Hogyan használjuk az AI-t e-mailek írásához: 7 hatékony módszer

Mindannyian bámuljuk az üres képernyőt, a kurzor villog, miközben a tökéletes e-mailt próbáljuk elkészíteni.

Legyen szó egy gyors üzenetről egy kollégának vagy egy kritikus üzenetről egy ügyfélnek, az e-mailek írása időigényes és néha egyenesen frusztráló lehet.

De mi lenne, ha lenne rá mód, hogy ezt a folyamatot egyszerűbbé, gyorsabbá és talán még egy kicsit szórakoztatóvá is tegyük?

Írja be a címet. AI-alapú e-mail írás. Olyan, mintha lenne egy szuperokos írótársad, aki mindig kész segíteni, nem kell kávészünetet tartania, és nem ítélkezik a gépelési hibáid miatt. Elég jól hangzik, nem?

Tudjuk, mire gondolsz. "AI? Megírja az e-mailjeimet? Ez nem egy kicsit... személytelen?" Értjük.

Mi is szkeptikusak voltunk. De miután elmerültünk az AI-alapú e-mail-írás világában, rájöttünk, hogy ez kevésbé a hangod helyettesítéséről, mint inkább annak felerősítéséről szól.

Vegyük figyelembe, hogy ma több mint négymilliárd napi e-mail felhasználó van, és ez a szám várhatóan emelkedni fog 4,6 milliárd 2025-ig.

Ilyen hatalmas közönség mellett a mesterséges intelligencia használata a személyre szabott, vonzó e-mailek elkészítéséhez nem csak hatékony, hanem elengedhetetlen az élen maradáshoz.

 Arról van szó, hogy eszközöket adunk Önnek ahhoz, hogy hatékonyabban, eredményesebben és igen, még személyesebben kommunikálhasson.

7 módja az AI hatékony használatának e-mailek írásához

Vegyük hát sorra, hogyan használhatja a mesterséges intelligenciát az e-mailes játékának fejlesztéséhez. Hidd el, a végére azon fogsz csodálkozni, hogyan is boldogultál valaha az új mesterséges intelligencia-íróasszisztensed nélkül.

1. Rutin e-mailek automatizálása

Mindannyiunknak vannak e-mailek, amelyeket újra és újra elküldünk. Tudja, a megbeszélések visszaigazolása, köszönőlevelek, utókövetések.

Szükség van rájuk, de lássuk be, nem éppen a napunk fénypontja. Ez az a terület, ahol a mesterséges intelligencia ragyog.

Képzelje el, hogy van egy virtuális asszisztense, aki pontosan tudja, hogyan szeretné megfogalmazni ezeket a rutin e-maileket. Megad neki néhány kulcsfontosságú részletet, és bumm - egy tökéletesen kidolgozott e-mail készen áll.

Ez olyan, mintha lenne egy gyűjteményed a legjobb e-mail sablonok, de okosabbak és alkalmazkodóképesebbek.

Tegyük fel például, hogy sok ügyféltalálkozót tervez. Beállíthat egy ilyen mesterséges intelligencia-kérdést:

"Hozzon létre egy megbeszélést visszaigazoló e-mailt [Ügyfél neve] számára [Dátum] [Időpont] időpontban. Adja meg az irodához vezető útvonalat és a parkolási információkat." 

A mesterséges intelligencia ezután egy személyre szabott e-mailt hoz létre az összes szükséges adattal, így nem kell többször ugyanazt az információt begépelnie.

A statikus sablonokkal ellentétben a mesterséges intelligencia a hangnemet és a tartalmat az adott ügyfélhez vagy helyzethez igazíthatja. Olyan, mintha egy sablon lenne, amely minden egyes használat során újraírja magát. Elég ügyes, nem igaz?

Pontosan ez az, amit a AI Email generátor építettek, hogy megtegye. Segít másodpercek alatt kiváló minőségű e-maileket létrehozni, egyszerűen a szándék és a hangnem megadásával.

Legyen szó rutinszerű nyomon követésről vagy ügyfélbemutatkozásról, az eszköz azonnal csiszolt, emberhez hasonló vázlatokat készít, amelyeket személyre szabhat és elküldhet.

Gyors, megbízható, és elég egyszerű ahhoz, hogy bárki használhassa - nincs szükség technikai ismeretekre.

2. Magával ragadó tárgysorok kidolgozása

Beszéljünk a tárgysorokról. Ezek az e-mail kapuőrei, az első benyomás, a döntő pillanat.

Ha jól csinálod, az e-mailedet megnyitják. Ha elrontod, akkor... nos, helló, szemetes. Valójában, A címzettek 34%-je először a tárgysorra figyel amikor eldönti, hogy megnyisson-e egy e-mailt.

Itt lehet a mesterséges intelligencia a titkos fegyvered. Az AI-eszközök képesek elemezni a sikeres tárgysorokat az iparágakban, és olyan lehetőségeket generálni, amelyek valószínűleg megragadják a figyelmet.

Figyelembe vehetnek olyan tényezőket, mint a karakterek száma (mert senki sem akarja, hogy a briliánsan kidolgozott tárgysorát mobilon levágják), az erőteljes szavak és még az érzelmi vonzerő is.

Ha például egy új termék bevezetéséről küld hírlevelet, akkor megkérheti a mesterséges intelligenciát, hogy "generáljon öt vonzó tárgysorokat egy termékbevezető e-mailhez, kiemelve az exkluzivitást és a korlátozott idejű ajánlatokat".

A mesterséges intelligencia olyan opciókkal állhat elő, mint:

• "Exkluzív előzetes: Legyen az első, aki megismeri a játékváltó termékünket "
• "Korlátozott helyek: Csatlakozz a forradalomhoz, mielőtt túl késő lenne"
• "A meghívó belülről: Ne hagyja ki ezt az egyszeri bemutatót"

Ezután kiválaszthatja azt, amelyik a legjobban illik a márka hangjához és a közönségéhez. Ez olyan, mintha egy szövegírócsapat csak az Ön számára készítene ötletbörzét, de gyorsabban és végtelenül hosszú megbeszélések nélkül.

3. Tömeges e-mailek személyre szabása

A tömeges e-maileknek egy kicsit rossz hírük van, nem igaz? Gyakran személytelennek és általánosnak tűnnek, olyanok, amelyek miatt gyorsabban nyomja meg a törlés gombot, mint ahogy a leiratkozást ki tudná mondani.

De mi lenne, ha a tömeges e-mailek olyan érzést keltenének, mintha csak a címzettnek íródtak volna? Itt lép a képzeletbeli intelligencia a képbe, amely az egy a sokakkal való kommunikációt egy az egyhez való kommunikációvá alakítja.

A mesterséges intelligencia segíthet olyan dinamikus mezőkkel ellátott e-mail sablonok létrehozásában, amelyek túlmutatnak a név beillesztésén. Az ügyféladatokból kiindulva hivatkozhat korábbi vásárlásokra, érdeklődési körökre vagy interakciókra.

Például megkérheti a mesterséges intelligenciát, hogy "Hozzon létre egy e-mail sablont a nyári leárazásunkhoz, személyre szabva azt az ügyfél korábbi vásárlásai és böngészési előzményei alapján".

Az eredmény? Egy e-mail, amiben valami ilyesmi állhat: "Szia Sarah, emlékszel azokra a túrabakancsokra, amiket a múlt hónapban szemeztél?

Ők most 30% le a nyári akciónkban! És mivel a tavaly vásárolt vízálló dzsekit nagyon szerette, gondoltuk, talán érdekli az új, minden időjárási körülmények között használható felszerelésünk...".

Ez olyan, mintha lenne egy olyan értékesítő, aki minden ügyfélkapcsolatra emlékszik, és ezt a tudást felhasználja arra, hogy személyre szabott élményt nyújtson - csak éppen méretarányosan. Elég király, mi?

4. Csiszolt válaszok generálása

Mindannyian kaptunk már olyan e-maileket, amelyek egyszerűen csak megakasztottak minket. Lehet, hogy egy összetett ügyfélkérdésről, egy kényes HR-ügyről vagy egy átgondolt választ igénylő visszajelzésről van szó.

Ezek azok az e-mailek, amelyek gyakran a "majd később foglalkozom vele" mappában landolnak (valljuk be, mindannyiunknak van ilyen mappája).

Ez az a terület, ahol a mesterséges intelligencia életmentő lehet. Segíthet a trükkös e-mailekre adott válaszok megfogalmazásában azzal, hogy szilárd kiindulópontot biztosít.

Például beírhatja a következőt: "Válasz fogalmazása egy késedelmes szállítással kapcsolatos ügyfélpanaszra. Fejezze ki együttérzését, magyarázza el a helyzetet, és kínáljon megoldást."

Az AI generálhat valami olyasmit, mint:

"Kedves [Ügyfél neve],

Szeretnék őszintén elnézést kérni a késedelmes szállításért. Megértem, hogy mennyire frusztráló lehet várni egy megrendelésre, különösen akkor, ha izgatottan várja a vásárlást.

A késedelmet a raktárunkban felmerült váratlan leltárprobléma okozta. Keményen dolgozunk a probléma megoldásán, és új eljárásokat vezettünk be, hogy a jövőben elkerüljük a hasonló problémákat.

Hogy kárpótoljam Önt ezért a kellemetlenségért, szeretnék Önnek 20% kedvezményt felajánlani a következő vásárlásakor.

Ezen kívül, a szállítási szolgáltatást felár nélkül expresszre emeltük, hogy a megrendelését a lehető leggyorsabban eljuttassuk Önhöz.

Még egyszer elnézést kérek a kellemetlenségekért, és nagyra értékeljük türelmüket és megértésüket.

Üdvözlettel, [az Ön neve]"

Innen személyre szabhatja a választ, beállíthatja a hangnemet, vagy konkrét részleteket adhat hozzá. Ez olyan, mintha az első vázlatot megírnák Önnek, így időt takaríthat meg, és nem hagyhat ki fontos pontokat.

5. Marketing és értékesítési e-mailek létrehozása

A marketing és értékesítési e-mailek teljesen más tészta. Meggyőzőnek, magával ragadónak és elég meggyőzőnek kell lenniük ahhoz, hogy cselekvésre ösztönözzenek.

Ez részben művészet, részben tudomány, és gyakran rengeteg próbálkozás és hiba. Végül is az e-mail továbbra is az egyik legerősebb értékesítési eszköz marad, a jelentett 44:1 ROI.

A mesterséges intelligencia segíthet egyszerűsíteni ezt a folyamatot azáltal, hogy bevált marketingelvek és sikeres e-mail kampányok alapján generál e-mail szövegeket.

A mesterséges intelligenciát például a következővel kérheti: "Készítsen marketing e-mailt az új környezetbarát vizes palackunkról. Emeld ki a tulajdonságait, hangsúlyozd a környezeti előnyöket, és tartalmazz egy erős felhívást a cselekvésre."

A mesterséges intelligencia valami ilyesmivel állhat elő:

Téma: A téma a következő: 🌍💧: Oltsd a szomjad, mentsd meg a bolygót 🌍💧

Szia, ökoharcos!

Készen állsz arra, hogy a fenntarthatóság világában is feltűnést kelts? Bemutatjuk új EcoSip vizes palackunkat - az új társad a műanyaghulladék elleni küzdelemben!

• 🌿 100% újrahasznosított anyagokból készült
• ❄️ 24 órán át hidegen tartja az italokat (vagy 12 órán át melegen!) 
• 💪 Gyakorlatilag elpusztíthatatlan (megpróbáltuk, bízz bennünk) 
• 🎨 5 természet ihlette színben kapható

Minden egyes EcoSip palack 167 műanyag palackot tart távol óceánjainktól. Ez milyen hullámhatás?

Készen állsz a merülésre? Használja az ECOSAVER kódot az első EcoSip 15% kedvezményért. De siess - ez az ajánlat 48 óra múlva lejár!

Vásároljon most és kortyoljon fenntarthatóan! 🌊

[CTA gomb: Get My EcoSip Now!]"

Természetesen ezt felül kell vizsgálnia és úgy kell beállítania, hogy tökéletesen illeszkedjen a márka hangjához. De ez egy szilárd alapot ad a munkához, időt takarít meg, és potenciálisan új ötleteket inspirálhat.

6. A hangnem különböző célközönségekhez való igazítása

Az e-mail írás egyik legtrükkösebb része a megfelelő hangnem megtalálása. Ami egy kollégának küldött alkalmi e-mailben működik, nem biztos, hogy egy potenciális ügyfélnek szóló hivatalos ajánlatban is működik.

Ez az a terület, ahol a mesterséges intelligencia meglepően hasznos lehet.

Az AI-eszközök képesek az e-mailek hangnemét a címzett, a kontextus és az e-mail célja alapján módosítani.

Megkérheti a mesterséges intelligenciát, hogy "Írja át ezt az e-mailt hivatalosabb hangnemben egy felsővezető számára", vagy "Állítsa be ezt az üzenetet, hogy lazábban és barátságosabban hangozzon az ezredfordulós ügyfeleink számára".

Tegyük fel például, hogy van egy egyszerű e-mailje egy termékfrissítésről:

• "Frissítettük az alkalmazásunkat. Nézze meg az új funkciókat."

Megkérheti a mesterséges intelligenciát, hogy írja át ezt a különböző célközönségek számára:

Egy hivatalos üzleti partner számára: 

• "Örömmel jelentjük be, hogy jelentős frissítéseket hajtottunk végre alkalmazásunkban. Meghívjuk Önt, hogy fedezze fel az új funkciókat, amelyek meggyőződésünk szerint nagymértékben javítják a felhasználói élményt."

Fiatalabb, alkalmi közönségnek: 

• "Tudod mit? Most dobtunk be néhány fantasztikus új funkciót az alkalmazásunkba! Ugorj be és nézd meg őket - szerintünk imádni fogod őket! 😎"

Ez olyan, mintha lenne egy hangnemhez értő szerkesztője, aki segíthet abban, hogy minden elküldött e-mailben a megfelelő akkordot találja el.

7. Nyelvtan és stílus javítása

Végül, de nem utolsósorban beszéljünk a nyelvtanról és a stílusról. Még a legjobb íróknak is jól jön egy második szempár, és az AI lehet az a fáradhatatlan korrektor, akire mindig is vágyott.

A mesterséges intelligencia-íróeszközök nem csak a gépelési hibák kiszűrésére képesek. Javaslatokat tehetnek a mondatszerkezet javítására, megjelölhetik a túlhasznált szavakat, és még alternatívákat is fel tudnak ajánlani, hogy az írásodat érdekesebbé tegyék.

Olyan, mintha lenne egy írástanár, aki mindig készenlétben áll.

Például írhatod:

• "Azért írunk, hogy tájékoztassuk Önt, hogy megrendelését már elküldtük, és 3-5 munkanapon belül megérkezik."

Egy mesterséges intelligencia íróasszisztens javasolhatja:

• "Nagyszerű hírek! A megrendelése úton van, és 3-5 munkanapon belül megérkezik Önhöz."

Az átdolgozott változat tömörebb, barátságosabb és aktívabb. Ezek az apró finomítások hatékonyabbá és élvezetesebbé tehetik az e-maileket.

Ne feledje, a cél nem az, hogy az írása robotikusan vagy túlságosan csiszoltan hangozzon. Hanem az, hogy erősítsd a természetes hangodat, és biztosítsd, hogy az üzeneted világosan és hatékonyan jöjjön át.

Lépésről lépésre útmutató e-mailek írásához AI-val

Készen áll a mesterséges intelligencia által támogatott e-mail írás felfedezésére? Íme egy gyors bontás.

A megfelelő súgók bevitele a mesterséges intelligencia számára

A mesterséges intelligenciával elért siker egyértelmű, részletes utasításokkal kezdődik. Képzelje el, hogy utasításokat ad egy barátjának, aki nagyon szó szerint érti a dolgát. Minél pontosabb, annál jobb. Kezdje a címzett, az e-mail céljának és hangnemének meghatározásával. 

Például:

"Írjon egy utólagos e-mailt egy Sarah nevű potenciális ügyfélnek egy találkozó után a marketingszolgáltatásainkról. Emlékeztesse őt a legfontosabb pontjainkra, és javasoljon egy második találkozót. Maradjon professzionális, mégis barátságos."

Ne feledje, Az AI-nak kontextusra van szüksége releváns eredményeket szolgáltatni.

AI-generált e-mailek testreszabása

Miután megkapta a mesterséges intelligencia által generált tervezetet, személyre szabhatja azt. Győződjön meg róla, hogy úgy hangzik, mintha Ön lenne, és tartalmazza a legfontosabb pontokat.

Ne habozzon, hogy finomítson a mondatokon, adjon hozzá személyes anekdotákat, vagy szervezze át a jobb folyás érdekében. Gondoljon úgy a mesterséges intelligencia vázlatára, mint egy első átadásra - az Ön hozzájárulása finomítja azt.

Mesterséges intelligenciával írt e-mailek szerkesztése és személyre szabása

Kétszeresen ellenőrizze a ténybeli pontosságot és következetességet, mivel a mesterséges intelligencia hibázhat. Ezután adjon hozzá személyes jegyeket, például hivatkozzon korábbi beszélgetésekre, vagy használja a saját stílusát.

Használhat egy e-mail aláírás generátor hogy megteremtse saját, egyedi stílusát, hogy fokozza az általános hangulatot.

Ezek az apró részletek teszik az e-mailt hitelessé.

De a hangzáson és a személyre szabáson túl van még egy fontos réteg, amelyet figyelembe kell venni - az e-mail biztonsága.

A mesterséges intelligencia által generált üzenetek terjedésével az adathalász és csaló e-mailek is fejlődnek. Ez az a pont, ahol TruthScan jön be.

Az e-mail átverés-érzékelőt úgy építették fel, hogy jelezze a gyanús tartalmat, felismerje a szintetikus vagy manipulált nyelvi mintákat, és segítsen biztosítani, hogy a kimenő és bejövő üzenetek legálisak, biztonságosak és megbízhatóak legyenek - még mielőtt egyáltalán eljutnának a postaládába.

Észrevehetetlen mesterséges intelligencia: az e-mailek hitelességének biztosítása

Most pedig foglalkozzunk a szobában lévő elefánttal - a félelemmel, hogy úgy hangzik, mint egy robot. Mindannyian kaptunk már olyan nyilvánvalóan automatizált e-maileket, amiktől összerezzenünk, igaz?

A jó hír az, hogy a megfelelő eszközökkel a mesterséges intelligenciával támogatott e-mailek gyakorlatilag megkülönböztethetetlenek lehetnek az ember által írtaktól.

Kimutathatatlan AI a titkos fegyvered. Fejlett felismerő algoritmusait kihasználva ez az eszköz segít abban, hogy az Ön mesterséges intelligenciával generált e-mailjei természetesnek, emberi és személyes hangzásúnak tűnjenek.

Akár egy gyors nyomon követést készít, akár a mesterséges intelligenciát használja a tartalomgenerálás, A felismerhetetlen mesterséges intelligencia elemzi a szöveget, és segít a finomításban, hogy elkerülje a túlzottan csiszolt, robotikus érzést, amit a mesterséges intelligencia néha eredményez.

A kulcs az, hogy a Kimutathatatlan AI az e-mail írási folyamat részeként és általános marketingeszköz.

Ez lehetővé teszi, hogy ötleteket generáljon, strukturálja a gondolatait, és finomhangolja a hangnemet, miközben megadja a szabadságot, hogy saját személyiségét bele tudja vinni a végső tervezetbe.

Gondoljon rá úgy, mint a technológia és a hitelesség tökéletes egyensúlyára.

Emlékszel azokra a személyes érintésekre, amelyekről korábban beszéltünk? Az Undetectable AI segítségével biztosíthatja, hogy az Ön hangja továbbra is a középpontban maradjon.

Értékelt #1 AI detektor by Forbes

Segít variálni a mondatszerkezeteket, emberi árnyalatokat adni, és fenntartani a beszélgetés folyását, ami leköti a közönséget.

Következtetés

És íme, meg is van - az útmutató az AI erejének kihasználásához az e-mail írás során.

A tökéletes tárgysor megalkotásától kezdve a mesterséges intelligenciával segített e-mailek összetéveszthetetlenül önnek tűnő hangzásáig sok mindent lefedtünk.

Ne feledje, hogy a mesterséges intelligencia egy hatékony eszköz, de ez csak egy eszköz. Azért van, hogy megkönnyítse az életét, hogy időt takarítson meg, és hogy segítsen hatékonyabban kommunikálni.

De a nap végén az e-mailek legfontosabb összetevője még mindig Ön.

Ott van, ahol Kimutathatatlan AI ragyog. Azzal, hogy segít megőrizni ezt a hiteles hangot, az AI által támogatott írás a következő szintre lép.

Tehát, miközben különböző felkérésekkel és mesterséges intelligencia által generált tartalmakkal kísérletezik, ne felejtse el kihasználni az Undetectable AI teljes potenciálját, hogy e-mailjei a lehető legemberibbek legyenek.

Ha a mesterséges intelligencia lesz az írótársad, és a felismerhetetlen mesterséges intelligencia biztosítja a hitelességedet, talán már alig várod, hogy nekiláss a postaládádnak.

Oké, lehet, hogy ez egy kicsit optimista, de legalábbis az e-mailek írása gördülékenyebbnek, gyorsabbnak és érdekesebbnek fog tűnni.

Boldog írást, és legyen a postaládád mindig kezelhető, az e-maileid mindig lebilincselőek, és az AI-d mindig észrevehetetlen!