Jak používat umělou inteligenci při psaní e-mailů: 7 efektivních způsobů, jak psát e-maily

Všichni jsme někdy zírali na prázdnou obrazovku a blikali kurzorem, když jsme se snažili vytvořit dokonalý e-mail.

Psaní e-mailů může být časově náročné a někdy přímo frustrující, ať už jde o rychlou poznámku kolegovi nebo důležitou zprávu klientovi.

Ale co kdyby existoval způsob, jak tento proces usnadnit, urychlit a možná i trochu pobavit?

Vstupte na Psaní e-mailů pomocí umělé inteligence. Je to jako mít superchytrého kamaráda na psaní, který je vždy připraven pomoci, nepotřebuje přestávky na kávu a neodsuzuje vás za překlepy. To zní skvěle, ne?

Víme, co si teď myslíte. "UMĚLÁ INTELIGENCE? Píše moje e-maily? Není to trochu... neosobní?" Chápeme to.

I my jsme byli skeptičtí. Ale poté, co jsme se ponořili do světa psaní e-mailů s pomocí umělé inteligence, jsme zjistili, že nejde ani tak o nahrazení vašeho hlasu, jako spíše o jeho zesílení.

Vezměte si, že v současné době je více než čtyři miliardy uživatelů e-mailu denně a očekává se, že toto číslo vzroste na 4,6 miliardy do roku 2025.

Při tak obrovském počtu uživatelů je využití umělé inteligence k vytváření personalizovaných a poutavých e-mailů nejen efektivní, ale i nezbytné pro udržení náskoku.

 Jde o to, abyste měli k dispozici nástroje, které vám umožní komunikovat efektivněji, účinněji a ano, i osobněji.

7 způsobů efektivního využití umělé inteligence při psaní e-mailů

Pojďme si tedy rozebrat sedm způsobů, jak můžete využít umělou inteligenci ke zlepšení své e-mailové hry. Věřte mi, že na konci tohoto článku se budete divit, jak jste se kdy obešli bez svého nového asistenta pro psaní s umělou inteligencí.

1. Automatizace rutinních e-mailů

Všichni máme e-maily, které posíláme stále dokola. Znáte je - potvrzení schůzky, poděkování, kontrolní zprávy.

Jsou nezbytné, ale přiznejme si, že nejsou zrovna vrcholem našeho dne. Právě zde AI zazáří.

Představte si, že máte virtuálního asistenta, který přesně ví, jak tyto běžné e-maily formulujete. Zadáte mu několik klíčových údajů a bum - dokonale vytvořený e-mail je připraven k odeslání.

Je to jako mít sbírku nejlepších e-mailových šablon, ale chytřejší a přizpůsobivější.

Řekněme například, že plánujete hodně schůzek s klienty. Můžete nastavit výzvu umělé inteligence takto:

"Vygenerovat e-mail s potvrzením schůzky pro [jméno klienta] na [datum] v [čas]. Uveďte cestu do kanceláře a informace o parkování." 

Umělá inteligence pak vytvoří personalizovaný e-mail se všemi potřebnými údaji, takže nemusíte opakovaně vypisovat stejné informace.

Na rozdíl od statických šablon může umělá inteligence upravit tón a obsah podle konkrétního klienta nebo situace. Je to jako mít šablonu, která se sama přepíše pro každé použití. Docela šikovné, že?

2. Tvorba poutavých předmětů

Promluvme si o předmětech. Jsou to strážci brány vašeho e-mailu, první dojem, okamžik, který rozhoduje.

Když to uděláte správně, váš e-mail bude otevřen. Když to uděláte špatně,... no, ahoj, koši. Ve skutečnosti, 34% příjemců se nejprve podívá na předmět zprávy při rozhodování, zda e-mail otevřít.

Právě zde může být umělá inteligence vaší tajnou zbraní. Nástroje AI mohou analyzovat úspěšné předměty v různých odvětvích a generovat možnosti, které pravděpodobně upoutají pozornost.

Mohou brát v úvahu faktory, jako je počet znaků (protože nikdo nechce, aby se jeho skvěle vytvořený předmět v mobilním telefonu ořezal), silná slova a dokonce i emocionální působivost.

Pokud například rozesíláte newsletter o uvedení nového produktu na trh, můžete umělou inteligenci požádat, aby "vygenerovala pět poutavých předmětů e-mailu o uvedení produktu na trh s důrazem na exkluzivitu a časově omezené nabídky".

Umělá inteligence může navrhnout možnosti jako:

• "Exkluzivní náhled: Buďte první, kdo uvidí náš produkt, který mění pravidla hry"
• "Omezená místa: Připojte se k revoluci, než bude pozdě"
• "Vaše pozvánka uvnitř: Nenechte si ujít toto jedinečné uvedení na trh"

Pak si můžete vybrat ten, který nejlépe rezonuje s hlasem vaší značky a publikem. Je to jako mít tým copywriterů, kteří tvoří brainstorming jen pro vás, ale rychleji a bez nekonečných schůzek.

3. Přizpůsobení hromadných e-mailů

Hromadné e-maily mají trochu špatnou pověst, že? Často působí neosobně a genericky a nutí vás stisknout tlačítko delete rychleji, než stačíte říct odhlásit odběr.

Ale co kdyby vaše hromadné e-maily působily, jako by byly napsány přímo pro příjemce? Právě tady přichází na řadu umělá inteligence, která změní vaši komunikaci typu "jeden na jednoho" na komunikaci typu "jeden na jednoho".

Umělá inteligence vám pomůže vytvářet e-mailové šablony s dynamickými poli, která přesahují pouhé vložení jména. Může čerpat z údajů o vašich zákaznících a odkazovat na minulé nákupy, zájmy nebo interakce.

Můžete například požádat umělou inteligenci, aby "vytvořila šablonu e-mailu pro náš letní výprodej a přizpůsobila ji na základě předchozích nákupů a historie prohlížení zákazníka".

Výsledek? E-mail, který může znít například takto: "Ahoj Sáro, pamatuješ si na ty turistické boty, které sis minulý měsíc vyhlédla?

V našem letním výprodeji jsou nyní zlevněny na 30%! A protože se vám líbila nepromokavá bunda, kterou jste si koupili loni, napadlo nás, že by vás mohla zajímat naše nová řada vybavení do každého počasí..."

Je to jako mít prodejce, který si pamatuje každou interakci se zákazníkem a využívá tyto znalosti k poskytování služeb na míru - ale ve velkém měřítku. Docela fajn, co říkáte?

4. Vytváření vybroušených odpovědí

Všichni jsme někdy dostali e-mail, který nás zaskočil. Možná jde o složitý dotaz zákazníka, delikátní záležitost v oblasti lidských zdrojů nebo zpětnou vazbu, která vyžaduje promyšlenou odpověď.

Jsou to e-maily, které často končí ve složce "vyřídím to později" (přiznejte se, každý z nás ji má).

Zde může být umělá inteligence záchranou. Může vám pomoci při přípravě odpovědí na složité e-maily tím, že vám poskytne pevný výchozí bod.

Můžete například zadat: "Vypracujte odpověď na stížnost zákazníka na zpožděnou zásilku. Vyjádřete empatii, vysvětlete situaci a nabídněte řešení."

Umělá inteligence může generovat něco jako:

"Vážený [jméno zákazníka],

Chci se vám upřímně omluvit za zpoždění zásilky. Chápu, jak frustrující může být čekání na objednávku, zejména když se na svůj nákup těšíte.

Zpoždění bylo způsobeno neočekávaným problémem se zásobami v našem skladu. Na vyřešení tohoto problému usilovně pracujeme a zavedli jsme nové procesy, abychom podobným problémům v budoucnu předešli.

Abychom vám tuto nepříjemnost vynahradili, rád bych vám nabídl slevu 20% na další nákup.

Kromě toho jsme bez příplatku zvýšili cenu dopravy na expresní, abychom vám objednávku doručili co nejrychleji.

Ještě jednou se omlouvám za nepříjemnosti a opravdu si vážíme vaší trpělivosti a pochopení.

S pozdravem, [Vaše jméno]"

Odtud můžete odpověď přizpůsobit, upravit tón nebo přidat konkrétní údaje. Je to, jako byste měli první návrh napsaný za sebe, což vám ušetří čas a zajistí, že nevynecháte žádné důležité body.

5. Vytváření marketingových a prodejních e-mailů

Marketingové a prodejní e-maily jsou úplně jiná věc. Musí být dostatečně přesvědčivé, poutavé a přesvědčivé, aby podnítily akci.

Je to zčásti umění, zčásti věda a často také spousta pokusů a omylů. Koneckonců, e-mail zůstává jedním z nejsilnějších prodejních nástrojů, který má údajně Návratnost investic 44:1.

Umělá inteligence může pomoci tento proces zefektivnit generováním e-mailové kopie na základě osvědčených marketingových principů a úspěšných e-mailových kampaní.

Umělou inteligenci můžete vyzvat například takto: "Vytvořte marketingový e-mail pro naši novou ekologickou láhev na vodu. Vyzdvihněte její vlastnosti, zdůrazněte ekologické výhody a uveďte důraznou výzvu k akci."

Umělá inteligence může přijít s něčím takovým:

Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Uhas žízeň, zachraň planetu 🌍💧

Ahoj, ekologický bojovníku!

Jste připraveni prorazit ve světě udržitelnosti? Představujeme vám naši novou láhev na vodu EcoSip - vašeho nového pomocníka v boji proti plastovému odpadu!

• 🌿 Vyrobeno z recyklovaných materiálů 100%
• ❄️ Udrží nápoje studené po dobu 24 hodin (nebo horké po dobu 12 hodin!) 
• 💪 Prakticky nezničitelný (zkoušeli jsme, věřte nám) 
• 🎨 K dispozici v 5 barvách inspirovaných přírodou

Díky každé lahvi EcoSip se do oceánů nedostane 167 plastových lahví. Co říkáte na vlnový efekt?

Jste připraveni se ponořit? Použijte kód ECOSAVER a získejte slevu 15% na svůj první EcoSip. Ale pospěšte si - tato nabídka se vypaří za 48 hodin!

Nakupujte nyní a popíjejte udržitelně! 🌊

[Tlačítko CTA: Získejte můj EcoSip nyní!]"

Samozřejmě byste si to měli zkontrolovat a upravit tak, aby to dokonale odpovídalo hlasu vaší značky. Poskytuje vám však pevný základ pro práci, který vám ušetří čas a může vás inspirovat k novým nápadům.

6. Přizpůsobení tónu různým skupinám posluchačů

Jednou z nejsložitějších částí psaní e-mailů je správný tón. To, co funguje v neformálním e-mailu kolegovi, nemusí být vhodné pro formální návrh potenciálnímu klientovi.

Zde může být umělá inteligence překvapivě užitečná.

Nástroje umělé inteligence dokáží přizpůsobit tón e-mailů na základě příjemce, kontextu a účelu e-mailu.

Můžete požádat umělou inteligenci, aby "přepsala tento e-mail formálnějším tónem pro vedoucí pracovníky" nebo "upravila tuto zprávu tak, aby zněla neformálněji a přátelštěji pro naše zákazníky z řad mileniálů".

Řekněme, že máte základní e-mail o aktualizaci produktu:

• "Aktualizovali jsme naši aplikaci. Podívejte se na nové funkce."

Mohli byste požádat umělou inteligenci, aby to přepsala pro různé publikum:

Pro formálního obchodního partnera: 

• "S potěšením oznamujeme, že jsme provedli významné aktualizace naší aplikace. Zveme vás k prozkoumání nových funkcí, které, jak věříme, výrazně zlepší váš uživatelský komfort."

Pro mladší, nenáročné publikum: 

• "Hádejte co? Právě jsme do naší aplikace přidali několik úžasných nových funkcí! Skočte se na ně podívat - myslíme, že se vám budou líbit! 😎"

Je to jako mít editora, který vám pomůže trefit se do správného tónu v každém odeslaném e-mailu.

7. Zlepšení gramatiky a stylu

V neposlední řadě si povězme něco o gramatice a stylu. I těm nejlepším autorům může pomoci druhý pár očí a umělá inteligence může být tím neúnavným korektorem, kterého jste si vždy přáli.

Nástroje pro psaní s umělou inteligencí umí víc než jen zachytit překlepy. Mohou navrhnout vylepšení struktury věty, označit nadužívaná slova a dokonce nabídnout alternativy, aby vaše psaní bylo poutavější.

Je to jako mít trenéra psaní, který je vždy na telefonu.

Můžete například napsat:

• "Píšeme vám, abychom vás informovali, že vaše objednávka byla odeslána a bude doručena do 3-5 pracovních dnů."

Asistent pro psaní s umělou inteligencí by mohl navrhnout:

• "Skvělá zpráva! Vaše objednávka je na cestě a měla by k vám dorazit do 3-5 pracovních dnů."

Revidovaná verze je stručnější, přátelštější a aktivnější. Právě tato drobná vylepšení mohou vaše e-maily zefektivnit a zpříjemnit jejich čtení.

Nezapomeňte, že cílem není, aby vaše psaní znělo roboticky nebo příliš uhlazeně. Jde o to, abyste posílili svůj přirozený hlas a ujistili se, že vaše sdělení vyzní jasně a efektivně.

Průvodce psaním e-mailů s umělou inteligencí krok za krokem

Jste připraveni prozkoumat psaní e-mailů s pomocí umělé inteligence? Zde je stručný přehled.

Zadávání správných výzev pro umělou inteligenci

Úspěch s umělou inteligencí začíná jasnými a podrobnými výzvami. Představte si, že dáváte pokyny příteli, který je velmi doslovný. Čím konkrétnější, tím lepší. Začněte identifikací příjemce, účelu e-mailu a tónu. 

Například:

"Napište po schůzce s potenciální klientkou jménem Sarah další e-mail o našich marketingových službách. Připomeňte jí naše klíčové body a navrhněte druhou schůzku. Zachovejte profesionální a zároveň přátelský přístup."

Nezapomeňte, Umělá inteligence potřebuje kontext poskytovat relevantní výsledky.

Přizpůsobení e-mailů generovaných umělou inteligencí

Jakmile získáte návrh vygenerovaný umělou inteligencí, přizpůsobte si ho. Ujistěte se, že zní jako vy a obsahuje klíčové body.

Neváhejte upravit fráze, přidat osobní anekdoty nebo přeorganizovat text tak, aby lépe plynul. Považujte návrh umělé inteligence za první průchod - vaše příspěvky jej zdokonalí.

Úprava a přizpůsobení e-mailů psaných umělou inteligencí

Dvakrát zkontrolujte věcnou správnost a konzistenci, protože umělá inteligence může dělat chyby. Pak přidejte osobní prvky, například odkazy na minulé konverzace nebo svůj charakteristický styl.

Díky těmto drobným detailům je e-mail skutečně váš.

Nedetekovatelná umělá inteligence: zajištění pravosti e-mailů

Nyní se věnujme slonovi v místnosti - strachu z toho, že budete znít jako robot. Všichni jsme už někdy obdrželi zjevně automatizované e-maily, ze kterých nás mrazí, že?

Dobrou zprávou je, že se správnými nástroji mohou být e-maily s podporou umělé inteligence prakticky nerozeznatelné od těch, které napsal člověk.

Nezjistitelná AI je vaší tajnou zbraní. Tento nástroj využívá pokročilé detekční algoritmy a pomáhá zajistit, aby vaše e-maily generované umělou inteligencí zněly přirozeně, lidsky a osobně.

Ať už připravujete rychlé následné kroky, nebo používáte umělou inteligenci pro generování obsahu, Nezjistitelná umělá inteligence analyzuje váš text, vede vás k jeho zdokonalení a zabraňuje přílišnému leštění a robotickému dojmu, který umělá inteligence někdy přináší.

Klíčem je používat Nezjistitelná AI jako součást procesu psaní e-mailů a celkový marketingový nástroj.

Umožňuje vám vytvářet nápady, strukturovat myšlenky a dolaďovat tón, ale zároveň vám dává svobodu vnést do konečného návrhu vlastní osobnost.

Považujte ji za dokonalou rovnováhu mezi technologií a autenticitou.

Vzpomínáte si na osobní přístupy, o kterých jsme mluvili dříve? S technologií Undetectable AI můžete zajistit, aby váš hlas zůstal v popředí zájmu.

Hodnocený detektor #1 AI podle časopisu Forbes

Pomůže vám měnit strukturu vět, přidávat lidské nuance a udržovat plynulost konverzace, která udržuje vaše publikum v napětí.

Závěr

A tady je váš průvodce využitím síly umělé inteligence při psaní e-mailů.

Probrali jsme mnoho témat, od vytvoření dokonalého předmětu až po zajištění toho, aby vaše e-maily s podporou umělé inteligence zněly stále jako vaše.

Pamatujte, že umělá inteligence je mocný nástroj, ale je to jen nástroj. Je tu proto, aby vám usnadnila život, ušetřila čas a pomohla vám efektivněji komunikovat.

Nakonec jste však nejdůležitější složkou vašich e-mailů stále vy sami.

To je místo, kde Nezjistitelná AI září. Pomůže vám zachovat autentický hlas a posune vaše psaní s pomocí umělé inteligence na vyšší úroveň.

Až budete experimentovat s různými výzvami a obsahem generovaným umělou inteligencí, nezapomeňte využít plný potenciál nezjistitelné umělé inteligence, aby vaše e-maily byly co nejlidštější.

S umělou inteligencí jako vaším parťákem při psaní a s nezjistitelnou umělou inteligencí, která se postará o vaši autenticitu, se možná začnete těšit na práci s doručenou poštou.

Dobře, možná je to trochu optimistické, ale přinejmenším bude psaní e-mailů plynulejší, rychlejší a poutavější.

Šťastné psaní a ať je vaše schránka vždy zvládnutelná, vaše e-maily vždy poutavé a vaše umělá inteligence vždy neodhalitelná!