Hogyan használjuk az AI-t e-mailek írásához: 7 hatékony módszer

Mindannyian bámuljuk az üres képernyőt, a kurzor villog, miközben a tökéletes e-mailt próbáljuk elkészíteni.

Legyen szó egy gyors üzenetről egy kollégának vagy egy kritikus üzenetről egy ügyfélnek, az e-mailek írása időigényes és néha egyenesen frusztráló lehet.

De mi lenne, ha lenne rá mód, hogy ezt a folyamatot egyszerűbbé, gyorsabbá és talán még egy kicsit szórakoztatóvá is tegyük?

Írja be a címet. AI-alapú e-mail írás. Olyan, mintha lenne egy szuperokos írótársad, aki mindig kész segíteni, nem kell kávészünetet tartania, és nem ítélkezik a gépelési hibáid miatt. Elég jól hangzik, nem?

Tudjuk, mire gondolsz. "AI? Megírja az e-mailjeimet? Ez nem egy kicsit... személytelen?" Értjük.

Mi is szkeptikusak voltunk. De miután elmerültünk az AI-alapú e-mail-írás világában, rájöttünk, hogy ez kevésbé a hangod helyettesítéséről, mint inkább annak felerősítéséről szól.

Vegyük figyelembe, hogy ma több mint négymilliárd napi e-mail felhasználó van, és ez a szám várhatóan emelkedni fog 4,6 milliárd 2025-ig.

Ilyen hatalmas közönség mellett a mesterséges intelligencia használata a személyre szabott, vonzó e-mailek elkészítéséhez nem csak hatékony, hanem elengedhetetlen az élen maradáshoz.

 Arról van szó, hogy eszközöket adunk Önnek ahhoz, hogy hatékonyabban, eredményesebben és igen, még személyesebben kommunikálhasson.

7 módja az AI hatékony használatának e-mailek írásához

Vegyük hát sorra, hogyan használhatja a mesterséges intelligenciát az e-mailes játékának fejlesztéséhez. Hidd el, a végére azon fogsz csodálkozni, hogyan is boldogultál valaha az új mesterséges intelligencia-íróasszisztensed nélkül.

1. Rutin e-mailek automatizálása

Mindannyiunknak vannak e-mailek, amelyeket újra és újra elküldünk. Tudja, a megbeszélések visszaigazolása, köszönőlevelek, utókövetések.

Szükség van rájuk, de lássuk be, nem éppen a napunk fénypontja. Ez az a terület, ahol a mesterséges intelligencia ragyog.

Képzelje el, hogy van egy virtuális asszisztense, aki pontosan tudja, hogyan szeretné megfogalmazni ezeket a rutin e-maileket. Megad neki néhány kulcsfontosságú részletet, és bumm - egy tökéletesen kidolgozott e-mail készen áll.

Olyan, mintha a legjobb e-mail sablonjainak gyűjteménye lenne, csak intelligensebb és alkalmazkodóbb.

Tegyük fel például, hogy sok ügyféltalálkozót tervez. Beállíthat egy ilyen mesterséges intelligencia-kérdést:

"Hozzon létre egy megbeszélést visszaigazoló e-mailt [Ügyfél neve] számára [Dátum] [Időpont] időpontban. Adja meg az irodához vezető útvonalat és a parkolási információkat." 

A mesterséges intelligencia ezután egy személyre szabott e-mailt hoz létre az összes szükséges adattal, így nem kell többször ugyanazt az információt begépelnie.

A statikus sablonokkal ellentétben a mesterséges intelligencia a hangnemet és a tartalmat az adott ügyfélhez vagy helyzethez igazíthatja. Olyan, mintha egy sablon lenne, amely minden egyes használat során újraírja magát. Elég ügyes, nem igaz?

2. Magával ragadó tárgysorok kidolgozása

Beszéljünk a tárgysorokról. Ezek az e-mail kapuőrei, az első benyomás, a döntő pillanat.

Ha jól csinálod, az e-mailedet megnyitják. Ha elrontod, akkor... nos, helló, szemetes. Valójában, A címzettek 34%-je először a tárgysorra figyel amikor eldönti, hogy megnyisson-e egy e-mailt.

Itt lehet a mesterséges intelligencia a titkos fegyvered. Az AI-eszközök képesek elemezni a sikeres tárgysorokat az iparágakban, és olyan lehetőségeket generálni, amelyek valószínűleg megragadják a figyelmet.

Figyelembe vehetnek olyan tényezőket, mint a karakterek száma (mert senki sem akarja, hogy a briliánsan kidolgozott tárgysorát mobilon levágják), az erőteljes szavak és még az érzelmi vonzerő is.

Ha például egy új termék bevezetéséről küld hírlevelet, akkor megkérheti a mesterséges intelligenciát, hogy "generáljon öt vonzó tárgysorokat egy termékbevezető e-mailhez, kiemelve az exkluzivitást és a korlátozott idejű ajánlatokat".

A mesterséges intelligencia olyan opciókkal állhat elő, mint:

• "Exkluzív előzetes: Legyen az első, aki megismeri a játékváltó termékünket "
• "Korlátozott helyek: Csatlakozz a forradalomhoz, mielőtt túl késő lenne"
• "A meghívó belülről: Ne hagyja ki ezt az egyszeri bemutatót"

Ezután kiválaszthatja azt, amelyik a legjobban illik a márka hangjához és a közönségéhez. Ez olyan, mintha egy szövegírócsapat csak az Ön számára készítene ötletbörzét, de gyorsabban és végtelenül hosszú megbeszélések nélkül.

3. Tömeges e-mailek személyre szabása

A tömeges e-maileknek egy kicsit rossz hírük van, nem igaz? Gyakran személytelennek és általánosnak tűnnek, olyanok, amelyek miatt gyorsabban nyomja meg a törlés gombot, mint ahogy a leiratkozást ki tudná mondani.

De mi lenne, ha a tömeges e-mailek olyan érzést keltenének, mintha csak a címzettnek íródtak volna? Itt lép a képzeletbeli intelligencia a képbe, amely az egy a sokakkal való kommunikációt egy az egyhez való kommunikációvá alakítja.

A mesterséges intelligencia segíthet olyan dinamikus mezőkkel ellátott e-mail sablonok létrehozásában, amelyek túlmutatnak a név beillesztésén. Az ügyféladatokból kiindulva hivatkozhat korábbi vásárlásokra, érdeklődési körökre vagy interakciókra.

Például megkérheti a mesterséges intelligenciát, hogy "Hozzon létre egy e-mail sablont a nyári leárazásunkhoz, személyre szabva azt az ügyfél korábbi vásárlásai és böngészési előzményei alapján".

Az eredmény? Egy e-mail, amiben valami ilyesmi állhat: "Szia Sarah, emlékszel azokra a túrabakancsokra, amiket a múlt hónapban szemeztél?

Ők most 30% le a nyári akciónkban! És mivel a tavaly vásárolt vízálló dzsekit nagyon szerette, gondoltuk, talán érdekli az új, minden időjárási körülmények között használható felszerelésünk...".

Ez olyan, mintha lenne egy olyan értékesítő, aki minden ügyfélkapcsolatra emlékszik, és ezt a tudást felhasználja arra, hogy személyre szabott élményt nyújtson - csak éppen méretarányosan. Elég király, mi?

4. Csiszolt válaszok generálása

Mindannyian kaptunk már olyan e-maileket, amelyek egyszerűen csak megakasztottak minket. Lehet, hogy egy összetett ügyfélkérdésről, egy kényes HR-ügyről vagy egy átgondolt választ igénylő visszajelzésről van szó.

Ezek azok az e-mailek, amelyek gyakran a "majd később foglalkozom vele" mappában landolnak (valljuk be, mindannyiunknak van ilyen mappája).

Ez az a terület, ahol a mesterséges intelligencia életmentő lehet. Segíthet a trükkös e-mailekre adott válaszok megfogalmazásában azzal, hogy szilárd kiindulópontot biztosít.

Például beírhatja a következőt: "Válasz fogalmazása egy késedelmes szállítással kapcsolatos ügyfélpanaszra. Fejezze ki együttérzését, magyarázza el a helyzetet, és kínáljon megoldást."

Az AI generálhat valami olyasmit, mint:

"Kedves [Ügyfél neve],

Szeretnék őszintén elnézést kérni a késedelmes szállításért. Megértem, hogy mennyire frusztráló lehet várni egy megrendelésre, különösen akkor, ha izgatottan várja a vásárlást.

A késedelmet a raktárunkban felmerült váratlan leltárprobléma okozta. Keményen dolgozunk a probléma megoldásán, és új eljárásokat vezettünk be, hogy a jövőben elkerüljük a hasonló problémákat.

Hogy kárpótoljam Önt ezért a kellemetlenségért, szeretnék Önnek 20% kedvezményt felajánlani a következő vásárlásakor.

Ezen kívül, a szállítási szolgáltatást felár nélkül expresszre emeltük, hogy a megrendelését a lehető leggyorsabban eljuttassuk Önhöz.

Még egyszer elnézést kérek a kellemetlenségekért, és nagyra értékeljük türelmüket és megértésüket.

Üdvözlettel, [az Ön neve]"

Innen személyre szabhatja a választ, beállíthatja a hangnemet, vagy konkrét részleteket adhat hozzá. Ez olyan, mintha az első vázlatot megírnák Önnek, így időt takaríthat meg, és nem hagyhat ki fontos pontokat.

5. Marketing és értékesítési e-mailek létrehozása

A marketing és értékesítési e-mailek teljesen más tészta. Meggyőzőnek, magával ragadónak és elég meggyőzőnek kell lenniük ahhoz, hogy cselekvésre ösztönözzenek.

Ez részben művészet, részben tudomány, és gyakran rengeteg próbálkozás és hiba. Végül is az e-mail továbbra is az egyik legerősebb értékesítési eszköz marad, a jelentett 44:1 ROI.

A mesterséges intelligencia segíthet egyszerűsíteni ezt a folyamatot azáltal, hogy bevált marketingelvek és sikeres e-mail kampányok alapján generál e-mail szövegeket.

A mesterséges intelligenciát például a következővel kérheti: "Készítsen marketing e-mailt az új környezetbarát vizes palackunkról. Emeld ki a tulajdonságait, hangsúlyozd a környezeti előnyöket, és tartalmazz egy erős felhívást a cselekvésre."

A mesterséges intelligencia valami ilyesmivel állhat elő:

Téma: A téma a következő: 🌍💧: Oltsd a szomjad, mentsd meg a bolygót 🌍💧

Szia, ökoharcos!

Készen állsz arra, hogy a fenntarthatóság világában is feltűnést kelts? Bemutatjuk új EcoSip vizes palackunkat - az új társad a műanyaghulladék elleni küzdelemben!

• 🌿 100% újrahasznosított anyagokból készült
• ❄️ 24 órán át hidegen tartja az italokat (vagy 12 órán át melegen!) 
• 💪 Gyakorlatilag elpusztíthatatlan (megpróbáltuk, bízz bennünk) 
• 🎨 5 természet ihlette színben kapható

Minden egyes EcoSip palack 167 műanyag palackot tart távol óceánjainktól. Ez milyen hullámhatás?

Készen állsz a merülésre? Használja az ECOSAVER kódot az első EcoSip 15% kedvezményért. De siess - ez az ajánlat 48 óra múlva lejár!

Vásároljon most és kortyoljon fenntarthatóan! 🌊

[CTA gomb: Get My EcoSip Now!]"

Természetesen ezt felül kell vizsgálnia és úgy kell beállítania, hogy tökéletesen illeszkedjen a márka hangjához. De ez egy szilárd alapot ad a munkához, időt takarít meg, és potenciálisan új ötleteket inspirálhat.

6. A hangnem különböző célközönségekhez való igazítása

Az e-mail írás egyik legtrükkösebb része a megfelelő hangnem megtalálása. Ami egy kollégának küldött alkalmi e-mailben működik, nem biztos, hogy egy potenciális ügyfélnek szóló hivatalos ajánlatban is működik.

Ez az a terület, ahol a mesterséges intelligencia meglepően hasznos lehet.

Az AI-eszközök képesek az e-mailek hangnemét a címzett, a kontextus és az e-mail célja alapján módosítani.

Megkérheti a mesterséges intelligenciát, hogy "Írja át ezt az e-mailt hivatalosabb hangnemben egy felsővezető számára", vagy "Állítsa be ezt az üzenetet, hogy lazábban és barátságosabban hangozzon az ezredfordulós ügyfeleink számára".

Tegyük fel például, hogy van egy egyszerű e-mailje egy termékfrissítésről:

• "Frissítettük az alkalmazásunkat. Nézze meg az új funkciókat."

Megkérheti a mesterséges intelligenciát, hogy írja át ezt a különböző célközönségek számára:

Egy hivatalos üzleti partner számára: 

• "Örömmel jelentjük be, hogy jelentős frissítéseket hajtottunk végre alkalmazásunkban. Meghívjuk Önt, hogy fedezze fel az új funkciókat, amelyek meggyőződésünk szerint nagymértékben javítják a felhasználói élményt."

Fiatalabb, alkalmi közönségnek: 

• "Tudod mit? Most dobtunk be néhány fantasztikus új funkciót az alkalmazásunkba! Ugorj be és nézd meg őket - szerintünk imádni fogod őket! 😎"

Ez olyan, mintha lenne egy hangnemhez értő szerkesztője, aki segíthet abban, hogy minden elküldött e-mailben a megfelelő akkordot találja el.

7. Nyelvtan és stílus javítása

Végül, de nem utolsósorban beszéljünk a nyelvtanról és a stílusról. Még a legjobb íróknak is jól jön egy második szempár, és az AI lehet az a fáradhatatlan korrektor, akire mindig is vágyott.

A mesterséges intelligencia-íróeszközök nem csak a gépelési hibák kiszűrésére képesek. Javaslatokat tehetnek a mondatszerkezet javítására, megjelölhetik a túlhasznált szavakat, és még alternatívákat is fel tudnak ajánlani, hogy az írásodat érdekesebbé tegyék.

Olyan, mintha lenne egy írástanár, aki mindig készenlétben áll.

Például írhatod:

• "Azért írunk, hogy tájékoztassuk Önt, hogy megrendelését már elküldtük, és 3-5 munkanapon belül megérkezik."

Egy mesterséges intelligencia íróasszisztens javasolhatja:

• "Nagyszerű hírek! A megrendelése úton van, és 3-5 munkanapon belül megérkezik Önhöz."

Az átdolgozott változat tömörebb, barátságosabb és aktívabb. Ezek az apró finomítások hatékonyabbá és élvezetesebbé tehetik az e-maileket.

Ne feledje, a cél nem az, hogy az írása robotikusan vagy túlságosan csiszoltan hangozzon. Hanem az, hogy erősítsd a természetes hangodat, és biztosítsd, hogy az üzeneted világosan és hatékonyan jöjjön át.

Lépésről lépésre útmutató e-mailek írásához AI-val

Készen áll a mesterséges intelligencia által támogatott e-mail írás felfedezésére? Íme egy gyors bontás.

A megfelelő súgók bevitele a mesterséges intelligencia számára

A mesterséges intelligenciával elért siker egyértelmű, részletes utasításokkal kezdődik. Képzelje el, hogy utasításokat ad egy barátjának, aki nagyon szó szerint érti a dolgát. Minél pontosabb, annál jobb. Kezdje a címzett, az e-mail céljának és hangnemének meghatározásával. 

Például:

"Írjon egy utólagos e-mailt egy Sarah nevű potenciális ügyfélnek egy találkozó után a marketingszolgáltatásainkról. Emlékeztesse őt a legfontosabb pontjainkra, és javasoljon egy második találkozót. Maradjon professzionális, mégis barátságos."

Ne feledje, Az AI-nak kontextusra van szüksége releváns eredményeket szolgáltatni.

AI-generált e-mailek testreszabása

Miután megkapta a mesterséges intelligencia által generált tervezetet, személyre szabhatja azt. Győződjön meg róla, hogy úgy hangzik, mintha Ön lenne, és tartalmazza a legfontosabb pontokat.

Ne habozzon, hogy finomítson a mondatokon, adjon hozzá személyes anekdotákat, vagy szervezze át a jobb folyás érdekében. Gondoljon úgy a mesterséges intelligencia vázlatára, mint egy első átadásra - az Ön hozzájárulása finomítja azt.

Mesterséges intelligenciával írt e-mailek szerkesztése és személyre szabása

Kétszeresen ellenőrizze a ténybeli pontosságot és következetességet, mivel a mesterséges intelligencia hibázhat. Ezután adjon hozzá személyes jegyeket, például hivatkozzon korábbi beszélgetésekre, vagy használja a saját stílusát.

Ezek az apró részletek teszik az e-mailt hitelessé.

Észrevehetetlen mesterséges intelligencia: az e-mailek hitelességének biztosítása

Most pedig foglalkozzunk a szobában lévő elefánttal - a félelemmel, hogy úgy hangzik, mint egy robot. Mindannyian kaptunk már olyan nyilvánvalóan automatizált e-maileket, amiktől összerezzenünk, igaz?

A jó hír az, hogy a megfelelő eszközökkel a mesterséges intelligenciával támogatott e-mailek gyakorlatilag megkülönböztethetetlenek lehetnek az ember által írtaktól.

Kimutathatatlan AI a titkos fegyvered. Fejlett felismerő algoritmusait kihasználva ez az eszköz segít abban, hogy az Ön mesterséges intelligenciával generált e-mailjei természetesnek, emberi és személyes hangzásúnak tűnjenek.

Akár egy gyors nyomon követést készít, akár a mesterséges intelligenciát használja a tartalomgenerálás, A felismerhetetlen mesterséges intelligencia elemzi a szöveget, és segít a finomításban, hogy elkerülje a túlzottan csiszolt, robotikus érzést, amit a mesterséges intelligencia néha eredményez.

A kulcs az, hogy a Kimutathatatlan AI az e-mail írási folyamat részeként és általános marketingeszköz.

Ez lehetővé teszi, hogy ötleteket generáljon, strukturálja a gondolatait, és finomhangolja a hangnemet, miközben megadja a szabadságot, hogy saját személyiségét bele tudja vinni a végső tervezetbe.

Gondoljon rá úgy, mint a technológia és a hitelesség tökéletes egyensúlyára.

Emlékszel azokra a személyes érintésekre, amelyekről korábban beszéltünk? Az Undetectable AI segítségével biztosíthatja, hogy az Ön hangja továbbra is a középpontban maradjon.

Értékelt #1 AI detektor by Forbes

Segít variálni a mondatszerkezeteket, emberi árnyalatokat adni, és fenntartani a beszélgetés folyását, ami leköti a közönséget.

Következtetés

És íme, meg is van - az útmutató az AI erejének kihasználásához az e-mail írás során.

A tökéletes tárgysor megalkotásától kezdve a mesterséges intelligenciával segített e-mailek összetéveszthetetlenül önnek tűnő hangzásáig sok mindent lefedtünk.

Ne feledje, hogy a mesterséges intelligencia egy hatékony eszköz, de ez csak egy eszköz. Azért van, hogy megkönnyítse az életét, hogy időt takarítson meg, és hogy segítsen hatékonyabban kommunikálni.

De a nap végén az e-mailek legfontosabb összetevője még mindig Ön.

Ott van, ahol Kimutathatatlan AI ragyog. Azzal, hogy segít megőrizni ezt a hiteles hangot, az AI által támogatott írás a következő szintre lép.

Tehát, miközben különböző felkérésekkel és mesterséges intelligencia által generált tartalmakkal kísérletezik, ne felejtse el kihasználni az Undetectable AI teljes potenciálját, hogy e-mailjei a lehető legemberibbek legyenek.

Ha a mesterséges intelligencia lesz az írótársad, és a felismerhetetlen mesterséges intelligencia biztosítja a hitelességedet, talán már alig várod, hogy nekiláss a postaládádnak.

Oké, lehet, hogy ez egy kicsit optimista, de legalábbis az e-mailek írása gördülékenyebbnek, gyorsabbnak és érdekesebbnek fog tűnni.

Boldog írást, és legyen a postaládád mindig kezelhető, az e-maileid mindig lebilincselőek, és az AI-d mindig észrevehetetlen!