitați linii de subiect precum "Întrebare" sau "Important", deoarece sunt prea vagi.

Un subiect bun trebuie să fie specific și informativ, rămânând în același timp scurt. De asemenea, ar trebui evitarea capitalizării excesive, semne de exclamare sau un ton prea informal. 

De exemplu, linia subiectului pentru e-mailul nostru ipotetic este: 

Subiect

[Numele copilului] rămâne acasă în data de [Data] - Mi-e frică să nu-mi pierd un dinte la școală.

Observați cum îi spune imediat profesorului de ce acest e-mail se află în căsuța sa poștală.

Pasul 2: Începeți cu un salut adecvat

Acum că avem o linie de subiect bună, să vă arătăm cum să deschideți corect e-mailul. 

Salutul dvs. dă tonul întregului mesaj.

Un salut nepotrivit (sau, mai rău, niciun salut) este un mod foarte nepoliticos de a deschide.

Întotdeauna adresați-vă formal profesorului dumneavoastră, cu excepția cazului în care știți că acesta preferă altfel. "Dragă doamnă" sau "Bună ziua, domnule profesor" urmat de numele de familie este o alegere sigură. 

Să continuăm cu e-mailul nostru ipotetic și să aplicăm acest pas:

Subiect	[Numele copilului] rămâne acasă în data de [Data] - Mi-e frică să nu-mi pierd un dinte la școală.
Dragă domnule Johnson,

Acum suntem la un început politicos și profesionist.

Pasul 3: Prezentați-vă (dacă este necesar)

Dacă profesorul vă cunoaște deja bine, s-ar putea să nu aveți nevoie de un introducere lungă.

Dar dacă există vreo șansă ca aceștia să nu vă recunoască imediat (în special în clasele sau școlile mari), este mai bine să vă prezentați pe scurt. 

Acest lucru este deosebit de important pentru părinții care se adresează în numele copilului lor, pentru a preveni orice discuții inutile. 

Dacă sunteți student, este suficient să vă menționați numele complet și secțiunea clasei.

Dacă sunteți părinte, menționarea numelui și a clasei copilului dvs. va ajuta profesorul să facă legătura.

Acum, să aplicăm acest lucru la exemplul nostru de e-mail:

Subiect	[Numele copilului] rămâne acasă în data de [Data] - Mi-e frică să nu-mi pierd un dinte la școală.
Dragă domnule Johnson, Sper că totul este bine. Sunt Sarah Thompson, mama lui Gerald din clasa a doua.

Oh, da, grija pentru bunăstarea profesorului nu a făcut rău nimănui. 

Pasul 4: Explicați clar solicitarea sau întrebarea dvs.

După introducere, trebuie să treceți la subiect. 

Profesorii sunt ocupați și nu au timp să descifreze e-mailuri vagi sau prea lungi.

Așadar, mesajul dvs. trebuie să fie clar și direct. 

Dacă aveți o întrebare specifică, formulați-o concis, astfel încât să vă poată răspunde fără să fie nevoie să cereți clarificări.

Sau, dacă faceți o cerere, includeți toate detaliile necesare în prealabil (date, ore, nume sau orice context relevant).

În același timp, echilibrați concizia cu exhaustivitatea.

Nu vreți să fiți atât de vag încât profesorul dvs. să nu aibă idee de ce aveți nevoie și nici nu vreți să îl înecați cu povești inutile. 

Să ne întoarcem la e-mailul nostru ipotetic și să includem detaliile.

Subiect	Gerald rămâne acasă la [Data] - Mi-e teamă să nu-mi pierd un dinte la școală.
Dragă domnule Johnson, Sper că totul este bine. Sunt Sarah Thompson, mama lui Gerald din clasa a doua.  Am vrut să vă anunț că Gerald va sta acasă în data de [Data] deoarece este extrem de anxios din cauza pierderii unui dinte la școală. Nu am vrut ca disconfortul său să deranjeze clasa.

Pasul 5: Fiți politicos și respectuos în limbajul dumneavoastră

Chiar dacă sunteți frustrat sau grăbit, folosiți întotdeauna un ton politicos și respectuos atunci când trimiteți un e-mail unui profesor.

Tonul dumneavoastră poate influența modul în care profesorul vă percepe și cât de repede răspunde.

Evitați limbajul pretențios precum "Am nevoie de tine să..." sau "Trebuie să..." În schimb, folosiți formulări politicoase precum "Ai fi în stare să..." sau "Aș aprecia foarte mult dacă..."

Un limbaj respectuos înseamnă, de asemenea, să țineți cont de timpul profesorului dumneavoastră.

Dacă întrebarea dvs. necesită un răspuns lung, recunoașteți acest lucru și arătați apreciere pentru efortul lor.

Revenind la exemplul nostru de e-mail, trebuie să ne asigurăm că tonul rămâne politicos.

Iată o atingere grijulie:

Subiect

Gerald rămâne acasă la [Data] - Mi-e teamă să nu-mi pierd un dinte la școală.

Dragă domnule Johnson, Sper că totul este bine. Sunt Sarah Thompson, mama lui Gerald din clasa a doua.  Am vrut să vă anunț că Gerald va sta acasă în data de [Data] deoarece este extrem de anxios din cauza pierderii unui dinte la școală. Nu am vrut ca disconfortul său să deranjeze clasa. Sper că înțelegeți și vă apreciez sprijinul. Vă rog să-mi spuneți dacă există ceva ce ar trebui să facem pentru a compensa ziua pierdută.

Pasul 6: Închideți e-mailul în mod profesional

Este important să o încheiați cu o semnătură corespunzătoare. 

Evitați finalurile abrupte.

Includeți întotdeauna o încheiere care fie reiterează recunoștința, fie semnalează pasul următor.

Dacă așteptați un răspuns, precizați clar și spuneți "Aștept cu nerăbdare răspunsul dumneavoastră" sau "Vă rog să mă anunțați cât mai curând posibil." 

Dacă nu aveți neapărat nevoie de un răspuns, dar doriți să păstrați comunicarea deschisă, puteți încheia cu, "Mulțumesc din nou pentru timpul acordat - apreciez foarte mult."

De asemenea, ar trebui să existe o semnătură corespunzătoare. "Cu stimă", "Cu sinceritate" sau "Mulțumesc" sunt toate opțiuni sigure.

Pentru e-mailul nostru, vom adăuga o încheiere curtenitoare. '

Aici este textul complet al modului de a scrie un e-mail pentru un profesor eșantion:

Subiect

Gerald rămâne acasă la [Data] - Mi-e teamă să nu-mi pierd un dinte la școală.

Dragă domnule Johnson, Sper că totul este bine. Sunt Sarah Thompson, mama lui Gerald din clasa a doua.  Am vrut să vă anunț că Gerald va sta acasă în data de [Data] deoarece este extrem de anxios din cauza pierderii unui dinte la școală. Nu am vrut ca disconfortul său să deranjeze clasa. Sper că înțelegeți și vă apreciez sprijinul. Vă rog să-mi spuneți dacă există ceva ce ar trebui să facem pentru a compensa ziua pierdută. Vă mulțumim pentru tot ceea ce faceți, Sarah ThompsonMama lui Gerald

Greșeli frecvente de evitat atunci când trimiteți un e-mail unui profesor

Tocmai ați învățat cum să scrieți un e-mail unui profesor pas cu pas. 

Pentru a vă asigura că corpul e-mailului dvs. este complet lipsit de greșeli, iată câteva greșeli frecvente pe care ar trebui să le evitați cu orice preț.

1. Utilizarea argoului sau a limbajului neprofesional

Dacă e-mailul tău începe cu "Aye" sau "Hey whatsup," avem o problemă. 

Profesorul tău nu este prietenul tău de jocuri.

Și în timp ce ar putea fi a doua natură de a scrie "Nu voi fi acolo ur clasa 2morrow", care este un mod sigur de a ateriza e-mail în "ignora" gramada. 

Rămâneți profesionist, numai cuvinte întregi, și păstrați limbajul text pentru chat-urile de grup.

2. Trimiterea unui e-mail fără Corectură

Nu pot sublinia îndeajuns faptul că ar trebui să corectați întotdeauna textul înainte de a-l trimite. 

Profesorii trebuie deja să descifreze scrisul de mână îndoielnic toată ziua. Nu ar trebui să fie nevoiți să descifreze și un e-mail plin de greșeli de tipar.

Dacă mesajul dvs. arată ca și cum ar fi fost scris în grabă, fără niciun semn de punctuație, nu fiți surprins dacă se pierde în învălmășeală.

Un mic efort duce departe.

3. A fi prea exigent sau nepoliticos

Există o linie fină între a cere și a pretinde ceva. 

Trimiterea unui mesaj care spune: "Scoateți imediat zero-ul pe care l-ați dat copilului meu" sau "Mâine nu voi participa la ora dumneavoastră. Am un meci de fotbal." nu este tocmai solicitant. 

Profesorii răspund mult mai bine la solicitările respectuoase decât la ultimatumuri.

Nimănui nu-i place un e-mail care sună ca și cum ar fi fost scris de un avocat corporatist aflat într-o beție de cofeină.

4. Uitarea de a include detalii importante

Dacă profesorul dvs. trebuie să facă pe detectivul doar pentru a-și da seama ce îi cereți, este deja supărat. 

E-mailurile care spun pur și simplu: "Nu înțeleg" sau "Mă puteți ajuta?", fără a menționa la ce clasă, la ce lucrare sau la ce subiect vă referiți, sunt incredibil de confuze pentru profesori.

Includeți detalii relevante, astfel încât profesorul dumneavoastră să nu fie nevoit să ghicească ce vreți să spuneți.

Cum vă poate ajuta inteligența artificială să scrieți e-mailuri politicoase și eficiente?

Scrierea unui e-mail bine structurat nu este punctul forte al oricui. 

Părinții provin din medii diferite și nu toată lumea este familiarizată cu formalitățile așteptate de a trimite un e-mail unui profesor.

Unii scriu blocuri lungi și incoerente de text din care lipsesc detalii cheie, în timp ce alții trimit mesaje care sunt prea abrupte sau confuze. 

Iar studenții, ei bine, unii pur și simplu nu o iau în serios (vezi: "feelin' a lil down, so i am not gonna come tom").

Acesta este momentul în care AI chatbots, precum Undetectable AI's AI chat, poate interveni pentru a salva ziua. 

Folosind inteligența artificială pentru a scrie e-mailuri, veți obține un e-mail care sună profesionist și care chiar primește un răspuns util. 

În plus, AI se poate asigura că tonul dvs. este adecvat, deoarece niciun profesor nu dorește să citească un e-mail care sună ca și cum ar fi fost scris în grabă, cu furie. 

Nu uitați să vă umanizați e-mailul. Testați-ne AI Humanizer acum în widget-ul de mai jos!

Sfaturi finale pentru scrierea unui e-mail puternic către un profesor

Până acum, ar trebui să înțelegeți bine cum să scrieți un e-mail unui profesor.

Dar înainte de a trimite mesajul, iată câteva sfaturi finale pentru a vă asigura că mesajul dvs. este bine primit.

Păstrarea e-mailurilor scurte și directe

Așa cum am menționat mai devreme, profesorii sunt oameni ocupați.

Ei nu au timp să citească un e-mail lung despre fiecare gând care îți trece prin minte. 

Păstrați-vă mesajul concis, rămâneți la punctul principal și nu plecați pe tangente inutile.

Dacă e-mailul dvs. nu poate fi înțeles în mai puțin de un minut sau două, probabil că este prea lung.

Să știți când să urmăriți răspunsul unui profesor

Dacă nu ați primit răspuns într-un interval de timp rezonabil (de obicei 24-48 de ore într-o zi de școală), este în regulă să trimiteți un mesaj politicos e-mail fără răspuns de urmărire. 

Dar nu trimiteți de cinci ori la rând în căsuța de e-mail a profesorului dvs. mesaje de genul "Ai primit e-mailul meu????". Răbdarea este esențială.

Respectarea timpului profesorului și a orelor de birou

Nu uitați că profesorii au vieți și în afara școlii.

A trimite un e-mail la ora 23:59 și a aștepta un răspuns imediat nu înseamnă a le respecta viața personală. 

Dacă întrebarea dvs. poate aștepta până la orele de curs sau la orele de birou, luați în considerare să o adresați atunci în loc să trimiteți un e-mail.

Respectați-le timpul și vor fi mai înclinați să vă ajute atunci când aveți cu adevărat nevoie de el.

Scrie e-mailuri mai bune pentru profesorul tău, fără complicații!

Acest ghid v-a explicat cum să scrieți un e-mail unui profesor și v-a oferit sfaturi suplimentare de făcut și de refuzat.

Dar dacă scrierea de e-mailuri încă pare o luptă, instrumentele Undetectable AI vă pot ajuta. 

Îl puteți face să scrie un e-mail complet către un profesor sau orice altă entitate, respectând eticheta corectă, în câteva minute.

Înscrieți-vă pentru AI nedetectabil acum și trimiteți e-mailuri profesionale și respectuoase profesorilor.