Поштові скриньки вчителів переповнені електронними листами від учнів та їхніх батьків.
Деякі з них зрозумілі, деякі заплутані, а деякі виглядають так, ніби їх поспіхом набрали великими пальцями.
Якщо ви хочете, щоб ваш лист дійсно отримав відповідь (а не опинився в папці "Я розберуся з цим пізніше"), є певний шанобливий спосіб, якого слід дотримуватися.
Чи варто казати "Привіт" чи "Шановний професоре"? Скільки деталей - це вже занадто? І як зробити так, щоб ваше прохання не виглядало надто вимогливим?
Це саме те, про що розповідає цей посібник.
Наприкінці ви знатимете, як написати електронного листа вчителю, який він не захоче залишити без відповіді.
Коли варто писати викладачеві електронного листа (поширені сценарії)
Деякі батьки люблять електронну пошту.
Вони люблять писати повідомлення про кожну дрібну незручність, наприклад, про зниклу гумку або про те, що маленького Тіммі занадто агресивно поцілили в доджболу.
Тим часом деякі студенти взагалі уникають листування з викладачами, навіть коли на кону їхнє академічне майбутнє.
Більше ніколи не турбуйтеся про те, що ШІ виявить ваші тексти. Undetectable AI Може допомогти тобі:
- Зробіть так, щоб ваше письмо з допомогою штучного інтелекту з'являлося на екрані схожий на людину.
- Обхід всі основні інструменти виявлення ШІ лише одним кліком.
- Використання ШІ безпечно і впевнено у школі та на роботі.
Тож, коли вам варто писати викладачеві електронного листа? Ось кілька законних причин:
- Значне падіння оцінок: Якщо ваша дитина, яка зазвичай складає всі тести на відмінно, раптом приносить додому двійку, варто звернутися до лікаря.
- Занепокоєння з приводу знущань: Незалежно від того, чи відбувається це в класі, на перерві або в Інтернеті, вчителі повинні знати, чи почувається учень у небезпеці.
- Значні поведінкові зміни: Якщо ваша колись балакуча дитина раптом замовкла, можливо, щось відбувається в школі.
- Плутанина в завданнях: Якщо завдання незрозуміле, швидкий електронний лист може прояснити інструкції (але, можливо, спочатку перевірте навчальний план).
- Сімейні обставини: Якщо учень має справу з сімейною кризою, вчителі часто можуть запропонувати підтримку або поблажливість.
- Залучення до роботи в класі: Хочете стати волонтером або допомогти з організацією заходу? Вчителі не відмовляться від додаткової пари рук (якщо тільки ви не один з батьків).
Хоча всі ці причини є вагомими для того, щоб написати вчителю, деякі речі, ймовірно, не повинні потрапляти до його поштової скриньки. Ось кілька прикладів того, коли не варто писати електронні листи:
- Запитувати інформацію, яка є в навчальному плані: Якщо відповідь дослівно міститься в документі, який вам роздали в перший день, не пишіть електронною поштою.
- Скарги на оцінки без доказів: "Я заслуговую на п'ятірку" не є переконливим аргументом.
- Надмірна реакція на дрібні проблеми: Той зниклий олівець? Він зник. Йди далі.
- Вимагають особливого ставлення: Вчителі мають 30+ дітей, а не тільки твою дитину. (Якщо, звісно, справа не дуже серйозна, але навіть тоді потрібно ввічливо просити).
Що вчителі очікують від добре написаного електронного листа?
Вчителі читають електронні листи цілий день, щодня, тож якщо ви хочете, щоб ваші листи були добре сприйняті, вам потрібно знати як правильно написати електронного листа до вчителя.
Вчителям подобаються короткі, зрозумілі та шанобливі електронні листи.
По-перше, почніть з правильного привітання. Це означає "Шановний пане Сміт" або "Доброго дня, пані Джонсон", а не "Гей, вчителю" чи, боронь Боже, просто прізвище, за яким стоїть знак питання.
Після цього переходьте до суті. Скажіть, хто ви (або хто ваша дитина), в чому полягає проблема і що вам потрібно від них.
Мій син Джейк навчається у вашому класі англійської мови на другому курсі, і йому важко дається останнє завдання, особливо про [конкретну річ]. Чи не могли б ви пояснити вимоги?
Бум. Прямо в точку.
Ніяких зайвих слів про те, що Джейк любить книги з трьох років і має глибокий емоційний зв'язок з цим проектом.
Нарешті, знання того, як закінчити електронний лист професору, має таке ж значення, як і привітання.
Тож, оформлюйте лист красиво, не висуваючи жодних вимог.
Закінчити лист чимось на кшталт "Ви маєте негайно це виправити" - це рецепт для того, щоб ваш імейл подумки видалили.
Тому будьте ввічливі і підписуйтесь ввічливо, як розумна людина.
Як структурувати електронний лист до вчителя (покрокова інструкція)
Щоб проілюструвати, як написати електронного листа вчителю, ми розглянули кожен крок нижче.
Ми також будемо крок за кроком створювати гіпотетичний лист.
У нашому прикладі батьки пишуть вчителю електронною поштою про те, що їхня дитина не ходить до школи через дуже специфічний страх "втратити зуб у школі".
Перейдемо одразу до справи.
Крок 1: Використовуйте чіткий і професійний заголовок
Вчителі отримують безліч електронних листів, тому чіткий заголовок теми допомагає їм швидко визначити, про що ваш лист і чи потребує він термінової уваги.
Тому уникайте таких заголовків, як "Питання" або "Важливо", оскільки вони занадто розпливчасті.
Хороший заголовок має бути конкретним та інформативним, але при цьому коротким. Ви також повинні уникати надмірної капіталізаціїзнаки оклику або надто невимушений тон.
Наприклад, тема нашого гіпотетичного листа буде такою:
| Тема | [Ім'я дитини] залишився вдома на [дата] - бо боїться втратити зуб у школі. |
Зверніть увагу, як він одразу повідомляє вчителю, чому цей лист потрапив до його поштової скриньки.
Крок 2: Почніть з правильного привітання
Тепер, коли у нас є гарна тема листа, давайте покажемо, як правильно його відкрити.
Ваше привітання задає тон усьому повідомленню.
Погане привітання (або, що ще гірше, відсутність привітання взагалі) - дуже неввічливий спосіб розпочати знайомство.
Завжди звертайтеся до викладача офіційно, якщо тільки ви не знаєте, що він вважає за краще інакше. "Шановна пані" або "Доброго дня, професоре" з додаванням прізвища - безпечний вибір.
Давайте продовжимо з нашим гіпотетичним листом і застосуємо цей крок:
| Тема | [Ім'я дитини] залишився вдома на [дата] - бо боїться втратити зуб у школі. |
| Шановний містере Джонсон, | |
Тепер ми починаємо ввічливо і професійно.
Крок 3: Представтеся (за потреби)
Якщо викладач вже добре вас знає, можливо, вам не знадобиться довгий вступ.
Але якщо є ймовірність, що вони не одразу впізнають вас (особливо у великих класах або школах), краще коротко представитися.
Це особливо важливо для батьків, які звертаються від імені своєї дитини, щоб запобігти непотрібному спілкуванню з нею.
Якщо ви студент, достатньо вказати своє повне ім'я та групу.
Якщо ви батьки, назвете ім'я та клас вашої дитини, це допоможе вчителю розставити всі крапки над "і".
Тепер давайте застосуємо це до нашого прикладу листа:
| Тема | [Ім'я дитини] залишився вдома на [дата] - бо боїться втратити зуб у школі. |
| Шановний містере Джонсон, Сподіваюся, все добре. Це Сара Томпсон, мати Джеральда з вашого другого класу. | |
О, так, турбота про благополуччя вчителя ще нікому не зашкодила.
Крок 4: Чітко поясніть свій запит або запитання
Після вступу варто перейти до суті.
Вчителі зайняті, і у них немає часу розшифровувати нечіткі або занадто довгі електронні листи.
Тому ваше повідомлення має бути чітким і прямим.
Якщо у вас є конкретне запитання, сформулюйте його стисло, щоб вони могли відповісти на нього без необхідності перепитувати.
Або, якщо ви робите запит, вказуйте всі необхідні деталі заздалегідь (дати, час, імена або будь-який відповідний контекст).
Водночас, балансуйте між лаконічністю та повнотою.
Ви не хочете бути настільки розпливчастими, щоб ваш викладач не мав уявлення про те, що вам потрібно, а також не хочете втопити його в непотрібних передісторіях.
Давайте повернемося до нашого гіпотетичного листа і додамо конкретики.
| Тема | Джеральд залишився вдома на [дата] - бо боїться втратити зуб у школі. |
| Шановний містере Джонсон, Сподіваюся, все добре. Це Сара Томпсон, мати Джеральда з вашого другого класу. Я хотіла повідомити вам, що Джеральд залишиться вдома [Дата], тому що він дуже хвилюється через те, що в школі у нього випав зуб. Ми не хочемо, щоб його дискомфорт заважав навчанню. | |
Крок 5: Будьте ввічливими та поважними у своїй мові
Навіть якщо ви роздратовані або поспішаєте, завжди використовуйте ввічливий і шанобливий тон при листуванні з викладачем.
Ваш тон може вплинути на те, як вчитель сприймає вас і як швидко він реагує.
Уникайте вимогливої мови на кшталт "Мені потрібно, щоб ти..." або "Ти мусиш..." Замість цього використовуйте ввічливі фрази на кшталт "Чи не могли б ви..." або "Я був би дуже вдячний, якби..."
Шаноблива мова також означає повагу до часу вашого вчителя.
Якщо ваше запитання вимагає довгої відповіді, визнайте це і подякуйте за їхні зусилля.
Повертаючись до нашого прикладу з електронним листом, ми повинні переконатися, що тон залишається ввічливим.
Ось такий делікатний штрих:
| Тема | Джеральд залишився вдома на [дата] - бо боїться втратити зуб у школі. |
| Шановний містере Джонсон, Сподіваюся, все добре. Це Сара Томпсон, мати Джеральда з вашого другого класу. Я хотіла повідомити вам, що Джеральд залишиться вдома [Дата], тому що він дуже хвилюється через те, що в школі у нього випав зуб. Ми не хочемо, щоб його дискомфорт заважав навчанню. Сподіваюся, ви зрозумієте, і я ціную вашу підтримку. Будь ласка, дайте мені знати, якщо ми повинні щось зробити, щоб компенсувати пропущений день. | |
Крок 6: Професійно закривайте імейли
Важливо завершити його відповідним підписом.
Уникайте різких закінчень.
Завжди включайте завершальну фразу, яка або повторює подяку, або сигналізує про наступний крок.
Якщо ви очікуєте відповіді, чітко сформулюйте її і скажіть "З нетерпінням чекаю на вашу відповідь" або "Будь ласка, повідомте мені про це за першої ж нагоди".
Якщо вам не обов'язково потрібна відповідь, але ви хочете зберегти комунікацію відкритою, ви можете закінчити з, "Ще раз дякую за ваш час - я дуже ціную його".
Також має бути належний підпис. "З найкращими побажаннями", "З повагою" або "Дякую" - це безпечні варіанти.
Для нашого листа ми додамо ввічливе закриття. '
Ось повний текст прикладу, як написати електронного листа вчителю:
| Тема | Джеральд залишився вдома на [дата] - бо боїться втратити зуб у школі. |
| Шановний містере Джонсон, Сподіваюся, все добре. Це Сара Томпсон, мати Джеральда з вашого другого класу. Я хотіла повідомити вам, що Джеральд залишиться вдома [Дата], тому що він дуже хвилюється через те, що в школі у нього випав зуб. Ми не хочемо, щоб його дискомфорт заважав навчанню. Сподіваюся, ви зрозумієте, і я ціную вашу підтримку. Будь ласка, дайте мені знати, якщо ми повинні щось зробити, щоб компенсувати пропущений день. Дякую за все, що ви робите, Сара Томпсон, мати Джеральда | |
Типові помилки, яких слід уникати при листуванні з викладачем
Ви щойно дізналися, як крок за кроком написати електронного листа вчителю.
Щоб переконатися, що тіло вашого листа не містить помилок, ось кілька поширених помилок, яких слід уникати за будь-яку ціну.
- Використання сленгу або непрофесійної мови
Якщо ваш імейл починається зі слів "Aye" або "Hey whatsup", у нас проблема.
Ваш вчитель - це не ваш ігровий приятель.
І хоча писати "Я не прийду завтра на твої заняття" може стати другою натурою, це вірний спосіб відправити лист в "ігнор".
Зберігайте професійну мову, використовуйте лише повні слова, а текст-розмовну збережіть для групових чатів.
- Надсилання електронного листа без Коректура
Не можу не підкреслити, що ви завжди повинні вичитувати текст перед тим, як натиснути кнопку "відправити".
Вчителям і так доводиться цілими днями розшифровувати сумнівні почерки. Вони не повинні розшифровувати електронні листи з друкарськими помилками.
Якщо ваше повідомлення виглядає так, ніби воно було написане в поспіху з нульовими розділовими знаками, не дивуйтеся, якщо воно загубиться в перетасовці.
Невеликі зусилля проходять довгий шлях.
- Бути занадто вимогливим або грубим
Існує тонка грань між проханням і вимогою.
Надіслати повідомлення такого змісту: "Негайно приберіть нуль, який ви поставили моїй дитині" або "Я не прийду завтра на ваш урок. У мене футбольний матч" - це не зовсім прохання.
Вчителі набагато краще реагують на шанобливі прохання, ніж на ультиматуми.
Нікому не сподобається лист, який звучить так, ніби його написав корпоративний юрист, який перебуває в стані кофеїнового сп'яніння.
- Забуваємо включити важливі деталі
Якщо вашому вчителю доводиться грати в детектива, щоб з'ясувати, про що ви запитуєте, він вже роздратований.
Електронні листи, в яких просто написано "Я не розумію" або "Чи можете ви допомогти?", не вказуючи, про який клас, завдання або тему ви говорите, неймовірно збивають вчителів з пантелику.
Включіть відповідні деталі, щоб ваш викладач не здогадувався, що ви маєте на увазі.
Як ШІ може допомогти вам писати ввічливі та ефективні листи?
Написання добре структурованого електронного листа не кожному під силу.
Батьки походять з різних верств суспільства, і не всі знайомі з формальностями написання електронного листа вчителю.
Одні пишуть довгі, незв'язні блоки тексту, пропускаючи ключові деталі, а інші надсилають занадто різкі або заплутані повідомлення.
А студенти, ну, деякі просто не сприймають це серйозно (див.: "Почуваюся трохи пригніченим, тому не прийду завтра").
Саме тут чат-боти зі штучним інтелектом, такі як Undetectable AI Чат зі штучним інтелектомможе втрутитися, щоб врятувати ситуацію.
Використовуючи штучний інтелект для написання листів, ви отримаєте професійний лист, який дійсно отримає корисну відповідь.
Крім того, штучний інтелект може переконатися, що ваш тон доречний, адже жоден вчитель не захоче читати лист, який звучить так, ніби його набрали поспіхом і зі злістю.
Не забудьте олюднити свою електронну пошту. Протестуйте наш ШІ-гуманізатор тепер у віджеті нижче!
Останні поради щодо написання ефективного електронного листа вчителю
На цей момент ви вже повинні добре розуміти, як написати електронного листа вчителю.
Але перед тим, як ви натиснете "відправити", ось кілька останніх порад, які допоможуть вам переконатися, що ваше повідомлення буде отримано.
Короткі та прямі електронні листи
Як я вже згадував раніше, вчителі - зайняті люди.
У них немає часу читати довжелезний лист про кожну думку, що промайнула у вашій голові.
Зробіть своє повідомлення лаконічним, дотримуйтеся головної думки і не відволікайтеся на непотрібні дотичні.
Якщо ваш лист не можна зрозуміти менш ніж за хвилину-дві, ймовірно, він занадто довгий.
Знати, коли слідкувати за реакцією вчителя
Якщо ви не отримали відповіді протягом розумного проміжку часу (зазвичай 24-48 годин у навчальний день), ви можете надіслати ввічливий лист no-response-follow-up email.
Але не спамте поштову скриньку свого вчителя "Ви отримали мою електронну пошту?" п'ять разів поспіль. Терпіння - це ключ.
Повага до часу викладача та його робочого часу
Пам'ятайте, що у вчителів є життя поза школою.
Писати електронні листи об 23:59 і очікувати негайної відповіді - це не повага до їхнього особистого життя.
Якщо ваше запитання може зачекати до початку занять або офісних годин, краще поставити його тоді, а не надсилати електронною поштою.
Поважайте їхній час, і вони будуть більш схильні допомогти вам, коли ви дійсно цього потребуєте.
Пишіть кращі електронні листи своєму викладачеві без зайвого клопоту!
У цьому посібнику ви дізнаєтеся, як написати електронного листа викладачеві, а також отримаєте додаткові поради щодо того, чого слід і чого не слід робити.
Але якщо написання електронних листів все ще нагадує боротьбу, інструменти Undetectable AI можуть допомогти.
Ви можете змусити його написати повний електронний лист вчителю або будь-якій іншій особі, дотримуючись правильного етикету, за лічені хвилини.
Підпишіться на Undetectable AI зараз і надсилайте вчителям професійні та шанобливі електронні листи.